Er din organisation klar til HR-teknologi?
Hvis du forsøger at købe HR-teknologi til din organisation, har du brug for en klar forretningscase, der afvejer både omkostningerne og de økonomiske fordele. I denne artikel viser jeg dig præcis, hvordan du analyserer disse to nøglefaktorer, så du trygt kan argumentere for din investering i HR-teknologi.
De reelle omkostninger ved HR-teknologi
Gennem mine mange års erfaring med implementering af forskellige HR-løsninger er et almindeligt spørgsmål, som jeg bliver stillet igen og igen: »Hvad kommer det egentlig til at koste?« Det er et meget relevant spørgsmål.
For at sætte de samlede ejerskabsomkostninger (almindeligvis omtalt som »TCO«) i perspektiv følger nedenfor en oversigt over omkostninger, der gælder for de fleste teknologikøb.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Juridiske omkostninger og indkøbsomkostninger
Det kommer måske som en overraskelse, men hvis du har planer om at købe teknologi og ikke har en intern indkøbs- og juridisk afdeling til at understøtte processen, kan det være nødvendigt at bruge penge på juridisk og indkøbsmæssig hjælp.
Selvom de fleste leverandører har standardvilkår og -betingelser, som du kan vælge at tilslutte dig, vil du måske gerne læse dem igennem og forhandle dem, så de tilgodeser din organisation. Men hvis du er tilfreds med ikke at gå i detaljer, skal du være forberedt på at acceptere leverandørens vilkår og betingelser.
Softwareomkostninger
Dette er den mest almindelige og velkendte omkostningskategori. Hvis du vil købe teknologi eller rettighederne til at bruge den, skal du betale et gebyr for det. Det er normalt et årligt gebyr, der opkræves for hver bruger, især hvis du køber cloudsoftware.
Det er vigtigt at bemærke, at nogle leverandører også opkræver variable gebyrer afhængigt af brugertypen. Hvis du for eksempel køber skrivebeskyttede licenser til slutbrugere, kan de være billigere end licenser til superadministratorer.
Et andet vigtigt punkt er, at leverandører kan give dig en nedsat pris, hvis du tilmelder dig en aftale på 3 til 5 (eller flere) år. Det er ligesom et mobilabonnement: Hvis du køber et abonnement uden binding eller med betaling efter forbrug, vil du blive opkrævet et højere gebyr, end hvis du tilmelder dig en kontrakt.
Omkostninger til tredjepartssoftware
Hvis den software, du har planer om at købe, kræver udvidelser eller yderligere værktøjer fra tredjeparter, skal du også betale et gebyr for det. Et godt eksempel på tredjepartssoftware er jobopslagsaggregatorer. Når du køber rekrutteringssoftware, kan du få brug for et andet tredjepartsværktøj til at slå dine jobannoncer op på flere websteder på samme tid.
Et andet eksempel er, at du måske ønsker at integrere din nye software med et eksisterende internt system. For at overføre data mellem systemerne og måske udføre beregninger eller ændre formater kan du få brug for et integrationsværktøj, hvilket er et ekstra gebyr ud over standardsoftwaren.
Implementeringsomkostninger
I modsætning til køb af apps fra iTunes eller Google Play Store kræver det meste kontorsoftware (selv cloudsoftware) en vis konfiguration. Det er normalt ikke så enkelt som at tænde for det, hvorefter du er klar. Hvis du derimod bruger opstartsværktøjer, som er en billig løsning, har du måske ikke brug for nogen konfiguration.
Hvis din softwareudbyder kun leverer software og forventer, at du »selv tænder for den«, eller giver konsulentvirksomheder lov til at videresælge deres produkter, vil du sandsynligvis blive opkrævet et gebyr for denne tjeneste. Denne omkostning er forbundet med at tage softwareplatformen og designe din virksomheds nødvendige processer i relation til denne funktionalitet, konfigurere den, teste den og implementere den.
Denne omkostning kan omfatte en række ting såsom funktionelle konsulenter, tekniske HR-konsulenter, forretningsanalyse af processer, projektledelse, testere, datarensning, standardisering, formatering og så videre. Det er også vigtigt at bemærke, at al tredjepartssoftware højst sandsynligt medfører et implementerings- eller opsætningsgebyr.
Interne implementeringsomkostninger
Virksomheder glemmer ofte at beregne omkostningerne til interne ressourcer eller erstatningsressourcer, der er nødvendige for at implementere projektet. Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder har brug for fageksperter, testere, tekniske ressourcer, projektledere eller andre roller afhængigt af projektets størrelse og omfang.
