HR yazılımı ilk olarak 1970'lerde, şirketlerin mevzuat standartlarını karşılamaya yardımcı olmak amacıyla çalışan verilerini büyük ana bilgisayarlarda depolamaya ihtiyaç duymasıyla ortaya çıktı. Bunlar, bilgi işlem alanındaki önemli gelişmeler sayesinde günümüzde çok daha güçlü olan ilk insan kaynakları bilgi sistemleriydi (HRIS).
HR yazılımı pazarının büyüklüğü artık çok büyük ve yeni çözümlerin sürekli ortaya çıkmasıyla önemli ölçüde büyümesi bekleniyor. HR yazılımının ne olduğunu ve işletmenize nasıl fayda sağlayabileceğini anlamanıza yardımcı olması için bu kılavuzu kullanın.
HR Yazılımı Nedir?
HR yazılımı, bir kuruluş içindeki temel HR işlevlerini destekleyen her türlü yazılım uygulamasını ifade eder. Kuruluşlar, HR süreçlerini daha verimli ve etkili hâle getirmek ve hem HR hem de HR dışındaki çalışanlar için iş yerini iyileştirmek amacıyla HR yazılımı satın alır.
Yaygın kullanım alanları arasında daha iyi veri yönetimi ve güvenliği, bordro gibi temel süreçlerin otomasyonu ve veriye dayalı karar alma için iş gücü hakkında daha kapsamlı içgörüler yer alır.
HR Yazılımının Faydaları
HR yazılımı, işletmenizdeki bireylere ve ekiplere çok sayıda açıdan fayda sağlayabilir.
HR yazılımı HR departmanlarına nasıl fayda sağlar?
İşte HR yazılımının HR departmanlarına sağladığı faydalar:
- İdari görevlerin otomasyonu: HR yazılımı, çalışan verilerinin yönetimi, devam takibi ve bordro işlemleri gibi rutin görevleri otomatikleştirir. Bu, manuel iş yükünü azaltır, hataları en aza indirir ve HR personeline daha stratejik görevlere odaklanması için zaman kazandırır.
- Geliştirilmiş işe alım süreci: Aday takip sistemleri ve işe alım CRM'leri gibi platformlar iş ilanlarını yönetmeye, başvuruları değerlendirmeye ve adaylarla iletişim kurmaya yardımcı olur. Bu, işe alım sürecini hızlandırabilir, daha iyi bir aday deneyimi sunabilir ve işe alımların kalitesini artırabilir.
- İyileştirilmiş çalışan işe alıştırma süreci: Uzmanlaşmış işe alıştırma yazılımları veya modülleri; belge gönderimi, eğitim programları ve ilk değerlendirmeler gibi unsurları otomatikleştirerek işe alıştırma sürecini kolaylaştırabilir.
- Öğrenme ve gelişim: öğrenme yönetim sistemleri gibi araçlar eğitim programları tasarlamaya, eğitim materyallerine kolay erişim sağlamaya ve L&D programlarının etkinliğini ölçmeye yardımcı olur.
- Çalışan self servis portalları: Birçok HR sistemi, çalışanların kendi kişisel bilgilerini, yan haklarını ve HR ile ilgili diğer görevlerini yönetmesine olanak tanıyan self servis portalları sunar. Bu, çalışanları güçlendirir ve HR departmanının üzerindeki idari yükü azaltır.
- Veri yönetimi ve analitik: HR analitiği yazılımı gibi araçlar, HR departmanlarının iş gücü trendleri, performans ölçütleri ve uyumluluk sorunları hakkında içgörüler elde etmesine yardımcı olur. Bu veriler stratejik planlama ve karar alma açısından kritik olabilir.
- Yasal uyumluluk: İş kanunlarını ve düzenlemeleri takip etmek zor olabilir. HR uyumluluk yazılımları veya modülleri, sistemleri yeni kanunlara uygun şekilde güncelleyerek ve denetim izleri için uygun kayıtları tutarak uyumluluğun sağlanmasına yardımcı olur.
- Geliştirilmiş iletişim: Bu sistemler genellikle bilgi depoları, mesajlaşma platformları ve geri bildirim araçları gibi çalışanlar ile HR personeli arasındaki iletişimi kolaylaştıran araçlar içerir. Bu, HR sorunlarının daha hızlı çözülmesini sağlayabilir ve bağlılığı artırabilir.
- Performans yönetimi: Performans yönetimi araçları çalışan performansını takip etmeye, hedefler belirlemeye ve performans değerlendirmeleri yapmaya yardımcı olur. Bu, çalışan gelişiminin daha etkili bir şekilde yönetilmesine ve bireysel hedeflerin işletme hedefleriyle uyumlu hâle getirilmesine yardımcı olur.
HR yazılımı çalışanlara nasıl fayda sağlar?
HR çalışmalarının büyük bir bölümü çalışanları desteklemeye odaklandığından, HR yazılımının çalışanlara da fayda sağlaması mantıklıdır.
HR yazılımının genel iş yeri deneyimini nasıl geliştirdiği aşağıda açıklanmıştır:
- Geliştirilmiş İK ürünleri ve hizmetleri: İK ve İnsan Operasyonları ekiplerinin artık daha fazla zamanı var; veri ve geri bildirim toplamak ve bunları iş yeri deneyimini iyileştiren daha iyi ürün ve hizmetler oluşturmak için yazılımdan yararlanabilirler.
- Bilgilere kolay erişim: İK yazılımları genellikle çalışanların kişisel bilgilerine kolayca erişmelerine ve bu bilgileri yönetmelerine olanak tanıyan self servis portallar içerir; bu da daha iyi bir çalışan deneyimi oluşturulmasına yardımcı olur.
- Etkili işe alıştırma: Yeni işe başlayanlar için İK yazılımı, işe alıştırma sürecini kolaylaştırarak daha hızlı ve daha düzenli hale getirir. Çalışanlar gerekli belgelere, eğitim materyallerine ve programlara sistem üzerinden erişebilir; bu da yeni rollerine daha rahat ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olur.
- Geliştirilmiş iletişim: Birçok İK sistemi, entegre mesajlaşma sistemleri, duyurular ve güncellemeler aracılığıyla kuruluş içindeki iletişimi iyileştirir. Bu, çalışanların şirket içindeki gelişmelerden haberdar olmasına ve bunlarla etkileşimde kalmasına yardımcı olur.
- Daha iyi performans yönetimi: performans yönetimi yazılımı gibi araçlar, çalışanların hedef belirlemesine, performanslarını takip etmesine ve yöneticilerinden düzenli geri bildirim almasına yardımcı olur. Bu, kişisel gelişimi ve kariyer gelişimini destekleyerek çalışanların mesleki hedeflerine ulaşmasını kolaylaştırabilir.
- Zaman yönetimi: Zaman takibi ve izin yönetimi gibi özellikler sayesinde çalışanlar kolayca izin talebinde bulunabilir, çalışma saatlerini takip edebilir ve programlarını yönetebilir.
- Daha iyi eğitim ve gelişim: Ekip üyeleri, yukarıda belirtilen öğrenme yönetim sistemlerini kullanarak kariyer haritaları oluşturabilir ve öğrenme ve gelişim yolculuklarını kendi ihtiyaçlarına göre şekillendirebilir.
İK yazılımı genel işletmeye nasıl fayda sağlar?
Sonuç olarak, her yeni araç işletmeye bir şekilde fayda sağlamalıdır. İK yazılımının rekabet avantajı sağlamaya nasıl yardımcı olabileceği aşağıda açıklanmıştır:
- Zaman tasarrufu ve otomasyon: Bordro, yan haklar yönetimi ve uyumluluk takibi gibi tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek manuel çalışmayı azaltır.
- Geliştirilmiş doğruluk: Bordro, kayıt tutma ve uyumluluk belgeleri gibi süreçlerdeki insan hatalarını en aza indirir.
- Merkezi veri yönetimi: Tüm çalışan bilgilerini tek bir yerde depolayarak bunlara erişmeyi ve bilgileri güncellemeyi kolaylaştırır.
