41 Temel İK Politikası ve En İyi Uygulama (Örneklerle)

Herhangi bir girişim veya küçük işletme büyüdüğünde, karşılaştığınız insan kaynakları yönetimi zorlukları giderek daha karmaşık hâle gelir.

Kuruluşa giderek daha fazla kişi katıldıkça tutarlılığı sağlamak ve çalışanlarla ilgili sorunları vaka bazında yönetmek giderek zorlaşır. Çözüm, bazı şirket politikaları oluşturmaktır.

Bu makale, insan kaynakları politikaları ve prosedürleri hakkında örneklerle birlikte genel bir bakış sunarak tam olarak bunu yapmanıza yardımcı olacak.

Temel bilgilerle başlayalım.

İK Politikaları Nedir?

İnsan kaynakları politikaları, işveren ile çalışan arasındaki istihdam ilişkisini düzenleyen kurallar ve süreçlerdir. Politika oluşturma, temel İK sütunlarından biridir.

İK Politikaları Neden Önemlidir?

İK politikaları, mevzuata uyumu ve kültürle tutarlı eylemleri sağlamak amacıyla işletmenizin nasıl yapılandırıldığının ve düzenlendiğinin önemli bir parçasıdır. İK politikalarının bazı faydaları şunlardır:

• Hem işverenlerin hem de çalışanların hak ve sorumluluklarını açıklar
• Beklenen davranışları netleştirerek çalışanlara ve liderlere rehberlik eder
• Mutlu ve sağlıklı bir iş yerinin teşvik edilmesine yardımcı olur
• Anlaşmazlıkları ve şikâyetleri çözmek için bir çerçeve sağlar
• Çeşitli İK süreçlerinin kolaylaştırılmasına yardımcı olur
• Yasalara ve düzenlemelere uyumun sürdürülmesine yardımcı olur.

İK Politikalarını Kim Yönetir?

Bir kuruluşun insan kaynakları ekibi (veya İK faaliyetlerinden sorumlu kişi), İK politikalarını oluşturmak ve sürdürmekten genellikle sorumludur. İK politikalarının çoğu, tüm kadrolu, geçici, yarı zamanlı ve tam zamanlı çalışanlar için geçerlidir.

İK politikası oluşturmanın yanı sıra, İK ekibinin ayrıntılı çalışan bilgilerini, insan kaynakları belgelerini, politikaları ve prosedürleri sürdürmesine, yönetmesine ve işlemesine yardımcı olacak bir belge yönetim platformuna veya bir İK politikası yönetim sistemine ihtiyacınız olacaktır.

İK ekipleri, şirket politikalarına uyumu izlemek ve sorunları etkili bir şekilde çözmek için İK vaka yönetimi sistemlerini kullanabilir.

İK Politikası Türleri

Bir işletmenin (ve çalışanlarının) zaman içinde uygulamaya koymaktan fayda sağlayabileceği sağlık ve güvenlik, emniyet, teknoloji kullanımı, çalışan davranışları, izin, işe alım ve seçme ile işten ayrılma gibi birçok İK politikası ve prosedürü türü vardır.

İşte İK Politikalarına ilişkin daha ayrıntılı bazı örnekler:

İK Politikalarının 11 Faydası

İK (İnsan Kaynakları) politikaları, bir kuruluş büyüdükçe kuruluşun etkili yönetiminde kritik bir rol oynayabilir. Değerlendirmeniz gereken bazı faydalar şunlardır.

1. Tutarlılık ve Adalet: İK politikaları, tüm çalışanlara adil ve tutarlı davranılmasını sağlar. Bu da çalışan morali ve memnuniyeti açısından önemli olan adalet ve eşitlik duygusunun korunmasına yardımcı olur.
2. Açık Yönergeler: Bu politikalar, karar alma ve beklenen davranışlar için açık yönergeler sunar. Bu açıklık, çalışanlar ve yönetim arasındaki kafa karışıklığını ve yanlış anlamaları azaltmaya yardımcı olur.
3. Yasal ve Düzenleyici Uyumluluk: İK politikaları, kuruluşların yerel ve uluslararası iş hukuku kurallarına uymasına yardımcı olarak yalnızca şirket için değil, çalışanları için de yasal koruma sağlar. Bu, yasal sorunlardan ve para cezalarından kaçınmak açısından kritik öneme sahiptir.
4. Artan Verimlilik: Standartlaştırılmış politikalar; işe alım, işe uyum ve performans değerlendirmeleri gibi çeşitli İK süreçlerini kolaylaştırarak verimliliğin artmasını sağlayabilir.
5. Çatışma Çözümü: Bu politikalar, iş yeri sorunlarını ve çatışmalarını ele almak ve çözmek için bir çerçeve sunar. Bu da uyumlu bir çalışma ortamının korunmasına yardımcı olur.
6. Risk Yönetimi: İyi tanımlanmış İK politikaları, istihdamla ilgili risklerin azaltılmasına yardımcı olur. Taciz, ayrımcılık ve çalışan şikâyetleri gibi hassas konuların nasıl ele alınacağına ilişkin yönergeler sunar.
7. Performans Yönetimi: İK politikaları, açık performans standartları belirlenmesine yardımcı olur ve çalışan performansını değerlendirmek için temel oluşturur. Bu, kuruluşun genel verimliliğine katkıda bulunur.
8. Kurumsal Kültür: Politikalar, bir kuruluşun kültürünün şekillendirilmesine yardımcı olur. Davranışlar ve etkileşimler için beklentiler belirleyerek olumlu ve üretken bir çalışma ortamı oluşturabilir.
9. Çalışan Gelişimi: Eğitim ve gelişimle ilgili politikalar, çalışanların öğrenme ve gelişme fırsatlarına sahip olmasını sağlar. Bu da iş memnuniyetini ve çalışanların elde tutulmasını artırabilir.
10. İşe Alım ve Çalışanları Elde Tutma: Açık İK politikaları, bir kuruluşu potansiyel çalışanlar için daha çekici hâle getirebilir. Ayrıca adil muamele sağlayarak ve gelişim için net bir yol sunarak personelin elde tutulmasında da rol oynar.
11. Çalışan Bağlılığının Artırılması: Çalışan refahına, çeşitliliğe ve kapsayıcılığa odaklanan politikalar, çalışan bağlılığını ve kuruluşa olan bağlılığı artırabilir.