Glem ikke at afsætte et budget til disse ressourcer, især hvis du vil erstatte dine interne ressourcer, mens de arbejder på projektet.
Integrationsomkostninger
Jeg har tidligere nævnt omkostningerne ved integrationsværktøjer, men du skal også medregne omkostningerne ved faktisk at designe, konfigurere/opbygge, teste og implementere integrationen. Dette minder meget om implementeringsomkostningerne, men denne gang har du brug for IT-ressourcer.
Implementeringspartneren vil normalt først afholde en afklaringsworkshop med dig for at forstå, hvilke integrationer du ønsker at opbygge, hvilken type data du vil forbinde, og hvor ofte du ønsker, at de integrerede systemer skal kommunikere med hinanden.
Hvis det drejer sig om noget som en integration af dine løn- og tidsregistreringssystemer, skal de kommunikere hele tiden. På baggrund af dette vil de estimere integrationsomkostningerne, som er meget anderledes end for to systemer, der kan opdateres én gang om ugen eller et par gange om året.
Det er vigtigt at bemærke, at hvis du integrerer produkter fra to forskellige leverandører, vil du sandsynligvis skulle betale begge leverandører for at undersøge og facilitere design, opbygning, test og implementering af integrationen.
Supportomkostninger
Support kan opdeles i to enkle dele:
- Umiddelbar support efter idriftsættelse/garanti, og
- Drift som vanligt (BAU).
De fleste softwareleverandører inkluderer standard-BAU-support i licensgebyrerne. Det er dog vigtigt at undersøge, hvilken support der er tilgængelig for superbrugere, funktionelle brugere og tekniske brugere umiddelbart efter implementeringen. Når du først begynder at udforske dit nye værktøj, vil du helt sikkert have nogle spørgsmål.
Supporten efter idriftsættelsen er mere kompliceret. Nogle implementeringspartnere vil opkræve konsulenthonorarer for at yde ekstra omsorg til dine brugere umiddelbart efter idriftsættelsen. Det er også vigtigt at bemærke, at når du har integrationer, får du brug for support til alle integrerede leverandørprodukter, hvilket vil øge dine driftsomkostninger.
I nogle tilfælde vælger virksomheder at uddanne en intern medarbejder til at yde integrationssupport. Men opkvalificering koster også penge, herunder opdatering af disse færdigheder, hver gang softwaren gennemgår en opgradering.
En tilfældig supportomkostning er en stigning i antallet af licenser til ethvert helpdesk-/ticketsystem system, der kræves for internt at logge supportsamtaler/-e-mails. Dette gør det muligt at følge og analysere typen af spørgsmål eller problemer, som brugerne oplever på grund af indførelsen af forandringen.
Omkostninger ved forandringsledelse
Forhåbentlig er du, hvis du implementerer teknologi, klar over behovet for forandringsledelse. Dette handler ikke kun om omkostningerne ved at uddanne dine brugere. Selvom det er en vigtig del af det, udgør det ikke de fulde omkostninger ved forandringen.
Omkostningerne ved forandringen bør omfatte omkostningerne ved en forandringsressource, der kan vurdere din organisations mennesker, processer og teknologi samt konsekvenserne af at indføre forandringer på alle disse områder. Hertil kommer omkostninger forbundet med at identificere og forberede forandringsambassadører til rollen, belønninger for at tage forandringen til sig samt naturligvis forberedelse og levering af undervisningsmaterialer.
En underliggende omkostning, der er en meget værdifuld drivkraft for forandring, er en forretningsanalytiker, som kan hjælpe med at identificere og oprette/opdatere procesdokumentation efter behov som følge af indførelsen af teknologi og eventuelle ændringer i roller.
Hvad er fordelene?
De fleste organisationer har (formodentlig) gennemgået en proces for at afgøre, om indkøb af teknologi er den bedste måde at løse et problem på.
Men forhåbentlig analyserer de i de fleste tilfælde deres muligheder for at undersøge, om dette faktisk er det rigtige svar. Det er meget almindeligt, at investorer ønsker at se en analyse af de tilgængelige muligheder for at løse forretningsproblemet.
Forretningscases omfatter traditionelt omkostninger, fordele og ulemper (hvis nogen) samt de risici, der er forbundet med de tre forretningsløsninger – Gør ingenting, Gør det minimale, Gør noget.
