Varlıkları yönetmenin eski usul yolu, özellikle çok sayıda varlığa sahipseniz verimsizdir. E-tablolara manuel veri girişi ve sık karşılaşılan insan hataları, geleneksel yöntemlerin ölçeklenebilirliğini ve verimliliğini sınırlayan yaygın sorunlardır. İşte varlık yönetimi yazılımı bu noktada devreye girer; ancak varlık yönetimi yazılımı tam olarak nedir?
Bu makalede, varlık yönetimi yazılımının ne olduğunu ve modern bir işletmenin neden böyle bir yazılıma ihtiyaç duyduğunu açıklayacağız. Ayrıca, işletmeniz için en iyi aracı seçebilmeniz adına bir varlık yönetimi sisteminde aranması gereken temel özelliklere genel bir bakış sunacağız.
Varlık Yönetimi Yazılımı Nedir?
Varlık yönetimi yazılımı çözümleri, varlık verilerini merkezileştirerek kuruluşlar genelinde varlıkların izlenmesini kolaylaştırır.
Modern işletmeler, varlıkları yönetmeyle ilişkili idari maliyetleri azaltmak için varlık yönetimi yazılımlarına güvenir. Bu yazılımlar, varlıklarınız hakkında daha iyi görünürlük sağlayarak varlık yönetimini kolaylaştırır ve onarım ile bakım giderlerinizi optimize etmenize olanak tanır.
Varlık Yönetimi Yazılımı Ne İşe Yarar?
Varlık yönetimi yazılımı, tüm departmanlardaki varlık verilerini bir araya getirerek etkili karar alma süreçleri için her zaman gerçek zamanlı bilgilere sahip olmanızı sağlar.
Varlık yönetimi çözümlerinin sizin için yapabileceklerine birkaç örnek aşağıda verilmiştir:
1. Etkili karar almayı kolaylaştırır
Aynı özelliklere sahip on bilgisayar satın aldığınızı varsayalım. Bu bilgisayarların beşi, diğer beşinden farklı bir üreticiden geliyor.
Bu varlıkları varlık yönetimi yazılımı çözümünüze giriyorsunuz. Üretici A'dan satın alınan beş bilgisayarın tamamı, sonraki 18 ay içinde çalışmayı durduruyor. Aynı dönemde, üretici B'den satın alınan bilgisayarlardan yalnızca biri çalışmayı durduruyor.
Sisteminizde bu varlıklarla ilgili ayrıntıları izlediğiniz için bu ayrıntıları kontrol panelinizde görüntüleyebilir ve yüzlerce başka varlığı da içerebilecek bir varlık listesinden bu bilgisayarları belirleyebilirsiniz. Gelecekte yalnızca üretici B'den satın almaya karar vererek şirketiniz için önemli miktarda tasarruf sağlayabilirsiniz.
Have an account? Log In
2. Varlık sahipliği maliyetini izler
Varlıklar değer kaybettikçe bir varlığa sahip olmanın maliyeti artma eğilimindedir. Örneğin bir makineyi birkaç yıl kullandıktan sonra daha sık onarım gerektirebilir. Bazı durumlarda varlığı tekrar tekrar onarmak yerine değiştirmek daha mantıklıdır.
Ancak varlığı değiştirmeniz gerekip gerekmediğine karar vermek için doğru onarım geçmişine ve bakım verilerine ihtiyacınız olacaktır. Varlıkları değiştirme veya bakımını yapma konusunda bilinçli kararlar vermek için, toplam sahip olma maliyetini ve olası vergi avantajlarını analiz etmek amacıyla işletme vergi yönetimi sistemleri gibi araçları kullanmayı değerlendirin.
Varlığa sahip olmanın toplam maliyeti (yani onarım, bakım ve işletme maliyetleri), varlığın işletmeye sağladığı ekonomik faydaları aşarsa varlığı değiştirme zamanı gelmiştir.
3. Varlık verilerine kolay erişim
Varlık performansını izlemek, onarım mı yoksa değiştirme mi yapılacağına karar vermek ve diğer hususların yanı sıra varlık değer kaybından kaynaklanan vergi etkilerini anlamak için varlık verilerine ihtiyacınız olacaktır.
Bir varlık yönetimi sistemi kullandığınızda varlık verilerini daha hızlı inceleyebilirsiniz. Varlık konumu, türü, garantisi veya onarım geçmişi gibi çeşitli parametrelere göre varlık verilerini arayabilirsiniz.
