Der Unterschied zwischen einem PEO und einem EOR: Umfassender Leitfaden
Eine Frage, die uns oft gestellt wird, ist der Unterschied zwischen einem PEO und einem EOR. Hier ist die Antwort:
Professional Employer Organizations (PEOs) werden von Unternehmen beauftragt, Personalaufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen in einer sogenannten Co-Employment-Beziehung zu übernehmen.
Ein Employer of Record (EOR) erledigt diese Aufgaben und übernimmt zudem die volle rechtliche Verantwortung für das Arbeitsverhältnis, sodass der EOR für Compliance- und Verwaltungszwecke als offizieller Arbeitgeber gilt.
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Was ist ein PEO?
Eine Professional Employer Organization (PEO) ist ein Unternehmen, das anderen Unternehmen Personaldienstleistungen über ein Co-Employment-Modell anbietet. In diesem Modell teilen sich der PEO und das Kundenunternehmen die Arbeitgeberverantwortung.
Der PEO übernimmt Aufgaben wie:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Sozialleistungen für Mitarbeitende
- Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften
- Gesamte Vergütungsstruktur der Mitarbeitenden und Risikomanagement
- Personalbeschaffung
- HR-Unterstützung und Beratung.
Während der PEO diese HR-Aufgaben übernimmt, behält das Kundenunternehmen die Kontrolle über die tägliche Arbeit und die direkte Mitarbeitendenführung. Dadurch sind PEOs bestens für kleine Unternehmen und Startups geeignet.
Diese Zusammenarbeit ermöglicht es Unternehmen, administrative Aufgaben auszulagern und sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, während sie von der Expertise und den Größenvorteilen des PEOs profitieren, beispielsweise bei der Verhandlung von Sozialleistungsplänen.
Was ist ein EOR?
Ein Employer of Record (EOR) ist ein Unternehmen, das für die Belegschaft eines Kundenunternehmens als rechtlicher Arbeitgeber auftritt.
In dieser Konstellation übernimmt der EOR die volle Verantwortung für sämtliche arbeitsbezogenen Aufgaben, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit organisiert. Der EOR übernimmt:
- Lohn- und Steuerabwicklung
- Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Vorschriften
- Personalbeschaffung
- Arbeitsverträge und Onboarding
- Verwaltung von Sozialleistungen und Versicherungen für Mitarbeitende
- Abwicklung von Kündigungen und Offboarding.
Der EOR wird für steuerliche und rechtliche Zwecke zum offiziellen Arbeitgeber, was die Einstellung in Ländern oder Regionen erleichtert, in denen das Kundenunternehmen keine eigene juristische Einheit besitzt.
Der Vorteil einer Zusammenarbeit mit einem EOR besteht darin, dass der Prozess der Einstellung internationaler Mitarbeitender oder von Remote-Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten erheblich vereinfacht wird, ohne lokale Niederlassungen gründen zu müssen.
Hauptunterschiede zwischen PEO und EOR
| Aspekt | Professional Employer Organization | Employer of Record |
| Rechtlicher Arbeitgeberstatus | Das Unternehmen bleibt der rechtliche Arbeitgeber | Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber auf dem Papier |
| Co-Employment-Beziehung | Co-Employment mit geteilten Verantwortlichkeiten | Kein Co-Employment; der EOR ist alleiniger rechtlicher Arbeitgeber |
| Anwendungsfälle | Geeignet für Unternehmen mit bestehenden Einheiten | Optimal für die Einstellung in neuen Märkten ohne lokale Einheiten |
| Compliance und Risiko | Das Unternehmen behält einen Teil der Compliance-Verantwortung | Der EOR übernimmt die gesamte Compliance-Verantwortung |
| Vertragsverhältnis | Erfordert einen Co-Employment-Vertrag | Vertrag besteht zwischen dem Kundenunternehmen und dem EOR |
| Verwaltung von Sozialleistungen | Bietet Gruppenleistungen und nutzt Skaleneffekte | Verwaltet Leistungen nach lokalen Arbeitsgesetzen |
Sowohl ein PEO als auch ein EOR helfen Unternehmen bei der Erledigung von HR-Aufgaben, sie arbeiten jedoch unterschiedlich.
Hier sind die wesentlichen Unterschiede:
1. Rechtlicher Arbeitgeberstatus
- PEO: Das Unternehmen bleibt zusammen mit dem PEO als rechtlicher Arbeitgeber bestehen. Der PEO agiert als Co-Arbeitgeber und übernimmt bestimmte Aufgaben wie Lohnabrechnung und Verwaltung von Sozialleistungen.
- EOR: Der EOR ist der rechtliche Arbeitgeber und trägt die volle Verantwortung für alle arbeitsbezogenen Aufgaben, während das Kundenunternehmen die tägliche Arbeit anleitet.
2. Co-Employment-Beziehung
- PEO: In einer Co-Employment-Vereinbarung teilen sich das Unternehmen und die PEO die Arbeitgeberverantwortung. Das Unternehmen muss dennoch eine juristische Einheit in dem Land oder Bundesstaat gründen, in dem Mitarbeitende eingestellt werden.
- EOR: Es besteht keine Co-Employment-Beziehung. Die EOR ist aus rechtlicher und steuerlicher Sicht alleiniger Arbeitgeber, was die Einstellung in Ländern oder Bundesstaaten erleichtert, in denen das Unternehmen keine eigene juristische Einheit hat.
3. Anwendungsfälle
- PEO: Am besten geeignet für Unternehmen, die bereits Niederlassungen haben und HR-Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und HR-Compliance auslagern möchten.
- EOR: Da die EOR die rechtliche Arbeitgeberfunktion übernimmt, ist diese Option ideal für Unternehmen, die schnell in einem neuen Land oder einer Region Personal einstellen möchten, ohne vor Ort eine Niederlassung gründen und sich mit komplexer globaler HR-Compliance beschäftigen zu müssen.
4. Compliance und Risiken
- PEO: Das Unternehmen trägt weiterhin mehr Verantwortung für die Einhaltung von Vorschriften, da es rechtlicher Arbeitgeber bleibt.
- EOR: Die EOR übernimmt die vollständige Verantwortung für die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze, Steuern und Vorschriften.
5. Vertragsbeziehung
- PEO: Erfordert eine Co-Employment-Vereinbarung, wodurch beide Seiten bestimmte Verantwortlichkeiten teilen.
- EOR: Der Vertrag besteht zwischen der EOR und dem Kundenunternehmen, wobei die EOR alle beschäftigungsbezogenen rechtlichen Angelegenheiten übernimmt.
6. Verwaltung von Sozialleistungen
- PEO: Bietet in der Regel Gruppenleistungen an, denen sich Unternehmen anschließen können, um Skaleneffekte zu nutzen.
- EOR: Verwaltet Sozialleistungen auf Grundlage lokaler Arbeitsgesetze und kann länderspezifische Leistungspakete bereitstellen.
Zusammenfassung:
- PEO: Geeignet für Unternehmen mit bestehenden Niederlassungen, die HR-Aufgaben auslagern möchten.
- EOR: Optimal für internationale Expansion ohne lokale Niederlassung – die EOR übernimmt die komplette rechtliche Verantwortung für das Beschäftigungsverhältnis.
Wie Sie zwischen einer PEO und EOR entscheiden
Ob Sie sich für eine PEO oder eine EOR entscheiden, hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens und den jeweiligen Umständen ab. Hier sind einige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Gründung einer juristischen Einheit
- Wählen Sie PEO: Wenn Ihr Unternehmen in der Region, in der Sie einstellen möchten, bereits eine juristische Einheit besitzt oder bereit ist, eine solche zu gründen.
- Wählen Sie EOR: Wenn Sie in der Einstellungsregion keine juristische Einheit besitzen und die Komplexität der Gründung vermeiden möchten.
Kleiner Tipp – wenn Sie bereits eine juristische Einheit besitzen, aber dennoch Unterstützung bei der grenzüberschreitenden Lohnabrechnung benötigen, sollten Sie einen globalen Payroll-Anbieter in Betracht ziehen. Diese Plattformen kümmern sich um Steuerkonformität, Zahlungen und Mehrwährungsabwicklung – ohne rechtlicher Arbeitgeber zu werden.
2. Steuerungsgrad
- Wählen Sie PEO: Wenn Sie weiterhin Einfluss auf HR-Richtlinien und Sozialleistungen Ihrer Mitarbeitenden ausüben möchten, da PEOs in der Regel anpassbare Optionen bieten.
- Wählen Sie EOR: Wenn Sie die gesamte Administrationsarbeit rund um das Anstellungsverhältnis an einen Drittanbieter auslagern möchten, insbesondere bei unbekannten oder stark regulierten Märkten.
3. Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement
- Wählen Sie PEO: Wenn Sie über das notwendige Know-how verfügen, um lokale Arbeitsgesetze zu beachten, jedoch Unterstützung benötigen, um auch wirklich rechtskonform zu bleiben.
- Wählen Sie EOR: Wenn Sie möchten, dass die EOR die volle Verantwortung für die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze übernimmt und so das rechtliche Risiko für Ihr Unternehmen minimiert wird.
4. Anforderungen an die Geschäftsausweitung
- PEO wählen: Wenn Ihr Fokus darauf liegt, HR-Funktionen für bestehende Standorte zu optimieren und nicht auf eine schnelle globale Expansion, ist ein globales PEO besser geeignet.
- EOR wählen: Wenn Sie schnell in neue Märkte expandieren und Mitarbeitende in Regionen einstellen möchten, in denen Sie noch keinen etablierten Standort haben.
5. Langfristige vs. kurzfristige Bedürfnisse
- PEO wählen: Für langfristige HR-Outsourcing-Lösungen, wenn Sie eine lokale Präsenz haben.
- EOR wählen: Für kurzfristige oder projektbasierte Einstellungen, internationale Expansionen oder das Testen neuer Märkte, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen.
6. Kostenüberlegungen
- PEO wählen: Kann für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden an einem Standort durch Gruppenleistungen Kostenvorteile bieten.
- EOR wählen: Kann für kleinere Teams oder Remote-Mitarbeitende, die auf verschiedene Länder verteilt sind, kostengünstiger sein (achten Sie jedoch auf versteckte EOR-Gebühren).
Zusammenfassung:
- PEO: Geeignet, wenn Sie eine juristische Gesellschaft haben und Unterstützung bei HR-Aufgaben wünschen, während Sie weiterhin eine gewisse Kontrolle behalten.
- EOR: Ideal für Einstellungen in neuen Märkten, ohne eine Gesellschaft zu gründen, wobei das EOR die vollständige rechtliche Verantwortung übernimmt.
Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, welchen Service Sie benötigen, möchten Sie vielleicht einen Schritt zurückgehen und zuerst mit einem EOR oder PEO-Vermittler sprechen. Diese können Sie bei der Suche nach der besten Lösung unterstützen.
PEO- und EOR-Risiken
Obwohl beide gute Optionen für Organisationen sein können, die HR auslagern möchten, gibt es potenzielle Risiken, auf die Sie achten sollten:
Potenzielle Risiken bei der Zusammenarbeit mit einem PEO
Compliance-Lücken
Eines der größten Risiken der gemeinsamen Beschäftigung besteht darin, dass die Einhaltungsverantwortung geteilt wird. Wenn das PEO die Einhaltung nicht vollständig übernimmt, kann Ihr Unternehmen für etwaige rechtliche oder steuerliche Probleme haftbar gemacht werden.
Verlust der direkten Kontrolle
Obwohl ein PEO viele HR-Aufgaben übernimmt, kann Ihr Unternehmen die Kontrolle über bestimmte HR-Richtlinien und Vergütungsstrukturen verlieren, was sich negativ auf das Mitarbeitererlebnis auswirken kann, wenn es nicht gut gemanagt wird.
Datensicherheit und Datenschutz
Die Weitergabe sensibler Mitarbeiterdaten an ein PEO kann Sicherheitsrisiken bergen.
Potenzial für steigende Kosten
Für größere Organisationen kann ein PEO teurer sein als ein internes HR-Management. Zudem verlangen PEOs oft einen Prozentsatz der Lohnsumme, was die Kosten mit zunehmender Unternehmensgröße ansteigen lässt.
Potenzielle Risiken bei der Zusammenarbeit mit einem EOR
Risiko der Betriebsstätte (PE)
Dies ist eines der wichtigsten EOR-Risiken. Betriebsstätte (PE) ist ein steuerrechtliches Konzept, das bestimmt, ob ein Unternehmen in einem Land ausreichend präsent ist, um der lokalen Körperschaftsteuerpflicht zu unterliegen.
Einige Länder könnten langfristige Verträge mit einem EOR oder mehrere Mitarbeitende am selben Standort als Begründung einer Betriebsstätte ansehen, was dortige Steuerpflichten auslöst.
Beispielsweise schützt das deutsche Recht Arbeitnehmende sehr stark; langfristige EOR-Arrangements können nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) eine direkte Anstellungspflicht beim beauftragenden Unternehmen auslösen.
Fehlklassifizierung von Beschäftigten
Eine Fehlklassifizierung liegt vor, wenn Mitarbeitende falsch eingeordnet werden, was Auswirkungen auf Steuern, Sozialleistungen und Schutzrechte haben kann.
Manche Länder nehmen EOR-Vereinbarungen genau unter die Lupe, insbesondere wenn Tätigkeiten von Arbeitenden als solche angesehen werden, die ein:e Mitarbeitende:r eines lokal ansässigen Unternehmens leisten müsste.
Datenschutz und Sicherheits-Compliance
Viele Länder haben Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO in Europa), die strenge Regelungen zur Verarbeitung und zum Schutz der Privatsphäre von Mitarbeitenden vorschreiben.
In einigen Ländern kann das Teilen von Mitarbeiterdaten mit einem EOR zu Compliance-Problemen führen. Zum Beispiel verlangt die DSGVO von Unternehmen, sicherzustellen, dass alle Drittanbieter (wie EORs) strenge Datenschutzstandards einhalten.
Risiken minimieren
- Due Diligence: Überprüfen Sie die Compliance-Praktiken, Sicherheitsmaßnahmen und den Ruf des PEO- oder EOR-Anbieters sorgfältig.
- Verträge und SLAs: Stellen Sie klare Verträge mit Service Level Agreements (SLAs) auf, die Verantwortlichkeiten, Datenverarbeitung und Compliance-Management definieren.
- Kommunikation und Einbindung: Pflegen Sie eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden, um die Unternehmenskultur zu stärken und eventuelle Bedenken bezüglich der Beschäftigungsregelung auszuräumen.
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Werfen Sie auch einen Blick in unseren Leitfaden zu AOR vs EOR.
Zuletzt: Wenn Sie nur sehr kurzfristig Unterstützung bei der Einstellung internationaler Talente benötigen, könnte das Modell einer Personalagentur dem EOR-Modell überlegen sein, je nach Ihrem konkreten Fall.
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