41 centrale HR-politikker og bedste praksisser (med eksempler)

Lad os begynde med det grundlæggende.

Hvad er HR-politikker?

Personalepolitikker er regler og processer, der regulerer ansættelsesforholdet mellem arbejdsgiver og medarbejder. Udarbejdelse af politikker er en af de centrale HR-søjler.

Hvorfor er HR-politikker vigtige?

HR-politikker er en vigtig del af, hvordan din virksomhed er struktureret og reguleret, så det sikres, at regler overholdes, og at handlinger er i overensstemmelse med kulturen. Nogle af fordelene ved HR-politikker omfatter:

• Beskriver både arbejdsgiveres og medarbejderes rettigheder og ansvar
• Vejleder medarbejdere og ledere og tydeliggør forventet adfærd
• Bidrager til at fremme en glad og sund arbejdsplads
• Giver en ramme for løsning af tvister og klager
• Bidrager til at strømline forskellige HR-processer
• Bidrager til at overholde love og regler.

Hvem administrerer HR-politikker?

En organisations personaleafdeling (eller den, der er ansvarlig for HR-aktiviteter) er ofte ansvarlig for at udarbejde og vedligeholde HR-politikker. De fleste HR-politikker gælder for alle fastansatte, midlertidigt ansatte, deltidsansatte og fuldtidsansatte.

Samtidig med udarbejdelsen af HR-politikker får du brug for en platform til dokumenthåndtering eller et system til administration af HR-politikker, som kan hjælpe HR-teamet med at vedligeholde, administrere og behandle detaljerede medarbejderoplysninger, personalets dokumenter, politikker og procedurer.

HR-teams kan bruge systemer til håndtering af HR-sager til at overvåge overholdelsen af virksomhedens politikker og løse problemer effektivt.

Typer af HR-politikker

Der findes mange typer HR-politikker og -procedurer, som en virksomhed (og dens medarbejdere) kan drage fordel af at implementere over tid, såsom sundhed og sikkerhed, sikkerhed, brug af teknologi, medarbejderadfærd, orlov, rekruttering og udvælgelse samt fratrædelse.

Her er nogle mere detaljerede eksempler på HR-politikker:

HR-politikområde	Specifikke eksempler på HR-politikker
Rekruttering og udvælgelse	Mangfoldighed, lighed og inklusion Ansættelsespraksis Forfremmelser og overflytninger
Orlov og frihed	Ferie Lovbestemte helligdage Familieorlov Forældreorlov Orlov i forbindelse med dødsfald Medicinsk orlov / sygeorlov Personlig orlov Jurytjeneste
Sundhed, sikkerhed og tryghed	Sundhed og sikkerhed Vold på arbejdspladsen Stoffer og alkohol Rygning COVID-19-protokoller
Medarbejderadfærd	Chikane Seksuel chikane Interessekonflikt Fortrolighed og tavshedspligt Arbejdstid og fremmøde Måltider og pauser Medbring din egen enhed Arbejdstider Fjernarbejde Påklædningskode Våbenfri arbejdsplads
Præstationsledelse	Præstationsledelse Faglig udvikling Ansættelse efter arbejdsgiverens forgodtbefindende Fratrædelse Disciplinære tiltag
Brug af teknologi	Computerbrug og sikkerhed Personlige enheder på arbejdspladsen Arbejdsrelateret og personlig brug af sociale medier Databeskyttelse
Arbejdsrelaterede rejser	Godkendelse af rejser Refusion af udgifter Hotel og udlejningsbil Måltider og dagpenge Fjernarbejde

11 fordele ved HR-politikker

HR (menneskelige ressourcer)-politikker kan spille en afgørende rolle i den effektive ledelse af en organisation, efterhånden som den vokser. Her er nogle af de fordele, man bør overveje.

