Certifierad lönerapportering: En komplett guide 2026

Certifierad lönerapportering är ett krav enligt Davis-Bacon-lagen, som föreskriver att arbetstagare i sådana projekt måste få minst de gällande lönerna och förmåner utöver lön för det område där de arbetar.

Davis-Bacon-lagen

Davis-Bacon-lagen antogs av kongressen 1931 för att skydda arbetstagare från låga timlöner.

Enligt lagen måste du följa reglerna om certifierad lönerapportering om staten tilldelar ditt företag ett kontrakt på mer än 2 000 dollar för att utföra byggnation, ombyggnad, underhåll eller reparation av offentliga byggnader eller offentliga byggprojekt.

Det innebär att du ska lämna in din certifierade lönerapport varje vecka och betala dina arbetstagare den gällande lönen samt förmåner utöver lön som motsvarar deras geografiska placering.

De gällande lönerna fastställs av DOL genom undersökningar. Övertidsersättning på 1,5 gånger den anställdes grundlön för alla arbetade timmar över 40 krävs för kontrakt som omfattas av lagen om arbetstid vid kontraktsarbete.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Formulär WH-347

Formulär WH-347 är det formulär du använder för att lämna in din certifierade lönerapport till DOL. Instruktioner tillhandahålls utförligt av DOL, men här är en sammanfattning av vad som ingår:

Företagsinformation

• Klassificering
• Namn
• Adress
• Lönerapportens nummer
• Veckan som slutar (datum)
• Projekt och plats
• Projekt- eller kontraktsnummer.

Arbetstagarinformation

• Arbetstagarens namn och identifikationsnummer
• Arbetsklassificeringar (ange den klassificering som beskriver det arbete som faktiskt utförs av varje arbetare eller yrkesarbetare).
• Arbetade timmar (för kontrakt som omfattas av lagen om arbetstid vid kontraktsarbete ska arbetade timmar över 40 timmar per vecka anges som "övertid").
• Lönesats (inklusive förmåner utöver lön)
• Intjänat bruttobelopp
• Alla löneavdrag och summan av avdragen
• Nettolön som betalats ut för veckan.

Vilka arbetsgivare måste använda certifierad lönerapportering?

Certifierad lönerapportering för entreprenörer är ett lagstadgat krav för alla entreprenörer eller underentreprenörer som arbetar med statliga byggprojekt värda mer än 2 000 dollar.

Byggnation är ett brett begrepp och kan innebära allt från att bygga en skola till att reparera en motorväg. Det omfattar en mängd olika uppgifter, till exempel målning, dekorering, VVS eller elarbete. 

De löner och förmåner utöver lön som du måste betala fastställs av arbetsmarknadsdepartementet. Även om denna information bör lämnas när du tilldelas kontraktet rekommenderas du att kontakta DOL för att bekräfta sådant du är osäker på.

Underlåtenhet att följa reglerna om certifierad lönerapportering 

Underlåtenhet att följa reglerna om certifierad lönerapportering kan leda till följande:

• Innehållande av kontraktsmedel: Den federala myndighet som finansierar byggprojektet kan hålla inne en del av kontraktsmedlen för att täcka det belopp som arbetstagarna har fått för lite utbetalt. Detta är ofta det första steget för att säkerställa att arbetstagarna får de löner de har rätt till.
• Utbetalning av retroaktiva löner: Entreprenörer kan behöva betala retroaktiva löner till arbetstagare som har fått mindre än de gällande lönenivåerna för sitt arbete. Detta kan omfatta både löneskillnaden och eventuella underbetalda förmåner.
• Hävning av kontrakt: Vid allvarliga fall av bristande efterlevnad kan en entreprenörs befintliga kontrakt hävas, och entreprenören kan hållas ansvarig för eventuella ytterligare kostnader som staten ådrar sig för att slutföra arbetet med en annan entreprenör.
• Avstängning: Entreprenörer och underentreprenörer som konstateras ha brutit väsentligt mot Davis-Bacon-lagen kan stängas av från framtida statliga kontrakt under en viss period, vanligtvis tre år. Det innebär att de inte får lämna anbud på eller tilldelas federala kontrakt, vilket kan ha en betydande inverkan på deras verksamhet.
• Rättsliga åtgärder och böter: Entreprenörer kan bli föremål för rättsliga åtgärder, inklusive böter och straffavgifter, vid uppsåtliga överträdelser av Davis-Bacon-lagen. Om det finns bevis på bedrägeri eller falska uppgifter kan även åtal väckas.
• Skadat anseende: Bristande efterlevnad kan också leda till skadat anseende och påverka entreprenörens möjlighet att få framtida uppdrag, även utanför statliga kontrakt.
• Civilrättsliga stämningar: Arbetstagare som inte har fått den korrekta gällande lönen kan också ha rätt att väcka civilrättslig talan mot arbetsgivaren för obetalda löner.

