5 Möglichkeiten zur Optimierung der Mitarbeitereinarbeitung + Gratis-Vorlage
Das Onboarding von Mitarbeitenden ist eine entscheidende Phase im Mitarbeiterlebenszyklus, die den Grundstein für die Reise eines neuen Mitarbeitenden legt und darauf abzielt, ihn so effizient wie möglich zu integrieren und produktiv zu machen.
Allerdings ist der Onboarding-Prozess häufig von Fehlern wie unvollständigen oder inkonsistenten Abläufen und einem allgemeinen Mangel an Organisation geprägt.
Diese Probleme können zu Frustration, erhöhter Fluktuation und verpassten Chancen führen, Mitarbeitende von Anfang an zu binden.
Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Dieser Artikel bietet praktische Strategien von Top-Expert:innen, um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren und ein effizientes, ansprechendes Erlebnis zu schaffen, das die Bindung und Produktivität erhöht.
Überprüfung Ihres aktuellen Prozesses
Die Überprüfung Ihres aktuellen Onboarding-Prozesses ist unerlässlich, um das Onboarding zu optimieren, da sie Ihnen hilft, Lücken, Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Hier sind einige Tipps und Best Practices zur Überprüfung Ihres Onboarding-Prozesses:
- Mitarbeiterbefragungen durchführen: Führen Sie Onboarding-Befragungen durch, um Feedback von neuen Mitarbeitenden zu erhalten und so das Onboarding-Erlebnis für zukünftige Mitarbeitende zu optimieren.
- Prozess abbilden: Dokumentieren Sie jeden Schritt des Onboarding-Prozesses, vom Versenden des Angebots bis zum Ende der Probezeit. Dies hilft Ihnen, fehlende Schritte zu erkennen und über Optimierungen wie Automatisierung nachzudenken.
- Kennzahlen analysieren: Bewerten Sie Kennzahlen wie Bindungsquote, Zeit bis zur Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit, um Einblicke in die Wirksamkeit des Prozesses zu gewinnen.
- Mit Branchenstandards vergleichen: Vergleichen Sie Ihren Prozess mit Best Practices oder Ansätzen von Wettbewerbern, um potenzielle Lücken oder Innovationsmöglichkeiten zu identifizieren.
Häufige Herausforderungen beim Onboarding von Mitarbeitenden
Obwohl kein Onboarding-Prozess dem anderen exakt gleicht, gibt es einige gemeinsame Herausforderungen, die Organisationen ausräumen wollen, denen an gutem Onboarding gelegen ist.
- Mangelnde Standardisierung: Auch wenn eine gewisse Anpassung erforderlich ist, führen im Allgemeinen uneinheitliche Prozesse zu Verwirrung und einem ungleichen Onboarding-Erlebnis zwischen Teams oder Abteilungen.
- Zeitmangel: Besonders in ohnehin ausgelasteten Teams kann die zusätzliche Arbeit des Onboardings dazu führen, dass dem Prozess die nötige Aufmerksamkeit fehlt.
- Zu viele Informationen auf einmal: Neue Mitarbeitende mit einer Flut an Informationen zu Beginn zu überhäufen, kann zu Verwirrung und einer geringeren Behaltensrate wichtiger Details führen.
- Verspäteter Zugang zu Werkzeugen und Ressourcen: Technische oder organisatorische Probleme bei der Bereitstellung notwendiger Arbeitsmittel oder Systemzugänge können die Produktivität beeinträchtigen.
- Unklare Rollen und Erwartungen: Wenn Verantwortlichkeiten und Leistungserwartungen nicht klar kommuniziert werden und die Rolle der neuen Mitarbeitenden nicht im Zusammenhang mit dem Unternehmenserfolg erläutert wird, fällt es neuen (und generell allen) Mitarbeitenden schwer, den gewünschten Beitrag zu leisten.
