Fördelar med att anställa distansarbetare

Innan vi går in på de operativa riktlinjerna för att anställa distansarbetare vill jag säga några ord om varför du över huvud taget kan överväga att genomföra detta.

• Tillgång till en större talangpool: En rekryteringsprocess för distansarbete gör det möjligt för dig att få tillgång till en global talangpool som inte begränsas av geografiska gränser. Det innebär en större chans att hitta den perfekta kandidaten för specifika roller, med en mängd olika färdigheter och erfarenheter.
• Kostnadsbesparingar: Du kan spara kostnader för att underhålla en fysisk kontorslokal, inklusive hyra, el och kontorsmaterial. Dessutom kan distansarbetare acceptera lägre löner i utbyte mot flexibiliteten och besparingarna på pendling.
• En mångsidig arbetsstyrka: Distansrekrytering bidrar till en mer mångsidig arbetsstyrka, eftersom arbetsgivare inte begränsas till att anställa kandidater från en viss region. Denna mångfald kan tillföra olika perspektiv och idéer och främja innovation och kreativitet.
• Förbättrat välbefinnande för medarbetarna: Distansarbete kan leda till bättre psykisk hälsa och ett bättre allmänt välbefinnande för medarbetarna, eftersom de har större kontroll över sin arbetsmiljö och kan upprätthålla en bättre balans mellan arbete och fritid.
• Kontinuitet i verksamheten: Ett distansteam kan vara tillgängligt dygnet runt och göra din verksamhet mer motståndskraftig i krissituationer.

Jag minns att jag en gång behövde leta efter en iOS-utvecklare i Grimsby i Storbritannien eftersom vårt kontor låg där, och jag kan säga att ingen hade det särskilt roligt. Varken vi, teamet eller kandidaterna.

Efter månader av resultatlöst sökande bestämde vi oss för att rekrytera på distans, och vi tillsatte tjänsten inom en månad.

Author's Tip

Distansrekrytering ger också möjlighet att rikta om insatserna mot era kärnvärderingar och det som för människor samman—oavsett var de befinner sig. När jag ser organisationer få panik över att de kommer att förlora sin “företagskultur” när de blir av med en kontorslokal säger jag: “Jag beklagar att ni inte hade en företagskultur, utan en kontorskultur”.

Så anställer du distansarbetare

Så låt oss gå igenom det. Att anställa distansarbetare innebär att anpassa din nuvarande rekryteringsprocess för att ta hänsyn till saker som språkskillnader och var du ska leta efter kandidater. 

Här är vad du bör fokusera på:

Justera arbetsbeskrivningar

Ett av de första stegen är att granska dina arbetsbeskrivningar för att säkerställa att de är lätta att förstå för olika målgrupper. Det innebär att de ska vara skrivna på ett lättillgängligt språk utan några vardagliga uttryck. 

Försök till exempel att undvika klyschor som ”driven” eller att göra något som ”gott sinne för humor” till ett krav.

Människor kan tala utmärkt engelska utan att nödvändigtvis förstå vardagliga uttryck, och ingen ska behöva läsa din arbetsbeskrivning med en ordbok. 

Se till att eventuella begränsningar, till exempel lön, tidszon eller arbetspass, framgår tydligt i arbetsbeskrivningen.

Dessutom brukar jag alltid nämna vilken typ av inställning vi söker, det vill säga någon som är företagsam och proaktiv.

Distansarbete innebär vanligtvis mindre detaljstyrning, men det betyder att mycket arbete måste utföras självständigt.

Potentiella kandidater bör vara beredda på det och kunna visa det under en intervju genom att ge exempel på när de varit proaktiva genom att upptäcka problem och lösa dem, eller när de kommunicerat effektivt med flera intressenter för att leverera ett komplext projekt på distans.

För mer information om hur du skriver arbetsbeskrivningar kan du läsa min artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

Gör jobbannonseringen mer varierad

Även om vissa av de vanliga jobbplattformarna har försökt erbjuda fler distanstjänster kan det vara bra att titta på jobbplattformar som är särskilt inriktade på distansarbete.

De flesta kostar pengar, men det finns även några gratisalternativ. Mina förslag är: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Ett bra system för kandidatspårning hjälper dig att bygga upp din kandidatpool och hantera kandidaterna genom processen.

Det är också viktigt att utveckla en stark rekryteringssida för att marknadsföra lediga tjänster till potentiella sökande som kanske följer ditt företag direkt.

Programvara för karriärsidor kan göra det mycket enklare att hantera den här processen, samtidigt som dina jobbannonser förblir konsekventa med ditt arbetsgivarvarumärke.

