En komplet guide til udarbejdelse af et rekrutteringsbudget

Sådan kommer du i gang med dit rekrutteringsbudget

Det første skridt er at tjekke med og samarbejde med din økonomiafdeling, og jeg kan ikke understrege vigtigheden af dit partnerskab med dette team nok!

De har måske et bestemt format, de foretrækker at arbejde med, de har måske allerede nogle data eller, endnu vigtigere, en fast grænse for dig.

Mens du arbejder sammen med dem, får du her en hurtig tjekliste med spørgsmål, du kan besvare for at forstå, hvordan dit budget muligvis kommer til at se ud.

• Hvor mange nye medarbejdere skal du ansætte i det nye år/halvår/kvartal?
  • Hvornår er disse stillinger nødvendige? (dvs. vil du have mange stillinger på samme tid eller fordelt over en periode? 
• Er der særligt vanskelige stillinger—især lederstillinger?
• Er der sæsonansatte, midlertidigt ansatte eller kontraktansatte, der skal ansættes?
• Hvad med masseansættelser—inden for drift, kundeoplevelse eller blandt nyuddannede?

Hvis du også har historiske data, er det en god idé at holde styr på:

• Hvad er din personaleomsætningshastighed?
• Hvad var den gennemsnitlige omkostning pr. ansættelse det foregående år?
• Hvilke KPI'er for rekruttering vil hjælpe dig med at definere succes?

Læs min artikel om hvordan du udarbejder en bæredygtig ansættelsesplan for at få hjælp til alt dette.

Når du har styr på dette, kan du opdele budgettet i forskellige komponenter, og så kan vi begynde at finde ud af, hvordan dit budget muligvis kommer til at se ud.

Budgettets komponenter

Mange steder vil man måske bede dig om at kategorisere efter faste eller variable omkostninger, og det er du meget velkommen til at gøre. Jeg vil angive, hvilke der sandsynligvis er faste, og hvilke der sandsynligvis er variable omkostninger. 

Personligt bruger jeg lidt andre kategoriseringer for at sikre, at jeg ikke overser noget, der kan få rekrutteringsomkostningerne til at vokse

Faste omkostninger

Dette er de faste driftsomkostninger, hvoraf de fleste udgøres af rekrutteringsteamets lønninger.

Afhængigt af om dit rekrutteringsteam er fastansat eller arbejder på kontrakt, kan det være nødvendigt at medregne de “reelle omkostninger ved en medarbejder”. Dette omfatter ting som skatter, pensioner og personalegoder (feriepenge, bonusser osv.) ud over grundlønnen.

Som en tommelfingerregel accepteres det i Storbritannien, at omkostningen ikke er mindre end 1.5X grundlønnen. Din præcise multiplikator kan variere afhængigt af jurisdiktionen, og derfor er det vigtigt at samarbejde med dit økonomiteam (den, der håndterer løn, har disse data).

Hvis du gerne vil gå mere i dybden, kan du også anslå den tid, en ansættende leder/person i et ansættelsesteam kan have brug for at bruge, og hvor meget det vil koste baseret på vedkommendes løn og “reelle omkostning”.

Dette er især vigtigt i en meget lille virksomhed, da du måske ikke har et dedikeret rekrutteringsteam, og dine ansættende ledere derfor selv kan være nødt til at stå for en stor del af ansættelserne. (Hvis det er tilfældet, findes der rekrutteringsløsninger til små virksomheder, som både er brugervenlige og prisvenlige.)

Hvis en ansættende leder eksempelvis har 10 ingeniørstillinger, der skal besættes på 3 måneder, er det meget tid, vedkommende skal afsætte til at besætte disse stillinger, så halvdelen af deres OPEX-omkostning kan henføres til rekruttering. 

Hvis nok af disse omkostninger løber op, kan det være tid til at overveje, om det er mere omkostningseffektivt at ansætte et internt rekrutteringsteam.

Rekrutteringsværktøjer/-platforme

I dagens verden kommer dette sandsynligvis til at udgøre en virkelig stor del af dit budget, og det er sandsynligvis her, at mange uforudsete rekrutteringsomkostninger kan opstå (sammen med annoncering), men de er afgørende for rekrutteringsprocessen.

ATS—ansøgerstyringssystem 

Dette er sandsynligvis en årlig omkostning, selvom jeg ved, at nogle ansøgerstyringssystemer giver dig mulighed for at betale månedligt, så du kan variere abonnementet, selvom det sandsynligvis bliver dyrere. 

Spørg dit økonomiteam, hvordan de ønsker, at den årlige omkostning skal indregnes i det månedlige driftsbudget.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

LinkedIn Recruiter

Et almindeligt værktøj, du måske vil bruge, hvis du har et rekrutteringsteam. Ellers kan du prøve med Recruiter Lite eller Premium og købe flere Inmails, selvom det kan løbe op, så min anbefaling er at have et separat område i dit Excel-regneark, hvor du holder styr på, hvem der har hvilken type licens.

Det skete for eksempel en gang, at en person, som ikke længere arbejdede i virksomheden, havde købt en LinkedIn Recruiter-licens separat, og da jeg tiltrådte stillingen og så på mit første budget, opdagede jeg, at denne person allerede havde kostet mere end £6000 på kort tid!

Andre rekrutteringsplatforme

Der findes mange typer rekrutteringsplatforme derude! Nogle fokuserer på at udvælge kandidater (f.eks. Cord, Talent.io, Haystack), mens andre fokuserer på at give dig mere opsøgende kontakt (Amazing Hiring, Seekout osv.). 

Priser og struktur for rekrutteringssoftware varierer; nogle har månedlig fleksibilitet, mens andre kun tilbydes årligt. Undersøg dem alle, hvis du ikke er bekendt med dem, og se, hvad der fungerer bedst for dig.

En kort bemærkning om platforme, hvor du også kan annoncere—det er her, annoncering og platformssiden af budgettet kan flyde sammen, men brug dit eget skøn. Jeg medregner normalt alle annonceringsomkostninger “pr. stilling” under annoncering. Remoteok giver mig for eksempel mulighed for at gennemse kandidater, men jeg slår normalt også stillinger op, så det indgår i mit annonceringsbudget.

Relateret læsning: 10 bedste rekrutteringsprogrammer

Onboardingsoftware

Selvom det teknisk set ligger uden for den traditionelle rekrutteringsfase, er det smart at medregne omkostningerne til onboardingsoftware i dit rekrutteringsbudget.

Investering i onboardingsoftware sikrer en problemfri overgang for nyansatte og hjælper med at standardisere processer som digitalt papirarbejde, compliance-træning og tidlig målsætning.

Desuden integreres moderne onboardingplatforme ofte med ansøgerstyringssystemer (ATS), hvilket skaber en mere problemfri arbejdsgang fra accept af tilbuddet til den første arbejdsdag.

Som en del af dine budgetovervejelser bør du sørge for at gennemgå omkostningerne til onboardingsoftware for at finde en løsning, der passer til din virksomheds størrelse og behov.

Annoncering

Ligesom med platforme er der mange steder, hvor du kan annoncere dine stillinger, så det er vigtigt at holde styr på, hvor mange kandidater hvert jobopslag genererer.

Ansøgerstyringssystem

Glem ikke, at nogle ansøgerstyringssystemer har aftaler med bestemte jobportaler og kan give dig gratis eller rabatterede jobopslag. 

Hvis du undersøger markedet for et ATS, kan dette være noget, du bør være opmærksom på—har de jobportaler forskellige steder, som du nemt kan slå stillinger op på gennem ATS'et? Det gør også sporing meget lettere.

Ekspert-tip. Selvom ATS'et ikke har funktionen til opslag af stillinger indbygget, skal du sørge for at forstå, hvad der er den bedste måde for dit ATS at spore ansøgere fra hver jobportal på. 

