ERP yazılımı, günlük görevleri daha kolay ve düzenli hâle getirmek için tüm iş süreçlerinizi tek bir yerde toplar. ERP yazılımını nasıl kullanacağınızı öğrenmek istiyorsanız, bu sistemlerde gezinmenin temellerini, neler yaptıklarını ve bu sistemlerde ustalaşmanın iş yerindeki verimliliğinizi nasıl artırabileceğini öğreneceksiniz.
ERP araçlarını kullanırken izlediğim basit adımları açıklayacağım.
ERP Sistemi Nedir?
Bir ERP sistemi, birbirini tamamlayan ve birbiriyle bağlantılı modüller aracılığıyla işlevleri ve süreçleri kontrol eden, yöneten ve entegre eden bir yazılımdır. İşletmeler, kurumsal kaynak planlama sistemini temel olarak departmanlar arası iletişimi güçlendirmek, süreçleri optimize etmek ve tüm iş operasyonlarına güvenilir erişimi geliştirmek için kullanır.
ERP sistemlerinin temel işlevleri arasında envanter yönetimi, tedarik zinciri yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, muhasebe, sevkiyat, teslimat planlama, satış, zaman çizelgeleri ve çok daha fazlası yer alır.
ERP sistemleri iş süreçlerini entegre eder, günlük operasyonlarda görünürlüğü artırır ve karar alma süreçlerini geliştirir.
Daha ayrıntılı bilgi için ERP sistemleri ve nasıl çalıştıkları hakkındaki makalemize göz atın.
ERP Sistemlerinin Farklı Türleri Nelerdir?
Üç ana ERP uygulama türü vardır. Bunlar şirket içi, hibrit ve bulut tabanlı sistemlerdir. Her ERP uygulama sisteminin farklı avantajları ve dezavantajları bulunur.
Şirket İçi ERP
Şirket içi bir ERP yazılım sistemini, kontrolünüz altındaki konumlarda bulunan kurum içi sunuculara kurar ve çalıştırırsınız. İnsanlarınıza, sistemlerinize ve süreçlerinize bağlanan kişisel BT altyapısını kullanmanın kontrolünü ve güvenliğini sağlar.
Şirket içi ERP sistemlerini özelleştirmek ve işletmenizin özel ihtiyaçlarına göre değiştirmek daha kolaydır. Sistem verilerini güvence altına alması ve denetlemesi gereken işletmeler için idealdir. Günlük iş süreçleriniz için diğer sistemlerle özel entegrasyona ihtiyacınız vardır. Ayrıca uygulama ve sunucu bakımını yönetmek için özel BT kaynaklarına ihtiyaç duyarsınız.
Bulut Tabanlı ERP
Bu, şirket içinde çalışan sistemlerin aksine bir bulut bilişim platformunda barındırılan ERP yazılımı çözümüdür. İşletmelerin hizmetlere internet üzerinden erişmesini sağlar. Bulut ERP yazılımlarını sağlayıcılar barındırır ve işletmelere sunar. Bu, peşin lisans ücretleri gibi olumsuz unsurları ortadan kaldırır.
ERP bulut yazılımına olan talep artmaya devam etmektedir ve GlobeNewswire verilerine göre 2020 ile 2025 arasında yıllık bileşik büyüme oranının yüzde 17'nin üzerine çıkması beklenmektedir. Talep artışının temelinde verileri gerçek zamanlı olarak analiz etme ve bunlara erişme olanağı bulunmaktadır.
Have an account? Log In
Hibrit ERP
Hibrit ERP veya iki katmanlı model ERP paketi, hem şirket içi hem de bulut ERP işlevlerini ve özelliklerini birleştirir. Modern dijital işletmeler için modüler bir ERP uygulaması ve çok kaynaklı bir sistemdir.