İK politikaları, bir kuruluş büyüyüp değiştikçe sorunsuz ve verimli işleyişinin temelini oluşturur. Mutlu, üretken ve yasalara uygun bir iş yerinde çalışanların etkili şekilde yönetilmesi için gerekli yapıyı sağlar.

İK Politikalarının Dikkate Alınması Gereken Olası Dezavantajları

İK politikalarınız uygun şekilde yazılmaz, uygulanmaz veya yönetilmezse ters tepebilir.

Dikkat etmeniz gereken bazı olası sorunlar şunlardır.

1. Aşırı düzenleme ve bürokrasi: Aşırı HR politikaları, yaratıcılığı ve yenilikçiliği bastıran, katı ve bürokratik bir çalışma ortamı yaratabilir; yavaş karar alma süreçleri nedeniyle verimsizliklere ve hayal kırıklıklarına yol açabilir.
2. Herkese uyan tek bir yaklaşım: Standartlaştırılmış politikalar, farklı departmanların veya kişilerin kendine özgü ihtiyaçlarını karşılayamayabilir; bu da memnuniyetsizliğe ve belirli zorlukların ele alınmasında etkinliğin azalmasına yol açabilir.
3. Değişime direnç: Çalışanlar, özellikle yeterli iletişim kurulmadan veya çalışan geri bildirimleri dikkate alınmadan uygulamaya konulmaları durumunda, aşırı kısıtlayıcı veya gereksiz gördükleri politikalara direnebilir. Bu durum, desteğin azalmasına ve olası çatışmalara yol açabilir.
4. Çalışan morali ve işveren markası üzerindeki olumsuz etki: Katı veya cezalandırıcı politikalar, çalışanların moraline ve kuruluşun işveren olarak itibarına zarar verebilir; bu da en iyi yetenekleri çekmeyi ve elde tutmayı zorlaştırabilir.
5. Hukuki ve uyumluluk riskleri: Kötü hazırlanmış, güncelliğini yitirmiş veya uyumlu olmayan politikalar, hukuki itirazlara ve HR uyumluluğu sorunlarına yol açarak kuruluş için önemli riskler oluşturabilir.

Bu olumsuzlukları azaltmak için kuruluşların şunları yapması önemlidir:

• HR politikalarını düzenli olarak gözden geçirmek ve güncellemek
• Politikaların açıkça iletildiğinden ve anlaşıldığından emin olmak
• Gerekli düzenlemeler ile esneklik arasında denge sağlamak.

Çalışanların bu politikaların geliştirilmesine dahil edilmesi, politikaların olumlu karşılanmasını ve iş gücünün ihtiyaçlarıyla ilgili olmasını sağlamaya da yardımcı olabilir.

HR Politikası, Kurumsal Politika veya Kılavuzla Aynı Şey Midir?

“HR politikası”, “kurumsal politika”, “şirket politikası” ve “iş yeri politikası” terimleri genellikle birbirinin yerine kullanılır ve aynı şeyi ifade eder. 

Ancak bazı kurumsal politikalar, kuruluşun daha genel faaliyetleri için geçerli olabilir ve HR dışındaki bir departman tarafından oluşturulup sürdürülebilir (ör. tesise erişim, bilgisayar güvenliği, felaketlere hazırlık vb.).

Politikalar, kılavuz değil, kurallar bütünüdür. 

HR Uzmanı Tim Reitsma'ya göre, “Politika kelimesini duyduğumda, kısıtlayıcı bir kelime olarak algılanabilir. Ancak “politika” yerine “kılavuz” kelimesini kullanırsak, ne yazık ki gerekli ağırlığı taşımaz.” 

HR Politikaları Genellikle Nerede Bulunur?

Yeni işe alınan çalışan kontrol listesinin ve oryantasyon programının önemli bir parçası, çalışanla birlikte, ilk gününde veya ilk haftasında onu etkileyebilecek belirli politikaları gözden geçirmektir.

HR politikaları yazılı politikalar, dijital ve/veya yazdırılabilir politikalar şeklinde ve çalışanların kolayca erişebileceği konumlarda bulunabilir. 

Bunlar HR yazılımında veya bazen bir şirket intranetinde ya da paylaşılan sürücülerde saklanabilir. Genellikle iş sözleşmelerinde, çalışan el kitaplarında ve şirket politika kılavuzlarında bulunurlar. Ancak bunların her birindeki ayrıntı düzeyi değişiklik gösterecektir.

Neden Tüm HR Politikaları İş Sözleşmesine Dahil Edilmez?

Şirketinizin iş sözleşmesi, bir ekip üyesinin ne kadar izin hakkı olduğunu tanımlayabilirken ayrı bir izin politikası, çalışanın nasıl izin talep edebileceğini, bu talebin nasıl onaylanacağını, iznin tamamı kullanılmazsa ne olacağını vb. açıklayabilir. 

Bu ayrım, iş sözleşmesinin gereğinden uzun ve karmaşık olmasını önler. Ayrıca bir kişinin istihdamına ilişkin belirli unsurları, örneğin alacağı izin süresini (iş sözleşmesi), özelleştirmenize ve bunu genel izin politikasından (personel el kitabı) ayrı tutmanıza olanak tanır. 

Politikaların iş sözleşmesi dışında belgelenmesi, her bir kişinin sözleşmesini güncellemeden politikaların zaman içinde güncellenmesine de olanak tanır.

İlk günden itibaren çok fazla bilgiyle onları bunaltmamak için çalışan el kitabınızın özellikle yeni işe alınanlar için kısaltılmış bir sürümünü sunmak da yararlı olacaktır.

İnsan Kaynakları Politikalarını Ne Zaman Geliştirmelisiniz?

Bazı İK politikaları kuruluşun ihtiyaçlarına göre veya istihdam ilişkisinin belirli yönlerinin durum bazında ele alınması çok zorlaştığında belirlenebilir. 

Diğer politikalar ise çalışanlara rehberlik etmek, onları güçlendirmek veya korumak; kurumsal konulara açıklık getirmek ya da kuruluşun daha geniş kapsamlı çıkarlarını korumak amacıyla proaktif bir şekilde geliştirilmelidir.

İK politikalarını ne zaman oluşturmanız gerektiğine ilişkin bazı genel yönergeler aşağıda yer almaktadır.

İstihdam Sözleşmesiyle Doğrudan İlgili Politikalar Oluşturun

Başlangıç için iyi bir nokta, doğrudan çalışan yan haklarıyla ve istihdam sözleşmesinde belirtildiği üzere hem çalışanın hem de işverenin hak ve sorumluluklarıyla ilgili politikalar oluşturmaktır.

Örneğin, birçok istihdam sözleşmesi izin hakkını, çeşitli izin türlerine ilişkin yan hakları ve istihdam ilişkisinin nasıl sona erdirilebileceğini (ör. isteğe bağlı istihdam) belirtir.

İlgili İK politikaları, bu konularla ilgili prosedürleri daha ayrıntılı biçimde ele alır.

Politika uygulamasının istihdam sözleşmesi ile çalışan el kitabı arasında nasıl farklılaştığını anlamanıza yardımcı olacak bazı örnekler için aşağıdaki bölüme başvurun.

İstihdam Yasalarının Gerektirdiği Politikaları Oluşturun

Şüpheye düştüğünüzde, politikayı oluşturmaya bir başka başlangıç noktası olarak geçerli yasaları (eyalet/bölge yasaları, federal yasalar) ve yaygın iş ilişkileri uygulamalarını kullanın. 

Hem Kanada'da hem de ABD'de, işverenlerin aşağıdakiler gibi birçok politikayla ilgili olarak karşılaması gereken asgari gereklilikleri belirleyen çok sayıda istihdam yasası bulunmaktadır:

Çalışanları ve Kuruluşu Olumlu Yönde Etkileyecek Politikalar Oluşturun

Makine görüşü sektöründe üst düzey bir yönetici olan Joerg Clement, bunu en iyi şekilde şöyle özetliyor: 

“Süreçlerin ve politikaların uygulanması, bir kuruluşun sürekli iyileştirmeye olan bağlılığının temelidir. Müşteri ve çalışan gereksinimleri ile beklentileri zaman içinde değişir. Pazarlardaki değişikliklere hızlı bir şekilde yanıt verebilmek önemlidir ve bu, başarılı sonuçlara ulaşmak için süreçleriniz ile politikalarınızı uyumlu hâle getirmenizden kaynaklanır.”

