Leitfaden zur offenen Einschreibung: 5 Schritte zum Erfolg im Jahr 2026
Die Navigation durch die offene Einschreibungsphase kann selbst für erfahrene Personalverantwortliche eine Herausforderung sein.
Ich habe aus erster Hand die vielen Herausforderungen erlebt, denen sich HR-Profis während der offenen Einschreibung stellen müssen.
Neben der Verwaltung von Leistungs-Erneuerungen, Partnerschaften mit Anbietern und Systemanforderungen ist die größte Hürde, die Mitarbeitenden im Einschreibungsprozess eingebunden zu halten.
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Muss die offene Einschreibungsphase also kompliziert sein? Nein, wir können proaktive Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass unsere Teams auf Erfolgskurs sind.
Als erfahrene Benefits-Expertin mit über 12 betreuten offenen Einschreibungszyklen teile ich gerne einige Best Practices und Tipps, um die offene Einschreibung in Ihrem Unternehmen positiv zu gestalten.
Was ist die offene Einschreibungsphase und wie funktioniert sie?
Im jährlichen Zeitfenster der offenen Einschreibung können leistungsberechtigte Mitarbeitende sich neu anmelden, bestehende Optionen ändern oder Pläne des Arbeitgebers für das kommende Versicherungsjahr abwählen – und zwar unabhängig von einem qualifizierenden Lebensereignis oder einer anderen besonderen Einschreibungsfrist.
Leistungsangebote umfassen typischerweise eine Kombination arbeitgeberfinanzierter Pläne, wie zum Beispiel:
- Krankenversicherungen—Health Maintenance Organization (HMO), Preferred Provider Organization (PPO) oder hochfranchisierter Gesundheitsplan (HDHP)
- Seh- und Zahnzusatzversicherungen
- Steuerlich bevorzugte Konten—Flexible Spending Accounts (FSA), Health Savings Accounts (HSA), Health Reimbursement Accounts (HRA)
- Berufsunfähigkeits- und Lebensversicherung.
Die jährliche offene Einschreibungsphase findet im Herbst statt und dauert je nach Unternehmen zwischen zwei und vier Wochen.
Wer dieses Zeitfenster verpasst, riskiert, den Krankenversicherungsschutz zu verlieren oder bleibt mit Leistungen, die nicht mehr zur aktuellen Situation oder zu abgesicherten Angehörigen passen, zurück.
Das könnte bedeuten, dass sie notwendige medizinische Leistungen selbst zahlen müssen oder auf Facharztbesuche ganz verzichten.
Deshalb ist es so wichtig, die Mitarbeitenden aktiv einzubinden, damit sie Leistungen verstehen und nutzen können.
5 Schritte zur erfolgreichen Vorbereitung der Leistungs-Einschreibung
Vorausplanen
Für Mitarbeitende mag die Vorbereitung auf die offene Einschreibungsphase erscheinen, als ziehe ein Zauberer ein Kaninchen aus dem Hut. Für HR-Fachkräfte fühlt sich das Ganze dagegen oft eher wie ein Drahtseilakt im Zirkus an.
Während dieser Zeit übernehmen Personaler viele verschiedene Rollen: Wir sind Verhandlungsführende, Strategen, Wissensvermittelnde, Projektleitende und Umsetzende.
Ein detaillierter Projektplan hilft, die unterschiedlichen Fristen, Aufgaben, Meilensteine und Partnerschaften im Blick zu behalten und einen reibungslosen Ablauf der offenen Einschreibungsphase zu gewährleisten.
Als Best Practice gilt: Die Planung für die Einschreibungsphase sollte spätestens 3 Monate vor dem gewünschten Einschreibungszeitraum beginnen.
Die Planung sollte gemeinsam mit Ihrem Maklerteam und den Leistungsträgern erfolgen.
Da Unternehmen Schwierigkeiten haben, mit den steigenden Gesundheitskosten Schritt zu halten, ist es unerlässlich, gemeinsam mit dem Maklerteam die Erneuerung bestehender Leistungen zu überprüfen.
In diesen Gesprächen präsentiert Ihr Maklerteam Daten zur bisherigen Leistungsinanspruchnahme. So können Sie feststellen, ob Ihr Benefit-Paket für Ihre Mitarbeitenden ausreichend ist oder angepasst werden sollte.
Stellen Sie dabei Lücken im Leistungsangebot fest, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, Änderungen an der Gestaltung, neue Angebote oder neue Partner zu planen.
Außerdem sollten Sie gemeinsam mit den Leistungsanbietern Systemanforderungen (z. B. im Fall von Benefit-Management-Software) besprechen und wichtige Fristen für den Versand der Dateien nach der Einschreibung notieren.