Löneseminarier är perfekta för att lära sig hur man upprätthåller efterlevnaden av standarder för certifierad lönerapportering. Du kan ställa frågor och få svar från branschexperter samt lära dig mer om ny teknik och nya utvecklingar.

Delstatliga och lokala lagar om gällande löner

Entreprenörer som omfattas av Davis-Bacon-lagen kan också behöva följa delstatliga och lokala lagar som reglerar gällande löner och övertidsersättning.

Dessa lagar, som kallas ”Little Davis-Bacon Acts”, är delstatliga lagar i USA som liknar den federala Davis-Bacon-lagen. 

Medan den federala Davis-Bacon-lagen gäller byggprojekt som finansieras av den federala regeringen, gäller Little Davis-Bacon-lagar byggprojekt som finansieras eller stöds av delstater.

Arbetsgivare i delstatsfinansierade projekt bör kontakta den berörda delstatliga arbetsmarknadsmyndigheten om deras rapporteringsskyldigheter inte förklaras tillräckligt tydligt när de får sitt kontrakt.

Vanliga misstag vid certifierad lönerapportering att undvika

Certifierad lönerapportering kräver noggrannhet och efterlevnad av specifika bestämmelser. Genom att känna till vanliga misstag kan du undvika problem med efterlevnaden och straffavgifter. Här är några av de vanligaste misstagen att undvika vid certifierad lönerapportering:

• Felaktiga lönenivåer: Ett av de vanligaste felen är att betala arbetstagare mindre än de gällande lönenivåerna för deras yrkesklassificering. Se till att du använder det senaste lönedirektivet för projektet.
• Felklassificering av arbetstagare: Att felaktigt klassificera arbetstagare i en yrkesklassificering med lägre lön är ett vanligt misstag. Varje arbetstagare måste klassificeras utifrån det arbete som faktiskt utförs.
• Felaktig rapportering av arbetade timmar: Underlåtenhet att korrekt rapportera antalet arbetade timmar, inklusive övertid, kan leda till problem med efterlevnaden. Det är viktigt att föra noggranna register över alla timmar som varje anställd har arbetat. Att investera i de bästa lönetjänsterna för småföretag kan förenkla processen och säkerställa efterlevnaden.
• Fel vid beräkning av övertid: Övertid måste beräknas korrekt och betalas i enlighet med lagen om rättvisa arbetsnormer (FLSA). Kom ihåg att övertid vanligtvis betalas med en och en halv gånger den anställdes ordinarie lön för timmar som arbetas utöver 40 under en arbetsvecka.
• Underlåtenhet att inkludera förmåner: Om förmåner ingår i fastställandet av den gällande lönen måste de beräknas och rapporteras korrekt. Detta omfattar bidrag till pensionsplaner, sjukförsäkring, semesterfonder med mera.
• Ofullständiga eller försenade rapporter: Rapporter om certifierad lönerapportering måste lämnas in varje vecka och vara fullständiga. Försenade eller ofullständiga rapporter kan leda till straffavgifter.
• Bristande bevarande av korrekta register: Entreprenörer måste spara löneuppgifter under en viss period, vanligtvis tre år. Dessa uppgifter ska vara korrekta och lättillgängliga för granskning.
• Försummelse av delstatsspecifika krav: Om du arbetar med ett projekt som också omfattas av delstatliga lagar om gällande löner (”Little Davis-Bacon”-lagar) ska du se till att även följa dessa, eftersom de kan innehålla andra eller ytterligare krav.