1. Ensartethed og retfærdighed: HR-politikker sikrer, at alle medarbejdere behandles retfærdigt og ensartet, hvilket bidrager til at opretholde en følelse af retfærdighed og lighed, som er vigtig for medarbejdernes moral og tilfredshed.
2. Klare retningslinjer: Disse politikker giver klare retningslinjer for beslutningstagning og forventet adfærd. Denne klarhed hjælper med at reducere forvirring og misforståelser blandt medarbejdere og ledelse.
3. Juridisk og lovgivningsmæssig overholdelse: HR-politikker hjælper organisationer med at overholde lokale og internationale arbejdsmarkedslove og giver juridisk beskyttelse, ikke kun for virksomheden, men også for dens medarbejdere – hvilket er afgørende for at undgå juridiske problemer og bøder.
4. Forbedret effektivitet: Standardiserede politikker effektiviserer forskellige HR-processer som rekruttering, introduktion og præstationsevalueringer, hvilket kan føre til forbedret effektivitet.
5. Konfliktløsning: De giver en ramme for håndtering og løsning af problemer og konflikter på arbejdspladsen. Dette hjælper med at opretholde et harmonisk arbejdsmiljø.
6. Risikostyring: Velformulerede HR-politikker hjælper med at mindske risici i forbindelse med ansættelsesforhold. De giver retningslinjer for, hvordan følsomme forhold som chikane, diskrimination og medarbejderklager skal håndteres.
7. Præstationsstyring: HR-politikker hjælper med at fastsætte klare præstationsstandarder og danner grundlag for evaluering af medarbejdernes præstationer. Dette bidrager til organisationens samlede produktivitet.
8. Organisationskultur: Politikker hjælper med at forme en organisations kultur. De fastsætter forventninger til adfærd og samspil, hvilket kan fremme et positivt og produktivt arbejdsmiljø.
9. Medarbejderudvikling: Politikker vedrørende oplæring og udvikling sikrer, at medarbejderne har mulighed for at lære og udvikle sig, hvilket kan øge jobtilfredsheden og fastholdelsen.
10. Rekruttering og fastholdelse: Klare HR-politikker kan gøre en organisation mere attraktiv for potentielle medarbejdere. De spiller også en rolle i at fastholde medarbejdere ved at sikre fair behandling og tilbyde en tydelig vej til vækst og udvikling.
11. Øget medarbejderengagement: Politikker, der fokuserer på medarbejdernes trivsel, mangfoldighed og inklusion, kan øge medarbejderengagementet og tilknytningen til organisationen.

HR-politikker er grundlæggende for en organisations smidige og effektive drift, efterhånden som den vokser og forandrer sig. De skaber strukturen for effektiv håndtering af medarbejdere på en glad, produktiv og lovmedholdelig arbejdsplads.

Mulige ulemper ved HR-politikker, der bør overvejes

Dine HR-politikker kan potentielt give bagslag, hvis de ikke er korrekt udformet, implementeret eller administreret.

Her er nogle mulige faldgruber, du bør være opmærksom på.

1. Overregulering og bureaukrati: For mange HR-politikker kan skabe et rigidt og bureaukratisk arbejdsmiljø, kvæle kreativitet og innovation samt føre til ineffektivitet og frustration på grund af langsomme beslutningsprocesser.
2. Ensartet tilgang: Standardiserede politikker imødekommer muligvis ikke de unikke behov i forskellige afdelinger eller hos forskellige personer, hvilket kan føre til utilfredshed og mindre effektiv håndtering af specifikke udfordringer.
3. Modstand mod forandring: Medarbejdere kan modsætte sig politikker, som de opfatter som alt for restriktive eller unødvendige, især hvis de implementeres uden tilstrækkelig kommunikation eller hensyntagen til medarbejdernes feedback. Det kan føre til manglende opbakning og potentielle konflikter.
4. Negativ indvirkning på moral og arbejdsgiverbrand: Strenge eller straffende politikker kan skade medarbejdernes moral og organisationens omdømme som arbejdsgiver, hvilket potentielt kan gøre det vanskeligt at tiltrække og fastholde de bedste talenter.
5. Juridiske risici og risici ved manglende overholdelse: Dårligt formulerede, forældede eller ikke-overensstemmende politikker kan føre til juridiske udfordringer og problemer med HR-overholdelse, hvilket udgør betydelige risici for organisationen.

For at mindske disse ulemper er det vigtigt, at organisationer:

• Regelmæssigt gennemgår og opdaterer deres HR-politikker
• Sikrer, at de kommunikeres klart og forstås
• Opretholder en balance mellem nødvendig regulering og fleksibilitet.

