Arbeitgeber-of-Record: Vorteile und Nachteile erklärt
Employer of Record-Dienste können die globale Einstellung beschleunigen, machen lokale Firmengründungen überflüssig und helfen Ihrem Team, Gehaltsabrechnung und Compliance über Ländergrenzen hinweg zu managen. Sie sollten diese Vorteile jedoch gegen höhere Kosten pro Mitarbeitendem, weniger Kontrolle über tägliche Personalentscheidungen und eine zusätzliche Ebene an Drittanbieter-Abhängigkeit abwägen, die damit verbunden ist, über einen EOR zu arbeiten.
Ich habe erlebt, wie befreiend es ist, in neue Märkte zu expandieren, ohne selbst mit allen lokalen Regeln kämpfen zu müssen. Gleichzeitig musste ich aber akzeptieren, weniger direkten Einfluss auf Abläufe zu haben, die für unser Team wichtig sind. Hier beschreibe ich, wie ich die Vor- und Nachteile von Employer of Record-Diensten abwäge, damit Sie entscheiden können, ob sie für das Wachstum und die Compliance-Ziele Ihres Teams sinnvoll sind.
Kurzüberblick: Vor- und Nachteile von Employer of Record-Diensten
Nutzen Sie diese Tabelle, um zu sehen, wie sich die wichtigsten Vor- und Nachteile von Employer of Record-Diensten auf Ihre HR-Strategie auswirken können:
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| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Schnellere globale Einstellungen: Beschleunigen Sie das Onboarding internationaler Talente ohne langwierige Vorbereitungen. | Höhere Kosten pro Mitarbeitendem: Sie zahlen pro Person mehr als beim Aufbau einer eigenen lokalen Einheit. |
| Keine lokale Einheit erforderlich: Eintritt in neue Länder ohne eine rechtliche Geschäftseinheit gründen zu müssen. | Weniger Kontrolle als Arbeitgeber: Sie geben einen Teil der täglichen Entscheidungsfindung an den EOR ab. |
| Gehaltsabrechnung: Übertragen Sie die globale Lohnabrechnung, Zahlungen und Steuerabzüge. | Abhängigkeit von Drittanbietern: Sie sind für Compliance und arbeitsrechtliche Abläufe auf externe Dienstleister angewiesen. |
| Compliance-Unterstützung: Verlassen Sie sich auf Experten, um über Änderungen in Arbeitsgesetzen informiert zu bleiben. | Begrenzte Individualisierung: Akzeptieren Sie Standardrichtlinien, die ggf. nicht Ihrer Unternehmenskultur entsprechen. |
| Weniger administrativer HR-Aufwand: Reduzieren Sie täglichen Zeitaufwand für lokale Verwaltung und Papierkram. | Trennung vom Mitarbeitererlebnis: Risiko von Lücken in Unternehmenskultur und Kommunikation mit internationalen, remote tätigen Mitarbeitenden. |
| Regionale Benefits-Verwaltung: Bieten Sie regionsgerechte Benefits, die gesetzlichen sowie kulturellen Erwartungen entsprechen. | Komplexität beim Übergang: Zusätzliche Herausforderungen, falls Mitarbeitende später von EOR zu Ihrer eigenen Einheit wechseln sollen. |
| Geringeres Risiko der Fehlklassifizierung: Minimieren Sie Risiken für Strafen und Prüfungen wegen Fehlklassifizierung von Vertrags- oder Mitarbeitendenverhältnissen. | |
| Schnelle Marktexpansion: Betreten Sie schneller neue Märkte und testen Sie diese, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. | |
8 Vorteile von Employer of Record-Diensten
Hier sind acht wichtige Vorteile und Benefits von Employer of Record (EOR)-Diensten, die Ihrem HR-Team helfen können, neue Märkte zu erschließen und internationales Personal einfacher zu managen:
1. Schnellere globale Einstellungen
Sie können neue Teammitglieder innerhalb von Tagen – nicht Monaten – einstellen, weil EOR-Partner bereits weltweit Niederlassungen und Prozesse etabliert haben. Dies ermöglicht ein schnelleres globales Personalmanagement, da Recruiter internationale Positionen schnell besetzen können, selbst wenn Ihr Unternehmen bisher nie an diesem Standort tätig war.
Zum Beispiel bieten Deel und Remote in Dutzenden Ländern eine vorgefertigte Infrastruktur, sodass Sie Mitarbeitende hinzufügen können, sobald Sie bereit sind. Ihre Onboarding-Plattformen kümmern sich um Verträge, Papierkram und lokale Compliance – das bedeutet, Ihr HR-Team muss nicht für jede Einstellung rechtliche Beratung einholen.
Oyster HR ermöglicht es verteilten Teams ebenfalls, unkompliziert zu wachsen, indem sie Massen-Onboarding und digitale Unterschrifts-Workflows unterstützen. Dadurch vermeiden schnell arbeitende Teams Engpässe und halten Projekte auf Kurs. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie dringend gefragt Fachkräfte einstellen oder einen neuen Markt mit lokalen Mitarbeitenden testen möchten.
Wenn Sie Ihren Einstellungsprozess so schnell wie möglich gestalten möchten, beachten Sie diese Best Practices:
- Onboarding-Anforderungen klarstellen: Sammeln Sie alle nötigen Unterlagen der Kandidat:innen frühzeitig, damit es keine Verzögerungen gibt, sobald Sie jemanden ausgewählt haben.
- Zeitzonen abstimmen: Planen Sie Interviews und Verträge entsprechend der Standorte der Bewerber:innen, um Rückfragen zu minimieren.
- Kommunikation der Zeitpläne: Setzen Sie klare Erwartungen gegenüber Neuzugängen, wie schnell sie den Onboarding-Prozess durchlaufen und ab wann sie mit dem ersten Arbeitstag rechnen können.
2. Keine lokale Einheit erforderlich
Sie können Mitarbeiter in neuen Ländern beschäftigen, ohne eine kostenintensive und zeitaufwändige Rechtseinheit gründen zu müssen. So vermeiden Sie monatelangen Papierkram und regulatorischen Aufwand. Dadurch können kleine HR-Teams oder wachsende Unternehmen neue Märkte testen und internationales Talent einstellen, ohne teure Fixkosten in Kauf nehmen zu müssen.
Unternehmen nutzen diesen Ansatz oft, um neue regionale Aktivitäten zu erproben, Remote-Mitarbeitern zu ermöglichen, nahezu von überall aus zu arbeiten, oder spezialisierte Teams im Ausland aufzubauen. Mit Diensten wie Papaya Global und Pebl erledigen Sie Einstellung, Verträge und Gehaltsabrechnungen über deren bestehende Einheiten. Dadurch wird Ihr internes Rechts- und Finanzteam entlastet, da der EOR-Partner die Verantwortung für lokale Arbeitsvorschriften und Anmeldungen übernimmt.
Elements Global Services ist eine weitere Option, die viele Teams für einen schnellen Markteintritt nutzen – so können Sie internationale Mitarbeiter rechtskonform bezahlen und sich gleichzeitig auf Geschäfts- und Talentziele konzentrieren.
Mehr Vorteile daraus, keine lokale Einheit eröffnen zu müssen, ziehen Sie, wenn Sie diese Anwendungsfälle und Ziele verfolgen:
- Neue Märkte testen: Probieren Sie die Einstellung in verschiedenen Regionen aus, bevor Sie in eine vollständige Geschäftsstruktur investieren.
- Remote-Mobilität unterstützen: Halten Sie Mitarbeiter, die international umziehen möchten, ohne rechtliche Hürden.
- Betrieb flexibel skalieren: Steigern oder senken Sie die Einstellungen in einem Land, ohne sich langfristig binden zu müssen.
3. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sie geben Gehaltsberechnungen, Zahlungen, Steuererklärungen, vorgeschriebene Abzüge und die Lohnabrechnung an Ihren EOR-Partner ab. So ersparen Sie Ihrem Team die Navigation durch zahlreiche lokale Abrechnungssysteme und Steuergesetze. Das bedeutet, Sie riskieren weder verspätete Zahlungen noch das Verpassen länderspezifischer Compliance-Anforderungen – selbst wenn Ihre Mitarbeitenden auf mehrere Kontinente verteilt sind.
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen PEO und EOR zu verstehen: Ein PEO beschäftigt die Mitarbeitenden gemeinsam mit Ihrem Unternehmen und verlangt in der Regel eine lokale Rechtseinheit, während ein EOR rechtlich als Arbeitgeber auftritt, damit Sie international einstellen können, ohne in jedem Land eigene Einheiten aufzubauen.
