Vad är blankett 1096? När och hur du använder den korrekt

Vad används formulär 1096 till?

Formulär 1096, officiellt känt som Årlig sammanställning och överföring av amerikanska informationsdeklarationer, är ett viktigt dokument som används av företag i USA. Det är en sammanställningsrapport som effektivt sammanfattar de informationsdeklarationer som ett företag lämnar in till den amerikanska skattemyndigheten (IRS).

Dessa informationsdeklarationer kan omfatta en rad olika formulär, inklusive 1099-MISC, 1099-NEC med flera, som alla rapporterar olika typer av inkomster utöver löner, arvoden och dricks. 

Formulär 1096 skickas in tillsammans med kopior av alla informationsdeklarationer (såsom 1099-formulär eller andra) och hjälper IRS att övervaka och verifiera deklarerade inkomster.

Andra IRS-formulär som använder formulär 1096 som försättsblad är: formulär 1097, formulär 1098, formulär 3921, formulär 3922, formulär 5498, formulär 8935 och formulär W-2G. 

Vem behöver lämna in formulär 1096?

IRS-formulär 1096 används främst av verksamheter som betalar ersättning som inte utgör lön till personer som inte är anställda, eller som gör vissa typer av betalningar till verksamheter eller individer genom olika formulär. Det är utformat för att rapportera och sammanfatta dessa transaktioner till IRS. 

De vanligaste verksamheterna som använder formulär 1096 är företag, bolag, ideella organisationer och andra organisationer som har anlitat oberoende uppdragstagare eller frilansare, eller som har gjort betalningar avseende royaltyer, hyra eller andra typer av ekonomiska intäkter till mottagare.

Det är dock viktigt att ange att formulär 1096 inte krävs för verksamheter som skickar in sina rapporter elektroniskt, eftersom formuläret fungerar som en sammanställning för pappersformulär som skickas in. 

Företag som använder löneprogramvara som automatiskt skickar denna typ av information till IRS kanske inte heller behöver lämna in formuläret. Kravet gäller därför främst företag och organisationer som skickar in register över ersättning till personer som inte är anställda i icke-elektronisk form till IRS.

Sista dag för att lämna in formulär 1096

Sista dagen att lämna in formulär 1096 är den 28 februari varje år. 

Från och med 2023 måste arbetsgivare som behöver lämna in fler än 10 informationsdeklarationer (dvs. 1099-formulär eller andra) lämna in dem elektroniskt. För organisationer där elektronisk inlämning krävs behöver formulär 1096 inte lämnas in.

Om någon av tidsfristerna infaller på en helg eller allmän helgdag flyttas tidsfristen till nästa arbetsdag. IRS webbplats är en användbar resurs för uppdateringar om tidsfristerna för att lämna in formulär 1096.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så fyller du i och lämnar in formulär 1096

För att fylla i formulär 1096 sammanställer du alla relevanta 1099-formulär från beskattningsåret. Ange företagets namn, adress, kontaktuppgifter och arbetsgivaridentifikationsnummer i de avsedda fälten. Ange sedan det totala antalet formulär du skickar in, summan av de rapporterade betalningarna och typen av formulär du skickar.

Skicka formulär 1096 med vanlig post till IRS. Det ska skickas tillsammans med de relevanta 1099-formulären. Observera att du inte kan lämna in det här formuläret elektroniskt. Kontrollera IRS webbplats för rätt postadress, eftersom den varierar beroende på delstat.

Formulär 1096: steg-för-steg-guide 

Om du vill ha lite mer hjälp kan du följa den här processen i 10 steg för att fylla i och skicka in formulär 1096 korrekt:

1. Sammanställ den information som krävs för att fylla i blankett 1096:
   1. Organisationens namn, adress och kontaktuppgifter (telefonnummer, faxnummer, e-postadress med mera)
   2. Skattebetalarens identifikationsnummer (TIN)
   3. Arbetsgivarens identifikationsnummer (EIN) eller personnummer (SSN)
   4. Det totala antalet blanketter som du skickar in tillsammans med blankett 1096
   5. Kopior av alla medföljande IRS-blanketter 1099 som du behöver skicka in. Du måste även beräkna följande utifrån dessa blanketter:
      1. Det sammanlagda beloppet av innehållen federal inkomstskatt (ruta 4)
      2. Det sammanlagda beloppet av redovisade betalningar (ruta 5)
2. Fyll i uppgifterna i blanketten enligt blankettens anvisningar. När du är klar ska du kontrollera alla uppgifter du har angett för att undvika oavsiktliga misstag. (Kom ihåg att alla misstag kan leda till eventuella påföljder från IRS.) 
3. Ange ditt EIN i ruta 1. Om du inte har ett EIN kan du i stället ange ditt SSN i ruta 2. 
4. Ange det totala antalet blanketter som du planerar att skicka in till IRS i ruta 3. 
5. Ange den sammanlagda innehållna federala inkomstskatten från alla blanketter du skickar in i ruta 4. 
6. Ange det sammanlagda beloppet av redovisade betalningar från alla blanketter du skickar in i ruta 5.
7. Markera med ett X i ruta 6 vilken typ av blankett du skickar in. (Obs! Du kan endast välja en typ av blankett här. Om du behöver skicka in flera versioner av blankett 1099 måste du skicka en separat blankett 1096 för varje version.)
8. Skriv ut blankett 1096 och alla tillhörande blanketter 1099 samt ett försättsblad som sammanfattar alla dokument du skickar in. 
9. Gör kopior av alla dokument för företagets arkiv.
10. Skicka det samlade paketet med post till IRS. 

Möjliga konsekvenser av bristande efterlevnad

Underlåtenhet att uppfylla kraven för att skicka in blankett 1096 kan leda till flera negativa konsekvenser för företag. Bristande efterlevnad kan ta sig olika uttryck, till exempel att inte lämna in blanketten, att lämna in den felaktigt, att lämna in den för sent eller att skicka in ofullständiga blanketter.

Här är några möjliga konsekvenser av bristande efterlevnad:

• Böter och påföljder: Företag kan drabbas av penningböter om de inte lämnar in blanketter eller skickar in felaktiga eller försenade blanketter.
• Ökad granskning från myndigheter: Bristande efterlevnad kan väcka ytterligare uppmärksamhet från myndigheter, vilket kan leda till fortlöpande övervakning.
• Risk för ekonomisk revision: Fel eller förseningar vid inlämningen kan utlösa en ekonomisk revision, vilket medför ytterligare stress och administrativ belastning.
• Skadat anseende och försämrad kreditvärdighet: Bristande efterlevnad kan skada företagets anseende och försämra dess kreditvärdighet, vilket påverkar relationerna med partner och långivare.
• Rättsliga åtgärder: Upprepad bristande efterlevnad kan leda till stämningar eller andra rättsliga tvister, vilket skapar kostsamma och tidskrävande problem.
• Ökad administrativ arbetsbelastning: Att i efterhand hantera problem med efterlevnaden ökar ofta den administrativa belastningen och avleder resurser från företagets kärnverksamhet.

Genom att förstå dessa risker kan företag vidta förebyggande åtgärder för att säkerställa efterlevnad och undvika dessa konsekvenser.

Påföljder för sena eller felaktiga inlämningar

IRS höjer vanligtvis sina påföljdsbelopp för varje nytt kalenderår, så det är viktigt att alltid hänvisa till aktuell information om påföljder på IRS:s webbplats. Från och med 2024 är dock påföljderna för att inte lämna in en korrekt informationsdeklaration i tid eller för att inte tillhandahålla korrekta betalningsmottagaruppgifter följande:

• $60 per deklaration om den lämnas in högst 30 dagar för sent
• $120 per deklaration om den lämnas in mer än 30 dagar för sent men före den 1 augusti
• $310 per deklaration om den lämnas in efter den 1 augusti eller inte lämnas in alls
• $630 per deklaration vid uppsåtligt åsidosättande av kraven på inlämning

Utöver dessa påföljder tar IRS även ut ränta på påföljderna. Datumet då räntan börjar tas ut varierar beroende på påföljdens typ och belopp. Det finns ingen högsta påföljd vid uppsåtligt åsidosättande. 

Så undviker du vanliga misstag

Här är de vanligaste misstagen som människor gör när de fyller i IRS-blankett 1096 samt tips på hur du undviker dem:

• Användning av fel formulär för året: Skatteformulär, inklusive blankett 1096, uppdateras regelbundet av IRS. Att använda ett föråldrat formulär kan leda till bristande efterlevnad. Beställ alltid den senaste versionen direkt från IRS webbplats för att säkerställa efterlevnaden​.
• Felaktiga identifikationsuppgifter: Det är viktigt att säkerställa att alla identifikationsuppgifter för både den som lämnar in uppgifterna och mottagarna stämmer överens med officiella register för att förhindra missförstånd eller förseningar i handläggningen. Detta omfattar namn och arbetsgivaridentifikationsnummer (EINs)​.
• Fel i beräkningar och totalsummor: Kontrollera noggrant att alla beräkningar är korrekta, särskilt de totalsummor som anges på blankett 1096, vilka ska motsvara de sammanlagda beloppen från de enskilda 1099-formulären. Felaktiga totalsummor kan leda till avvikelser och problem i handläggningen​​.
• Att utelämna innehållen federal inkomstskatt: Om det är tillämpligt ska den totala federala inkomstskatt som innehållits från alla medföljande formulär rapporteras korrekt. Detta är ett vanligt område för felberäkningar, så det är klokt att jämföra dina siffror​​.
• Att inte lämna in ett separat formulär 1096 för varje typ av informationsdeklaration: Om du lämnar in flera typer av informationsdeklarationer (t.ex. blankett 1099-MISC och blankett 1099-NEC) behöver du en separat blankett 1096 för varje typ​​.
• Missförstånd kring syftet med blankett 1096: Kom ihåg att blankett 1096 är ett försättsblad för pappersinlämning av informationsdeklarationer till IRS och inte ett formulär för rapportering av finansiella transaktioner. 
• Felaktig elektronisk inlämning med blankett 1096: Vid elektronisk inlämning krävs inte blankett 1096. Det här formuläret är endast avsett för pappersinlämning. Om du lämnar in uppgifterna elektroniskt bör du i stället fokusera på de enskilda informationsdeklarationerna​.
• Att inte spara kopior för dina egna register: Spara alltid en kopia av blankett 1096 och alla informationsdeklarationer som lämnats in till IRS. Dessa dokument kan vara ovärderliga om avvikelser uppstår i framtiden​​.
• Att missa förfallodagen: Eftersom förfallodagen alltid är den sista dagen i februari bör du ställa in en återkommande påminnelse i din arbetskalender i början av februari, så att du har tillräckligt med tid för att samla in all information du behöver och behandla den i god tid före detta datum.

