Vad är tidsregistrering och hur kan det gynna dig?
Tidsregistrering är processen att registrera hur många timmar anställda arbetar under en viss tidsperiod eller med ett särskilt projekt.
Om du tänker på arbetare som stämplar åt varandra på ett fabriksjobb när du hör ”tidsregistrering”, är det inte det enda vi kommer att fokusera på här. Vi ska gå djupare in på vad tidsregistrering är och varför den är avgörande för företagsägare och HR-chefer.
Varför är tidsregistrering viktigt?
Julen närmar sig, och jag försöker avsluta arbetet tidigt de flesta dagar. Efter att ha avslutat arbetsdagen skickar jag ett meddelande till min vän och frågar om han vill äta något efter att han slutat jobbet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
”Ta med mat!” sa han. Och så gav jag mig iväg.
Medan vi högg in på lite utsökt thailändsk mat började vi prata. Jag frågade honom om hans chef var missnöjd med att han tog en oplanerad paus mitt på dagen. ”Nä, jag har bara en timmes arbete kvar för att slutföra projektet.”
Ett ögonblick tänkte jag att det bara var en harmlös paus … men är den verkligen det?
Personliga pauser erbjuder flera fördelar. Men min hjärna är programmerad att tänka som en revisor. Det stod genast klart för mig var min väns personliga paus så småningom kommer att synas – på företagets resultat.
Hur då? Bra att du frågar.
Säg till exempel att ditt företag använder standardkostnadskalkylering för exakt prissättning. Utan programvara för tidsregistrering kommer företaget inte att ha de uppgifter som krävs för att ta hänsyn till improduktiva timmar – eller normal tomtid, som det kallas inom redovisning – i sin standardkostnad. Därför kommer standardkostnaden inte att återspegla företagets verkliga kostnad.
Det du behöver för att övervinna detta och flera andra utmaningar är tidsregistrering.
Hur hjälper programvara för tidsregistrering?
Alla företag har gemensamma mål: att uppnå smidiga arbetsflödessystem för HR, hålla arbetskostnaderna nere och minimera produktivitetsläckage. Men utan data har du inte möjlighet att sjunga med i den här sången. För att uppnå dina mål för produktivitet och effektivitet behöver du tillförlitliga tidsdata.
Låt oss därför tala om hur programvara för tidsregistrering skapar värde för företag och hjälper dem att uppnå sina mål.
Automatisera tidrapporter och fakturering
Att slippa en hel massa pappersarbete är den främsta och mest uppenbara fördelen med en app för tidsregistrering. Vem behöver pappersspår eller Excel-kalkylblad när anställda själva kan stämpla in fakturerbara timmar?
Traditionella kalkylblad räcker inte längre. Du behöver en robust lösning för tidsregistrering som är automatiserad, ger tillgång till anställdas tidsdata i realtid och erbjuder integrationer med dina verktyg för fakturering och projektledning.
Ju oftare anställda fyller i sina tidrapporter, desto mer korrekta blir de.
”Personer som registrerar sin tid minst en gång om dagen har 66 procents träffsäkerhet, medan personer som registrerar sin tid varje vecka endast har 47 procents träffsäkerhet, och personer som fyller i sin tidrapport mer sällan än en gång i veckan har endast 35 procents träffsäkerhet”, enligt en studie av AffinityLive.
Dessa siffror understryker vikten av att använda realtidsspårning och visar hur den kan minska utrymmet för fel och spara företaget en hel del pengar.
Om du har anlitat frilansare eller uppdragstagare och kommit överens om att betala ett timpris kan de stämpla in sin fakturerbara tid så att den direkt förs över till din projektledare.
Om du däremot fakturerar dina kunder per timme kan tidsregistrering eliminera behovet av manuella tidrapporter. När du har slutfört ett projekt kommer tidsregistreringens integration med fakturering och lönehantering automatiskt att skapa fakturan.
Förbättrad lönsamhet
Med ett verktyg för tidsregistrering får du tillgång till mer detaljerad information om ett projekts kostnader, till exempel kostnader för omarbetningar, kommunikation och produktion.
När du har samlat in tillräckligt med tidsdata kommer du att ha bättre förutsättningar att ta fram en korrekt kostnadsstruktur för dina framtida projekt och prissätta dem mer konkurrenskraftigt.
När du har data från tidrapporterna kan du se hur mycket tid dina medarbetare i genomsnitt har lagt på uppgift X tidigare. Lägg till det genomsnittliga antalet normala improduktiva timmar och beräkna sedan arbetskostnaderna för ett projekt. Om du inte tar hänsyn till dessa improduktiva timmar kommer du att prissätta projektet för lågt.
Tidsdata kan vara en riktig ögonöppnare som motiverar team att förbättra sin tidshantering. Tänk på det – hur skulle du känna om du fick veta att du ägnar 30 minuter av din arbetsdag åt att scrolla igenom ditt Twitter-flöde?
En lämplig prissättning och bättre tidshantering kan tillsammans öka lönsamheten. Du kanske till och med bestämmer dig för att använda verktyg för medarbetarövervakning så att registrering och rapportering automatiseras.
Effektivisera projektledningen med integrationer
När medarbetare inte fyller i korrekta uppgifter i tidrapporterna kostar de företaget mycket pengar. Därför gör du dig själv en tjänst när du integrerar din tidsregistreringsapp med ditt projektledningsverktyg, till exempel Trello eller Asana.
När integrationen är klar fyller tidsregistreringen automatiskt i projektledningsverktyget med korrekta tidsuppgifter.
Beroende på vilka uppgifter du tilldelar dina medarbetare kan de också behöva registrera tid när de arbetar utanför kontoret. En tidsregistreringstjänst som har en mobilapp för alla enheter, inklusive Android och iOS, gör det möjligt för dina medarbetare att fortsätta registrera tid oavsett var de befinner sig.
Prestationshantering
Prestationshantering handlar numera om förbättring snarare än ansvarsskyldighet. Målet är inte att föreläsa för en medarbetare om ineffektivitet, utan att ha meningsfulla samtal som kan hjälpa dem att förbättra sina framtida prestationer.
Självklart behöver du fortfarande data för att hjälpa teammedlemmarna att förbättras. Du behöver titta på hur mycket tid de lade på en viss uppgift och jämföra den med ett standardiserat tidskrav.
Med hjälp av dessa data kan du använda verktyg för prestationshantering eller metoder som avvikelseanalys. När du har fått en viss inblick i medarbetarnas prestationer kan du erbjuda incitament för att uppmuntra dem att bli mer produktiva.
Så använder du tidsdata
Du har utrustat dig med tidsdata om medarbetarna.
Så vad händer nu?
Nu när du vet hur tidsdata kan hjälpa dig ska vi prata om hur du kan använda dem. Innan du kan fatta beslut baserat på tidsdata behöver du förstå vilka typer av tidsdata som finns.
Tidsdata om medarbetare kan kategoriseras som produktiva eller improduktiva.
Produktiva timmar
Produktiva timmar är de timmar då arbetet går framåt. Det är timmar som en kund vill betala för. Tänk på arbetstid som ägnas åt att köra en maskin, packa en produkt eller ge kundsupport – beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver.
Improduktiva timmar
Improduktiva timmar omfattar alla timmar som betalas men inte ägnas åt produktivt arbete. Dessa timmar räknas in i din prissättning, men i idealfallet skulle kunden inte vilja betala för dem. Improduktiva timmar är tid som ägnas åt att kontrollera e-post, få godkännanden från chefen eller ta personliga pauser.
Du bör sträva efter att minimera improduktiva timmar som en del av ditt kostnadskontrollarbete, men de kan inte elimineras helt och det är inte heller ditt mål.
Du vill minimera dem, inte eliminera dem, eftersom de ofta bidrar till att öka en medarbetares totala produktivitet. I idealfallet bör improduktiva timmar hållas inom rimliga gränser. Och ännu viktigare: improduktiva timmar måste tas med i beräkningen när du prissätter din produkt eller tjänst.
Här är ett enkelt exempel på hur du kan använda tidsdata i din verksamhet.
Säg att du är konsult. Du har prissatt dina tjänster för en viss typ av projekt – projekt A – till $1000. Vanligtvis behöver du en medarbetare per kund för projekttyp A, som kräver tio produktiva timmar att slutföra.
Din medarbetares ersättning är $1500 i veckan för en 30-timmars arbetsvecka. Det innebär också att kostnaden för medarbetaren i projekt A är $500 för dig. Om vi antar att du inte har några omkostnader tjänar du $500 per slutfört projekt A (dvs. priset på $1000 - medarbetarkostnaden på $500).
Efter att du har börjat registrera tid inser du dock att din medarbetare faktiskt lägger 12 timmar på alla typ A-projekt. Medarbetaren ägnar två timmar av sin tid åt att kommunicera med kunden om projektet – ge uppdateringar, besvara frågor och begära information.
Dessa två extra timmar kostar dig ytterligare $100 varje gång du slutför ett typ A-projekt. Utan tidsdata skulle du inte veta hur mycket tid din medarbetare lägger på ett visst projekt och därför inte kunna prissätta det korrekt.
Tidsregistrering kan hjälpa dig att snabbt identifiera luckor i din prissättning för både stora och små företag. När du har datan handlar det om att räkna på siffrorna. Du kommer att bli förvånad över hur insiktsfull tidsdata kan vara, särskilt när du börjar använda den.
Men det finns en hake – att berätta för medarbetarna om tidsregistrering kan ofta uppfattas negativt.
Vänj medarbetarna gradvis vid tidsregistrering
Du känner till fördelarna med tidsregistreringsverktyg, men det gör inte dina medarbetare. Och de kommer förmodligen inte att vara entusiastiska över att använda ett tidsregistreringsverktyg. Ingen tycker om att bli övervakad, så motstånd är inte helt oväntat.
Dina medarbetares oro bottnar i den felaktiga föreställningen att tidsdatan kommer att användas för detaljstyrning. Ansvaret för att förklara det verkliga syftet ligger dock på chefen.
Det är viktigt att förstå att du inte kan skynda på processen. Hjälp dem att förstå att tidsregistrering skapar värde både för dem och för företaget genom att ha samtal innan du implementerar ett tidsregistreringssystem. Att kommunicera förändringen är avgörande för att minimera friktion och genomföra förändringen framgångsrikt.
Nu när du vet vad tidsregistrering är, vilka fördelarna med tidsregistrering är och vilka potentiella utmaningar som finns med att använda tidsregistrering, bör du lägga lite tid på att lära dig mer om hur du kan göra förändringen enklare för dina medarbetare och genomföra den utan störningar i verksamheten.
Det är också värt att utforska fördelarna med programvara för tid och närvaro som ett komplement till ditt arbete med tidsregistrering. Dessa HR-appar och verktyg kan ge ett bredare perspektiv och hjälpa dig att finjustera dina strategier för ökad produktivitet och effektivitet.