Mulighederne Gør det minimale og Gør noget kan nogle gange kombineres til ét af de projekter, der er små. Dette afsnit efterfølges normalt af en investeringsvurdering af alle mulighederne for at fastslå den bedste løsning. Som sproget antyder, er forretningscases naturligvis rettet mod fakta og tal.
Da alle løsningsmuligheder kræver en definition af fordele og ulemper, fokuserer næste del på at fremhæve kategorierne af fordele og give nogle eksempler på hver.
Strategiske
De fleste, hvis ikke alle, organisationer har en strategi. Den er måske ikke altid åbenlys for medarbejderne (ja, det er et helt andet problem, der må diskuteres i et andet indlæg!), men der er som regel en, som gennemgås hvert år og omdefineres hvert femte år eller efter behov.
Dette bør altid være det første sæt af fordele eller den første form for tilpasning, man overvejer, før man træffer en beslutning. Det er måske ikke åbenlyst for mange af dem, der udarbejder businesscasen, MEN det bør være den vigtigste faktor at overveje.
Hvis en virksomheds strategiske retning er at være en teknologidrevet virksomhed, kan investering i teknologi derfor veje tungere end nogen anden løsning. Et andet godt eksempel på en forretningsstrategi kunne være at stræbe efter at være førende inden for innovation i XYZ-branchen. For at være innovativ i branchen spiller teknologi normalt en stor rolle.
Hvis din forretningsstrategi derimod er rettet mod optimering, vejer investering i ny teknologi måske ikke lige så tungt som for eksempel genudvikling af forretningsprocesser eller investering i opgraderinger eller omstruktureringer, og så videre. Så bundlinjen er, at det at kende strategien og tilpasse dine løsningsmuligheder, så de understøtter strategien, er muligvis den vigtigste fordel at fremhæve i businesscasen.
Finansiel
Dette er uden tvivl det afsnit, der ventes mest på, i enhver business case. En finansiel fordel defineres normalt ganske enkelt som en fordel, der enten bidrager til at øge værdien eller reducere omkostningerne, hvilket i sidste ende fører til en sundere balance for organisationen.
Men det kan være vanskeligt at fastslå disse fordele, især hvis organisationen ikke tidligere har målt sine processer, medarbejdere, teknologi og relative resultater. Uden at have målt alle disse aspekter er det meget vanskeligt at foretage en nøjagtig vurdering af fordele, som kan omsættes til en estimeret værdi i kroner. Her bliver det afgørende at forstå detaljerede prisstrukturer og omkostningsopdelinger for at kunne beregne et nøjagtigt investeringsafkast.
Det er dog muligt at opstille antagelser om alle disse aspekter for at beregne besparelserne i kroner. Dette er en acceptabel mulighed afhængigt af organisationens risikovillighed og af, hvor den befinder sig i løsningernes livscyklus.
Hvis din organisation imidlertid ikke befinder sig i en krise eller på et problemløsende stadie, kan det at få et mål for medarbejdere, processer og teknologi hjælpe med beregningen af besparelser i kroner samt med at forstå problemet bedre, så det kan løses.
Her er nogle centrale overvejelser ved måling af hver af disse komponenter og de tilhørende beregninger af besparelser i kroner:
1. Medarbejdere
Hvor mange medarbejdere kræver det at udføre XYZ? Hvor mange timer tager det hr. A at udføre opgave XYZ? Afhængigt af den nye løsning, der tilbydes, dvs. teknologi, hvordan vil den så enten:
- Reducere antallet af nødvendige medarbejdere? eller
- Reducere antallet af timer, der kræves for at udføre opgave XYZ? eller
- Begge dele, måske?
Du skal kunne angive, hvordan eventuelle besparelser vil blive anvendt. Vil I for eksempel reducere antallet af medarbejdere, der ikke længere er behov for, omplacere dem eller få dem til at udføre yderligere arbejde, som tidligere ikke blev udført på grund af tidsbegrænsninger?
I nogle tilfælde kan der være besparelser forbundet med at erstatte en højere lønnet (højt kvalificeret) medarbejder med en lavere lønnet medarbejder. I dette scenarie er det dog vigtigt at medregne rekrutteringsomkostningerne ved udskiftningen samt eventuelle uddannelsesrelaterede omkostninger. En anden medarbejderrelateret besparelse kan opstå ved at fjerne behovet for manuelle opgaver og dermed for det personale, der understøtter disse opgaver.
