Vad är aktivitetsbaserat kontorsarbete? Fördelar, nackdelar och hur du inför det

Vad är delade skrivbord?

Delade skrivbord är en flexibel arbetsplatsmodell där medarbetarna använder tillgängliga skrivbord enligt principen först till kvarn, i stället för att ha permanent tilldelade platser. Detta kallas även skrivbordsdelning eller flexibelt arbete, och arbetssättet stöder den hybrida arbetsplatsen genom att minska outnyttjade kontorsytor och främja teamsamarbete.

Moderna lösningar med delade skrivbord bygger ofta på verktyg för skrivbordsbokning eller programvara för hantering av kontorsutrymmen för att hålla reda på tillgänglighet, analysera hur arbetsplatserna används och skapa en smidig användarupplevelse för medarbetarna. Genom att optimera hur kontorsytorna används hjälper delade skrivbord företag att sänka lokalkostnaderna samtidigt som de anpassar sig till mer flexibla arbetsscheman.

Allt eftersom fler organisationer tar till sig hybrida arbetsscheman minskar många organisationer storleken på sina kontor och går från permanenta skrivbord till delade skrivbord. Delade skrivbord och andra mer avancerade plattformar för hantering av kontorsutrymmen kan förenkla denna process avsevärt.

Finns det olika modeller för delade skrivbord?

Ja! Delade skrivbord kan utformas på flera sätt beroende på hur mycket struktur eller flexibilitet din organisation vill ha. Vissa modeller tillåter helt fri placering, medan andra använder system för skrivbordsbokning eller särskilda zoner för att stödja specifika team eller arbetssätt.

För att hjälpa dig att hitta det som passar bäst för dina behov har jag förklarat varje typ av modell med delade skrivbord mer ingående nedan.

Ha överseende med mig här, för terminologin kommer snart att bli lite förvirrande...

Delade skrivbord jämfört med fri platsplacering

Även om delade skrivbord och fri platsplacering ibland används som synonymer finns det en subtil skillnad.

Delade skrivbord syftar vanligtvis på ett system enligt principen först till kvarn, där medarbetarna tar valfritt ledigt skrivbord när de anländer. Många företag använder dock numera programvara för bokning av delade skrivbord (det finns både betalda och kostnadsfria alternativ) för att göra processen mer strukturerad, så att användarna kan se och reservera skrivbord i realtid.

Fri platsplacering innebär också att tilldelade platser tas bort, men omfattar vanligtvis beläggningsdata i realtid som samlas in från IoT-anslutna skrivbordssensorer och plattformar för arbetsplatshantering. Detta teknikdrivna arbetssätt ger medarbetarna bättre överblick och kontroll över var de sitter och kan hjälpa lokalansvariga team att övervaka användningstrender.

Båda modellerna syftar till att bryta ner hierarkier, främja spontant samarbete och stärka den hybrida arbetsplatskulturen genom att uppmuntra kommunikation mellan olika funktioner och ett gemensamt ansvar för kontorsytorna.

Delade skrivbord jämfört med kontorshotell

Den största skillnaden mellan delade skrivbord och kontorshotell är hur skrivborden tilldelas.

• Med delade skrivbord tas skrivborden i anspråk enligt principen först till kvarn.
• Med kontorshotell reserverar medarbetarna ett skrivbord i förväg, ungefär som när man bokar ett hotellrum.

Båda modellerna eliminerar permanent tilldelade skrivbord och bygger på tillgänglighet i realtid, men kontorshotell erbjuder större förutsägbarhet – särskilt för team som behöver samordna scheman eller säkerställa tillgång till specifika resurser.

Allt eftersom hybrida scheman blir mer komplexa kombinerar många organisationer delar av båda modellerna med hjälp av programvara för skrivbordsbokning för att stödja medarbetarnas självständighet och samtidigt upprätthålla struktur och ansvar.

Filosofin bakom delade skrivbord

Delade skrivbord är inte bara en strategi för sittplatser – det är också ett tankesätt.

Genom att ta bort permanent ägande av skrivbord uppmuntrar delade skrivbord till ansvar, ordning och gemensamt ansvarstagande. Medarbetarna är mer benägna att städa sin arbetsplats i slutet av dagen när de vet att någon annan kommer att använda den nästa dag.

På den postpandemiska arbetsplatsen är denna kultur av gemensamt ansvar avgörande för att upprätthålla hygien och förtroende. Kontor som stöder delade skrivbord erbjuder ofta desinficeringsstationer, policyer för rena skrivbord och beröringsfria bokningsverktyg för att hjälpa medarbetarna att känna sig trygga och ha kontroll.

