11 Best Practices für hybride Arbeitskräfte im Jahr 2026

Immer mehr Arbeitgeber suchen nach dem idealen Gleichgewicht zwischen Flexibilität für ihre Mitarbeitenden und der Wiederbelebung ihrer Unternehmenskultur im Büro.

Während die Debatte weiter tobt (und wohl noch eine Weile andauern wird), sind sich die überwiegende Mehrheit der Führungskräfte und HR-Expert:innen einig, dass die Zukunft der Arbeit hybrid ist.

Hybridarbeit ist nicht nur enorm beliebt, sondern auch bewiesen, dass sie dazu beiträgt, „Work-Life-Balance, Mitarbeiterbindung und Engagement zu verbessern, ohne die Performance zu beeinträchtigen.“

Als HR-Leiterin habe ich meine Führungskräfte zunächst durch den Wechsel zur Remote-Arbeit während der Pandemie begleitet und anschließend das hybride Arbeitsmodell mitentwickelt. Ich kann Ihnen sagen, es ist keine leichte Aufgabe.

Ich werde ständig daran erinnert, dass Menschen komplexe und emotionale Wesen sind. Für den Erfolg muss ein hybrides Modell die vielfältigen Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Organisation und Ihrer Mitarbeitenden gleichermaßen berücksichtigen.

Hier erläutere ich die Herausforderungen bei der Einführung eines hybriden Modells sowie bewährte Praktiken, um das Beste aus beiden Welten optimal für Ihr Unternehmen zu nutzen.

Was ist hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit zwischen Büro und Zuhause aufteilen. Abhängig vom Unternehmen und den internen Richtlinien gibt es hierfür unterschiedliche Steuerungsgrade.

Manche Organisationen erlauben ihren Mitarbeitenden die Freiheit, je nach Aufgabe oder Tagesstimmung ihren Arbeitsplatz zu wählen, während andere genauer vorschreiben, wie und wo gearbeitet werden soll.

Das Modell berücksichtigt die unterschiedlichen Bedürfnisse der Beschäftigten, denn manche Aufgaben lassen sich besser in ruhiger, konzentrierter Umgebung erledigen, während andere von persönlicher Zusammenarbeit profitieren. 

Es ist inzwischen ein beliebtes Arbeitsmodell für viele Unternehmen und kann – sofern richtig umgesetzt – dazu beitragen, die Arbeitgebermarke zu stärken, das Engagement zu fördern und Büro-Kosten zu senken.

Vorteile des hybriden Arbeitens

Hybrides Arbeiten bietet zahlreiche Vorteile – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer.

Wie hybrides Arbeiten Arbeitgebern zugutekommt 

Kostensenkung

Nach den Personalkosten sind Immobilienausgaben meist der größte Kostenfaktor für Unternehmen. Mit einer durchdachten Büroplanung und der passenden Hot-Desk-Buchungssoftware kann hybrides Arbeiten Immobilienkosten senken.

Es ist daher ein „Selbstläufer“, dass hybrides Arbeiten ganz oben auf der Agenda stehen sollte, um freiwerdende Mittel anderweitig zu investieren.

Leichtere Personalgewinnung

Wie bereits eingangs erwähnt, bevorzugt die Mehrheit ein hybrides Arbeitsmodell gegenüber einer reinen Präsenzpflicht im Büro. Firmen, die Hybridlösungen anbieten, haben somit Vorteile im Wettbewerb um Talente.

Produktivität und Bindung

Zahlreiche Studien belegen die positiven Auswirkungen von Hybridarbeit auf Produktivität und Zufriedenheit. 

Immer mehr Arbeitgeber berichten, dass die Einführung eines hybriden Arbeitszeitmodells die Produktivität ihrer Mitarbeitenden gesteigert hat. 

Dies wiederum hat sich auch positiv auf die Arbeitszufriedenheit ausgewirkt. Ein Bericht von Gallup zeigt, dass 50 % der befragten Führungskräfte und Manager:innen „verbesserte Mitarbeiterbindung“ zu den fünf größten Vorteilen des hybriden Arbeitens zählen.

Flexibilität und Widerstandsfähigkeit 

Wie die abrupte Stillegung des „normalen Lebens“ im Jahr 2020 gezeigt hat, waren nur wenige Organisationen flexibel und widerstandsfähig genug, um spontan auf Veränderungen zu reagieren. 