İki katmanlı model, ERP özelliklerinin şirket içi bir çözümde korunduğu ve ERP uygulamalarının bulutta dağıtıldığı hibrit bir ERP mimarisini ifade eder. İşletmeniz, kurumsal işlevleri yürütmek için mevcut şirket içi ERP sistemini kullanır ve küçük iş birimlerini desteklemek için bulut ERP yazılımı ekler.
İlgili okuma: Büyük Şirketlerde ERP Uygulamasına 5 Örnek
ERP Yazılımı Nasıl Kullanılır?
Bir ERP sistemi satın almak her işletme için büyük bir yatırımdır; bu nedenle sistemden en iyi şekilde yararlanmanız gerekir. ERP sistemleri tam anlamıyla kullanıldığında verimliliği ve kaliteyi artırır, maliyetleri ve hataları azaltır, işletmenizin performansını, üretkenliğini ve kârlılığını geliştirir. ERP yazılımını nasıl kullanacağınız ve ondan en iyi şekilde nasıl yararlanacağınız aşağıda açıklanmıştır.
İş Süreçlerinizi İnceleyin
En iyi ERP sistemini seçerken iş operasyonlarınızın süreç incelemesini yapmak önemlidir. Bu, hangi süreçlerin iyileştirilmesi gerektiğini (ve nasıl iyileştirileceğini) izlemenize yardımcı olur; böylece ERP kullanıma alındıktan sonra yatırım getirisini kontrol etmek için bu süreçleri ölçebilirsiniz.
Bu adım, hangi iş süreçlerinin en fazla ilgiyi gerektirdiğine karar vermenize de yardımcı olabilir; çünkü bu durum, satın alacağınız ERP yazılımını etkiler. Örneğin, güçlü bir muhasebe çözümüne sahip bir sisteme mi ihtiyacınız var? Yoksa odağınız daha çok insan kaynakları tarafında mı? Yanıtınız “yukarıdakilerin tümü” ise, tüm ihtiyaçları karşılayabilecek daha yüksek fiyatlı bir çözüm aramanız gerektiğini bilirsiniz.
Göz atmak isteyebileceğiniz bir konu: Etik ve Uyumluluk Yazılımı Tam Olarak Nedir?
Eğitime Yatırım Yapın
Çalışanlarınızı ve ERP çözümünüzün diğer tüm son kullanıcılarını eğitmenin sağladığı değeri asla küçümsememelisiniz. Eğitimli kullanıcılar her türlü yazılım çözümünden en iyi şekilde yararlanır ve güncellemelere ve değişikliklere hızla uyum sağlayabilir. Ayrıca ERP yazılımını derinlemesine anlamaları, daha bilinçli iş kararlarını daha hızlı almalarına yardımcı olabilir.
Birçok işletme, kullanıcılarınızı çalışır duruma getirmek için başlangıç eğitiminin yeterli olduğunu varsayarak hata yapar. Ancak durum böyle değildir. ERP sistemleri gelişmeye devam ettikçe çalışanlarınız ve kullanıcılarınız da gelişmelidir. ERP sağlayıcınızla birlikte sürekli eğitim programları oluşturmak, yazılım daha gelişmiş hâle geldikçe kullanıcıların bilgilerini ilerletmelerini sağlar.
Veri Kalitesine Odaklanın
ERP sisteminiz, veri akışının nedenini, ne zamanını, nerede gerçekleştiğini ve nasıl işlediğini yönetmenize yardımcı olur. Bu veriler kapsamlı, doğru ve erişilebilir olmalıdır; aksi hâlde bunlara sahip olmanın bir anlamı yoktur. Adlandırma kuralları ve belge sürümlerinin nasıl yönetileceği de dâhil olmak üzere veri giriş standartlarınızı tasarlamak için biraz zaman ayırın. Şirketteki herkesin departmanlar arasında birleştirilmiş veriyle ilgili en iyi uygulamalara erişebildiğinden emin olun.