Greenhouse kan for eksempel generere et link til en specifik jobportal, så du kan spore, hvor de forskellige ansøgere kommer fra, hvilket gør evalueringen meget lettere.

Annoncering på LinkedIn

Jeg adskiller dette fra resten, fordi prisfastsættelsen fungerer lidt anderledes. Her kan du have forudbetalte annoncepladser eller jobpladser med “budgivning”. 

Hvis du har sidstnævnte, er det utrolig vigtigt at holde styr på forbruget, fordi du måske tænker “Ah £10 om dagen er ikke så slemt”, men det er £300 om måneden, og hvis du har 10 stillinger, er en solid del af dit budget allerede brugt.

Tag i betragtning, at din stilling også kan være nødt til at konkurrere med de store virksomheder, som har råd til at bruge £100 pr. stilling pr. dag, og det sætter virkelig tingene i perspektiv.

Annonceringsplatforme

Der er så mange i dag! Nogle er generalistiske (LinkedIn, Indeed, Otta, Totaljobs), og andre har en niche – det kan være pr. branche, pr. arbejdsvilkår såsom fjernarbejde eller målrettet en bestemt målgruppe som SheCanCode.

Det kan være svært at vælge, men det, jeg normalt gør, er at prøve at forstå de roller, jeg har, og derefter se, om det fortæller mig, hvilken fordeling jeg skal lede efter. 

Hvis jeg for eksempel har mange teknologirelaterede roller, hvor ville teknologifolkene så være? Hvis jeg har roller, hvor jeg er åben over for fjernarbejdere, så går vi derhen! Inden for design går jeg med det samme til Behance eller Dribble.

Der er mange muligheder, og derfor er det så vigtigt at holde styr på det, da hvert opslag kan koste mellem $300—700 for 30 dage, og det kan hurtigt løbe op, især hvis du slår den samme rolle op flere steder, og du har mange roller.

Eksemplet, jeg gav i starten, hvor £100k blev brugt på knap nok at ansætte 6 personer (2 endte med at komme via anbefalinger), skyldtes denne holdning om at “sprede nettet og håbe på det bedste”.

Arbejdsgiverbranding

Det er måske ikke nemt at sætte en økonomisk værdi på dette, fordi næsten enhver aktivitet, du foretager dig online, kan betragtes som arbejdsgiverbranding (f.eks. er et opslag på dine egne sociale medier gratis). 

Men hvis du gør en målrettet indsats for at styrke din arbejdsgiverbranding, kan du overveje at annoncere dig selv som arbejdsgiver på platforme som Linkedin eller Glassdoor uden nødvendigvis at slå en stilling op. Det kan være en separat post i omkostningerne.

Rekrutteringsarrangementer / jobmesser

Det kan være en dyr affære at sponsorere eller deltage i arrangementer, så sørg for at se nærmere på nogle få arrangementer, der kan være mest relevante for dig i dit område, og mød arrangørerne for at få mere at vide.

De kan være et godt sted at møde kandidater, og jeg har haft stor succes med det, men du er nødt til at tænke på dine egne omstændigheder. Har du den nødvendige tid og de nødvendige ressourcer til at deltage i et arrangement, der måske ikke resulterer i en eneste ansættelse, men som kan øge din synlighed?

Rekrutteringsbureauer

Med fremkomsten af interne rekrutteringsansvarlige er der opstået en næsten medfødt drivkraft til at “reducere brugen af bureauer til nul” som en del af talentchefens KPI. Jeg ved det, for jeg har selv haft den KPI. 

Der er dog tidspunkter, hvor et eksternt samarbejde kan være nødvendigt. Du har måske endnu ikke et dedikeret rekrutteringsteam, dit team har måske nået sin kapacitetsgrænse, eller du er måske på vej ind på et marked, du ikke kender. I så fald kan et samarbejde med lokale specialister, såsom rekrutteringsbureauer i NYC eller rekrutteringsvirksomheder i Boston, give dig adgang til lokale kandidatnetværk og ekspertise inden for ansættelser.

