Başvuru takip sistemleri (ATS'ler), birçok kuruluş tarafından yeni işe alımlar için aday bulmaya ve adayların işe alım sürecindeki ilerlemelerini yönetmeye yardımcı olmak amacıyla kullanılır.
Bir kuruluşta veya harici danışman olarak işe alımdan sorumluysanız, şüphesiz başvuru takip sistemlerini (ATS) duymuşsunuzdur. Ancak burada olduğunuza göre, belki de nasıl çalıştıklarından %100 emin değilsiniz.
Bu makalede, başvuru takip sistemlerinin nasıl çalıştığını ve işe alım sürecinin her aşamasında size nasıl yardımcı olabileceğini açıklayacağız.
Başvuru Takip Sistemi Nedir?
Başvuru takip sistemi (ATS), işe alım sürecini daha verimli hâle getirmek, manuel çalışmayı azaltmak ve şirketlerin nitelikli adayları hızlı bir şekilde belirleyip yönetmesine yardımcı olarak işe alımların kalitesini artırmak üzere tasarlanmış bir işe alım yazılımı türüdür.
Başvuru takip sistemleri; iş ilanlarını yayınlama, adaylarla iletişim kurma, adayları işe alım sürecinin farklı aşamalarında takip etme ve aday bilgilerini merkezi bir veritabanında düzenleme gibi çeşitli görevleri otomatikleştirip kolaylaştırarak çalışır.
Başvuru Takip Sistemleri Nasıl Çalışır?
Özünde ATS, işe alım uzmanlarının adayları yönetmesine ilk iletişimden son mülakata ve (umarız) kabul edilmiş bir teklife kadar yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.
Uygulamaya bağlı olarak bu sistemler, işe alım süreci boyunca iş ilanları yayınlama, yetenek avcılığı, adayları ayrıştırıp değerlendirme, mülakat yapma ve teklif sunma konularında da işe alım yöneticisine yardımcı olabilir.
Herhangi bir başvuru takip yazılımının temelinde, adayın ayrıntılarını ve başvurusuyla ilgili özgeçmiş, ön yazı ve mülakat geri bildirimi gibi bilgileri depolayan bir veritabanı bulunur.
İşe alım ekipleri daha sonra aracı kendi işe alım süreçlerine göre yapılandırabilir ve adaylar her aşamada ilerledikçe onları bir sonraki aşamaya taşıyabilir. Artık sıkıcı elektronik tablolar yok!
Programdaki hatırlatıcılar gibi otomasyonlar, hiçbir adımın atlanmamasını ve hiç kimsenin “çatlaklardan düşüp gözden kaçmamasını” sağlamaya yardımcı olur.
Diğer kullanışlı özellikler arasında belirli kriterlere göre toplu ret e-postaları gönderme olanağı bulunur.
Personel çözümleri zirvelerine katılan İK profesyonelleri, başvuru takip sistemlerini etkili bir şekilde nasıl entegre edeceklerini çoğu zaman daha iyi anlar. Zirvelere katılmak, başvuru takip sistemlerinin işe alımı nasıl kolaylaştırdığını ve en iyi yeteneklerin daha hızlı belirlenmesine nasıl yardımcı olduğunu gösterebilir.
Başvuru Takip Sisteminin Temel Özellikleri Nelerdir?
Her işe alım yazılımında olduğu gibi, her ATS sağlayıcısı farklı özellikler sunar.
Örneğin bazıları, pazara ulaşmanıza ve aday bulmanıza yardımcı olmanın yanı sıra başvuruları ayrıştırabilir.
Diğerleri ise aday mülakatı planlama gibi işe alım süreçlerini otomatikleştirmenize olanak tanır. Temel başvuru takip sistemi özellikleri şunları içerir:
Have an account? Log In
İş ilanı yayınlama
Bazı ATS'ler, iş tanımlarını hızlı bir şekilde şirketinizin kariyer sayfalarının yanı sıra bir iş ilanı panosunda ve sosyal kanallarda yayınlamanızı sağlayan iş ilanı yayınlama platformları olarak da işlev görür.
Bunun faydası olan *çok fazla zaman kazanmak ve tutarlı iş ilanları yayınlamak* hemen görülebilir!
E-posta yoluyla iletişim
Muhtemel adaylardan oluşan bir liste oluşturduktan sonra çoğu ATS, yetenek kazanımı sürecinin bir parçası olarak kişiselleştirilmiş e-postaları yapılandırmanıza, göndermenize, takip etmenize ve optimize etmenize yardımcı olabilir.
Aday veritabanı
Aday bilgileri ve adaylarla yapılan tüm etkileşimler kayıt altında tutulur (ancak bunları yasal olarak ne kadar süre saklayabileceğinizi kontrol edin); bu da bir aday veritabanı oluşturmanıza ve zaman içinde ilişkileri geliştirmenize olanak tanır. ATS'lerin bazen işe alım veritabanı yazılımı olarak adlandırılmasının nedeni budur.
Özgeçmişleri içe aktarma
Adaylar iş ilanınıza yanıt vermeye başladıktan sonra, muhtemelen birçok kaynaktan özgeçmiş alacaksınız.
Bazı adaylar eski usul yöntemi tercih edip özgeçmişlerini posta yoluyla gönderebilir veya basılı bir kopyasını elden teslim edebilir.
En iyi ATS çözümü, basılı belgeleri taramaktan Indeed başvurularını veritabanınıza almaya kadar esnek içe aktarma seçeneklerine sahip olacaktır. (Büyük hacimlerde adayla ilgileniyorsanız, yardımcı özgeçmiş tarama yazılımı kullanmak da bu süreci daha verimli hâle getirebilir).
ATS yazılımı, tüm başvurularınızı tek bir yerde bir araya getirmenizi kolaylaştırır.
