Şirketler ve istihdam ettikleri kişiler için uzaktan çalışmanın birçok önemli faydası olsa da kendi deneyimlerimden, uzaktan çalışanlara liderlik etmenin zorlukları da olduğunu biliyorum. Dağıtık ofis ekiplerine liderlik ettim, farklı saat dilimlerindeki insanları yönettim ve kültürel ve demografik çeşitliliği yönetmenin zorluklarını ilk elden deneyimledim.
Bu süreçte uzaktan çalışan ekiplere liderlik etme, bireylerin uzaktan çalışmaya nasıl farklı tepkiler verdiği ve dağıtık bir ekiple topluluk ve aidiyet duygusunun nasıl oluşturulacağı hakkında çok şey öğrendim.
Bu makalede, karşılaşacağınız beş zorluğu ve bunların üstesinden nasıl gelebileceğinizi ele alarak uzaktan çalışanları daha etkili bir şekilde nasıl yöneteceğinizi anlamanıza yardımcı olacağım.
Uzaktan Çalışan Ekipleri Yönetmenin 5 Zorluğu
...ve bunların üstesinden nasıl gelineceği
Zorluk #1: Güven
Güven, başarılı uzaktan çalışmanın üzerine inşa edildiği temeldir. Deneyimlerime göre güven oluşturmak, uzaktan çalışanları yönetmenin en büyük zorluklarından biridir; çünkü eski tarz, geleneksel düşünceye göre aynı ofiste çalışmıyorsanız ve insanların çalıştığını gerçekten göremiyorsanız verimliliği güvence altına alamazsınız.
Çalışanlarını istediği zaman ve her yerde izleyebilmek için üretim tesisinin her yerine güvenlik kameraları yerleştiren, tanıdığım yaşlı bir kurucu ve CEO aklıma geliyor.
O anda birinin tam olarak yapması gerektiğini düşündüğü şeyi yaptığını görmezse onu arar ve “kırbacı şaklatırdı”. Söylemeye gerek yok, şirket kültürünü tanımlarken kullanacağım bir kelime “güven” olmazdı!
Uzaktan çalışanlara etkili bir şekilde liderlik etmek için onların evden veya uzaktaki bir ofisten çalışırken de şirket merkezinde çalıştıkları kadar başarılı olabileceklerine ve ekipleri ile kuruluş için doğru şeyleri yaptıklarına güvenmeniz gerekir.
D2C bavul markası Monos’un kurucu ortağı Victor Tam ile yapılan bir röportajda Tam, çalışanlarıyla güven ilişkisine nasıl yaklaştıklarını şöyle anlatıyor:
“Verdikleri kararlarda şirketin çıkarlarını gözetmeleri konusunda onlara güven var ve birbirimize güveniyoruz; takım arkadaşlarınızın da ellerinden gelenin en iyisini yapacaklarını bilerek onlara güvenmek.”
Have an account? Log In
Güven sorunlarının üstesinden nasıl gelinir ve uzaktan çalışan ekiplerde güven nasıl oluşturulur?
Güven oluşturmak kolay değildir; zaman, sabır ve kararlılık gerektirir. Güven oluşturmanın tüm yollarını ayrıntılı olarak ele almak başlı başına bir makale konusudur, ancak güven oluşturmak genellikle olumlu niyet varsaymakla başlar.
Executive Coaching Network, “Olumlu niyet varsaymak, görüştüğünüz kişinin güvenilir ve ekip çalışmasına yatkın olduğunu, yani kuruluş için mümkün olan en iyi sonucu elde etme arzunuzu paylaştığını varsayarak hareket etmek anlamına gelir. Etkili ve olumlu bir şekilde davranacakmış gibi hareket edersiniz.” ifadesiyle bunu açıklıyor.
Uzaktan çalışan ekip üyeleriyle güven döngüsünü başlatmak için gereken şey bu zihniyet değişikliğidir. Olumlu niyet varsayabiliyorsanız, güven oluşturmaya yardımcı olan bazı faaliyetler şunlardır:
- Yaşayan bir güven anlaşması ve ekip normları oluşturun.
- Çalışanların bağlılık gösterebileceği ve uygulayabileceği SMART hedefleri ve OKR’leri (amaçlar ve temel sonuçlar) belirleyin.
- Açık ve şeffaf olun, kırılganlığınızı gösterin ve kendi hatalarınızı kabul etmeye istekli olun.
- Airbnb’nin kurucu ortağı ve CEO’su Brian Chesky’nin çalışanlara gönderdiği e-postada yaptığı gibi, kuruluşun en üst kademelerinden çalışanlarınıza güvendiğinizi iletin.
Zorluk #2: İletişim
Uzaktan yönetici olduğum dönemde Almanya ve Japonya’da uluslararası çalışanlar işe aldık; bu nedenle Almanya’daki ekiple bağlantı kurmak için güne sık sık erken başlar, ardından Japonya’daki kişilerle görüşmek için geç saatlere kadar çalışırdım.
Video konferans bağlantıları zaman zaman sorunlu olabiliyor, dil çoğu zaman bir zorluk oluşturuyor ve insanların aniden yapılması gereken görüşmelere olanak tanıyacak şekilde programlarını ve takvimlerini güncel tutmaları bazen zor oluyordu.
Uzaktan çalışanları yönetirken iletişim büyük bir zorluk olabilir; çünkü uzaktan çalışmanın iletişimden etkilenebilecek birçok farklı yönü vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:
- Bireysel iletişim: İnsanlarla bire bir nasıl iletişim kurmalısınız? Zaman dilimleri ve dil, iletişimi nasıl etkiler? Anlık görüşmelere nasıl olanak tanırsınız?
- Ekip iletişimi: Uzaktan çalışan ekip toplantılarını nasıl düzenlemeli ve yönetmelisiniz? Kurumsal (ör. yeni İK politikaları) veya ekip (ör. yeni ekip üyeleri) bilgilerini herkese tutarlı bir şekilde nasıl iletebilirsiniz?
- Proje yönetimi: Ekip üyeleri arasındaki iş önceliklerini nasıl yönetirsiniz? Etkili proje yönetimini ve taahhütlerin yerine getirilmesini nasıl güvence altına alırsınız?
Uzaktan çalışanlarla iletişim kurarken yaşanan zorlukların üstesinden nasıl gelinir?
İletişimin, her birinin kendine özgü zorlukları ve bunların üstesinden gelme yolları olan birçok yönü vardır. Değerlendirebileceğiniz birkaç fikir şunlardır:
- Uzaktan çalışan ekip üyelerinizden, yinelenen, tek seferlik veya anlık toplantıların herkes için planlanmasını kolaylaştırmak amacıyla çevrim içi takvimlerini güncel tutmalarını isteyin.
- Ekibinizin çalışma biçimiyle uyumlu olan doğru video konferans yazılımını (ör. Google Meet) kullanın.
- Uzaktan çalışanların anlık mesajlaşmayı, e-postayı, telefonu veya video konferansı ne zaman ve nasıl kullanması gerektiğine ilişkin açık iletişim kuralları belirleyin.
- İş kaynaklarının ve bilgilerin etkili bir şekilde paylaşılmasını sağlayan uygun bir intranet yazılım platformu (ör. Microsoft Teams) kullanın.
- Gereksiz iletişime yol açan bürokrasiyi ve kırtasiyeciliği ortadan kaldırın (bunu yapmanıza yardımcı olabilecek İK uygulamaları vardır).
- Zack McGill'in uzaktan satış ekiplerini yönetme hakkındaki bir makalesinde belirttiği gibi: "Çalışma saatleri içindeki haftalık toplantıları ortak bir zamanda planlamak daha kolay olsa da aylık sosyal etkinlikler zor olabilir. Her ayın üçüncü çarşambası gibi “sabit” bir tarih belirlemek yardımcı olur."
İç iletişiminizi en iyi hâle getirmek için harika bir podcast: İç iletişim yoluyla işletme operasyonları nasıl iyileştirilir?.
Zorluk #3: Topluluk ve aidiyet
Uzaktan çalışanları yönetmenin en büyük zorluklarından biri, fiziksel ofis ortamlarında oluşabilen aynı topluluk ve aidiyet duygusunu yeniden yaratmaktır. Dağıtık ekipleri yönetmek, ekip üyeleri arasında ortaya çıkabilecek olası izolasyon sorunlarını ele almayı gerektirir.
Uzaktan çalışanlardan oluşan bir iş gücünde, dinlenme odasında öğle yemeği sırasında veya koridorda durup sohbet ederek insanlarla gayriresmî bir şekilde etkileşim kurmak daha zordur. Bu tür ilişki kurma etkinlikleri, şirket kültürünüzü oluşturmak ve sürdürmek açısından önemlidir.