Lite mer intervjuförberedelser

Distansintervjuer kan kräva lite mer förberedelser av dig och av alla i ditt team som kommer att genomföra dem.

Du måste se till att du är förberedd både när det gäller utrustning och inställning:

Se till att du har en bra uppsättning för distansintervjuer. Du behöver inte en 4K-kamera och utrustning på streamer-/YouTube-skaparnivå, men se till att du syns tydligt i kameran och att det finns få störningsmoment när du genomför intervjuer. 

Helst sitter du vid ett skrivbord – undvik att genomföra intervjuer i en bil eller på väg någonstans, eftersom du blir distraherad och det är respektlöst mot den andra personens tid. 

Sträva alltid efter att vara med på video så att du kan få bättre kontakt med personen, och be personen att vara med på video åtminstone en gång under processen när det är möjligt. 

Du måste uppfatta mycket genom ett videosamtal – vilket kan vara svårare – och det innebär att du förmodligen behöver ägna mer tid åt varje kandidat. 

Och precis som du kan behöva mer tid för att förstå dem, kan de behöva lika mycket tid för att förstå mer om dig och ditt företag. 

Fokusera på att tillbringa tid med varje kandidat för att hjälpa dem att förstå teamets eller företagets kultur och mål.

De kommer kanske från en annan kultur, så du måste se till att de förstår förväntningarna och normerna och känner sig bekväma med dem.

Om du till exempel har ett mycket samarbetsinriktat team, men kandidaten kanske har varit konsult och bara fått ett projekt att leverera utan särskilt mycket kommunikation, ska du se till att förklara skillnaden för dem och kontrollera att de känner sig bekväma med det.

Om du dessutom intervjuar personer för distansarbete från ett kontor ska du vara beredd på att svara på frågor om hur ditt företag balanserar kontorsbaserade medarbetare och distansmedarbetare när det gäller möjligheter och synlighet. 

En kommentar om intervjuer över kulturgränser. Om du öppnar din kandidatpool för hela världen måste du vara beredd på alla möjliga kommunikationsstilar. 

Jag rekommenderar Kulturkartan av Erin Meyer som en bra introduktion till kommunikation mellan olika kulturer.

För fler råd om bättre intervjuer i allmänhet kan du läsa min artikel nyckeln till fokuserade och engagerande intervjuer, där jag går igenom strukturerade, standardiserade intervjuer (som är ännu viktigare vid distansrekrytering).

Om du dessutom behöver hjälp med att hitta programvara för att genomföra distansintervjuer kan du läsa People Managing Peoples artikel om den bästa programvaran för videointervjuer på marknaden idag.

Mer tålamod när du lämnar ett erbjudande 

Som alltid ska du se till att du är välinformerad och ordentligt utrustad för att lämna ett erbjudande innan du ens är i närheten av det här stadiet.

Ett erbjudande kan kräva lite mer fram och tillbaka med distanskandidater, och kanske lite mer stöd för att vägleda personer genom din process, eftersom det kan vara första gången en kandidat har kontakt med ett företag från ditt land. 

Utrusta dig med tålamod. 

För mer information om hur du lämnar ett erbjudande kan du läsa min artikel om hur du lämnar ett jobberbjudande.

Bästa metoderna för att anställa distansmedarbetare

Att anställa distansmedarbetare kräver andra processer och arbetssätt. Här är några bästa metoder att följa när du utökar din distansarbetsstyrka.

Undersök lokala arbetsrättsliga lagar

När du anställer distansarbetare är det viktigt att först bekanta dig med arbetslagstiftningen i de delstater eller länder där potentiella distansmedarbetare bor. 

Det innebär bland annat att förstå reglerna kring arbetstid, minimilön, förmåner och uppsägningsrutiner.

Skapa en global ersättningsstrategi

I slutändan är ersättningen den främsta anledningen till att de flesta av oss går till jobbet, så det är värt att fundera på hur du ska hantera detta när du rekryterar på distans.

Som Liam Reese påpekar i sin utmärkta artikel om global ersättning: ”De flesta organisationer väljer att anpassa grundlönen lokalt, så här behöver du ta dig tid att undersöka lokala marknadslöner och sedan justera beroende på din strategi för varje roll (ligga efter, matcha eller leda marknaden).

Naturligtvis behöver du också ta hänsyn till lokala regler, inklusive lagar om minimilön, övertidsregler, skattekonsekvenser och obligatoriska förmåner.

Om du saknar resurser för att genomföra den här typen av analys för varje roll i varje land kan du alltid justera utifrån levnadskostnaderna. Detta kan också vara relevant för länder där du inte har så många roller.”

Visa upp er distanskultur tidigt

När du rekryterar på distans får kandidaterna inte möjligheten att gå runt på ert kontor, se hur teamet samarbetar eller få en känsla för er kultur genom informella interaktioner. 

Det innebär att det är upp till dig att aktivt visa dem hur det är att arbeta med ert team.

Det innebär att introducera dem för framtida kollegor, inte bara rekryterande chefer, och låta dem höra hur människor kommunicerar och samarbetar. 

Du kan också dela saker som er Slack-etikett, ett utdrag ur er personalhandbok eller till och med en kort Loom-video som visar era teamrutiner.

Du kan också ge kandidaterna en inblick i era värderingar i praktiken. Om ni säger att ni prioriterar asynkront arbete eller värdesätter självständighet högt, visa hur det fungerar i praktiken – nämn hur ni genomför avstämningar eller fattar beslut utan ändlösa möten.

Det är också bra att vara uppriktig om utmaningar (”Vi håller fortfarande på att hitta den ideala mötesfrekvensen”). Denna ärlighet bygger förtroende och hjälper kandidaterna att känna att de gör ett välgrundat val, snarare än att de bara köper ett polerat erbjudande.

Överväg experthjälp

Att navigera bland de många obekanta arbetsrättsliga lagarna och lönehanteringsprocesserna i en ny jurisdiktion kan bli för mycket för vissa organisationer.

Det är därför många organisationer väljer att använda en tjänst där en extern part är formell arbetsgivare. Det innebär att ni snabbt kan anställa heltidsmedarbetare utan att behöva etablera en utländsk juridisk enhet eller hantera löneadministrationen.

Alternativt kan ni anlita uppdragstagare eller kanske etablera en utländsk juridisk enhet och samarbeta med en lokal PEO eller HR-konsultbyrå för att säkerställa att allt blir rätt.

Överväganden vid anställning av distansanställda

Det låter bra att utöka den talangpool du har tillgång till, men det kan medföra vissa komplikationer.

Hantera löneadministration

Löneadministration kan vara komplex, särskilt för små företag. Att behandla löner i olika jurisdiktioner ökar komplexiteten och riskerna om det inte hanteras korrekt.

Beräkna ersättning

Att fastställa rättvis ersättning för distansarbetare innebär att ta hänsyn till lokala lönenivåer, levnadskostnader och förväntade förmåner.

Risk för fast driftställe

En affärsnärvaro i ett annat land kan medföra bolagsskatter och ytterligare krav på efterlevnad.

Ett fast driftställe är den lägsta tröskel som, när den överskrids, innebär att ett företag beskattas och omfattas av regler i ett annat land.

Felklassificering av anställda som uppdragstagare

Felklassificering av arbetstagare kan leda till böter, sanktioner och rättsliga tvister. Därför är det viktigt att definiera arbetsroller tydligt och överväga att omvandla uppdragstagare till anställda för att följa reglerna (för vägledning inom detta komplexa område rekommenderar jag därför att du läser vår förklaring av felklassificering av anställda och hur du undviker det.)

Immateriella rättigheter och uppfinningar

Internationella anställningar kan komplicera skyddet av immateriella rättigheter (IP) på grund av varierande lagstiftning om immateriella rättigheter och arbetsmiljöer på distans.

Beskattning av distansanställda

Det är avgörande att fastställa var distansanställda betalar skatt. Det kan vara svårt att förstå hur detta ska hanteras och du kan behöva rådfråga en tjänsteleverantör som kan hjälpa dig att förstå hinder för regelefterlevnad och utländska skatteförfaranden.

Skapa förutsättningar för att distansanställda ska lyckas

Jag har lett distansteam i några år nu, så avslutningsvis tänkte jag dela med mig av några lärdomar som kan hjälpa dig att skapa goda förutsättningar för att dina distansanställda ska lyckas.

Grundlig introduktion 

Att introducera någon på distans är svårare än att välkomna dem till ett kontor, eftersom det ofta handlar om möte efter möte och väntetid mellan mötena, då de antingen måste läsa innantill eller vänta på nästa uppgift.

Några saker jag fokuserar på för att göra introduktionsprocessen på distans så smidig som möjligt: 

• Se till att du är redo att skicka ut all information och utrustning i god tid.
• Börja bjuda in dem till dagliga avstämningar och samtal redan innan dag ett, så att de redan kan känna igen namn och veta vem de eventuellt ska vända sig till när de börjar.
• Om ni har en företagsresa på gång nära startdatumet kan du fråga om den nya medarbetaren kan följa med (men se till att respektera den nya medarbetarens tid, eftersom hen kanske inte kan delta i alla möten eller resor då hen kan behöva avsluta sitt arbete på sin tidigare arbetsplats).

Läs mer i 11 tips för att introducera medarbetare på distans.

Anpassa återkopplingen

När du leder ett team på distans kommer du ofta att förlita dig på teammedlemmarnas egen initiativförmåga och entreprenörsanda. 

Som jag nämnde ovan tycker jag om att lägga till detta i mina arbetsbeskrivningar. Men du måste se till att du fortfarande ger alla återkoppling och vägledning i rätt tid 

Du kanske inte har haft möjlighet att bygga en lika nära relation med dina teammedlemmar eftersom de arbetar på distans

Därför är det viktigt att du försöker skapa dig en så god förståelse som möjligt för situationen och personens tankar innan du ger återkoppling. 

Se till att ställa frågor som ”Var befinner vi oss med detta? Vilka hinder förutser vi/vilka hinder har vi? Vad behöver du från mig för att jag ska kunna stötta dig i att leverera detta?”. 

Jag tycker också om att diskutera målen jag sätter upp för det kommande kvartalet med mitt team, för att jämföra med vad som händer med var och en av dem individuellt och sedan med hela gruppen. De viktigaste målen går jag igenom och sätter en gång per kvartal, och sedan följer vi upp utvecklingen varje månad. 

Jag följer också regelbundet upp individuella mål i våra individuella samtal varannan vecka och använder även den tiden till att se hur personen mår.

Du träffar inte människor i verkliga livet, så du vet inte om deras barn är sjukt eller om de har haft problem som tillfälligt kan påverka deras arbete. Dra därför inte förhastade slutsatser. 

Du kan inleda möten med rött/gult/grönt eller en skala från 1 till 10 för att få en bild av hur teamet mår. Se till att följa upp med personer som ger signaler (låga siffror eller gult/rött)

Sammanhanget är avgörande, men det går lättare förlorat på distans. Se därför till att avsätta tid för att förstå ditt team bättre och inte bara göra ytliga avstämningar.

Teambuilding 

För att bygga goda relationer tycker jag om att avsätta tid för informella interaktioner som inte handlar om arbete. Det kan vara en afterwork eller fikastund med teamet.

Det kan vara en spelsession under lunchen eller att skapa en Discord-server där människor kan gå in i ett rum med enbart ljud (för att motverka videotrötthet) och umgås så lite eller så mycket de vill medan de arbetar med något.

Man kan också dela flera skärmar samtidigt för att göra samarbetet enklare.

Just nu, när jag skriver detta, sitter jag i en Discord-server efter jobbet med mina vänner, som spelar några spel, och jag känner mig inte alls trött efter en hel dag med videosamtal. 

Att anställa på distans kan hjälpa dig att nå dina mål

Att anställa på distans är ett bra sätt att se till att du får den bästa personen för rollen, snarare än den bästa personen inom ett visst geografiskt område.

Ja, det kan kräva mycket arbete för att få det rätt, men belöningen är stor eftersom du kan få en sådan mångfald av perspektiv.

På mitt företag uppskattar vi verkligen att höra människors olika perspektiv, eftersom vi försöker skapa en global produkt.

Distansarbete är ingen fluga och gäller inte längre bara ett fåtal ”digitala nomader”. Det är en förändring av arbetslivets grundförutsättningar.

För ytterligare hjälp med att hitta den kompetens du behöver kan du ta en titt på dessa tips för att hitta kandidater, särskilt dessa tips för att anställa internationella medarbetare, eller råd om hur du bygger ett starkt arbetsgivarvarumärke för att attrahera kandidater.

Vanliga frågor om hur man anställer medarbetare på distans

Vilka roller är vanliga för distansarbetare?

Vanliga roller på distans omfattar:

• Programvaruutvecklare
• Marknadsförare
• Kundsupportmedarbetare
• Designers
• Innehållsskapare
• projektledare.
  

Roller som är beroende av digitala verktyg och självständigt arbete anpassar sig generellt väl till distansarbete.

Vilket är det bästa sättet att betala distansanställda?

Om du hanterar det själv kan du använda globala löneplattformar som Deel, Remote.com eller Papaya Global för att hantera efterlevnad, skatter och valutaomvandlingar.

Alternativt kan du anställa genom en registrerad arbetsgivare (EOR) om du inte har en lokal juridisk enhet i den anställdas land.

Är det billigare att ha distansanställda?

Ofta, ja – företag sparar in på kontorslokaler, driftkostnader och omlokalisering samt i vissa fall på löner, beroende på geografiska levnadskostnader.

Men kostnader som teknikersättning för distansarbete, globala lönetjänster och lokala avgifter för efterlevnad bör också räknas med.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People

För ytterligare vägledning om hur du anställer distansanställda och andra ämnen inom talanghantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får alla våra senaste artiklar som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.