Bu bilgilere erişim, aksi takdirde e-tabloları incelemek için harcayacağınız önemli miktarda zamandan tasarruf etmenizi sağlayabilir.
4. IRS ve FASB gerekliliklerine uyum sağlar
IRS, şirketlerin şirket varlıklarıyla ilgili belirli bilgilerin doğrulanmasını sağlayan kayıtları tutmasını zorunlu kılar.
Satın alma fiyatı, değer kaybı için talep edilen indirimler, varlıkların kullanımı ve daha fazlası gibi bilgileri gösteren kayıtlara ihtiyacınız vardır. Bu bilgilerin gösterilmesine yardımcı olabilecek belge örnekleri arasında satın alma faturaları, iptal edilmiş çekler ve gayrimenkul kapanış belgeleri bulunur.
FASB'nin kiralamalara ilişkin yeni muhasebe standartları, 2022 sonuna kadar herkes için yürürlüğe girecektir. Kiralanan varlıkları kaydetme konusunda daha titiz olmanız gerekecektir.
Varlık verilerini ve belgelerini manuel olarak işlemek yerine varlık yönetimi sistemi, belgeleri depolama ve gerektiğinde ilgili taraflara gönderme sürecini kolaylaştırır.
Varlık Yönetimi Yazılımının Faydaları
Güçlü bir varlık yönetimi yazılımı çözümünü kullanıma alarak elde etmeyi bekleyebileceğiniz faydalar şunlardır:
1. Zaman ve paradan tasarruf sağlar
Varlık yönetimi yazılımının temel faydası zaman ve paradan tasarruf sağlamasıdır. Bu yazılımlar, varlıkları izlemek ve uyumluluğu sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm verileri, manuel veri girişi gerektirmeden merkezileştirir ve bütünsel bir dijital ofis yönetim sisteminin önemli bir parçasıdır. Bu, idari yükü azaltarak ekibin zamanını serbest bırakır ve şirketin tasarruf etmesini sağlar.
Varlık verileri, maliyetleri en aza indirmek için fırsatları belirlemenize yardımcı olan içgörüler sağlar. Örneğin, çok az kullanılan ancak yüksek düzeyde bakım gerektiren varlıkları fark edebilirsiniz. Tasarruf etmek için bu varlıkları satmaya ve makineyi kullandığınız görevleri dışarıdan temin etmeye karar verebilirsiniz.
2. Varlık kayıtlarına gerçek zamanlı erişim
Bir üretici olduğunuzu varsayalım. Önleyici bakım programının, fiziksel varlıklar için makine arızalarını ve onarım maliyetlerini en aza indirmek açısından gerekli olduğunu bilirsiniz.
Ancak çok sayıda varlığınız olduğunda programın tutarlılığını sağlamak zor olabilir. Varlık yönetim sistemi bu noktada yardımcı olabilir.
Benzer şekilde, bir yazılım şirketinin bilgisayarlar, sunucular ve yazılım lisansı gibi dijital varlıklar da dâhil olmak üzere çeşitli varlıkları olabilir. Varlık yönetim sistemi, bu varlıkları izlemek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri sağlayabilir ve önemli ölçüde tasarruf etmenize yardımcı olabilir.
Örneğin, ortalama bir işletme, şirketin yazılım ortamına ilişkin görünürlük eksikliği nedeniyle yazılım varlıklarına gerekenden 2 kat daha fazla harcama yapar.
3. Etkili varlık yaşam döngüsü yönetimi
Bir varlığın sınırlı bir kullanım ömrü vardır. Aşınma ve yıpranma, mevcut varlıklarınızı verimsiz ve hatta kullanılamaz hâle getirebilir.
Varlık yönetimi yazılımı çözümleri, bir varlık türünün yaşam döngüsü hakkında geçmiş verileri sağlayabilir. Bu verilere erişim, yeni varlıkların ömrünü tahmin etmeye yardımcı olarak vergileri, sahip olma maliyetlerini ve varlık yenileme planlarını yapmanızı sağlar.
Masalar ve toplantı odası ekipmanları gibi varlıkları izlemek ve takip etmek için toplantı odası rezervasyon yazılımı, hangi varlığı kimin, ne zaman ve ne sıklıkta kullandığını belirlemeye yardımcı olabilir.
4. Optimize edilmiş bakım programları
Önleyici bakım, bir varlığın kullanım ömrünü artırmanın ve onarım giderlerini en aza indirmenin anahtarıdır. Varlık yönetimi yazılımı bakım verileri sağlayabilir; böylece kullanım ömrünün sonuna yaklaşan varlıkları her zaman takip edebilirsiniz.