Ayrıca standartlara uyulup uyulmadığını düzenli olarak kontrol etmek için veri denetimlerinden ve toplu veri temizlemeden yararlanın. Yanlış verileri temizlemek sayısız saatlik zaman kaybına yol açabilir; bu nedenle ilk seferde doğru yapmak çok daha iyidir.
Kullanıcıların tarih alanına önce günü mü yoksa ayı mı girdikleri konusunda ısrar etmek önemsiz görünebilir... ancak bir Excel sayfasına aktarma yaptığınızda ve şubat ayında gerçekleştirilen işlemler ile her ayın 2'sinde gerçekleştirilen işlemleri kolayca ayırt edemediğinizde fikriniz değişecektir.
ERP Platformunuzu Özelleştirin
Çoğu ERP yazılımı, her tür işletmeye uyacak şekilde geliştirilmiş, birçok ihtiyaca çözüm sunan bir yapı olarak gelir. İşletmenizin ihtiyaçlarına uyan hazır bir çözüm tasarlamak, ERP yazılımınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlamanın yollarından biridir.
En iyi sonuçlar için hizmet sağlayıcınızdan sisteminizi özelleştirmenize yardımcı olmasını isteyin. Bekleyebileceğiniz özelleştirmeler arasında gereksiz alanları gizlemek, belirli özellikleri açmak veya kapatmak, gerekli alanları eklemek ve çok daha fazlası yer alır.
Ayrıca entegrasyonları ve eklentileri kullanarak ERP platformunuzu daha sınırlı ölçüde özelleştirebilirsiniz. Diğer uygulamalara bağlanma veya belirli amaçlara yönelik araçları uygulama konusunda hangi seçeneklerin mevcut olduğunu ERP sağlayıcınıza sormayı unutmayın.
ERP Sisteminizi Geleceğe Hazırlayın
Her yazılım alanında olduğu gibi ERP sistemleri de gün geçtikçe gelişmeye devam eder. Bugün kullandığınız ERP yazılımı beş, on veya yirmi yıl içinde oldukça farklı görünebilir. ERP sağlayıcınıza geleceğe yönelik yol haritasının nasıl göründüğünü sorun. Araştırma ve geliştirmeye ne ölçüde yatırım yapıyorlar? Hangi ek özellikleri uygulamayı umuyorlar? Güncellemeleri ne sıklıkla yayımlıyorlar?
İyi bir ERP sistemi statik bir yapı olmayacaktır. İş teknolojisindeki yeni gelişmelere uyum sağlayan, gelişen ve değişen bir ekosistem olacaktır.
Entegrasyon Seçeneklerini Değerlendirin
ERP entegrasyonları, araç setinize özellikler ekleyerek işletmenizin operasyonel verimliliğini artırmanıza yardımcı olabilir. Entegrasyonlar, birbirinden farklı iki uygulamayı birbirine bağlar ve bu uygulamaların iletişim kurmasını sağlar. Bazı entegrasyonlar oldukça kapsamlıdır; böylece birine girilen bilgilere diğerinden sorunsuz bir şekilde erişilebilir.
Yaygın ERP sistemi entegrasyonları; üretim ve tasarım, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) ve depo yönetim sistemleri (WMS) gibi alanları kapsayabilir.
Mobil Uygulamalardan Yararlanın
Modern bir ERP çözümü muhtemelen iOS ve/veya Android için bir akıllı cihaz uygulamasıyla birlikte gelir. Bunun avantajlarından yararlanın; kullanıcılarınız için pek çok fayda sağlar. Mobil uygulamalar, ERP sistemlerinize daha kolay erişim ve daha fazla görünürlük sunar.
Uygulamalar ayrıca çalışanlarınızın ve kullanıcılarınızın önemli bilgilere uzaktan kolayca erişmesini sağlar. Bu, bulundukları yer neresi olursa olsun herkesin tüm iş operasyonlarından haberdar kalması için kolay bir yoldur.