2. Proces
Dette er normalt et område, der giver betydelige muligheder for besparelser. For at realisere disse besparelser er en vigtig forudsætning imidlertid, at der findes dokumenterede processer med grundlæggende mål for serviceydelsen. Uden et grundlag er det vanskeligt at beregne forbedringen i udførelsen af processerne samt forbedringen i resultaterne og dermed reduktionen i antallet af fejl eller behovet for omarbejde.
Procesforbedringer kan måles ved at reducere antallet af trin i processen gennem automatisering, der muliggøres af teknologi. De måles også ved at reducere den tid, der bruges fra start til slut på at levere en bestemt service til kunden. Dette vil gøre det muligt at behandle et større antal transaktioner og bidrage til at overføre eller dele procesejerskab.
3. Teknologi
Dette er endnu et område, der normalt ikke måles af HR-afdelinger. I nogle tilfælde måler IT-afdelinger systemernes ydeevne, men ikke brugervenligheden og bestemt ikke i kombination med processen. Dette er i sandhed et område med et enormt potentiale for læring og styrkelse, hvis det måles og anvendes.
Så hvordan ser det ud? Begynd med at måle det grundlæggende: Hvor mange ‘aktive’ brugere findes der i systemet; hvad er deres gennemførelsesgrad for de vigtigste opgaver eller transaktioner, de forventes at udføre? Hvor lang tid tager det for de forskellige typer brugere at udføre deres opgaver, især når du måler den samlede tid fra start til slut, inklusive procestrin uden for systemet?; og så videre.
Ikke-finansiel
Dette er et område af businesscasen, som normalt håndteres godt af de fleste organisationer. Nedenfor er eksempler, som jeg har set gennem årene i forbindelse med teknologiske implementeringer:
1. Forbedring af serviceydelser til virksomheden
Selvom dette er en meget løst defineret, ikke-finansiel fordel, er det en fordel, der kan retfærdiggøres, når den kombineres med finansielle fordele. Det handler alt sammen om øget kvalitet og måske også øget omfang af de serviceydelser og transaktioner, der leveres til virksomheden, dvs. slutbrugerne.
2. Forbedret HR-kapacitet
Dette er en ofte anvendt fordel. Jeg er ikke helt overbevist om denne, især fordi det blot at erstatte manuelle transaktioner med teknologi og give HR mere tid til at være ‘strategisk’ ikke gør HR strategisk.
Det, der dog forbedrer HR's kapacitet, er processen med at implementere teknologi og de færdigheder, som de (af)lærer. At lære eller forbedre projektledelse, forhandling, leverandørstyring, datastyring, konfigurationsstyring, planlægning, testning osv. er fremragende måder at løfte HR-kapaciteten på. Jeg vil endda gå så langt som til at sige, at disse kan forbindes med fordele ved at undgå omkostninger i fremtidige projekter og dermed bidrage til realiseringen af finansielle fordele.
3. Færre fejl og mindre omarbejde
Dette er en grænsetilfælde-finansiel fordel. Den reducerer omkostningerne ved utilfredse kunder eller slutbrugere samt omarbejdet og dermed det antal timer, der kræves for at behandle transaktioner. Dette er igen en fordel ved omkostningsreduktion og omkostningsundgåelse og kan være værdifuld i planlægningen af realiseringen af finansielle fordele.
4. Forbedret dataintegritet
Dette er endnu en grænsetilfælde-finansiel fordel. Ved at implementere ét enkelt system med én sandhedskilde er det langt nemmere at forbedre kvaliteten af de tilgængelige data. Men det er kun tilfældet, når der er fastlagt forretningsregler for, hvad der kan indtastes i systemet. Når man går fra flere systemer til ét enkelt system eller integrerede systemer, er dette en ofte fremhævet fordel.
Opsummering
Der findes mange områder og metoder til at definere og måle fordele. Hvis du imidlertid sikrer, at du tager højde for alle de relevante kategorier af fordele, vil det føre til en stærkere businesscase.
Har du spørgsmål eller indsigter, som du gerne vil dele? Vil du vide, hvordan et HRIS kan gavne din virksomhed? Du kan overveje at deltage i en konference med fokus på HR-teknologi for at lære mere om disse løsninger.
Hvis du vil have flere værdifulde oplysninger om alt inden for HR, anbefaler vi, at du tilmelder dig People Managing People-nyhedsbrevet i dag!