Bakım verilerine dayanarak belirli varlıkların bakım rutinini değiştirerek bakım programını optimize edebilirsiniz. Bu, varlığın kullanım ömrünü uzatmaya yardımcı olabilir. Alternatif olarak, makineyi arızalanana kadar çalıştırmayı tercih edebilirsiniz.
More Articles
5. İç ve dış denetçilere yardımcı olur
Denetçilerin, diğer hususların yanı sıra varlıkların mevcut olduğunu, değerini ve konumunu doğrulaması gerekir. Varlık kayıtları, dış denetçilerin varlıkların mali tablolarınızda göründüğü şekliyle geçerliliğini doğrulamasına yardımcı olmada önemli bir rol oynar.
Ayrıca iç denetçiler, varlıkların kötüye kullanılmadığından ve şirketin varlıklarını korumak için uygun iç kontrollerin mevcut olduğundan emin olmak amacıyla varlık kayıtlarını kullanabilir.
Varlık yönetimi yazılımı çözümleri, iç denetçilerin varlıklar için durum güncellemeleri almasını sağlayan ve varlıkları etkili bir şekilde izlemelerine olanak tanıyan bir özellik de içerebilir.
Varlık Yönetimi Yazılımının Temel Özellikleri
En iyi varlık yönetimi yazılımı çözümleri aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Kullanıcı dostu arayüz: Karmaşık bir sistem kullanıma alınma amacını çoğu zaman boşa çıkarır. Azalan idari iş yükü sayesinde tasarruf edebilirsiniz, ancak sistem karmaşıksa ekibinize sistemi kullanmayı öğretmek için daha fazla harcama yapmanız gerekebilir. Sezgisel olan ve öğrenme eğrisi yumuşak bir sistem istersiniz.
- Çapraz platform desteği: Özellikle ekibiniz yoğun saha çalışması yapıyorsa, tüm popüler işletim sistemlerinde çalışan bir sistem seçin. Bir mobil uygulama, çalışanların varlık kayıtlarını anında güncellemesine olanak tanıyarak verilerin her zaman güncel kalmasını sağlar.
- Bakım yönetimi: Varlık yönetimi aracınızda yerleşik bir bakım yönetimi modülü bulunmalı veya bilgisayarlı bakım yönetim sistemi (CMMS) gibi harici bir bakım aracıyla entegre olmalıdır. Varlık yönetimi sisteminizi kullanarak varlık bakımını planlayabilmeli, iş emirleri oluşturabilmeli ve ilerlemeyi takip edebilmelisiniz. En iyi kurumsal varlık yönetimi yazılımı ürünüyle, kestirimci bakım programı uygulamak için varlık performansını da izleyebilirsiniz.
- Varlık takibi: Şirketler varlıkları barkod, Bluetooth takibi ve RFID gibi çeşitli teknolojileri kullanarak takip eder. Varlık yönetimi sisteminiz bu teknolojileri ve barkod tarayıcıları ile RFID tarayıcıları gibi ihtiyaç duydukları cihazları desteklemelidir.
- Gerçek zamanlı varlık raporlaması: Verileri derledikten sonra onları yorumlamanız gerekir. Yoğun bir elektronik tablo göz korkutucu görünebilir. Ancak varlık yönetimi sistemi, varlık verilerini görsel olarak raporlayarak yorumlamayı kolaylaştırır. Veriler gerçek zamanlı olarak güncellenir; böylece akıllı kararları hızla alabilirsiniz.
- Varlık giriş ve çıkış takibi: Çoğu zaman birden fazla departmanın bir varlığı kullanması gerekebilir. Varlık departmanlar arasında hareket ederken onu takip edebilmeniz gerekir; bunun için sisteminizde giriş ve çıkış özelliği bulunmalıdır.
Varlıkları Modern Yöntemlerle Yönetin
Tüm bu zamanı verileri bir elektronik tabloya manuel olarak girmek için neden harcayasınız? Güçlü bir varlık yönetimi yazılımı ürünüyle zamandan tasarruf edin ve çok daha yüksek veri doğruluğu sağlayın.
Zamandan ve paradan tasarruf etmenin yanı sıra, bilinçli karar almayı kolaylaştıracak ve varlık yönetimi süreçlerinizi kolaylaştıracak çeşitli özelliklere erişebileceksiniz.
Seçeneklerinizi değerlendirmeye hazırsanız, sonraki adım olarak varlık yönetimi yazılımı fiyatlandırma rehberimizi incelemenizi öneririm.
Ek kaynaklar:
