4 sätt att automatisera introduktionen av medarbetare

Svar: Automatiserad introduktion.

I den här artikeln berättar jag hur du kan effektivisera introduktionen av nyanställda genom att ta några repetitiva uppgifter från HR:s och chefernas bord. En automatiserad introduktionsprocess får dina nya medarbetare att känna sig välkomna, integrerade och förberedda på att komma igång direkt.

Vad är automatiserad introduktion?

Automatiserad introduktion syftar på processen att introducera medarbetare med hjälp av en kombination av digitala arbetsflöden och automatiseringsprogramvara.

Du kan automatisera introduktionen med hjälp av olika programvarusystem, inklusive särskilda introduktionsprogram, HR-hanteringssystem eller ibland till och med rekryteringsprogram.

I grund och botten kan du använda dessa plattformar för att automatisera introduktionen av medarbetare genom att utlösa fördefinierade åtgärder som är kopplade till viktiga händelser under den nyanställdas livscykel.

Du kan använda dem för att meddela nyanställda, chefer eller hela HR-avdelningen om introduktionsuppgifter som inte är slutförda och varsamt påminna dem för att hjälpa dem att lyckas.

I andra fall begär den automatiserade programvaran för introduktion av medarbetare att integrerade appar ändrar data. Sammantaget är det ett enkelt sätt att öka avkastningen på investeringen i introduktionsprocessen.

Här är några exempel på introduktionsuppgifter som programvara enkelt kan automatisera:

• Skapa nya användarkonton i en företagskatalog
• Ge åtkomst till appar eller andra programvarusystem
• Beställa den utrustning som nyanställda behöver
• Boka introduktionsmöten
• Begära underskrifter på introduktionsdokument
• Skapa en kontakt mellan nya medarbetare och deras faddrar
• Distribuera enkäter om introduktionsprocessen.

Alla processer som kan automatiseras genom ett HR-system eller ett projekthanteringssystem bör automatiseras. Det ökar effektiviteten och minskar risken för att saker faller mellan stolarna och påverkar den nyanställdas uppfattning om organisationen negativt.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Alice Ferretti

Grundare av HumansROpens new window

Men innan vi går in på djupet i varför automatiserad introduktion är viktig ska vi sammanfatta varför det är ett problem från första början.

Utmaningar med manuell introduktion av medarbetare

Om du inte har gjort detta på ett tag men förbereder dig för en kommande tsunami av nyanställningar är det här vad du måste undvika:

1. Lägre effektivitet

En manuell introduktionsprocess är tidskrävande för alla inblandade. Från HR-personal till IT-supportteam och chefer tar det tid att bocka av introduktionschecklistan för varje nyanställd.

Dessutom är introduktion av medarbetare inte en prioritet när du är helt upptagen med projekt som genererar höga intäkter. Och att lägga mycket energi på att anpassa introduktionsupplevelsen för nykomlingar kommer bara att sluka ännu mer av din tid.

Traditionellt manuella processer är också besvärliga för mindre mogna företag med begränsad personalstyrka. Att till exempel dokumentera medarbetardata och tilldela introduktionsuppgifter tar upp mycket av deras tid.

Automatisering är ett sätt att optimera introduktionen genom att minska mängden manuella uppgifter.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Minskad entusiasm hos nyanställda

Om nya medarbetare tillbringar den första dagen eller veckan med att försöka få åtkomst till appar, jaga dokument bland alla företagets system och be chefen att gå igenom förväntningarna på rollen, har du ett problem.

Du förstår, nyanställda får fart när de börjar på det nya jobbet. Och om du försöker bygga en motiverande introduktionsupplevelse manuellt kanske du offrar anpassning för snabbhet, vilket dämpar de nyanställdas entusiasm.

Därför är det klokt att också göra introduktionsprocessen mer personlig.

3. Fler mänskliga misstag

Manuella introduktionsuppgifter är felbenägna. HR-teamet kan till exempel vara sent ute med att samla in och spara all nödvändig information om medarbetaren för löner, förmåner och efterlevnad av introduktionskrav.

Eller så kanske de glömmer att lagra uppgifterna på alla platser där de krävs, eller till och med glömmer var de lagrade dem.

Dessa misstag påverkar också din förmåga att mäta hur framgångsrik introduktionen är.

