ATS Nedir? Özellikler, Faydalar ve En İyi Uygulamalar

İşe alım profesyoneli olarak en sık kullandığım araçlardan biri aday takip sistemi (ATS) ve hangisinin en iyi olduğu konusunda her zaman çok fazla tartışma yaşanıyor.

Aslında bunun yanıtı "İhtiyaçlarınıza bağlı." Ancak piyasada bu kadar çok seçenek varken ihtiyaçlarınıza uygun olanı nasıl seçersiniz?

Burada size bir ATS'nin ne olduğunu, avantajlarını ve temel özelliklerini, ayrıca sizin için en iyi ATS'yi nasıl seçeceğinizi anlatacağım.

ATS Nedir?

Aday takip sistemleri, işe alım yazılımı türlerinden biridir ve işe alım planlarını planlamanıza, takip etmenize ve uygulamanıza yardımcı olur.

Temel sistemlerde aday takip aracı ve iş ilanı oluşturma aracı bulunur. Ancak daha gelişmiş yetenek kazanımı sistemleri kariyer sitesi eklentileri, yerleşik aday bulma araçları, yapay zekâ destekli aday karşılaştırma araçları ve gelişmiş işe alım analizleri sunar.

Deneyimlerime göre, işe alım belirli bir eşiği aştığında ATS daha verimli bir işe alım süreci oluşturmanıza ve daha iyi bir aday deneyimi sunmanıza yardımcı olur. 

AB'de ayrıca veri korumaya ilişkin yasalar da bulunur ve birçok ATS, yasalara uymanıza yardımcı olacak araçlarla birlikte gelir (tablolar bunu yapamaz).

Temel ATS Özellikleri

Bir ATS'nin temel özellikleri şunlardır:

• Aday takibi: Başvuru sürecinde işe alım sürecinizi yansıtan aşamalar oluşturduğunuz bir sistemdir (ör. "başvuruldu", "ön elemeden geçti", "1. mülakat” vb.). Adayları başvuru sürecinde ilerletebilir ve ilgili iletişimleri almalarını sağlayabilirsiniz.
• İş ilanı yayınlama: Daha sonra LinkedIn veya Remotive gibi iş ilanı panolarına bağlayabileceğiniz yerleşik iş ilanı panoları veya bir kariyer sayfası.
• Mesajlaşma: Bazı ATS sistemlerinde, aday iletişimini sistem üzerinden yönetebilmeniz için yerleşik mesajlaşma veya e-posta gönderme özellikleri bulunur.
• Mülakat organizasyonu: Aynı anda birden fazla mülakat yürütüyorsanız ve verileri takip ettiğinizden emin olmak istiyorsanız temel bir özelliktir. Mülakatları sistem üzerinden düzenleyebilir ve bir mülakat kiti (adayın özgeçmişi ve mülakatın bu aşamasında sorulacak sorular ile birlikte) gönderebilirsiniz.
• Kariyer sayfası: Adayların pozisyonlarınız, işveren hikâyeniz ve markanız hakkında bilgi edinebileceği bir sayfaya sahip olmak önemlidir. Bazı ATS'lerde kariyer sayfanızı şirket web sitenizin bir parçası olarak oluşturma seçenekleri bulunur.
• Analizler: Yerleşik işe alım analiz araçları, işe alım metriklerinizi takip etmenize ve işe alım sürecinizi iyileştirmek için bilinçli kararlar almanıza yardımcı olur; örneğin, insanlar kariyer sayfanıza geliyor ancak başvuru yapmıyorsa bunun nedeni nedir?
• HRIS entegrasyonu: Çoğu ATS, HRIS, HRMS veya işe alıştırma yazılımı entegrasyonu sunar; böylece bir kişi işe alındığında İK teknoloji yığınınızdaki diğer sistemlere otomatik olarak geçiş yapabilir. Bunun tersi de mümkün olabilir; HRIS'te bir iş ilanı açıldığı anda ATS'de bir pozisyon açılır.
• Aday anketleri: Büyüme döneminde aday deneyimi konusunda ne durumda olduğunuzu takip etmek iyi bir fikirdir. Bunlar genellikle süreciniz hakkında geri bildirim toplamak için gönderilen otomatik e-postalar olur.
• Müşteri ilişkileri veritabanı: Gelişmiş ATS'ler, nitelikli adaylardan oluşan bir havuz oluşturduğunuz ve şirketinizdeki gelişmeler ile açık pozisyonlar hakkında ara sıra e-postalar göndererek bu adaylarla "sıcak" iletişimi sürdürdüğünüz bir işe alım CRM sistemi içerebilir.
• Aday bulma araçları: Bunlar, potansiyel adayları doğrudan sistem içinde bulmanıza ve onlara yine sistem üzerinden mesaj göndermenize yardımcı olmak için birkaç farklı aday kaynağını (ör. LinkedIn ve GitHub) bir araya getirir.
• Uyumluluk özellikleri: GDPR dahil olmak üzere yerel, ulusal ve uluslararası istihdam yasalarına uyumluluğun korunmasına yardımcı olan araçlar.

