So stellen Sie in 4 einfachen Schritten eine Assistenz ein
Es war wieder eine verrückte, arbeitsreiche Woche für dich.
Zwischen Besprechungen mit Teammitgliedern, der Überprüfung von Budgets und der Überwachung der Produktentwicklung bleibt dir kaum Zeit, um Mittag zu essen, geschweige denn deine nächste Reise zu Kunden oder Investoren zu buchen.
Du hast endlich entschieden, dass du Unterstützung brauchst.
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Ob es darum geht, dass du pünktlich bei Terminen bist, kleinere Aufgaben delegieren kannst oder einfach ein vertrauenswürdiges „Rechtes Händchen“ hast, das dir zuhört und auf das du dich verlassen kannst – ein Assistent kann für dich und dein Unternehmen ein unschätzbarer Gewinn sein.
Du weißt, du brauchst Unterstützung, bist dir aber nicht sicher, welche Art von Hilfe du benötigst. Du stellst dir Fragen wie:
- Soll ich einen persönlichen Assistenten, einen Executive- oder Business-Assistenten, einen administrativen Assistenten oder einen Chief of Staff einstellen?
- Was sind die Unterschiede zwischen diesen Rollen?
- Wie finde ich die richtige Person?
- Wie stelle ich sicher, dass sie angemessen bezahlt werden?
Dieser Artikel zeigt dir, wie du einen Assistenten einstellst. Er nennt vier einfache Schritte, mit denen du herausfindest, welche Art von Assistent du brauchst, was er tun wird und wie viel er verdienen sollte.
Warum einen Assistenten einstellen?
Als Führungskraft bringt dir ein Assistent folgende Vorteile:
- Effizienteres Zeitmanagement: Die Delegation von administrativen Aufgaben wie Terminplanung, E-Mail-Verwaltung und Koordination von Meetings stellt sicher, dass du immer dort bist, wo man dich braucht.
- Höhere Produktivität: Ein Assistent übernimmt Routineaufgaben, sodass du dich auf wertschöpfende Tätigkeiten wie Fundraising, Produktentwicklung und Networking konzentrieren kannst.
- Bessere Organisation: Er kann deinen Arbeitsablauf strukturieren, Fristen managen und Projekte im Blick behalten.
- Optimierte Kommunikation: Ein Assistent kann als Filter fungieren, Nachrichten vorsortieren und dafür sorgen, dass wichtige Mitteilungen Priorität erhalten.
- Geschäftliches Wachstum: Wenn dein Unternehmen wächst, hilft dir eine Assistenz dabei, das Tagesgeschäft zu steuern, um die Skalierung zu unterstützen.
- Bessere Work-Life-Balance: Indem er alltägliche Aufgaben übernimmt, unterstützt er dich dabei, ein gesünderes Gleichgewicht zwischen Beruf und Privatleben zu erreichen.
4 einfache Schritte, um einen Assistenten einzustellen
Schritt 1: Finde heraus, wobei du Hilfe brauchst
Der erste Schritt zur Einstellung eines Assistenten besteht darin, genau zu untersuchen, wobei du eigentlich Unterstützung benötigst. Es reicht nicht, einfach nur um Hilfe zu rufen.
Verantwortungsbereich, Gehalt und Einfluss eines Chief of Staff sind zum Beispiel oft sehr unterschiedlich zu denen eines administrativen Assistenten.
Du solltest methodisch, analytisch und selbstreflektiert vorgehen, um herauszufinden, welche Art von Assistenz für dich und dein Unternehmen den größten Mehrwert bietet.
Was sind deine persönlichen Schwachstellen?
Du bist ein Mensch – und wie jeder Mensch hast du deine Grenzen. Vielleicht hast du dich dabei ertappt, während der Geburtstagsparty deines Kindes am Handy Geschäftsreisen zu buchen (schuldig!) oder du fühlst dich bei der Urlaubsplanung im Büro auf dich allein gestellt.
Ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben ist oft der Hauptgrund, warum man einen persönlichen oder Executive Assistant einstellt.
Tipp: Erstelle eine Liste deiner persönlichen Engpässe – egal ob du einen Vertrauten brauchst, der dich bei Abwesenheit vertritt, oder eine zuverlässige Person, die Büromaterial bestellt und Kaffee besorgt.
Was sind die Schwachstellen deines Unternehmens?
Als Führungskraft in deinem Unternehmen ist deine Zeit wertvoll. Wenn dein Unternehmen wächst, willst du mehr Zeit in Teamentwicklung, Produktentwicklung und Kundenkontakt investieren.
Mit wachsender Größe erwarten die Mitarbeiter von dir, dass du die Vision und die Organisationstrategie vorgibst – und nicht, dass du neue Wege für die Reisekostenerstattung erfindest.
Und wenn deine Mitarbeiter mehr zu tun bekommen und Zeit knapper wird, werden auch sie erwarten, dass du pünktlich und gut vorbereitet in Besprechungen erscheinst.
Tipp: Mache eine Liste, was du für die Hauptprobleme deines Unternehmens hältst, und bitte anschließend die Teammitglieder um ihre Sicht. Die Meinungen decken sich womöglich nicht – aber ein gemeinsames Verständnis darüber, wie ein Assistent helfen kann, ist der Schlüssel zur Auswahl des richtigen Typs.
Was möchte (und was möchte ich nicht) abgeben?
In den meisten kleinen und mittleren Unternehmen trägt jeder viele Hüte. Und wenn du Gründer oder Eigentümer bist, vermutlich die meisten.
Dies macht das Delegieren schwierig, aber auch notwendig, je mehr das Unternehmen wächst. Dieser Schritt erfordert eine tiefgehende Selbstreflexion darüber, wie viel Kontrolle über den Arbeitsalltag Sie bereit und in der Lage sind abzugeben.
Die Entscheidung, welche Aufgaben und kleinen Projekte Sie delegieren möchten (und welche nicht), beeinflusst die Art von Assistenzkraft, die Sie einstellen wollen.
Um dies herauszufinden, verfolgen und analysieren Sie Ihre Aktivitäten über eine Woche hinweg.
- Erstellen Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie täglich erledigt haben, und schätzen Sie grob, wie viel Prozent Ihrer Zeit Sie für jede einzelne aufgewendet haben.
- Markieren Sie die Aktivitäten, die direkt zum Voranbringen oder Wachstum des Unternehmens beigetragen haben. Notieren Sie sich auch, bei welchen Sie sich gewünscht hätten, mehr Zeit darauf verwenden zu können.
- Markieren Sie die Tätigkeiten, von denen Sie glauben, dass Sie sie an eine vertrauenswürdige und fähige Person delegieren könnten.
- Überprüfen Sie am Ende der Woche alles. Weisen Sie sich selbst einen Stundenlohn zu (vielleicht zahlen Sie sich $50/Stunde) und prüfen Sie, ob Sie jemand anderem diesen Betrag für jede einzelne der aufgelisteten Aufgaben zahlen würden. Falls nicht, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine persönliche Assistenz einzustellen.
Schritt 2: Entscheiden Sie sich für die Art der Assistenz, die Sie benötigen
Basierend auf Ihrem Bedarf können Sie jetzt entscheiden, welche Art von Assistenz Sie einstellen möchten – ebenso, ob diese vor Ort oder remote arbeiten soll und wie häufig Sie Unterstützung benötigen (Vollzeit oder Teilzeit).
Persönliche Assistenz: Persönliche Unterstützung für Sie
Wir haben alle schon von persönlichen Assistenzen (PA) gehört, aber was genau macht eine persönliche Assistenz eigentlich? Eine persönliche Assistenz ist in der Regel für eine Vielzahl von Aufgaben verantwortlich:
- Administrative Unterstützung z. B. Ausgabenüberwachung und Abrechnungen, Vorbereitung von Meeting-Agenden, Protokollieren und Diktieren, Drucken und Archivieren
- Terminkoordination z. B. Meetings und Anrufe organisieren, externe Besprechungsräume buchen, allgemeines Kalendermanagement
- Reiseorganisation z. B. Reisepläne erstellen, Flüge und Hotels buchen, Kundenevents planen
- Kommunikationsschnittstelle z. B. Telefonanrufe filtern, E-Mails beantworten
- Persönliche Unterstützung z. B. Reinigung abholen, Kaffee holen, mit Ihren Hunden spazieren gehen
Eine persönliche Assistenz (in manchen Fällen auch als „Executive Personal Assistant“ bezeichnet) unterstützt ausschließlich Sie.
Im geschäftlichen Umfeld – und insbesondere in kleineren Organisationen – ist der Begriff „Persönliche Assistenz“ jedoch eher unüblich. Tatsächlich ergab eine aktuelle LinkedIn-Jobsuche keine offenen Stellen mit dieser Bezeichnung in ganz Kanada.
Executive Assistant: Geschäftliche Unterstützung für Sie (und möglicherweise andere)
Ein Executive Assistant (EA) ist die klassische Form der persönlichen Assistenz und fungiert als Ihre vertrauenswürdige „rechte Hand“. Häufig unterstützt ein EA neben Ihnen auch weitere Führungskräfte in Ihrem Unternehmen.
Ein Executive Assistant übernimmt ähnliche administrative und organisatorische Aufgaben wie eine PA, ist jedoch typischerweise stärker auf Ihre geschäftlichen als auf Ihre privaten Belange ausgerichtet. Zusätzliche Verantwortungsbereiche eines EAs können sein:
- Finanzmanagement z. B. Überwachung von Budgets des CEO oder anderer Führungskräfte
- Prozessgestaltung z. B. Entwicklung neuer administrativer und organisatorischer Abläufe.
In ihrem Buch „The CEO’s Secret Weapon“ beschreibt Jan Jones, die ihre Karriere als Executive Assistant der weltberühmten Persönlichkeit der Persönlichkeitsentwicklung Tony Robbins beendete, wie sie, „Kaffee gemacht, Briefe getippt, Telefonate entgegengenommen, Reisen organisiert, Teams eingestellt und geleitet, Verwaltungsprozesse aufgebaut und betrieben, kleine Unternehmen geführt, Projekte jeder Größe entwickelt und umgesetzt hat, als Erweiterung meiner Chefs agiert und stets wachsam deren Geschäfte im Auge behalten habe, während ich gleichzeitig Vertraute, Ratgeberin, Befürworterin und Freundin war.“
Administrative Assistenz: Unterstützung für das gesamte Team
Eine administrative Assistenz ist für sämtliche administrativen und organisatorischen Aufgaben im gesamten Unternehmen zuständig. Dadurch liegt der Fokus weniger auf individueller oder exklusiver Unterstützung für Sie oder andere Führungskräfte, sondern vielmehr auf der Hilfe für alle Mitarbeitenden.
Je nach Größe Ihres Unternehmens berichtet diese direkt an Sie oder an andere Führungskräfte wie die Leitung Human Resources oder den Chief Executive Officer.
Sie werden auch als virtuelle Assistenz, Büroassistenz oder—je nach Erfahrungsniveau und Verantwortungsbereich—Büroleitung bezeichnet.
Eine Büroassistenz hat in der Regel weitreichende unternehmensweite Verantwortlichkeiten, wie zum Beispiel:
- Büroorganisation: Bestellung von Büromaterialien, Verwaltung von Dienstleistern und Reinigungspersonal, Nutzung erstklassiger Software für Spesenabrechnungen, um einen reibungslosen Finanzbetrieb zu gewährleisten.