Um diese Abstimmungsprozesse zu erleichtern, nutzen Sie die Unterstützung Ihres Maklerteams, das diese Termine auch koordinieren kann.
Sobald die Leistungs-Erneuerungen und Plangestaltung feststehen, können Sie mit der Ausarbeitung eines Kommunikations- und Schulungskonzepts beginnen, damit Mitarbeitende klar informiert und gezielt vorbereitet werden, um bei der anstehenden Einschreibung aktiv zu werden.
Einen effizienten Kommunikationsplan aufstellen
Einer der häufigsten Stolpersteine bei der offenen Einschreibung ist die Einbindung der Mitarbeitenden.
Für HR-Fachkräfte wirkt es manchmal, als würden trotz vieler Kommunikationsversuche die Kolleginnen und Kollegen nicht erreicht werden.
Auf der anderen Seite berichten manche Mitarbeitenden von Informationsüberflutung, was sie dazu brachte, sich vom Prozess zurückzuziehen.
Deshalb habe ich festgestellt, dass eine effektive Kommunikationsstrategie Folgendes bewirkt:
Setzen Sie frühzeitig klare Fristen und Erwartungen
Da sich Mitarbeitende auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren, hilft es ihnen, wenn sie mindestens zwei Wochen vor dem von Ihnen gewählten Beginn der Einschreibefrist einen detaillierten Zeitplan mit allen erforderlichen Terminen und Maßnahmen erhalten. So können sie ihre Zeit besser einteilen.
In den Mitteilungen sollte auch angegeben werden, wann die gewählten Leistungen in Kraft treten und was passiert, wenn keine Handlung erfolgt.
Heben Sie wesentliche Änderungen und neue Leistungsangebote hervor
Während die Mitarbeitenden den Prozess der offenen Anmeldung durchlaufen, stellen sie am häufigsten die Frage: „Ändern sich meine Leistungen?“
Wenn Sie Leistungsänderungen während der offenen Anmeldung in den Fokus rücken, stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende nicht die Chance verpassen, sich für eine Leistung einzuschreiben, die ihren Bedürfnissen und denen ihrer mitversicherten Familienmitglieder besser entspricht.
Stellen Sie sicher, dass Informationen und Ressourcen zur offenen Anmeldung leicht zugänglich sind
Wenn Sie Tools wie das Intranet Ihres Unternehmens oder ein virtuelles schwarzes Brett als zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Unterlagen zur offenen Anmeldung nutzen, wissen Mitarbeitende, wo und wie sie Informationen einfach finden können.
Nutzen Sie verschiedene Kommunikationswege
Kommunikationsstile und -präferenzen sind unterschiedlich – einige Mitarbeitende nutzen hauptsächlich E-Mails, während andere Sofortnachrichten vorziehen usw.
Um sicherzustellen, dass Ihre Mitteilungen alle Mitarbeitenden erreichen, ist es unerlässlich, mehrere Kommunikationskanäle einzusetzen.
Hier einige Beispiele:
- Intranet
- Kommunikationskanäle für Nachrichten (z. B. Slack)
- Interne soziale Medien-Plattformen
- Mitarbeiterhandbuch.
Richten Sie die Kommunikation gezielt an Ihre Belegschaft
Auch wenn alle Mitarbeitenden die initialen Informationen und Ressourcen zur offenen Anmeldung erhalten sollten, ist es wichtig, Erinnerungen und Folgemitteilungen gezielt an jene zu richten, die noch nicht gehandelt haben.
Das verringert die Verwirrung unter Mitarbeitenden, die die geforderten Aktionen termingerecht abgeschlossen haben, und sorgt dafür, dass den anderen die anstehenden Fristen bewusst sind.
Falls Sie eine Software zur Leistungsverwaltung nutzen, können Sie ganz einfach Berichte zum Anmeldestatus erstellen, um Mitarbeitende im Blick zu behalten, die Nachfassaktionen benötigen, und Erinnerungen automatisieren.
Bei gelungener Kommunikation sind die Mitarbeitenden engagierter im Prozess und haben letztlich mehr Kontrolle über ihre Leistungen.
Stärken Sie Ihre Mitarbeitenden durch Aufklärung
Leistungsangebote sind ein entscheidender Faktor zur Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden. Trotzdem haben viele Schwierigkeiten zu verstehen, wie ihre Leistungen wirklich funktionieren.
Laut der Metlife-Benefit-Trend-Studie 2022 sind 35 % der Mitarbeitenden der Meinung, dass die vom Arbeitgeber erhältlichen Informationen zu den Leistungen eher neue Fragen aufwerfen, als sie zu beantworten.
