Vorteile der Einstellung von Remote-Mitarbeitenden

Bevor wir zu den praktischen Hinweisen für die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden kommen, noch ein paar Worte dazu, warum Sie sich überhaupt mit diesem Thema beschäftigen sollten.

• Zugang zu einem größeren Talentpool: Ein Remote-Einstellungsprozess ermöglicht Ihnen den Zugriff auf einen globalen Talentpool, der nicht durch geografische Grenzen eingeschränkt ist. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, die perfekte Person für bestimmte Rollen zu finden – bei einer Vielzahl an Fähigkeiten und Erfahrungen.
• Kosteneinsparungen: Sie können bei den Kosten für die Unterhaltung von physischen Büroräumen sparen, inklusive Miete, Nebenkosten und Bürobedarf. Außerdem akzeptieren Remote-Mitarbeitende unter Umständen geringere Gehälter im Austausch für Flexibilität und Einsparungen beim Pendeln.
• Vielfältige Belegschaft: Durch Remote-Einstellungen wird eine vielfältigere Belegschaft gefördert, da Arbeitgeber nicht darauf beschränkt sind, Kandidat*innen aus einer bestimmten Region einzustellen. Diese Vielfalt bringt verschiedene Perspektiven und Ideen ein und fördert Innovation und Kreativität.
• Besseres Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Remote-Arbeit kann zu einer besseren psychischen Gesundheit und höherem allgemeinen Wohlbefinden der Mitarbeitenden führen, da sie mehr Kontrolle über ihr Arbeitsumfeld haben und eine bessere Work-Life-Balance erreichen können.
• Geschäftskontinuität: Ein Remote-Team kann rund um die Uhr verfügbar sein und Ihr Unternehmen in Krisenzeiten widerstandsfähiger machen.

Ich erinnere mich daran, wie ich einmal einen iOS-Entwickler in Grimsby, UK suchen musste, weil dort unser Büro war – und ich kann Ihnen sagen, niemand hatte dabei wirklich Spaß. Weder wir, noch das Team, noch die Bewerber.

Nach Monaten erfolgloser Suche entschieden wir uns für eine Remote-Einstellung und konnten die Stelle innerhalb eines Monats besetzen.

Author's Tip

Remote-Einstellungen bieten außerdem die Möglichkeit, sich stärker auf Ihre Unternehmenswerte und das, was Menschen verbindet – unabhängig vom Standort – zu konzentrieren. Wenn ich sehe, wie Organisationen in Panik geraten, weil sie glauben, mit dem Verlust eines physischen Büros auch ihre “Unternehmenskultur” zu verlieren, sage ich: “Es tut mir leid, Sie hatten keine Unternehmenskultur, Sie hatten eine Bürokultur.”

So stellen Sie Remote-Mitarbeitende ein

Steigen wir ein. Die Einstellung von Remote-Mitarbeitenden bedeutet, dass Sie Ihren bestehenden Einstellungsprozess anpassen müssen, um Dinge wie Sprachunterschiede und die Orte, an denen Sie nach Kandidat*innen suchen, zu berücksichtigen. 

Das sind die wichtigsten Punkte:

Anpassen der Stellenbeschreibung

Einer der ersten Schritte besteht darin, Ihre Stellenbeschreibungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie für unterschiedliche Zielgruppen verständlich sind. Das bedeutet, dass sie in einer zugänglichen Sprache und ohne regionale Ausdrücke formuliert sind. 

Vermeiden Sie zum Beispiel Klischees wie „Macher*in“ oder dass Dinge wie „guter Sinn für Humor“ als Anforderung genannt werden.

Viele Menschen sprechen sehr gutes Englisch, verstehen jedoch nicht zwangsläufig regionale Redewendungen – niemand sollte Ihre Stellenbeschreibung mit einem Wörterbuch lesen müssen. 

Stellen Sie sicher, dass etwaige Einschränkungen wie Gehalt, Zeitzone oder Schichten klar und deutlich in der Stellenbeschreibung stehen.