- Geliştirilmiş uyumluluk: Kuruluşların iş yasalarına, vergi düzenlemelerine ve veri koruma politikalarına uygun hareket etmesine yardımcı olur.
- Daha iyi yetenek yönetimi: İşe alım, işe alıştırma ve performans takibini kolaylaştırarak işe alım ve çalışanları elde tutma süreçlerini iyileştirir.
- Geliştirilmiş çalışan deneyimi: Self servis portallar, çalışanların maaş bordrolarına erişmesine, izin talep etmesine ve yan haklarını yönetmesine olanak tanır.
- Veriye dayalı karar alma: Daha iyi iş gücü planlaması, çalışan devir oranı analizi ve performans değerlendirmesi için analiz ve raporlama sağlar.
- Ölçeklenebilirlik: Değişen İK ihtiyaçlarına uyum sağlayarak büyüyen işletmeleri destekler.
- Maliyet tasarrufu: Manuel İK süreçleriyle ilişkili idari maliyetleri azaltır.
- Geliştirilmiş güvenlik: İK yazılımı, şifreleme ve erişim kontrolleri aracılığıyla hassas çalışan verilerinin korunmasına yardımcı olabilir.
İK Yazılımını kimler kullanır?
Günümüzde yetenek yönetiminin farklı alanlarını kapsayan çok sayıda İK yazılımı aracı bulunmaktadır.
İster çalışan self servis modülü üzerinden maaş bildirimlerine erişsin, ister izin talebi göndersin veya performans değerlendirmesine katılsın, tüm ekip üyeleri İK yazılımınızla bir dereceye kadar etkileşimde bulunacaktır.
Ayrıca, büyük uluslararası şirketler için tasarlanmış kurumsal İK yazılımının yanı sıra hızla ölçeklenen küçük işletmelere yönelik İK araçlarını da göreceksiniz.
Ele alacağımız üzere, kuruluşunuz için uygun aracı seçerken çok kullanıcılı yapıyı göz önünde bulundurmak önemlidir.
Have an account? Log In
İK Yazılımı Türleri
Yukarıda birkaçından zaten söz ettik; ancak en yaygın İK yazılımı türlerinden bazıları ve yaptıkları işler şunlardır:
İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS)
HRIS (veya insan kaynakları bilgi sistemi), öncelikli olarak çalışan verilerini depolamaya ve yönetmeye yardımcı olan bir temel İK yazılımı türüdür; ancak genellikle bir dizi temel İK özelliğiyle birlikte sunulur.
Temel özellikler arasında merkezi çalışan verileri yönetimi, bordro işlemleri, yan haklar yönetimi, devam takibi, aday takibi, performans değerlendirmesi ve self servis portalları yer alır.
İK operasyonlarınızı basitleştirmenize ve çalışan verilerinizi verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olacak en iyi insan kaynakları bilgi sistemleri seçkimize göz atın.
İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS)
HRIS'lere benzer şekilde HRMS'ler, insan kaynakları yönetiminin temel ve stratejik işlevlerinin çoğunu kapsayan gelişmiş yazılım çözümleridir. Bir İK yönetim sisteminin yetenekleri, İK yazılımının ekibinizin hedeflerini ne kadar etkili bir şekilde destekleyebileceğini belirler.
Bir HRMS; çalışan verileri yönetimi, bordro ve yan haklar yönetimi, işe alım ve işe uyum, performans değerlendirmesi, çalışma süresi ve devam takibi, öğrenme yönetimi ve İK analizlerini kapsar.
Daha fazla bilgi için en iyi insan kaynakları yönetim sistemleri seçkimize göz atın. Ekibiniz küçükse veya bütçeniz kısıtlıysa bunun yerine bu küçük işletmelere yönelik HRMS yazılımları listesinde daha uygun bir seçenek bulabilirsiniz.
Author's Tip
Satış temsilcileri size ne söylerse söylesin, tek bir aracın her konuda uzmanlaşması pek olası değildir. Bu nedenle dikkat etmeniz gereken noktalardan biri, kullandığınız diğer İK teknoloji yığınıyla kolayca entegre olabilmesidir.