Aldığım en iyi çalışan geri bildirimlerinden bazıları, sıradan bir kahve sohbetinden veya dışarıda yapılan bir yürüyüşten kaynaklanmıştır.
Uzaktan çalışma, özellikle İK işlevinizi dış kaynak kullanımıyla yürütmeyi seçtiyseniz, şirket kültürünüzü geliştirebilecek etkinliklerin ve kutlamaların düzenlenmesini de zorlaştırır.
Sanal etkinlik platformlarının yardımıyla bu etkinlikler, kuruluşunuzda güçlü bir topluluk ve aidiyet duygusunu teşvik etmenin son derece önemli parçalarıdır.
Uzaktan çalışanlarla topluluk ve aidiyet duygusunu geliştirme zorluklarının üstesinden nasıl gelirsiniz?
Bu soruyu yanıtlamanın en iyi yolu, özellikle kuruluş büyüdükçe aidiyet duygusu oluşturmak çoğu zaman daha zor hâle gelebildiğinden, bazı büyük ve tanınmış şirketlerin bu konuyu nasıl ele aldıklarına bakmaktır.
Spotify'daki müzik tutkunu ekip, “Her Yerden Çalışma” programlarının bir parçası olarak aidiyetin öneminden söz ediyor:
“Burada çalışan herkesin, zamanının çoğunu evde veya ofiste geçirmesinden bağımsız olarak, kendisini bu topluluğun bir parçası gibi hissetmesini istiyoruz. Bu alandaki çalışma biçimimizi uyarladık; odağı yüz yüze etkinliklerden, topluluk ve aidiyet için fırsatlar yaratan ve yıl boyunca farklı kültürel anları kutlayan sanal deneyimlere kaydırdık.”
Yolculuk paylaşımı şirketi Lyft, yakın tarihli bir duyurusunda, tamamen esnek bir iş yeriyle uzaktan çalışanlarını nasıl desteklediğinden söz ediyor:
“Gider politikalarımız, yaklaşık üç ayda bir ekip buluşmalarına gidiş ve dönüş seyahatlerini destekleyecek. Fiziksel katılım isteğe bağlı olsa da birçok ekip üyesinin bu ve benzeri anlarda yüz yüze iş birliği yapma, beyin fırtınası gerçekleştirme ve kutlama fırsatını sabırsızlıkla bekleyeceğini düşünüyoruz.”
uzaktan çalışan ekibiniz içinde aidiyet ve topluluk duygusunu güçlendirmek için bazı ek fikirler şunlardır:
- Tüm çalışanların katıldığı toplantıları veya genel toplantıları video üzerinden yayınlayın ve sanal soru-cevap oturumları aracılığıyla uzaktan çalışanlardan aktif olarak soru ve geri bildirim alın
- Şirket etkinlikleri, kutlamalar, tüm çalışanların katıldığı toplantılar vb. için mümkün olan her yerde yüz yüze katılımı destekleyin.
- Uzaktan çalışanlar için özel olarak, düşüncelerini istedikleri zaman ve istedikleri yerden paylaşmalarını sağlayan çalışan geri bildirim mekanizmaları oluşturun.
4. Zorluk: Verimlilik
Uzaktan çalışmaya yönelik klasik itirazlardan biri—geçmişte birlikte çalıştığım kişilerden benim de duyduğum bir itiraz—şudur: “Çalışanlarımı göremediğimde işlerini yapıp yapmadıklarını nasıl bilebilirim?”.
Verimlilikle ilgili endişeler ve insanların gerçekten evden çalışmadığı, bunun yerine sonsuzluk havuzlarında uzanıp dinlendiği yönündeki algılar (bir başka gerçek hayat örneği), ister bir uzaktan çalışma programını değerlendiriyor ister uzaktan çalışanları yönetiyor olun, karşılaşabileceğiniz bir zorluk olabilir.
Uzaktan çalışanların verimliliğini yönetme zorluğunun üstesinden nasıl gelirsiniz?
AirBnB'nin kurucu ortağı ve CEO'su Brian Chesky, uzaktan çalışmayla ilgili çalışanlara gönderdiği e-postada şöyle diyor:
"Bu düzeyde bir esnekliği hayata geçirmek için yeterli yapıya ve koordinasyona ihtiyacımız var. Bunlar olmadan işler tamamen başıboş bir hâle gelirdi. Çalışma biçimimizin temelini, çok yıllı yol haritamızla birlikte tek şirket takvimimiz oluşturmaya devam edecek. Bu takvim, her yıl gerçekleştirilen iki önemli ürün lansmanı etrafında şekilleniyor: Mayıs lansmanı ve Kasım lansmanı. Herkes doğrudan bu ürün lansmanları üzerinde çalışmasa da şirket genelinde uyumu korumak için tüm takvimimizi bunlara göre düzenliyoruz. İş birliği oturumlarımız, şirket dışı toplantılarımız, sosyal etkinliklerimiz ve molalarımız önceden planlanacak ve bu takvim doğrultusunda tasarlanacak."
Bu yorumların içinde, uzaktan çalışanlarla verimliliği, etkili koordinasyonu ve olumlu iş birliğini güvence altına almaya yönelik bazı harika fikirler yer alıyor. Bunlardan bazıları şunlardır:
- Uzaktan çalışanların belirli hedefleri ve çıktıları yönlendiren net bir vizyon ve amaç etrafında birleşmesine yardımcı olmak için CRA liderlik modelini uygulayın.
- Uzaktan ekipler arasındaki uyumu korumak için tek bir ortak takvime, sanal iş birliği araçlarına veya mobil iş gücü yönetimi yazılımına sahip olun (bu, mobil iş gücü yönetimi yazılımının birçok avantajından biridir).
- Birbirinizin faaliyetleri hakkında mikro yönetim yapmadan görünürlük sağlayan düzenli bire bir görüşmeler gerçekleştirin. Yardımcı olması için şablon içeren bire bir görüşme rehberime göz atın.
- Ulaşılabilir ve ölçülebilir hedefler belirlemenize yardımcı olması için Liz Lockhart Lance'in aşamalı hedefler çerçevesini kullanın.
Uzaktan çalışanlarınız için verimlilik beklentilerinizi işe başladıktan erken bir dönemde, özellikle de uzaktan işe alıştırma süreciniz sırasında netleştirmeniz de önemlidir. Bu, beklentilerin çerçevesini belirleyerek çalışanlara ulaşmaya çalışacakları net ve ölçülebilir verimlilik ölçütleri sunar.
5. Zorluk: Kültürel Çeşitlilik
Son olarak, uzaktan çalışanları yönetmenin zorlukları listesinde kesinlikle göz ardı edilmemesi gereken konu kültürel çeşitliliktir.
Kayıtlı işveren hizmetleri, uluslararası çalışanları kuruluşa dahil etmeyi kolaylaştırdı; ancak bu çalışanların kendilerini kültürün değer verilen bir parçası gibi hissetmeleri için hâlâ önemli miktarda çalışma yapılması gerekiyor.
Farklı kültürlere sahip uzaktan çalışanların kültürel farklılıklarını yönetme zorluğunun üstesinden nasıl gelirsiniz?
Japonya'daki bir grup çalışandan Oregon'daki evinden çalışan 62 yaşındaki baby boomer kuşağından bir çalışana kadar farklı kültürlerden çalışanları yönetmenin zorluklarını deneyimledim.
Kültürleri gibi her zorluk da kendine özgü ve farklıdır; ancak bazı genel liderlik ilkeleri kullanılarak üstesinden gelinebilir:
- Yeni kültürler ve farklı iş yapma biçimleri söz konusu olduğunda meraklı, duyarlı ve öğrenmeye açık olun.
- Özellikle çalışanlara geri bildirim verirken veya yönlendirme yaparken farklı kültürlere uyum sağlamak için iletişim tarzınızı ayarlayın.
- Uzaktan çalışan ekip üyelerinin birbirlerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmak için kültürler arası eğitim düzenleyin.
- Tüm baby boomer kuşağının teknolojiden korktuğunu veya tüm Asyalıların sayılarla arasının iyi olduğunu varsaymak gibi kalıp yargılardan ve varsayımlardan kaçının.
- Kültürel farklılıklar hakkında bilgi edinmek için kayıtlı işveren gibi iş ortaklarından yararlanın.
Çalışanları Yönetenler İçin Bültene Abone Olun
Uzaktan ve hibrit yönetim hakkında daha fazla bilgi için İK ve iş liderlerine yönelik haftalık bültenimize abone olun. Kariyerinizde ilerlemenize ve kurumunuzda daha büyük bir etki yaratmanıza yardımcı olacak en yeni içeriklerimizin tümünü alacaksınız.
