HR-Outsourcing: Vorteile, Strategien und Überlegungen
Das Outsourcing der Personalabteilung ist bei Unternehmen, insbesondere bei kleineren, aus gutem Grund beliebt.
Da die Verwaltung von Personalressourcen immer komplexer und zeitaufwendiger wird – insbesondere wenn Belegschaften international wachsen –, lohnt es sich, Fachleute hinzuzuziehen, die Wissen und Flexibilität bieten können, über die Sie intern nicht verfügen.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Vorteile zu verstehen und herauszufinden, welche Dienstleistungen für das HR-Outsourcing verfügbar sind.
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Was ist HR-Outsourcing?
HR-Outsourcing bezeichnet den Prozess, einen Drittanbieter, in der Regel eine qualifizierte Einzelperson oder eine Personalagentur, mit der Ausführung einiger oder aller Personalaufgaben Ihres Unternehmens zu beauftragen.
Viele Unternehmen wenden sich an RPO-Unternehmen, um ihre ausgelagerten Personalfunktionen zu ergänzen, insbesondere im Bereich des Rekrutierungsmanagements. Dies ist oft der perfekte Mittelweg zwischen dem Fehlen einer Personalabteilung und einem internen HR-Team.
Arten des HR-Outsourcings
Organisationen können sich dafür entscheiden, einige oder alle ihrer Personalfunktionen auszulagern:
Organisation professioneller Arbeitgeber (PEO)
Eine PEO arbeitet mit einem Unternehmen zusammen, um umfassende Personaldienstleistungen wie Lohnabrechnung, Verwaltung von Leistungen, Compliance und Personalverwaltung bereitzustellen.
Die PEO fungiert als Mit-Arbeitgeber, was bedeutet, dass das Unternehmen und die PEO bestimmte rechtliche Verantwortlichkeiten für die Beschäftigten teilen.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten PEOs.
Rechtlicher Arbeitgeber (EOR)
Ein EOR ist eine Drittorganisation, die die vollständige rechtliche Verantwortung für Beschäftigte übernimmt, einschließlich Lohnabrechnung, Steuern und der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften.
Im Gegensatz zu einer PEO wird ein EOR rechtlich zum offiziellen Arbeitgeber, was häufig bei Einstellungen in ausländischen Märkten genutzt wird.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten EORs.
Personaldienstleister
Anbieter von Personalverstärkung, die sich auf Zeitarbeitskräfte oder Vertragsbeschäftigte konzentrieren, übernehmen die Rekrutierung, die Einarbeitung und die Lohnabrechnung für kurzfristige Positionen. Sie können eingesetzt werden, um Lücken schnell zu schließen, ohne festangestellte Mitarbeitende einzustellen.
Personalvermittlungen
Diese auf die Suche und Vermittlung von Talenten spezialisierten Personalvermittlungen übernehmen den Einstellungsprozess für dauerhafte Positionen, einschließlich der Suche nach Kandidatinnen und Kandidaten, der Durchführung von Vorstellungsgesprächen und manchmal der Verwaltung von Teilen des Einarbeitungsprozesses.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, mit Partnern zusammenzuarbeiten, um die Rekrutierung auszulagern, darunter Zeitarbeitsagenturen, Auftragnehmer, die auf Erfolgsbasis für Einstellungen vergütet werden, und Auftragnehmer, die auf Grundlage der offenen Positionen und des Zeitrahmens des Einstellungsbedarfs mit einem festen Honorar arbeiten.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über die besten Unternehmen für das Outsourcing von Rekrutierungsprozessen.
Teilzeit-Personalwesen
Hierbei wird eine erfahrene Fachkraft für Personalwesen eingestellt, in der Regel auf Teilzeit- oder Bedarfsbasis, um bestimmte Personalfunktionen für Ihre Organisation zu verwalten.
Anstatt die Personalabteilung an einen Komplettanbieter auszulagern, „mieten“ Sie im Wesentlichen einen Teil der Zeit einer HR-Fachkraft. Dies kann für kleine und mittelgroße Unternehmen, die kein Vollzeitpersonal für HR benötigen, eine potenziell flexiblere und kostengünstigere Lösung sein.
Anbieter verwalteter Dienste (MSP)
MSPs werden typischerweise für die Verwaltung von Zeitarbeitskräften eingesetzt und übernehmen die Rekrutierung, Verwaltung und Überwachung von Zeitarbeitskräften und Auftragnehmern an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Projekten. Sie sind besonders nützlich für die Rekrutierung in großem Umfang.
Beratungsunternehmen
HR-Beratungsunternehmen bieten Fachwissen in spezialisierten Bereichen wie Compliance, Führungskräfteentwicklung, Organisationsgestaltung und Veränderungsmanagement.
