Vorteile der Einstellung von Remote-Mitarbeitenden

Bevor wir zu den praktischen Hinweisen für die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden kommen, ein paar Worte dazu, warum Sie diese Maßnahme überhaupt in Betracht ziehen sollten.

• Zugang zu einem größeren Talentpool: Ein Remote-Einstellungsprozess ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einen weltweiten Talentpool, ungebunden an geografische Grenzen. Das bedeutet eine größere Chance, die perfekte Besetzung für bestimmte Rollen mit vielfältigen Fähigkeiten und Erfahrungen zu finden.
• Kosteneinsparungen: Sie können Kosten einsparen, die mit der Unterhaltung eines physischen Büros verbunden sind, wie Miete, Nebenkosten und Büromaterialien. Außerdem akzeptieren Remote-Mitarbeitende möglicherweise niedrigere Gehälter im Austausch für die Flexibilität und Ersparnis beim Pendeln.
• Vielfältige Belegschaft: Die Remote-Einstellung fördert eine vielfältigere Belegschaft, da Arbeitgeber nicht auf Bewerbende aus einer bestimmten Region beschränkt sind. Diese Diversität bringt verschiedene Perspektiven und Ideen und fördert Innovation und Kreativität.
• Besseres Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Remote-Arbeit kann zu besserer mentaler Gesundheit und allgemeinem Wohlbefinden führen, da Mitarbeitende mehr Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld haben und eine bessere Work-Life-Balance erreichen können.
• Geschäftskontinuität: Ein Remote-Team kann rund um die Uhr verfügbar sein und macht Ihr Unternehmen in Krisenzeiten widerstandsfähiger.

Ich erinnere mich daran, dass ich einmal in Grimsby, UK, einen iOS-Entwickler suchen musste, weil dort unser Büro war – und ich kann Ihnen sagen, niemand hatte dabei viel Spaß. Weder wir, noch das Team, noch die Kandidaten.

Nach monatelanger, erfolgloser Suche beschlossen wir, jemanden remote einzustellen – und die Stelle war innerhalb eines Monats besetzt.

Remote-Einstellungen bieten auch die Möglichkeit, den Fokus neu auf Ihre Unternehmenswerte zu legen und darauf, was Menschen zusammenbringt – unabhängig vom Standort. Wenn ich sehe, dass Organisationen panisch werden, weil sie beim Verlust eines Bürostandorts die "Unternehmenskultur" verlieren, sage ich: "Es tut mir leid, Sie hatten keine Unternehmenskultur, Sie hatten eine Bürokultur."rnrn

So stellen Sie Remote-Mitarbeitende ein

Kommen wir nun zur Sache. Die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden bedeutet, Ihren aktuellen Einstellungsprozess anzupassen und Dinge wie Sprachunterschiede und den Suchort für Kandidaten zu berücksichtigen. 

Darauf sollten Sie achten:

Stellenbeschreibungen anpassen

Einer der ersten Schritte ist die Überprüfung Ihrer Stellenbeschreibungen, um sicherzustellen, dass diese für verschiedene Zielgruppen leicht verständlich sind. Das bedeutet, sie sind in einer zugänglichen Sprache ohne Umgangssprache und Redewendungen geschrieben.

Vermeiden Sie zum Beispiel Klischees wie „Draufgänger“ oder stellen Sie Dinge wie „guter Sinn für Humor“ nicht als Anforderung dar.

Viele Menschen sprechen zwar sehr gut Englisch, verstehen aber nicht zwangsläufig idiomatische Ausdrücke – niemand sollte Ihre Stellenanzeige mit einem Wörterbuch lesen müssen. 

Stellen Sie sicher, dass eventuelle Einschränkungen wie Gehalt, Zeitzone oder Schichten deutlich in der Stellenbeschreibung stehen.

Außerdem erwähne ich immer gerne die Art von Einstellung, die wir suchen, z. B. jemanden, der unternehmerisch denkt und eigeninitiativ ist.

Bei Remote-Arbeit gibt es meist weniger Mikromanagement, aber das bedeutet, dass viel eigenständige Arbeit erforderlich ist.

Potenzielle Bewerbende sollten darauf vorbereitet sein und dies im Vorstellungsgespräch belegen können, z. B. indem sie Beispiele nennen, wie sie proaktiv Probleme erkannt und gelöst oder effektiv mit mehreren Beteiligten kommuniziert haben, um ein komplexes Projekt remote erfolgreich umzusetzen.

Mehr zum Schreiben von Stellenbeschreibungen finden Sie in meinem Artikel zur Erstellung von Stellenbeschreibungen.

Stellenanzeigen vielfältig platzieren

Während einige der gängigen Jobbörsen versuchen, mehr Remote-Stellen anzubieten, sollten Sie sich zusätzlich spezialisierte Jobbörsen für Remote-Arbeit anschauen.

Die meisten sind kostenpflichtig, aber einige Angebote sind kostenlos. Meine Vorschläge sind: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Ein gutes Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen, Ihren Pool an Kandidat:innen aufzubauen und diese durch den Auswahlprozess zu steuern.

Es ist außerdem wichtig, eine überzeugende Karriereseite zu entwickeln, um offene Stellen für potenzielle Bewerber:innen sichtbar zu machen, die Ihrem Unternehmen direkt folgen.

Karriereseiten-Software kann diesen Prozess erheblich vereinfachen und sorgt zugleich dafür, dass Ihre Stellenanzeigen zu Ihrer Arbeitgebermarke passen.

Noch ein bisschen mehr Interview-Vorbereitung

Remote-Interviews erfordern sowohl von Ihnen als auch von allen Personen in Ihrem Team, die Vorstellungsgespräche führen, etwas mehr Vorbereitung.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie sowohl technisch als auch mental bereit sind:

Sorgen Sie für ein geeignetes Setup für Remote-Vorstellungsgespräche. Sie benötigen keine 4K-Kamera oder Profi-Streamer/Youtuber-Equipment, aber sorgen Sie dafür, dass Sie gut sichtbar auf der Kamera sind und es möglichst wenig Ablenkungen während des Interviews gibt. 

Idealerweise sitzen Sie an einem Schreibtisch – vermeiden Sie Gespräche im Auto oder unterwegs, Sie sind sonst abgelenkt und es ist respektlos gegenüber der Zeit des anderen. 

Streben Sie immer an, per Video teilzunehmen, damit Sie besser eine Verbindung herstellen können – und bitten Sie, wo immer möglich, Ihr Gegenüber mindestens einmal während des Ablaufs per Video teilzunehmen. 

Sie werden viele Eindrücke aus einem Videogespräch gewinnen müssen – das ist häufig schwieriger – und das bedeutet, Sie werden vermutlich mehr Zeit mit jedem einzelnen Kandidaten verbringen müssen. 

Und genauso wie Sie mehr Zeit brauchen, um Ihr Gegenüber kennenzulernen, benötigen diese eventuell auch mehr Zeit, um Sie und Ihr Unternehmen zu verstehen. 

Konzentrieren Sie sich darauf, Zeit mit jedem einzelnen Kandidaten zu verbringen, damit sie Ihre Unternehmenskultur sowie die Zielsetzung des Teams und der Firma verstehen.

Vielleicht stammt jemand aus einer anderen Kultur. Stellen Sie also sicher, dass Erwartungshaltungen und Gepflogenheiten vermittelt werden und die Person damit einverstanden ist.

Wenn Sie zum Beispiel ein sehr kollaboratives Team sind, die Person aber bisher als Auftragnehmer:in gearbeitet und Projekte weitgehend eigenständig erledigt hat, erklären Sie diesen Unterschied klar und stellen Sie sicher, dass sie sich darauf einstellen kann.

Außerdem: Wenn Sie von einem Büro aus Remote-Kandidat:innen interviewen, seien Sie darauf vorbereitet, zu erläutern, wie Ihr Unternehmen Büro- und Remote-Mitarbeiter:innen im Hinblick auf Chancen oder Sichtbarkeit gleichbehandelt. 

Ein Hinweis für Interviews über Kulturen hinweg. Wenn Sie Ihren Kandidat:innen-Pool weltweit öffnen, sollten Sie auf alle möglichen Kommunikationsstile vorbereitet sein. 

Ich empfehle The Culture Map von Erin Meyer als guten Einstieg in interkulturelle Kommunikation.

Für weitere Tipps rund ums bessere Interviewen lesen Sie meinen Artikel der Schlüssel zu fokussierten, ansprechenden Interviews, in dem ich auf strukturierte, standardisierte Gespräche eingehe (die bei Remote-Einstellungen besonders wichtig sind).

Wenn Sie zudem Hilfe bei der Suche nach Software benötigen, um Remote-Interviews zu erleichtern, sehen Sie sich den Artikel von People Managing People zu den besten Video-Interview-Softwares am Markt an.

Mehr Geduld bei der Angebotsunterbreitung 

Wie immer sollten Sie sicherstellen, dass Sie gut informiert und vorbereitet sind, ein Angebot zu machen, bevor Sie in diese Phase gehen.

Ein Angebot bei Remote-Kandidat:innen braucht eventuell mehr Hin und Her und vielleicht ein wenig mehr Begleitung, da es das erste Mal sein kann, dass jemand mit einer Firma aus Ihrem Land zu tun hat. 

Bewaffnen Sie sich mit Geduld. 

Mehr zum Thema Angebotserstellung finden Sie in meinem Artikel wie man ein Jobangebot macht.

Best Practices für die Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen

Die Einstellung von Remote-Mitarbeiter:innen erfordert andere Prozesse und Vorgehensweisen. Hier finden Sie einige Best Practices, die Sie beim Ausbau Ihres Remote-Teams beachten sollten.

Informieren Sie sich über lokale Arbeitsgesetze

Wenn Sie Remote-Mitarbeitende einstellen, ist es wichtig, sich zunächst mit den Arbeitsgesetzen der Bundesstaaten oder Länder vertraut zu machen, in denen potenzielle Remote-Beschäftigte ansässig sind. 

Dazu zählt das Verständnis von Regelungen zu Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsverfahren.

Entwickeln Sie eine globale Vergütungsstrategie

Letztlich ist die Vergütung für die meisten der Hauptgrund, arbeiten zu gehen. Es lohnt sich, im Vorfeld zu überlegen, wie Sie dies beim Remote Recruiting handhaben.

Wie Liam Reese in seinem ausgezeichneten Artikel über globale Vergütung rät: „Die meisten Organisationen entscheiden sich bei der Grundvergütung für eine Lokalisierung. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, lokale Marktraten zu recherchieren und diese dann je nach Strategie pro Rolle anpassen (Hinter-dem-Markt, Am-Markt oder Vor-dem-Markt).“

Natürlich müssen Sie auch lokale Vorschriften berücksichtigen, darunter Mindestlohngesetze, Überstundenregelungen, steuerliche Auswirkungen und verpflichtende Zusatzleistungen.

Wenn Ihnen die Ressourcen fehlen, für jede Rolle in jedem Land eine solche Analyse durchzuführen, können Sie sich immer am Lebenshaltungskostenindex orientieren. Das kann auch für Länder relevant sein, in denen Sie nicht viele Positionen besetzen.“

Stellen Sie Ihre Remote-Kultur frühzeitig vor

Wenn Sie remote einstellen, haben Kandidat:innen nicht den Vorteil, durch Ihr Büro zu laufen, zu sehen, wie Teams zusammenarbeiten oder Ihre Unternehmenskultur in informellen Gesprächen aufzuschnappen. 

Das bedeutet, dass es an Ihnen liegt, ihnen aktiv zu zeigen, wie es ist, mit Ihrem Team zu arbeiten.

Das heißt: Stellen Sie ihnen nicht nur die Führungskräfte, sondern auch zukünftige Kolleg:innen vor und lassen Sie sie erleben, wie im Team kommuniziert und zusammengearbeitet wird. 

Sie können auch Dinge teilen wie Ihre Slack-Etikette, einen Auszug aus Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder sogar ein kurzes Loom-Video mit einem Rundgang durch Ihre Team-Routinen.

Sie können Kandidat:innen zudem einen Eindruck Ihrer gelebten Werte vermitteln. Wenn Sie sagen, dass Sie asynchron arbeiten oder großen Wert auf Eigenständigkeit legen, erklären Sie, wie sich das im Alltag niederschlägt – zum Beispiel, wie Sie Stand-ups organisieren oder Entscheidungen ohne endlose Meetings treffen.

Auch Offenheit bezüglich Herausforderungen („Wir finden gerade noch unseren idealen Meeting-Rhythmus“) kommt gut an. Ehrlichkeit schafft Vertrauen und hilft Kandidat:innen, eine bewusste Entscheidung zu treffen – jenseits einer auf Hochglanz polierten Darstellung.

Expert:innenhilfe in Betracht ziehen

Die Vielzahl ungewohnter Arbeitsgesetze und Lohnabrechnungsprozesse in einem neuen Land kann für manche Organisationen überwältigend sein.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für einen Employer of Record Service. So können Sie schnell festangestellte Mitarbeitende einstellen, ohne eine ausländische Niederlassung gründen oder sich mit der Lohnabrechnung beschäftigen zu müssen.

Alternativ können Sie Auftragnehmer:innen einstellen oder vielleicht eine eigene ausländische Niederlassung gründen und mit einer lokalen PEO oder HR-Beratung zusammenarbeiten, um alles richtig zu machen.

Wichtige Überlegungen beim Einstellen von Remote-Mitarbeitenden

Den Talentpool zu erweitern klingt vielversprechend, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich.

Lohnabrechnung verwalten

Lohnabrechnung kann komplex sein – besonders für kleinere Unternehmen. Die Abwicklung über verschiedene Ländergrenzen hinweg erhöht die Komplexität und das Risiko, falls Fehler passieren.

Vergütung berechnen

Gerechte Bezahlung für remote Arbeitende zu bestimmen, erfordert die Berücksichtigung lokaler Gehälter, Lebenshaltungskosten und erwarteter Zusatzleistungen.

Risiko einer festen Betriebsstätte

Durch die Geschäftspräsenz in einem anderen Land können zusätzliche Unternehmenssteuern und regulatorische Vorgaben anfallen.

Eine feste Betriebsstätte bezieht sich auf die Mindestschwelle, ab deren Überschreitung ein Unternehmen im Ausland steuerpflichtig wird und dortigen Vorschriften unterliegt.

Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden als Auftragnehmer:innen

Fehlklassifizierung kann zu Bußgeldern, Strafen und Rechtsstreitigkeiten führen. Daher ist es wichtig, Aufgabenbereiche klar zu definieren und eventuell Auftragnehmer:innen in Anstellungsverhältnisse zu überführen, um gesetzeskonform zu bleiben (eine ausführliche Erklärung zu diesem komplexen Thema finden Sie in unserem Beitrag zu Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden und wie man sie vermeidet).

IP- und Erfindungsrechte

Internationale Einstellungen können den Schutz geistigen Eigentums (IP) erschweren, da es unterschiedliche Gesetze und Herausforderungen bei Remote-Arbeit gibt.

Besteuerung von Remote-Mitarbeitenden

Es ist entscheidend zu klären, wo Remote-Mitarbeitende steuerpflichtig sind. Dies zu durchschauen ist oft schwierig und kann es notwendig machen, spezialisierte Dienstleister:innen hinzuzuziehen, die bei der Einhaltung der Regeln sowie zu ausländischen Steuerpraktiken beraten.

So schaffen Sie Erfolgserlebnisse für Ihre Remote-Mitarbeitenden

Ich habe Remote-Teams nun schon einige Jahre geleitet und möchte abschließend ein paar Erfahrungen teilen, die Ihnen helfen, Ihre Remote-Mitarbeitenden auf Erfolgskurs zu bringen.

Sorgfältiges Onboarding 

Jemanden aus der Ferne einzuarbeiten ist schwieriger, als ihn im Büro willkommen zu heißen, da es oft auf Meeting nach Meeting hinausläuft und es dazwischen Wartezeiten gibt, in denen sie entweder nur auswendig lesen oder auf die nächste Aktion warten müssen.

Ein paar Dinge, auf die ich Wert lege, um den Remote-Onboarding-Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten: 

• Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, alle Informationen und die Ausrüstung im Voraus zu versenden.
• Laden Sie sie schon vor dem ersten offiziellen Arbeitstag zu Stand-ups und Meetings ein, damit sie bereits Namen erkennen und wissen, an wen sie sich später wenden können.
• Falls in der Nähe des Startdatums eine Firmenreise ansteht, fragen Sie, ob Ihr neuer Kollege teilnehmen kann (achten Sie aber darauf, die Zeit der neuen Kollegen zu respektieren, sie können vielleicht nicht bei allen Meetings/Reisen dabei sein, da sie evtl. ihre vorherige Arbeitsstelle noch abschließen müssen).

Weitere Tipps finden Sie unter 11 Tipps für das Onboarding von Remote-Mitarbeitern.

Feedback anpassen

Wenn Sie ein Remote-Team leiten, verlassen Sie sich oft auf die Eigeninitiative und den Unternehmergeist Ihrer Teammitglieder. 

Wie oben erwähnt, nehme ich das gerne in meine Stellenbeschreibungen auf. Trotzdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie weiterhin allen rechtzeitig Feedback und Orientierung geben. 

Vielleicht hatten Sie nicht die Möglichkeit, zu Ihren Teammitgliedern so enge Beziehungen aufzubauen, da sie remote arbeiten.

Deshalb ist es entscheidend, sich vor dem Feedbackgeben möglichst gut über die Situation und die Denkweise der Person zu informieren. 

Stellen Sie sicher, dass Sie Fragen stellen wie „Wo stehen wir damit? Welche Blockaden erwarten wir/haben wir? Was benötigen Sie von mir, um Sie bei der Umsetzung zu unterstützen?“. 

Ich bespreche mit meinem Team auch gerne die Ziele, die ich für das nächste Quartal gesetzt habe, um sowohl im Einzelfall als auch als Gruppe zu überprüfen, wo wir stehen. Die Hauptziele überprüfe und setze ich einmal pro Quartal, und dann checken wir monatlich den Fortschritt. 

Auch bei unseren 1:1s alle zwei Wochen kontrolliere ich regelmäßig die individuellen Ziele und nutze diese Zeit auch, um zu sehen, wie es der Person geht.

Da Sie die Menschen nicht real sehen, wissen Sie nicht, ob ihr Kind krank ist oder sie temporäre Schwierigkeiten haben, die die Arbeit beeinflussen könnten – also keine vorschnellen Schlüsse ziehen. 

Sie können Meetings mit Rot/Gelb/Grün oder einer Zahl von 1-10 beginnen, um ein Stimmungsbild vom Team zu bekommen. Folgen Sie bei niedrigen Zahlen oder Rot/Gelb unbedingt nach!

Kontext ist entscheidend, geht aber remote leichter verloren. Also nehmen Sie sich bewusst Zeit, Ihr Team wirklich zu verstehen und nicht nur oberflächlich nachzufragen.

Teambuilding 

Um den Zusammenhalt zu stärken, nehme ich mir gerne Zeit für informelle, nicht-geschäftliche Interaktionen. Das kann ein Team-Happy-Hour oder ein gemeinsames Teetrinken sein.

Es kann auch eine Gaming-Session während der Mittagspause sein oder das Anlegen eines Discord-Servers, bei dem man sich in einem reinen Audio-Raum treffen kann (um Videomüdigkeit zu bekämpfen) und so viel oder wenig miteinander interagieren kann, wie man gerade möchte, während man arbeitet.

Außerdem kann man auch mehrere Bildschirme gleichzeitig teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Im Moment, wo ich dies schreibe, bin ich nach Feierabend in einem Discord-Server mit meinen Freunden – sie spielen Spiele, und ich fühle mich nach einem ganzen Tag Video-Calls überhaupt nicht erschöpft. 

Remote-Einstellung kann Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen

Wenn Sie Mitarbeiter remote einstellen, sichern Sie sich die beste Person für Ihre Rolle – und nicht bloß die beste Person in einem bestimmten Umkreis.

Ja, es kann viel Aufwand bedeuten, aber der Gewinn ist groß, da man so viele unterschiedliche Denkanstöße bekommt.

In meinem Unternehmen schätzen wir es besonders, verschiedene Perspektiven zu hören, da wir ein globales Produkt schaffen wollen.

Remote-Arbeit ist kein Trend und längst nicht mehr nur etwas für die wenigen „Digitalnomaden“, sondern ein grundlegender Wandel in der Arbeitswelt.

Wenn Sie weitere Unterstützung bei der Talentsuche brauchen, schauen Sie gerne in diese Tipps zur Kandidatensuche, Hinweise für internationale Einstellungen oder holen Sie sich Rat zum Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke, um Talente anzuziehen.

Wie man Remote-Mitarbeiter einstellt: FAQs

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Welche typischen Rollen gibt es für Remote-Mitarbeiter?

Typische Rollen in der Remote-Arbeit sind:

• Softwareentwickler
• Marketing-Fachkräfte
• Kundendienstmitarbeiter
• Designer
• Content-Ersteller
• Projektmanager.
  

Rollen, die auf digitale Tools und eigenständiges Arbeiten angewiesen sind, passen sich in der Regel gut an Remote-Arbeitsumgebungen an.

Was ist die beste Methode, um Remote-Mitarbeitende zu bezahlen?

Wenn Sie die Abwicklung selbst übernehmen, könnten Sie globale Lohnabrechnungsplattformen wie Deel, Remote.com oder Papaya Global nutzen, um die Einhaltung von Vorschriften, Steuern und Währungsumrechnungen zu managen.

Alternativ können Sie über einen Employer of Record (EOR) einstellen, wenn Sie keine Niederlassung im Land des Mitarbeitenden haben.

Ist es günstiger, Remote-Mitarbeitende zu beschäftigen?

Oft ja – Unternehmen sparen bei Büroflächen, Nebenkosten, Umzügen und in manchen Fällen auch bei den Gehältern, abhängig von den Lebenshaltungskosten vor Ort.

Allerdings sollten auch Kosten wie Technikpauschalen für Remote-Arbeit, globale Lohnabrechnungsdienste und lokale Compliance-Gebühren berücksichtigt werden.

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