- Zu wenig Fokus auf Unternehmenskultur: Wenn grundlegende Werte, Mission und Unternehmenskultur nicht vermittelt werden, kann dies zu einer weniger engagierten Belegschaft führen.
- Ineffiziente Kommunikation: Schlechte Abstimmung zwischen Personalabteilung, Führungskräften und Teams kann dazu führen, dass Schritte übersehen werden oder sich der Onboarding-Prozess verzögert.
- Mangelnde Personalisierung: Wenn Onboarding als Einheitslösung betrachtet wird, werden die individuellen Bedürfnisse und Erfahrungen der neuen Mitarbeitenden ignoriert.
- Unzureichende Feedback-Mechanismen: Ohne Feedback von neuen Mitarbeitenden verpassen Unternehmen die Chance, den Onboarding-Prozess zu optimieren und zu verbessern.
5 Strategien zur Optimierung des Onboarding-Prozesses
Vor dem Hintergrund der genannten Herausforderungen finden Sie hier einige wirksame Strategien, um den Onboarding-Prozess effizienter und effektiver zu gestalten und Ihre Onboarding-Rendite zu maximieren.
1. Optimieren Sie das Preboarding-Erlebnis
Der Onboarding-Prozess beginnt unmittelbar nach Annahme eines Angebots und ein starkes Preboarding legt den Grundstein für den späteren Erfolg.
Auch wenn Sie die Neuen nicht überfordern wollen, können Sie neue Mitarbeitende schon vor dem ersten Arbeitstag einbinden, indem Sie wichtige Informationen, Zugang zu Ressourcen und Unternehmensmaterialien sowie alle notwendigen Neuansteller-Formulare (Formular W-4 und I-9) bereitstellen.
„Wir veranstalten vor Arbeitsbeginn Zoom-Meetings, um den neuen Mitarbeitenden den wichtigsten Personen vorzustellen und die Nervosität am ersten Tag zu reduzieren“, sagt Sasha Robinson, VP of People bei Trainual. „Und jede:r Kandidat:in hat bereits unsere Pre-Hire-Trainingsinhalte in unserer App absolviert, das heißt, sie haben sich Videos angeschaut, um mehr über unsere Mission, Vision und jedes Mitglied des Führungsteams zu erfahren.“
Dies hilft dabei, während der Einführung mehr Zeit für Elemente wie die Vorstellung der Organisation und die Rolle des neuen Mitarbeiters innerhalb des Teams zu gewinnen.
Profi-Tipp: Ein Fragebogen für neue Mitarbeitende sammelt wichtige Informationen, wie persönliche Daten, bisherige berufliche Erfahrungen und weitere relevante Angaben, die für die Personalunterlagen benötigt werden.
Sie können dies aber auch als Gelegenheit nutzen, um einige interessante Details wie Essensvorlieben abzufragen, die dabei helfen können, den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende zu personalisieren.
2. Aufgabenmanagement automatisieren
„Automatisierung ist der wichtigste Weg, wie Organisationen ihre betriebliche Effizienz steigern können“, sagt Reid Walsh, CHRO bei NEOGOV. „Eine Onboarding-Lösung kann neuen Mitarbeitenden rund um die Uhr Zugang zu einem Online-Portal bieten, über das sie Unterlagen digital ausfüllen/einreichen, ihre Checkliste abarbeiten und auf Ressourcen zugreifen können, um sie beim Einstieg zu unterstützen.“
Onboarding-Automatisierung entlastet HR und Führungskräfte, minimiert Verzögerungen und sorgt dafür, dass jeder Schritt konsequent erledigt wird.
Die eingesparte Zeit kann genutzt werden, um sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren, wie etwa den Aufbau bedeutungsvoller Beziehungen, anstatt sich mit Routineaufgaben zu beschäftigen.
3. Einen strukturierten Onboarding-Plan erstellen
Die Entwicklung eines standardisierten Onboarding-Rahmenplans, der zentrale Aktivitäten und wichtige Meilensteine festlegt, stellt sicher, dass alle Beteiligten genau wissen, was von ihnen erwartet wird und wann – und dass nichts übersehen wird.
