Optimer introduktionen af dine nye talenter

Hvad er introduktionsprocessen?

Introduktionsprocessen er en struktureret tilgang til at integrere nye medarbejdere i din organisation og sikre, at de føler sig støttet, informeret og rustet til at få succes.

Den omfatter alt fra introduktion til virksomhedskulturen og afklaring af arbejdsopgaver til opsætning af værktøjer og opbygning af relationer til kolleger.

En effektiv introduktion opbygger selvtillid, fremskynder produktiviteten og styrker medarbejderengagementet, hvilket lægger fundamentet for langsigtet succes.

Hvorfor er introduktion vigtig?

Introduktion er ikke bare et rutinemæssigt skridt. Det er en indviklet dans, hvor et nyt teammedlem integreres i virksomhedskulturen, processerne og systemerne. Det handler om at give dem de bedste forudsætninger for succes, give dem de værktøjer, de har brug for, og sikre, at de føler sig værdsat fra den første dag.

Det er også nøglen til at etablere et ansættelsesforhold, hvor dine nye medarbejdere kan få succes i deres roller og fortsætte med at have succes. Ifølge undersøgelser foretaget af Brandon Hall Group kan virksomheder med en stærk introduktionsproces forbedre fastholdelsen af nye medarbejdere med 82 % og produktiviteten med over 70 %! 

Hvis du ønsker at se din organisation vokse med selvsikre, velintegrerede fagfolk, er det tid til at behandle introduktion med den betydning, den fortjener.

Sådan mestrer du introduktionens 5 faser: Fra velkomst til wauw

Hver fase i introduktionsprocessen spiller en afgørende rolle i udviklingen af medarbejderoplevelsen.

Lad os se nærmere på, hvad de indebærer, og hvordan du kan skabe et varigt indtryk i hver fase.

Før introduktionen: Filmtraileren før premieren

Kan du huske de gåsehud, du fik af en filmtrailer, der fik dig til at tælle dagene til premieren? Det er forintroduktion.

Sådan gør du: Det er din mulighed for at skabe forventning. Når ansættelsen er bekræftet, kan du sende en velkomstpakke med virksomhedens produkter, et spændende velkomstbrev pr. e-mail og din medarbejderhåndbog eller en mere kurateret håndbog til nye medarbejdere, der holder tonen lettere. Du kan måske endda inkludere en sjov introduktionsvideo med deres kommende teamkolleger. Sørg for, at de ved, hvor de skal møde op, og hvad de kan forvente på deres første dag.

Hvorfor det er vigtigt: Du vil gerne skabe en følelse af spænding og forventning for at give et godt førstehåndsindtryk. Det hjælper med at holde den nye medarbejder engageret og se frem til det næste, mens vedkommende gennemgår introduktionsprocessen. Og når det hele er overstået, vil de huske de små detaljer som en del af årsagen til, at de føler sig godt tilpas ved at være blevet en del af virksomheden. 

Første dag: Den røde løber rulles ud

Forestil dig at ankomme på en rød løber, klar til at se og blive set, uden at nogen anerkender dig. Akavet, ikke? En ny medarbejders første dag bør være alt andet end det.

Det er også vigtigt at skabe lidt fanfare omkring nye medarbejdere, hvis du er i gang med at introducere en ny leder. Når du ansætter dem til en lederstilling, hjælper det med at give dem en varm velkomst, så de hurtigt føler sig værdsat.

Sådan gør du: Byd dem personligt (eller virtuelt) velkommen med et varmt smil. Begynd med en rundvisning på kontoret, hvor du fremhæver hyggelige steder som snackhjørnet eller afslapningskrogen. Introducer dem for deres teammedlemmer, og arranger en velkomstfrokost eller kaffepause. Gør dem til dagens hovedperson ved at skrive et opslag om dem på virksomhedens kommunikationsplatform, så deres kolleger ved, hvad de skal lave.

Hvorfor det er vigtigt: Folk glemmer sjældent deres første dag, uanset om det er den første skoledag eller den første dag på et nyt arbejde. Sørg for, at de husker deres første dag af alle de rigtige årsager. En positiv begyndelse opbygger selvtillid og tilhørsforhold og hjælper med at integrere den nye medarbejder i organisationen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Første uge: Den praktiske workshop

Ville du give nogen et kamera og forvente en prisvindende film uden nogen form for vejledning? Selvfølgelig ikke, det ville være absurd. Det er ikke anderledes for din nye medarbejder, når vedkommende finder sig til rette i din organisation. 

Sådan gør du: Denne uge handler om struktureret oplæring. Uanset om det drejer sig om at bruge introduktionssoftware, forstå virksomhedens processer eller mestre kunsten at bruge kaffemaskinen, skal du sikre, at der er en plan. Udpeg en person, som de kan gå til med spørgsmål, og inddrag praktiske opgaver, så oplæringen bliver praktisk orienteret. Du bør også give dem en tjekliste til nye medarbejdere, så de kan følge deres fremskridt.

Du får også brug for en tjekliste til introduktionen af nye medarbejdere, som omfatter: 

• Introducer dem til virksomhedens politikker og processer
• Gå deres personalegoder igennem med dem, og forklar, hvad de skal gøre for at vælge dem
• Giv dem en gennemgang af, hvor de finder det, de har brug for (intranet, centrale dokumentationsportaler osv.)
• Introducer dem til virksomhedens mål
• Fortæl dem, hvem de kan kontakte med spørgsmål om vigtige ting som HR-dokumenter, IT-support eller kontorartikler.

Hvis introduktionsprocesserne involverer mange dokumenter, kan du overveje at bruge dokumenthåndteringsløsninger for at forenkle processen med at gennemgå dokumentation for dine nye medarbejdere.

Hvorfor det ændrer spillet: Det sikrer, at den nye medarbejder ikke føler, at vedkommende bliver kastet ud på dybt vand uden redningsvest. Ved at give dem værktøjerne nu forebygger du, at de senere kommer til at famle sig frem. Ifølge Gallup var kun 12 % af de adspurgte medarbejdere helt enige i, at deres virksomhed gjorde et “fantastisk stykke arbejde” med at introducere nye medarbejdere. Gå ikke glip af dette kritiske tidspunkt til at skabe en følelsesmæssig forbindelse og begejstring hos din nye medarbejder.

Første måned: Følg op undervejs

Det er vigtigt at indhente feedback, men du skal ikke uventet give dem en quiz for at tage dem på sengen. Gør det i stedet til en venlig samtale over en arbejdsrelateret drik.

De første 30 dage kan være overvældende for nye medarbejdere, så forvent ikke veteraners produktivitetsniveau fra første dag. 

Faktisk anslår Gallup, at nye medarbejdere typisk bruger omkring 12 måneder på at nå deres fulde præstationspotentiale i en rolle. Det er med andre ord ikke nu, du skal miste tålmodigheden. 

Sådan gør du: Planlæg en opfølgende samtale for at indhente feedback. Tal om deres oplevelser, udfordringer og sejre. Giv konstruktiv feedback, og spørg ind til deres synspunkter på introduktionsprocessen, samt om de har klare forventninger og mål for deres rolle fremover.

Hvorfor det er guld værd: Det hjælper med at justere deres kurs tidligt og understreger, at deres udvikling og trivsel er prioriteter. Hvis det på dette tidspunkt står klart, at din nye medarbejder endnu ikke har tydelige mål, skal I sammen opstille nogle, så vedkommende får noget konkret at arbejde hen imod.

Fremover: Mål og håndter præstationer

Din yndlings-tv-serie stoppede vel ikke efter første sæson? Forhåbentlig gælder det samme for dine medarbejdere, når I bevæger jer ud over prøveperioden og ind i nye områder som udviklingsmål og præstations-KPI'er. 

Sådan gør du: Regelmæssige opfølgninger handler ikke kun om høflighed. Dyk ned i samtaler om deres mål, deres idéer til, hvordan de kan nå dem, de strategier og taktikker, der hjælper dem med at opfylde deres KPI'er, og hvilken form for støtte de har brug for. 

Opfølgende samtaler er et godt sted at fastsætte standarder for arbejdet, måle fremskridt og håndtere præstationer ud over den almindelige præstationsevaluering. Det er også en mulighed for at introducere medarbejderen til et langsigtet mentorprogram eller informere om andre udviklingsmuligheder.

Hvorfor det er den virkelige MVP: Det styrker medarbejderengagementet og sikrer, at den nye medarbejder ikke føler sig glemt efter den første bryllupsrejse. Det handler om at skabe en varig relation og vise dem, at de værdsættes – ikke kun i begyndelsen, men gennem hele deres rejse.

Nøgler til optimering af introduktionen

For at effektivisere introduktionen af nye medarbejdere og skabe den bedst mulige oplevelse skal du fokusere på nogle få vigtige områder, som du selv har kontrol over. 

Klar kommunikation

Ingen bryder sig om at lege gætteleg. Gør forventninger, roller og processer helt tydelige fra starten, og skab en kommunikationsstrategi for e-mails i deres første tid.

Udarbejd e-mailskabeloner til vigtige interaktioner, fra velkomstmails og krav til nye medarbejdere til mails, der beskriver virksomhedens kerneværdier, produkter og historie. Hvor det er muligt, skal du indbygge automatisering i introduktionspraksisserne, så begivenheder udløses, uden at en ansættende leder eller et teammedlem behøver at være involveret.

Personalisering: Alle er forskellige. Én medarbejder foretrækker måske en praktisk tilgang, mens en anden foretrækker at gennemgå en manual i eget tempo. Begge dele er fint, men du skal have indholdet klar til at kunne tilbyde begge oplevelser. 

Samarbejd med jeres marketing- og lærings- og udviklingsteams om at skabe personaer og udvikle de indholdstyper, som I mener, I får brug for til at imødekomme målgruppen. 

Struktureret oplæring

Det er ikke nu, du skal “improvisere”. Tilbyd strukturerede og velorganiserede oplæringsprogrammer, der fjerner barrierer for teknologi, processer og datakilder.

For at forbedre medarbejderengagementet er det også en god idé at afholde oplæring for nyansatte i små grupper eller tilbyde liveoplæring med andre teammedlemmer, så det bliver lettere for jeres nye medarbejdere at skabe personlige forbindelser.

Engagement

Hold dem engagerede. Interaktive sessioner, teambuildingaktiviteter eller endda en overraskende frokost kan holde tingene livlige.

Feedback

Vi siger det hele tiden i HR: Feedback er afgørende. Men det skal føles som en del af jeres kultur fra starten. Tovejsrelationer opstår ikke i et vakuum. Hvis de andre medarbejdere, som den nyansatte møder, kan hjælpe jer med at fremme og være eksempler på en feedbackkultur, er der langt større sandsynlighed for, at I får noget meningsfuldt fra dem.

Til gengæld skal I være bevidste om, hvordan I modtager feedback fra nyansatte. Hvis I viser dem, at I er villige til at overveje deres tanker og handle, hvor det er nødvendigt, skaber det tillid til, at det samme vil ske i andre dele af deres rejse i virksomheden. 

Automatisering

I bør sikre, at nyansatte får en problemfri introduktionsoplevelse ved at automatisere opgavetildelinger, give adgang til digitale ressourcer og følge fremskridtene, så alt holder tidsplanen.

Et HR-arbejdsgangssystem kan bruges til at strømline introduktionsprocesserne for medarbejdere og give en bedre start ved at automatisere opgavetildelinger, følge indsendelsen af dokumenter og give nyansatte en centraliseret portal til oplæring og ressourcer.

Bedste praksis for optimering af introduktionen

Vi kan ikke tale om optimering af introduktionen uden at se på nogle få bedste praksisser for medarbejderintroduktion. 

Uden disse på plads ender I sandsynligvis med en introduktionsrejse, der ikke indfanger essensen af jeres virksomhedskultur eller kommunikerer jeres vision for den nyansattes rolle.

Makker-/mentorsystemet 

At finde rundt i en ny virksomhed kan føles som at rejse til en ny by før GPS'ens tid. Et makker-/mentorsystem giver den nyansatte en lokal guide og et kort, der hjælper med at navigere i det nye landskab.

Dataanalytikere fra Microsoft, som skrev for Harvard Business Review, fandt, at jo oftere en introduktionsmakker mødtes med en nyansat, desto større var den nyansattes oplevelse af, hvor hurtigt vedkommende blev produktiv. 

• 56 % af de nyansatte, der mødtes med deres introduktionsmakker mindst én gang i løbet af de første 90 dage, angav, at makkeren hjalp dem med hurtigt at blive produktive i deres rolle. 
• 73 % blandt dem, der mødtes to til tre gange.
• 86 % blandt dem, der mødtes fire til otte gange.
• 97 % blandt dem, der mødtes mere end otte gange.

Sådan implementerer du det: Match hver ny medarbejder med en erfaren medarbejder, der forstår virksomhedens struktur og har et stærkt internt netværk. Denne mentor bør være imødekommende og ivrig efter at hjælpe. 

Organiser regelmæssige opfølgende møder mellem de to, især i de første par uger, og sørg for, at den nye medarbejder har mulighed for at stille selv de mest 'åbenlyse' spørgsmål uden tøven.

Derfor gør det en forskel: Denne dynamik sikrer, at den nyansatte har nogen at gå til for at få hurtige svar, vejledning eller bare en snak om, hvor man finder den bedste kaffe. Det skaber en følelse af at høre til og fremskynder integrationsprocessen.

Udnyt moderne teknologi til introduktionen

Fra interaktive virtuelle rundvisninger til gamificerede oplæringsmoduler kan teknologi løfte introduktionsoplevelsen og er en relativt nem måde hurtigt at øge jeres ROI for introduktionen på.

Til at begynde med bør I indarbejde noget, der fremmer social interaktion. Hvis jeres virksomhed bruger en kommunikationsplatform som Slack, anbefaler jeg en enkel integration som Donut.

Denne type teknologi, der igangsætter møder og præsentationer, kan inspirere personen til at skabe forbindelser med mennesker, som vedkommende normalt ikke ville interagere med i det daglige arbejde.

At forstå modpartens rolle vil hjælpe dem med at forstå et andet aspekt af virksomheden og se muligheder for samarbejde på tværs af afdelinger og fagområder.

Dernæst vil du gerne investere i onboardingværktøjer, der supplerer og digitaliserer din onboardingproces og giver nye medarbejdere den samme oplevelse, uanset om de arbejder på kontoret eller på afstand.

Spilbaserede læringsplatforme kan gøre omfattende materiale lettere at fordøje, mens værktøjer til virtual reality (VR) kan tilbyde medrivende kontorrundvisninger eller simuleringer af virkelige arbejdssituationer.

Apps med augmented reality (AR) kan lægge nyttige oplysninger oven på virkelighedstro visninger, f.eks. ved at fremhæve forskellige afdelinger på et stort kontor.

Efterhånden som disse teknologier bliver mere avancerede og integreret i den måde, mennesker lever deres hverdag på, sikrer det at indarbejde dem, at din proces ikke kun er tidssvarende, men også alsidig.

Især i forbindelse med fjernarbejde kan teknologiske værktøjer bygge bro over afstande og simulere personlige interaktioner.

L&D fra første dag: Frem udviklingen fra dag ét

Læring og udvikling er en topprioritet for mange virksomheder på grund af dens indvirkning på medarbejderfastholdelse og evne til at hjælpe organisationer med at håndtere kompetencegab.

LinkedIn Learnings rapport om læring på arbejdspladsen fra 2023 viste, at L&D-indsatser hjælper med at gøre organisationer mere modstandsdygtige over for ændringer på talentmarkedet. Derfor arbejder flere L&D-fagfolk direkte sammen med CHRO'er og CEO'er. 

Set fra et onboardingperspektiv svarer det til at vente med at introducere en medarbejder for L&D-muligheder, indtil vedkommende er faldet til, til at vente med at vande en plante, indtil den er vokset.

Sådan sår du frøene: Begynd med en klar plan for de færdigheder og den viden, som den nye medarbejder får brug for på kort og lang sigt. Integrer dette i onboardingprocessen, og sørg for, at vedkommende fra starten introduceres for relevante kurser, workshops og træningssessioner.

Investering i en ny medarbejders udvikling fra dag ét fremskynder ikke kun vedkommendes kompetenceudvikling, men signalerer også, at virksomheden værdsætter deres udvikling. Kombineret med konkurrencedygtig løn og gode personalegoder fører denne proaktive tilgang til større arbejdsglæde, bedre resultater og højere fastholdelse.

Måling af onboardingens succes

Succes handler ikke kun om en følelse, men er datadrevet. Så hvordan måler du onboardingens succes?

Selvom du måske har krydret din onboardingproces med lidt energi og ekspertise, står spørgsmålet stadig tilbage: Hvordan ved du virkelig, om den fungerer? 

Som det gamle ordsprog siger: "Det, der bliver målt, bliver styret." Fastlagte målepunkter, uanset om det er gennemførelsesrater for opgaver, tid til produktivitet eller den gode gamle onboardingundersøgelse, vil fortælle dig meget om, hvor stor effekt dine bestræbelser på at forbedre onboarding har haft. Jo bedre de nye medarbejdere klarer sig i forhold til disse målepunkter, desto højere vil fastholdelsesprocenterne være. 

Når du har fået en forståelse af disse målepunkter, bør du se på engagementniveauet hos dine nye medarbejdere. En engageret medarbejder stempler ikke bare ind og ud; vedkommende er involveret, begejstret og engageret.

Selvom alle har forskellige kommunikationsstile og personligheder, kan deltagelse i møder, workshops og frivillige virksomhedsaktiviteter være en indikation på en medarbejders engagement. 

Se på deres interaktion med L&D-materialer og -platforme, og hvor godt de dokumenterer gennemførelsen af onboardingopgaver. Højt engagement betyder ofte, at den nye medarbejder føler tilhørsforhold og har et formål, hvilket er kendetegnende for vellykket onboarding.

Du kan også indhente feedback fra de mentorer, du tildeler de nye medarbejdere. Det vil hjælpe dig med bedre at forstå effekten af dit mentorprogram og få indsigt fra en person, der har et andet perspektiv på medarbejderen og dennes oplevelse. 

Planlæg regelmæssige opfølgningsmøder med mentoren for at sikre, at du får feedback, når der er behov for den. 

På længere sigt kan du se på de nye medarbejderes udvikling og forfremmelser. Undersøg bestemte tidsrammer, og se på, hvor godt bestemte medarbejdergrupper, der deler en version af din onboardingoplevelse, udvikler sig enten i deres afdelings hierarki eller ved at tilegne sig nye færdigheder. Denne adfærd er ofte tegn på et godt fundament, der er blevet lagt under onboardingen. 

Eksempel på dårlig onboarding

Jeg har tidligere oplevet en forfærdelig onboarding. På min første dag mødte jeg op på personaleafdelingen, udfyldte nogle papirer, fik udleveret et hæfte med titlen 'Medarbejderhåndbog: Virksomhedens procedurer og politikker' og blev ført hen til min nye arbejdsplads. 

Der lå en post-it-seddel med loginoplysninger, men intet andet. Ingen introduktion til mine nye kolleger, ingen rundvisning på området, ingen plan for dagen og bestemt ingen indikation af, hvad jeg skulle gøre, når jeg var logget ind.

Frokosten kom. Jeg var ikke sikker på, hvor pauserummet, man kunne spise i, var, eller hvad frokostproceduren var. Skulle jeg vente på nogen på min første dag? Jeg havde taget min egen frokost med, men burde jeg forsøge at gå ud med disse mennesker, som jeg ikke var blevet præsenteret for? Ved dagens slutning følte jeg mig isoleret og overvældet og begyndte at tvivle på min beslutning om at slutte mig til virksomheden.

I de følgende uger kæmpede jeg med uklare forventninger til min rolle, havde svært ved at forstå virksomhedens jargon og opdagede ofte vigtige oplysninger for sent eller ved et tilfælde.

I min anden uge hørte jeg om et vigtigt ugentligt møde, da en kollega nævnte det i forbifarten, og opdagede, at jeg faktisk havde misset det ugen før. 

Der var ingen 30/60/90-dagesplan til gradvist at integrere mig, ingen automatiserede påmindelser eller planlægning af vigtige begivenheder eller træningssessioner. Jeg blev ganske enkelt kastet ud i det og måtte selv finde ud af, hvordan jeg holdt mig oven vande.

Det var bare sådan, tingene foregik der. Den samlede effekt var, at jeg følte mig underudnyttet, undervurderet og konstant som om, jeg navigerede i blinde uden andenpilot eller flyvekontrol. Det var mildest talt stressende. 

Da jeg endelig forlod virksomheden, tog jeg en fuldt fjernbaseret stilling i en anden virksomhed, som gav mig den samme behandling i en digital version.

På nogle måder var fjernintroduktionen endnu mere kompliceret, da det tog mig næsten seks måneder at finde ud af, hvad virksomheden uden for mit eget funktionsområde egentlig handlede om, og hvordan jeg kunne støtte dens indsats for at skabe omsætning. 

Resultatet var det samme. Jeg kæmpede med FAQs og havde svært ved tingene, præcis som jeg havde oplevet det før, bortset fra at jeg fysisk var alene hjemme, frustreret og irriterede min leder via Slack eller gennemgik virksomhedens medarbejderkartotek i et forsøg på at finde ud af, hvem jeg kunne spørge om hjælp. 

Siden da har jeg oplevet og været med til at planlægge effektive introduktionsforløb med personligt tilpasset oplæring, makkerordninger og en tidsplan for succes, for ikke at nævne en god definition af, hvordan succes ser ud for mig i min stilling. 

Forskellen med hensyn til medarbejderoplevelsen svarer til forskellen mellem et surdejsbrød og en bunke spildt mel på gulvet i et supermarked. Som minimum forhindrede den positive introduktion, at mit skæg blev mere gråt, i hvert fald for en stund. 

Konklusion

Intet sætter helt scenen for en medarbejders rejse som en spektakulær introduktionsoplevelse. Det er åbningsakten for medarbejderen i jeres organisation. 

Selvom gratis cappuccinoer måske giver dem et koffeinboost, og sjove personalegoder måske underholder dem i en periode, er det den harmoniske blanding af forståelse, engagement og kontinuerlig støtte, der virkelig hjælper mennesker med at præstere.

Lær, hvordan andre HR-professionelle har udformet deres introduktionsstrategi, ved at deltage i diskussionen i People Managing People-fællesskabet!