41 viktiga HR-policyer och bästa praxis (med exempel)

Vi börjar med grunderna.

Vad är HR-policyer?

Policyer för personalhantering är regler och processer som styr anställningsförhållandet mellan arbetsgivare och anställd. Att skapa policyer är en av de centrala pelarna inom HR.

Varför är HR-policyer viktiga?

HR-policyer är en viktig del av hur ditt företag är strukturerat och reglerat för att säkerställa efterlevnad och att åtgärderna överensstämmer med företagskulturen. Några fördelar med HR-policyer är:

• Beskriver arbetsgivares och anställdas rättigheter och skyldigheter
• Vägleder anställda och ledare genom att tydliggöra förväntade beteenden
• Bidrar till att främja en trivsam och hälsosam arbetsplats
• Ger en struktur för att lösa tvister och klagomål
• Bidrar till att effektivisera olika HR-processer
• Bidrar till att följa lagar och förordningar.

Vem ansvarar för HR-policyer?

En organisations personalteam (eller den som ansvarar för HR-aktiviteter) ansvarar ofta för att skapa och underhålla HR-policyer. De flesta HR-policyer gäller alla fast anställda, visstidsanställda, deltidsanställda och heltidsanställda.

Parallellt med skapandet av HR-policyer behöver du en plattform för dokumenthantering eller ett system för hantering av HR-policyer som hjälper HR-teamet att underhålla, hantera och bearbeta detaljerad personalinformation, personalrelaterade dokument, policyer och rutiner.

HR-team kan använda system för hantering av HR-ärenden för att övervaka efterlevnaden av företagets policyer och lösa problem effektivt.

Typer av HR-policyer

Det finns många typer av HR-policyer och rutiner som ett företag (och dess anställda) kan dra nytta av att införa över tid, till exempel hälsa och säkerhet, trygghet, användning av teknik, anställdas uppförande, ledighet, rekrytering och urval samt avslut av anställning.

Här är några mer detaljerade exempel på HR-policyer:

Område för HR-policy	Specifika exempel på HR-policyer
Rekrytering och urval	Mångfald, jämlikhet och inkludering Rekryteringsrutiner Befordringar och överflyttningar
Ledighet och frånvaro	Semester Lagstadgade helgdagar Familjeledighet Föräldraledighet Ledighet vid dödsfall Medicinsk ledighet / sjukledighet Personlig tjänstledighet Jurytjänstgöring
Hälsa, säkerhet och trygghet	Hälsa och säkerhet Våld på arbetsplatsen Droger och alkohol Rökning Covid-19-protokoll
Anställdas uppförande	Trakasserier Sexuella trakasserier Intressekonflikter Sekretess och sekretessförbindelser Arbetstid och närvaro Måltider och raster Ta med egen enhet Arbetstider Distansarbete Klädpolicy Vapenfri arbetsplats
Prestationshantering	Prestationshantering Professionell utveckling Anställning efter arbetsgivarens gottfinnande Avslut av anställning Disciplinära åtgärder
Användning av teknik	Datoranvändning och säkerhet Privata enheter på arbetet Arbetsrelaterad och privat användning av sociala medier Datasekretess
Tjänsteresor	Resegodkännande Ersättning för utlägg Hotell och hyrbil Måltider och dagtraktamenten Distansarbete

11 fördelar med HR-policyer

HR (Human Resources)-policyer kan spela en avgörande roll för en effektiv ledning av en organisation när den växer. Här är några fördelar att ta hänsyn till.

1. Konsekvens och rättvisa: HR-policyer säkerställer att alla anställda behandlas rättvist och konsekvent, vilket bidrar till att upprätthålla en känsla av rättvisa och jämlikhet som är viktig för de anställdas moral och tillfredsställelse.
2. Tydliga riktlinjer: Dessa policyer ger tydliga riktlinjer för beslutsfattande och förväntat beteende. Denna tydlighet bidrar till att minska förvirring och missförstånd bland anställda och ledning.
3. Efterlevnad av lagar och regelverk: HR-policyer hjälper organisationer att följa lokala och internationella arbetslagar, vilket ger rättsligt skydd inte bara för företaget utan även för de anställda – avgörande för att undvika juridiska problem och böter.
4. Förbättrad effektivitet: Standardiserade policyer effektiviserar olika HR-processer, såsom rekrytering, introduktion och prestationsutvärderingar, vilket kan leda till förbättrad effektivitet.
5. Konfliktlösning: De tillhandahåller en struktur för att hantera och lösa problem och konflikter på arbetsplatsen. Detta bidrar till att upprätthålla en harmonisk arbetsmiljö.
6. Riskhantering: Väl definierade HR-policyer bidrar till att minska risker kopplade till anställningsfrågor. De ger riktlinjer för hur känsliga frågor som trakasserier, diskriminering och klagomål från anställda ska hanteras.
7. Prestationshantering: HR-policyer hjälper till att fastställa tydliga prestationsstandarder och utgör en grund för att utvärdera de anställdas prestationer. Detta bidrar till organisationens övergripande produktivitet.
8. Organisationskultur: Policyer bidrar till att forma organisationens kultur. De anger förväntningar på beteende och samspel, vilket kan främja en positiv och produktiv arbetsmiljö.
9. Medarbetarutveckling: Policyer som rör utbildning och utveckling säkerställer att anställda får möjlighet att lära sig och utvecklas, vilket kan öka arbetstillfredsställelsen och personalens kvarstannande.
10. Rekrytering och personalbevarande: Tydliga HR-policyer kan göra en organisation mer attraktiv för potentiella anställda. De spelar också en roll i att behålla personal genom att säkerställa rättvis behandling och erbjuda en tydlig väg för utveckling och karriär.
11. Ökat medarbetarengagemang: Policyer som fokuserar på de anställdas välbefinnande, mångfald och inkludering kan öka medarbetarengagemanget och engagemanget för organisationen.

HR-policyer utgör grunden för att en organisation ska fungera smidigt och effektivt när den växer och förändras. De ger strukturen som krävs för att effektivt leda människor på en trivsam, produktiv och lagligt förenlig arbetsplats.

Möjliga nackdelar med HR-policyer att ta hänsyn till

Dina HR-policyer kan potentiellt få motsatt effekt om de inte är korrekt utformade, implementerade eller hanterade.

Här är några möjliga fallgropar att vara uppmärksam på.

1. Överreglering och byråkrati: Överdrivet många HR-policyer kan skapa en stel och byråkratisk arbetsmiljö som hämmar kreativitet och innovation samt leder till ineffektivitet och frustration på grund av långsamma beslutsprocesser.
2. En standardlösning för alla: Standardiserade policyer kanske inte tillgodoser de unika behoven hos olika avdelningar eller individer, vilket leder till missnöje och minskad effektivitet när specifika utmaningar ska hanteras.
3. Motstånd mot förändring: Anställda kan motsätta sig policyer som de uppfattar som alltför begränsande eller onödiga, särskilt om de införs utan tillräcklig kommunikation eller hänsyn till de anställdas synpunkter. Detta kan leda till bristande acceptans och potentiella konflikter.
4. Negativ påverkan på arbetsmoral och arbetsgivarvarumärke: Strikta eller bestraffande policyer kan skada de anställdas moral och organisationens rykte som arbetsgivare, vilket potentiellt gör det svårt att attrahera och behålla de främsta talangerna.
5. Juridiska risker och risker kopplade till efterlevnad: Dåligt utformade, föråldrade eller icke-kompatibla policyer kan leda till rättsliga utmaningar och problem med HR-efterlevnad, vilket medför betydande risker för organisationen.

För att minska dessa nackdelar är det viktigt att organisationer:

• Regelbundet granskar och uppdaterar sina HR-policyer
• Säkerställer att de kommuniceras tydligt och förstås
• Upprätthåller en balans mellan nödvändig reglering och flexibilitet.

Att involvera de anställda i utvecklingen av dessa policyer kan också bidra till att säkerställa att de tas emot väl och är relevanta för personalens behov.

Är en HR-policy samma sak som en företagspolicy eller riktlinje?

Termerna ”HR-policy”, ”företagspolicy”, ”bolagspolicy” och ”arbetsplatspolicy” används ofta omväxlande och syftar på samma sak. 

Vissa företagspolicyer kan dock gälla mer allmänna delar av organisationens verksamhet och kan skapas och underhållas av en annan avdelning än HR (t.ex. tillgång till lokaler, datasäkerhet, katastrofberedskap osv.).

Policyer är en uppsättning regler, inte riktlinjer. 

Enligt HR-experten Tim Reitsma: ”När jag hör ordet policy kan det uppfattas som ett begränsande ord. Men om vi ersätter ”policy” med ”riktlinje” får det tyvärr inte den tyngd som behövs.” 

Var hittar man vanligtvis HR-policyer?

En viktig del av checklistan och introduktionsprogrammet för nyanställda är att tillsammans med medarbetaren gå igenom de specifika policyer som kan påverka dem under deras första dag eller första vecka.

HR-policyer kan finnas som skriftliga policyer, som digitala och/eller utskrivbara policyer samt på platser som är lättillgängliga för medarbetarna. 

De kan vara sparade i HR-programvaran eller ibland på ett företagsintranät eller gemensamma enheter. De finns ofta i anställningsavtal, personalhandböcker och företagets policymanualer. Detaljnivån i var och en av dessa kommer dock att variera.

Varför ingår inte alla HR-policyer i anställningsavtalet?

Ditt företags anställningsavtal kan ange hur mycket semester en medarbetare har rätt till, medan en separat semesterpolicy beskriver hur en medarbetare kan begära semester, hur den godkänns, vad som händer om all semester inte används osv. 

Åtskillnaden säkerställer att anställningsavtalet inte blir onödigt långt och komplext. Den gör det också möjligt att anpassa vissa delar av en persons anställning, till exempel hur mycket semester de får (anställningsavtal), och hålla detta åtskilt från den allmänna ledighetspolicyn (personalhandboken). 

Att dokumentera policyer utanför anställningsavtalet gör det också möjligt att uppdatera policyerna över tid utan att uppdatera varje enskilt avtal.

Det är också praktiskt att erbjuda en förkortad version av din personalhandbok särskilt framtagen för nyanställda, så att de inte överbelastas med för mycket information redan från första dagen.

När bör du utveckla personalpolicyer?

Vissa HR-policyer kan fastställas utifrån organisationens behov eller när vissa delar av anställningsrelationen blir för svåra att hantera från fall till fall. 

Andra policyer bör utvecklas proaktivt för att hjälpa, ge medarbetarna handlingsutrymme eller skydda dem, skapa tydlighet kring organisatoriska frågor eller skydda organisationens bredare intressen.

Här följer några allmänna riktlinjer för när du bör skapa HR-policyer.

Skapa policyer som är direkt kopplade till anställningsavtalet

En bra utgångspunkt är att skapa policyer som är direkt kopplade till medarbetarförmåner samt medarbetarens och arbetsgivarens rättigheter och skyldigheter, såsom de anges i anställningsavtalet.

Många anställningsavtal anger till exempel rätten till semester, olika typer av ledighetsförmåner och hur anställningsrelationen kan avslutas (t.ex. anställning utan anställningsskydd).

Relaterade HR-policyer skulle gå in på mer detaljer om rutinerna för dessa delar.

Se avsnittet nedan för några exempel som hjälper dig att förstå hur policyimplementeringen skiljer sig mellan anställningsavtalet och personalhandboken.

Skapa policyer som krävs enligt arbetsrätten

Om du är osäker kan du använda tillämpliga lagar (provins- eller delstatslagar samt federala lagar) och vedertagna arbetsrättsliga metoder som ytterligare en utgångspunkt när du skapar policyn. 

Det finns många arbetsrättsliga bestämmelser i både Kanada och USA som fastställer arbetsgivarnas minimikrav när det gäller många av dessa policyer, till exempel:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Skapa policyer som påverkar medarbetarna och organisationen positivt

Joerg Clement, en erfaren ledare inom maskinseendeindustrin, sammanfattar det bäst: 

“Att införa processer och riktlinjer utgör grunden för en organisations engagemang för kontinuerliga förbättringar. Kunders och medarbetares krav och förväntningar förändras över tid. Det är viktigt att snabbt kunna reagera på förändringar på marknaderna, och det uppnås genom att anpassa processer och riktlinjer för att nå framgångsrika resultat.”

Fokusera på de HR-riktlinjer som har störst positiv inverkan på medarbetarna och organisationen. När du överväger en ny riktlinje bör du ställa dig följande frågor:

• Hur kommer denna riktlinje att stärka och skydda medarbetarna?
• Hur kommer den att skapa en stark och högpresterande arbetsplatskultur?
• Stöds organisationens värderingar och principer?
• Hur hjälper denna riktlinje oss att skapa ett framgångsrikt och sammansvetsat team?
• Kommer denna riktlinje att minimera riskerna för verksamheten?
• Kommer denna riktlinje att uppfylla tillämpliga lagkrav?

Om du svarade ”ja” på alla dessa frågor är det troligtvis en riktlinje som är värd att skapa!

Vilka HR-riktlinjer bör finnas i personalhandboken?

Du behöver skapa skriftliga riktlinjer som är direkt kopplade till anställningsavtalet eller som krävs enligt arbetsrätten.

Följande sex riktlinjer kan ha en positiv inverkan på heltids- och deltidsanställda samt på de organisationer som inför dem.

1. Riktlinje för mångfald, jämlikhet och inkludering
2. Riktlinje mot trakasserier
3. Riktlinje för distansarbete
4. Riktlinje för sociala medier
5. Riktlinje för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen
6. Riktlinje för ledighet och frånvaro från arbetet

Om du är osäker kan du använda arbetsrätt, andra tillämpliga lagar (lokala lagar, provins- eller delstatslagar samt federala lagar) och vedertagen praxis inom arbetsmarknadsrelationer som utgångspunkt 

Exempelvis fastställer arbetsrättslig lagstiftning som lagen om familje- och sjukledighet (FMLA) och lagen om amerikaner med funktionsnedsättning i USA, samt lagen om anställningsstandarder i British Columbia i Kanada, arbetsgivarnas minimikrav när det gäller många av dessa riktlinjer.

Riktlinje för mångfald, jämlikhet och inkludering

Strävan efter jämlikhet på arbetsplatsen, oavsett om det gäller jämlikhet mellan raser eller könen, har aldrig varit större. Med tanke på de senaste årens globala protester mot systemisk rasism och rörelser som Black Lives Matter bör detta också stå högt på agendan.

De flesta undersökningar, som denna studie från Glassdoor, visar att arbetssökande vill veta att potentiella arbetsgivare bryr sig om mångfald, jämlikhet och inkludering.

Enligt PwC uppger 87 % av världens företag att mångfald och inkludering är en organisatorisk prioritet. 

Jobbannonser som efterfrågar yrkesverksamma inom mångfald, jämlikhet och inkludering har blivit vanligare under de senaste åren.

Jobbplattformarna Glassdoor och ZipRecruiter har uppmärksammat detta, där Glassdoor lanserar nya produkter som är utformade för att bidra till mer jämlika arbetsplatser. De inser att en heltäckande riktlinje och ett omfattande program, som dessutom offentliggörs, kan göra skillnad när man rekryterar de främsta talangerna.

Salesforce har en chef för jämlikhet, vilket visar deras engagemang för jämlikhet och deras stöd på de högsta ledarskapsnivåerna, och deras policy ”Jämlikhet för alla” är tillgänglig på deras webbplats, där deras värderingar och övertygelser om lika rättigheter, lika lön, likvärdig utbildning och lika möjligheter beskrivs.

Policy mot trakasserier

Precis som mångfald, jämlikhet och inkludering har policyer mot trakasserier aldrig varit viktigare.

Syftet med en policy mot trakasserier, som den här från Google, är att beskriva företagets ställning när det gäller lämpligt och respektfullt beteende på arbetsplatsen och att tydliggöra alla parters ansvar för att uppnå och upprätthålla en positiv arbetsmiljö.

Enligt Kanadas arbetslagstiftning definieras trakasserier och våld som: 

”Varje handling, beteende eller kommentar, inklusive av sexuell natur, som rimligen kan förväntas orsaka kränkning, förödmjukelse eller annan fysisk eller psykisk skada eller sjukdom hos en anställd, inklusive varje föreskriven handling, beteende eller kommentar.”

Sexuella trakasserier är en av de vanligaste formerna av trakasserier. #MeToo-rörelsen har uppmärksammat många allvarliga problem och den betydande skada som trakasserier och våld kan orsaka människor.

Överväg därför att ha en separat företagspolicy eller ett avsnitt i en mer allmän policy som behandlar sexuella trakasserier. 

En bra policy mot trakasserier omfattar även andra typer av trakasserier, bland annat rasistiska skällsord, fysiska hot och nedsättande skämt.

Policy för distansarbete och hemarbete

Coronaviruset COVID-19 har orsakat en kris av globala proportioner och påverkat individer, företag och världsekonomier.

Som ett resultat har många företag valt att införa hemarbete (WFH) och policyer för distansarbete för att hantera denna kris. 

Det förväntas att denna trend kommer att fortsätta även efter den nuvarande pandemin. En undersökning av ekonomichefer från mars 2020 som genomfördes av Gartner, Inc. visade att 74 % av de svarande kommer att flytta minst 5 % av sin tidigare platsbundna arbetsstyrka till permanenta distansarbetsroller efter COVID-19. Stora företag som Shopify, Microsoft och Facebook flyttar permanent fler anställda till hemarbete. Kanada-baserade Shopify har till och med publicerat många av sina strategier för system för distansarbete på sin webbplats.

En HR-policy för distansarbete, som det här exemplet från Remote.co, bör innehålla:

• Företagets historik av distansarbete
• Vem som är berättigad till distansarbete
• Hur ofta och hur länge en teammedlem kan arbeta på distans
• Hur man ansöker om ett arrangemang för distansarbete
• Kommunikationsprotokoll och kommunikationsstandarder med teammedlemmar
• Verktyg, utrustning och resurser som behövs för att stödja distansarbete.

Policy för sociala medier

Sociala medier är en viktig del av alla digitala marknadsföringsstrategier. Hur ditt företag representeras på nätet av dig och dina teammedlemmar kan vara skillnaden mellan att varumärket lyckas eller misslyckas.

Genom att fastställa vissa regler för hur teammedlemmar använder sociala medier, både privat och yrkesmässigt, minskar du riskerna för ditt företag, ditt varumärke samt dina teammedlemmars motivation och engagemang.

Ingen vill skämmas över den organisation de arbetar för på grund av en kollegas aktiviteter i sociala medier.

De flesta HR-policyer är ”levande policyer”; de behöver uppdateras regelbundet och hållas relevanta. Med det sagt behöver HR-policyer för sociala medier vanligtvis uppdateras oftare än de flesta andra, på grund av det ständigt föränderliga landskapet för sociala medier.

Vancouver-baserade Hootsuite, en plattform för hantering av sociala medier, erbjuder utmärkta riktlinjer för att utveckla din egen policy för sociala medier samt en användbar mall för en sådan policy.

Policy för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen

En arbetsmiljö- och säkerhetspolicy, som denna från Lyft, beskriver ofta rutiner, arbetsförhållanden, information om nödkontakter och andra särskilda krav (t.ex. säkerhetsprotokoll för covid-19) som behövs för att skydda medarbetarna.

Organisationer som USA:s arbetsmiljö- och säkerhetsmyndighet (OSHA) kräver också att vissa minimistandarder finns på plats för att skydda medarbetarnas välbefinnande.

Våld på arbetsplatsen är direkt kopplat till medarbetarnas hälsa, säkerhet och trygghet, men har vanligtvis en egen separat policy.

Till exempel har Disneys personalhandbok ett helt avsnitt som ägnas åt hälsa, säkerhet och trygghet, och innehåller en policy för våld på arbetsplatsen.

Policy för ledighet och frånvaro från arbetet

Verkligheten är att människor ibland behöver vara lediga från arbetet för att hantera hälsoproblem eller familjenödsituationer, eller helt enkelt för att åka på semester någonstans tropiskt!

Att ha tydliga och heltäckande ledighetspolicyer kan hjälpa dina teammedlemmar genom att minska stressen kring hur du kommer att stödja dem under svåra tider, som de som orsakats av coronaviruset covid-19.

Dessa personalpolicyer beskriver medarbetarnas rätt till ledighet och de processer genom vilka de tar ut den. Dessa policyer är separata från de HR-informationssystem som registrerar medarbetarnas ledigheter, men både systemet och policyn måste överensstämma.

Här är några av de olika typer av ledighetspolicyer som du bör överväga att skapa, i ungefärlig prioritetsordning. (Observera att alla dessa typer av ledighet omfattas av arbetslagstiftning som fastställer minimikraven).

Typer av ledighetspolicyer

1. Lagstadgade helgdagar: helgdagar som erkänns av staten, till exempel Thanksgiving och jul
2. Semester: planerad frånvaro från arbetet för vila och avkoppling
3. Medicinsk ledighet / sjukledighet: frånvaro från arbetet på grund av sjukdom eller sjukhusvistelse
4. Familjeledighet: relaterad till vård, hälsa eller utbildning för en familjemedlem
5. Föräldraledighet: tid för en förälder som fått barn att ta hand om en nyfödd
6. Sorgledighet: relaterad till en familjemedlems död
7. Tjänstledighet: längre, obetald frånvaro från arbetet av personliga skäl. 

Ledighetspolicyer kan också vara något kontroversiella, beroende på hur de genomförs. Nästa avsnitt om ”policyer att undvika” kommer att ta upp vad du bör undvika när du skapar ledighetspolicyer.

Det är alltså detta du bör inkludera i din personalhandbok. Många företag väljer att använda programvara för personalhandböcker för att få hjälp med att skapa, uppdatera och distribuera sin handbok.

Vilka policyer bör du undvika att ta med i din personalhandbok?

Utöver de policyer som är viktiga och nödvändiga att ta med i din personalhandbok är det också viktigt att veta vilka som kan påverka företagskulturen negativt, minska medarbetarnas motivation eller avskräcka potentiella medarbetare från att börja hos företaget.

Du bör undvika att skapa policyer som är alltför byråkratiska och rigida, inte visar att du litar på dina teammedlemmar eller helt enkelt är föråldrade och inte längre relevanta i moderna, människoorienterade och progressiva organisationer. 

Följande HR-policyer bör du helt utelämna eller hantera med försiktighet när det är dags att definiera dem.

Strikt klädkod

Det finns vissa situationer där riktlinjer för klädsel fortfarande är lämpliga, till exempel vid kundmöten eller mässor, men i allmänhet är den tid förbi då det var acceptabelt för ett företag att bestämma färgen på en persons byxor eller om personen fick bära jeans eller inte. 

Mary Barra, vd för General Motors, minskade biltillverkarens klädkod på tio sidor till bara två ord som gäller för de flesta organisationer: ”klä dig lämpligt”.

Oflexibel ledighet

Ge dina tjänstemän flexibilitet när de behöver ta lite ledigt då och då för att gå till ett läkarbesök eller delta i ett utvecklingssamtal mellan föräldrar och lärare.

Till skillnad från timanställda behöver du inte få dem att registrera varje timme de arbetar och inte arbetar, som kredit- och debetposter på ett bankkonto. 

Sorgledighet präglad av misstro

”Hmm, så dog verkligen din mormor?” Det är det sista någon av oss skulle vilja höra efter en förödande personlig förlust, men det är precis vad du frågar om du inför en policy för sorgledighet som kräver bevis på dödsfallet, till exempel ett dödsintyg.

Många progressiva organisationer erbjuder också sina anställda betald sorgledighet, så att de inte behöver ta värdefull semester (som bör användas till vila och återhämtning) eller sjukledighet för att hantera en familjekris.

Användning av privata mobiltelefoner och internet

Personalpolicyer som förbjuder anställda att använda privata mobiltelefoner på arbetet eller arbetsdatorer för privat internetanvändning blir snabbt föråldrade. 

Psykologisk forskning har visat att pauser på arbetet är nödvändiga för att bibehålla energi, motivation och fokus.

Att ta en promenad, stretcha eller meditera är alla bra sätt att ta en mental paus.

Om vädret inte är tillmötesgående är det också bra alternativ att surfa på internet, använda sociala medier eller prata med en vän utanför arbetet. 

Att göra för mycket av sådant är naturligtvis inte okej, men dessa fall är vanligtvis sällsynta och kan hanteras individuellt med din teammedlem.

Och … kom ihåg vikten av tydlighet, språk och ton

Kom ihåg att policyer, oavsett hur positiv avsikten är, fortfarande kan uppfattas som auktoritära och byråkratiska. 

Hur dina policyer är skrivna och presenterade kan därför ha stor inverkan på hur de tas emot av människorna i din organisation och på den organisationskultur du försöker utveckla.

Carla Nordean, chef för personal och kultur på Squirrel Systems, konstaterar: “Den övergripande tonen i handboken har en enorm inverkan på kulturen. Om handboken är formulerad med ett förtryckande språk (”anställda måste / får inte …”) kan nyanställda börja undra om de har gått med i rätt organisation.”

Tim Reitsma tillägger: “Språket vi använder i våra organisationer spelar roll när vi skriver policyer. Vissa är formulerade som ”du måste”, men vi kan mjuka upp språket till något i stil med ”du ansvarar för”.”

Så skriver du dina HR-policyer

Att skriva effektiva HR-policyer innebär en genomtänkt process som tar hänsyn till organisationens specifika behov, efterlevnad av lagar och förordningar samt bästa praxis inom HR-ledning. 

Här är en steg-för-steg-guide som hjälper dig att skriva HR-policyer:

1. Identifiera behovet

• Börja med att identifiera de områden inom organisationen som kräver formaliserade policyer. Detta kan bero på lagkrav, organisatoriska behov eller feedback från anställda.

2. Gör efterforskningar

• Undersök relevanta lagar och förordningar för att säkerställa efterlevnad
• Ta reda på branschstandarder och bästa praxis
• Granska policyer från liknande organisationer för att få insikter.

3. Rådgör med berörda parter

• Engagera olika berörda parter, inklusive ledningen, de anställda och eventuellt juridiska rådgivare, för att samla in synpunkter och förstå olika perspektiv

4. Utarbeta policyn

Använd det här formatet som hjälp när du utarbetar policyn. 

• Titel: Ange tydligt vad policyn handlar om.
• Syfte: Förklara varför policyn införs och varför den är viktig.
• Omfattning: Definiera vilka policyn gäller för (t.ex. alla anställda eller vissa avdelningar).
• Policyuttalande: Beskriv organisationens ståndpunkt eller regler gällande den specifika frågan.
• Rutiner: Beskriv i detalj de steg eller rutiner som anställda och ledning måste följa i samband med policyn.
• Ansvarsområden: Ange olika intressenters (anställda, HR och chefer) ansvarsområden enligt policyn.
• Efterlevnad: Förklara hur policyn kommer att upprätthållas och vilka konsekvenser bristande efterlevnad får.
• Granskning och ändring: Ange hur och när policyn kommer att granskas och uppdateras.