Tänk på det som ett bokningssystem för mötesrum, men för hela kontoret – gemensamma resurser som hanteras effektivt och används av alla.

Historien bakom begreppet

Begreppets ursprung kan spåras tillbaka till ett uttryck inom flottan. På ett fartyg måste någon alltid arbeta. För att utnyttja utrymmet mer effektivt delar man sovutrymmen, där sjömän turas om att använda en koj när den ena går i tjänst och den andras skift tar slut. Detta kallades \u0022varma kojplatser\u0022 eftersom kojplatserna alltid förblev varma efter den senaste personen som använde dem.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Fördelarna och nackdelarna med delade skrivbord

Fördelar med delade skrivbord

Organisationer väljer att införa delade skrivbord av flera skäl:

Optimerat utrymmesutnyttjande

Delade skrivbord möjliggör en effektivare användning av kontorsutrymmet genom att medarbetarna delar skrivbord. Detta gäller särskilt för hybrida arbetsstyrkor där medarbetarna arbetar på kontoret vid behov.

Kostnadsbesparingar

Genom att minska behovet av individuella arbetsplatser kan delade skrivbord leda till lägre lokalkostnader för företag.

En intressant datamodell för hur mycket du kan tänkas spara genom att använda olika kontorsutformningar finns i CBRE:s rapport Matematiken bakom den hybrida arbetsplatsen, som uppskattar att företag som övergår till hybridarbete och tänker om kring sina lokaler kommer att uppnå mellan 10 % och 50 % besparingar på utrymme.

Flexibilitet och självbestämmande

Medarbetarna har friheten att välja arbetsplats utifrån sina behov och preferenser, vilket främjar flexibilitet och självbestämmande. Det finns inget behov av att boka i förväg, vilket innebär att de även kan vara flexibla i sin planering.

Förbättrat samarbete

Till skillnad från en skrivbordsindelning efter arbetsområden, där tilldelade platser tas bort men specifika team grupperas tillsammans så att personer inom samma verksamhetsfunktion fortfarande delar utrymme, uppmuntrar delade skrivbord till interaktion mellan medarbetare från olika team och avdelningar, vilket främjar samarbete och kunskapsdelning.

Ökad kreativitet och produktivitet

Varierande arbetsmiljöer kan stimulera kreativitet och produktivitet bland medarbetarna. Delade skrivbord placerar dock fortfarande medarbetarna i vissa områden, medan något som aktivitetsbaserat arbete får medarbetarna att hitta rätt miljö för det arbete de utför vid varje given tidpunkt.

”Det aktivitetsbaserade arbetet handlar om valmöjligheter och frihet”, sade Rebecca Swanner, chef för arbetsplatsdesign på HED, i ett nyligt avsnitt av podden People Managing People. ”Att ge människor frihet, oavsett om det handlar om vilka dagar de kommer in, hur mycket de arbetar på kontoret eller vilka utrymmen på kontoret de använder när de är där, är verkligen en kostnadsfri förmån som du kan ge människor och som de verkligen värdesätter.”

”Det finns stor kraft i att ge någon möjligheten, eller makten, att bestämma hur de kan utföra sitt bästa arbete. Aktivitetsbaserad utformning handlar därför verkligen om att se till att lokalen inte utformas med bara en typ av arbetsyta.”

Lyssna på hela avsnittet medan du läser:

Främjande av hållbarhet

Att dela skrivbord främjar ett mer hållbart förhållningssätt till kontorsdesign och resursfördelning, vilket minskar organisationens koldioxidavtryck och åtminstone gör det lättare att närma sig några av de ESG-mål som ofta utlovas men inte uppfylls.

Möjlighet att kombinera olika sittplatsfilosofier

Eftersom det fungerar enligt först till kvarn-principen kan delade skrivbord kombineras med andra filosofier för hantering av kontorsutrymmen, såsom agila arbetsplatser, som erbjuder en mängd olika gemensamma utrymmen med flera användningsområden och låter medarbetarna röra sig fritt på kontoret.

Möjliga nackdelar med delade skrivbord

Även om delade skrivbord har många fördelar är det alltid klokt att överväga möjliga nackdelar med ett sådant arbetssätt. Här är några att tänka på.

• Svårigheter att hitta lediga platser: Under rusningstid kan medarbetare få svårt att hitta lediga skrivbord, vilket leder till frustration och minskad produktivitet.
• Försämrad teamsammanhållning: Ständigt föränderliga arbetsplatser kan försvåra teamsammanhållning och kommunikation, eftersom medarbetarna inte alltid befinner sig nära sina teammedlemmar.
• Hygienproblem: Delade skrivbord kan öka risken för spridning av bakterier och sjukdomar om ordentliga rengöringsrutiner inte följs konsekvent.
• Säkerhetsrisker: Delade skrivbord kan medföra säkerhetsrisker om konfidentiell information lämnas synlig på gemensamma skrivbord eller om obehöriga personer får tillgång till känsliga områden.
• Hantering av personliga tillhörigheter: En gång i tiden kom du till jobbet, låste in dina personliga saker i skrivbordet och fortsatte med dagen. Med delade skrivbord är det osannolikt att medarbetarna kan göra det, vilket innebär att du behöver tillhandahålla någon form av skåp- eller förvaringssystem.
• Risk för distraktioner: Att arbeta i en öppen och gemensam miljö kan leda till fler distraktioner, vilket påverkar koncentrationen och fokuset. Se till att det finns tysta zoner som kan bokas för att minska dessa problem.

Så implementerar du delade skrivbord i din organisation

Övergången till en modell med delade skrivbord kräver noggrann planering av kontorsutrymmen och kommunikation. Här är några steg att följa:

1. Utvärdera och analysera hur era nuvarande kontorsutrymmen används för att identifiera områden där delade skrivbord kan införas.
2. Ge medarbetarna utbildning och stöd i hur de ska navigera i den nya arbetsplatslösningen och använda de tillgängliga verktygen för kontorsteknik.
3. Kommunicera orsakerna bakom förändringen och de fördelar som medarbetarna kan förvänta sig av delade skrivbord.
4. Överväg att införa ny kontorsteknik, till exempel ett bokningssystem för skrivbord eller programvara för kontorshantering, så att medarbetarna kan kontrollera tillgänglighet och reservera arbetsplatser i förväg. Dessa system kan ha en mobilapp som erbjuder sittplatskartor i realtid, så att medarbetarna kan hitta plats och utnyttjandet av skrivborden förblir högt.
5. Samla regelbundet in feedback från medarbetarna och gör justeringar för att hantera eventuella problem eller utmaningar som uppstår.

Att övervinna utmaningar vid införandet av delade skrivbord

Införandet av delade skrivbord kan medföra vissa utmaningar, men med noggrann planering och strategiska lösningar kan de hanteras effektivt. Några exempel är:

Motstånd mot förändring

Medarbetare kan till en början motsätta sig förändringen på grund av oro över att förlora sin personliga plats. Regelbunden kommunikation och utbildning samt att öppet bemöta deras farhågor kan bidra till att minska detta motstånd. En förklaring av fördelarna, såsom ökad flexibilitet och samarbete, kan underlätta övergången.

Att dessutom erbjuda möjligheter till personalisering, till exempel skåp för personliga tillhörigheter, kan hjälpa medarbetarna att känna sig mer bekväma med den nya lösningen.

Att säkerställa rättvisa och tillgänglighet

Att fastställa tydliga riktlinjer och policyer säkerställer en rättvis fördelning av skrivbord och förhindrar att medarbetare lägger beslag på attraktiva arbetsplatser.

Att införa ett bokningssystem för skrivbord kan bidra till att hantera tillgängligheten, ge medarbetarna möjlighet att reservera skrivbord i förväg och minska frustrationen som orsakas av konkurrensen om platserna.

Dessa system erbjuder ofta uppdateringar i realtid om tillgängliga skrivbord, vilket gör processen mer transparent och effektiv och eliminerar många klagomål till HR eller serviceärenden.

Övervaka och hantera ljudnivåer

Kontorsmiljöer med öppna planlösningar kan leda till högre ljudnivåer, vilket kan distrahera medarbetarna och påverka produktiviteten.

Att införa särskilda tysta zoner, ljudisolerade bås eller tillhandahålla brusreducerande hörlurar kan hjälpa medarbetarna att fokusera.

Att dessutom fastställa tydliga riktlinjer för ljudnivåer i gemensamma utrymmen kan bidra till att upprätthålla en balans mellan samarbete och tysta arbetsplatser.

Mäta framgång

Ett av de viktigaste verktygen för att övervinna utmaningar med delade skrivbord är dataanalys, som kan bidra till att optimera kontorets utformning och säkerställa att skrivborden används effektivt. Mätvärden som närvarodata, lokalutnyttjande och beläggningsgrad ger värdefulla insikter i hur ofta skrivborden används, vilka områden som är mest populära och hur väl lokalerna tillgodoser arbetsstyrkans behov.

