Leitfaden zur offenen Anmeldung: 5 Schritte zum Erfolg im Jahr 2026
Die Navigation durch die offene Einschreibungsphase kann selbst für erfahrene Personalprofis schwierig sein.
Ich habe aus erster Hand die vielen Herausforderungen erlebt, mit denen HR-Profis während der offenen Einschreibung konfrontiert sind. Zwischen dem Management von Leistungs-Erneuerungen, Partnerschaften mit Anbietern und Systemanforderungen ist die größte Hürde, die Mitarbeitenden in den Einschreibungsprozess einzubinden.
Muss die offene Einschreibung also kompliziert sein? Nein, wir können proaktiv Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass unsere Teams auf Erfolgskurs sind. Als erfahrene/r Benefits-Expert/in mit über 12 offenen Einschreibungsperioden freue ich mich, einige Best Practices und Tipps zu teilen, um das Einschreibungserlebnis Ihres Unternehmens zu optimieren.
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Was ist die offene Einschreibungsphase und wie funktioniert sie?
Das jährliche Zeitfenster zur offenen Einschreibung ermöglicht es Ihren leistungspflichtigen Mitarbeiter:innen, sich neu anzumelden, die Unternehmensleistungen zu ändern oder abzuwählen – außerhalb eines qualifizierten Lebensereignisses oder einer anderen besonderen Einschreibungsperiode – für das kommende Leistungsjahr.
Leistungsangebote beinhalten in der Regel eine Kombination aus arbeitgeberfinanzierten Plänen wie:
- Krankenversicherungspläne— Health Maintenance Organization (HMO), Preferred Provider Organization (PPO) oder High Deductible Health Plan (HDHP)
- Seh- und Zahnzusatzversicherung
- Steuervorteils-Konten— Flexible Spending Accounts (FSA), Health Savings Accounts (HSA), Health Reimbursement Accounts (HRA)
- Invaliditäts- und Lebensversicherungen.
Das jährliche Zeitfenster zur offenen Einschreibung findet im Herbst statt und kann je nach Organisation zwischen zwei und vier Wochen dauern.
Für Mitarbeitende kann das Verpassen dieses Zeitfensters dazu führen, dass sie ihren Krankenversicherungsschutz verlieren oder mit Leistungen dastehen, die ihren aktuellen Bedürfnissen oder denen ihrer mitversicherten Angehörigen nicht entsprechen.
Das könnte bedeuten, dass sie notwendige medizinische Leistungen aus eigener Tasche bezahlen müssen oder ganz auf den Besuch von Fachkräften verzichten.
Deshalb ist es so wichtig, die Beschäftigten einzubinden, damit sie die Vorteile der Einschreibung verstehen und nutzen können.
5 Schritte zur Vorbereitung einer erfolgreichen Leistungs-Einschreibungsphase
Vorausschauend planen
Für Mitarbeitende scheint die Planung der offenen Einschreibungsphase oft wie ein Zaubertrick, bei dem plötzlich alles erscheint – für HR-Profis fühlt es sich dagegen oft wie eine Zirkus-Jonglage an.
In dieser Zeit tragen HR-Profis viele Hüte: Wir sind Verhandler:innen, Strateg:innen, Lehrende, Projektmanager:innen und Implementierungsspezialist:innen.
Ein detaillierter Projektplan hilft Ihnen dabei, die verschiedenen Fristen, Aufgaben, Meilensteine und Partnerschaften auszubalancieren, um eine reibungslose offene Einschreibung sicherzustellen.
Als bewährte Vorgehensweise gilt: Ihre Einschreibungsplanung sollte spätestens 3 Monate vor dem gewünschten Einschreibungszeitraum starten.
Die Planung sollte gemeinsam zwischen Ihnen, Ihrem Maklerteam und den Leistungsanbietern erfolgen.
Da Organisationen Schwierigkeiten haben, mit den steigenden Gesundheitskosten Schritt zu halten, ist es unbedingt erforderlich, mit Ihrem Maklerteam die Leistungs-Erneuerungen zu evaluieren.
In diesen Gesprächen präsentiert Ihnen Ihr Maklerteam bisherige Leistungsdaten, anhand derer Sie feststellen können, ob Ihr Leistungspaket Ihre Mitarbeitenden ausreichend unterstützt oder Verbesserungen erforderlich sind.
Sollten Sie Lücken in Ihren Leistungsangeboten feststellen, ist dies der richtige Zeitpunkt, um Änderungen am Leistungsdesign, neue Leistungsangebote oder neue Anbieterpartnerschaften zu planen.