Sie bieten strategische Beratung oder übernehmen bestimmte Projekte, anstatt die alltäglichen Personalfunktionen auszuführen.
Für weitere Informationen sehen Sie sich unsere Auswahl der besten HR-Beratungsunternehmen oder der besten HR-Beratungsunternehmen im Vereinigten Königreich an.
Lohnabrechnungsanbieter
Unternehmen, die sich auf die Lohnabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften einschließlich der Einreichung und Abführung von Lohnsteuern spezialisieren.
Unternehmen für Lernen und Entwicklung
Diese Unternehmen bieten Schulungsprogramme, Führungskräfteentwicklung und den Kompetenzaufbau von Mitarbeitenden an. Die Auslagerung an einen spezialisierten Anbieter kann sicherstellen, dass Teams Zugang zu konsistenten, hochwertigen Schulungen haben.
Unternehmen für die Verwaltung von Zusatzleistungen
Diese Unternehmen konzentrieren sich auf die Verwaltung von Leistungen für Mitarbeitende, einschließlich Krankenversicherungen, Altersvorsorgeplänen und Initiativen zur Gesundheitsförderung, und ermöglichen aufgrund von Skaleneffekten häufig einen besseren Zugang zu diesen Leistungen.
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
Unternehmen, die sich auf Hintergrundüberprüfungen spezialisieren, können bei Prüfungen vor der Einstellung unterstützen, etwa bei der Suche nach Vorstrafen, der Überprüfung von Beschäftigungsverhältnissen und Bonitätsprüfungen.
Welche Unternehmen benötigen die Auslagerung von HR?
Die Auslagerung von HR kann in verschiedenen Situationen eine strategische Entscheidung sein. Hier sind einige häufige Szenarien, in denen sie vorteilhaft sein kann:
- Begrenzte interne Ressourcen: Wenn Ihr Unternehmen klein ist oder kein internes HR-Team hat, kann die Auslagerung wesentliche HR-Funktionen wie Lohnabrechnung, die Verwaltung von Zusatzleistungen und die Einhaltung von Vorschriften übernehmen.
- Schnelles Wachstum: In Phasen schnellen Wachstums oder bei der Expansion in neue Märkte kann die interne Verwaltung von HR-Aufgaben überwältigend werden. Die Auslagerung unterstützt eine effizientere Abwicklung von Personalgewinnung, Einarbeitung und der Einhaltung von Vorschriften (besonders hilfreich in neuen Märkten).
- Umgang mit komplexen Anforderungen an die Einhaltung von Vorschriften: Wenn Sie in mehreren Ländern oder Branchen mit strengen Vorschriften tätig sind, kann die Auslagerung an einen HR-Partner, der mit den lokalen Gesetzen vertraut ist, Risiken im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften minimieren.
- Kosteneffizienz: Für kleinere Organisationen können die Kosten für den Aufbau einer HR-Abteilung die Vorteile überwiegen. Die Auslagerung kann kosteneffizienter sein und Zugang zu erfahrenen Fachkräften bieten, ohne zusätzliche Gemeinkosten zu verursachen.
- Fokus auf die Kerngeschäftsaktivitäten: Wenn HR-Aufgaben zu viel Zeit und Ressourcen beanspruchen, ermöglicht die Auslagerung Ihrem Team, sich auf strategische Initiativen statt auf Verwaltungsaufgaben zu konzentrieren.
- Zugang zu Fachwissen: Die Auslagerung von HR-Funktionen wie Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement oder der Verwaltung von Zusatzleistungen kann Zugang zu spezialisiertem Wissen und bewährten Verfahren ermöglichen, die intern möglicherweise nicht verfügbar sind.
- Vorübergehender oder saisonaler Bedarf: In Hochsaisons oder bei kurzfristigen Projekten kann die Auslagerung von HR dabei helfen, die Einstellung und Verwaltung einer befristeten Belegschaft effizient zu organisieren.
- Verbesserung von HR-Prozessen: Wenn interne HR-Prozesse veraltet oder ineffizient sind, kann die Auslagerung moderne Werkzeuge, Technologien und Prozesse einführen, die die Produktivität steigern.
Bei welchen Funktionen kann die Auslagerung von HR unterstützen?
Anbieter von HR-Auslagerungsdienstleistungen bieten Unterstützung für eine Vielzahl von HR-Funktionen an, darunter:
- Rekrutierung
- Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Zusatzleistungen
- Zeiterfassung
- Versicherungen
- Schulungen
- Lernen und Entwicklung
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiterbeziehungen
- Dienstleistungen beim Übergang von Mitarbeitern
- Hintergrundüberprüfungen und Referenzprüfungen
- Drogentest-Dienstleistungen für Mitarbeiter
- Mitarbeiterberatung (EAPs, Unterstützung bei psychischen Problemen).