At involvere medarbejderne i udviklingen af disse politikker kan også bidrage til at sikre, at de bliver godt modtaget og er relevante for arbejdsstyrkens behov.

Er en HR-politik det samme som en virksomhedspolitik eller retningslinje?

Betegnelserne “HR-politik”, “virksomhedspolitik”, “firmapolitik” og “arbejdspladspolitik” bruges ofte synonymt og henviser til det samme. 

Nogle virksomhedspolitikker kan dog gælde for mere generelle aktiviteter i organisationen og kan udarbejdes og vedligeholdes af en anden afdeling end HR (f.eks. adgang til faciliteter, computersikkerhed, beredskab ved katastrofer osv.).

Politikker er et sæt regler, ikke retningslinjer. 

Ifølge HR-eksperten Tim Reitsma: “Når jeg hører ordet politik, kan det opfattes som et begrænsende ord. Men hvis vi erstatter “politik” med “retningslinje”, har det desværre ikke den nødvendige tyngde.” 

Hvor findes HR-politikker normalt?

En vigtig del af en tjekliste for nyansatte og et introduktionsprogram er sammen med medarbejderen at gennemgå de specifikke politikker, der kan påvirke dem på deres første dag eller i deres første uge.

HR-politikker kan eksistere som skriftlige politikker, som digitale og/eller printbare politikker samt på steder, der er let tilgængelige for medarbejderne. 

De kan være gemt i HR-softwaren eller nogle gange på virksomhedens intranet eller fællesdrev. De findes ofte i ansættelseskontrakter, medarbejderhåndbøger og virksomhedens politikmanualer. Detaljeringsgraden i disse vil dog variere.

Hvorfor er alle HR-politikker ikke inkluderet i ansættelseskontrakten?

Virksomhedens ansættelseskontrakt kan fastlægge, hvor meget ferie et teammedlem har ret til, mens en separat feriepolitik beskriver, hvordan en medarbejder kan anmode om ferie, hvordan den godkendes, hvad der sker, hvis den ikke bruges fuldt ud osv. 

Adskillelsen sikrer, at ansættelseskontrakten ikke bliver unødigt lang og kompleks. Den gør det også muligt at tilpasse visse aspekter af den enkeltes ansættelse, f.eks. hvor meget ferie vedkommende får (ansættelseskontrakten), og holde dette adskilt fra den generelle feriepolitik (personalehåndbogen). 

Hvis politikker dokumenteres uden for ansættelseskontrakten, kan de også opdateres over tid uden at opdatere hver enkelt medarbejders aftale.

Det er også nyttigt at tilbyde en forkortet version af medarbejderhåndbogen specifikt til nyansatte for at undgå at overvælde dem med for meget information allerede fra første dag.

Hvornår bør du udarbejde HR-politikker?

Nogle HR-politikker kan være bestemt af organisationens behov eller af, at visse aspekter af ansættelsesforholdet bliver for vanskelige at håndtere fra sag til sag. 

Andre politikker bør udarbejdes proaktivt for at hjælpe med at vejlede, styrke eller beskytte medarbejderne, skabe klarhed om organisatoriske forhold eller beskytte organisationens bredere interesser.

Her er nogle generelle retningslinjer for, hvornår du bør oprette HR-politikker.

Opret politikker, der er direkte knyttet til ansættelseskontrakten

Et godt sted at begynde er ved at oprette politikker, der er direkte knyttet til medarbejdergoder samt medarbejderens og arbejdsgiverens rettigheder og ansvar, som de er beskrevet i ansættelseskontrakten.

Eksempelvis vil mange ansættelseskontrakter specificere retten til ferie, forskellige typer orlov og hvordan ansættelsesforholdet kan bringes til ophør (f.eks. ansættelse uden opsigelsesvarsel).

Relaterede HR-politikker vil gå mere i dybden med procedurerne i forbindelse med disse forhold.

Se afsnittet nedenfor for eksempler, der kan hjælpe dig med at forstå, hvordan implementeringen af politikker adskiller sig mellem ansættelseskontrakten og medarbejderhåndbogen.

Opret politikker, der kræves i henhold til ansættelseslovgivningen

Hvis du er i tvivl, kan du bruge den gældende lovgivning (provins-/statslovgivning, føderal lovgivning) og almindelig praksis inden for arbejdsmarkedsrelationer som et andet udgangspunkt for at udarbejde politikken. 

