Vad är programvara för tillgångshantering? En komplett guide
Det gammaldags sättet att hantera tillgångar är ineffektivt, särskilt om du äger många tillgångar. Manuell registrering i kalkylblad och återkommande mänskliga fel är vanliga problem som begränsar skalbarheten och effektiviteten hos traditionella metoder. Det är där programvara för tillgångshantering kommer in – men vad är egentligen programvara för tillgångshantering?
I den här artikeln går vi igenom vad programvara för tillgångshantering är och varför ett modernt företag behöver sådan programvara. Vi ger dig också en översikt över viktiga funktioner att leta efter i ett system för tillgångshantering, så att du kan välja det bästa verktyget för ditt företag.
Vad är programvara för tillgångshantering?
Lösningar för tillgångshantering centraliserar tillgångsdata för att göra det enklare att spåra tillgångar i hela organisationen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Moderna företag förlitar sig på programvara för tillgångshantering för att minska de administrativa kostnaderna förknippade med hantering av tillgångar. Sådan programvara effektiviserar tillgångshanteringen genom att ge bättre överblick över dina tillgångar, vilket gör att du kan optimera kostnaderna för reparationer och underhåll.
Vad gör programvara för tillgångshantering?
Programvara för tillgångshantering samlar tillgångsdata från alla avdelningar, så att du alltid har realtidsinformation för effektivt beslutsfattande.
Här är några exempel på vad lösningar för tillgångshantering kan göra för dig:
1. Underlättar effektivt beslutsfattande
Säg att du har köpt tio datorer med likvärdiga funktioner. Fem av dessa datorer kommer från en annan tillverkare än de övriga fem.
Du registrerar dessa tillgångar i din lösning för tillgångshantering. Fem datorer som köpts från tillverkare A slutade fungera under de följande 18 månaderna. Under samma period slutade endast en av datorerna som köpts från tillverkare B att fungera.
Eftersom du har spårat information om dessa tillgångar i ditt system kan du se uppgifterna på din instrumentpanel och identifiera dessa datorer i en lista över tillgångar som kan innehålla hundratals andra tillgångar. Du kan besluta att endast köpa från tillverkare B i framtiden och spara ditt företag mycket pengar.
2. Övervakar kostnaden för att äga tillgångar
Kostnaden för att äga en tillgång tenderar att öka när tillgångar skrivs av. En maskin kan till exempel kräva tätare reparationer efter att du har använt den i flera år. I vissa fall är det mer meningsfullt att ersätta tillgången än att reparera samma tillgång om och om igen.
Du behöver dock korrekta uppgifter om reparationer och underhåll för att kunna avgöra om du bör ersätta tillgången. För att fatta välgrundade beslut om att ersätta eller underhålla tillgångar kan du överväga att använda verktyg som system för hantering av företagsskatter för att analysera den totala ägandekostnaden och möjliga skattefördelar.
Om den totala kostnaden för att äga tillgången (det vill säga kostnaderna för att reparera, underhålla och använda den) överstiger de ekonomiska fördelar den ger företaget är det dags att ersätta tillgången.
3. Enkel åtkomst till tillgångsdata
Du behöver tillgångsdata för att övervaka tillgångars prestanda, fatta beslut om reparation eller ersättning och förstå skattekonsekvenserna av en tillgång till följd av värdeminskning, bland annat.
När du använder ett system för tillgångshantering kan du gå igenom tillgångsdata snabbare. Du får möjlighet att söka i tillgångsdata baserat på olika parametrar, till exempel tillgångens plats, typ, garanti eller reparationshistorik.
Åtkomst till denna information kan spara mycket tid som du annars skulle ha behövt lägga på att gå igenom kalkylblad.
4. Uppfyller IRS- och FASB-krav
IRS kräver att företag bevarar dokumentation som gör det möjligt att verifiera viss information om företagets tillgångar.
Du behöver dokumentation som visar information som inköpspris, avdrag som gjorts för värdeminskning, användning av tillgångar med mera. Exempel på dokument som kan hjälpa till att visa denna information är inköpsfakturor, makulerade checkar och avslutsdokument för fastighetsaffärer.
FASB:s nya redovisningsstandarder för leasingavtal kommer att gälla för alla senast i slutet av 2022. Du behöver vara mer noggrann med att registrera leasade tillgångar.
I stället för att hantera tillgångsdata och dokument manuellt förenklar ett system för tillgångshantering processen med att lagra dokument och skicka dem till relevanta parter vid behov.
Fördelar med programvara för tillgångshantering
Här är de fördelar du kan förvänta dig genom att införa en robust lösning för tillgångshantering:
1. Sparar tid och pengar
Den främsta fördelen med programvara för tillgångshantering är att den sparar tid och pengar. Den centraliserar all data du behöver för att övervaka tillgångar och säkerställa efterlevnad utan att kräva manuell datainmatning och är en viktig del av alla heltäckande digitala kontorshanteringssystem. Detta minskar den administrativa bördan, frigör teamets tid och sparar pengar åt företaget.
Data om tillgångar ger insikter som hjälper dig att identifiera möjligheter att minimera kostnaderna. Du kanske till exempel upptäcker tillgångar med minimal användning som kräver mycket underhåll. Du kan då besluta att sälja dessa tillgångar och lägga ut de uppgifter som maskinen användes för på en extern leverantör för att spara pengar.