Distansarbetare och skatterapportering

Företag med distansarbetare är skyldiga att rapportera vissa typer av betalningar till IRS med hjälp av blankett 1096. Detta omfattar ersättning till personer som inte är anställda, exempelvis oberoende uppdragstagare och frilansare, vilket ofta förekommer vid distansarbete. 

Blankett 1096 fungerar som en sammanställning av mindre formulär, till exempel formulär 1099-MISC, som utfärdas individuellt till varje person som inte är anställd. Den krävs för alla företag som under skatteåret har gjort vissa typer av betalningar som totalt överstiger ett visst belopp.

Skatterapportering för distansarbetare kan dock vara komplicerad beroende på arbetstagarnas bosättningsstatus. Om en distansarbetare bor i en annan delstat eller till och med i ett annat land kan företagen behöva ta hänsyn till ytterligare lokala skatter och rapporteringskrav. 

Andra skatteöverväganden för distansanställda

Som distansanställd kan skattelagstiftningen tillämpas på dig på ett annat sätt än på anställda som arbetar på ett traditionellt kontor.

Vid distansarbete kan du tillhandahålla tjänster i en delstat medan din arbetsgivare är baserad i en annan. Det kan innebära att du är skyldig att betala skatt i båda delstaterna. För att säkerställa att du innehåller skatt för dina distansarbetare på rätt sätt är det viktigt att rådgöra med en skatterådgivare för att klargöra dina skatteskulder i olika delstater.

Dessutom bör du ta hänsyn till den möjliga påverkan av att arbeta hemifrån när det gäller skatteavdrag. Vissa utgifter som uppstår på grund av ditt arbete kan dras av i skattedeklarationen, men behörighetskriterier och villkor varierar. 

Anlita specialister för trygghet

Nu när du har fått en bättre förståelse för blankett 1096, hur du förbereder den och konsekvenserna av att förbereda den felaktigt kanske du undrar hur du kan förenkla den här processen för din organisation framöver. 

Om du inte har tillräckliga resurser för att hantera dessa löpande krav på efterlevnad internt rekommenderar jag att du samarbetar med en extern tjänsteleverantör som kan hantera dina processer för skatteförberedelser. Här är flera typer av tjänster som kan hjälpa till med dessa frågor:

Rådgör med en skatteexpert 

En auktoriserad revisor (CPA) eller skattejurist kan ge expertråd om skattelagstiftning och hjälpa organisationer att fylla i blankett 1096 och andra skatteformulär korrekt. De kan även erbjuda strategier för skatteoptimering och hjälpa till vid revisioner.

Samarbeta med en tjänst för registrerad arbetsgivare

För företag som anlitar internationella arbetstagare eller självständiga uppdragstagare kan en EOR-tjänst hantera löner, skatter och efterlevnad av lokala bestämmelser i de anställdas länder. Detta omfattar hantering av formulär 1096 i USA eller motsvarande formulär i andra länder i enlighet med internationella skattelagar.

Anlita en löneadministratör

Löneleverantörer med heltäckande tjänster är specialiserade på att hantera lönebearbetning, skatteavdrag och deklarationer för företag. De är ett populärt alternativ bland småföretagare eftersom lönetjänster hanterar alla delar av löneadministrationen, inklusive skattedeklarationer som formulär 1096 och andra formulär, skattelättnader, löpande efterlevnad och mycket mer.

Använd avancerad skatteprogramvara

För organisationer som föredrar ett mer praktiskt tillvägagångssätt men vill ha professionell vägledning kan skatteprogramvara för företag vara ett värdefullt verktyg. Dessa lösningar innehåller ofta funktioner som vägleder användarna genom processen att förbereda och lämna in skattedeklarationer, inklusive formulär 1096, och ger uppdateringar om förändringar i skattelagstiftningen.

Arbeta med en finansiell rådgivare

Även om vissa finansiella rådgivare främst fokuserar på bredare finansiella strategier erbjuder de även skatteplaneringstjänster. De kan samarbeta med din skatterådgivare eller löneleverantör för att säkerställa att dina skattestrategier överensstämmer med dina övergripande finansiella mål.

För att hålla dig uppdaterad om det senaste inom personalledning, prenumerera på vårt nyhetsbrev för ledare och chefer. Du får insikter och erbjudanden anpassade för ledare och HR-proffs direkt till din inkorg.