Datenbasiertes Recruiting: Der vollständige Leitfaden für Personalverantwortliche
Jemand Kluges sagte einmal: „In God we trust, alle anderen müssen Daten mitbringen“. In der heutigen Welt, mit all den verfügbaren Werkzeugen, gibt es keine Entschuldigung mehr, keine Daten zu nutzen, um den Rekrutierungsprozess zu verbessern.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihre Reise hin zu einer datengesteuerten Rekrutierung zu beginnen.
Was ist datengesteuerte Rekrutierung?
Datengesteuerte Rekrutierung ist ein Ansatz für die Personalbeschaffung, bei dem Metriken und Rekrutierungsanalysen genutzt werden, um den Auswahlprozess gezielt zu steuern und zu verbessern.
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Durch den Einsatz von Daten können Unternehmen fundiertere Entscheidungen treffen, um alle Aspekte des Einstellungsprozesses zu optimieren – von der Kandidatensuche bis hin zur Steuerung von Weiterbildung und Entwicklung der Teammitglieder.
Der Erwerb einer erstklassigen HRIS-Zertifizierung hilft Ihnen, den datenzentrierten Ansatz für Rekrutierung und Einstellung zu meistern.
5 Vorteile der datengesteuerten Rekrutierung
Neben dem offensichtlichen Vorteil, jede Prüfung der Rekrutierungsprozesse zu erleichtern, hier einige weitere Wege, wie datengesteuerte Rekrutierung Ihrer Organisation hilft.
1. Effizienterer Einstellungsprozess
Metriken wie die Geschwindigkeit im Rekrutierungstrichter helfen Ihnen, Engpässe im Rekrutierungsprozess zu erkennen und die Effizienz zu steigern.
So könnten Sie etwa feststellen, dass die Rückmeldung der Einstellungsteams zu Interviews zu lange dauert, was dazu führt, dass Kandidaten das Interesse verlieren.
Mit Ihrer Recruiting-Software können Sie auch Daten wie die Effektivität der Sourcing- oder Marketingkanäle (Anzahl und Qualität der Kandidaten) tracken, sodass Sie Ressourcen auf die erfolgreichsten Aktivitäten konzentrieren und Kosten senken können.
Bei meinem vorherigen Unternehmen gab es zum Beispiel viele Plattformen und Jobportale zur Auswahl, aber mein Budget war nicht unbegrenzt und auch die Kapazität des Einstellungsteams, alle Kandidaten zu interviewen, war limitiert.
Also sah ich mir die Kandidaten an, die wir eingestellt hatten, und diejenigen, die es bis ins Finale (das Kulturinterview) geschafft hatten, um zu erkennen, welche Plattformen die fachlich stärksten Kandidaten lieferten.
Das haben das Team und ich dann als Grundlage genommen, denn kulturelle und verhaltensbasierte Passung sind Dinge, die unser Interviewprozess beurteilen musste.
2. Besseres Kandidatenerlebnis
Ein effizienterer Einstellungsprozess führt zu einem besseren Kandidatenerlebnis. Außerdem können Daten auch qualitativ sein – das Einholen von Feedback der Kandidaten ist eine hilfreiche Möglichkeit, den Einstellungsprozess zu verbessern und einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
Als ich zum Beispiel bei Twitch rekrutiert habe, haben wir die Effizienz unseres Einstellungsprozesses sehr ernst genommen, vor allem, da wir US-zentrische Praktiken auf die EMEA- und APAC-Regionen übertragen haben.
Ich habe mir die Daten genauer angesehen und festgestellt, dass Kandidaten in EMEA weniger offen für den extrem schnellen Einstellungsstil des US-Markts sind, weil sie längere Kündigungsfristen haben.
Für diese Kandidaten war unser Prozess, den wir innerhalb von 1-2 Wochen durchziehen wollten, viel zu überhastet und wurde ihren Umständen schlicht nicht gerecht.
Hätte ich nicht NPS-Umfragen für quantitative Daten und Interviews für tiefere qualitative Einsichten genutzt, hätte ich nicht erfahren, warum einige von uns favorisierte Kandidaten abgesprungen sind (am Ende haben wir sie nochmals angesprochen und zwei davon eingestellt!).
3. Einstellungsvorurteile reduzieren und objektivere Einstellungsentscheidungen treffen
Wir alle haben Vorurteile, auch unsere neuen KI-Kolleginnen und -Kollegen. Beispielsweise können Fähigkeiten-Tests, Arbeitsproben und strukturierte Interviews bei allen Kandidat:innen standardisiert werden, wodurch der Einfluss subjektiver Meinungen verringert wird.
Daten können auch helfen, die effektivsten Kanäle für die Gewinnung vielfältiger Talente zu identifizieren.
Ich erinnere mich zum Beispiel an eine Situation, in der wir einen 80%igen Rückgang der Bewerber:innen zwischen der ersten und der zweiten Runde hatten.
Nach Vergleich von Interview-Feedback und Anforderungsprofil stellten wir fest, dass das erste Gespräch von einem der Finance Manager geführt wurde und das zweite vom eigentlichen Hiring Manager, dem VP of Finance.
Die Finance Manager ließen Kandidaten weiterkommen, die das exakt gleiche Profil hatten (gleiche Uni, Qualifikationen, ähnliche Firmen) wie sie selbst, aber die Stelle erforderte einen anderen Fähigkeitenmix, der gar nicht überprüft wurde.
Dadurch wurde der Vertrautheitsbias dieses Interviewers sichtbar – was selbst für ihn eine Überraschung war!
Achten Sie auf solche Muster, denn sie können Ihren vielfältigen Kandidatenpool ganz schnell in einen komplett homogenen End-Pool verwandeln.
4. Bessere Planung
Das Betrachten von Benchmark-Kennzahlen wie der durchschnittlichen Fluktuationsrate und der durchschnittlichen Anzahl an Bewerbern, die benötigt werden, um eine bestimmte Position zu besetzen, hilft bei der Personalplanung und der Ressourcenzuteilung.
Die alte Faustregel, dass Sie zehn Kandidaten sichten müssen, um eine Einstellung zu erzielen, ist ein guter Anfang. Bei sehr spezifischen oder leitenden Positionen kann es jedoch sein, dass Sie eher 20 oder sogar mehr Kandidaten pro Einstellung sichten müssen.
In meinem aktuellen Unternehmen habe ich 25 Kandidaten beurteilt, um eine sehr spezialisierte Staff-Engineer-Position zu besetzen. Jetzt weiß ich, dass dies der neue Maßstab ist, falls wir jemanden mit dieser Seniorität ersetzen oder erneut einstellen müssen.
5. Mitarbeitererfahrung verbessern
Daten, die Sie von Bewerbern sammeln, können dazu beitragen, die Mitarbeitererfahrung für bestehende Talente zu verbessern. Zum Beispiel: Werden Bewerber durch fehlende flexible Arbeitsmöglichkeiten abgeschreckt und hat dies vielleicht auch Auswirkungen auf die Fluktuation?
So integrieren Sie Daten in Ihre Personaleinstellung in 3 Schritten
1. Die richtigen Daten und Kennzahlen wählen
Beginnen Sie damit, die wichtigsten Kennzahlen und Key Performance Indicators (KPIs) zu bestimmen, die für Ihre Einstellungsziele relevant sind.
Sie können hier so ins Detail gehen, wie Sie möchten, aber wie ich in meinem Artikel über Recruiting-Kennzahlen hervorhebe: Es ist am besten, mit einigen wenigen wichtigen Kennzahlen zu starten und dann fortgeschrittenere hinzuzufügen, wenn Ihre Fähigkeiten wachsen.
Wichtige Kennzahlen sind:
- Time-to-Hire: Die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um eine Position zu besetzen.
- Anzahl der Einstellungen (vs. offene Positionen): Wie viele Einstellungen Sie pro Monat/Quartal/Jahr im Vergleich zu Ihrem Headcount-Plan vornehmen.
- Konversionsrate: Wie viele Kandidaten jede Stufe bestehen, im Vergleich zu der Anzahl der Kandidaten, die diese Stufe erreicht haben.
- Geschwindigkeit des Recruiting-Funnels: Wie lange Kandidaten in jeder Stufe des Funnels verweilen.
- Kosten pro Einstellung: Die Gesamtkosten, die mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters verbunden sind.
- Einstellungsquelle: Die Effektivität verschiedener Rekrutierungskanäle (Jobbörsen, soziale Medien, Empfehlungen usw.).
Alle diese Kennzahlen stehen in Beziehung zueinander. Ich beginne gerne mit der Konversionsrate, da sie mir eine Vorstellung davon gibt, welche anderen Kennzahlen ich genauer beobachten sollte, um das Gesamtbild zu erkennen.
Wenn beispielsweise die Konversionsrate gut ist, aber die Time-to-Hire trotzdem lang ausfällt, sollten Sie sich die Anzahl der Kandidaten ansehen. Ist der Zulauf am Anfang des Funnels stark genug? Ist die Geschwindigkeit im Recruiting-Funnel hoch genug?
Wenn der Funnel-Einstieg nicht stark genug ist (wie bei vielen Startups in der Seed-Phase, einschließlich meines eigenen), sollte dies die wichtigste Priorität sein, da die Geschwindigkeit im Funnel irrelevant ist, wenn nicht genug Kandidaten vorhanden sind, die den Prozess durchlaufen.
2. Entscheiden Sie, wie Sie Daten erfassen
Als nächstes sollten Sie entscheiden, wie Sie Ihre Daten erfassen und analysieren. In der Praxis werden Sie hierfür eine Art von Recruiting-Analyse-Software benötigen.
Wahrscheinlich ist Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS) die zentrale Stelle, an der die meisten Recruiting-Daten erfasst werden, und viele Lösungen bieten vorkonfigurierte, oft anpassbare Recruiting-Dashboards zur Datenvisualisierung an.
Ein weiteres nützliches ATS-Feature sind Opt-ins wie Bewerberumfragen für NPS oder das Erfassen von Bewerberfeedback.
Sie können die in Ihrem ATS erfassten Daten mit Informationen aus Ihrem HRIS/HRMS kombinieren, um ein vollständigeres Bild zu erhalten, z. B. wie viele Bewerber eines bestimmten Recruiters die Probezeit nicht bestehen oder zu Höchstleistern werden?
Weitere nützliche Datenquellen könnten Ihre Candidate Relationship Management-Software oder eine Recruiting-Marketing-Plattform sein.
3. Überwachen und optimieren
Behalten Sie Ihre Rekrutierungskennzahlen und KPIs im Blick, um die Effektivität Ihres Einstellungsprozesses zu bewerten.
Nutzen Sie die Tools, um Trends und Muster in den Daten hervorzuheben und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Wenn zum Beispiel Ihre Time-to-Hire länger als gewünscht ist, können Sie tiefer eintauchen und herausfinden, wie Sie bestimmte Phasen optimieren können.
4 Best Practices für datengesteuerte Rekrutierung
1. Klare Kennzahlen entwickeln
Viele Menschen verwechseln die Kennzahlen Time to Fill und Time to Hire. Technisch gesehen ist Time to Fill der Zeitraum zwischen der Stellenausschreibung und der Einstellung einer Person.
Time to Hire ist die Zeit, die der eingestellte Kandidat benötigt hat, um vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung zu kommen.
Dies verdeutlicht, wie wichtig es ist, Kennzahlen immer klar zu definieren, einschließlich deren Berechnung und der zugrunde liegenden Datenquellen.
2. Verschiedene Datentypen nutzen
Ich habe dies oben bereits angesprochen, möchte es aber noch einmal betonen. Die meisten Daten, die Sie verwenden werden, sind quantitativ, das heißt, sie lassen sich numerisch darstellen.
Vernachlässigen Sie jedoch nicht qualitative Daten wie Rückmeldungen von Kandidaten oder aus den Recruiting-Teams. Diese sind ebenso wertvoll und können zu Verbesserungen führen, die beispielsweise die Mitarbeiterbindung stärken, etwa durch eine verbesserte Gesamtvergütung.
Wie Sarah Lovelace, VP People bei Airbase, betont: „Indem wir das Talentmanagement mit einer Mischung aus Daten und Analysen angehen, können wir fundierte Entscheidungen treffen und diese effektiv an die gesamte Organisation kommunizieren.“
3. Daten sinnvoll präsentieren
Datenvisualisierung ist ein wesentlicher Bestandteil der datengesteuerten Rekrutierung. Wenn Sie Daten präsentieren, um Veränderungen anzustoßen, ist es wichtig, sowohl über die Daten selbst als auch über das Gespräch nachzudenken, das Sie mit Ihrem Publikum führen möchten. Hierbei helfen interne Personas.
Personas werden von Marketingteams eingesetzt, um Zielkunden für Kampagnen zu definieren, und sie sind auch ein nützliches Tool für die Datenvisualisierung.
Nicht jeder muss alles wissen, und jeder Stakeholder benötigt eine unterschiedliche Unterstützung, um die präsentierten Daten zu analysieren.
Ein Beispiel ist der Unterschied zwischen den Daten, die Sie einem Hiring Manager präsentieren, um einen bestimmten Aspekt des Einstellungsprozesses zu verbessern, und den Informationen für ein Mitglied der Geschäftsleitung, um grünes Licht für ein neues Recruiting-Software-Tool zu erhalten.
Weitere Hinweise dazu finden Sie im ausgezeichneten Artikel von Liam Reese über Personal-Datenanalyse, den ich sehr empfehle.
4. Für gute Datenhygiene sorgen
Sie benötigen qualitativ hochwertige Daten, die die Realität widerspiegeln. Ich hatte einmal einen Interim-Berater, der alle offenen Rollen, die nicht als besetzt markiert waren, auf "geschlossen" setzte und behauptete, er habe innerhalb von 4 Monaten 80 Leute vermittelt ... in einem Unternehmen mit 90 Mitarbeitern.
Wären die Teams zuvor jeweils die Rollen abgeschlossen, wenn sie wirklich geschlossen waren, hätte es die Realität besser widergespiegelt.
Aus solchen Gründen empfehle ich, einige bewährte Methoden einzuführen, um die hohe Qualität der Daten zu sichern.
Am besten gelingt das, wenn Sie regelmäßig nachfassen und mit Ihrem Team sowie den Hiring Managern in Kontakt bleiben, um ihnen zu helfen, die Gewohnheit zu entwickeln, Daten einzugeben und zu aktualisieren.
Um beispielsweise sicherzustellen, dass Screening-Gespräche im System erfasst werden, sollten Sie ein entsprechendes KPI definieren und regelmäßig nachhaken.
Wenn Sie möchten, dass Hiring Manager ihr Feedback eingeben, überprüfen Sie nach jedem Interview und lesen Sie, ob es sich um qualitativ hochwertiges Feedback handelt.