Auch wenn wir Begriffe wie Zuzahlung, Selbstbeteiligung, Kostenbeteiligung oder maximale Eigenbeteiligung verstehen, ist den meisten Mitarbeitenden diese Terminologie nicht geläufig.
Dieses Wissensdefizit darüber, wie Leistungen im Gesundheitswesen funktionieren, kann Stress auslösen, wenn während der offenen Anmeldung Entscheidungen getroffen werden müssen.
Leistungsaufklärung muss nicht kompliziert sein, entscheidend ist, die Mitarbeitenden dort abzuholen, wo sie stehen.
Zur Vorbereitung auf die offene Anmeldung kann es sinnvoll sein, eine Umfrage zu den Leistungen durchzuführen, um Feedback zum Verständnis des Leistungspakets Ihres Unternehmens zu erhalten.
Die gesammelten Informationen sollten Ihre Maßnahmen und Ressourcenplanung steuern. Wir verarbeiten Informationen unterschiedlich, daher sollten Sie Ihren Mitarbeitenden verschiedene Lernmöglichkeiten anbieten. Das kann so aussehen:
- Sprechstunden für Leistungsfragen
- Informationsveranstaltungen (online, persönlich oder beides)
- Webinare zu Leistungen/Einschreibung
- Online- & gedruckte Ressourcen (z. B. Leitfaden zur offenen Anmeldung, Leistungsübersicht usw.).
Ich empfehle, Ihr Maklerteam und Ihre Anbieter miteinzubeziehen. Oft können diese Informationsveranstaltungen anbieten oder Ihnen ein breites Spektrum an Informationsmaterial zur Verfügung stellen, das Sie mit Ihren Mitarbeitenden teilen können.
Indem man Mitarbeitenden Bildungsmöglichkeiten und Werkzeuge zur Verfügung stellt, kann man sie befähigen, eigenständig zu handeln, und gleichzeitig ein Verständnis für den Wert ihres Leistungspakets fördern.
Technologie wo möglich nutzen
Die Zeiten, in denen Papierkram den Ablauf der offenen Einschreibung bestimmte, sind vorbei. Eine zuverlässige Software für die Leistungsverwaltung kann die offene Einschreibung von Anfang bis Ende automatisieren.
Diese Tools helfen, das Erlebnis der offenen Einschreibung zu optimieren, indem sie es HR-Teams ermöglichen, eine zentrale Anlaufstelle zu schaffen, in der Leistungspläne verwaltet, Einschreibungen erfasst, das Mitarbeiterengagement verfolgt und die Einschreibedaten direkt an die Versicherer gesendet werden, damit die Versicherer stets über aktuelle Daten verfügen.
Leistungsverwaltungssoftware erleichtert nicht nur das Leben der Arbeitgeber, sondern macht auch den gesamten Prozess der Leistungswahl für Mitarbeitende durch die benutzerfreundliche Oberfläche weniger überwältigend.
Auf der Seite der Mitarbeitenden bieten die meisten Leistungsverwaltungstools Zugang zu einem Self-Service-Portal, in dem wichtige Erinnerungen an Fristen, offene Aufgaben zur Einschreibung und die aktuellen Leistungspläne sowie alle Änderungen sichtbar sind, nachdem die Aufgabe eingereicht wurde.
Arbeiten nach der offenen Einschreibungsphase genauso priorisieren wie die frühe Planung
Uff! Die offene Einschreibungsperiode ist vorbei und jetzt ist es Zeit für die Prüfung!
Die Durchführung von Audits nach der Einschreibung ist entscheidend für einen reibungslosen Start ins Leistungsjahr.
Wenn Sie die Zeit nutzen, um die Einschreibedaten vor der Übermittlung an die Websites Ihrer Versicherer zu prüfen, können Sie Abweichungen frühzeitig erkennen und rechtzeitig korrigieren, sodass die aktuellsten Daten vor dem geplanten Beginn der Leistungen geladen werden.
Sobald Ihr Einschreibe-Audit abgeschlossen ist, sollten Sie sich mit Ihren Leistungsanbietern in Verbindung setzen, um zu bestätigen, dass die Einschreibedateien eingegangen und verarbeitet wurden. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende ihre aktualisierten Leistungs-ID-Karten sowie alle erforderlichen Mitteilungen der Versicherer rechtzeitig erhalten.
Wenn Sie Ihre ersten Rechnungen zum Beginn Ihrer neuen Leistungspläne prüfen, können Sie zudem sicherstellen, dass die Gehaltsabzüge der Mitarbeitenden entsprechend den neuen Wahlen für das Planjahr aktualisiert wurden.