Aday takip sistemi
ATS'ler, sürece dahil olan herkes için daha verimli hale getirerek işe alım sürecinin iyileştirilmesine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.
Yaygın işe alım yazılımı özellikleri arasında ilanların birden fazla platformda yayınlanması, mülakatların planlanması, özgeçmiş tarama araçları ve işe alım analizleri yer alır.
Daha fazla bilgi için en iyi aday takip sistemleri seçkimize veya küçük işletmeler için tasarlanmış en iyi işe alım yazılımları listemize göz atın.
Bordro yazılımı
Bordro yazılımı, çalışanların çalışma saatlerini, ücret oranlarını, izin hak edişlerini, ücretli izinlerini, bordro vergilerini, bordro kesintilerini (federal ve yerel vergiler gibi) ve daha fazlasını takip etmek için İK ve finans ekipleri (sorumluluğun kimde olduğu tartışmalı olsa da) tarafından kullanılan önemli bir araçtır.
Bu araçlar, bordro işlemlerinin büyük bölümünü otomatikleştirerek ücretlerin, vergi kesintilerinin ve istihdam yasalarına uyumun doğru ve zamanında gerçekleştirilmesini sağlar.
Daha ayrıntılı bilgi için en iyi bordro yazılımları seçkimize göz atın.
Performans yönetimi yazılımı
Performans yönetimini doğru şekilde uygulamak oldukça zordur. Performans yönetimi yazılımı, performans değerlendirme sürecini dijitalleştirerek ve hedeflerin belirlenmesine ve takip edilmesine, verimliliğin analiz edilmesine ve başarıların kaydedilmesine yardımcı olarak bu konuda destek olabilir.
Ayrıca ekip üyelerinden 360 derece geri bildirim toplama, sürekli geri bildirim döngüleri ve bire bir görüşme araçları gibi modern unsurları da içerir.
Bunun yanı sıra, uzun vadeli stratejik planlama için ele alınması gereken beceri açıklarını belirleyerek halefiyet planlamasına da yardımcı olabilir.
Daha ayrıntılı bilgi için en iyi performans yönetimi yazılımları seçkimize göz atın.
Öğrenme yönetim sistemi (LMS)
Öğrenme ve gelişim de performans yönetimi gibi doğru şekilde uygulanması zor olan kritik işlevlerden biridir.
LMS'ler, eğitim içeriklerinin ve kursların oluşturulması, sunulması ve takip edilmesi için merkezi bir alan sağlayarak yardımcı olabilir.
Eğitimcilerin kurs materyallerini yönetmesi, öğrencilerin ise bu kaynaklara erişip onlarla etkileşim kurması için araçlar içerir. Amaç, eğitim sürecini basitleştirmek, daha erişilebilir ve etkili hale getirmek ve çeşitli öğrenme ihtiyaçlarını desteklemektir.
Daha fazla bilgi için en iyi öğrenme yönetim sistemleri seçkimize göz atın.
Yan haklar yönetimi yazılımı
Bordro yönetimine benzer şekilde, bir kuruluşta yan haklar yönetiminden sorumlu olan herkes bordro yönetimi yazılımına oldukça bağlı olacaktır (tabii yazılım berbat değilse).
Bunun nedeni, bu yazılımın yan haklar yöneticilerinin aylık maliyetleri bordroyla mutabık hâle getirmek, çalışanlara plan veya bakmakla yükümlü oldukları kişilerdeki değişikliklerde yardımcı olmak ve yasal uyumluluğu sağlamak için raporlar oluşturmak gibi devam eden görevleri yönetmesine yardımcı olmasıdır.
Bunlar genellikle yeni işe alınan çalışanlar için kayıt sürecini kolaylaştıran ve kendilerine sunulan tüm seçeneklerde onlara yol gösteren çalışan self servis portallarını içerir.
Daha fazla ayrıntı için en iyi yan haklar yönetimi yazılımları seçkimize göz atın.