Ich weise außerdem immer gerne darauf hin, nach welcher Mentalität wir suchen – also zum Beispiel nach unternehmerisch denkenden und proaktiven Menschen.

Remote-Arbeit bedeutet meist weniger Mikromanagement, aber auch, dass viel eigenverantwortliches Arbeiten erforderlich ist.

Potenzielle Kandidat*innen sollten darauf vorbereitet sein und dies im Vorstellungsgespräch belegen können, indem sie Beispiele nennen, in denen sie proaktiv Probleme erkannt und gelöst oder erfolgreich mit mehreren Beteiligten kommuniziert haben, um ein komplexes Projekt remote abzuschließen.

Mehr zum Schreiben von Stellenbeschreibungen finden Sie in meinem Artikel Wie man eine Stellenbeschreibung schreibt.

Verbreitung von Stellenanzeigen diversifizieren

Obwohl einige der etablierten Jobbörsen versuchen, mehr Remote-Stellenanzeigen aufzunehmen, empfiehlt es sich, spezielle Jobbörsen für Remote-Jobs anzuschauen.

Die meisten sind kostenpflichtig, aber es gibt auch einige kostenlose. Meine Empfehlungen sind: 

• Remotive
• Remoteok
• Remotewoman

Ein gutes Bewerbermanagementsystem hilft Ihnen, Ihren Kandidatenpool aufzubauen und diese durch den Prozess zu begleiten.

Es ist außerdem wichtig, eine überzeugende Karriereseite zu erstellen, um offene Stellen gezielt an potenzielle Bewerber zu kommunizieren, die Ihrem Unternehmen bereits folgen.

Karriereseiten-Software kann es wesentlich einfacher machen, diesen Prozess zu verwalten und gleichzeitig Ihre Stellenausschreibungen konsistent mit Ihrer Arbeitgebermarke zu halten.

Ein bisschen mehr Interview-Vorbereitung

Remote-Interviews können etwas mehr Vorbereitung von Ihnen und allen Teammitgliedern, die sie durchführen, erfordern.

Sie müssen sicherstellen, dass Sie sowohl technisch als auch mental gut vorbereitet sind:

Stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes Setup für Online-Interviews haben. Sie brauchen keine 4K-Kamera und auch keine Streamer- bzw. Youtuber-Ausstattung, aber Sie sollten gut sichtbar auf der Kamera sein und Ablenkungen möglichst vermeiden, wenn Sie Interviews führen. 

Idealerweise sitzen Sie an einem Schreibtisch – vermeiden Sie es, Interviews im Auto oder unterwegs zu führen, denn Sie werden abgelenkt und es ist respektlos gegenüber der Zeit Ihres Gegenübers. 

Versuchen Sie immer, per Video dabei zu sein, damit Sie einen besseren Draht zu Ihrem Gegenüber aufbauen können, und bitten Sie die andere Person nach Möglichkeit, zumindest einmal im Verlauf des Prozesses auch per Video teilzunehmen. 

Sie werden viel aus einem Videogespräch herausfiltern müssen – was durchaus herausfordernd sein kann – und das bedeutet meist, dass Sie mehr Zeit mit jedem einzelnen Kandidaten verbringen sollten. 

Und genauso wie Sie etwas mehr Zeit für die Einschätzung benötigen, brauchen Kandidaten das oft auch, um mehr über Sie und Ihr Unternehmen zu erfahren. 

Konzentrieren Sie sich darauf, mit jedem Kandidaten ausreichend Zeit zu verbringen, damit dieser Ihre Unternehmenskultur und die Ziele des Teams/Unternehmens versteht.

Vielleicht kommen Kandidat:innen aus einer anderen Kultur, daher sollten Sie sicherstellen, dass sie Erwartungen und Normen kennen und damit einverstanden sind.

Zum Beispiel: Wenn Sie ein sehr kollaboratives Team sind, der Kandidat aber vielleicht bisher als Dienstleister tätig war und nur Projekte ohne viel Kommunikation eigenständig erledigt hat, erklären Sie ihm/ihr diesen Unterschied und prüfen Sie, ob das passt.