Çalışanlar ve kuruluş üzerinde en büyük olumlu etkiye sahip İK politikalarına odaklanın. Yeni bir politikayı değerlendirirken kendinize şu soruları sorun:

• Bu politika çalışanları nasıl güçlendirecek ve koruyacak?
• Güçlü ve yüksek performanslı bir iş yeri kültürü oluşturulmasına nasıl katkıda bulunacak?
• Kurumsal değerler ve ilkeler destekleniyor mu?
• Bu politika başarılı ve uyumlu bir ekip oluşturmamıza nasıl yardımcı oluyor?
• Bu politika işletmeye yönelik riskleri en aza indirecek mi?
• Bu politika geçerli yasal gereklilikleri karşılayacak mı?

Tüm bu sorulara “evet” yanıtını verdiyseniz, bu muhtemelen oluşturmaya değer bir politikadır!

Çalışan El Kitabınızda Hangi İK Politikaları Yer Almalı?

İstihdam sözleşmesiyle doğrudan ilgili olan veya istihdam yasalarının gerektirdiği yazılı politikalar oluşturmanız gerekir.

Aşağıdaki altı politika, tam zamanlı ve yarı zamanlı çalışanları ve bunları uygulayan kuruluşları olumlu yönde etkileyebilir.

1. Çeşitlilik, Eşitlik ve Kapsayıcılık Politikası
2. Taciz Politikası
3. Uzaktan Çalışma / Evden Çalışma Politikası
4. Sosyal Medya Politikası
5. İş Yeri Sağlık ve Güvenliği Politikası
6. İzin ve İşten Uzak Kalma Politikası

Şüpheye düştüğünüzde, iş yasalarını, yürürlükteki diğer yasaları (yerel yasalar, il / eyalet yasaları, federal yasalar) ve yaygın iş ilişkileri uygulamalarını başlangıç noktası olarak kullanın 

Örneğin, Amerika Birleşik Devletleri'ndeki Aile ve Tıbbi İzin Yasası (FMLA) ve Amerikalılar için Engelli Bireyler Yasası ile Kanada'daki Britanya Kolumbiyası İstihdam Standartları Yasası gibi istihdam mevzuatı, bu politikaların birçoğu bakımından işverenlerin yerine getirmesi gereken asgari koşulları belirler.

Çeşitlilik, Eşitlik ve Kapsayıcılık Politikası

İster ırk ister cinsiyet eşitliği olsun, iş yerinde eşitliğe yönelik çaba hiç bu kadar büyük olmamıştı. Sistemik ırkçılığa karşı dünya genelinde düzenlenen son protestolar ve Black Lives Matter gibi hareketler göz önüne alındığında, bu konu da önceliklerinizin başında gelmelidir.

Glassdoor'un bu araştırması gibi çoğu araştırma, iş arayanların potansiyel işverenlerin çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılığa önem verdiğini bilmek istediğini gösteriyor.

PwC'ye göre, dünya genelindeki işletmelerin %87'si çeşitlilik ve kapsayıcılığın kurumsal bir öncelik olduğunu söylüyor. 

Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık uzmanlarını arayan iş ilanları son yıllarda daha yaygın hâle geldi.

İş ilanı siteleri Glassdoor ve ZipRecruiter bunun farkında; Glassdoor, daha eşitlikçi iş yerleri oluşturmaya yardımcı olmak üzere tasarlanmış yeni ürünleri kullanıma sundu. Kapsamlı bir politika ve program oluşturmanın ve bunları kamuya açık hâle getirmenin, en iyi yetenekleri işe alırken fark yaratabileceğini kabul ediyorlar.

Salesforce'un bir Baş Eşitlik Yöneticisi bulunuyor; bu, şirketin eşitliğe olan bağlılığını ve liderliğin en üst düzeylerindeki desteğini gösteriyor. Şirketin “Herkes İçin Eşitlik” politikası da web sitelerinde yer alıyor ve eşit haklar, eşit ücret, eşit eğitim ve eşit fırsat konusundaki değerlerini ve inançlarını açıklıyor.

Taciz Politikası

Çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık gibi tacize karşı politikalar da hiç bu kadar önemli olmamıştı.

Google'ın bu politikasında olduğu gibi taciz politikasının amacı, şirketinizin iş yerindeki uygun ve saygılı davranışlara ilişkin tutumunu ortaya koymak ve olumlu bir çalışma ortamının oluşturulması ve sürdürülmesinde tüm tarafların sorumluluklarını pekiştirmektir.

Kanada İş Kanunu'na göre taciz ve şiddet şu şekilde tanımlanır: 

"Cinsel nitelikte olanlar da dâhil olmak üzere, çalışanın rahatsızlık, aşağılanma veya başka bir fiziksel ya da psikolojik yaralanma veya hastalık yaşamasına makul ölçüde neden olabileceği öngörülebilen her türlü eylem, davranış veya yorum; buna mevzuatta öngörülen her türlü eylem, davranış veya yorum da dâhildir."

Cinsel taciz, en yaygın taciz biçimlerinden biridir. #MeToo hareketi, taciz ve şiddetin insanlar üzerindeki yaratabileceği birçok ciddi sorunu ve önemli zararı gün ışığına çıkardı.

Bu nedenle, cinsel tacizi ele almak üzere ayrı bir şirket politikası veya daha genel bir politika içinde ayrı bir bölüm oluşturmayı değerlendirin. 

İyi bir taciz politikası, ırkçı hakaretler, fiziksel tehditler ve aşağılayıcı şakalar da dâhil olmak üzere diğer taciz türlerini de kapsar.

Uzaktan Çalışma / Evden Çalışma Politikası

COVID-19 koronavirüsü, bireyleri, işletmeleri ve dünya ekonomilerini etkileyen, küresel boyutlarda bir krize neden oldu.

Sonuç olarak birçok işletme, bu kriz sürecini yönetmeye yardımcı olmak için evden çalışma (WFH) ve uzaktan çalışma politikalarını benimsemeyi tercih etti. 

Bu eğilimin mevcut pandeminin ötesinde de devam etmesi bekleniyor. Mart 2020'de CFO'larla yapılan bir araştırma, Gartner, Inc. tarafından yürütüldü ve katılımcıların %74'ünün daha önce iş yerinde çalışan personelinin en az %5'ini COVID-19 sonrası kalıcı olarak uzaktan çalışılan pozisyonlara geçireceğini ortaya koydu. Büyük şirketler olan Shopify, Microsoft ve Facebook daha fazla çalışanı kalıcı olarak evden çalışmaya geçiriyor. Kanada merkezli Shopify, uzaktan çalışma sistemlerine ilişkin stratejilerinin çoğunu web sitesinde de yayımladı.

Remote.co tarafından sağlanan bu örnekteki gibi bir uzaktan çalışma İK politikası şunları içermelidir:

• Uzaktan çalışmaya ilişkin şirket geçmişi
• Uzaktan çalışma için kimlerin uygun olduğu
• Bir ekip üyesinin ne sıklıkta / ne kadar süreyle uzaktan çalışabileceği
• Uzaktan çalışma düzenlemesinin nasıl talep edileceği
• Ekip üyeleriyle iletişim protokolleri ve standartları
• Uzaktan çalışmayı desteklemek için gereken araçlar, ekipmanlar ve kaynaklar.

Sosyal Medya Politikası

Sosyal medya, her dijital pazarlama stratejisinin önemli bir bileşenidir. İşletmenizin çevrimiçi ortamda sizin ve ekip üyeleriniz tarafından nasıl temsil edildiği, marka başarısı ile başarısızlığı arasındaki farkı yaratabilir.

Ekip üyelerinin sosyal medyayı hem kişisel hem de profesyonel amaçlarla nasıl kullandığına ilişkin bazı kurallar belirlemek; işletmeniz, markanız ve ekip üyelerinizin motivasyonu ve bağlılığı açısından oluşabilecek riskleri en aza indirir.

Hiç kimse, bir iş arkadaşının sosyal medya faaliyetleri nedeniyle çalıştığı kuruluş karşısında mahcup olmak istemez.

İK politikalarının çoğu “yaşayan politikalardır”; düzenli olarak güncellenmeleri ve geçerliliklerini korumaları gerekir. Bununla birlikte, sürekli değişen sosyal medya ortamı nedeniyle sosyal medya İK politikalarının genellikle diğer politikaların çoğundan daha sık güncellenmesi gerekir.

Merkezi Vancouver'da bulunan bir sosyal medya yönetim platformu olan Hootsuite, kendi sosyal medya politikanızı geliştirmeniz için bazı mükemmel yönergeler ve ayrıca yararlı bir sosyal medya politikası şablonu sunar.

İş Yeri Sağlığı ve Güvenliği Politikası

Lyft'in bu politikası gibi bir iş sağlığı ve güvenliği politikası, çalışanları korumak için gereken prosedürleri, iş yeri koşullarını, acil durum iletişim bilgilerini ve diğer özel gereklilikleri (ör. COVID-19 güvenlik protokolleri) sıklıkla ana hatlarıyla belirtir.

ABD Çalışma Bakanlığına bağlı İş Güvenliği ve Sağlığı İdaresi (OSHA) gibi kuruluşlar da çalışanların refahını korumak için belirli asgari standartların yürürlükte olmasını zorunlu kılar.

İş yeri şiddeti, çalışan sağlığı, güvenliği ve emniyetiyle doğrudan ilişkilidir; ancak genellikle kendine ait ayrı bir politikası vardır.

Örneğin, Disney'in çalışan politika el kitabında sağlık, güvenlik ve emniyete ayrılmış kapsamlı bir bölüm bulunur ve bu bölümde iş yeri şiddeti politikası da yer alır.

İzin ve İşten Uzak Kalma Politikası

Gerçek şu ki insanlar, sağlık sorunları veya ailevi acil durumlarla ilgilenmek ya da sadece tropik bir yerde tatil yapmak için zaman zaman işten uzak kalmaya ihtiyaç duyar!

Açık ve kapsamlı izin politikalarına sahip olmak, COVID-19 koronavirüsünün yol açtığı durumlar gibi zor zamanlarda onları nasıl destekleyeceğinizi bilmenin yarattığı stresi ortadan kaldırarak ekip üyelerinize yardımcı olabilir.

Bu insan kaynakları politikaları, çalışanların izin için uygunluk koşullarını ve izin kullanma süreçlerini ana hatlarıyla belirtir. Bu politikalar, çalışan izinlerini takip eden İK bilgi sistemlerinden ayrıdır; ancak hem sistem hem de politika birbiriyle uyumlu olmalıdır.

Oluşturmayı düşünmeniz gereken farklı izin politikası türlerinden bazıları, kabaca öncelik sırasına göre aşağıda verilmiştir. (Bu izin türlerinin tümü için asgari gereklilikleri belirleyen ilgili istihdam yasaları bulunduğunu unutmayın).

İzin Politikası Türleri

1. Yasal Tatiller: Şükran Günü ve Noel gibi hükümet tarafından tanınan tatiller
2. İzin: dinlenmek ve rahatlamak için planlanmış işten uzak kalma süresi
3. Sağlık / Hastalık İzni: hastalık veya hastaneye yatış nedeniyle işten uzak kalma süresi
4. Aile İzni: bir aile üyesinin bakımı, sağlığı veya eğitimiyle ilgili izin
5. Ebeveyn İzni: doğum yapan ebeveynin yeni doğan bebeğiyle ilgilenmesi için ayrılan süre
6. Yas İzni: bir aile üyesinin ölümüyle ilgili izin
7. Ücretsiz İzin: kişisel nedenlerle işten uzun süreli ve ücretsiz olarak uzak kalma. 

İzin politikaları, nasıl uygulandıklarına bağlı olarak bir ölçüde tartışmalı da olabilir. “Kaçınılması gereken politikalar” başlıklı sonraki bölümde, izin politikaları oluştururken nelerden kaçınılması gerektiği ele alınacaktır.

Çalışan el kitabınıza eklemeniz gerekenler bunlardır. Birçok şirket, kendi el kitaplarını oluşturma, güncelleme ve dağıtma süreçlerine yardımcı olması için çalışan el kitabı yazılımı kullanmayı tercih eder.

Çalışan El Kitabınıza Hangi Politikaları Eklemekten Kaçınmalısınız?

Çalışan el kitabınıza eklenmesi önemli ve gerekli olan politikaların yanı sıra, şirket kültürünüzü olumsuz etkileyebilecek, çalışanların motivasyonunu düşürebilecek veya potansiyel çalışanların şirketinize katılmasını engelleyebilecek politikaları da bilmek önemlidir.

Aşırı bürokratik ve katı olan, ekip üyelerinize güven duyduğunuzu göstermeyen veya günümüzün insan odaklı ve ilerici kuruluşlarında artık geçerliliğini yitirmiş politikalar oluşturmaktan kaçınmalısınız. 

Aşağıda, tanımlama zamanı geldiğinde tamamen dışarıda bırakmanız veya dikkatle yaklaşmanız gereken bazı İK politikaları yer almaktadır.

Katı Kıyafet Kuralları

Müşteri toplantıları veya ticari fuarlar gibi bazı durumlarda kıyafet kurallarının hâlâ uygun olduğu söylenebilir; ancak genel olarak bir şirketin bir kişinin pantolonunun rengini veya kot pantolon giyip giyemeyeceğini belirlemesinin kabul edilebilir olduğu günler geride kaldı. 

General Motors CEO'su Mary Barra, çoğu kuruluş için geçerli olan “uygun giyinin” ifadesiyle otomobil üreticisinin 10 sayfalık kıyafet kuralını yalnızca iki kelimeye indirdi.

Esnek Olmayan İzin Uygulamaları

Maaşlı çalışanlarınıza doktora gitmek veya veli-öğretmen görüşmesine katılmak için zaman zaman kısa süreli izin almaları gerektiğinde esneklik sağlayın.

Saatlik çalışanların aksine, çalışmalarını ve çalışmadıkları süreleri bir banka hesabındaki alacak ve borç kayıtları gibi her saat için takip etmelerini istemeniz gerekmez. 

Güvensizliğe Dayalı Yas İzni

“Hmm, büyükannen gerçekten öldü mü?” Yıkıcı bir kişisel kaybın ardından hiçbirimizin duymak isteyeceği son şey budur; ancak ölüm belgesi gibi ölüm kanıtı gerektiren bir yas izni politikası uygularsanız, çalışanınızdan tam olarak bunu istemiş olursunuz.

Birçok ilerici kuruluş, çalışanlarına ücretli yas izni de sunar; böylece çalışanlar ailevi bir krizle ilgilenmek için değerli izinlerini (dinlenmeye ve rahatlamaya ayırmaları gereken zamanı) veya hastalık izinlerini kullanmak zorunda kalmaz.

Kişisel Cep Telefonu ve İnternet Kullanımı

Çalışanların iş yerinde kişisel cep telefonlarını kullanmasını veya iş bilgisayarlarıyla internete kişisel amaçlarla erişmesini yasaklayan insan kaynakları politikaları hızla eskiyor. 

Psikoloji alanındaki araştırmalar, iş sırasında mola vermenin enerjiyi, motivasyonu ve odaklanmayı korumak için gerekli olduğunu göstermiştir.

Yürüyüşe çıkmak, esneme hareketleri yapmak veya meditasyon uygulamak, zihinsel bir mola vermenin harika yollarıdır.

Hava koşulları uygun değilse internette gezinmek, sosyal medyada vakit geçirmek veya iş dışından bir arkadaşla sohbet etmek de iyi alternatiflerdir. 

Elbette bu tür şeyleri aşırıya kaçırmak doğru değildir; ancak bu durumlar genellikle nadirdir ve ekip üyenizle bire bir görüşülerek ele alınabilir.

Ayrıca… Açıklığın, Dilin ve Üslubun Önemini Unutmayın

Politikaların, amaçları ne kadar olumlu olursa olsun, yine de otoriter ve bürokratik olarak algılanabileceğini unutmayın. 

Politikalarınızın nasıl yazıldığı ve sunulduğu, kuruluşunuzdaki insanlar tarafından nasıl karşılandıkları ve geliştirmeye çalıştığınız kurumsal kültür üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.

Carla Nordean, Squirrel Systems'te İnsan ve Kültür Direktörü, şu ifadeleri kullanıyor: “El kitabının genel üslubunun kültür üzerinde büyük bir etkisi vardır. El kitabınız baskıcı bir dille ("çalışanlar şunları yapmalıdır / yapmamalıdır...") yazılmışsa, yeni işe alınanlar doğru kuruluşa katılıp katılmadıklarını sorgulayabilirler.”

Tim Reitsma şunları ekliyor: “Politikaları yazarken kuruluşlarımızda kullandığımız dil önemlidir. Bazı ifadeler 'zorundasınız' şeklindedir, ancak dili “sorumlusunuz” gibi bir ifadeyle yumuşatabiliriz.”

HR Politikalarınızı Nasıl Yazabilirsiniz?

Etkili HR politikaları yazmak; kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarını, yasa ve yönetmeliklere uyumu ve HR yönetimindeki en iyi uygulamaları dikkate alan özenli bir süreç gerektirir. 

HR politikaları yazmanıza yardımcı olacak adım adım kılavuz:

1. İhtiyacı Belirleyin

• Kuruluşunuzda resmî politikalar gerektiren alanları belirleyerek başlayın. Bu gereklilik; yasal zorunluluklardan, kurumsal ihtiyaçlardan veya çalışan geri bildirimlerinden kaynaklanabilir.

2. Araştırma Yapın

• Uyumu sağlamak için ilgili yasa ve yönetmelikleri araştırın
• Sektör standartlarını ve en iyi uygulamaları inceleyin
• Fikir edinmek için benzer kuruluşların politikalarını gözden geçirin.

3. Paydaşlara Danışın

• Farklı görüşleri anlamak ve görüş toplamak için yönetim, çalışanlar ve mümkünse hukuk danışmanları da dâhil olmak üzere çeşitli paydaşlarla iletişim kurun

4. Politikayı Taslak Hâline Getirin

Politika taslağınızı hazırlamanıza yardımcı olması için bu biçimi kullanın. 

• Başlık: Politikanın neyle ilgili olduğunu açıkça belirtin.
• Amaç: Politikanın neden uygulamaya konulduğunu ve önemini açıklayın.
• Kapsam: Politikanın kimler için geçerli olduğunu tanımlayın (ör. tüm çalışanlar, belirli departmanlar).
• Politika Beyanı: Kuruluşun belirli konuyla ilgili yaklaşımını veya kurallarını ana hatlarıyla açıklayın.
• Prosedürler: Çalışanların ve yönetimin politikayla ilgili olarak izlemesi gereken adımları veya prosedürleri ayrıntılı şekilde açıklayın.
• Sorumluluklar: Politika kapsamında farklı paydaşların (çalışanlar, HR, yöneticiler) sorumluluklarını belirtin.
• Uygulama: Politikanın nasıl uygulanacağını ve uyulmaması durumunda doğacak sonuçları açıklayın.
• Gözden Geçirme ve Değişiklik: Politikanın nasıl ve ne zaman gözden geçirileceğini ve güncelleneceğini belirtin.