ATS'ler Nasıl Çalışır?

ATS'ler, işe alım sürecini verimli bir şekilde yönetmek için çeşitli temel teknolojilerin bir bileşimi aracılığıyla çalışır.

Temel olarak sistem, adayların adı, özgeçmişi, başvurdukları pozisyonlar, başvuru durumu, iletişim bilgileri ve mülakat geri bildirimleri gibi aday bilgilerini depolamak ve almak için veritabanı yönetimi ile arama algoritmalarını kullanır.

Ardından bilgiler, işe alım ekiplerinin adayları takip etmek ve yapay zekâ kullanarak özgeçmiş tarama, mülakat planlama ve otomatik e-postalar ile hatırlatıcılar gibi özellikler aracılığıyla işe alım sürecini otomatikleştirmek için kullanabileceği sezgisel bir arayüzde görüntülenir.

Bu işe alım yazılımının ek özellikleri arasında kariyer sayfası oluşturucuları, gelişmiş analizler ve iş ilanı panoları ile diğer İK yazılımı sistemleriyle entegrasyonlar bulunur.

ATS Kullanmanın 6 Faydası

ATS'ler birçok işe alım ekibi için büyük bir nimettir. ATS'nin faydaları şunları içerir:

1. Daha fazla verimlilik

İyi bir ATS, işe alım sürecinizi otomatikleştirip kolaylaştırmalı ve aksi hâlde her şeyi bir elektronik tabloda, takvimde ve e-postada manuel olarak kontrol etmek için harcayacağınız zamandan tasarruf etmenizi sağlamalıdır. 

Özellikle yoğun işe alım dönemlerinde mülakatları planlamaya çalışmak çok zaman alabilir; bu nedenle bu konuda size yardımcı olabilecek bir sisteme sahip olmak hayatınızı değiştirecektir!

2. Aday bulmaya yardımcı olur

İyi bir ATS, iş tanımlarınızı otomatik olarak en az birkaç iş ilanı panosunda yayınlayabilmeli ve iş ilanlarınızın erişimini artırmalıdır. Bazı ATS'lerde ayrıca kendi oluşturduğunuz aday havuzunuz da dâhil olmak üzere birden fazla kaynaktan aday bulmanıza yardımcı olan araçlar bulunur.

3. Özgeçmiş ayrıştırma

Özgeçmişler çok farklı şekil ve boyutlarda geldiği için bu konu biraz tartışmalıdır. Özgeçmiş ayrıştırmanın o kadar kötü sonuç verdiğini gördüm ki işe alım yöneticisi, adayın son derece kötü biçimlendirilmiş bir özgeçmiş gönderdiğinden endişe etmişti! 

Neyse ki biçimi bozanın ayrıştırma işlemi olduğunu biliyordum ve durumu açıkladım. Bu sizin de başınıza gelebilir, bu yüzden dikkatli olun! Bunun dışında ayrıştırma; ad, iletişim bilgileri ve iş bilgileri gibi temel ayrıntıları toplamak ve bir aday profili oluşturmak için kullanışlıdır.

4. E-postalar ve otomasyon 

Bazı ATS'lerde tüm iletişimlerinizi yönetmenize yardımcı olacak yerleşik mesajlaşma özellikleri bulunur. Örneğin, başvuran tüm adaylara veya belirli bir aşamadaki tüm reddedilen adaylara gönderilmek üzere otomatik bir şablon ayarlayabilirsiniz.

5. Aday deneyimini iyileştirin 

Otomatik e-posta şablonlarına veya kariyer sayfasına çok miktarda bilgi ekleyebilir, ayrıca mülakatları kolayca planlayıp ilgili ve zamanında geri bildirim verebilirsiniz. 

Tüm bunlar adayların tam olarak istediği şeylerdir; dolayısıyla bunları her seferinde gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca otomatik bir anketle aday deneyimini de takip edebilirsiniz!

6. Kariyer sayfası

Kim olduğunuzu, belki ekipten bazı kişileri ve çalışma kültürünüz hakkında biraz daha fazlasını gösterebileceğiniz bir alan.

Birçok İK ekibi ATS'nin avantajlarını personel konferanslarında keşfeder; bu konferanslarda en yeni yazılımları iş başında görebilirler. Konferanslara katılmak, İK profesyonellerinin ATS'nin işe alım verimliliğini nasıl artırdığını kapsamlı bir şekilde anlamasına yardımcı olur.

ATS Nasıl Seçilir?

Piyasada çok sayıda ATS platformu var! Bazıları bir İKYS veya İKYS'nin parçası olarak paket hâlinde sunulur, bazıları bağımsızdır ve bazıları da CRM'lerle birlikte gelir. 

Her bütçe ve gereksinim için seçenekler mevcut; peki nasıl seçim yapacaksınız?

Başlamanıza, sağlayıcılarla görüşmelerinizi doğru yöne yönlendirmenize ve sizin için en iyi ATS'yi seçmenize yardımcı olacak bazı soruları aşağıda bulabilirsiniz.

Önümüzdeki 6–12 ay içinde kaç kişiyi işe almanız gerekiyor?

Bu iyi bir başlangıç noktasıdır; çünkü gelecek yıl yalnızca 5 kişiyi işe almayı planlıyorsanız bu, iki ayda bir kişiden daha azına denk gelir ve muhtemelen henüz bir ATS'ye ihtiyacınız yoktur.

Ancak sayı yüksekse bir ATS edinmeyi düşünmeniz gerekir. Sizin için yüksek sayının ne olduğunu belirleyemem; ancak yılda yaklaşık 15-20 kişi kabaca bir ölçüt olabilir.

İşe almanız gereken kişi sayısı ve bunu gerçekleştirmek için sahip olduğunuz süre, çok zengin özelliklere sahip bir ATS'ye ihtiyacınız olup olmadığına karar vermenize de yardımcı olabilir. (Bu durum kuruluşunuzu tanımlıyorsa, işe alım sürecini başlatmak için bir ATS RFP'sinin nasıl yazılacağını da bilmeniz gerekebilir.)

Örneğin, tek kişiyseniz ve bir yıl içinde 100 kişiyi işe almanız gerekiyorsa, erişiminizi artırarak bu işe alımları gerçekleştirmenizi sağlayacak aday bulma ve iş ilanı panosu entegrasyonlarına sahip bir ATS'yi tercih edebilirsiniz.

Nerelerde işe alım yapacaksınız?

Giderek daha fazla işe alım çözümü küresel olmayı hedefliyor ve birden fazla yargı bölgesinde çalışabiliyor. Ancak AB'de (ve Birleşik Krallık'ta) bulunuyorsanız, GDPR aday verilerini nasıl sakladığınızı ve işlediğinizi büyük ölçüde etkilemiştir (örneğin, aynı verileri gelecekteki roller için kullanıyorsanız izin almanız gerekir).

ABD'de eyalet bazında özel gereklilikler bulunur (New York ve Colorado'da maaş bilgilerinin paylaşılmasının zorunlu olması akla geliyor). Bu nedenle nerelerde işe alım yapacağınızı ve ATS'nin uyumluluk ihtiyaçlarınızı destekleyip destekleyemeyeceğini düşünmeniz gerekir.

Ek not: Uzaktan işe alım yapıyorsanız, sağlayıcıyla bu konu hakkında görüştüğünüzden emin olun; böylece uzaktan çalışma ilanı panolarıyla entegrasyonları etkinleştirip etkinleştirmediklerini ve pozisyonunuzu genel olarak uzaktan çalışma şeklinde yayımlayıp yayımlayamayacağınızı kontrol edebilirsiniz.

Mülakat süreciniz nasıl işliyor?

Her seferinde yaklaşık bir saat süren, her biri tek bir kişiyle gerçekleştirilen ve görev içermeyen, oldukça basit 2-3 mülakatınız mı var? Öyleyse daha sade bir düzen ve mülakat planlayıcısı işinize yarayabilir.

Ancak mülakat sürecinizin, örneğin üst düzey çalışanları ve aynı anda iki kişiyi ya da bir aday havuzundan iki kişiyi ve teknik testleri içermesi gerekiyorsa, süreç daha karmaşık hale gelir!

Bu aşamada, mülakat gereksinimlerinizi not etmek ve görüşme sırasında bunları sağlayıcılarla ele almak istersiniz (örneğin otomatik olarak test veya mülakat paketleri gönderip gönderemeyeceğinizi onlara sorabilirsiniz).

ATS'nin ana kullanıcısı kim olacak?

İnsan kaynakları mı, özel bir yetenek ekibi mi yoksa doğrudan işe alım yöneticileri mi kullanacak?

İkincisi söz konusuysa, işe alım yöneticilerinin daha hızlı ilerlemesine yardımcı olmak için kulvarları ve basit bir aday görünümünü içeren, daha görsel bir Kanban panosu biçimi faydalı olabilir. 

Ayrıca ATS'nizin, mülakat ve geri bildirim takibi ile mülakat planlama gibi diğer işlevlerle birlikte kullanımı kolay olmalıdır; böylece insanlar sistemi düzenli olarak kullanır, daha iyi veriler tutar ve uyumluluğu korur.

Bir yetenek ekibi varsa, ekibin çabalarının etkililiğini takip edebilmesi için analiz ve performans gibi daha gelişmiş özellikler önem kazanmaya başlar. Ayrıca araca erişimlerini ATS'ye özel eğitimle desteklemek isteyeceksiniz.

Anonimleştirme

Anonimleştirme hakkında kısa bir not: ATS'nin önyargıyı en aza indirmek için adayın adını ve diğer ayrıntılarını kaldırması.

Önyargıyı azaltma konusunda tüm işe alım yöneticilerini eğitmeye zaman bulamadıysanız bu yararlı olabilir; ancak şahsen bunun geçici bir çözüm olduğunu ve bu alanda daha genel, sürekli bir eğitime ihtiyaç duyulduğunu düşünüyorum.

İşveren markanız ne kadar gelişmiş?

Gelişmiş bir işveren markanız varsa, kariyer sayfası oluşturucunun nasıl olduğunu ve ATS'nin kariyer sayfasını kendi alan adlarında barındırmak yerine doğrudan web sitenize yerleştirme seçeneğine sahip olup olmadığını kontrol etmek isteyebilirsiniz.

Markanız henüz o kadar gelişmiş değilse, daha az özelleştirilebilir ancak daha sağlam ve daha iyi desteklenen bir kariyer sayfası oluşturucu yardımcı olabilir.

Bu ilk ATS'niz değilse neyin değişmesi gerekiyor?

Zaten bir sisteminiz olabilir, ancak bu sistem ihtiyaçlarınızı karşılamanıza yardımcı olmuyor olabilir. 

Öyleyse, pazarı araştırmaya başlamadan önce nelerin iyi çalıştığını, neleri korumak istediğinizi ve nelerin değişmesi gerektiğini değerlendirmek önemlidir. Bu, yeni sağlayıcılarla yapacağınız görüşmelerin daha sorunsuz ve daha odaklı ilerlemesine yardımcı olacaktır.

Soruyu onlara yöneltin: USP'leri neler?

Her sağlayıcının sistemi oluştururken nelere odaklanmayı seçtiğini ve sizin mümkün olduğunu hiç düşünmediğiniz hangi özelliklere sahip olduklarını görmek her zaman faydalıdır!