Som tur är kan automatiseringsprogram hantera dessa felbenägna datainmatningar och andra administrativa uppgifter åt dig.

4. Manuellt = inte skalbart

Om ditt företag, liksom de flesta andra, planerar att växa vill du eliminera många manuella processer för att göra verksamheten skalbar.

De processer du använde för att introducera dina första 10 eller 20 medarbetare kanske fungerade då, men saker och ting kommer snabbt att bli ohanterliga när du introducerar större grupper.

Ta i stället ett steg tillbaka och leta efter sätt att utforma om ditt introduktionsprogram så att du använder automatiserade arbetsflöden, självbetjäningsfunktioner och lättupprepade processer bättre, till exempel genom att skicka introduktionsenkäter eller mallar för olika användningsområden för medarbetare.

Som huvudansvarig HR-kontakt för introduktionen skulle ingen veta hur den skulle hanteras om jag var borta. Att automatisera viktiga delar av processen hjälpte verkligen till att lösa detta. När en kandidat hade undertecknat sitt anställningsavtal skickade en serie automatiserade arbetsflöden meddelanden till viktiga intressenter om alla uppgifter de behövde utföra, vilket innebar att inget föll mellan stolarna på grund av manuella processer.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Kim Behnke

tidigare senior HR-administratörOpens new window

Nu går vi igenom de specifika detaljerna kring vad du kan automatisera och hur.

4 steg för att automatisera introduktionen

Om du undrar vilka steg du måste ta för att automatisera din manuella introduktionsprocess har vi lösningen.

Nedan har jag lyft fram flera viktiga områden där du kan automatisera din rekryteringsprocess, oavsett om du introducerar nya distansmedarbetare eller personal som arbetar på plats.

1. Definiera uppgifter före introduktionen

Du brukar göra några saker innan de nyanställdas första arbetsdag, eller hur? Automatisering av introduktionen kan hjälpa dig enormt mycket med detta. Följ bara nästa steg.

Det första steget är att lista de uppgifter före introduktionen som du vanligtvis utför, till exempel:

• Skapa medarbetarprofilen i ditt personaladministrationssystem (HRIS) för att registrera personens roll, kontaktuppgifter, bankuppgifter och skatteinformation
• Skicka ett välkomstmeddelande och ett formulär till den nyanställda för att samla in information som klädstorlek (för företagets profilprodukter!) så att du kan förbereda ett välkomstpaket
• Lägg till ett nytt användarkonto på din plattform för identitetshantering (t.ex. Active Directory, Okta osv.)
• Konfigurera den nyanställdas konto i ditt system för IT-tjänstehantering
• Informera viktiga intressenter om den nyanställdas uppgifter
• Lägg till den nya medarbetaren i lämpliga kanaler på din plattform för företagsmeddelanden
• Be personens chef ange vilka appar den nyanställda behöver för att utföra sitt arbete (samt vilken åtkomstnivå som krävs)
• Meddela IT-supportteamet så att de kan kontrollera tillgängliga licenser och bevilja åtkomst
• Be den nyanställdas chef och kollegor att avsätta tid i sina kalendrar för introduktionssamtal.

Vid det här laget i introduktionsprocessen är du förberedd inför de nyanställdas första dag. Det innebär att du är ett steg närmare att ha en ny arbetsstyrka som kommer att vara produktiv 

2. Standardisera introduktionsstegen

Under en introduktion för nyanställda rekommenderar vi att du:

• Boka ett introduktionsmöte med de nyanställda under deras första dag
• Låter de nyanställda få kontakt med varandra
• Låter dem träffa sina nya teammedlemmar individuellt
• Distribuerar dokumentation för nyanställda och
• Ger de nyanställda en fullständig personalhandbok eller specifikt en förkortad handbok för ny personal.

Det kan låta överväldigande till en början. Men med en automatiserad introduktionsprocess behöver du inte göra allt detta manuellt. I stället kan du använda automatiserade arbetsflöden som hjälp.

Du behöver bara veta exakt vilka steg som ingår i ditt introduktionsarbetsflöde, så att du kan konfigurera rätt programvarulösning för att följa dem. Det är så du snabbar upp processen och skapar konsekvens: genom att utföra exakt samma steg varje gång du introducerar en ny medarbetare.

Fastställ till exempel att introduktionsarbetsflödet omfattar att lägga till varje ny medarbetare i din Microsoft SharePoint-arbetsyta eller i en kommunikationskanal för nyanställda.

3. Strukturera introduktionsarbetsflödet

Hittills har vi diskuterat introduktionen, men introduktionsarbetsflödet slutar inte där. Processen omfattar andra arbetsflöden, till exempel 

• Dokumentationsarbetsflöden (inklusive behörigheter för användarkonton)
• Utbildningsarbetsflöden (inklusive uppföljande kunskapstest)
• Arbetsflöden för uppföljning av framsteg (inklusive regelbundna avstämningar)
• Återkopplingsarbetsflöden (inklusive nöjdhetsundersökningar)

Men först och främst måste du utforma en tydlig process som standardiserar introduktionsupplevelsen så mycket som möjligt och tillhandahåller en checklista för HR-processen som de som genomför introduktionen kan följa. Vi rekommenderar att du utvecklar en 30-60-90-dagarsplan.

Om du inte vet vad det är eller hur du gör, kan du läsa vår guide om att skriva en 30-60-90-dagarsplan för introduktionen i din organisation, som även innehåller en mall.

Om du redan har skapat din 30-60-90-dagarsplan för introduktionen är nästa steg att definiera vad som ska göras i varje steg av planen. Den bör innehålla följande delar: 

• Dokumentationsmappar och dokument som de nyanställda behöver åtkomst till
• Utbildningskurser eller interna utbildningshandledningar som de måste genomföra
• Avstämningsmöten som de måste delta i
• Nöjdhetsundersökningar som de måste fylla i

När det är klart är du redo att automatisera de introduktionsuppgifter som du just strukturerat och beskrivit.

4. Investera i rätt programvara

Ta hänsyn till stegen och tidsplanen i din 30-60-90-dagarsplan samt vilka roller som är involverade i varje steg. Det är den information du behöver för att konfigurera den automatiserade programvaran för introduktion av anställda så att den kan köra de arbetsflöden du just definierat.

Faktum är att du också behöver en lämplig uppsättning verktyg med funktioner för automatiserad introduktion. Med andra ord behöver du några av eller alla följande system:

• Ett system för hantering av arbetssökande (ATS)
• Ett HRIS
• En lösning för programvara för elektroniska signaturer
• En plattform för företagskommunikation
• En plattform för personalhandböcker eller ett dokumenthanteringssystem
• En app för att skapa onlineformulär
• En app för molnlagring
• Ett lärplattformssystem (LMS)
• En lösning för programvara för automatisering av arbetsflöden som integrerar alla appar ovan

Du kanske upptäcker att vissa system redan är inbyggda i eller integrerade med varandra. Vissa HRIS-system har till exempel inbyggd programvara för elektroniska signaturer, och vissa LMS-system integreras med plattformar för affärskommunikation.

Det är upp till dig att utvärdera om du behöver ett helt nytt verktyg eller om du kan klara dig med de HR-lösningar du redan har. Du behöver också välja vilken typ av introduktionsprogramvara som är bäst att skaffa: plattformar med så mycket inbyggd funktionalitet som möjligt eller fristående HR-system.

Du behöver också utvärdera priserna för introduktionsprogramvara för att avgöra vilket alternativ som passar din budget bäst.

Vad kan dessa programvarusystem automatisera?

Oavsett vad du bestämmer dig för är detta exempel på vad en plattform för automatisering av arbetsflöden kan göra för dig (automatiskt):

• Utlösa arbetsflödet före introduktionen så snart du markerar en kandidat som anställd i ATS
• Be din programvara för elektroniska signaturer att
  • Skicka anställningsavtal för granskning och signering av alla nödvändiga parter i en fördefinierad ordning (detta är också något som AI inom avtalshantering kan hjälpa till med)
  • Påminna dessa parter om tidsfristerna
  • Meddela dem i realtid när signaturerna har samlats in
• Vidarebefordra de signerade avtalen till din app för molnlagring
• Instruera HRIS att skicka onlineformulär till nyanställda för att samla in deras personaluppgifter
• Be din plattform för affärskommunikation att
  • Lägga till nykomlingar i en introduktionskanal
  • Presentera dem för deras respektive introduktionsmentorer
  • Föreslå att de nyanställda tittar på företagsvideor, handböcker för policyer och rutiner, dokumentation om personalförmåner och organisationsscheman i appen för molnlagring
• Kommunicera med ditt LMS för att
  • Anmäla nyanställda till relevanta utbildningsvägar
  • Dela länkar till lämpliga utbildningskurser eller -moduler när det är dags
  • Meddela de berörda introduktionsmentorerna om nykomlingarnas framsteg i introduktionsutbildningen

Dessutom tar programvara för automatisering av arbetsflöden följande uppgifter från ditt bord:

• Ge IT-supportteamet i uppdrag att tillhandahålla programvara åt den nyanställda
• Tilldela introduktionsmentorer till varje nyanställd
• Meddela dessa mentorer om tilldelningen
• Boka introduktionsmöten, möten där nyanställda får träffa teamet och regelbundna avstämningar med nykomlingar i de berördas kalendrar
• Skicka påminnelser till dessa personer i rätt tid

Så automatiserar du avslutningen av anställningen

Precis som automatisering förbättrar introduktionen kan den också förenkla och effektivisera din process för avslutning av anställningen.

Att använda automatisering och AI vid avslutning av anställningen under denna sista del av medarbetarens livscykel minskar både den administrativa belastningen och säkerställer att inget viktigt faller mellan stolarna.

Här är flera sätt att automatisera processen för avslutning av anställningen med hjälp av HR-programvara:

• Boka en avgångsintervju. Skapa en automatisering som automatiskt skickar en inbjudan till avgångsintervju till anställda som slutar, komplett med en bokningslänk och en kopia av ditt frågeformulär för avgångsintervjuer. Detta hjälper ditt team att samla in värdefull feedback samtidigt som övergången blir smidig för den anställde.
• Meddela anställda när deras förmånsskydd upphör. Anställda som slutar vill veta när deras förmåner upphör och om de har möjlighet att fortsätta sitt skydd privat, till exempel genom COBRA i USA eller motsvarande planer i andra länder. Detta säkerställer transparens och hjälper de anställda att fatta välgrundade beslut om sitt skydd.
• Återkalla åtkomsten till system och användarkonton automatiskt. Du kan använda automatisering för att inaktivera den anställdes konton i alla företagets system, inklusive e-post, projekthanteringsverktyg och HR-programvara, på den sista arbetsdagen. Detta förebygger säkerhetsrisker och säkerställer efterlevnad av dataskyddspolicyer.
• Skapa standarddokument för anställda som slutar. Om ditt företag har företagshemligheter som du vill skydda kan du be anställda som slutar att fylla i ett sekretessavtal. Du kan automatisera denna process för att säkerställa att alla anställda med åtkomst till företagshemligheter får detta formulär.
• Spåra och återkräv företagets tillgångar. Skapa ett automatiserat arbetsflöde som meddelar IT- och fastighetsteamen om företagsägd utrustning (t.ex. bärbara datorer, passerkort och mobila enheter) som behöver lämnas tillbaka. Detta håller tillgångsregistren uppdaterade och förhindrar att värdefulla resurser går förlorade.
• Ta bort den anställde från interna kataloger och teamstrukturer. Använd en automatisering i HR-programvaran för att automatiskt uppdatera organisationsscheman, e-postgrupper, Slack-kanaler och interna kataloger. Detta håller kommunikationsverktygen korrekta och förhindrar förvirring kring den anställdes status.
• Skicka ett avskedsmeddelande. Automatisera ett företagsomfattande eller teamspecifikt avskedsmejl för att uppmärksamma den anställdes bidrag och kommunicera detaljerna kring avgången. Detta främjar en positiv avslutningsupplevelse och hjälper kvarvarande anställda att förbereda sig inför eventuella övergångar.

För att samordna sådana steg på ett och samma ställe kan team använda programvara för introduktion och avslut för att automatisera arbetsflöden, hantera åtkomständringar, tilldela uppgifter och följa framstegen.

Vad händer härnäst?

För fler råd om introduktion, prenumerera på vårt veckobrev för HR- och företagsledare. Du får allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.