In einem meiner früheren Unternehmen haben die Teams, die bereits hybrid arbeiteten, besser auf die Veränderungen reagiert. Die „Präsenz“-Mitarbeitenden benötigten mehr Zeit und Ressourcen, um sich umzustellen und wieder das gewohnte Produktivitätslevel zu erreichen.

Unternehmen mit einer hybriden Arbeitsweise sind besser darauf vorbereitet, auf plötzliche Schocks zu reagieren und in solchen Situationen widerstandsfähiger zu sein. Das Führen verteilter Teams in einem hybriden Umfeld erfordert jedoch flexibles Leadership und einen anpassungsfähigen Technologieeinsatz.

So profitieren Mitarbeitende vom hybriden Arbeiten 

Gesundheit und Wohlbefinden 

Eine neue Studie von IWG ergab, dass hybride Mitarbeitende von einer verbesserten geistigen und körperlichen Gesundheit profitieren. 

Weniger Zeit für das Pendeln und weniger Tage im Büro ermöglichen es ihnen, mehr Sport zu treiben, länger zu schlafen und sich gesünder zu ernähren – was zu einer deutlich gesünderen Belegschaft führt. 

Darüber hinaus führt die zusätzliche Zeit für Hausarbeiten oder das Abholen der Kinder von der Schule dazu, dass hybrides Arbeiten einen gesünderen Lebensstil fördert. 

Kosteneinsparungen

Neben der Förderung von Wohlbefinden und einem gesunden Lebensstil ermöglicht hybrides Arbeiten auch die Reduzierung von Ausgaben für Transport, Essen, Kleidung und sogar Kinderbetreuung.

Netzwerke erweitern

Richtig umgesetzt kann hybrides Arbeiten Menschen zusammenbringen, die sonst nicht miteinander arbeiten würden.

Abhängig von der Bürogestaltung und dem Ansatz im Flächenmanagement durch Techniken wie Hot Desking können Bereiche geschaffen werden, in denen Mitarbeitende aktiv oder auch spontan mit Kolleg:innen zusammenarbeiten, mit denen sie sonst keinen Kontakt hätten.

9 Herausforderungen bei hybridem Arbeiten

Hier sind einige Herausforderungen, denen ich bei der Entwicklung unserer hybriden Workforce-Strategie begegnet bin. 

1. Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden

Wo Kolleg:innen arbeiten und wie häufig sie im Büro sind, bleibt ein umstrittenes Thema. 

Viele Mitarbeitende gewannen während der COVID-19-Pandemie erheblich an Flexibilität, auf die sie ungern verzichten möchten. Wenn Präferenzen und Bedenken von Mitarbeitenden nicht beachtet werden, kann dies zu Unzufriedenheit, fehlender Motivation und Kündigungen führen.

2. Nutzung der Büroflächen

Ein Hauptvorteil von Hybridarbeit ist, dass Arbeitgebende ihre Büroflächen reduzieren und die Flächennutzung optimieren können. 

Doch dieser potenzielle Kostenvorteil bringt eigene Herausforderungen mit sich. Eine Verkleinerung kann bedeuten, dass Mitarbeitende auf Hotdesking- oder „Hoteling“-Konzepte umsteigen müssen, was manchmal schwierig zu koordinieren ist.

Weitere Änderungen der Büroaufteilung können nötig sein, um das Beste aus dem vorhandenen Raum zu machen (z. B. das Umwandeln von klassischen Einzelbüros in Kollaborationsbereiche für persönliche Zusammenarbeit).

3. Technologie

Der Wechsel zwischen Büro und Remote-Standorten erfordert die richtige technologische Infrastruktur, einschließlich sicherer Netzwerkverbindungen, Laptops und Collaboration-Tools. 

Außerdem kann es notwendig sein, auf Spezialsoftware und Bürotechnik zurückzugreifen, um das Mitarbeitenden-Management zu erleichtern.

Beispielsweise sind elektronische Signatur-Tools für hybride Beschäftigte unerlässlich, da sie es ermöglichen, von überall aus Dokumente zu unterzeichnen.

4. Datensicherheit

Wenn Kolleg:innen von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, werden erweiterte Informationssicherheitsprotokolle benötigt, damit sensible Daten des Unternehmens und der Kunden geschützt bleiben. 

Remote-Arbeit erhöht das Risiko von Social Engineering, Phishing und dem Zugriff auf vertrauliche Daten über unsichere Netzwerke. 

Tatsächlich sind Mitarbeitende, die remote arbeiten, dreimal so gefährdet, auf Phishing-E-Mails hereinzufallen wie jene, die vom Büro aus arbeiten.