Zudem sollten Sie, falls Sie von einem Büro aus Remote-Mitarbeitende interviewen, auf Fragen vorbereitet sein, wie Ihr Unternehmen das Gleichgewicht zwischen Büro- und Remote-Beschäftigten hinsichtlich Chancen oder Sichtbarkeit wahrt. 

Ein Hinweis zum Interviewen über Kulturen hinweg. Wenn Sie Ihren Kandidatenpool für die ganze Welt öffnen, sollten Sie auf unterschiedlichste Kommunikationsstile vorbereitet sein. 

Ich empfehle The Culture Map von Erin Meyer als guten Einstieg in interkulturelle Kommunikation.

Weitere Tipps für bessere Interviews finden Sie in meinem Artikel Der Schlüssel zu fokussierten, engagierten Interviews, in dem ich auf strukturierte und standardisierte Interviewführung eingehe (gerade bei Remote-Recruiting noch wichtiger).

Wenn Sie außerdem Hilfe dafür benötigen, geeignete Software für Remote-Interviews zu finden, schauen Sie sich den Artikel von People Managing People über die beste Video-Interview-Software auf dem heutigen Markt an.

Mehr Geduld beim Machen eines Angebots 

Wie immer sollten Sie gut informiert und entsprechend vorbereitet sein, bevor Sie überhaupt in die Nähe eines Stellenangebots kommen.

Bei Remote-Kandidaten kann es sein, dass ein Angebot mehr Abstimmung erfordert und Sie vielleicht etwas mehr an die Hand nehmen müssen, da es für die Kandidaten womöglich die erste Erfahrung mit einem Unternehmen aus Ihrem Land ist. 

Bringen Sie Geduld mit. 

Mehr Tipps, wie Sie ein Angebot machen, finden Sie in meinem Artikel zu wie man ein Stellenangebot macht.

Best Practices für das Einstellen von Remote-Mitarbeitern

Das Einstellen von Remote-Mitarbeitenden erfordert andere Abläufe und Vorgehensweisen. Hier sind einige bewährte Methoden, die Sie beim Aufbau Ihrer Remote-Belegschaft befolgen sollten.

Machen Sie sich mit lokalen Arbeitsgesetzen vertraut

Wenn Sie Remote-Mitarbeitende einstellen, ist es wichtig, sich zunächst mit den jeweiligen arbeitsrechtlichen Bestimmungen der Bundesländer oder Länder vertraut zu machen, in denen die potenziellen Mitarbeitenden leben. 

Dazu gehört das Verständnis von gesetzlichen Regelungen zu Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsverfahren.

Entwickeln Sie eine globale Vergütungsstrategie

Die Vergütung ist letztlich für die meisten Menschen der Hauptgrund zu arbeiten. Daher sollten Sie sich gut überlegen, wie Sie dieses Thema angehen, wenn Sie Remote-Mitarbeitende einstellen.

Wie Liam Reese in seinem ausgezeichneten Artikel über globale Vergütung empfiehlt: „Die meisten Organisationen werden sich bei der Grundvergütung für eine Lokalisierung entscheiden. Deshalb sollten Sie sich die Zeit nehmen, lokale Marktgehälter zu recherchieren und diese dann je nach Ihrer Strategie pro Rolle anpassen (hinter dem Markt-, am Markt- oder vor dem Marktniveau orientiert).

Natürlich müssen Sie auch lokale Vorschriften wie Mindestlohn, Überstundenregelungen, steuerliche Auswirkungen und vorgeschriebene Zusatzleistungen berücksichtigen.

Falls Ihnen die Ressourcen fehlen, um diese Analysen für jede Rolle in jedem Land durchzuführen, können Sie sich immer noch am Lebenshaltungskostenindex orientieren. Das kann auch für Länder relevant sein, in denen Sie nur wenige Positionen haben.“

Stellen Sie Ihre Remote-Kultur frühzeitig vor

Wenn Sie remote einstellen, haben Kandidat:innen nicht den Luxus, Ihr Büro zu besuchen, zu sehen, wie Teams zusammenarbeiten, oder Ihre Unternehmenskultur in informellen Begegnungen wahrzunehmen. 