- Eventkoordination: Organisation von Firmenfeiern, Planung von Kundentreffen
- Kundenbetreuung: Empfang am Empfangstresen, Entgegennahme von Kundenanrufen.
Je nach Größe der Organisation kann es zu einer Mischform aus Geschäftsführungsassistenz und Büroassistenz kommen.
Weiterlesen: Wie Spesenmanagement-Software funktioniert
Chief of Staff: Strategischer Partner auf Senior-Level
Die Rolle des Chief of Staff (COS) ist seltener als die eines Executive Assistant und im geschäftlichen Kontext wenig bekannt.
Das liegt zum Teil daran, dass sie auf einzigartige Weise einige der strategischeren Aufgaben einer Führungskraft mit den klassischen Aufgaben eines Executive Assistant vereint – und zum Teil daran, dass die Rolle häufiger mit der politischen Sphäre in Verbindung gebracht wird.
Der COS berichtet fast immer an den CEO. Zusätzlich zu den oben genannten Aufgaben eines Executive Assistant übernimmt der COS häufig folgende Aufgaben:
- Als Stellvertreter oder Vertretung für den CEO in Meetings auftreten
- Ein Portfolio von Projekten im Auftrag des CEO leiten
- Als Unternehmensberater für den CEO fungieren
- Geschäftsprozesse des Unternehmens wie Aufsichtsratssitzungen und Führungskräftetagungen organisieren
- Strategische Planung und Budgetierung für Unternehmensführung verantworten.
In seinem Buch, „Chief of Staff“, Tyler Parris definiert den COS als „eine Allround-Rolle, besetzt mit jemandem mit herausragenden Organisations- und Sozialkompetenzen, der alle Aufgaben übernimmt, die kein bestehendes Mitglied des Führungsteams oder des administrativen Personals abdeckt.“
Schritt 3: Stellenbeschreibung erstellen, Vergütung festlegen und einstellen!
Sie wissen, welche Art von Assistenz Sie einstellen möchten und welche Aufgaben diese übernehmen wird. Jetzt ist es an der Zeit, eine Stellenbeschreibung zu formulieren, das Gehalt zu bestimmen und mit der Suche nach der passenden Person zu starten!
Stellenbeschreibung für einen Assistenten erstellen
Wie erstellen Sie eine Stellenbeschreibung für Ihre gewünschte Assistenz? Sie können die Stellenbeschreibung verfassen, indem Sie die Liste der Aufgaben, die Sie in Schritt (1) identifiziert haben, mit den Beispielen für typische Aufgaben und Verantwortlichkeiten aus Schritt (2) kombinieren – je nachdem, welche Art von Assistenz Sie suchen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenausschreibung außerdem Folgendes enthält:
- Weitere Vorteile und Extras, die Ihre Organisation bietet
- Wie eng die Person mit Ihnen und anderen Führungskräften zusammenarbeiten wird
- Den breiten Einfluss, den die Position auf den Unternehmenserfolg haben kann
- Erwartete Verhaltensweisen und persönliche Eigenschaften
- Erforderliche/gewünschte Qualifikationen und Erfahrungen.
Talentierte Bewerber legen großen Wert darauf, mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten, und möchten wissen, dass ihre Arbeit Sinn und Wert hat.
Für einen detaillierten Leitfaden lesen Sie Mariya Hristovas ausgezeichneten Artikel „Wie man eine Stellenbeschreibung schreibt“.
Teilzeit oder Vollzeit, remote oder vor Ort
Neben dem Titel und der Stellenbeschreibung und bevor Sie Dinge wie Gehalt und Vergütung festlegen, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine:n Vollzeitangestellte:n (~40 Stunden pro Woche) oder jemanden auf Teilzeitbasis benötigen.
Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, und Sie sollten Folgendes berücksichtigen:
- Kosten: Teilzeitbeschäftigung kostet Sie weniger, sowohl beim Gehalt als auch möglicherweise bei den medizinischen und gesundheitlichen Zusatzleistungen.
- Verfügbarkeit von Fachkräften: In der Regel gibt es mehr Bewerber:innen für Vollzeitstellen, wodurch eine Teilzeitstelle die Anzahl potenzieller Kandidat:innen einschränken kann.
- Hoch- und Herunterskalieren: Wenn Sie den Arbeitsaufwand für eine Assistenz über- oder unterschätzen, kann es schwierig sein, eine:n Vollzeitmitarbeiter:in auf Teilzeit umzustellen oder umgekehrt.
- Lernkurve: Eine Assistenzkraft, die eng und in Vollzeit mit Ihnen arbeitet, wird sich schnell einarbeiten und früher effektiv sein als eine Teilzeitkraft.
Sie müssen ebenfalls entscheiden, wie wichtig es ist, dass Ihre Assistenzkraft physisch im Büro von Ihnen und Ihrem Team anwesend ist.
Es gibt viele verschiedene Modelle für remote und virtuelle Arbeit, jeweils mit eigenen Vor- und Nachteilen. Wo Ihre Assistenzkraft arbeitet und ob sie als Online-Persönliche Assistenz tätig ist, hängt in hohem Maße von ihren Aufgaben sowie Ihren persönlichen Präferenzen ab.
Wie viel Gehalt sollte eine Assistenz erhalten?
Wie viel sollte eine administrative Assistenz bezahlt werden? Sollten Sie sie auf Stundenbasis oder als Jahresgehalt entlohnen? Die Antwort auf diese Fragen hängt erneut von der Position, den Aufgaben und davon ab, ob es sich um eine Voll- oder Teilzeitstelle handelt.
Üblicherweise erhält eine Vollzeitassistenz ein Gesamtvergütungspaket, das Gehalt, medizinische und gesundheitliche Zusatzleistungen sowie weitere finanzielle Vorteile einschließt.
Die folgende Tabelle fasst die typischen Gehälter in Kanada laut verschiedenen öffentlichen Gehaltsquellen für die Positionen Executive Assistant und Administrative Assistant zusammen – beides die gängigsten Assistenzrollen.
| Position | Glassdoor | Government of Canada | Robert Half | Payscale |
|---|---|---|---|---|
| Executive Assistant | Min: $45,000Max: $80,000Avg: $60,000 | Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595 | 25th percentile: $49,75050th percentile: $56,75090th percentile: $75,000 | Min: $40,000Max: $71,000Avg: $54,186 |
| Administrative Assistant | Min: $33,000Max: $44,000Avg: $55,000 | Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385 | 25th percentile: $36,00050th percentile: $41,50090th percentile: $57,000 | Min: $28,932Max: $50,835Avg: $36,878 |
Schritt 4: Rekrutieren, auswählen und einstellen!
Sie haben die Stellenbeschreibung für Ihre neue Assistenz erstellt, eine Jobanzeige verfasst, festgelegt, wie viel Sie zu zahlen bereit sind, und entschieden, wo und wie oft die Person arbeiten soll.
Außerdem erhöhen HR-Background-Check-Lösungen die Effizienz und Genauigkeit des Einstellungsprozesses bei einer so sensiblen und wichtigen Position.
Mit diesen entscheidenden Komponenten in der Hand sind Sie bereit, die Suche nach Ihrer Idealbesetzung zu starten!
In unserem praktischen Ratgeber Wie Sie Angestellte einstellen finden Sie Tipps, Tricks und Hilfestellungen rund um das Finden und Auswählen der besten Person für die Stelle.
Was meinen Sie?
Wie könnte Ihnen eine persönliche Assistenz dabei helfen, effektiver zu arbeiten und weniger gestresst zu sein? Welche Vorteile könnte eine kompetente Assistenz Ihrem Unternehmen bringen? Welche Art von Assistenzkraft wäre für Ihr Unternehmen am besten geeignet und warum?
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