Beispielsweise automatisieren Multiplier und Rippling beide die Gehaltsläufe, passen Steuerabzüge lokal an und steuern die Zustellung der Gehaltsabrechnungen für jedes Land. Diese Plattformen kümmern sich um die Jahresend-Steuerdokumentation und bleiben bei regulatorischen Änderungen stets aktuell, sodass Sie sich nicht darum kümmern müssen.
Remote bietet ein globales Lohnabrechnungs-Dashboard, mit dem Sie Vergütung, Abzüge und Ausgaben übersichtlich an einem Ort verfolgen können. So wird Reporting und Budgetierung für Finanz- und HR-Verantwortliche erleichtert. Diese Art von Automatisierung ist besonders nützlich, wenn Ihr Team wächst und Einstellungen sich im Laufe der Zeit auf weitere Länder ausdehnen.
Mit diesen schnellen Tipps vermeiden Sie Probleme bei der Gehaltsabrechnung und holen das Beste aus Ihrem EOR-Partner heraus:
- Länderspezifische Zahltage prüfen: Überprüfen Sie lokale Abrechnungszyklen, damit Ihre internationalen Mitarbeitenden pünktlich bezahlt werden.
- Zahlungsnachweise zentralisieren: Bewahren Sie digitale Kopien aller Lohnabrechnungen und Steuerdokumente für einfachen Zugriff und Audits auf.
- Währungsschwankungen überwachen: Prüfen Sie monatliche Abrechnungsberichte, um Budgetauswirkungen durch Wechselkurse zu erkennen.
4. Compliance-Unterstützung
Sie erhalten Expertenunterstützung zu lokalen Arbeitsgesetzen und globaler HR-Compliance, sodass Ihr Unternehmen teure Geldbußen vermeidet und die Arbeitsbedingungen überall dort rechtskonform sind, wo Sie Personal einstellen. Das ist besonders wichtig für Teams, die neue Märkte erschließen, in denen Vorschriften zu Verträgen, Urlaub und Zusatzleistungen sich unerwartet ändern können.
Dienstleister wie Atlas HXM und Safeguard Global bieten beide Compliance-Bibliotheken und Echtzeit-Updates zu rechtlichen Änderungen, damit HR-Teams Neuerungen erkennen, bevor sie zu Problemen werden. Diese Anbieter erstellen rechtssichere Verträge, verfolgen anstehende regulatorische Änderungen und beraten Ihr internes Team zu länderspezifischen Risiken.
Auch Remote unterstützt proaktiv, indem Kunden über Änderungen bei Vorschriften informiert und Verträge oder Abrechnungsprozesse angepasst werden, wenn sich Gesetze ändern. So können Sie sicher sein, dass Ihr Team stets nach den geltenden gesetzlichen Standards arbeitet, egal ob Sie in einem oder in dutzenden Ländern tätig sind.
Hier sind einige Möglichkeiten, das Compliance-Management reibungsloser zu gestalten und Ihr Risiko zu senken:
- Vertragsprüfung einholen: Lassen Sie Arbeitsverträge für jedes Land vor dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters prüfen.
- Regulatorische Änderungen dokumentieren: Führen Sie ein gemeinsames Protokoll über lokale gesetzliche Änderungen, die Ihre Mitarbeiter oder Richtlinien beeinflussen könnten.
- Compliance-Check-ins planen: Legen Sie Termine im Kalender fest, um HR-Prozesse regelmäßig zu überprüfen und sicherzustellen, dass nichts aus dem Ruder läuft.
5. Reduzierter HR-Aufwand
Sie entlasten Ihr HR-Team von der Verwaltung komplexer internationaler Unterlagen, der Administration von Sozialleistungen und lokalen Compliance-Prüfungen, sodass es sich auf strategischere Projekte und die Mitarbeiterunterstützung konzentrieren kann. Für Unternehmen mit schnellem Wachstum oder kleine Teams, die ins Ausland expandieren wollen, bedeutet das: weniger Zeit für manuelle Verwaltungsarbeiten und weniger Fehlerquellen beim Verfassen einer RFP für EOR-Dienstleistungen.