Das bedeutet: Sie müssen ihnen aktiv zeigen, wie es ist, mit Ihrem Team zu arbeiten.

Das heißt auch, sie schon im Einstellungsprozess mit zukünftigen Kolleg:innen zusammenzubringen – nicht nur mit Führungskräften – und ihnen zu zeigen, wie intern kommuniziert und zusammengearbeitet wird. 

Sie können außerdem Dinge teilen wie Ihre Slack-Etikette, einen Ausschnitt aus Ihrem Mitarbeiterhandbuch oder sogar ein kurzes Loom-Video über Team-Rituale.

Sie können Bewerber:innen zudem einen Eindruck davon vermitteln, wie Ihre Werte gelebt werden. Wenn Sie z. B. sagen, Sie arbeiten "async-first" oder legen Wert auf Autonomie, zeigen Sie, wie sich das in der Praxis äußert – beschreiben Sie beispielsweise, wie Standups ablaufen oder Entscheidungen getroffen werden, ohne endlose Meetings.

Es ist auch sinnvoll, offen über Herausforderungen zu sprechen („Wir sind noch dabei, unseren idealen Turnus für Meetings zu finden“). Diese Ehrlichkeit schafft Vertrauen und hilft Kandidat:innen, eine informierte Entscheidung zu treffen, anstatt nur eine Hochglanzpräsentation zu kaufen.

Holen Sie sich professionelle Unterstützung

Sich im Dschungel unbekannter Arbeitsgesetze und Lohnabrechnungsprozesse eines neuen Landes zurechtzufinden, kann für manche Organisationen zu viel sein.

Deshalb entscheiden sich viele Unternehmen für einen Employer of Record Service. So können Sie schnell Vollzeitkräfte einstellen, ohne eine eigene ausländische Niederlassung gründen oder Gehaltsabrechnungen selbst abwickeln zu müssen.

Alternativ können Sie Auftragnehmer:innen beschäftigen oder eine Auslandsgesellschaft gründen und mit einer lokalen PEO oder HR-Beratung zusammenarbeiten, um Compliance und rechtliche Sicherheit zu gewährleisten.

Überlegungen zur Einstellung von Remote-Mitarbeitenden

Den Talentpool zu erweitern, klingt großartig, kann aber auch einige Herausforderungen mit sich bringen.

Lohnabrechnung organisieren

Lohnabrechnung kann komplex sein, besonders für kleine Unternehmen. Die Lohnabrechnung in verschiedenen Ländern durchzuführen, erhöht die Komplexität und birgt Risiken, wenn dies nicht korrekt gehandhabt wird.

Vergütung berechnen

Eine faire Vergütung für Remote-Mitarbeitende festzulegen, bedeutet, lokale Gehaltsniveaus, Lebenshaltungskosten und zu erwartende Zusatzleistungen zu berücksichtigen.

Risiko einer Betriebsstätte

Eine geschäftliche Präsenz in einem anderen Land kann dazu führen, dass Sie dort Unternehmenssteuern zahlen und zusätzlichen Compliance-Anforderungen unterliegen müssen.

Betriebsstätte bezeichnet die Schwelle, ab der ein Unternehmen im Ausland steuerpflichtig wird und lokalen Vorschriften unterliegt.

Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden als Auftragnehmer:innen

Fehlklassifizierungen von Arbeitsverhältnissen können zu Bußgeldern, Strafen und rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Es ist daher wichtig, Stellenbeschreibungen klar zu definieren und ggf. Auftragnehmer:innen in Festanstellungen umzuwandeln, um gesetzeskonform zu bleiben (eine ausführliche Erklärung zu diesem komplexen Thema finden Sie in unserem Artikel Fehlklassifizierung von Mitarbeitenden und wie Sie diese vermeiden).