Der findes mange dele af ansættelseslovgivningen i både Canada og USA, som fastsætter arbejdsgivernes minimumskrav i forbindelse med mange af disse politikker, såsom:

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Opret politikker, der vil påvirke medarbejderne og organisationen positivt

Joerg Clement, en erfaren leder inden for maskinsynsindustrien, opsummerer det bedst: 

“Implementering af processer og politikker er grundlaget for en organisations engagement i løbende forbedringer. Kunders og medarbejderes krav og forventninger udvikler sig over tid. Det er vigtigt at kunne reagere hurtigt på ændringer på markederne, og det opnås ved at tilpasse processer og politikker, så der skabes vellykkede resultater.”

Fokuser på de HR-politikker, der har den største positive indvirkning på medarbejderne og organisationen. Når du overvejer en ny politik, kan du stille dig selv disse spørgsmål:

• Hvordan vil denne politik styrke og beskytte medarbejderne?
• Hvordan vil den skabe en stærk arbejdspladskultur med gode resultater?
• Understøttes de organisatoriske værdier og principper?
• Hvordan hjælper denne politik os med at skabe et succesfuldt og sammenhængende team?
• Vil denne politik minimere risici for virksomheden?
• Vil denne politik opfylde gældende lovkrav?

Hvis du svarede “ja” på alle disse spørgsmål, er det sandsynligvis en politik, der er værd at udarbejde!

Hvilke HR-politikker bør indgå i din medarbejderhåndbog?

Du skal udarbejde skriftlige politikker, der er direkte relateret til ansættelseskontrakten eller kræves af ansættelseslovgivningen.

De følgende seks politikker kan have en positiv indvirkning på fuldtids- og deltidsansatte samt på de organisationer, der implementerer dem.

1. Politik for mangfoldighed, lighed og inklusion
2. Chikanepolitik
3. Politik for fjernarbejde/telearbejde
4. Politik for sociale medier
5. Politik for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen
6. Politik for orlov og frihed fra arbejdet

Hvis du er i tvivl, kan du tage udgangspunkt i arbejdsmarkedslovgivning, anden relevant lovgivning (lokale love, provins-/statslove og føderale love) samt almindelig praksis inden for arbejdsmarkedsrelationer 

For eksempel fastsætter ansættelseslovgivning som loven om familie- og sygeorlov (FMLA) og loven om amerikanere med handicap i USA samt British Columbias lov om ansættelsesstandarder i Canada arbejdsgivernes minimumskrav i forbindelse med mange af disse politikker.

Politik for mangfoldighed, lighed og inklusion

Fremdriften mod lighed på arbejdspladsen, hvad enten det gælder lighed mellem racer eller køn, har aldrig været større. På baggrund af de seneste verdensomspændende protester mod systemisk racisme og bevægelser som Black Lives Matter bør dette også stå øverst på din dagsorden.

Det meste forskning, såsom denne undersøgelse fra Glassdoor, viser, at jobsøgende gerne vil vide, at potentielle arbejdsgivere går op i mangfoldighed, lighed og inklusion.

Ifølge PwC siger 87 % af virksomheder verden over, at mangfoldighed og inklusion er en organisatorisk prioritet. 

Jobopslag efter medarbejdere inden for mangfoldighed, lighed og inklusion er blevet mere udbredte i de senere år.

Jobsøgningsvirksomhederne Glassdoor og ZipRecruiter anerkender dette, idet Glassdoor lancerer nye produkter, der er udviklet til at bidrage til at skabe mere lige arbejdspladser. De anerkender, at udarbejdelsen af en omfattende politik og et omfattende program samt offentliggørelsen af dem kan gøre forskellen, når man skal ansætte de bedste talenter.

Salesforce har en chef for lighed, hvilket demonstrerer deres engagement i lighed og deres støtte på de højeste ledelsesniveauer, og deres politik om "Lighed for alle" er tilgængelig på deres websted, hvor deres værdier og overbevisninger om lige rettigheder, lige løn, lige uddannelse og lige muligheder beskrives.

Politik mod chikane

Ligesom mangfoldighed, lighed og inklusion har politikker mod chikane aldrig været vigtigere.

Formålet med en politik mod chikane, som denne fra Google, er at beskrive virksomhedens holdning til passende og respektfuld adfærd på arbejdspladsen og understrege alle parters ansvar for at opnå og opretholde et positivt arbejdsmiljø.

Ifølge Canadas arbejdsmarkedslov defineres chikane og vold som: 

"Enhver handling, adfærd eller kommentar, herunder af seksuel karakter, som med rimelighed kan forventes at forårsage krænkelse, ydmygelse eller anden fysisk eller psykisk skade eller sygdom for en medarbejder, herunder enhver foreskrevet handling, adfærd eller kommentar."

Sexchikane er en af de mest almindelige former for chikane. #MeToo-bevægelsen har bragt mange alvorlige problemer frem i lyset samt den betydelige skade, som chikane og vold kan påføre mennesker.

Overvej derfor at have en særskilt virksomhedspolitik eller et afsnit i en mere generel politik, der omhandler sexchikane. 

En god politik mod chikane vil også dække andre former for chikane, herunder racistiske skældsord, fysiske trusler og nedsættende vittigheder.

Politik for fjernarbejde / telearbejde

COVID-19-coronavirussen har forårsaget en krise af globale dimensioner, som påvirker enkeltpersoner, virksomheder og verdensøkonomier.

Som følge heraf har mange virksomheder valgt at indføre hjemmearbejde (WFH) og politikker for fjernarbejde for at håndtere denne krise. 

Det forventes, at denne tendens vil fortsætte efter den nuværende pandemi. En undersøgelse af økonomidirektører fra marts 2020 foretaget af Gartner, Inc. viste, at 74 % af respondenterne vil flytte mindst 5 % af deres medarbejdere, som tidligere arbejdede på virksomhedens adresse, til permanente fjernstillinger efter COVID-19. Store virksomheder som Shopify, Microsoft og Facebook flytter permanent flere medarbejdere til hjemmearbejde. Shopify, der har base i Canada, har endda offentliggjort mange af deres strategier for systemer til fjernarbejde på deres websted.

En HR-politik for fjernarbejde, som dette eksempel fra Remote.co, bør indeholde:

• Virksomhedens historik for fjernarbejde
• Hvem der er berettiget til fjernarbejde
• Hvor ofte / hvor længe et teammedlem kan arbejde på afstand
• Sådan anmoder man om en ordning for fjernarbejde
• Kommunikationsprotokoller og -standarder med teammedlemmer
• Værktøjer, udstyr og ressourcer, der er nødvendige for at understøtte fjernarbejde.

Politik for sociale medier

Sociale medier er en vigtig del af enhver digital markedsføringsstrategi. Den måde, din virksomhed bliver repræsenteret online på af dig og dine teammedlemmer, kan gøre forskellen mellem succes og fiasko for dit brand.

Ved at fastsætte nogle regler for teammedlemmer om, hvordan de bruger sociale medier, både personligt og professionelt, mindskes risiciene for din virksomhed, dit brand og dine teammedlemmers motivation og engagement.

Ingen ønsker at skamme sig over den organisation, de arbejder for, på grund af en kollegas aktiviteter på sociale medier.

De fleste HR-politikker er "levende politikker"; de skal opdateres regelmæssigt og holdes relevante. Når det er sagt, skal HR-politikker for sociale medier generelt opdateres oftere end de fleste andre på grund af det konstant foranderlige landskab for sociale medier.

Hootsuite, en platform til administration af sociale medier med base i Vancouver, tilbyder nogle fremragende retningslinjer til udvikling af din egen politik for sociale medier samt en nyttig skabelon til en politik for sociale medier.

Politik for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen

En arbejdsmiljø- og sikkerhedspolitik, som denne fra Lyft, vil ofte beskrive procedurer, arbejdsforhold, oplysninger om nødkontakter og andre særlige krav (f.eks. sikkerhedsprotokoller vedrørende COVID-19), der er nødvendige for at beskytte medarbejderne.

Organisationer som det amerikanske arbejdsministeriums arbejdstilsyn (OSHA) kræver også, at visse minimumsstandarder er på plads for at beskytte medarbejdernes trivsel.

Vold på arbejdspladsen er direkte relateret til medarbejdernes sundhed, sikkerhed og tryghed, men har typisk sin egen separate politik.

For eksempel har Disneys medarbejderhåndbog et helt afsnit dedikeret til sundhed, sikkerhed og tryghed, og den indeholder en politik om vold på arbejdspladsen.

Politik for orlov og fri fra arbejdet

Virkeligheden er, at folk fra tid til anden har brug for at være væk fra arbejdet for at håndtere helbredsproblemer eller familiemæssige nødsituationer eller bare for at tage på ferie et tropisk sted!

At have klare og omfattende orlovspolitikker kan hjælpe dine teammedlemmer ved at fjerne stressen ved ikke at vide, hvordan du vil støtte dem gennem svære tider, som dem der fulgte med coronavirusset COVID-19.

Disse personalepolitikker beskriver medarbejdernes ret til orlov og de processer, de skal følge for at afholde den. Disse politikker er separate fra de HR-informationssystemer, der registrerer medarbejdernes orlov, men både systemet og politikken skal stemme overens.

Her er nogle af de forskellige typer orlovspolitikker, du bør overveje at oprette, i nogenlunde prioriteret rækkefølge. (Bemærk, at alle disse typer orlov er omfattet af ansættelseslovgivning, der fastsætter minimumskrav).

Typer af orlovspolitikker

1. Lovbestemte helligdage: helligdage anerkendt af staten såsom Thanksgiving og jul
2. Ferie: planlagt fravær fra arbejdet for at hvile og slappe af
3. Medicinsk orlov / sygeorlov: fravær fra arbejdet på grund af sygdom eller indlæggelse
4. Familieorlov: relateret til omsorg for, sundhed eller uddannelse af et familiemedlem
5. Forældreorlov: tid, hvor en forælder kan tage sig af et nyfødt barn
6. Orlov i forbindelse med dødsfald: relateret til et familiemedlems død
7. Fravær fra arbejdet: længerevarende, ulønnet fravær fra arbejdet af personlige årsager. 

Orlovspolitikker kan også være noget kontroversielle, afhængigt af hvordan de implementeres. Det næste afsnit om “politikker, der bør undgås” vil gennemgå, hvad man bør undgå, når man udarbejder orlovspolitikker.

Det var altså det, du bør inkludere i din medarbejderhåndbog. Mange virksomheder vælger at bruge software til medarbejderhåndbøger som hjælp til at oprette, opdatere og distribuere deres.

Hvilke politikker bør du undgå at inkludere i din medarbejderhåndbog?

Ud over de politikker, der er vigtige og nødvendige at inkludere i din medarbejderhåndbog, er det også vigtigt at vide, hvilke der kan påvirke virksomhedskulturen negativt, demotivere medarbejderne eller afholde potentielle medarbejdere fra at søge ansættelse.

Du bør undgå at oprette politikker, der er for bureaukratiske og rigide, ikke udviser tillid til dine teammedlemmer eller blot er forældede og ikke længere relevante i moderne, menneskefokuserede og progressive organisationer. 

Her følger nogle HR-politikker, som du helt bør udelade eller gå forsigtigt til værks med, når tiden kommer til at definere dem.

Streng dresscode

Der er nogle situationer, hvor retningslinjer for påklædning stadig er passende, f.eks. ved kundemøder eller messer, men generelt er de dage forbi, hvor det var acceptabelt for en virksomhed at diktere farven på en persons bukser eller bestemme, om vedkommende måtte have jeans på eller ej. 

Mary Barra, administrerende direktør for General Motors, reducerede bilproducentens dresscode på 10 sider til blot to ord, der gælder for de fleste organisationer: “klæd dig passende”.

Ufleksibel frihed

Giv dine fastlønnede medarbejdere fleksibilitet, når de har brug for at tage lidt fri her og der for at gå til lægen eller deltage i en forældresamtale.

I modsætning til timelønnede medarbejdere behøver du ikke få dem til at registrere hver eneste time, de arbejder eller ikke arbejder, som posteringer på en bankkonto. 

Mistillid til sorgorlov

“Hmm, så døde din bedstemor virkelig?” Det er det sidste, nogen af os ønsker at høre efter et ødelæggende personligt tab, men det er præcis det, du spørger om, hvis du indfører en sorgorlovspolitik, der kræver bevis på dødsfaldet, f.eks. en dødsattest.

Mange progressive organisationer tilbyder også deres medarbejdere betalt sorgorlov, så de ikke behøver at bruge værdifuld ferie (som bør bruges på at hvile og slappe af) eller sygefravær på at håndtere en familiekrise.

Brug af privat mobiltelefon og internettet

Personalepolitikker, der forbyder medarbejdere at bruge private mobiltelefoner på arbejdet eller at bruge arbejdscomputere til privat internetbrug, er hurtigt ved at blive forældede. 

Psykologisk forskning har vist, at det er nødvendigt at holde pauser på arbejdet for at bevare energi, motivation og fokus.

At gå en tur, strække ud eller meditere er alt sammen gode måder at holde en mental pause på.

Hvis vejret ikke er med dig, er det også gode alternativer at surfe på internettet, tjekke sociale medier eller chatte med en ven uden for arbejdet. 

Selvfølgelig er det ikke i orden at gøre for meget af den slags, men disse tilfælde er normalt sjældne og kan håndteres individuelt med det pågældende teammedlem.

Og… husk vigtigheden af klarhed, sprog og tone

Husk, at politikker, uanset hvor positiv hensigten er, stadig kan opfattes som autoritære og bureaukratiske. 

Den måde, dine politikker er skrevet og præsenteret på, kan derfor have stor betydning for, hvordan de modtages af menneskerne i din organisation, og for den organisationskultur, du forsøger at udvikle.

Carla Nordean, direktør for medarbejdere og kultur hos Squirrel Systems, bemærker: “Den overordnede tone i håndbogen har stor indflydelse på kulturen. Hvis din håndbog er formuleret med undertrykkende sprog ("medarbejdere skal / må ikke..."), kan nyansatte stille spørgsmålstegn ved, om de er kommet til den rigtige organisation.”

Tim Reitsma tilføjer: “Det sprog, vi bruger i vores organisationer, har betydning, når vi skriver politikker. Nogle af dem siger 'du skal”, men vi kan bløde sproget op, så det bliver noget i retning af, “du er ansvarlig for”.”

Sådan skriver du dine HR-politikker

At skrive effektive HR-politikker indebærer en gennemtænkt proces, der tager højde for din organisations specifikke behov, overholdelse af love og regler samt bedste praksis inden for HR-ledelse. 

Her er en trinvis vejledning, der kan hjælpe dig med at skrive HR-politikker:

1. Identificer behovet

• Start med at identificere de områder i din organisation, der kræver formaliserede politikker. Det kan være drevet af lovkrav, organisatoriske behov eller feedback fra medarbejderne.

2. Undersøg

• Undersøg relevante love og regler for at sikre overholdelse
• Se på branchestandarder og bedste praksis
• Gennemgå politikker fra lignende organisationer for at få indsigt.

3. Rådfør dig med interessenter

• Inddrag forskellige interessenter, herunder ledelsen, medarbejdere og eventuelt juridiske rådgivere, for at indsamle input og forstå forskellige perspektiver

4. Udarbejd politikken

Brug dette format til at hjælpe dig med at udarbejde politikken. 

• Titel: Angiv tydeligt, hvad politikken handler om.
• Formål: Forklar, hvorfor politikken implementeres, og hvorfor den er vigtig.
• Anvendelsesområde: Definer, hvem politikken gælder for (f.eks. alle medarbejdere eller bestemte afdelinger).
• Politikerklæring: Beskriv organisationens holdning eller regler vedrørende det specifikke emne.
• Procedurer: Beskriv de trin eller procedurer, som medarbejdere og ledelse skal følge i forbindelse med politikken.
• Ansvarsområder: Angiv de forskellige interessenters (medarbejdere, HR, ledere) ansvar i henhold til politikken.
• Håndhævelse: Forklar, hvordan politikken vil blive håndhævet, og hvilke konsekvenser manglende overholdelse vil have.
• Gennemgang og ændring: Beskriv, hvordan og hvornår politikken vil blive gennemgået og opdateret.

6. Gennemgå og revider

• Få udkastet gennemgået af HR-fagfolk og juridiske rådgivere for at sikre, at det opfylder juridiske krav og organisatoriske mål.
• Revider politikken på baggrund af den modtagne feedback.

7. Godkend og distribuer

• Indhent godkendelse fra den øverste ledelse.
• Kommuniker politikken til alle medarbejdere gennem relevante kanaler (f.eks. e-mail, virksomhedens intranet eller personalemøder).
• Tilbyd undervisningssessioner, hvis politikken kræver ændringer i adfærd eller processer.

8. Implementer og overvåg

• Implementer politikken, og overvåg dens effektivitet.
• Vær forberedt på at besvare spørgsmål og give afklaringer efter behov.

9. Regelmæssig gennemgang og opdatering

• Gennemgå regelmæssigt politikken for at sikre, at den fortsat er relevant og i overensstemmelse med love og regler.
• Opdater politikken efter behov, og informer medarbejderne om væsentlige ændringer.

Bedste praksis for udarbejdelse af HR-politikker

1. Sørg for overensstemmelse med organisationens mål og værdier

• Sørg for, at hver politik er i overensstemmelse med organisationens mission, vision og kerneværdier. Politikkerne bør understøtte de overordnede strategiske mål og forbedre organisationens kultur.

2. Vær klar og præcis

• Brug et enkelt og ligefremt sprog. Undgå juridisk jargon eller komplekse begreber, der kan forvirre medarbejderne. Målet er at gøre politikkerne så klare og tilgængelige som muligt for at sikre forståelse og overholdelse.

3. Sørg for juridisk overholdelse

• Sørg for, at jeres politikker overholder alle relevante lokale og nationale love og regler. Det kan kræve konsultation med juridiske fagfolk eller HR-eksperter for at undgå juridiske problemer.

4. Inddrag interessenter i udviklingsprocessen

• Inddrag en bred gruppe af interessenter, herunder medarbejdere fra forskellige niveauer og afdelinger, i udviklingen af politikken. Det er med til at sikre, at politikkerne er realistiske og praktiske og imødekommer hele arbejdsstyrkens behov og bekymringer.

5. Bevar fleksibiliteten

• Selvom politikker bør indeholde klare retningslinjer, skal de også give mulighed for en vis fleksibilitet, så der kan tages højde for særlige omstændigheder. Overdreven rigiditet kan skabe unødvendige begrænsninger og hindre effektiv beslutningstagning.

6. Fokuser på medarbejderoplevelsen

• Overvej, hvordan politikkerne vil påvirke medarbejderoplevelsen. Politikkerne bør være retfærdige, fremme et positivt arbejdsmiljø og understøtte medarbejdernes trivsel.

7. Giv eksempler

• Inddrag, hvor det er relevant, eksempler for at tydeliggøre, hvordan politikken anvendes. Det kan være med til at forhindre misforståelser og illustrere, hvordan politikken bør fortolkes i praktiske situationer.

8. Beskriv ansvar og konsekvenser

• Definer tydeligt, hvem der er ansvarlig for hvad i henhold til hver politik, samt konsekvenserne af manglende overholdelse. Denne ramme for ansvarlighed bidrager til at sikre, at politikken tages alvorligt og overholdes.

9. Kommunikér og oplær

• Når de er udarbejdet, skal politikkerne kommunikeres effektivt til alle medarbejdere. Overvej undervisningssessioner eller workshops for at sikre, at alle forstår politikkerne, og hvordan de gælder for deres roller.

10. Gennemgå og opdater regelmæssigt

• Gennemgå regelmæssigt dine HR-politikker for at sikre, at de forbliver relevante, effektive og juridisk overensstemmende. Opdater dem efter behov, især når der sker ændringer i lovgivningen, organisationsstrukturen eller de strategiske mål.

11. Sørg for tilgængelighed

• Sørg for, at alle medarbejdere nemt kan få adgang til politikkerne, enten via et intranet, en medarbejderhåndbog eller et andet tilgængeligt format.

12. Frem gennemsigtighed og åben kommunikation

• Tilskynd til feedback om politikkerne, og oprethold en åben-dør-politik for spørgsmål eller bekymringer vedrørende HR-politikker. Dette fremmer en kultur præget af gennemsigtighed og løbende forbedringer.