For at give dig et eksempel: Selvom jeg dengang begyndte inden for lederrekruttering, endte jeg efter at være skiftet til en intern rolle med at besætte flere stillinger på mellemlederniveau, fordi det var dér, volumen var.

Derfor anbefalede jeg faktisk, da den administrerende direktør kom til mig og bad mig slå en stilling op for en person på C-niveau, at vi fik et firma med speciale i lederrekruttering, fordi de havde de forbindelser, jeg engang havde.

Afhængigt af din placering kan det gennemsnitlige bureauhonorar ligge mellem 15-25% af den grundlæggende årsløn, men det er en afvejning af tid. Glem ikke at medregne værdien af din tid, da du måske ender med at bruge meget mere, end hvis du blot havde fået hjælp fra en rekrutteringskonsulent hos et bureau.

Andet/diverse

Som altid er der en kategori for “Diverse” eller “Andet”, der blot skal opfange alt andet, som måtte være relevant.

En ting er at medregne eventuelle henvisningsbonusser eller incitamentsbetalinger. Hvis du har historiske data om henvisninger, er det godt, men hvis ikke, kan jeg godt lide at være generøs og regne med, at omkring 20% af ansættelserne kommer via henvisninger (og jeg gør en stor indsats for at få henvisninger!).

En anden ting er tjenester såsom tjenester til baggrundstjek – de kan hurtigt løbe op, og i nogle jurisdiktioner eller ved visse roller er reference- eller baggrundstjek obligatoriske.

Sådan holder du styr på det

Igen vil jeg anbefale, at du samarbejder med dit økonomiteam og spørger dem, hvordan de holder styr på alle de andre omkostninger. Hvis en post for eksempel har en årlig omkostning, vil de så have den registreret i den måned, hvor den betales, eller deles omkostningen med 12 og fordeles over året? 

Hvis et sådant team ikke er tilgængeligt, foretrækker jeg personligt at registrere posten i den måned, hvor den betales, så jeg også kan holde styr på fornyelsen af abonnementet.

Derefter finder du den faktiske samlede omkostning pr. ansættelse ved at tage de fulde omkostninger for året for alt det, du har anslået, at du vil bruge, og dividere det med antallet af ansættelser.

• Omkostning pr. ansættelse = samlede omkostninger i alt/antal ansættelser

Her er et skærmbillede af, hvordan jeg personligt organiserer mit budget (link til regneark her):

Hvis du ønsker en mere teknologisk tilgang, er en af fordelene ved rekrutteringssoftware såsom ATS’er, at du nemt kan holde styr på omkostninger i tilpassede rekrutteringsdashboardet.

Sådan evaluerer du

Som altid med tal og data er det vigtigste, hvad du gør med dem. 

Jeg kan godt lide at opdele min overvågning og evaluering i tre løse kategorier: prioritet ét, prioritet to og prioritet tre.

Det hjælper mig med at forstå, hvor ofte jeg skal gennemgå dem, og hvilke typer målepunkter jeg skal fastsætte.

Omkostninger med prioritet ét

Det gælder ting som annoncering og brug af platforme. Grunden til, at jeg mener, de har prioritet ét, er, at a) de hurtigt kan løbe op, og b) du hurtigt kan få en fornemmelse af, hvor meget du får ud af hver platform eller jobportal. Det betyder, at det er en god idé regelmæssigt at kontrollere resultaterne for hver af dem.

For kandidatplatforme tjekker jeg altid med mit team, hvordan kandidaternes kvalitet, antal og engagement er (eller holder selv styr på det), og på den måde sikrer jeg også, at teamet bruger de platforme, vi har købt adgang til.

For annoncering sørger jeg for at tjekke konverteringsraterne fra hver jobportal, så det giver mig en indikation af kandidaternes potentielle kvalitet.