Çalışan bağlılığı yazılımı
Çalışan bağlılığı, çalışan memnuniyeti, çalışan deneyimi—aslında hepsi aynı şey.
Her neyse, çalışan bağlılığı yazılımı; geri bildirim araçları ve çalışan takdir platformları gibi özellikler aracılığıyla çalışan memnuniyetini ve bağlılığını artırmaya odaklanır.
Daha derinlemesine bilgi için en iyi çalışan bağlılığı yazılımları veya yapay zekâ destekli çalışan bağlılığı araçları seçkimize göz atın.
Bulut İK yazılımı
Kuruluşların insan kaynakları işlevlerini yönetmek için geleneksel, kurum içi sistemlerin yerine bulut tabanlı platformları benimsemesine yönelik artan bir eğilim var.
Özellikle KOBİ'ler ve yeni girişimler arasında popüler olan bulut tabanlı İK çözümlerinin avantajları arasında daha yüksek erişilebilirlik ve ölçeklenebilirlik ile daha düşük bakım gereksinimi bulunur; ancak bunun karşılığında veri güvenliği ve özelleştirilebilirlik azalabilir.
Daha fazla bilgi için en iyi bulut tabanlı İK yazılımları seçkimize göz atın.
İK Yazılımı Nasıl Seçilir: 8 Adımlı Süreç
İK yazılımını yükseltmenin veya yeni bir İK yazılımı çözümüne yatırım yapmanın kuruluşunuza fayda sağlayabileceğini düşünüyorsanız sonraki adım, doğru seçeneği bulmaktır.
Sizin için doğru İK yazılımını seçmeye yönelik adım adım süreç şöyledir:
1. İş ihtiyaçları ve vizyon
İlk adım, İK vizyonunu yazılı hâle getirmek ve bunun iş stratejisi, yönü ve vizyonuyla uyumlu olmasını sağlamaktır.
Bunun faydası, nihayetinde liderlik ekibinizdeki kilit paydaşların ve karar vericilerin desteğini kazanmanıza yardımcı olmasıdır.
2. Sorunları belirleyin ve gereksinimleri toplayın
Bu bağlamda sorunlar, bir şirketin mevcut İK yönetimi süreçlerinde yaşadığı ve İK yazılımının çözmeyi ve hafifletmeyi amaçladığı belirli zorluklar ve verimsizliklerdir.
Dikkat edilmesi gereken yaygın sorunlar arasında manuel süreçlere harcanan zaman ve veri tutarsızlıkları bulunur.
En önemli ipucu: Farklı İK işlevlerinizin çeşitli bölümlerinden sorumlu kişiler de dâhil olmak üzere tüm kilit paydaşlarınızdan görüş alın; çünkü hepsinin farklı ihtiyaçları olacaktır.
Stratejik ihtiyaçları sorunlarla birleştirmek, İK yazılımı gereksinimlerinizi belirlemenize yardımcı olacaktır.
3. Mevcut süreç adımları
Mevcut süreç adımları, İK departmanınızda işleri şu anda nasıl yaptığınızı ifade eder.
Bu kapsamda çalışan kayıtlarını, izin taleplerini, işe alımı ve işe alıştırmayı nasıl yönettiğiniz gibi temel İK görevlerinizin tümü ele alınmalıdır.
Ana süreçleri, her süreçteki adımları, her adımdan kimin sorumlu olduğunu ve her sürecin ne kadar zaman aldığını listeleyerek başlayın.
4. Başarı ölçütlerini tanımlayın
Artık yeni aracınızdan neye ihtiyaç duyduğunuz konusunda iyi bir fikriniz olmalı.
Bu, daha verimli bir idari süreç, açık pozisyonları doldurmada daha hızlı sonuç alma veya eğitimlerin daha iyi sunulması olabilir.
İK yazılımını uygulayarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebiliyorsanız, yatırım getirisini göstermek mümkün mü? Dan George’un İK finansal okuryazarlığı hakkındaki mükemmel makalesi bu konuda faydalı bir kaynaktır.