Remote-Arbeit erfordert verstärkte Maßnahmen, um Mitarbeitende vor Malware und Cyberangriffen zu schützen und sicherzustellen, dass alle Daten ausschließlich über gesicherte Geräte abgerufen werden. 

5. Onboarding und Integration neuer Mitarbeitender

Auch wenn Remote-Arbeit einige Effizienzgewinne beim Onboarding ermöglicht, ist zusätzliche Planung erforderlich, um einen reibungslosen Einstieg und die Integration neuer Mitarbeitender ins Unternehmen sicherzustellen.

Gezielte Maßnahmen sind an Präsenztagen nötig, damit die Kolleg:innen die Unternehmenskultur kennenlernen, Kontakte knüpfen und die für den Erfolg wichtigen Beziehungen aufbauen können (z. B. durch eine Präsenz-Patenschaft mit einer erfahrenen Person, die im selben Rhythmus ins Büro kommt und beim Onboarding unterstützt). 

Dies gilt insbesondere, wenn Sie darüber nachdenken, neue, unerfahrene Mitarbeitende in Ihr Unternehmen zu integrieren, die noch nie in einer Büroumgebung gearbeitet haben und zugleich von dem Netzwerk und der Mentoring-Möglichkeit profitieren, die ein Büro bietet.

6. Inklusivität und Gleichberechtigung

Es besteht die Gefahr, ein Umfeld zu schaffen, das Mitarbeitende vor Ort gegenüber Remote-Arbeitenden oder Angestellten in kleineren Satellitenbüros bevorzugt. Hierzu zählen eingeschränkte Sichtbarkeit hinsichtlich Karrierechancen sowie Herausforderungen beim Netzwerken und Zugang zu Informationen.

7. Effektive Zusammenarbeit

Eine verbesserte Zusammenarbeit ist einer der Hauptvorteile, mit denen Arbeitgeber ihre hybriden Arbeitsmodelle bewerben. 

Dennoch können für remote Arbeitende oder solche an verschiedenen Standorten/Satellitenbüros weiterhin Herausforderungen bei der Zusammenarbeit auftreten – besonders in Situationen, in denen viele Kolleginnen und Kollegen physisch gemeinsam anwesend sind, während andere virtuell beitragen möchten.

8. Work-Life-Balance

Sowohl die Büroarbeit als auch das Arbeiten im Homeoffice bringt Vor- und Nachteile für eine gesunde Work-Life-Balance mit sich.

Auf der einen Seite fällt es Menschen im Homeoffice schwerer, wirklich abzuschalten und die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatzeit verschwimmen.

Nach Feierabend das Büro zu verlassen, erleichtert das Abschalten, aber der Nachteil für einige ist ein sehr langer Arbeitsweg, der viel Zeit in Anspruch nimmt. Es ist wichtig anzuerkennen, dass unterschiedliche Menschen unterschiedlich davon betroffen sind.

9. Virtuelle Meeting-Müdigkeit

Virtuelle Meeting-Müdigkeit in hybriden Arbeitsumgebungen entsteht durch eine erhöhte kognitive Belastung aufgrund fehlender nonverbaler Signale sowie durch den ständigen Wechsel zwischen HR-Tools & Apps. Hinzu kommt ein ständiges "Always-on"-Gefühl, physische Belastung durch Bildschirmzeit sowie die Herausforderung, Remote- und Präsenz-Interaktionen auszubalancieren – all das fördert Erschöpfung.

Falls Sie gelegentliche persönliche Treffen fördern möchten, um dem entgegenzuwirken, setzen Sie auf Meetingraum-Buchungstools mit personalisierbaren Einladungen und Benachrichtigungen, damit die Mitarbeitenden wissen, wann ihre Anwesenheit vor Ort unerlässlich ist.

11 Best Practices für hybride Arbeitsmodelle

Basierend auf den oben beschriebenen Herausforderungen finden Sie hier meine Strategien und bewährten Methoden, um Ihr hybrides Arbeitsmodell erfolgreich zu gestalten.

1. Fangen Sie mit Mitarbeiterfeedback an

Auch wenn die Herausforderungen bei der Einführung eines hybriden Arbeitsmodells überwältigend erscheinen können, ist die gute Nachricht: Wir wissen inzwischen viel besser, was funktioniert und was nicht. 