Lad os for eksempel sige, at jeg bruger tre jobportaler. Den ene giver mig mange kandidater, men konverteringsraten er ikke særlig god, den anden har få kandidater, men vi har ansat halvdelen af dem, og den tredje har få kandidater og ingen ansættelser. Jeg ved, hvilken jeg straks skal droppe, og hvilken der bliver den næste.

Prioritet ét omfatter også bureauer – de kan være dyre, og du vil gerne sikre dig, at de gør det, de skal, for de penge du betaler dem, hvis jeg må være så direkte.

Omkostninger med prioritet to

Det gælder ting som arbejdsgiverbranding og arrangementer. Disse aktiviteter finder måske ikke sted særlig ofte, og du kan have brug for at gennemføre nogle stykker af dem for at få en fornemmelse af, hvad der virker, og hvad der ikke gør. Derfor er det sandsynligt, at du har brug for at følge op på dem mindre ofte end på aktiviteterne med prioritet ét.

Det, du skal holde øje med ved arrangementer, er antallet af ansættelser og det generelle engagement. Hvis du deltager i et arrangement, hvor du ikke ansætter nogen, men taler med mange mennesker, er det stadig bedre end arrangementer, hvor ingen henvender sig til dig.

Omkostninger med prioritet tre

Det er ting, der skal overvåges over en lidt længere periode, før du kan forstå, om du virkelig får det ud af dine udgifter, som du har brug for. 

Her kategoriserer jeg normalt lønninger til rekrutteringsteamet og udgifter til ATS/HRS. Du behøver ikke overvåge omkostningerne så ofte, og specifikt for rekrutteringsteamet vil dette alligevel ikke være den bedste måde at vurdere resultaterne på – det ville være bedre at bruge målepunkter.

Hvordan klarer du dig?

Det er notorisk svært at sige, hvad den gennemsnitlige omkostning pr. ansættelse bør være. Tal på nettet varierer fra $3,000-8,000. Jeg regner normalt med omkring $6,000 som det omtrentlige gennemsnit, men det afhænger af så mange faktorer. 

Da jeg først begyndte at arbejde internt, sagde den direktør for talenttiltrækning, som jeg arbejdede under, til mig: “Så længe vi er billigere end at bruge et bureau, burde vi være godt kørende.” 

Selvom jeg mener, at denne form for holdning forstærker en eller anden form for modsætningsforhold mellem de to, hvilket jeg ikke er stor fan af, forstår jeg også logikken.

Hvis du oplever, at omkostningen pr. ansættelse nærmer sig 20 % af grundlønnen pr. stilling, kan det være nødvendigt at gentænke din strategi og begrænse dine udgifter. 

Bemærk, at jeg siger “kan”. Det kan være, at du har det budget og er tilfreds med udgifterne, fordi du har brugt meget på arbejdsgiverbranding, og at det sandsynligvis vil give resultater senere og sænke den gennemsnitlige omkostning pr. ansættelse på lang sigt.

Den generelle regel er altid at tænke: “Er dette den bedste anvendelse af disse penge?”

Hvis du for eksempel bruger 20 % af lønnen alene på annoncering på jobportaler og samtidig bruger masser af tid på at gennemgå CV’er, er det så på tide at få et bureau ind eller genoverveje, hvor mange steder vi annoncerer?

Glem ikke, at du måske også bruger mange penge nu, fordi du har flere stillinger, der skal besættes, og de haster. Det bliver dyrt, men jo flere du ansætter, desto lavere bliver omkostningen til sidst.

Det afhænger virkelig af dine behov for ansættelse. Rekruttering følger ligesom mange andre ting Venn-diagrammet med Billigere-Hurtigere-Bedre (God, hurtig, billig: Du kan kun vælge to! - Pyragraph)

Sådan argumenterer du over for økonomi/den øverste ledelse

Det kan være en svær diskussion at tage, men hvis du er forberedt med nogle estimater, har du i det mindste et udgangspunkt. 

Som ved enhver forhandling skal du møde op med alt det, du har brug for – det “ideelle” budget til værktøjer og annoncering – og være forberedt på at nøjes med et “godt” beløb. 

Sørg også for, at et eventuelt resterende budget overføres til den næste måned. På den måde opbygger du en buffer, både for dig selv og for virksomheden.

Du hører måske sætningen “Kom til os, når du har brug for noget, i stedet for at lægge et budget”. 

Det giver mig tilbageblik.

Hvis du får det svar, anbefaler jeg, at du spørger, hvorfor det ikke er muligt at lægge et budget på nuværende tidspunkt, og om det ville være en hjælp at lave et kvartals- eller halvårsbudget.

Det giver både rekrutterings- og den øverste ledelses/økonomiafdelingen et klart billede af de nødvendige omkostninger og den indsats, der kræves. 

Ellers vokser det sig hurtigt stort, hvis du skal “bede om” samtykke, hver eneste gang du slår en stilling op, og den anden part vil til sidst bede dig om at gøre det samlet (eller med andre ord lægge et budget), og så har du bare spildt en masse tid undervejs.

Hvis det budget, du får tildelt, er for lavt, og du føler, at du slet ikke har nok at arbejde med (jeg mener, at en rimelig grænse ville være omkring $2000 pr. ansættelse), er du nødt til at begynde at tale med folk om prioriteter.

Enten bliver du nødt til at gøre mange flere ting manuelt og dermed langsommere, så du ikke kan arbejde med lige så mange stillinger, eller også vil du ikke kunne annoncere lige så mange stillinger på én gang, hvilket også vil gøre dig langsommere.

Fortæl økonomiafdelingen/den øverste ledelse om de sandsynlige resultater, og arbejd sammen om at finde ud af, hvilken indvirkning det får på virksomheden. Enten indser I, at de ting, der havde prioritet, faktisk ikke hastede så meget, eller også bliver der fundet budget et eller andet sted.

Afsluttende tanker

Det er ikke nemt at lægge budget, hverken derhjemme eller på arbejdet, men med lidt omtanke kan det gøres en smule mindre vanskeligt.

For at bruge en metafor er det ligesom med streamingtjenester. Alt foregår via streaming i dag, og det kan være så praktisk, men jeg abonnerer på Disney, Netflix, Amazon Prime, WarhammerTV, HBOMax og YouTube Premium…. du forstår pointen. Det kan hurtigt tage overhånd!

Du har meget at holde øje med, men budgettet bliver sandsynligvis en af dine største begrænsninger, medmindre du har fået en blankocheck (i så fald må du meget gerne fortælle mig, hvilket firma der gør det!).

For at gøre det hele nemmere at håndtere kan du fastlægge en kadence for, hvor ofte du gennemgår dine første-, anden- og tredjeprioriteter, og gøre det til en del af din rutine. Derefter vil det falde ind i et mønster, og så burde du være klar til at gå i gang, mens du løbende opbygger data.

Som altid: held og lykke!

Her er nogle yderligere ressourcer, der kan hjælpe med din rekrutteringsstrategi:

• Arbejdsgiverbranding: Hvor skal du begynde, og hvordan holder du det autentisk?
• Dit værditilbud som arbejdsgiver: En dybdegående gennemgang
• Nøglen til fokuserede og engagerende jobsamtaler (+ skabelon)
• Fordomme i ansættelser: De forskellige typer, og hvordan du håndterer dem
• Rekrutteringsmarketing: Hvad det er, og 10 effektive taktikker
• Den bedste skybaserede rekrutteringssoftware til ansættelsesteams

Tilmeld dig People Managing Peoples nyhedsbrev for at modtage regelmæssig indsigt i, hvordan du tiltrækker, rekrutterer og fastholder de rette medarbejdere i din organisation.