Ändra eller korrigera löneuppgifter

Det är avgörande att upprätthålla korrekta bestyrkta löneuppgifter för att följa lagar om gällande löner och undvika potentiella påföljder. Om avvikelser eller fel identifieras i tidigare inskickade bestyrkta lönerapporter är det viktigt att hantera dem snabbt och systematiskt.

Så här ändrar och korrigerar du uppgifterna när du har upptäckt ett fel:​

1. Dokumentera varje identifierat fel tillsammans med den korrekta informationen för att säkerställa en tydlig redovisning av avvikelserna.
2. Skapa en ny löneuppgift som återspeglar de korrekta uppgifterna. Märk tydligt uppgiften som en ändrad uppgift för den aktuella löneperioden.
3. Se till att alla korrigerade uppgifter är fullständiga, inklusive information om anställda, arbetsklassificeringar, arbetade timmar, lönesatser och avdrag.​
4. Följ riktlinjerna för inskickande från den berörda myndigheten eller instansen.
   • Vissa system tillåter kanske inte direkta ändringar av inskickade uppgifter. I sådana fall ska du skicka in en ny uppgift för samma löneperiod. Den ändrade uppgiften ersätter den ursprungliga.
   • Du bör också inkludera ett uttalande som förklarar vilka korrigeringar som har gjorts och orsakerna till ändringarna.
5. Informera berörda anställda om korrigeringarna, särskilt om ändringarna påverkar deras lön eller skatteavdrag. Du bör också ge dem uppdaterade lönespecifikationer eller besked som återspeglar ändringarna.
6. Bevara detaljerade uppgifter om både de ursprungliga och ändrade lönerapporterna, inklusive dokumentation av identifierade fel och vidtagna korrigerande åtgärder.​ Du bör också spara all korrespondens som rör ändringarna för framtida referens och kontroll av efterlevnad.
7. Analysera slutligen grundorsakerna till felen för att förhindra att de återkommer. Det kan innebära att förbättra interna kontroller, ge personalen ytterligare utbildning i lönehantering eller införa löneprogramvara med funktioner för felkontroll för att förbättra noggrannheten.​

Snabba och korrekta korrigeringar av löneuppgifter säkerställer inte bara efterlevnad av arbetsrättsliga regler utan upprätthåller också integriteten och tillförlitligheten i organisationens lönehantering.

Bästa praxis för att lämna in bestyrkta arbetsrapporter

Följ denna bästa praxis för att säkerställa att du hanterar bestyrkta löner korrekt:

• Förstå kraven: Bekanta dig med Davis-Bacon-lagen, relaterade arbetsstandarder och eventuella delstatsspecifika lagar om gällande löner (Little Davis-Bacon-lagar). Det är grundläggande att känna till detaljerna i dessa krav.
• Håll dig uppdaterad om gällande lönesatser: Kontrollera regelbundet om det finns uppdateringar av gällande lönesatser för projektets plats och arbetsklassificeringar.
• Bevara detaljerade uppgifter: För korrekta och detaljerade uppgifter om alla arbetade timmar, inklusive start- och sluttider, raster, övertid och så vidare. God dokumentation är avgörande för rapportering av bestyrkta löner.
• Använd korrekt löneprogramvara: Använd löneprogramvara som är utformad för bestyrkta löner. Det innebär att säkerställa att den kan hantera specifika uppgifter som olika lönesatser, beräkningar av övertid och uppföljning av förmåner, vilket gör eventuella tillhörande kostnader för löneprogramvara lättare att motivera.
• Samarbeta med en specialist: En specialist på bestyrkta löner eller ett löneföretag har kunskapen och erfarenheten som krävs för att hjälpa dig hantera bestyrkta löner och förbli följsam.

