Virtuelle Veranstaltungsplanung 2026: 10 Tipps für den Erfolg
Um diese Zeit im letzten Jahr lebte ich in einer Hütte im Wald, leitete virtuelle Workshops mit kaum vorhandenem Internetzugang und zahlreichen technologischen Herausforderungen. Trotz meiner intensiven Planung für virtuelle Veranstaltungen kam es manchmal einfach vor, dass das Internet ausfiel ...
Aber die Arbeit innerhalb dieser Rahmenbedingungen führte dazu, dass ich eine Liste mit Best Practices entwickelte. Ich konzentrierte mich darauf, die Aspekte meiner virtuellen Events zu perfektionieren, die in meiner Kontrolle lagen, sodass ich, wenn äußere Einflüsse versucht haben, mein Event zu entgleisen, gerade so einer Niederlage entgehen konnte.
Wenn Sie Veranstaltungsplaner, Moderator, Eventkoordinator oder Gastgeber eines virtuellen Events sind, bin ich überzeugt, dass Ihnen diese 10 Tipps dabei helfen werden, eine erstklassige virtuelle Veranstaltung durchzuführen – ganz gleich, ob aus den entlegensten Winkeln der Wildnis oder einer geschäftigen, internetstarken Metropole.
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Was ist eine virtuelle Veranstaltung?
Virtuelle Veranstaltungen ähneln Präsenzveranstaltungen, nur dass sich Gruppen online treffen. Obwohl sich die Teilnehmenden nicht persönlich begegnen, können virtuelle Events dennoch viele der gleichen Möglichkeiten wie physische Veranstaltungen bieten – darunter Teambuilding, Networking-Gelegenheiten, Ausstellerstände und sogar Keynotes auf einer digitalen „Bühne“.
Warum eine virtuelle Veranstaltung ausrichten?
Virtuelle Veranstaltungen haben seit der Pandemie stark an Beliebtheit gewonnen. Und obwohl inzwischen die Reisebeschränkungen aufgehoben sind und sie nicht mehr notwendig wären, besteht weiterhin eine Nachfrage nach virtuellen (oder zumindest hybriden) Event-Optionen.
94 % der Veranstaltungsplanenden haben für das kommende Jahr virtuelle Events geplant, und 48 % planen, die Zahl ihrer virtuellen Veranstaltungen im nächsten Jahr zu erhöhen.
Warum?
Zu den Vorteilen virtueller Veranstaltungen zählen zum Beispiel:
- Keine Reisekosten
- Weltweite Reichweite (unabhängig von Zeitzonen)
- Hohe Skalierbarkeit
- Die Teilnehmenden können Inhalte auf Abruf ansehen
- Sofortige, Echtzeit-Zuschaueranalysen
- Man kann bequem vom eigenen Wohnzimmer aus teilnehmen – oder auch selbst hosten!
10 Tipps für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung
Wenn Sie gerade mit der Planung Ihrer virtuellen Veranstaltung beginnen, gehen Sie die folgenden Tipps durch, damit Ihre virtuelle Konferenz, Ihr Webinar, Ihre Fachmesse, Ihr Livestream oder Ihr Networking-Event reibungslos ablaufen.
1. Beginnen Sie mit einem klaren Ziel
Warum veranstalten Sie dieses virtuelle Event überhaupt? Möchten Sie auf Ihre Marke aufmerksam machen? Kontakte für ein neues Angebot gewinnen? Networking ermöglichen?
Kennen Sie Ihre Zielsetzung von Anfang an, um Ihre Event-Strategie entsprechend ausrichten zu können. Die gleichen Kennzahlen helfen Ihnen später, den Erfolg Ihres Events zu messen.
2. Wählen Sie eine Plattform
Ihre virtuelle Event-Plattform kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Events entscheiden. Zwar ist es möglich, direkt über Zoom oder Instagram zu streamen, aber es gibt viele Plattformen, die Ihnen helfen können, für Ihre Gäste ein wirklich immersives, digitales Erlebnis zu schaffen.
Beginnen Sie Ihre Recherche mit der Frage, wie viele Teilnehmende Sie erwarten, welche Funktionen Sie gerne in Ihr Event integrieren möchten (z. B. Networking, Breakout Sessions, Keynotes, Webinare etc.) und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht.
Schauen Sie außerdem in unsere praktische Liste der besten virtuellen Event-Plattformen auf dem Markt, inklusive Vor- und Nachteilen, Preisgestaltung, Überblick und Screenshots zu jeder einzelnen.
3. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt
Einer der größten Vorteile eines virtuellen Events besteht darin, dass Teilnehmende eine Aufzeichnung ansehen können, selbst wenn sie das Live-Event verpassen. Dennoch empfehle ich, die Zeitzone der größten Zielgruppe im Blick zu behalten und einen Termin zu wählen, der für diese passend ist.
Es spricht einiges dafür, die Magie eines Events in Echtzeit zu erleben. Ein lebendiges, engagiertes Publikum bringt auch das Beste aus den Referenten hervor.
4. Bewerbung, Bewerbung, Bewerbung
Sind Sie in den sozialen Medien aktiv? Teilen Sie Beiträge, Stories und Videos und fügen Sie den Link zur Veranstaltungsseite in die Links Ihrer Bio ein. Haben Sie eine E-Mail-Marketingliste? Versenden Sie die Einladung an alle in Ihrer Datenbank.
Wird Ihre Veranstaltung Gastredner haben? Nutzen Sie deren Netzwerke, um die Teilnehmerzahl zu erhöhen! Erwägen Sie, ihnen Grafiken zur Verfügung zu stellen, die sie einfach auf ihren sozialen Plattformen teilen können, oder ein einseitiges PDF mit den wichtigsten Punkten der Veranstaltung, damit sie die Informationen problemlos in ihre eigenen Beiträge integrieren können.