Dazu gehören: klare und messbare Ziele, Trainingspläne sowie alle Ressourcen, die neue Mitarbeitende benötigen, um in ihrer neuen Rolle produktiv zu werden.
„Der erste Schritt ist eine Überprüfung der Tätigkeiten, die der neue Mitarbeitende tatsächlich ausführen soll, anstatt sich auf veraltete Aufgaben oder darauf zu verlassen, wie es schon immer gemacht wurde“, sagt Lindsay Mastrogiovanni, CEO von ConsciousHR. „Wenn Sie Ihre erste Einstellung vornehmen, beginnen Sie damit, die Aufgaben aufzulisten, für die Ihnen Zeit oder Fachwissen fehlen. Das hilft, die Rolle zu definieren und sorgt für ein zielgerichtetes Onboarding.“
Wir empfehlen, für jede Rolle und jede Person einen 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan mit gewissen Standardisierungen zu erstellen. Zum Beispiel ist eine Willkommenspräsentation zu Mission und Werten für alle Rollen relevant.
Zudem empfiehlt People Operations Beraterin Rita Wittek: "Erleichtern Sie die Kommunikation zwischen Führungskräften, HR und IT, indem Sie Prozesse in einem Tool oder einer Checkliste zentralisieren und klare Verantwortlichkeiten für Onboarding-Aufgaben festlegen, um Verwirrung und Verzögerungen zu vermeiden.”
4. Onboarding-Analytik und Berichte nutzen
Nutzen Sie Tools wie Onboarding-Software, HRMS oder ein Learning Management System, um den Onboarding-Erfolg anhand von Kennzahlen wie Time-to-Productivity, Abschlussquote von Aufgaben und Mitarbeiter-Feedback zu messen.
Diese Erkenntnisse, kombiniert mit Daten aus Check-ins und Umfragen, helfen dabei, Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren und ermöglichen datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung.
5. Fokus auf Kultur und Gemeinschaft
Ich habe mich oben stark auf Technologien und Prozesse konzentriert, aber der Erfolg neuer Mitarbeitender basiert auch auf Beziehungen, die durch Willkommens-Aktivitäten, Teamvorstellungen, Buddy-Systeme und Mentoring-Programme entstehen.
„Eine wichtige Rolle spielt die Vermittlung der 'Kultur' – der ungeschriebenen Regeln, die nirgends stehen, die es neuen Mitarbeitenden aber viel leichter machen, sich zu integrieren”, sagt HR-Beraterin Maggie Michaels DeCan. „Neuen Mitarbeitenden für die ersten 30 Tage eine Kollegin oder einen Kollegen zur Seite zu stellen, kann sehr hilfreich sein, um die Eingewöhnung zu erleichtern.“
Onboarding optimieren ist ein schneller Erfolg
Einfache Investitionen in das Preboarding, Automatisierung, Analytik und klare Zielsetzungen können den Onboarding-Prozess optimieren und sicherstellen, dass sich Mitarbeitende von Anfang an unterstützt und eingebunden fühlen.
Eine durchdachte Onboarding-Strategie verbessert die Bindung und das Engagement der Mitarbeitenden – beides treibt letztlich das langfristige Wachstum der Organisation voran.
Wenn Sie Tipps dazu brauchen, wie Sie die beste Onboarding-Software wählen, unterstützen wir Sie auch gerne dabei.
Abonnieren Sie den People Managing People-Newsletter
Erfahren Sie mehr über die Optimierung des Onboardings, indem Sie unseren wöchentlichen Newsletter für Personal- und Geschäftsleiter abonnieren. Sie erhalten alle unsere aktuellen Inhalte, die Ihnen helfen, in Ihrer Karriere zu wachsen und einen größeren Einfluss in Ihrem Unternehmen zu erzielen.