Beispielsweise bietet G-P digitale Dashboards an, über die Sie die Unterlagen, Sozialleistungen und Verträge aller Standorte zentral verwalten können. Ihre Plattform ermöglicht es, wiederkehrende HR-Aufgaben wie das Sammeln von Dokumenten und die Verwaltung von Abwesenheiten zu automatisieren.
Einige Dienste übernehmen zudem die lokale Verwaltung von Sozialleistungen, sodass Ihr Team nicht für jeden Markt Krankenversicherung, Vorsorge oder Rentenpläne recherchieren muss. Mit weniger Alltagsverwaltung kann sich HR stärker auf den Aufbau von Unternehmenskultur, die Unterstützung von Führungskräften und die Erreichung von Geschäftszielen konzentrieren.
Nutzen Sie diese Maßnahmen, um das Beste aus Ihrem EOR-Partner herauszuholen und HR-Ressourcen zu schonen:
- Wiederkehrende Aufgaben automatisieren: Nutzen Sie integrierte Tools für Urlaubsanträge, Onboarding und Vertragsverlängerungen.
- Fragen zu Sozialleistungen delegieren: Verweisen Sie Mitarbeitende für lokale Leistungsanfragen direkt an den Helpdesk Ihres EOR.
- Berichterstattung zusammenführen: Ziehen Sie zentrale Auswertungen über alle Länder hinweg, statt für jede Niederlassung separate Tabellen führen zu müssen.
6. Verwaltung lokaler Sozialleistungen
Sie bieten regionsgerechte medizinische Versorgung, Altersvorsorgepläne und gesetzliche Sozialleistungen mit minimalem Rechercheaufwand und Verwaltungsaufwand an. Damit bleiben Ihre Angebote wettbewerbsfähig und regelkonform, egal wo Sie einstellen. So können Sie lokale Erwartungen erfüllen oder sogar übertreffen – auch wenn Sie mit den Sozialleistungsregelungen oder kulturellen Standards eines Landes nicht vertraut sind.
Beispielsweise statten Oyster HR und Deel neue Mitarbeitende mit Sozialleistungspaketen aus, die den landesspezifischen Gepflogenheiten und gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Ihre Plattformen ermöglichen es, Krankenversicherung oder andere Versicherungsangebote anzupassen, ohne mit mehreren lokalen Anbietern verhandeln zu müssen.
Remote ermöglicht es, flexible Benefits wie Wellnesszuschüsse oder Fahrtkostenzuschüsse bereitzustellen, die auf Regionen zugeschnitten sind. Gerade für kleine HR-Teams oder Organisationen, die zum ersten Mal einen neuen Markt erschließen, ist das hilfreich, da die Einrichtung lokaler Sozialleistungen nicht Ihren Zeitplan verzögert oder Ihre Kandidaten verwirrt.
Mit diesen Ansätzen passen Sie Ihre Leistungspakete an jede Region ideal an:
- Mitarbeitende befragen: Fragen Sie neue Beschäftigte, auf welche Sozialleistungen sie in ihrem Land am meisten Wert legen.
- Lokale Anforderungen dokumentieren: Führen Sie einen internen Leitfaden mit gesetzlichen und marktüblichen Benefits je Region.
- Jährliche Überprüfung: Prüfen Sie Ihr Angebot vor jeder Verlängerungsperiode, um mit den sich ändernden Erwartungen Schritt zu halten.
7. Geringeres Risiko von Fehlklassifizierungen
Sie schützen Ihr Unternehmen vor rechtlichen Strafen und Nachzahlungsforderungen, indem Sie sicherstellen, dass Mitarbeitende gemäß den jeweiligen Landesvorgaben korrekt als Arbeitnehmer und nicht als Auftragnehmer klassifiziert werden. So vermeiden Sie teure Prüfungen und stärken das Vertrauen sowohl bei lokalen Behörden als auch bei internationalen Neueinstellungen.
Papaya Global und WorkMotion zum Beispiel setzen automatisierte Prüfverfahren ein, um riskante Beschäftigungsverhältnisse früh zu erkennen und Ihr Team vor der Einstellung durch die länderspezifischen Arbeitnehmerdefinitionen zu leiten. Diese Plattformen können lokal rechtskonforme Arbeitsverträge generieren und Ihr Team bei Gesetzesänderungen nach dem Onboarding informieren.
Remote stellt zudem eingebaute rechtliche Unterstützung zur Verfügung, um den Beschäftigtenstatus zu prüfen und die Unterlagen Ihres Teams auf dem neuesten Stand zu halten. Das ist besonders nützlich, wenn Sie schnell in Märkte mit strengen Klassifizierungsregeln oder sich ändernden Arbeitsgesetzen expandieren.
Nutzen Sie diese Tipps, um die Klassifizierung von Mitarbeitenden im Griff zu behalten und Compliance-Risiken zu senken:
- Pre-Employment-Prüfungen durchführen: Überprüfen Sie Checklisten vor dem Versenden eines Angebots, um die korrekte Klassifizierung abzusichern.
- Tätigkeiten klar dokumentieren: Halten Sie Aufgaben von Mitarbeitenden und Auftragnehmern getrennt in Ihren Unterlagen fest, um Ihre Statusentscheidung zu untermauern.
- Regelmäßige Überprüfungen planen: Überprüfen Sie den Klassifizierungsstatus nach größeren Projekten oder Rollenveränderungen, um auftretende Risiken frühzeitig zu erkennen.
8. Schnelle Marktexpansion
Sie können Mitarbeitende in neuen Ländern innerhalb von Tagen und nicht erst nach Monaten einstellen, sodass Ihr Unternehmen schnell handeln kann, wenn sich Chancen eröffnen. Dies ist besonders wichtig für Start-ups, die Produkte in neuen Regionen einführen, oder globale Teams, die Vertriebs- oder Supportteams unter hohem Zeitdruck aufbauen müssen.
Dienste wie Pebl und Multiplier bieten vorkonfigurierte lokale Einheiten und Onboarding-Prozesse, sodass Sie keine eigene Firma gründen oder sich von Grund auf mit den Arbeitsgesetzen vertraut machen müssen. Ihre Plattformen ermöglichen digitale Abläufe für schnelle Vertragsunterzeichnungen, bestätigte Gehaltsabrechnungen und zügige Hintergrundüberprüfungen.
Auch Remote vereinfacht den Prozess, indem sofort rechtskonforme Arbeitsverträge erstellt werden und es Personalverantwortlichen ermöglicht wird, Onboarding-Aufgaben über ein einziges Dashboard zu steuern. Damit können Sie marktgerecht reagieren, neue Kunden gewinnen oder Pilotteams starten, ohne auf langwierige Einrichtung oder rechtliche Prüfungen warten zu müssen.
So holen Sie das Beste aus einem schnellen Markteintritt heraus:
- Priorisierte Kernmärkte: Konzentrieren Sie Ihre ersten Einstellungen auf Regionen mit dem größten Geschäftspotenzial.
- Onboarding-Aufgaben bündeln: Versenden Sie Willkommenspakete und erfassen Sie Compliance-Dokumente zusammen mit den Arbeitsverträgen.
- Lokale Ansprechpersonen zuweisen: Bestimmen Sie HR-Mitarbeitende oder Teamleitungen als verantwortliche Kontaktpersonen für Ihre ersten Einstellungen vor Ort.
6 Nachteile von Employer of Record Services
Obwohl Employer of Record Services neue Möglichkeiten für das globale Recruiting eröffnen, gibt es einige Nachteile und Abwägungen, die Sie vor dem Start berücksichtigen sollten:
1. Höhere Kosten pro Mitarbeitendem
Sie zahlen eine Servicegebühr zusätzlich zum Grundgehalt und zu den Leistungen, was die Kosten für Employer of Record mit wachsendem Personalbestand schnell ansteigen lässt (im Vergleich zum Payrolling, zum Beispiel). Für Teams, die schnell wachsen wollen oder eine große Präsenz in einem Markt aufbauen möchten, können diese Gebühren sich schnell summieren und das gesamte Recruiting-Budget belasten.
Beispielsweise verlangen Deel und Oyster HR eine monatliche Gebühr für jede/n eingestellte/n Mitarbeitende/n, während Remote seine Dienste pro Person, die Sie einstellen, bepreist. Diese Plattformen bieten zwar Unterstützung in puncto Compliance und eine gebündelte Lohnabrechnung zur Entlastung manueller Verwaltung, aber mit zunehmender Teamgröße kann der Nutzen durch die höheren Anfangskosten aufgewogen werden.
Dies kann zu einem wichtigen Kriterium für Finanz- und HR-Verantwortliche werden, die zwischen Kostenmanagement und Unternehmenswachstum abwägen müssen.