5. İlk desteği ve onayı alın
Devam etmek için İK yöneticilerinizin desteğine sahip olup olmadığınızı veya süreci sonlandırmanız gerekip gerekmediğini öğrenmek üzere yukarıdaki adımlardan elde ettiğiniz bulguları sunun. Sözlü onay aldıysanız devam edin!
6. Tedarikçilerle iletişime geçin
Piyasayı araştırın, birkaç demo talep edin ve görüştüğünüz her yazılım sağlayıcısıyla gereksinimlerinizi önceden paylaşın. Bunu yapmak, ihtiyaçlarınıza göre yazılımlarının İK işlevinizi nasıl geliştirebileceğini göstermelerine yardımcı olacaktır.
İlgilendiğiniz platform ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip değilse, diğer İK sistemleriyle entegrasyon ne kadar kolay olurdu? İK yazılımının toplam maliyetleri faydalarla karşılaştırıldığında nedir?
Tedarikçilere sorulabilecek birkaç soru daha:
- Kullanım alanınız için önde gelen tedarikçiler hangileri?
- Kategorilerinde en yüksek puan alanlar hangileri?
- Her aracın en yüksek puan alan özelliği nedir?
- Müşteri değerlendirmeleri ve referansları ne söylüyor? En sık bildirilen faydalar ve dezavantajlar neler?
- Tedarikçi ne tür bir işe alıştırma, eğitim, destek ve diğer kaynakları sunuyor?
- Kapsamlı bir dokümantasyon mevcut mu?
- Kullanıcı arayüzü: Görsel açıdan çekici mi?
- Kullanıcı deneyimi: Gezinmek sezgisel ve kullanmak kolay mı?
- Bu araç, insan kaynakları yönetimi ihtiyaçlarınız için yeterince basit veya karmaşık mı?
- İhtiyacınız olan esnekliği veya özelleştirilebilirliği sunuyor mu?
- Güçlü güvenlik standartları sunuyor ve veri gizliliği düzenlemeleri ile en iyi uygulamalara uyuyor mu? Kurum içi kullanım seçeneği mevcut mu?
- Fiyatlandırma bütçenize uygun mu? Fiyatlandırma açık mı? Yazılımın yetenekleri göz önünde bulundurulduğunda fiyat makul mü? Bazı temel özellikler yalnızca daha pahalı fiyatlandırma katmanlarında mı mevcut?
- Demo veya ücretsiz deneme sunuyor mu?
7. İş gerekçesini oluşturun ve onay alın
Yukarıdaki verileri kullanarak iş gerekçenizi yazmanın zamanı geldi.
Bunun 10 sayfalık bir belge olması gerekmiyor; tek sayfalık bir not kadar basit olabilir.
Bunun 10 sayfalık bir belge olması gerekmiyor; tek sayfalık bir not kadar basit olabilir. Karar vericiler aşağıdaki soruların yanıtlarını arar:
- Maliyeti ne kadar?
- Yazılım hangi sorunları çözecek?
- Yazılıma yatırım yapmazsak ne olur?
- Uygulamanın tamamlanması ne kadar sürer?
- Neden şimdi yatırım yapmamız gerekiyor?
- Bu yazılımı uygulamanın yatırım getirisi nedir?
Daha ayrıntılı bilgi için İK yazılımı için iş gerekçesi nasıl hazırlanır başlıklı makalemize göz atın.
8. Karar verin
Tebrikler! Tercih ettiğiniz tedarikçiyle ilerlemek için onay aldınız. Sırada İK yazılımınızın uygulanması, işe alıştırma ve eğitim var. Eğlenceli zamanlar!
Sonraki adımlarda ilerleme
İK yazılımı sihirli bir çözüm değildir; ancak veri yönetimi süreçlerinizi kesinlikle iyileştirebilir ve insan kaynakları operasyonlarınızı daha verimli hâle getirebilir.
İnsan kaynakları yazılımları dünyasını daha fazla keşfetmenizi öneriyoruz.
Şanslısınız ki People Managing People yıllardır farklı İK yazılımı alt kategorilerini inceliyor; bu nedenle işin büyük bölümünü sizin için zaten yaptık.