Vanliga frågor

Här är några svar på vanliga frågor som du kan ha om certifierad lönehantering:

Vilka är några vanliga metoder för att identifiera offentliga byggprojekt?

Offentliga byggprojekt identifieras vanligtvis med hjälp av unika projektidentifierare som tilldelas av den upphandlande organisationen eller myndigheten. Dessa kan omfatta avtalsnummer, projektkoder eller ett projektnamn som används konsekvent i all dokumentation, inklusive rapporter om certifierad lönehantering.

Många delstater och myndigheter kräver att entreprenörer inkluderar denna identifierare i varje inskickad lönerapport för certifierad lönehantering för att säkerställa korrekt uppföljning och efterlevnad. I vissa jurisdiktioner länkar onlinerapporteringssystem – till exempel Kaliforniens eCPR-system hos DIR – automatiskt löneuppgifter till registrerade offentliga byggprojekt med hjälp av ett projekt-ID.

Se alltid avtalsdokumentationen eller den lokala myndigheten för rådande lönenivåer för att bekräfta vilken identifierare som ska användas.

Krävs certifierad lönehantering om du använder 1099-uppdragstagare?

Krav på certifierad lönehantering gäller i allmänhet anställda, inte självständiga uppdragstagare. Om en arbetstagare är korrekt klassificerad som en 1099-uppdragstagare ska personen inte inkluderas i rapporter om certifierad lönehantering, såsom blankett WH-347, som används för att dokumentera löner och förmåner för arbetstagare som klassificeras som anställda enligt Davis-Bacon-lagen.

Det är dock viktigt att säkerställa att självständiga uppdragstagare inte felklassificeras. Om en arbetstagare uppfyller kriterierna för att vara anställd – till exempel genom att stå under direkt arbetsledning, arbeta på bestämda tider eller använda arbetsgivarens verktyg – kan personen behöva rapporteras som anställd, oavsett sin 1099-status.

Felklassificering kan leda till sanktioner och problem med efterlevnaden, så det är avgörande att noggrant granska arbetstagarens status när register över certifierad lönehantering upprättas.

Gäller kraven på certifierad lönehantering projekt som finansieras av delstater?

Ja, många byggprojekt som finansieras av delstater omfattas av lagar om rådande lönenivåer som motsvarar de federala kraven och ofta kallas ”Little Davis-Bacon Acts”. Dessa delstatslagar kräver att entreprenörer och underentreprenörer betalar arbetstagare de lokalt rådande lönenivåerna för liknande arbete i offentliga projekt och i många fall rapporterar certifierad lönehantering för att verifiera efterlevnaden. Även om det grundläggande syftet överensstämmer med den federala Davis-Bacon-lagen fastställer varje delstat sina egna tröskelvärden, lönebestämningar och rapporteringsrutiner.

Eftersom kraven varierar kraftigt mellan olika jurisdiktioner måste entreprenörer noggrant granska de specifika regler som tillämpas av delstatens arbetsmarknads- eller offentliga byggmyndighet. Vissa delstater, såsom Kalifornien och New York, har välutvecklade elektroniska system för rapportering av certifierad lönehantering och stränga sanktioner vid bristande efterlevnad. Andra kan ha andra blanketter, inskickningsfrekvenser eller undantagskriterier. Underlåtenhet att uppfylla dessa skyldigheter kan leda till att betalningar hålls inne, böter eller uteslutning från framtida offentliga kontrakt.

Certifierad lönehantering behöver inte vara svårt

Genom att följa riktlinjerna och bästa praxis som beskrivs i den här artikeln och på DOL:s webbplats kan certifierad lönehantering bli en rutinprocess.

Läs vår artikel om lönehantering för småföretag och vår checklista för lönehantering för ytterligare vägledning om hur du optimerar din lönehanteringsprocess.