Folgende Ansätze können helfen, gestiegene Gebühren pro Einstellung abzufedern oder zu rechtfertigen:
- Personalobergrenzen festlegen: Überprüfen Sie die Kosten regelmäßig und wechseln Sie zum Aufbau einer lokalen Einheit, sobald Sie eine bestimmte Teamgröße in einem Land überschreiten.
- Dienste bündeln: Nutzen Sie kombinierte HR- und Payroll-Features, um mehr Nutzen aus jeder Gebühr zu ziehen.
- Budget schon im Angebotsprozess berücksichtigen: Kalkulieren Sie Plattformgebühren frühzeitig in Ihre Einstellungs- und Vergütungsplanung ein.
2. Weniger Arbeitgebendenkontrolle
Sie verlassen sich auf ein anderes Unternehmen, das Verträge, Gehaltsabrechnung und einige HR-Prozesse übernimmt, wodurch Ihr Team weniger Einfluss darauf hat, wie Richtlinien umgesetzt oder wie bestimmte arbeitsrechtliche Entscheidungen getroffen werden. Das kann problematisch werden, wenn Sie globale Richtlinien an lokale Bedürfnisse anpassen wollen oder schnelle individuelle Änderungen benötigen.
Beispielsweise verwalten Oyster HR und Deel Arbeitsverträge, Urlaubsregelungen und Kündigungsprozesse mit standardisierten Vorlagen. Remote ermöglicht gewisse Flexibilität, übernimmt jedoch dennoch große Teile des Compliance-Prozesses für Sie.
Obwohl diese Schutzmaßnahmen Risiken minimieren, fühlt sich Ihr HR-Team möglicherweise von wichtigen Kontaktpunkten zu Mitarbeitenden entfernt, was es erschwert, eine maßgeschneiderte Employee Experience zu bieten oder in sich verändernden Märkten schnell zu reagieren.
Versuchen Sie die folgenden Schritte, um bei wichtigen Entscheidungen und Prozessen eingebunden zu bleiben:
- Regelmäßige Abstimmungen einplanen: Treffen Sie sich monatlich mit Ihrem Dienstleister, um Richtlinien zu überprüfen und Probleme umgehend zu lösen.
- Administratorzugang anfordern: Bitten Sie um Einblick in Dokumentation, Payroll- und Onboarding-Systeme, um Vorgänge in Echtzeit nachzuverfolgen.
- Lokalen Eskalationsplan entwickeln: Richten Sie für dringende HR-Entscheidungen oder sensible Personalfälle klar definierte Kanäle ein.
3. Abhängigkeit von Drittanbietern
Wenn Sie sich darauf verlassen, dass ein externes Unternehmen das Arbeitsverhältnis verwaltet, kann dies Ihr Geschäftsrisiko erhöhen, falls diese Partei technische Probleme, Serviceverzögerungen oder Eigentümerwechsel erlebt. Dies kann Gehaltsabrechnungen, Onboarding-Fristen oder sogar das tägliche Teammanagement stören – gerade wenn Sie in unbekannten Märkten zügig expandieren.
Anbieter wie Pebl und Remote bieten dedizierten Support und Service-Level-Agreements, um diese Risiken zu minimieren. Sie garantieren pünktliche Lohnabrechnung und stellen den Zugang zu lokalen Experten sicher. Deel bietet einen 24/7-Helpdesk sowie regelmäßige Systemaktualisierungen, um Problemen vorausschauend zu begegnen.
Trotzdem müssen Teams darauf vertrauen können, dass ihr Anbieter stabil bleibt, stets aktuelle Compliance-Anforderungen einhält und auch in Zeiten von Veränderungen oder Krisen reaktionsschnell agiert, da ihrer laufenden Leistung und Zuverlässigkeit der Geschäftsbetrieb maßgeblich abhängt.
Nutzen Sie diese Strategien, um Risiken durch die Abhängigkeit von externen Dienstleistern zu minimieren:
- Prüfen Sie die Stabilität des Anbieters: Überprüfen Sie die finanzielle Situation, Kundenbewertungen und die Vorfallshistorie, bevor Sie eine Partnerschaft eingehen.
- Definieren Sie klare SLAs: Legen Sie spezifische Reaktionszeiten und Eskalationswege vertraglich fest.
