Sådan interviewer du nogen: Ekspertguide + gratis skabelon
I min tidligere artikel skrev jeg om at give regelmæssig feedback til ansættende ledere og teams om interviewprocessen.
Ved siden af dette arbejder jeg meget med at træne teammedlemmer, der deltager i interviews med kandidater, i at fokusere deres interviews og samtidig gøre dem mere engagerende for kandidaterne.
Gennem årene har jeg fundet ud af, at vi i mange tilfælde kan nå mere på kortere tid uden at få kandidaterne til at føle, at de bliver afhørt af den spanske inkvisition.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Så uden videre er her min guide til at skabe fokuserede og engagerende interviews.
Hvorfor er interviews vigtige?
Vi interviewer kandidater for at vurdere deres kvalifikationer, kommunikationsevner og motivation samt kontrollere, at oplysningerne i deres ansøgning er korrekte.
Omvendt kan jobsøgende fremvise deres evner, få en bedre forståelse af rollen og opbygge en god relation til potentielle arbejdsgivere.
Begge parter kan afklare forventninger, forhandle vilkår og træffe velinformerede beslutninger, hvilket reducerer risikoen for medarbejderudskiftning og sikrer et godt match.
I sidste ende er målet grundigt at undersøge de nødvendige færdigheder, adfærdsmønstre og motivationer samt skabe en positiv kandidatoplevelse uanset udfaldet.
Sådan interviewer du en person: Proces i 7 trin
Jeg er ikke sikker på, at jeg har lyst til at sætte et tal på, hvor mange mennesker jeg gennem årene har været involveret i at interviewe, og ikke to interviews er nogensinde ens (hvilket er en del af det sjove).
Uanset rollen eller organisationen er her min proces til at forberede og gennemføre et effektivt interview:
1. Fastlæg et mål
Det første trin er at fastlægge et mål for dine interviews. Er formålet at teste tekniske kompetencer, adfærd eller begge dele?
For at forstå dette skal du først skrive alt ned, hvad du har brug for at vide om en person for trygt at kunne ansætte vedkommende i stillingen. Dette vil danne grundlag for både interviewets struktur og indhold.
Eksempel:
Du søger en erfaren sælger, der kan hjælpe med at lancere dit produkt på et nyt marked. Vedkommende skal have mulige forbindelser til de vigtigste kunder, du leder efter – fokusér på det!
Leder du også efter en person, der på sigt kan blive teamleder? Hav også et par spørgsmål om det.
Synes du, at dit produkt har større fordel af én salgsmetode end en anden? Sørg for at forstå vedkommendes stil.
Og så videre, indtil du har alle de oplysninger, du har brug for fra personen, for at kunne ansætte vedkommende.
Prioritér derefter, hvilke spørgsmål du først og fremmest har brug for svar på, så du kan bruge mest tid på dem, og begynd at udarbejde spørgsmålsskabelonerne (du kan bruge mine nederst i denne artikel som hjælp).
Hvis du tager dig tid til denne øvelse, får du en ramme for, hvad du leder efter i hvert interview, og som du senere kan være meget åben om over for kandidaterne.
Overvej samtidig, hvem der skal vurdere de enkelte dele, og hvordan kandidaterne skal bedømmes. Jeg anbefaler, at du undgår at involvere alle og enhver (at den administrerende direktør møder hver kandidat, er faktisk ikke det pral, som nogle virksomheder får det til at lyde som – mere om det senere).
På den anden side kan det være ret problematisk på længere sigt for både kandidaten og virksomheden udelukkende at stole på den ansættende leder.
Det handler om balancen mellem faldgruberne ved kun én persons mening kontra en beslutning truffet af et udvalg (og dermed en langvarig ansættelsesproces). Min artikel om samarbejdende ansættelse går mere i dybden med dette, og du bør se eksempler på et flowdiagram over rekrutteringsprocessen for at se, hvordan du kan visualisere det.
Eksempel:
Implementeringschef er en rolle, der både omfatter kunderelationer og tekniske aspekter. Bed en erfaren kundeansvarlig om at vurdere førstnævnte og en person fra produkt- eller ingeniørafdelingen om at vurdere sidstnævnte. På den måde kan hver person fokusere på sit område og få mest muligt ud af kandidaten.
2. Udarbejd interviewets struktur
Når du har fastlagt målet, kan du overveje, hvordan strukturen skal se ud.
Jeg anbefaler normalt, at du strukturerer dine interviews som en tragt, hvor du starter med de vigtigste færdigheder i de første faser og bevæger dig videre mod de valgfrie i de næste faser.
Eksempel:
- Første fase: Gå i dybden med deres erfaring med specifikke spørgsmål, hvor den nødvendige erfaring prioriteres først, efterfulgt af den valgfrie erfaring.
- Anden fase: “Teknisk” interview, eventuelt med en opgave, hvor du kan vurdere de nødvendige færdigheder og potentielt få en forståelse af deres ønskede færdigheder (baseret på kandidatens præstation under den første samtale).
- Tredje fase: Fokus på det kulturelle bidrag og det adfærdsmæssige match.
Ved at opdele interviewet som i eksemplet ovenfor nedprioriterer du ikke kulturen ved at placere den til sidst, men sikrer, at du ikke går videre med personer, der ikke har de nødvendige færdigheder, og dermed spilder tid. Dette er især vigtigt ved ansættelse af erfarne medarbejdere.
Derudover giver dette interviewforløb dig mulighed for at bruge de tidligere interviews til at afgøre, hvor dybdegående svar du kan forvente i de næste faser.
Lad os for eksempel sige, at du interviewer en erfaren økonomiansvarlig, og at du har en kandidat, der i første fase fortalte om noget kompleks finansiel rapportering, som vedkommende havde arbejdet med, og som tilfældigvis matcher opgaven i anden fase.
Under opgaven vil du forvente, at vedkommende anvender den ekspertise, de nævnte, og du kan vurdere, om de virkelig har den ekspertise, de talte om.
3. Forberedelse af spørgsmål
Du har sandsynligvis efterhånden været igennem nogle interviews, enten som interviewer eller interviewperson.
Du kan højst sandsynligt huske en situation, hvor du følte, at du besvarede et spørgsmål, der virkede irrelevant, eller omvendt modtog et svar fra en kandidat, der føltes som et teaterstykke.
Nøglen til et godt interviewspørgsmål er at engagere kandidaten i en samtale.
For at opnå dette skal du stille åbne spørgsmål (Hvem, Hvornår, Hvordan, Hvorfor, Hvor) eller bede om eksempler. Det vil resultere i længere svar, som vil give langt mere værdi gennem de dybdegående detaljer.
Eksempel:
"Har du erfaring med softwaretest?" (dårligt) vs “Hvad er din erfaring med softwaretest?” (godt)
Brug disse spørgsmål til at forstå personens erfaring og beslutningstagning. Jeg har lært så mange ting ved at interviewe mennesker!
Den næstvigtigste ting: at skrælle løget, altså opfølgende spørgsmål.
Det er disse spørgsmål, der kendetegner eksperterne inden for deres felt og hjælper personer med det største potentiale med at skille sig ud. Hvis nogen forsøger at opdigte en historie for at få det til at se ud, som om de har erfaring, afsløres de som regel ved det andet eller tredje opfølgende spørgsmål.
Vær opmærksom på personens svar på dit første store, overordnede spørgsmål, og notér områder, du gerne vil spørge ind til, hvis det ikke er passende at afbryde. Det vil gøre dine opfølgende spørgsmål mere relevante i forhold til svaret, men her er nogle eksempler på mere universelle spørgsmål:
- Hvorfor traf de den beslutning, de gjorde?
- Hvilke andre alternativer var der, og hvorfor var de ikke levedygtige?
- Hvordan udviklede tingene sig?
- Hvad kunne forbedres?
- Hvordan tog de andre personer på teamet imod beslutningen?
- Hvordan kommunikerede de med andre personer?
Vær til sidst nysgerrig og spørgende—ikke inkvisitorisk!
At være aggressiv i sin spørgeteknik er et tegn på en svag eller usikker interviewer, og det får sjældent det bedste frem i kandidaterne, hvis du indtager en "hård" holdning.
Den eneste undtagelse er, hvis det er en del af jeres virksomhedskultur—i så fald skal du være så aggressiv, som det er nødvendigt, så kandidaterne så tidligt som muligt ved, hvad de går ind til!
Spørgsmål, du bør undgå
Der findes visse typer spørgsmål, som folk gerne stiller, men som historisk set næsten aldrig fungerer.
Fælder
Eksempler omfatter "Hvor mange vinduer er der i Canary Wharf?", eller min personlige favorit, "Hvor mange klaverstemmere er der i Holland?" (et spørgsmål, jeg oprigtigt blev stillet til en jobsamtale, og som for altid vil stå klart for mig).
Disse spørgsmål har angiveligt til formål at teste personens "problemløsningsevner". På det tidspunkt havde jeg måske set et klaver to gange i mit liv, så jeg havde ingen idé om, hvordan stemningsprocessen fungerer.
Jeg har dog masser af venner med guitarer, og de stemmer dem selv. Så mit svar på spørgsmålet var at spørge tilbage: "Mener du personer, der stemmer deres egne, eller professionelle?"
Det viste sig, at intervieweren virkelig ikke brød sig om mit svar!
Den slags spørgsmål får folk til at spille skuespil og kan også være meget ekskluderende for mennesker fra bestemte kulturer. Det eneste, de opnår, er at spilde værdifuld interviewtid, som kan bruges på at stille bedre spørgsmål.
Bedre alternativ:
Giv dem et lille scenarie, som de vil møde i løbet af deres tid i rollen, og bed dem gennemgå, hvordan de vil løse det. Dette er et eksempel, der er forankret i virkeligheden og vil være mere relaterbart for kandidaten.
Eksempel for en erfaren sælger:
"Hvordan ville du gå ind på et nyt marked, der er domineret af et par meget etablerede mærker, med et nyt udfordrermærke, som meget få kender til?".
Det kan endda sætte gang i en hel idésession!
Finurlige spørgsmål
"Hvilken Pokémon er din start-Pokémon?" eller "Hvis du var et dyr, hvilket dyr ville du så være?".
Jeg ville ønske, at jeg fandt på det her. Pokémon-spørgsmålet kom fra en person under en interviewtræningssession, som ganske modigt fortalte, at vedkommende stillede alle det spørgsmål.
Jeg spurgte hvorfor, og han sagde: "Jeg vil vide alt, hvad jeg har brug for, om dem ud fra det." Jeg er evigt taknemmelig for, at han indrømmede det under træningen, så jeg kunne stoppe det i opløbet. På dette tidspunkt kan du lige så godt spørge dem om deres stjernetegn!
Jeg har spillet mange videospil, men aldrig Pokémon. Gad vide, hvad det siger om mig?
Bedre alternativ:
Der findes ikke noget bedre alternativ til disse. Gå videre, og brug din tid på at stille andre, mere nyttige spørgsmål!
Sælg mig X
Jeg vil for altid forbande The Wolf of Wall Street for at have plantet spørgsmålet "sælg mig denne kuglepen" i folks hoveder som en slags nøgle til alt salg.
Et nyere alternativ, jeg stødte på under et interview, var, at jeg blev bedt om at sælge den virksomhed, jeg var til samtale hos.
Jeg er rekrutteringskonsulent, og det forventes, at jeg ved mere end det, der står på hjemmesiden, hvilket følger med at arbejde i virksomheden. Ellers kan kandidaterne jo bare selv læse sig til det!
Bedre alternativ:
"Sælg mig dit nuværende produkt eller din nuværende virksomhed".
På den måde kan du teste deres evner inden for historiefortælling eller deres salgsstil med noget, de bør være trygge ved.
For åbne spørgsmål
"Fortæl mig om dig selv".
“Jeg kommer fra [indsæt land], jeg er fisk, og jeg elsker at svømme.”
Svarede jeg på spørgsmålet? - Ja. Får jeg jobbet? Selvfølgelig ikke.
Et andet eksempel: "Hvilke problemer kan du løse for os" - Hvilke problemer har I?
“Hvad er dine svagheder?” - Det er et svagt spørgsmål!
Bedre alternativ:
Fortæl dem om et problem, du har i øjeblikket, og involvér dem i det. Stil dem et mere styret spørgsmål som "Fortæl mig om din erfaring med X-projektet", hvor du vælger noget fra deres CV.
Et alternativ til spørgsmålet om svagheder er at spørge om en gang, hvor det ikke lykkedes dem at få succes med noget, og hvad de lærte som følge heraf.
Hvorfor skal vi ansætte dig?
Det er vel det, interviewet handler om, ikke?
4. Opret en vurderingsramme
Vurderingsrammen skal sikre, at strukturen og spørgsmålene anvendes ensartet i hvert interview.
Der er flere forskellige måder at bedømme svar på, for eksempel numeriske værdier (1-5 eller 1-10) eller stærke sider/fordele og svage sider/ulemper.
Min favorit er Klart nej, Nej, Ja og Klart ja, fordi det er en enkel skala, og der ikke er mulighed for at stille sig midt imellem.
Uanset hvad du vælger, skal du sørge for at give bedømmelserne en betydning, så interviewerne ved, hvad de skal se efter.
Medmindre det er et specifikt teknisk spørgsmål, der har et korrekt svar, er rammen primært til for, at interviewerne kan forstå, hvordan et godt svar ser ud, ikke hvad det "korrekte" svar fra en kandidat ville være.
For eksempel så vi i forbindelse med vores seneste ansættelse på niveauet som staffingeniør på tekniske og adfærdsmæssige parametre og identificerede 3-4 spørgsmål til hver samt 3-4 tilsvarende færdigheder/egenskaber for hvert spørgsmål.
Et af kriterierne for staffingeniør-rollen var at forstå, hvorfor de havde implementeret bestemte rammeværk, så vi oprettede følgende for at vurdere dette kriterium:
- Kraftigt nej – ingen forståelse overhovedet for de implementerede rammeværker
- Nej – ingen forståelse for, hvorfor rammeværkerne blev implementeret, og ingen refleksion over, hvad der ellers kunne være blevet overvejet.
- Ja – god forståelse for de implementerede rammeværker og årsagerne til deres implementering
- Kraftigt ja – meget stærk forståelse for forskellige rammeværker og for, hvorfor hvert af dem kan vælges, samt evne til at forklare, hvilke andre alternative løsninger der blev overvejet, og hvorfor de ikke fungerede.
5. Gennemfør interviewet
Når det kommer til kandidatoplevelsen, er interviewet det sted, hvor du virkelig kan gøre forskellen – eller ødelægge det hele.
Det er her, kandidaterne tilbringer mest tid sammen med dig, og selv hvis du ikke har haft tid til at skabe en virkelig smart karriereside med interaktivitet overalt, kan en god interviewoplevelse kompensere for det.
Det betyder ikke, at interviewet skal være nemt! Gode kandidater foretrækker faktisk interviews, der udfordrer dem og får dem til at tænke over deres ekspertiseområde, så ovenstående råd om effektive interviews gælder stadig.
Det, jeg gerne vil henlede din opmærksomhed på i dette afsnit, er imidlertid de grundlæggende ting, som, når du gør dem rigtigt, sandsynligvis ikke udløser begejstret ros, men som, hvis du gør dem forkert, vil give dig den berettigede kritik. Så sørg altid for at:
- Præsentere dig selv og fortælle, hvad du laver i virksomheden
- Hvis det er det første interview, skal du også præsentere virksomheden
- Give kontekst om, hvad du gerne vil gennemgå i dette interview
- Berolige kandidaten, uanset om interviewet foregår online eller personligt, med at vedkommende kan tage en pause for at hente vand eller gå på toilettet, hvis der er behov for det. Vi er alle mennesker.
- Sikre dig, at du har gennemgået kandidatens CV på forhånd og er klar med spørgsmål, der er relevante for vedkommende
- Sikre dig, at du kommer til tiden (som vært gerne lidt tidligere)
- Holde styr på tiden og sikre, at kandidaten får tid til at stille spørgsmål
- Smile og være nysgerrig på personen over for dig!
Det virker måske elementært, men jeg oplever stadig situationer, hvor folk glemmer et eller flere af disse ting, og det kan altid mærkes.
At vide, hvordan man interviewer nogen effektivt, omfatter også at administrere tiden godt ved hjælp af software til interviewkoordinering.
Tips til at tage effektive interviewnoter
At tage gode interviewnoter er en færdighed, du bliver nødt til at udvikle, og jeg er bange for, at jeg ikke har nogen genveje.
I begyndelsen syntes jeg, det var nemmere at have pen og papir foran mig. Jeg skrev interviewspørgsmålene ned og nummererede dem, så jeg noterede nummeret, når der kom et nyt spørgsmål. Derefter gik jeg over til at skrive svarene ned, efterhånden som interviewet skred frem.
Uanset om det er stenografi eller fulde sætninger, er pointen, at du skal have tilstrækkelig information om, hvad kandidaten sagde, til at kunne underbygge din beslutning.
De fleste moderne ansøgerstyringssystemer (ATS) har en form for værktøj, der hjælper dig med at tage noter under interviews (det kan kaldes et “interviewpakke”, et “scoringskort” eller en “feedbackformular”).
Afhængigt af ATS-systemet har du måske også stjerner eller “ja” eller “nej” eller en numerisk score, som du kan tildele. Tal med din ATS-udbyder eller dit rekrutteringsteam om at konfigurere disse, hvis de har værdi for dig.
Hvis du sørger for at have gode noter fra alle i ansættelsespanelet, får du det bedste overblik over, hvordan hver kandidat klarer sig under rekrutteringsprocessen.
Personligt har jeg altid fundet Kraftigt nej, Nej, Ja og Kraftigt ja mest værdifulde.
Numeriske scorer og stjerner tager normalt meget tid, kræver et stærkt ansættelsesteam samt mange data og eksempler på interviewfeedback for at træne alle i interviewteamet i, hvordan 3 kontra 4 stjerner ser ud. Det kan invitere til mere subjektivitet.
6. Vurder kandidaten, og træf en beslutning
Vurder kandidaten ud fra dine vurderingskriterier fra trin 4.
Selvom det er en fordel at få feedback fra flere personer, når der skal træffes beslutninger og reducere bias, er det, som du sikkert er klar over, udfordrende at nå frem til en fælles beslutning i en gruppe.
En beslutning skal træffes af en person eller gruppe, som måske ikke deler holdningen hos nogle af de involverede.
Den endelige beslutning skal respekteres og accepteres med forståelse for, at den ikke må skabe gnidninger i de eksisterende teams.
Det samarbejdende ansættelsesteam bør udarbejde en kortliste over kandidater og give feedback om hver enkelt, som en ansættende leder eller et panel kan overveje.
Den beslutningstagende person i processen bør derefter kunne fremlægge sine overvejelser og en begrundelse for den beslutning, der træffes.
7. Giv og bed om feedback
Kandidatoplevelsen stopper ikke, så snart du har afsluttet Zoom-opkaldet eller fulgt kandidaten ud ad døren.
Perioderne mellem interviewfaserne eller lige før tilbuddet er afgørende, så sørg for at få mest muligt ud af dem.
Feedback til tiden
Feedback er virkelig vigtigt, især for kandidater, der ikke gik videre til de næste faser.
Det er nyttigt for alle kandidater at høre, hvad der gik godt og mindre godt i deres interview, og hvis de gik videre, hvad de næste skridt indebærer.
Hvis du har brug for hjælp til dette, kan du læse min artikel om hvordan man giver feedback efter et interview.
Bed om feedback
Tiden mellem interviews er et godt tidspunkt at bede om feedback. Personligt går jeg ikke ind for en proces, hvor man sender en undersøgelse eller feedbackformular efter hver fase—det kan blive trættende.
Et enkelt spørgsmål i den e-mail, hvor du informerer dem om deres feedback eller om, at de går videre til næste trin, kan dog være nok til at give dig en idé om, hvad de kunne lide, og hvad de ikke rigtig forstod.
Opdateringer i et passende tempo
Hvis du har brug for et par dage eller venter på noget bestemt, der vil forsinke kandidatens feedback (enten deres afslag eller deres videreførelse gennem de forskellige faser), så giv dem besked!
Ideelt set bør kandidaterne kende resultatet inden for få dage efter deres interview—målet er om muligt højst 72 timer efter interviewet.
Hvis der imidlertid kommer en forsinkelse, sender jeg kandidaterne en kort besked for at anerkende, at jeg ikke har glemt dem, og at virksomheden ikke ghost’er dem—det er blot noget, der forsinker os, uanset hvad forsinkelsen måtte skyldes.
Interviewtjekliste
Inden du går i gang, skal du gennemgå følgende:
- Har du en standardliste med indledende spørgsmål, som du stiller alle kandidater?
- Er denne liste opdelt efter interview og interviewer?
- Har hvert spørgsmål et specifikt formål, der knytter sig til jobbeskrivelsen?
- Har du nogle opfølgende spørgsmål i tankerne?
- Har du standardiseret og planlagt interviewfaserne (du kan også vælge at angive dem i jobopslaget)?
- Hvis interviewet foregår online, er du så et sted, hvor du ikke bliver forstyrret af andre eller baggrundsstøj?
- Hvis mødet foregår virtuelt, er din platform til videointerviews opdateret og klar til brug?
- Hvis mødet foregår fysisk, har du så booket lokalet og sikret dig, at du er klar til at byde personen velkommen?
En af de bedste måder at sikre en god kandidatoplevelse på er at være forberedt, så jeg har lavet en skabelon, du kan downloade, som kan hjælpe dig med at strukturere dine overvejelser til hver jobsamtale og forberede dig selv og dit interviewpanel.
Skabelon til jobsamtale
Hent din skabelon til jobsamtaler!
Denne formular gennemgår spørgsmålene ét for ét, især de spørgsmål som den ansættende leder overlader til andre i interviewpanelet at stille.
Selvom det måske virker omfattende i starten, vil du snart gøre det instinktivt, og det er afgørende, at alle, der deltager i interviewet, er på samme side. Ellers vil I interviewe den samme kandidat med henblik på meget forskellige ting, og ingen kan være alt for alle!
Bedste praksis for jobsamtaler
En genopfriskning af nogle af de bedste praksisser, der er gennemgået ovenfor:
- Vær klar over formålet: Før du gør noget som helst, skal du være klar over formålet med jobsamtalen, dvs. hvad du har brug for at vide for at kunne tilbyde nogen jobbet. Det vil være med til at definere interviewets struktur og spørgsmålene.
- Åbne spørgsmål: Stil åbne spørgsmål (Hvem, Hvornår, Hvordan, Hvorfor, Hvor), eller bed om eksempler.
- Udnyt teknologien: Ansøgersporingssystemer og andre former for rekrutteringssoftware kan hjælpe dig med at tage noter og vurdere kandidater.
- Feedback i rette tid: Giv rettidig og detaljeret feedback, der står mål med, hvor langt kandidaten er nået i processen. Husk også at bede om feedback.
Mod fokuserede, engagerende jobsamtaler
En jobsamtale bør ikke være en konfrontation; du kan få meget mere ud af folk ved at behandle dem som, ja, mennesker!
Jeg går så langt som til at sende kandidater generelle tips til jobsamtalen eller tips om, hvad der vil blive gennemgået i hvert trin, inden samtalen finder sted. Selvom jeg ikke giver dem svarene, hjælper det med at mindske presset yderligere.
Sørg for at udvise den almindelige høflighed under hele jobsamtalen, som du ville udvise over for gæster i dit hjem, og vis oprigtig interesse for dem som individer. Husk selvfølgelig også at afsætte tid til sidst i jobsamtalen, så de kan stille spørgsmål!
Jobsamtalen er din belønning efter det, der kan have været en lang og udmattende periode med kandidatsøgning, så nyd den!