6. Granska och revidera

• Låt HR-personal och juridiska rådgivare granska utkastet för att säkerställa att det uppfyller lagkrav och organisationens mål.
• Revidera policyn utifrån den feedback som har inkommit.

7. Godkänn och distribuera

• Inhämta godkännande från högsta ledningen.
• Kommunicera policyn till alla anställda via lämpliga kanaler (t.ex. e-post, företagets intranät och personalmöten).
• Erbjud utbildningstillfällen om policyn kräver förändringar i beteenden eller processer.

8. Implementera och följ upp

• Implementera policyn och följ upp dess effektivitet.
• Var beredd att besvara frågor och ge förtydliganden vid behov.

9. Regelbunden granskning och uppdatering

• Granska regelbundet policyn för att säkerställa att den förblir relevant och följer lagar och förordningar.
• Uppdatera policyn vid behov och informera de anställda om betydande förändringar.

Bästa praxis för att skriva HR-policyer

1. Anpassa till organisationens mål och värderingar

• Säkerställ att varje policy överensstämmer med organisationens uppdrag, vision och kärnvärderingar. Policyerna bör stödja de övergripande strategiska målen och förbättra organisationens kultur.

2. Var tydlig och koncis

• Använd ett enkelt och rakt språk. Undvik juridisk jargong eller komplexa termer som kan förvirra de anställda. Målet är att göra policyerna så tydliga och lättillgängliga som möjligt för att säkerställa förståelse och efterlevnad.

3. Säkerställ att lagstiftningen följs

• Se till att policyerna följer alla relevanta lokala, delstatliga och federala lagar och förordningar. Det kan kräva konsultation med juridiska experter eller HR-experter för att undvika juridiska problem.

4. Involvera intressenter i utvecklingsprocessen

• Involvera en mångsidig grupp av intressenter, däribland anställda från olika nivåer och avdelningar, i utvecklingen av policyn. Detta bidrar till att säkerställa att policyerna är realistiska och praktiska samt tillgodoser behoven och farhågorna hos hela personalstyrkan.

5. Håll den flexibel

• Även om policyer bör ge tydliga riktlinjer måste de också tillåta viss flexibilitet för att hantera exceptionella omständigheter. Överdriven rigiditet kan skapa onödiga begränsningar och hindra effektivt beslutsfattande.

6. Fokusera på medarbetarupplevelsen

• Överväg hur policyerna kommer att påverka medarbetarupplevelsen. Policyerna bör vara rättvisa, främja en positiv arbetsmiljö och stödja medarbetarnas välbefinnande.

7. Ge exempel

• Inkludera exempel där det är relevant för att förtydliga hur policyn ska tillämpas. Detta kan bidra till att förebygga missförstånd och illustrera hur policyn bör tolkas i praktiska situationer.

8. Beskriv ansvarsområden och konsekvenser

• Definiera tydligt vem som ansvarar för vad enligt varje policy samt vilka konsekvenser bristande efterlevnad får. Denna ansvarsstruktur bidrar till att säkerställa att policyn tas på allvar och följs.

9. Kommunicera och utbilda

• När policyerna har utformats ska de kommuniceras effektivt till alla medarbetare. Överväg utbildningstillfällen eller workshoppar för att säkerställa att alla förstår policyerna och hur de tillämpas i deras roller.

10. Granska och uppdatera regelbundet

• Granska regelbundet era HR-policyer för att säkerställa att de förblir relevanta, effektiva och förenliga med lagstiftningen. Uppdatera dem vid behov, särskilt när det sker förändringar i lagar, organisationsstruktur eller strategiska mål.

11. Säkerställ tillgänglighet

• Se till att alla medarbetare enkelt kan få tillgång till policyerna, oavsett om det sker via ett intranät, en personalhandbok eller något annat lättillgängligt format.

12. Främja transparens och öppen kommunikation

• Uppmuntra till återkoppling på policyerna och ha en öppen kommunikation för frågor eller synpunkter som rör HR-policyerna. Detta främjar en kultur av transparens och kontinuerlig förbättring.