6 ATS En İyi Uygulaması

ATS'ler yalnızca araçlardır; en önemli olan, onları nasıl kullandığınızdır. ATS'nizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı en iyi uygulamaları aşağıda bulabilirsiniz.

1. Kullanımı teşvik edin

ATS'yi kullanan kişi sayısı ne kadar fazla olursa veriler ve sizinle adaylarınızın deneyimi de o kadar iyi olur. İnsanların tüm aday iletişimlerini, geri bildirimlerini ve bilgilerini ATS'de tutmaları gerektiğini anlamalarına yardımcı olduğunuzdan emin olun.

2. Doğru şekilde kurmak için yeterli zaman ve kaynak ayırın

Kurulum sürecinin başlangıcında zaman ayırdığınızdan ve sağlayıcınızla birlikte sistemi tam olarak ihtiyaçlarınıza göre kurduğunuzdan emin olun. Çoğu sistemin bir tür özelleştirme seçeneği vardır; bu nedenle sisteminizin kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre uyarlanmasını sağlayın.

3. Kullanıma alma süresini hesaba katın

Bir ATS satın almaya karar verdiğinizde, uygulama veya geçiş süreci (sistem değiştiriyorsanız) muhtemelen 2-6 hafta sürecektir. Her sağlayıcıyla ayrı ayrı görüşün; ancak bu bilgi, işe alım yapmanız gereken zamandan daha erken başlamanız gerektiğini anlamanızı sağlamalıdır.

4. Şablonları ve otomasyonu kullanın

Çoğu modern ATS sisteminde adaylara gönderebileceğiniz şablonlar bulunur. Örneğin aday başvurduğunda, daha fazla bilgi göndermek istediğinizde veya adayı reddettiğinizde bu şablonları kullanabilirsiniz. Ayrıca bu e-postaların belirli aşamalarda genel bir gelen kutusundan veya kendi hesabınızdan otomatik olarak gönderilmesini sağlayacak şekilde sistemi kurabilirsiniz.

Otomasyon geri tepebileceği için dikkatli olun. Ne zaman kullanacağınızı ve ne zaman geri çekileceğinizi bilin. Örneğin, bir aday işe alım sürecinizde ne kadar ilerlemişse otomasyona o kadar az güvenmelisiniz; özellikle de adayı reddetmeniz gerekiyorsa!

5. Otomatik aday puanlamasından söz eden şirketlere dikkat edin

Bazı şirketlerde, siz incelemeden önce ilgili anahtar kelimeleri belirlemeye ve adaya puan vermeye çalışan otomatik bir özgeçmiş inceleme sistemi bulunur.

Ancak bu, aday havuzunuzu büyük ölçüde daraltabilir ve harika adayları gözden kaçırmanıza neden olabilir. Bu nedenle, bu özelliği takip ettiğinizden ve kapatabildiğinizden emin olun.

6. İş ilanlarının ve ekiplerin performansını izleyin

Dönüşüm oranı gibi işe alım metrikleri, iş ilanı veya mülakat süreciyle ilgili herhangi bir şeyi değiştirmeniz gerekip gerekmediğini size gösterir.

Aday Takip Sistemlerinin Geleceği

Birçok İK yazılımı aracı gibi, Aday Takip Sistemlerinin (ATS) geleceği de yapay zekâ ve makine öğrenimindeki gelişmelerden büyük ölçüde etkilenecek; bu da daha gelişmiş aday eşleştirme ve öngörücü analizlerin ortaya çıkmasını sağlayacaktır.

Bu teknolojiler, ATS platformlarının geçmiş işe alım kararlarından öğrenmesini ve daha doğru iş gücü tahminleri yapmasını sağlayacak; en iyi adayları belirleme doğruluğunu artırırken bilinçsiz önyargıyı azaltacaktır. 

Ayrıca aday deneyimi daha kişiselleştirilmiş ve mobil uyumlu hâle gelecek; çeşitli İK araçları arasındaki entegrasyonun artmasıyla işe alım sürecinin tamamı daha verimli ve kullanıcı dostu olacaktır.