6. Gözden Geçirin ve Düzenleyin

• Yasal gereklilikleri ve kurumsal hedefleri karşıladığından emin olmak için taslağı HR uzmanlarına ve hukuk danışmanlarına inceletin.
• Alınan geri bildirimlere göre politikayı düzenleyin.

7. Onaylayın ve Dağıtın

• Üst yönetimin onayını alın.
• Politikayı uygun kanallar aracılığıyla (ör. e-posta, şirket intraneti, personel toplantıları) tüm çalışanlara duyurun.
• Politika davranışlarda veya süreçlerde değişiklik gerektiriyorsa eğitim oturumları düzenleyin.

8. Uygulayın ve İzleyin

• Politikayı uygulayın ve etkinliğini izleyin.
• Soruları yanıtlamaya ve gerektiğinde açıklama sunmaya hazır olun.

9. Düzenli Olarak Gözden Geçirin ve Güncelleyin

• Güncelliğini koruduğundan ve yasa ve yönetmeliklere uygun olduğundan emin olmak için politikayı düzenli olarak gözden geçirin.
• Gerektiğinde politikayı güncelleyin ve çalışanları önemli değişiklikler hakkında bilgilendirin.

HR Politikaları Yazmak İçin En İyi Uygulamalar

1. Kurumsal hedefler ve değerlerle uyum sağlayın

• Her politikanın kuruluşunuzun misyonu, vizyonu ve temel değerleriyle uyumlu olduğundan emin olun. Politikalar, genel stratejik hedefleri desteklemeli ve kurum kültürünü geliştirmelidir.

2. Açık ve öz olun

• Basit ve anlaşılır bir dil kullanın. Çalışanların kafasını karıştırabilecek hukuki jargon veya karmaşık terimlerden kaçının. Amaç, anlaşılmalarını ve bunlara uyulmasını sağlamak için politikaları mümkün olduğunca açık ve erişilebilir hâle getirmektir.

3. Yasal uyumluluğu sağlayın

• Politikalarınızın ilgili tüm yerel, eyalet ve federal yasa ve düzenlemelere uygun olduğundan emin olun. Bu, yasal sorunlardan kaçınmak için hukuk profesyonellerine veya İK uzmanlarına danışmanızı gerektirebilir.

4. Geliştirme sürecine paydaşları dâhil edin

• Politika geliştirme sürecine, farklı kademelerden ve departmanlardan çalışanlar da dâhil olmak üzere çeşitli paydaş gruplarını katın. Bu, politikaların gerçekçi ve uygulanabilir olmasını, ayrıca tüm iş gücünün ihtiyaçlarını ve endişelerini ele almasını sağlar.

5. Esnek tutun

• Politikalar açık yönergeler sunmalı, ancak istisnai durumlara uyum sağlamak için bir miktar esnekliğe de izin vermelidir. Aşırı katı olmak gereksiz kısıtlamalar yaratabilir ve etkili karar almayı engelleyebilir.

6. Çalışan deneyimine odaklanın

• Politikaların çalışan deneyimini nasıl etkileyeceğini değerlendirin. Politikalar adil olmalı, olumlu bir çalışma ortamını teşvik etmeli ve çalışanların refahını desteklemelidir.

7. Örnekler sunun

• Uygun olduğu durumlarda, politikanın uygulanışını açıklığa kavuşturmak için örneklere yer verin. Bu, yanlış anlaşılmaların önlenmesine ve politikanın pratik durumlarda nasıl yorumlanması gerektiğinin gösterilmesine yardımcı olabilir.

8. Sorumlulukları ve sonuçları ana hatlarıyla belirtin

• Her politika kapsamında kimin neden sorumlu olduğunu ve kurallara uyulmamasının sonuçlarını açıkça tanımlayın. Bu hesap verebilirlik çerçevesi, politikanın ciddiye alınmasını ve bunlara uyulmasını sağlamaya yardımcı olur.

9. İletişim kurun ve eğitim verin

• Geliştirildikten sonra politikaları tüm çalışanlara etkili bir şekilde iletin. Herkesin politikaları ve bunların kendi rollerine nasıl uygulandığını anlamasını sağlamak için eğitim oturumları veya atölye çalışmaları düzenlemeyi değerlendirin.

10. Düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin

• İK politikalarınızı güncelliğini, etkililiğini ve yasal uyumluluğunu koruduğundan emin olmak için düzenli olarak gözden geçirin. Özellikle yasalarda, kuruluş yapısında veya stratejik hedeflerde değişiklik olduğunda, bunları gerektiği şekilde güncelleyin.

11. Erişilebilirliği sağlayın

• İntranet, çalışan el kitabı veya erişilebilir başka bir format aracılığıyla tüm çalışanların politikalara kolayca erişebildiğinden emin olun.

12. Şeffaflığı ve açık iletişimi teşvik edin

• Politikalar hakkında geri bildirim verilmesini teşvik edin ve İK politikalarıyla ilgili sorular veya endişeler için açık kapı politikasını sürdürün. Bu, şeffaflık ve sürekli iyileştirme kültürünü teşvik eder.