2. Tillgång till tillgångsregister i realtid
Anta att du är tillverkare. Du vet att ett förebyggande underhållsprogram är avgörande för att minimera maskinhaverier och reparationskostnader för fysiska tillgångar.
Det kan dock vara en utmaning att säkerställa programmets konsekvens när du har många tillgångar. Det är där ett system för tillgångshantering kan hjälpa till.
På liknande sätt kan ett programvaruföretag ha tillgångar som datorer, servrar och digitala tillgångar som en programvarulicens. Ett system för tillgångshantering kan tillhandahålla den information du behöver för att övervaka dessa tillgångar och spara mycket pengar.
Ett genomsnittligt företag spenderar till exempel 2x mer på programvarutillgångar än nödvändigt på grund av bristande överblick över företagets programvarulandskap.
3. Effektiv hantering av tillgångarnas livscykel
En tillgång har en begränsad användbar livslängd. Slitage kan göra dina nuvarande tillgångar ineffektiva eller till och med oanvändbara.
Lösningar för programvara för tillgångshantering kan tillhandahålla historiska data om livscykeln för en typ av tillgång. Tillgång till dessa data kan hjälpa dig att uppskatta livslängden för nya tillgångar, så att du kan planera för skatter, ägandekostnader och utbyte av tillgångar.
För att spåra och övervaka tillgångar som skrivbord och utrustning i konferensrum kan programvara för bokning av mötesrum hjälpa till att visa vem som använde vad, när och hur ofta.
4. Optimerade underhållsprogram
Förebyggande underhåll är avgörande för att förlänga en tillgångs användbara livslängd och minimera reparationskostnaderna. Programvara för tillgångshantering kan tillhandahålla underhållsdata, så att du alltid är uppmärksam på tillgångar som kan närma sig slutet av sin användbara livslängd.
Du kan optimera underhållsprogrammet genom att ändra underhållsrutinen för specifika tillgångar baserat på underhållsdata. Detta kan bidra till att förlänga tillgångens användbara livslängd. Alternativt kan du välja att köra maskinen tills den går sönder.
5. Hjälper interna och externa revisorer
Revisorer behöver bland annat verifiera tillgångarnas existens, värde och plats. Tillgångsregister spelar en avgörande roll när externa revisorer ska verifiera giltigheten hos de tillgångar som anges i företagets finansiella rapporter.
Dessutom kan interna revisorer använda tillgångsregister för att säkerställa att inga tillgångar har förskingrats och att lämpliga interna kontroller finns på plats för att skydda företagets tillgångar.
Lösningar för programvara för tillgångshantering kan också innehålla en funktion som gör det möjligt för interna revisorer att få statusuppdateringar för tillgångar, så att de effektivt kan övervaka dem.
Viktiga funktioner i programvara för tillgångshantering
De bästa lösningarna för programvara för tillgångshantering har följande funktioner:
- Användarvänligt gränssnitt: Ett komplext system motverkar ofta syftet med att införa det. Du kan spara pengar genom den minskade administrativa arbetsbördan, men du kan behöva lägga extra pengar på att utbilda ditt team i hur systemet används om det är komplext. Du vill ha ett system som är intuitivt och har en skonsam inlärningskurva.
- Plattformsoberoende stöd: Välj ett system som fungerar på alla populära operativsystem, särskilt om ditt team utför mycket fältarbete. Med en mobilapp kan medarbetare uppdatera tillgångsregister direkt, vilket säkerställer att uppgifterna alltid är aktuella.
- Underhållshantering: Ditt verktyg för tillgångshantering bör ha en inbyggd modul för underhållshantering eller integreras med ett externt underhållsverktyg, till exempel ett datoriserat underhållshanteringssystem (CMMS). Du bör kunna planera underhåll av tillgångar, utfärda arbetsorder och följa upp framsteg med hjälp av ditt tillgångshanteringssystem. Med den bästa programvaran för hantering av företagstillgångar kan du även övervaka tillgångarnas prestanda för att införa ett program för förebyggande underhåll.
- Spårning av tillgångar: Företag spårar tillgångar med hjälp av olika tekniker, såsom streckkoder, Bluetooth-spårning och RFID. Ditt tillgångshanteringssystem måste stödja dessa tekniker och de enheter som krävs, till exempel streckkodsläsare och RFID-läsare.
- Rapportering av tillgångar i realtid: När du har sammanställt uppgifterna måste du tolka dem. Ett omfattande kalkylblad kan verka avskräckande. Ett tillgångshanteringssystem förenklar dock tolkningen genom att presentera tillgångsdata visuellt. Uppgifterna uppdateras i realtid så att du kan fatta smarta beslut snabbt.
- In- och utcheckning av tillgångar: Ofta kan flera avdelningar behöva använda en tillgång. Du måste kunna spåra tillgången när den flyttas mellan avdelningar, och för detta behöver systemet ha en funktion för in- och utcheckning.
Hantera tillgångar på det moderna sättet
Varför lägga all den tiden på att manuellt mata in uppgifter i ett kalkylblad? Spara tid och säkerställ betydligt högre datanoggrannhet med en robust programvara för tillgångshantering.
Utöver att spara tid och pengar får du tillgång till olika funktioner som underlättar insiktsfullt beslutsfattande och effektiviserar dina processer för tillgångshantering.
Om du är redo att börja utvärdera dina alternativ rekommenderar jag att du därefter läser vår prisguide för programvara för tillgångshantering.
Ytterligare resurser:
