Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen: Vor, Während & Nach dem Event
Seien wir ehrlich: Die Veranstaltungsplanung ist notorisch stressig. Veranstaltungsplaner müssen unzählige Faktoren berücksichtigen, wenn sie eine Veranstaltung vorbereiten und durchführen, und bei so vielen Bällen, die gleichzeitig in der Luft gehalten werden müssen, ist es leicht, ein wichtiges Detail zu vergessen und das gesamte Team aus dem Gleichgewicht zu bringen.
Mit einer virtuellen Checkliste für die Eventplanung lässt sich ein Teil der Unsicherheit aus dem Planungsprozess herausnehmen. Ich habe diese Liste so gestaltet, dass sie den gesamten Ablauf abdeckt – vor, während und nach der Veranstaltung – und hoffe, dass Sie damit auch Ihren Blutdruck ein wenig senken können.
Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen
Ganz gleich, ob Sie sich noch in der Anfangsphase befinden und erst über das Thema Ihrer virtuellen Veranstaltung nachdenken oder ob Sie sich bereits auf der Zielgeraden befinden und kurz vor dem Start stehen: Diese umfassende Checkliste hilft Ihnen weiter. Los geht's!
Vor Ihrer Veranstaltung
Definieren Sie Ihre Ziele
Warum veranstalten Sie dieses Event? Um Leads für ein neues Angebot zu generieren? Um Ihr Markenbewusstsein zu steigern? Oder um eine Networking-Möglichkeit für Ihre Community zu schaffen? Notieren Sie zwischen drei und fünf Hauptziele, die Sie mit der Veranstaltung erreichen möchten. Wählen Sie spezifische, messbare und realistische Kennzahlen, die Sie verfolgen können.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Budget verstehen
Ihr Veranstaltungsbudget bestimmt, wie viel Sie für Dinge wie Keynote-Speaker, Teilnehmergeschenke und auch für die Kosten Ihrer virtuellen Event-Technologie ausgeben können. Kennen Sie Ihr Budget im Voraus und halten Sie sich daran, um sicherzustellen, dass Ihr virtuelles Event auch wirklich rentabel ist.
Wählen Sie einen Typ für Ihr virtuelles Event
Es gibt viele verschiedene Arten von virtuellen Veranstaltungen, darunter:
- Virtuelle Meetings
- Virtuelle Messen
- Webinare
- Virtuelle Konferenzen
- Live-Streams
- Keynotes
- Networking-Events
- Hybride Veranstaltungen (Veranstaltungen, die digitale und persönliche Elemente in Echtzeit kombinieren)
Wenn Sie sich für die passende Veranstaltungsart entscheiden, sollten Sie bedenken, wer Ihre Zielgruppe ist und wie viel Zeit diese investieren möchte. Mehr zu den verschiedenen Arten virtueller Events erfahren Sie in meinem Artikel 7 Arten von virtuellen Veranstaltungen, die Sie veranstalten können.
Mit Sponsoren vernetzen
Wenn Ihr Budget ein wenig Unterstützung gebrauchen kann, ziehen Sie Sponsoren in Betracht. Ähnlich wie bei Präsenzveranstaltungen haben Sponsoren auch bei Online-Events die Möglichkeit, Ihre Zielgruppe zu erreichen, indem sie gesponserte Bereiche, Sessions, Anzeigen und Stände erstellen.
Entwickeln Sie Ihre Inhalte
Da Sie nun Ziele, Format und Budget kennen, können Sie mit der Erstellung von Inhalten beginnen. Einige Fragen, die Sie sich in dieser Phase stellen sollten, sind:
- Was möchte Ihre Zielgruppe lernen? Was sind ihre aktuellen Schmerzpunkte?
- Sind Ihre Inhalte auf das Wesentliche reduziert? Um die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer zu halten, kürzen oder entfernen Sie alles, was keinen Mehrwert bietet.
- Wie binden Sie Ihr Publikum ein? Integrieren Sie Gamification, Abstimmungen und Umfragen.
- Lassen Sie Zeit für FAQs und/oder Networking-Möglichkeiten?
Mit diesen Antworten im Hinterkopf können Sie ein Event-Thema festlegen und Keynote Speaker sowie andere Referenten ansprechen, damit sie ihre Vorträge oder Workshops vorbereiten können.
Virtuelle Event-Plattform auswählen
Die Technologie für virtuelle Events hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht. Heute gibt es viele Plattformen, die ein vollständig immersives virtuelles Erlebnis für Ihre Gäste schaffen können. Um ein wirklich unvergessliches virtuelles Event zu bieten, denken Sie über Zoom hinaus und setzen Sie auf Event-Management-Software mit Funktionen wie:
- Sponsoren-Stände
- Virtuelle Lobby
- Virtuelle Hauptbühne
- Gamification
- Breakout-Sessions
- Networking-Bereiche
- Eigene Markenanpassung
Viele Plattformen bieten neben mobilen Apps auch eine Browser-Oberfläche an, damit Gäste selbst wählen können, wie sie sich verbinden möchten. Schau dir unsere Liste der besten virtuellen Event-Plattformen an, um die passende Lösung für dich zu finden.
Event-Promotion
Nutze deine Social-Media-Kanäle und E-Mail-Verteiler, um dein Event innerhalb deines Netzwerks und darüber hinaus zu bewerben. Teile Beiträge, Videos und Storys in den sozialen Medien und verwende relevante Keyword-Hashtags, um die Reichweite zu vergrößern. Weitere Informationen zum Marketing von virtuellen Events findest du in unserem Artikel:
Registriere deine Gäste
Wie sollen sich deine Gäste für dein virtuelles Event anmelden und Tickets kaufen? Über eine Event-Landingpage? Ein Google-Formular? Die meisten virtuellen Event-Plattformen bieten Registrierungsfunktionen an, über die Zahlungen abgewickelt, deine Gäste registriert sowie individuelle Badges oder QR-Codes zur Verfügung gestellt werden können, mit denen bestimmte Eventfunktionen genutzt werden können.
Führe deine Gäste
Bevor das Event beginnt, verschicke mehrere Benachrichtigungen an alle registrierten Teilnehmer. Erkläre ihnen Schritt für Schritt, wie man dem Event beitritt und sich in der virtuellen Konferenzumgebung bewegt. Informiere sie über alle Möglichkeiten, die dein Event bietet, und wie sie diese nutzen können.
Während deines Events
Plane für Störungen
Letzte kleine Probleme sind bei einem virtuellen Event nicht nur möglich, sondern garantiert. Bereite dich vor, indem du Moderator:innen bittest, Teilnehmenden im Chat bei Fragen zu helfen. Sorge dafür, dass Referent:innen mindestens 30 Minuten vor Beginn des Events da sind, um ihre Technik zu testen. Halte ein Ersatzgerät bereit, auf dem alle relevanten Apps installiert sind. Virtuelle Eventplaner sollten immer einen Plan B parat haben, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Stelle Kontakt zur Zielgruppe her
Wie würdest du dein Publikum auf einer Präsenzveranstaltung begrüßen? Die Beteiligung des Publikums ist auch im Online-Forum entscheidend, und bei passendem Zeiteinsatz lässt sich eine ähnliche Verbindung virtuell schaffen. Stelle am Tag des Events Fragen an die Teilnehmer:innen und sammle deren Antworten im Chat, per Umfrage oder Live-Abstimmung. Setze Gamification ein, um Spaß zu schaffen. Sorge dafür, dass deine Gäste wissen, dass du ihre Zeit und Aufmerksamkeit wertschätzt.
Vernetze deine Gäste
Networking ist ein zentraler Bestandteil jeder Konferenz – ob vor Ort oder online. Nutze, sofern relevant, deine virtuelle Event-Plattform, um Networking-Bereiche zu schaffen. Einige Tools erlauben es, während des Chats direkt die LinkedIn-Profile der anderen Teilnehmenden einzusehen. Solche Funktionen regen dazu an, untereinander in Kontakt zu treten und ermöglichen es, nach dem Event unkompliziert nachzuhaken.
Sammle Daten
Einen besonderen Vorteil bieten virtuelle Events in puncto Auswertung. Es ist schwierig, Papierumfragen ausfüllen zu lassen – aber virtuelle Event-Plattformen erfassen Daten wie Teilnahmequoten und die Verweildauer der Gäste in einzelnen Sessions. Die Ergebnisse aus Umfragen und Abstimmungen können zudem genutzt werden, um Inhalte für kommende Veranstaltungen aufzubereiten.
Nach deinem Event
Folge bei den Gästen nach
Verschicke nach dem Event innerhalb von 48 Stunden eine E-Mail an alle Gäste. Mögliche Inhalte dieser E-Mail sind:
- Nachbefragung zum Event
- On-Demand-Wiedergabe des Live-Events
- Liste deiner anstehenden Veranstaltungen
- Produkte oder exklusive Angebote, die du hervorheben möchtest
Analysiere die Daten mit den Beteiligten
Schaue dir die Analyseergebnisse zum Event genau an. Gibt es erkennbare Muster? Was war der beliebteste Aspekt? Welche Funktionen der virtuellen Veranstaltung wurden wenig genutzt? Lag das an unzureichender Bewerbung oder fanden die Teilnehmenden keinen Mehrwert darin? Lade dein Team zu einer Nachbesprechung ein und teile deine Gedanken.
Ergebnisse für zukünftige Veranstaltungen dokumentieren
Sobald Sie die Daten verstanden haben, halten Sie sie in einem zentralen Dokument fest. So können Ihre Eventplaner bequem auf die Informationen zugreifen, wenn sie die Strategie für Ihre nächste Online-Veranstaltung ausarbeiten.
So gestalten Sie eine erfolgreiche Online-Veranstaltung
Virtuelle Veranstaltungen sind längst nicht mehr nur der unglückliche Ersatz, wenn Präsenztermine nicht möglich sind. Im Gegenteil: Nach der Pandemie entwickeln sie sich zum Favoriten. 77,2 % der Berufstätigen in Unternehmen geben an, dass sie virtuelle Veranstaltungen bevorzugen, da die Teilnahme so unkompliziert ist.
Damit Sie direkt loslegen können, habe ich eine anpassbare Version meiner Checkliste für Online-Veranstaltungen veröffentlicht, die Sie kostenlos in unserer Ressourcenbibliothek hier herunterladen können.
Weitere Tipps zur erfolgreichen Durchführung von Online-Veranstaltungen finden Sie in diesen Artikeln:
- 10 beste Software-Lösungen für virtuelle Konferenzen
- 15 Richtlinien für gutes Benehmen bei Online-Meetings
Um immer die neuesten Einblicke unserer Branchenexperten zu erhalten, vergessen Sie nicht, unseren Newsletter zu abonnieren!
