Sikring af forretningskontinuitet i et permanent krisemiljø

Hvad er driftskontinuitet?

Driftskontinuitet henviser til den strategiske og taktiske planlægning, som en organisation gennemfører for at sikre, at den kan fortsætte driften under og efter en forstyrrende hændelse.

Det indebærer at identificere kritiske aktiviteter og systemer samt implementere planer og foranstaltninger for at opretholde eller hurtigt genoprette kritiske forretningsfunktioner i tilfælde af uforudsete forstyrrelser som naturkatastrofer, cyberangreb eller andre kriser.

Denne proces er afgørende for at minimere nedetid og økonomiske tab og samtidig sikre virksomhedens fortsatte levedygtighed.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Driftskontinuitet betyder mobilitet

HR- og global mobilitetseksperter har stor erfaring med kriseberedskab og katastrofeberedskab, da uddannelse er blevet mere nødvendig i de senere år. 

Hastighed er et afgørende element i krisestyring. HR-professionelle bør gøre praktiske overvejelser om immigration og mobilitet til en del af deres standardberedskabsplan og sikre, at den er opdateret og stresstestet.

Den generelle vejledning for styring af driftskontinuitet er opdelt i tre dele:

1. Vær på forhånd klar over, hvem de vigtigste interessenter er, samt hvilke roller og ansvarsområder de har
2. Sørg for en geografisk spredning af beredskabsmedarbejdere og ansvarlige personer, hvis nogle bliver direkte berørt og ikke kan udføre deres rolle
3. Perfektion kan være det godes fjende. Det skal være tilstrækkeligt godt, så længe organisationer er agile og kan tilpasse sig for at opretholde driften.

De fem vigtigste områder inden for driftskontinuitet

Data er afgørende under en krise

Det, der er blevet tydeligt i situationer, hvor medarbejdere skal evakueres fra ét land til et andet, er, hvor vigtigt det er at indhente og vedligeholde data om nøglemedarbejdere og deres pårørende. 

Du har brug for disse oplysninger for at kunne gøre nogle få ting: 

1. Identificere alle berørte medarbejdere, vurdere risikoen og overveje mulighederne for øjeblikkelig evakuering af hensyn til sikkerheden. 
2. Overveje kortsigtede og langsigtede muligheder for arbejdssteder. 
3. Træffe hurtige og beslutsomme foranstaltninger for at flytte medarbejdere. 

Mange organisationer er måske ikke bekendt med deres medarbejderes nationaliteter, da disse data ikke rutinemæssigt indsamles, fordi dataindsamling nogle gange kan opfattes som et indgreb i privatlivets fred. Men i en krise er korrekte data nøglen til hele processen. 

Når virksomheder forsøger at indsamle disse data, er det afgørende, at de også indsamler nationaliteterne på medarbejdernes familiemedlemmer, da disse oplysninger er endnu mindre tilbøjelige til at blive registreret.

Nogle nationaliteter er i praksis lettere at flytte hurtigt end andre. Sikkerhedsteams kan for eksempel organisere chartrede fly eller endda både for at evakuere personale, men i en nødsituation tager de ofte ikke højde for de pågældendes nationaliteter, og om de rent faktisk får lov til at gå om bord på flyet eller rejse ind i destinationslandet.  

Det er afgørende, at de fagfolk, der er ansvarlige for den akutte flytning af deres medarbejdere, er realistiske med hensyn til, hvad der er muligt i deres organisation, når det gælder HR-systemernes evne til at vedligeholde et dataregister. 

Det er måske ikke nødvendigt at have alle data om alle personer globalt, og dette kan faktisk være forhindret af lokal lovgivning i nogle jurisdiktioner. Men en klar plan for, hvor sikkerhedsproblemerne mest åbenlyst kan opstå, og sikring af, at data om disse medarbejdere og deres pårørende er tilgængelige, vil være en stor hjælp ved organisering af udrejser.

For eksempel havde mange organisationer under optakten til Brexit ikke data om britiske statsborgere i Europa og europæere i Storbritannien – de havde ganske enkelt aldrig haft brug for disse oplysninger.  

På grund af tidsplanen var der dog tilstrækkelig tid til at indsamle disse oplysninger og træffe de nødvendige foranstaltninger for at opretholde immigrationsstatusser og sikre driftskontinuitet. Sådan er det ikke i virkelig hastende situationer, som det er blevet set i Ukraine og Afghanistan i de seneste år.

Hvis du bruger en registreret arbejdsgiver i en bestemt region, vil der være risici, der skal afbødes, samt samarbejdsindsatser, der skal organiseres som en del af dette.

Author's Tip

Data er kun nyttige, så længe de forbliver gyldige. Det er vigtigt at etablere en mekanisme til at vedligeholde og opdatere dem, f.eks. ved at indføre en regelmæssig kadence af påmindelser til medarbejderne, understøttet af den relevante teknologiplatform.

Arbejdsstyring under en krise

En strategi for arbejdsstyring muliggør udviklingen af en plan, der effektivt flytter arbejdsstyrken for at sikre virksomhedens kontinuitet og træffe velinformerede beslutninger ved overvejelse af de tilgængelige muligheder. 

I nogle tilfælde kræver dette muligvis ikke, at alle medarbejdere rent faktisk flyttes ud af landet, men der bør udarbejdes en individualiseret plan for specifikke medarbejdere, som kan være nødvendige for fortsat at drive aktiviteterne på det berørte sted.

Ved gennemførelse af en analyse bør en virksomhed overveje følgende relevante faktorer i samarbejde med sine immigrationsspecialister og globale mobilitetstjenesteudbyder:

• Hvor kan medarbejderne rejse hen med kort varsel af hensyn til sikkerheden? Hvor er der visumfri destinationer, eller hvor kan de få visum ved ankomst?
• Kan en person arbejde der på kort eller lang sigt? Hvor lang tid vil det tage at sikre arbejdstilladelse?
• Hvordan holder de sig ajour med hurtige og hyppige ændringer i immigrationsregler og rejsemuligheder?
•  Hvilke forskellige overvejelser gælder for fjernarbejde? Digitale nomadevisa er f.eks. med visse undtagelser ikke altid anvendelige muligheder, når tiden er afgørende. Både virksomheder og medarbejdere skal tage højde for fast driftssted, skatte- og socialsikringsforpligtelser osv.
• Hvilke specifikke talentbehov har virksomheden på de forskellige lokationer?  Selvom virksomheden har en global tilstedeværelse, passer de berørte medarbejderes kompetencer måske kun til bestemte lokationer.
• Hvilken risikostyring er nødvendig ved at flytte personer ind i kriseområdet for at støtte indsatsen – f.eks. ved at flytte sikkerhedsteams for at støtte evakueringer som følge af den politiske ustabilitet, der er oplevet i Irak, Syrien og Afghanistan i de seneste år?
• Hvilke forskellige scenarier skal overvejes, f.eks. tilfælde hvor det ikke er muligt at rejse?
• Hvis hændelsen påvirker virksomhedens forsyningskæde, hvilke regulatoriske hindringer skal så håndteres, og hvilke beredskabsplaner er på plads for at sikre, at forretningsprocesserne ikke bliver fuldstændig afsporet?

Vigtigheden af at have en rejseklar arbejdsstyrke

Det er vigtigt at sikre, at berørte personer er så rejseklare som muligt, for at en plan for virksomhedens kontinuitet kan gennemføres problemfrit. 

Ud over at have overblik over de berørte personers nationalitet er det også afgørende at vide, hvilke gyldige visa de allerede har, da det kan lette øjeblikkelig rejse. 

En indisk statsborger i Israel har f.eks. måske ikke mange rejsemuligheder, men hvis vedkommende har et gyldigt Schengenvisum, amerikansk ESTA, britisk besøgsvisum osv., åbner der sig pludselig en verden af muligheder, i det mindste hvad angår rejse og sikkerhed på kort sigt. 

Hvad angår, hvor berørte personer kan rejse hen, er det først og fremmest at foretrække at have destinationer klar, hvor de ikke blot kan rejse hen, men også straks fortsætte deres arbejde.

Hvis det ikke er en mulighed, er det næstbedste at overveje destinationer, hvor personer kan rejse visumfrit ind og ændre deres immigrationsstatus i landet. 

Nogle gange kan det betyde et afbræk i arbejdskontinuiteten, hvis de f.eks. ikke må arbejde, mens en ansøgning behandles. Andre gange kan det betyde en periode, hvor de arbejder fra et hotel eller en lejlighed i stedet for at møde ind på et kontor.

De Forenede Arabiske Emirater tilbyder f.eks. visum ved ankomst til mere end 70 nationaliteter og giver mulighed for at konvertere visummet til et visum til fjernarbejde efter ankomsten.

I forbindelse med Rusland-Ukraine-krisen var EU hurtig til at aktivere midlertidig beskyttelsesstatus for ukrainske statsborgere, hvilket gjorde det langt nemmere for folk at fortsætte med at arbejde, når de nåede frem til et sikkert sted. Men da nogle virksomheder lukkede deres aktiviteter i Rusland og ønskede at flytte medarbejdere, var det mere problematisk, og mulighederne var mere begrænsede. 

Medarbejderne bør sikre, at deres pas er gyldige og har mindst seks måneders resterende gyldighed. De bør også have adgang til dokumenter som vielsesattester, fødselsattester for børn, eksamensbeviser osv. 

HR-medarbejdere bør indarbejde dette budskab i introduktionen og opfølgende samtaler med udenlandske statsborgere for at sikre, at de har den korrekte dokumentation ved hånden i tilfælde af rejse med kort varsel.

More Articles

• 10 bedste registrerede arbejdsgivere i Storbritannien: Gennemgået i 2026
• 20 bedste softwareløsninger til integreret risikostyring i 2026
• Arbejdsgiver på vegne af virksomheden over for bemandingsbureau 2026
• 10 bedste værktøjer til fjernarbejde for distribuerede teams i 2026
• 10 bedste softwareløsninger til belægningsregistrering i 2026

Geolokationsfunktionalitet?

Som nævnt tidligere er nøjagtige og opdaterede data afgørende i en krise, men der er begrænsninger på kvaliteten og mængden af disse data, hvis de håndteres manuelt. 

Virksomheder kan og gør det muligt at indføre systemer til sporing af medarbejderes placering af hensyn til deres sikkerhed og tryghed, men disse systemer omfatter typisk kun det land, hvor medarbejderne aktuelt befinder sig, og ikke den specifikke placering i landet. 

Selvom organisationer sandsynligvis kender deres medarbejderes arbejdssted, ved de muligvis ikke, om medarbejderne faktisk befinder sig der på tidspunktet for en nødsituation, eller om de er på rejse. Som minimum bør medarbejdere rådes til at registrere deres tilstedeværelse hos deres hjemlands ambassade, især hvis de rejser til et højrisikoland.

I tilfælde af en katastrofe eller en anden form for forstyrrende hændelse kan det være særdeles nyttigt at have opdaterede kontaktoplysninger for medarbejderen og mulighed for at spore vedkommendes placering ved hjælp af informationsteknologi, når eventuelle bemandingsudfordringer skal håndteres.

Udarbejd proaktivt en krisestyringsplan  

En struktureret tilgang på organisationsniveau kan begrænse mange af de udfordringer, en virksomhed kan møde under en krise. Organisationer, især dem der opererer globalt, håndterer konstant den ene krise efter den anden. En krisestyringsplan vil: 

•  Øge risikobevidstheden og understøtte en risikoanalyse for at identificere eventuelle risikoområder og nødvendige tiltag
• Hjælpe organisationen med hurtigt at tilpasse sig under nødsituationer
• Hjælpe de vigtigste interessenter med hurtigt at handle
• Muliggøre overvågning i realtid og situationsbevidsthed, hvilket vil være afgørende for effektiv beslutningstagning og sikre, at kritiske forretningsfunktioner opretholdes
• Reducere ustabilitet og usikkerhed blandt medarbejderne i kølvandet på en krise, der påvirker deres arbejdsplads.

Samlet set vil beredskabsplanen minimere krisens indvirkning på de berørte medarbejdere og understøtte virksomhedens fortsatte drift. 

Som en del af jeres risikovurderinger bør I gennemføre en forretningskonsekvensanalyse for en række scenarier og afholde skrivebordsøvelser for at hjælpe jeres beredskabsteam med at forstå deres roller og ansvarsområder, så I sikrer beredskab og korrekt gennemførelse af jeres program for forretningskontinuitet.

Hold dig opdateret om den seneste udvikling inden for beredskabsplanlægning og forretningskontinuitet ved at tilmelde dig vores nyhedsbrev!