Schutz von IP- und Erfindungsrechten

Internationale Einstellungen können den Schutz geistigen Eigentums (IP) erschweren, da einerseits IP-Gesetze unterschiedlich sind und andererseits durch das Arbeiten im Homeoffice neue Herausforderungen entstehen.

Besteuerung von Remote-Mitarbeitenden

Es ist entscheidend, zu klären, wo Remote-Mitarbeitende ihre Steuern zahlen. Der Umgang damit kann schwierig sein und erfordert gegebenenfalls Rat von Dienstleistenden, die Sie hinsichtlich Compliance-Anforderungen und ausländischen Steuergesetzen beraten können.

Remote-Mitarbeitende zum Erfolg führen

Ich leite seit ein paar Jahren Remote-Teams und möchte zuletzt ein paar Erfahrungen teilen, wie Sie Ihre Remote-Mitarbeitenden zum Erfolg führen können.

Gründliches Onboarding 

Jemanden aus der Ferne einzuarbeiten ist schwieriger, als ihn im Büro willkommen zu heißen, denn oft reduziert es sich auf Meeting nach Meeting und auf die Zeit dazwischen, in der neue Mitarbeitende entweder nur trockenes Material durchlesen oder auf die nächste Handlung warten müssen.

Ein paar Dinge, auf die ich achte, um den Onboarding-Prozess aus der Ferne so reibungslos wie möglich zu gestalten: 

• Stellen Sie sicher, dass Sie im Voraus alle Informationen und die Ausrüstung versenden können.
• Laden Sie sie schon vor ihrem ersten Arbeitstag zu Stand-ups und Besprechungen ein, damit sie bereits Namen erkennen und wissen, an wen sie sich möglicherweise wenden können, sobald sie richtig starten.
• Wenn demnächst eine Firmenreise ansteht, die nahe am Startdatum ist, fragen Sie, ob der neue Kollege mitreisen kann (achten Sie dabei jedoch darauf, die Zeit des neuen Mitarbeiters zu respektieren – eventuell kann er oder sie nicht an allen Meetings/Reisen teilnehmen, weil er noch Verpflichtungen beim alten Arbeitgeber nachkommen muss).

Mehr dazu in den 11 Tipps für das Onboarding von Remote-Mitarbeiter:innen.

Feedback anpassen

Wenn Sie ein dezentrales Team führen, verlassen Sie sich oft auf die Eigeninitiative und den Unternehmergeist Ihrer Mitarbeitenden. 

Wie oben schon erwähnt, nehme ich das gerne in meine Stellenbeschreibungen auf. Aber Sie müssen trotzdem unbedingt dafür sorgen, dass Sie allen zeitnah Feedback und Orientierung bieten. 

Möglicherweise hatten Sie noch nicht die Gelegenheit, eine enge Beziehung zu Ihren Teammitgliedern aufzubauen, weil sie remote arbeiten.

Deswegen ist es entscheidend, dass Sie versuchen, die Situation und die Denkweise der Person so gut wie möglich zu erfassen, bevor Sie Feedback geben. 

Stellen Sie deshalb Fragen wie „Wo stehen wir gerade? Welche Hindernisse erwarten wir/haben wir? Was brauchen Sie von mir, um Sie bei der Umsetzung zu unterstützen?“. 

Ich bespreche außerdem die Ziele, die ich für das nächste Quartal setze, mit meinem Team, um individuell und gemeinsam zu überprüfen, wo wir stehen. Die Hauptziele prüfe und setze ich einmal pro Quartal, dann schauen wir monatlich auf die Fortschritte. 

Auch bei unseren 1:1-Gesprächen alle zwei Wochen gehe ich regelmäßig auf individuelle Ziele ein und nutze diese Gelegenheit, um zu sehen, wie es der Person insgesamt geht.

Da Sie die Menschen nicht im echten Leben sehen, wissen Sie nicht, ob etwa das Kind krank ist oder andere Probleme da sind, die die Arbeit vorübergehend beeinflussen könnten. Also vermeiden Sie vorschnelle Schlüsse. 

Sie können Meetings zum Beispiel mit Rot/Gelb/Grün oder einer Skala von #/10 beginnen, um einzuschätzen, wie Ihr Team sich fühlt. Folgen Sie unbedingt bei Menschen nach, die auffällige Signale senden (niedrige Werte oder Gelb/Rot).

Kontext ist entscheidend, aber in der Remote-Arbeit geht er leichter verloren. Deshalb sollten Sie sich bewusst Zeit dafür nehmen, Ihr Team besser kennenzulernen, und nicht nur oberflächliche Check-ins machen.

Teambuilding 

Um Vertrauen aufzubauen, nehme ich mir bewusst Zeit für informelle und nicht-geschäftliche Interaktionen. Das kann zum Beispiel ein gemeinsames After-Work oder eine Teepause sein.

Es könnte eine Gaming-Session während der Mittagspause sein oder das Einrichten eines Discord-Servers, auf dem sich Mitarbeitende in einen Audio-Only-Raum einwählen können (gegen Video-Müdigkeit) und so wenig oder viel interagieren, wie sie während der Arbeit möchten.

Die Leute können auch mehrere Bildschirme gleichzeitig teilen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Gerade jetzt – während ich das hier schreibe – bin ich nach Feierabend mit meinen Freunden im Discord-Server. Sie spielen Spiele und ich fühle mich nach einem vollen Tag Video-Konferenzen überhaupt nicht müde. 

Remote einstellen hilft Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen

Remote einzustellen ist eine hervorragende Möglichkeit, wirklich die beste Person für die Position zu finden, statt nur die beste Person im eigenen Einzugsgebiet.

Ja, es kann etwas Aufwand bedeuten, alles richtig zu machen, aber es lohnt sich sehr, denn Sie bekommen dadurch eine große Vielfalt an Perspektiven.

In meinem Unternehmen genießen wir es sehr, verschiedene Perspektiven zu hören, denn wir wollen ein globales Produkt entwickeln.

Remote-Arbeit ist kein Trend und schon lange nicht mehr nur etwas für ein paar „digitale Nomaden“, sondern eine grundlegende Veränderung der Arbeitswelt.

Wenn Sie Hilfe dabei brauchen, die passenden Talente zu finden, schauen Sie sich vielleicht diese Tipps für die Kandidatensuche, Tipps für das Einstellen internationaler Mitarbeitender oder Ratschläge zum Aufbau einer starken Arbeitgebermarke an, um Kandidaten anzuziehen.

FAQ: Wie stellt man Remote-Mitarbeiter:innen ein?

Was sind gängige Positionen für Remote-Arbeit?

Typische Remote-Positionen sind:

• Softwareentwickler:innen
• Marketer:innen
• Kundensupport
  -Agent:innen
• Designer:innen
• Content Creator
• Projektmanager:innen.
  

Rollen, die auf digitale Werkzeuge und eigenständiges Arbeiten angewiesen sind, passen sich in der Regel gut an Remote-Umgebungen an.

Was ist der beste Weg, um Remote-Mitarbeiter zu bezahlen?

Wenn Sie es selbst verwalten, können Sie globale Lohnabrechnungsplattformen wie Deel, Remote.com oder Papaya Global nutzen, um Compliance, Steuern und Währungsumrechnungen zu managen.

Alternativ können Sie über einen Employer of Record (EOR) einstellen, wenn Sie keine lokale Niederlassung im Land des Mitarbeiters haben.

Ist es günstiger, Remote-Mitarbeiter zu beschäftigen?

Oft ja – Unternehmen sparen an Büroräumen, Nebenkosten, Umzugskosten und in manchen Fällen auch an Gehältern, abhängig von den regionalen Lebenshaltungskosten.

Allerdings sollten auch Kosten wie Technikpauschalen für das Homeoffice, globale Lohnabrechnungsdienste und lokale Compliance-Gebühren berücksichtigt werden.

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