Elektronik özgeçmişler sisteme hızla aktarılır, basılı belgeler uygun anahtar kelimeler ve deneyim ölçütleri açısından taranabilen dijital belgelere dönüştürülür ve harici web sitesi verileri son kullanıcı için yararlı ve okunabilir bir hâle getirilir.
Özgeçmişleri ayrıştırma
Özgeçmiş ayrıştırıcı özelliği, çok sayıda başvuru aldığınızda oldukça kullanışlıdır; önceden seçilmiş ölçütleri kullanarak yüzlerce özgeçmişi hızlıca ayrıştırmanıza olanak tanır.
ATS taraması, belgedeki ilgili bilgilerin nerede bulunduğuna bakılmaksızın bulunmasına da yardımcı olur.
Bazı özgeçmiş biçimi standartları olsa da her özgeçmiş birbirinden farklıdır. Örneğin bazı kişiler becerilerini her iş deneyiminin altında listelerken, bazıları bunları son bölümde listelemek için ayrı bir başlık oluşturur.
Özgeçmiş ayrıştırma özelliği, biçiminden bağımsız olarak her özgeçmişteki anahtar kelimeleri çıkarır ve her iş adayını, iş tanımıyla en iyi eşleşen kişiye göre kategorilere ayırır.
Mülakatları planlama
ATS, takvimlerle senkronize olabilir ve mülakatları planlamanın yanı sıra gerekli bilgileri ve hatırlatmaları göndermeyi otomatikleştirmek için yerleşik mülakat planlama yazılımını kullanabilir.
Adayları takip etme
Bir ATS sistemi, insan kaynakları ekibinin kiminle iletişime geçildiğini, adayların hangi aşamada olduğunu ve uygun bir takip tarihinin ne zaman olabileceğini izlemesine yardımcı olur. Bu, işe alım sürecini kolaylaştırır ve mükemmel bir aday deneyimi sağlar.
Veri analizi
İK ekibinizin karşılaması gereken kotalar varsa ATS platformu bunları da izleyebilmeli ve raporlayabilmelidir.
Hangi kaynakların en etkili olduğu ve en çok adayın hangi aşamada elendiği gibi önemli işe alım ölçütlerine ilişkin içgörüleri izleyebilecek ve raporlayabileceksiniz.
Daha gelişmiş analizler daha maliyetli olabilir; bu nedenle ATS fiyatlandırmanıza nelerin dâhil olduğunu kontrol ettiğinizden emin olun.
ATS Kullanmanın Faydaları Nelerdir?
Bu konuyu ATS'nin faydaları hakkındaki makalemizde daha kapsamlı şekilde ele alıyoruz; ancak özetle ATS kullanmak kuruluşunuza şu şekillerde fayda sağlayabilir:
- Verimlilik ve zaman tasarrufu: Veri yönetimini merkezileştirir ve işe alım sürecini kolaylaştırır.
- İyileştirilmiş aday deneyimi: Başvuru sürecini basitleştirir ve iletişimleri otomatikleştirerek daha iyi bir aday deneyimine katkıda bulunur.
- Daha iyi organizasyon ve iş birliği: Süreçleri standartlaştırır ve ekip iş birliğini geliştirir.
- Gelişmiş raporlama ve analiz: Veriye dayalı içgörüler sağlamak ve uyumluluğu güvence altına almak için yerleşik işe alım analiz araçları sunar.
- Ölçeklenebilirlik: Yüksek hacimleri ve özelleştirilebilir İK iş akışlarını yönetir.
- Maliyetlerin azaltılması: İşe alım uzmanlarına olan bağımlılığı ve idari maliyetleri azaltır.
- Daha nitelikli adaylar: İş ilanlarını hedefler ve beceri eşleştirmesini iyileştirir.
Genel olarak ATS, işe alımı kolaylaştırır, işe alım kararlarını iyileştirir ve işe alım stratejisini güçlendirir.
Birçok Şirket ATS Yazılımı Kullanıyor mu?
Şirketlerin en az %40'ı şu anda bir ATS platformu kullanıyor. Bununla birlikte, dünya genelindeki şirketler internet, büyük veri ve çevrim içi ekosistemler çağında teknolojik açıdan daha güncel hâle gelmeye odaklandıkça bu oran artış eğilimi gösteriyor.
Büyük şirketlerin çoğu, ister harici bir sistem ister kendi İK yazılımlarına dâhil edilmiş bir aday portalı olsun, uzun zamandır ATS'leri veya diğer işe alım yazılımı türlerini kullanıyor.
Ancak neyse ki, artık küçük ve orta ölçekli şirketlerin bu sistemlere yatırım yapıp avantajlarından yararlanabilmesi için seçenekler mevcut.
Bu nedenle, küçük işletmeler için en iyi aday takip sistemlerinin bu yararlı listesini derledik.
Her İki Taraf İçin Daha İyi Bir İşe Alım Deneyimi
ATS yazılımı, yeni çalışanları işe alma sürecinin büyük bir bölümünü otomatikleştirerek zamandan ve dolayısıyla paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir.
Bu durum, özellikle yapay zekâ tarafından desteklenen modern ATS sistemleri için geçerlidir; çünkü bu sistemler aday eleme sürecini önemli ölçüde hızlandırabilir.
İşe alım ekipleri için daha verimli olan şey, adaylar için de daha verimlidir ve ATS'ler muhtemelen aday deneyimini iyileştirerek hiçbir adayın gözden kaçmamasına yardımcı olur. Ancak ihtiyaçlarınıza en uygun ATS'yi seçmek önemlidir.
İK yazılımları ve en iyi uygulamalar hakkında daha fazla bilgi edinmek için People Managing People bültenine abone olun.