80 % der Führungskräfte bereuen ihre frühen Pläne für eine Rückkehr ins Büro, doch durch ihre Versuche und Irrtümer hat sich gezeigt: Die Erfolgreichsten "treffen Entscheidungen gemeinsam mit ihren Mitarbeitenden, nicht über deren Köpfe hinweg".

Wie American Express herausgefunden hat, ist es entscheidend, das Feedback der Mitarbeitenden frühzeitig einzuholen und sie an der Ausgestaltung Ihres Modells zu beteiligen – damit alle mitziehen und das hybride Arbeitsmodell zu ihnen passt.

Dafür bedarf es einer gewissen Zielgerichtetheit, um die richtigen Erkenntnisse zu gewinnen und das Feedback der Mitarbeitenden sinnvoll in die Planung einfließen zu lassen. Priya Parker bringt das schön auf den Punkt:

„Mitarbeitende zu fragen, ob sie ins Büro zurückkehren möchten, ist die falsche Frage. Man sollte stattdessen fragen: Worauf haben Sie sich während der Zeit der physischen Distanz am meisten gefreut? Was haben Sie nicht vermisst und könnten sofort loslassen? Welche neuen Formen des Zusammenseins haben Sie während der Pandemie aus Notwendigkeit erfunden und waren positiv überrascht? Was sollten wir jetzt ausprobieren?“

Weitere gute Fragen wären zum Beispiel: 

• Welche Aufgaben oder Tätigkeiten erledigen Sie im Homeoffice produktiver? Welche machen Sie lieber im Büro?
• Wie können wir effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote- und Büroteams sicherstellen?
• Welcher Grad an Flexibilität ist für Sie am nützlichsten? 
• Welche Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten sollten angeboten werden, um im hybriden Arbeitsumfeld eine optimale berufliche Entwicklung zu gewährleisten?

2. Erstellen Sie einen Change-Management-Plan

Wie bei jeder anderen großen Veränderung in Ihrer Organisation ist ein Change-Management-Plan entscheidend, um Ihr Unternehmen sicher durch den Wandel zum hybriden Arbeitsmodell zu führen. 

Veränderung kann sehr belastend für Mitarbeitende sein und, wenn sie nicht richtig begleitet wird, zu Produktivitätsverlust, sinkender Moral und erhöhter Fluktuation führen.

Hier kommt Ihr Change-Management-Plan ins Spiel: Eine gut durchdachte Umsetzungsstrategie minimiert Widerstand, adressiert Ängste und Unsicherheiten, sichert die Produktivität – und sorgt letztlich dafür, dass die Veränderung angenommen und langfristig erfolgreich wird.  

Change-Management-Pläne beginnen damit, ein Bewusstsein für das WARUM hinter der Veränderung zu schaffen und gehen gezielt auf die individuellen Anliegen jeder betroffenen Zielgruppe ein.

Es ist entscheidend, dass Sie bei Ihren Kolleginnen und Kollegen Bewusstsein schaffen und den Entscheidungsprozess transparent machen.

Darüber hinaus stellt die Befähigung von Ihren Führungskräften, als Veränderungsmultiplikatoren zu agieren und ihre Teams durch den Adoptionsprozess zu leiten, sicher, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen die notwendige Unterstützung erhalten, um die verschiedenen Phasen der Veränderungsadaption erfolgreich zu meistern.  

Größe, Umfang und Komplexität Ihres Unternehmens bestimmen, wie viel Change Management erforderlich ist, um die Einführung der hybriden Arbeitswelt zu unterstützen.  

So kann es beispielsweise notwendig sein, spezifische Strategien für Nischengruppen oder Personas innerhalb Ihres Unternehmens zu entwickeln. Wenn Ihr Unternehmen über spezialisierte Change-Management-Expert:innen verfügt, ist es unerlässlich, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um eine passende Change-Management- und Kommunikationsstrategie zu erarbeiten.

Ein Werkzeug, das ich insbesondere für Laien, die wenig Erfahrung mit Change Management haben, als besonders hilfreich empfinde, ist die Change Adoption Curve.

Dieses Werkzeug und die dazugehörige Visualisierung helfen Ihnen, die verschiedenen Phasen zu durchdenken, durch die Ihre Mitarbeitenden beim Übergang zum neuen hybriden Modell geführt werden müssen.

Weiterführende Lektüre: Change Management im Personalwesen: Veränderungen als HR-Professional effektiv begleiten

3. Sicherstellen, dass Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen 

Führungskräfte in Ihrem Unternehmen müssen sich der Wirkung ihres eigenen Handelns besonders bewusst sein.  

Heuchlerisches Verhalten nach dem Motto „Tu, was ich sage, nicht, was ich tue“ untergräbt Ihren gesamten hybriden Arbeitsplan.

Mit gutem Beispiel voranzugehen kann dazu beitragen, eine positive Atmosphäre zu schaffen, das Verhalten der Mitarbeitenden zu beeinflussen und eine Vertrauenskultur sowie Zusammenarbeit im neuen hybriden Arbeitsumfeld zu etablieren.

Einige Wege, wie Ihre Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen können, sind:

Zu den Vorreitern werden

Führungskräfte können ihre Unterstützung für das hybride Arbeitsmodell zeigen, indem sie als Erste aktiv an sowohl Remote- als auch Vor-Ort-Aktivitäten teilnehmen. Wenn Ihre Führungskräfte den neuen hybriden Ansatz zuerst übernehmen, bevor die breite Mitarbeiterschaft dazu aufgefordert wird, können sie die Vorteile und die Flexibilität dieses Arbeitsmodells unmittelbar aufzeigen.

Effektiv zwischen Remote- und Bürotagen balancieren

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Führungskräfte das, was sie predigen, auch vorleben, vor allem beim Ausbalancieren von Homeoffice- und Bürozeiten. Wenn Führungskräfte die Vorteile von Remote-Tagen genauso nutzen wie die Arbeit im Büro, setzt dies ein Signal und gibt den Mitarbeitenden Sicherheit, dass sie ihr individuelles Gleichgewicht finden dürfen.   

Klar und transparent kommunizieren

Ein Teil des Führungsverständnisses besteht darin, die Unternehmensperspektive zu vertreten, selbst bei schwierigen Gesprächen. Es ist wichtig, dass Führungskräfte die ständige Kommunikation nicht scheuen und ihren Teams eine klare Vision des Unternehmens vermitteln.

Aktiv zuhören und sich anpassen

Die Hälfte effektiver Kommunikation ist Zuhören. Führungskräfte müssen aktiv zuhören, die Anliegen ihrer Kolleginnen und Kollegen wahrnehmen und auf ihre Fragen eingehen. 

So weit möglich, sollten Führungskräfte flexibel reagieren und ihren Teams im Rahmen der hybriden Arbeitsrichtlinien Handlungsspielraum geben (z. B. die Zeiten, zu denen sie im Büro anwesend sein müssen, lockern, weniger beliebte Tage für Büroarbeit anpassen oder zu Beginn des hybriden Modells eine Schonfrist gewähren, damit sich die Mitarbeitenden auf die neuen Erwartungen einstellen können).  

Ein inklusives Umfeld schaffen

Zuletzt sollten Führungskräfte darauf achten, ein integratives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sowohl remote Arbeitende als auch Büroangestellte erfolgreich sein können.  Das bedeutet, dass sowohl Remote-Teams als auch Präsenzmitarbeitende aktiv an Diskussionen, Entscheidungsprozessen beteiligt werden und die verdiente Anerkennung erhalten.

4. Ein Playbook erstellen

Gleb Tspiursky, eine der aktivsten Stimmen im Bereich der hybriden Arbeitswelt, weist auf einen grundlegenden Fehler hin, den viele Unternehmen beim Thema hybrides Arbeiten begehen: 68 % der Unternehmen verfügen über kein strukturiertes Playbook zur Unterstützung ihres hybriden Modells. 

Wie Tsipursky hervorhebt: „Die Zukunft der Arbeit ist hybrid, und deren Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wie gut unser Ansatz für dieses Modell dokumentiert ist.“

Ein Playbook ist unerlässlich, um Konsistenz, Effizienz, Wissensaustausch und bedarfsgerechte Unterstützung für Ihre Mitarbeitenden und Führungskräfte zu gewährleisten. Zudem unterstützt es die Skalierbarkeit sowie die Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitender in Ihr Unternehmen.

Zu den Punkten, die Sie in Ihr hybrides Playbook aufnehmen sollten, gehören:

• Begründung. Das „Warum“ hinter Ihrem hybriden Ansatz. 
• Überblick über das Hybridmodell. Eine leicht verständliche Zusammenfassung Ihres Modells 
• Erwartungen zu Arbeitszeiten und -plänen. Einzelne Parameter in Bezug auf Arbeitszeiten/Schichten.
• Unterstützung für Arbeitsplätze und Ausrüstung. Erklären Sie, wo Ihre Mitarbeitenden arbeiten werden (z. B. feste Arbeitsplätze, Shared-Desk-Bereiche, Zugang zu Druckern usw.). 
• Rollen und Verantwortlichkeiten. Legen Sie die speziellen Verantwortlichkeiten im Prozess dar, insbesondere für Führungskräfte und welche Aufgaben sie übernehmen müssen, um ihre Teams zu unterstützen/welchen Entscheidungsspielraum sie haben. 
• Strategischer Einsatz von Teams: Einige Aufgaben profitieren von Zusammenarbeit, während andere individuell erledigt werden können.
• Kommunikationsrichtlinien. Wie sollen Ihre Führungskräfte und andere Mitarbeitende über Ihr neues hybrides Arbeitsumfeld kommunizieren?
• Tools zur Teamzusammenarbeit. Die verfügbaren Werkzeuge und Methoden zur Unterstützung hybrider Arbeit und Ressourcen, um deren Nutzung zu fördern (z. B. Microsoft Teams, Zoom, usw.). 
• Lösung zum Dokumentenmanagement. Eine Möglichkeit, Mitarbeitenden überall Zugriff auf die benötigten Unternehmensdokumente zu geben, von Prozessanleitungen bis hin zu verschiedenen Vorlagen.
• Weitere Ressourcen und Kontakte. Zusätzliche Hilfsmittel und Hinweise, wo sich die Mitarbeitenden bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf hinwenden können.

Ihr Playbook sollte an einem Ort veröffentlicht werden, der sowohl für Mitarbeitende als auch Führungskräfte leicht zugänglich ist.  

Eine gängige Best Practice ist es, eine Seite im Intranet Ihres Unternehmens oder in einem gemeinsamen Ablageort speziell für Ihr Hybridmodell bereitzustellen.

Dort können Sie Ihr Playbook und weitere Ressourcen (zum Beispiel Trainingsunterlagen für Führungskräfte hybrider Teams) veröffentlichen.

Sobald Ihr Ansatz zum hybriden Arbeiten vollständig etabliert ist, sollten Sie das Playbook in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen, sodass es Teil des Onboardings und der gesamten Employee Experience wird.

5. Die richtigen Tools nutzen 

Die richtigen Tools für die Zusammenarbeit und entsprechende Prozesse sind entscheidend für ein erfolgreiches hybrides Arbeitsumfeld.  

Ihre Teams sollten unabhängig davon effektiv zusammenarbeiten können, ob sie vor Ort oder remote tätig sind. Möglicherweise sollten Sie auch prüfen, ob bestimmte Abläufe angepasst werden müssen, um bessere Zusammenarbeit über verschiedene Arbeitsumgebungen hinweg zu ermöglichen.

Eines meiner Lieblingstools, das mein Team und ich übernommen haben, ist Miro—im Grunde eine Online-Whiteboard-Plattform, die im Technologiebereich von agilen Produktteams häufig genutzt wird.

Wir haben festgestellt, dass sich damit hervorragende synchrone und asynchrone Zusammenarbeit realisieren lässt, Informationen zentral gespeichert werden und Innovation sowie Kreativität gefördert werden. Wir haben es sogar genutzt, um Workshops zur Mitarbeitereinbindung und Teambuilding-Aktivitäten durchzuführen.

6. Flexibles Arbeiten ermöglichen 

Es ist entscheidend, Ihren Mitarbeitenden so viel Flexibilität wie möglich im Rahmen Ihres hybriden Arbeitsmodells zu bieten.  

Laut einer Studie von McKinsey wird flexible Arbeit nahezu flächendeckend angenommen, wenn sie Mitarbeitenden angeboten wird.

Tatsächlich werden 87 % der Arbeitnehmenden die Angebote für hybrides, ortsunabhängiges Arbeiten nutzen, wenn sie die Möglichkeit dazu haben.  

Mitarbeitende schätzen Flexibilität durch ihren Arbeitgeber heute mehr denn je, weshalb ein flexibles Modell, bei dem Ihr Team den hybriden Arbeitsalltag selbstbestimmt gestalten kann, für das Engagement und die Motivation von Mitarbeitenden entscheidend sein kann. 

Überlegen Sie, bei folgenden Aspekten Flexibilität zu ermöglichen:

• Geleistete Arbeitsstunden (d. h. Betreuungspersonen, Eltern usw. ermöglichen, ihre Arbeitszeiten an familiäre Verpflichtungen anzupassen) 
• Anzahl der Tage im Büro gegenüber dem mobilen Arbeiten
• Anzahl der Arbeitstage im Büro 
• Kompakte Arbeitswoche (z. B. vier Zehn-Stunden-Tage) 
• Gleitzeit
• Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes 
• Kurzfristiges mobiles Arbeiten nach Bedarf 
• Umfassende Urlaubsoptionen zur Berücksichtigung persönlicher Bedürfnisse.

7. Fairness bei Meetings 

Sie werden wahrscheinlich auf Situationen stoßen, in denen einige Mitarbeitende im Büro sind, während andere remote oder in einem anderen Bürostandort arbeiten. Es ist wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem alle Kolleginnen und Kollegen unabhängig von ihrem Arbeitsort ihre Stimme einbringen können.  

Berücksichtigen Sie Folgendes, um die Fairness bei Meetings zu unterstützen:

• Vereinbaren Sie Grundregeln und fördern Sie die aktive Teilnahme
• Setzen Sie hybride, videokonferenzfreundliche Tools ein
• Wechseln Sie die Besprechungsorte
• Bereiten Sie Meetings vorab durch Unterlagen und klare Tagesordnungen vor.

Tools wie Zoom können durch Nebengespräche, verpasste soziale Signale oder technische Probleme zu Verwirrung führen. Führungskräfte sollten diese Dynamiken bewusst und gezielt steuern.

8. Gemeinsame Tage gezielt gestalten

Verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation sollten das Herzstück der Büroerfahrung Ihrer Mitarbeitenden darstellen. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen, bedarf es jedoch sorgfältiger Planung und Abstimmung.  

Beachten Sie folgende Tipps, damit Ihre Teams das Beste aus ihren gemeinsamen Präsenztagen herausholen:

Physische Räume optimieren

Nutzen Sie ein agiles Arbeitsplatzkonzept, um Ihre Arbeitsumgebung für verschiedene Arbeitsweisen zu optimieren (z. B. Teamzonen, Einzelarbeitsplätze, Ruhezonen usw.). Sollte Ihr Büro noch wie eine traditionelle, einförmige Fläche aus aneinandergereihten Kabinen aussehen, ist es Zeit für eine Modernisierung.

Mit Teammitgliedern abstimmen

Gemeinsame Präsenzzeit bringt nur dann etwas, wenn die Menschen auch wirklich—im Büro präsent sind. Erwartungen sollten im Vorfeld klar geregelt werden, damit die Terminpläne des Teams aufeinander abgestimmt sind und alle Mitarbeitenden verfügbar sind sowie sich über die Ziele ihrer gemeinsamen Zeit einig sind. Führungskräfte sollten klar festlegen, was das Team erreichen möchte und welche Aufgaben die Zusammenarbeit vor Ort erfordern.

Team-Meetings und Einzelgespräche fördern

Zentrale Berührungspunkte wie Teammeetings und Einzelgespräche sind eine hervorragende Nutzung der Zeit im Büro. Persönliche Teammeetings fördern die Kommunikation, das Gemeinschaftsgefühl und die Motivation.  

Ebenso ermöglichen persönliche Einzelgespräche Führungskräften, Beziehungen zu stärken und gehaltvollere Gespräche zu führen. Dies kann besonders hilfreich bei der individuellen Förderung, Feedbackgabe und Unterstützung der beruflichen Entwicklung sein.

Kollaborative Erfahrungen priorisieren

Workshops, Brainstorming-Sitzungen und andere gemeinschaftliche Meetings eignen sich besonders gut für Präsenzzeit.

Führungskräfte sollten sich eng mit ihren Teams abstimmen, um zu erkennen, welche Aufgaben besondere Zusammenarbeit und den persönlichen Austausch erfordern könnten. 

Netzwerk- und Sozialzeiten

Netzwerken und gemeinsames Sozialerleben sind entscheidend für Mitarbeiterengagement, Wohlbefinden und berufliches Wachstum. Das gilt insbesondere für jüngere und neue Angestellte, die noch dabei sind, die Unternehmenskultur und das Vorgehen für eine gelungene Laufbahn im Unternehmen kennenzulernen.

Lernen und Entwicklung

Manche Lern- und Entwicklungsaktivitäten profitieren ebenfalls von persönlichen Begegnungen. 

Trainings, Workshops, praxisnahe Weiterbildungen, Coachings und Kompetenzaufbau sind hervorragende Möglichkeiten, die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden weiterzuentwickeln.

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass gemeinsame Präsenzerfahrungen im Rahmen dieser Maßnahmen auch das Teambuilding fördern können.

9. Autonomie und Ausrichtung ausbalancieren

Das Gleichgewicht zwischen Autonomie und Ausrichtung ist eine wichtige Best Practice für hybrides Arbeiten, weil sie Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Aufgaben eigenständig zu organisieren und gleichzeitig sicherstellt, dass sie im Einklang mit den Zielen des Unternehmens und des Teams handeln.

Hier einige Tipps:

• Klare Ziele und Erwartungen setzen: Definieren Sie klare, messbare Ziele für jedes Teammitglied und stellen Sie sicher, dass sie verstehen, wie ihre Arbeit zu den übergeordneten Unternehmenszielen beiträgt.
• Regelmäßige Check-ins und Feedback: Führen Sie regelmäßige, strukturierte Treffen durch (z. B. wöchentlich oder alle zwei Wochen), um Fortschritte, Herausforderungen und nächste Schritte zu besprechen. So bleiben die Teams auf Kurs, während sie dennoch eigenständig agieren können.

10. Eine Strategie zum Zuhören nach der Einführung etablieren

Es ist nicht nur entscheidend, das Feedback Ihrer Mitarbeitenden bereits bei der Entwicklung Ihres hybriden Arbeitsplatzmodells einzuholen, sondern ebenso wichtig ist eine gut entwickelte Zuhörstrategie, um den Erfolg Ihres hybriden Arbeitsmodells laufend zu evaluieren und es entsprechend den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden weiterzuentwickeln.

Indem Sie Ihren Mitarbeitenden Gehör verschaffen, ermöglichen Sie ihnen, aktiv an der Gestaltung des hybriden Arbeitsmodells mitzuwirken – was zu höherem Engagement, Zufriedenheit und Produktivität führen kann.

Nutzen Sie beispielsweise Mitarbeiterbefragungen, Fokusgruppen oder Einzelgespräche, um anonymes Feedback in Ihrem Kollegenkreis einzuholen. Wichtig ist dabei, einen sicheren Raum zu schaffen, in dem Ihre Mitarbeitenden offen Rückmeldungen geben und ihre Meinung äußern können.

Letztlich – was nützt eine Zuhörstrategie, wenn Sie nichts daraus ableiten und umsetzen?  

Wie für alle Produkte und Dienstleistungen, die Sie Ihren Mitarbeitenden anbieten, sollten Sie auch Ihr hybrides Arbeitsmodell nach der Einführung stetig weiterentwickeln und optimieren.  

Es ist stets eine bewährte Praxis, Ihren Mitarbeitenden mitzuteilen, dass „ihre Stimme gehört wurde“, und sie an den Veränderungen teilhaben zu lassen, die Sie auf Grundlage ihres Feedbacks vornehmen. 

Dies fördert das Engagement und schafft eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende auch künftig gerne Feedback geben.

11. Einfach mal zum Hörer greifen

Bei all den technischen Kollaborations- und Chat-Tools heutzutage kann es leicht passieren, dass man direkte, spontane Gespräche vernachlässigt. 

Soweit möglich sollten Führungskräfte für diese Form der Unterstützung erreichbar sein – und Teammitglieder sich wohl genug fühlen, einfach mal zum Telefon zu greifen und anzurufen.  

Denken Sie daran: Sie sind einzigartig 

Obwohl es viele Diskussionen über den „richtigen Weg“ zur Einführung eines hybriden Arbeitsmodells gibt, ist es wichtig, im Hinterkopf zu behalten: Jede Organisation ist so individuell und komplex wie die Menschen, die sie ausmachen.

Auch wenn der Blick auf Best Practices und der Austausch von Erfahrungen mit anderen sinnvoll ist, ist es ebenso entscheidend, offen zu bleiben und den eigenen Ansatz an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Wie Deloitte betont: „Es gibt keine Lösung von der Stange für all diese Herausforderungen. Es gibt kein einziges Drehbuch für alle Unternehmen, denn jedes hat andere Kontextbedingungen, Geschäftsmodelle und Ökosysteme sowie unterschiedliche Reifegrade in diesen Bereichen, unterschiedliche Unternehmenskulturen, internationale Verflechtungen, einen Generationenmix usw.“

Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter

Weitere Tipps zum hybriden Arbeiten erhalten Sie, wenn Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Unternehmensführungskräfte abonnieren. Dort vermitteln wir Wissen und Erfahrungen, die Sie in Ihrer Karriere weiterbringen und Ihrem Unternehmen zu noch mehr Wirkung verhelfen.