In dieser Zeit sollten Sie auch Meetings mit Ihren Leistungsanbietern abhalten, um etwaige Systemanforderungen bei der Nutzung von Benefits-Management-Software zu besprechen und wichtige Fristen für die nachträgliche Datenübermittlung festzuhalten.
Um diese Gespräche zu erleichtern, können Sie Ihr Maklerteam einbinden – dieses koordiniert gerne die Termine in Ihrem Namen.
Sobald die Leistungs-Erneuerungen und -Designs abgeschlossen sind, können Sie mit einem Kommunikations- und Schulungsplan beginnen, um klare Erwartungen zu setzen und Tools für die Mitarbeitenden bereitzustellen, damit sie sich proaktiv auf die bevorstehende Einschreibung vorbereiten können.
Einen effizienten Kommunikationsplan aufstellen
Eine der häufigsten Herausforderungen, denen Arbeitgeber:innen während der offenen Einschreibung begegnen, ist die Mitarbeiterbindung.
Für HR-Profis fühlt es sich manchmal an, als würden alle Kommunikationsversuche bei den Kolleg:innen auf taube Ohren stoßen.
Andererseits schilderten mir einige Mitarbeitende, dass sie sich von einer Informationsflut überwältigt fühlten und sich deshalb aus dem Prozess zurückzogen.
Eine wirkungsvolle Kommunikationsstrategie sollte daher Folgendes leisten:
Legen Sie frühzeitig klare Fristen und Erwartungen fest
Da sich die Mitarbeitenden auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren, hilft es ihnen, wenn Sie mindestens zwei Wochen vor Ihrem gewählten Starttermin der Anmeldung einen detaillierten Zeitplan mit allen notwendigen Terminen und erforderlichen Maßnahmen bereitstellen, um ihre Zeit besser einteilen zu können.
Die Kommunikation sollte auch festlegen, wann die gewählten Leistungen in Kraft treten und was geschieht, falls keine Aktion seitens der Mitarbeitenden erfolgt.
Heben Sie wichtige Leistungsänderungen und neue Angebote hervor
Während die Mitarbeitenden den Prozess der offenen Anmeldung durchlaufen, ist die häufigste Frage: „Werden sich meine Leistungen ändern?“.
Indem Sie Anpassungen der Leistungen während der offenen Anmeldung in den Mittelpunkt stellen, stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nicht die Chance verpassen, sich für eine Leistung zu entscheiden, die besser zu ihren Bedürfnissen und denen ihrer mitversicherten Familienmitgliedern passt.
Stellen Sie sicher, dass Informationen und Ressourcen zur offenen Anmeldung leicht zugänglich sind
Wenn Sie Tools wie das Intranet Ihres Unternehmens oder eine virtuelle Pinnwand als zentrale Anlaufstelle für alle Ressourcen zur offenen Anmeldung nutzen, stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende schnell und einfach die erforderlichen Informationen finden und darauf zugreifen können.
Nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege
Kommunikationsstile und -präferenzen sind unterschiedlich – einige Mitarbeitende nutzen überwiegend E-Mails, andere bevorzugen Instant Messaging usw.
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitteilungen alle Mitarbeitenden erreichen, ist es unerlässlich, mehrere Kommunikationskanäle zu nutzen.
Hier einige Beispiele:
- Intranet
- Nachrichtenkanäle (wie Slack)
- Interne Social-Media-Plattformen
- Mitarbeiterhandbuch.
Richten Sie Mitteilungen gezielt an Ihre Belegschaft
Auch wenn alle Mitarbeitenden die anfänglichen Informationen und Ressourcen zur offenen Anmeldung erhalten sollten, ist es wichtig, Erinnerungen und Folgekommunikationen gezielt an Mitarbeitende zu senden, die noch nicht aktiv geworden sind.
So vermeiden Sie Verwirrung bei Mitarbeitenden, die die gewünschten Maßnahmen bereits rechtzeitig erledigt haben, und stellen gleichzeitig sicher, dass alle, die noch nicht aktiv geworden sind, über die kommenden Fristen informiert sind.
Wenn Sie eine Software zur Leistungsverwaltung nutzen, können Sie mühelos Reportings zum Anmeldestatus erstellen, um den Überblick über Mitarbeitende zu behalten, bei denen eine Nachverfolgung nötig ist – und Erinnerungen automatisieren.
Wenn Kommunikation richtig durchgeführt wird, sind die Mitarbeitenden stärker in den Prozess eingebunden und haben letztendlich das Gefühl, ihre Leistungen besser im Griff zu haben.
Stärken Sie Ihre Mitarbeitenden durch Bildung
Auch wenn Leistungsangebote ein enormes Instrument zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden sind, fällt es vielen schwer zu verstehen, wie ihre Leistungen tatsächlich funktionieren.
Tatsächlich fühlen sich laut der Metlife-Benefit-Trend-Studie 2022 35 % der Mitarbeitenden durch die von ihrem Arbeitgeber bereitgestellten Informationen zu Leistungen eher verwirrt als aufgeklärt.
Auch wenn wir Begriffe wie Zuzahlung, Selbstbehalt, Mitversicherung und maximalen Eigenanteil verstehen, sind die meisten Mitarbeitenden mit diesen Begriffen nicht vertraut.
Dieses fehlende Verständnis davon, wie Gesundheitsleistungen funktionieren, steigert das Stresslevel, wenn Mitarbeitende während der offenen Anmeldung wichtige Entscheidungen treffen müssen.
Leistungsbezogene Bildung muss nicht kompliziert sein – entscheidend ist, dass Sie Ihre Belegschaft dort abholen, wo sie steht.
Zur Vorbereitung Ihrer offenen Anmeldung ist es sinnvoll, eine Umfrage zu Leistungen zu versenden, um Feedback zur Verständlichkeit des Leistungspakets Ihres Unternehmens einzuholen.
Die gesammelten Informationen sollten Ihre Veranstaltungs- und Ressourcenplanung rund um Leistungen steuern. Wir nehmen Informationen unterschiedlich auf – sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Mitarbeitenden verschiedene Bildungsmöglichkeiten bieten. Das kann beispielsweise sein:
- Sprechstunden zu Leistungen
- Informationsveranstaltungen (virtuell, persönlich oder beides)
- Webinare zu Leistungen/Anmeldung
- Online- und gedruckte Ressourcen (z. B. Leitfaden zur offenen Anmeldung, Leistungsübersichten usw.).
Ich empfehle Ihnen, Ihr Team für Leistungsberatung sowie Ihre Anbieter einzubinden. Oft können diese Informationsveranstaltungen durchführen oder Ihnen eine Vielzahl von Ressourcen rund um Sozialleistungen zur Verfügung stellen, die Sie mit Ihrer Belegschaft teilen können.
Mitarbeiter durch Bildungsangebote und Werkzeuge zu unterstützen, befähigt sie, aktiv zu werden, und fördert darüber hinaus das Verständnis für den Wert ihres Leistungspakets.
Technologie wo möglich einsetzen
Die Zeiten, in denen Papierkram den Prozess der offenen Einschreibung bestimmte, sind vorbei. Eine zuverlässige Software zur Leistungsverwaltung kann die offene Einschreibung von Anfang bis Ende automatisieren.
Diese Tools helfen, den Einschreibungsprozess zu vereinfachen, indem sie es den HR-Teams ermöglichen, eine zentrale Plattform zu schaffen, auf der Leistungspläne verwaltet, Einschreibungen erfasst, Mitarbeiterengagement nachverfolgt und Einschreibungsdateien direkt an Versicherungsträger gesendet werden, sodass die Anbieterportale stets aktualisierte Informationen widerspiegeln.
Software zur Leistungsverwaltung erleichtert nicht nur Arbeitgebern das Leben, sondern macht auch den gesamten Auswahlprozess für Mitarbeiter durch die benutzerfreundliche Oberfläche weniger überwältigend.
Auf Mitarbeiterseite bieten die meisten Leistungsverwaltungssoftwares ein Self-Service-Portal, in dem Beschäftigte wichtige Fristenerinnerungen erhalten, offene Aufgaben zur Einschreibung verfolgen und ihre aktuellen Leistungspläne sowie eventuelle Änderungen nach Abgabe ihrer Einschreibungsaufgabe einsehen können.
Nachbereitungsarbeiten nach der Einschreibung genauso priorisieren wie die Frühplanung
Puh! Die Phase der offenen Einschreibung ist vorbei und jetzt ist Prüfungszeit!
Durchführung von Audits zur offenen Einschreibung ist entscheidend, um einen reibungslosen Start in das Leistungsjahr sicherzustellen.
Indem Sie sich die Zeit nehmen, die Einschreibungsdaten zu prüfen, bevor sie an Ihren Versicherungsträger übermittelt werden, können Sie Abweichungen erkennen und rechtzeitig Korrekturen vornehmen, um sicherzustellen, dass die aktuellsten Daten vor dem Leistungsbeginn geladen werden.
Sobald Ihr Einschreibungs-Audit abgeschlossen ist, sollten Sie sich mit Ihren Leistungsanbietern abstimmen, um zu bestätigen, dass die Einschreibungsdateien empfangen und verarbeitet wurden. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter zeitnah ihre aktualisierten Leistungsausweise sowie alle erforderlichen Mitteilungen von den Versicherungsträgern erhalten.
Auch eine Überprüfung der ersten Rechnungen ab Planstart kann sicherstellen, dass die Lohnabzüge der Mitarbeitenden angepasst wurden, um die neuen Leistungswahlen widerzuspiegeln.
Diese Vorsichtsmaßnahmen helfen, Komplikationen beim Zugang zur Versorgung zu vermeiden, sobald das neue Leistungsjahr beginnt, und verringern den Bedarf an Lohnkorrekturen – was letztlich zu einem nahtlosen Leistungsübergang führt.
Einschreibungs-Audits können zudem helfen, besser zu verstehen, welche Mitarbeiterleistungen bei den Beschäftigten im Trend liegen.
Mit diesen Informationen können Sie Ihr Leistungsprogramm bewerten und entscheiden, ob für das nächste Jahr Änderungen erforderlich sind.
Zum Abschluss der offenen Einschreibungsphase kann es sinnvoll sein, eine Umfrage zu versenden, um Feedback von den Mitarbeitenden zu ihrer Einschreibungserfahrung zu sammeln.
Gesammelte Daten können HR-Fachkräfte dabei unterstützen, ihre Prozesse zu evaluieren und Verbesserungen dort vorzunehmen, wo sie für die nächste offene Einschreibungsphase erforderlich sind.
Best Practices für offene Einschreibungen
Auch wenn die offene Einschreibung ein saisonales Ereignis ist, können die in dieser Zeit gesetzten Maßnahmen langfristige Auswirkungen auf den Zugang der Belegschaft zur Versorgung im nächsten Planjahr haben.
Mit der Umsetzung dieser bewährten Methoden können Sie das Einschreibungserlebnis Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig verbessern.
- Beginnen Sie mit der Planung mindestens 3 Monate vor Ihrem gewünschten Zeitraum für die offene Einschreibung. Je mehr Zeit Sie haben, desto besser.
- Passen Sie die offene Einschreibung an Ihre Belegschaft an; Tools wie Umfragen können sicherstellen, dass Entscheidungen den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden entsprechen.
- Nehmen Sie die Unterstützung Ihres Maklers und der Leistungenanbieter in Anspruch, da diese oft bereits teilbare Informationsmaterialien bereithalten und Informationsveranstaltungen organisieren können.
- Kommunizieren Sie frühzeitig und regelmäßig; teilen Sie wichtige Termine und Informationen zu Leistungen mindestens 2 Wochen vor Beginn der Einschreibung mit und erinnern Sie anschließend wöchentlich daran.
- Nutzen Sie verschiedene Kommunikationskanäle. Verwenden Sie E-Mail, Instant Messaging, das Intranet Ihres Unternehmens, Informationsveranstaltungen, Webinare etc. Nicht jeder liest E-Mails regelmäßig – durch vielfältige Kommunikationswege stellen Sie sicher, dass die Informationen alle erreichen.
- Automatisieren Sie Prozesse, wo möglich, mit Technologie. Mit Tools wie Software zur Leistungsverwaltung oder Lohnabrechnungssoftware können Sie Arbeitsabläufe konfigurieren, um den Einschreibevorgang für Mitarbeiter:innen zu erleichtern und gleichzeitig den Fortschritt zu überwachen.
- Überprüfen Sie Ihre Einschreibedaten, sobald das Einschreibefenster geschlossen ist. So werden Abweichungen rechtzeitig erkannt und können vor Beginn des Planjahres korrigiert werden.
Wenn Sie dem oben genannten Prozess und den Best Practices folgen, sind Sie bestens für einen reibungslosen Einschreibevorgang gerüstet.
Für weitere Unterstützung oder Beratung finden Sie mich in der People Managing People Community – eine unterstützende Gemeinschaft von HR- und Geschäftsleitenden, die leidenschaftlich daran arbeiten, die Organisationen der Zukunft zu gestalten.