Solche Vorkehrungen können Komplikationen beim Zugang zur Versorgung im neuen Planjahr verringern und den Bedarf an Gehaltskorrekturen reduzieren, was letztlich einen reibungslosen Übergang der Leistungen gewährleistet.
Einschreibe-Audits können außerdem ein besseres Bild davon vermitteln, welche Leistungen bei Ihren Mitarbeitenden im Trend liegen.
Diese Informationen können genutzt werden, um Ihr Leistungsprogramm zu bewerten und zu entscheiden, ob im nächsten Jahr Änderungen erforderlich sind.
Zum Abschluss der offenen Einschreibungsperiode kann es eine gute Idee sein, eine Umfrage zu versenden, um Feedback von den Mitarbeitenden zu deren Einschreiberfahrung zu erhalten.
Die gesammelten Daten können HR-Fachkräfte dabei unterstützen, ihren Prozess auszuwerten und Verbesserungen für die nächste offene Einschreibung zu identifizieren.
Best Practices für die offene Einschreibungsphase
Auch wenn die offene Einschreibungsphase ein saisonales Ereignis ist, können die in dieser Zeit ergriffenen Maßnahmen langfristige Auswirkungen auf den Zugang der Mitarbeitenden zur Versorgung im folgenden Leistungsjahr haben.
Mit diesen bewährten Methoden können Sie das Einschreiberlebnis Ihrer Mitarbeitenden deutlich verbessern.
- Beginnen Sie mindestens 3 Monate vorher mit der Planung der gewünschten offenen Einschreibungsperiode. Je mehr Vorlaufzeit, desto besser.
- Passen Sie die offene Einschreibung an Ihre Zielgruppe an. Werkzeuge wie Umfragen können sicherstellen, dass Entscheidungen die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden widerspiegeln.
- Nutzen Sie Ihre Makler- und Anbieter-Teams, da diese in der Regel sofort verwendbare Informationsmaterialien zu Leistungen bereithalten und Informationsveranstaltungen ermöglichen können.
- Kommunizieren Sie frühzeitig und regelmäßig; teilen Sie wichtige Termine und Leistungsinformationen mindestens 2 Wochen vor Beginn der Einschreibung und erinnern Sie wöchentlich daran.
- Verwenden Sie mehrere Kommunikationskanäle. Nutzen Sie E-Mail, Instant Messaging, das Intranet Ihres Unternehmens, Informationsveranstaltungen, Webinare usw. Nicht jeder liest seine E-Mails, und durch die Nutzung verschiedener Kommunikationswege stellen Sie sicher, dass keine Informationen verloren gehen.
- Automatisieren Sie, wo möglich, mithilfe von Technologie. Mit Tools wie Leistungsverwaltungssoftware oder Lohnabrechnungssoftware können Sie Workflows konfigurieren, die den Einschreibungsprozess für Mitarbeitende erleichtern, und zugleich den Prozess überwachen, damit keine Fristen verpasst werden.
- Prüfen Sie Ihre Einschreibedateien nach Ende der offenen Einschreibungsphase. So stellen Sie sicher, dass Unstimmigkeiten rechtzeitig erkannt und behoben werden, bevor das neue Planjahr beginnt.
Wenn Sie dem oben beschriebenen Prozess und den Best Practices folgen, sind Sie für einen reibungslosen Einschreibungsprozess gut gerüstet.
Für weitere Unterstützung oder Beratung finden Sie mich in der People Managing People Community, einer unterstützenden Gemeinschaft von HR- und Wirtschaftsführenden, die sich für den Aufbau zukunftsorientierter Organisationen einsetzen.
rnrnDie meisten Organisationen terminieren ihre offene Einschreibungsperiode so, dass sie einige Wochen vor dem Abgabetermin für die Übermittlung der Einschreibeformulare an die Leistungsträger endet.rnrnrnrnFür leistungsbezogene Kalenderjahrespläne, die am 1. Januar beginnen, findet die offene Einschreibung häufig im November statt.rnrnrnrnEine Einschreibung ist auch möglich, wenn eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter dem Unternehmen beitritt oder wenn es ein qualifizierendes Lebensereignis wie eine Heirat oder die Geburt oder Adoption eines Kindes gibt.","_accordion_0_row_content":"field_row_content","accordion_1_row_header":"Wie lange dauert die offene Einschreibung?","_accordion_1_row_header":"field_row_header","accordion_1_row_content":"Die offene Einschreibung muss nicht eine bestimmte Länge haben – die meisten Arbeitgeber bieten jedoch eine offene Einschreibungsperiode von zwei bis vier Wochen an.","_accordion_1_row_content":"field_row_content","accordion":2,"_accordion":"field_accordion_accordion"},"mode":"edit"} /-->