• Närvarodata: Detta visar när medarbetarna fysiskt befinner sig på kontoret, vilket gör det möjligt för företag att identifiera tider med hög användning och fatta datadrivna beslut om tillgången på skrivbord och kapacitetsbehov.
• Lokalutnyttjande: Genom att mäta hur ofta arbetsstationer, mötesrum och gemensamma utrymmen används kan företag optimera sin planlösning, potentiellt minska outnyttjade ytor och omfördela resurser till områden med högre efterfrågan.
• Beläggning: Genom att övervaka beläggningsnivåerna blir det lättare att upprätthålla balansen i gemensamma utrymmen och säkerställa att inget område blir för trångt medan andra förblir underutnyttjade. Denna insikt kan ligga till grund för beslut om var tysta zoner eller samarbetsytor ska placeras, baserat på faktiska rörelsemönster och användning av skrivbord.

Riktlinjer för god etikett vid delade skrivbord

För att säkerställa en harmonisk och produktiv miljö med delade skrivbord är det du som HR-chef som behöver fastställa tydliga riktlinjer för hur man beter sig.

Dessa riktlinjer bidrar till att främja respekt och upprätthålla en effektiv och bekväm arbetsplats för alla. Viktiga etikettprinciper omfattar:

• Respektera personligt utrymme och tillhörigheter: Även om skrivborden delas är det viktigt att respektera kollegornas personliga utrymme. Undvik att inkräkta på andras arbetsstationer eller använda deras personliga saker utan tillåtelse.
• Städa efter användning: Lämna alltid arbetsplatsen städad och redo för nästa användare. Torka av ytor, lägg tillbaka gemensam utrustning på rätt plats och ta bort personliga saker eller arbetsrelaterat skräp. Ett rent skrivbord ger nästa person en trevlig upplevelse och främjar den allmänna hygienen på arbetsplatsen.
• Upprätthåll en lämplig ljudnivå: Var uppmärksam på ljudnivån, särskilt på kontor med öppen planlösning. Håll samtal på en rimlig volym, använd hörlurar för ljud och gå till avsedda områden för telefonsamtal eller gruppdiskussioner. Detta bidrar till att upprätthålla en fokuserad och lugn miljö för alla.
• Ta hänsyn till andras önskemål och behov: Delade skrivbord kräver hänsyn till kollegor med olika arbetssätt. Respektera önskemål om tystnad och anpassa dig efter teammedlemmar som kan behöva särskilda verktyg eller uppställningar för sina arbetsuppgifter.
• Tips för att personanpassa arbetsplatsen: Även om delade skrivbord kan begränsa möjligheten att långsiktigt personanpassa ett skrivbord kan medarbetarna fortfarande sätta en personlig prägel på sin arbetsplats för dagen. Uppmuntra medarbetarna att ta med små saker, till exempel en favoritmugg, anteckningsbok eller till och med en liten växt, för att skapa en känsla av bekantskap.
• Utnyttja gemensamma utrymmen på bästa sätt: Gemensamma anslagstavlor kan vara en utmärkt plats för teammedlemmar att sätta upp inspirerande citat, uppdateringar eller roliga foton, vilket bidrar till att skapa en mer engagerande och personlig kontorsmiljö.

Skapa framtidens kontor

Övergången till distansarbete och hybridarbete har fått många organisationer att minska sina kontorsytor och bygga om sina smarta arbetsplatser för att utnyttja utrymmet bättre och förhoppningsvis främja ett större samarbete, samtidigt som specifika aktiviteter får plats.

Delade skrivbord kommer att fortsätta spela en viktig roll genom att optimera användningen av kontorsytan och främja en kultur präglad av flexibilitet och lagarbete.

Om du inte redan letar efter en lösning för lokalhantering är det här ett bra tillfälle att börja. Dessa verktyg gör det möjligt för medarbetarna att göra hybridarbete till den arbetsmodell som 71 % av de amerikanska arbetsgivarna hoppades att den skulle kunna bli när de införde den.

Funktioner för scenarioplanering gör det också möjligt för organisationer att experimentera med olika utformningar av arbetsytor och säkerställa att kontorsdesignen är anpassningsbar och kan utvecklas i takt med förändrade arbetsmönster.

Framtidens kontor är beroende av sådan teknik för att upprätthålla effektiviteten och tillgodose behoven hos en dynamisk arbetsstyrka.

Läs mer i vår podd om Dynamiska kontorsmiljöer för en modern arbetsstyrka.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Gillade du det du såg här? Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People och få ett veckovis flöde med våra senaste artiklar, poddar, resurser och inspiration om allt som rör talanghantering.