- Halten Sie Backup-Kontakte bereit: Halten Sie alternative Ansprechpartner vor, falls Ihr primärer Support nicht erreichbar ist.
4. Eingeschränkte Individualisierung
Möglicherweise sind Sie gezwungen, standardisierte Verträge, Vergütungen und HR-Workflows zu nutzen, die nicht vollständig Ihrer Unternehmenskultur oder speziellen betrieblichen Anforderungen entsprechen. Dadurch wird Ihre Fähigkeit eingeschränkt, besondere Vorteile, lokale Anpassungen oder eigene Vertragsbedingungen zu bieten – insbesondere, wenn Sie ein weltweit konsistentes Markenbild bewahren möchten.
Beispielsweise bieten Remote und Deel eine gewisse Flexibilität bei Vertragszusätzen und lokalen Leistungen, während sich mit Papaya Global mehrere Leistungspakete leicht verwalten lassen. Dennoch können diese Optionen oft keine sehr spezifischen Wünsche wie individuelle Urlaubsregelungen oder Nischenvorteile unterstützen.
Wenn Ihr Team großen Wert auf maßgeschneiderte Personalprogramme legt oder spezielle Anreize in neuen Märkten einführen möchte, stoßen Sie eventuell bei vorgegebenen Employer-of-Record-Lösungen auf Hindernisse.
Folgende Ansätze helfen, Standardisierungsgrenzen zu umgehen:
- Setzen Sie Prioritäten bei unverzichtbaren Richtlinien: Definieren Sie Ihre unverhandelbaren Anforderungen vor der Einführung und konzentrieren Sie die Verhandlungen auf Ihre wichtigsten Prioritäten.
- Vermitteln Sie Ihre Unternehmenskultur: Ergänzen Sie standardisierte Abläufe durch Handbücher, Trainings oder Einführungsmaßnahmen, um Ihre Firmenwerte vor Ort zu stärken.
- Nutzten Sie Zusätze für Flexibilität: Fordern Sie Vertragszusätze für lokale Anpassungen an, auch wenn keine vollständige Individualisierung möglich ist.
5. Kluft in der Mitarbeitererfahrung
Wenn ein anderes Unternehmen als juristischer Arbeitgeber auftritt, könnten Ihre Mitarbeitenden widersprüchliche Informationen oder Unterstützung von der Plattform erhalten anstatt direkt vom eigenen HR-Team. Das kann zu Unsicherheiten bezüglich Leistungen, Richtlinien oder der richtigen Ansprechperson bei sensiblen Anliegen führen – gerade in neuen oder entfernten Märkten.
So stellt beispielsweise Deel einen zentralen Zugang für Urlaubsanträge und Dokumente bereit, während Oyster HR eine lokale Einführung und mehrsprachigen Payroll-Support anbietet. Diese Tools verbessern die Mitarbeitererfahrung, aber Mitarbeitende fühlen sich eventuell trotzdem weniger mit dem eigenen HR-Team oder der Unternehmenskultur verbunden.
Mit der Zeit führt diese Trennung zu weniger Engagement, inkonsistenter Kommunikation und einer weniger einheitlichen Mitarbeitererfahrung in globalen Teams.
So können Sie Lücken in der Mitarbeitererfahrung überbrücken:
- Klare Rollen im Support erläutern: Erklären Sie verständlich, wer für welche Anliegen zuständig ist und wie man sowohl interne als auch externe HR-Kontakte erreichen kann.
- Individuelles Onboarding gestalten: Ordnen Sie neuen Mitarbeitenden interne Mentor:innen zu und organisieren Sie regelmäßige Treffen mit der Unternehmensleitung.
- Regelmäßiges Feedback einholen: Nutzen Sie Umfragen oder informelle Runden, um Missverständnisse zu erkennen und auf wiederkehrende Anliegen der Mitarbeitenden zu reagieren.
6. Komplexität bei Übergängen
Mitarbeitende vom Employer-of-Record-Status in eine Direktanstellung zu überführen oder zwischen Anbietern zu wechseln, bedeutet meist juristische, regulatorische und lohnbuchhalterische Herausforderungen. Teams riskieren Zahlungsrückstände, Vertragslücken oder sogar Bußgelder, wenn einzelne Schritte im Übergang nicht sorgfältig begleitet werden.
Die meisten Anbieter wie Papaya Global und Pebl bieten Unterstützung beim Übergang und Compliance-Leitfäden zur rechtzeitigen Planung an. Remote setzt auf dedizierte Account Manager und Funktionen zur Massenabmeldung, um den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Trotz dieser Hilfestellungen sind eine genaue Planung und ausreichende interne Ressourcen notwendig, damit Mitarbeiterdaten korrekt bleiben, Sozialleistungen nahtlos weiterlaufen und lokale arbeitsrechtliche Vorgaben beim Übergang eingehalten werden.
Beherzigen Sie diese Maßnahmen, um schwierige Übergänge reibungslos zu gestalten:
- Wichtige Termine festlegen: Erstellen Sie einen klaren Zeitplan mit Meilensteinen für Kündigungsfristen, letzte Zahlungen und formale Übergaben.
- Lokale Experten einbinden: Ziehen Sie juristische oder HR-Berater:innen in jedem Land hinzu, um Verträge zu prüfen und Compliance abzusichern.
- Frühzeitige Kommunikation: Informieren Sie Mitarbeitende rechtzeitig, was sie erwarten können, und stellen Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Übergang bereit.
Sind Employer of Record Services das Richtige für Sie?
Die Wahl von Employer of Record Services bedeutet, dass Ihr Team schnell in neuen Märkten agieren kann und Aufgaben wie Compliance und Gehaltsabrechnung abgibt – allerdings verlieren Sie dadurch einen Teil an Kontrolle, Flexibilität und Budget. Überlegen Sie, wie viel Individualisierung, direkten HR-Kontakt oder Risikomanagement Sie intern behalten möchten. Überprüfen Sie Ihre Prioritäten, Kapazitäten und mögliche Risiken bei Employer of Record Services, um die Vorteile und Freiheiten gegen potenzielle Kompromisse abzuwägen, bevor Sie entscheiden.
Nutzen Sie diese Tabelle, um typische Situationen zu vergleichen, in denen Employer of Record Services besonders sinnvoll sind – und wann eine andere Einstellungsstrategie die bessere Wahl wäre:
| Nutzen Sie Employer of Record Services, wenn… | Nutzen Sie eine andere Lösung, wenn… |
|---|---|
| Sie Mitarbeitende schnell in einem neuen Land einstellen müssen | Sie vollständige Kontrolle über Verträge und HR-Richtlinien benötigen |
| Sie Talente in neuen Märkten testen möchten, bevor Sie sich lokal etablieren | Sie bereits eine eigene juristische Einheit im Zielland besitzen |
| Ihr Team kein Expertenwissen im lokalen Arbeitsrecht und in Compliance besitzt | Sie planen, individuelle Vorteile oder Zusatzleistungen für jedes Land zu gestalten |
| Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für Gehaltsabrechnung und Steuermanagement reduzieren möchten | Sie persönlichen, direkten HR-Support für alle Mitarbeitenden priorisieren |
| Sie Vertriebs-, Support- oder Projektteams kurzfristig für Projekte ausbauen | Ihre Belegschaft spezielle oder länderspezifische Anstellungsbedingungen benötigt |
| Sie das Risiko und die Kosten für den Aufbau einer lokalen Niederlassung vermeiden möchten | Sie planen, Mitarbeitende innerhalb eines Jahres in eine Direktanstellung zu übernehmen |
| Globale Einstellungen nötig sind, um Positionen mit seltenen Fähigkeiten zu besetzen | Sie sich Sorgen über eingeschränkten Beziehungsaufbau zwischen Mitarbeitenden und HR machen |
Top Employer of Record Services, die Sie in Betracht ziehen sollten
Hier ist meine Shortlist der besten Employer of Record Services:
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Kennen Sie die Gesamtkosten, bevor Sie sich festlegen
Die hier behandelten Vor- und Nachteile bieten Ihnen eine solide Grundlage, aber für eine präzise Budgetplanung müssen Sie tiefer gehen – insbesondere, wenn Sie bestimmte Anbieter evaluieren. Bevor Sie etwas unterschreiben, sollten Sie sich mit den versteckten EOR-Kosten vertraut machen, die selten in Verkaufsgesprächen auftauchen – von Devisenaufschlägen und Offboarding-Gebühren bis hin zu gesetzlichen Beitragslücken, die Ihre tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter deutlich über den angegebenen Preis hinaustreiben können.