Toplam Sahip Olma Maliyetini (TCO) Değerlendirin
Bir ERP sistemine yatırım yapmak, çoğu işletme için büyük bir yatırımdır. Maliyet bilincine sahip bir işletme, ne tür bir ERP sistemine ihtiyaç duyduğuna karar vermek için toplam sahip olma maliyetini incelemelidir. Yazılım maliyetlidir; donanım satın alma, iç kaynakların kullanımı, bakım ve gelecekteki yükseltme maliyetleri gibi diğer yatırım unsurlarından söz etmeye bile gerek yok. Genel tabloya bakın ve bunu tasarruf etmeyi beklediğiniz zaman ve parayla karşılaştırın.
Buna göz atın: Bütçesi Kısıtlı Küçük İşletmeler İçin En İyi 10 ERP Sistemi
Üst Yönetiminizin Desteğini Aldığınızdan Emin Olun
Üst düzey yönetimin desteği, ERP sisteminizin uygulamasının nasıl ilerleyeceğinin temel göstergelerinden biridir. Üst yönetiminizin uygulama sürecine dahil olması zorunlu değildir. Ancak onlarla iş birliği yapmak, uygulama sürecinde genellikle önemli bir başarı faktörü olan uygun kaynak planlamasına olanak tanır.
More Articles
Departmanlar Arası Bir Ekip Oluşturun
Sorunsuz bir uygulama süreci için farklı departmanlardan kişilerin yer aldığı bir uygulama ekibi oluşturun. Bu, işletmenizin tüm önemli alanlarının ele alınmasını sağlar ve sistemi kullanması beklenen farklı ekiplerden geri bildirim toplanmasına yardımcı olur.
Sonuç olarak, tüm kurumsal işlevler ERP sisteminizle entegre hale gelir. Başlatma sürecinde her departmanın temsil edildiğinden emin olun.
Sisteminizin Kullanım Ömrünü Ölçün
ERP sisteminizden elde ettiğiniz yatırım getirisi (ROI), bunun işletme için uygulanabilir bir karar olup olmadığını belirler. Bu değer zaman içinde dalgalanır ve zaman zaman hedeflerinizi ayarlamanızı ve takip etmenizi gerektirebilir. İdeal sistem, harcadığınız paranın karşılığını ve etkileyici bir yatırım getirisi sunmalıdır.
Sonuç
Birçok işletme ERP yazılımı kullanır, ancak bunların hepsi sistemin sunduğu tüm potansiyelden yararlanamaz. Seçtiğiniz çözümün yeteneklerini ve işlevlerini anlamak, ondan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir. ERP sisteminiz, verimliliği artırmanıza, hataları azaltmanıza, üretkenliği yükseltmenize ve nihayetinde kârlılığı iyileştirmenize yardımcı olduğu için işletmenizin başarısı açısından hayati bir araçtır.
Birçok yönetici, çeşitli bir uygulama ekibi oluşturmak, üst yönetimi sürece dahil etmek, eğitimi göz ardı etmek, sistem yükseltmelerini ihmal etmek ve gelecek için plan yapmamak gibi kritik hususları gözden kaçırma hatasına düşer.
ERP sisteminizin nasıl çalıştığını anlamak, sistemden en iyi şekilde yararlanmanızı sağlasa da çalışanlarınızın ve kullanıcılarınızın sistemi nasıl kullandığı, sistemin değerini belirler. Maliyetli olsa da doğru ERP sistemi, uzun vadede etkileyici bir yatırım getirisi sunmalıdır.
İlgili Yazı: ERP ve MRP Karşılaştırması: Bilmeniz Gereken 3 Fark ve Yararlı Bir Rehber
Uzmanlardan daha fazla bilgi almak için, People Managing People Bülteni'ne kaydolun. Hazır buradayken topluluğa katılmak için bekleme listesine de kaydolun!