5. Beinhaltet alles Wichtige – und nicht mehr
Menschen haben eine kurze Aufmerksamkeitsspanne. Das gilt für persönliche Interaktionen, aber online noch viel mehr. Sie konkurrieren um Aufmerksamkeit mit der Katze des Nachbarn, Nachrichten von der Mutter, E-Mail-Benachrichtigungen, dem Amazon-Lieferanten und so weiter.
Erstellen Sie Ihre Inhalte und nehmen Sie sich dann Zeit zum Bearbeiten. Wie können Sie diese vereinfachen? Sind Ihre Folien klar und auf den Punkt gebracht? Fügen Sie alle relevanten Informationen ein und kürzen Sie den Rest.
6. Kein Platz für Hass, moderieren Sie!
Leider sind Menschen nicht immer freundlich ... besonders wenn sie sich hinter einem Bildschirm verstecken können.
Erwägen Sie, ein oder zwei Moderatoren während Ihrer Veranstaltung einzusetzen. Diese Moderatoren können den Chat überwachen, darauf achten, dass alle respektvoll miteinander umgehen, und sogar Teilnehmer entfernen, wenn jemand unangemessenes Verhalten zeigt.
7. Beziehen Sie das Publikum ein
Gäste sind keine passiven Zuschauer. Sie sind geschätzte Teilnehmer! Wenn Sie ihre aktive Teilnahme fördern, fühlen sie sich nicht nur stärker eingebunden und verbunden, sondern Sie erhalten auch wertvolle Einblicke durch sie.
Denken Sie über Gamification, Umfragen und Befragungen nach. Bitten Sie Ihre Moderatoren, häufig gestellte Fragen in Echtzeit zu erfassen. Schaffen Sie Networking-Gelegenheiten und Breakout-Sessions, damit sich die Teilnehmenden auch untereinander vernetzen können.
8. Berücksichtigen Sie das "Was wäre wenn"
Meine Faustregel für virtuelle Veranstaltungen lautet: Gehen Sie davon aus, dass es irgendwann zu technischen Problemen kommen wird.
Noch besser: Gehen Sie davon aus, dass dieses technische Problem innerhalb der ersten 5 Minuten auftritt.
Ich weiß – das ist ernüchternd. Aber nach meiner Erfahrung trifft es zu.
Wenn Sie das wissen, können Sie entsprechend vorausplanen. Hier sind einige Beispiele:
- Bitten Sie Ihre Vortragenden, sich 20–30 Minuten vor Beginn einzuloggen, um die Technik zu überprüfen
- Halten Sie mehrere Mikrofon- und Kopfhöreroptionen bereit
- Starten Sie Ihren Computer neu, bevor Sie beginnen
- Halten Sie ein zweites Gerät mit allen relevanten Apps und Tools bereit
- Bestimmen Sie ein anderes Teammitglied, das einspringt und Gäste unterhält (oder eine Gamification-Aktivität leitet), falls ein Referent pausieren muss
9. Nachbereitung nach dem Event
Einer der größten Vorteile einer virtuellen Veranstaltung ist die Möglichkeit, neue Leads zu generieren und Ihr Netzwerk auszubauen. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Strategie für die Nachbereitung zu entwickeln. Wie möchten Sie mit den Teilnehmenden in Kontakt treten? Welche Produkte möchten Sie hervorheben?
Verschicken Sie innerhalb von 48 Stunden nach der Veranstaltung eine Nachricht. Wenn Sie sich melden, während das Event noch frisch im Gedächtnis ist, können Sie von der aufgebauten Dynamik profitieren.
10. Halten Sie Ihre Learnings fest
Es ist leicht, von einem Projektabschluss direkt zum nächsten zu springen. Doch dabei gehen viele wertvolle Erkenntnisse verloren. Nehmen Sie sich nach dem Event Zeit für ein Gespräch mit Ihren Stakeholdern. Was lief gut? Was lief nicht so gut? Was hätte besser sein können?
Viele Plattformen für virtuelle Veranstaltungen erfassen Kennzahlen zu Teilnehmerzahl und Engagement. Schauen Sie sich die Zahlen an, feiern Sie Ihre Erfolge und identifizieren Sie Schwachstellen. Fassen Sie die Daten in Take-away-Notizen zusammen, die Ihrem Team bei der Planung Ihres nächsten virtuellen Events helfen.
Erfahren Sie mehr über Technologien für virtuelle Veranstaltungen
Ihre Event-Management-Software spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie Ihre Inhalte präsentiert werden, wie professionell die Redner wirken und wie einfach und angenehm es für Ihre Gäste ist, sich einzuloggen und teilzunehmen.
Aus diesem Grund haben wir recherchiert und zahlreiche der besten Technologien für virtuelle Events getestet, damit Sie es nicht tun müssen:
Wenn Sie mehr über Event-Management für virtuelle Events und die Einbindung einer digitalen Belegschaft erfahren möchten, sollten Sie sich diese Artikel unserer Expertinnen und Experten nicht entgehen lassen:
- Die 7 besten Aktivitäten für Teambuilding bei Remote-Teams
- 15 Verhaltensregeln für virtuelle Meetings
- 7 Arten von virtuellen Veranstaltungen, die Sie ausrichten können
- Checkliste zur Planung virtueller Veranstaltungen: Vor, Während und Nach dem Event
- Checkliste für die Planung virtueller Veranstaltungen – kostenloser Download
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