Vor- und Nachteile des HR-Outsourcings
Wie die meisten Dinge im Geschäftsleben und im Leben allgemein hat auch das Outsourcing von HR seine Vor- und Nachteile.
Vorteile des HR-Outsourcings
- Kosteneinsparungen: Das Outsourcing von HR-Funktionen kann Gemeinkosten senken, etwa Gehälter für internes HR-Personal, den Zugang zu fortschrittlichen Systemen ermöglichen oder Strafen und Bußgelder vermeiden.
- Zugang zu Fachwissen: Es bietet Zugang zu erfahrenen HR-Fachleuten mit spezialisiertem Wissen in Bereichen wie Rekrutierung, Lernen und Entwicklung, Vergütungsmanagement und Mitarbeiterbeziehungen.
- Verbesserte Compliance: HR-Outsourcing-Unternehmen sind mit Arbeitsgesetzen und -vorschriften bestens vertraut und tragen dazu bei, das Risiko von Verstößen und damit verbundenen Strafen zu verringern.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Interne Ressourcen werden freigesetzt, sodass sich dein Team auf strategische Aktivitäten konzentrieren kann, die direkt zum Geschäftswachstum beitragen.
- Höhere Effizienz: Outsourcing-Unternehmen nutzen fortschrittliche HR-Technologien und -Prozesse, um Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen und Leistungsmanagement zu optimieren.
- Skalierbarkeit: HR-Dienstleistungen lassen sich leicht an die sich verändernden Anforderungen der Organisation anpassen, was besonders in Phasen schnellen Wachstums oder eines Personalabbaus hilfreich ist.
- Mitarbeiterleistungen: Outsourcing kann Zugang zu besseren und kostengünstigeren Mitarbeiterleistungen ermöglichen, da das Outsourcing-Unternehmen mit Anbietern von Zusatzleistungen verhandeln kann.
Nachteile des HR-Outsourcings
- Kontrollverlust: Outsourcing bedeutet, einen Teil der Kontrolle über HR-Prozesse abzugeben. Ein möglicher Nachteil besteht darin, dass ein externer Anbieter bei der Bearbeitung unmittelbarer HR-Anliegen möglicherweise nicht so flexibel ist wie ein internes Team.
- Weniger individueller Service: Externe Anbieter verstehen möglicherweise die Unternehmenskultur oder die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht vollständig, was zu allgemeineren HR-Lösungen führen kann.
- Sicherheits- und Vertraulichkeitsrisiken: Die Weitergabe sensibler Mitarbeiterdaten an einen Drittanbieter kann Risiken für Datensicherheit und Datenschutz mit sich bringen, wenn sie nicht sorgfältig verwaltet wird.
- Mögliche Kommunikationslücken: Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter kann zu Kommunikationsverzögerungen führen, insbesondere wenn sich der Anbieter in einer anderen Zeitzone befindet oder eine große Zahl von Kunden betreut.
- Versteckte Kosten: Obwohl Outsourcing kosteneffizient sein kann, können für einige Dienstleistungen zusätzliche Gebühren anfallen. Daher ist es wichtig, Verträge gründlich zu prüfen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Deine Organisation kann vom Outsourcing-Partner abhängig werden, wodurch eine Rückkehr zu einem internen HR-Team bei Bedarf erschwert wird.
Bewährte Vorgehensweisen beim HR-Outsourcing
Vor diesem Hintergrund möchte ich einige bewährte Vorgehensweisen vorstellen, die dir helfen sollen, das HR-Outsourcing effektiv anzugehen und Fallstricke zu vermeiden.
1. Ziele und Umfang klar definieren
Vor dem Outsourcing sollten Sie festlegen, welche HR-Funktionen Sie auslagern möchten und warum. Klären Sie die konkreten Ziele, die Sie erreichen möchten (z. B. Kostensenkung, verbesserte Compliance, Zugang zu Fachwissen).
Beispiel: Sie könnten feststellen, dass die Vorteile des Outsourcings der Lohnabrechnung dies rechtfertigen, sich aber dazu entscheiden, andere HR-Funktionen intern zu behalten.
2. Vergleichen Sie die Angebote
Vergleichen Sie die Angebote, bevor Sie Verträge unterzeichnen. Sprechen Sie mit den vom Unternehmen genannten Referenzen und erkundigen Sie sich auch bei anderen Kunden, um sicherzustellen, dass Sie das von dieser Zusammenarbeit erwartete Maß an Service und Engagement erhalten und dass der Anbieter bestmöglich zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihrem Team passt.
Ich empfehle außerdem, neben größeren Anbietern auch spezialisierte HR-Beratungsfirmen zu prüfen, da diese in der Regel eine stärker spezialisierte Expertise und einen persönlicheren Ansatz bieten.
3. Überprüfen Sie den Datenschutz
Arbeitgeber sollten vor der Unterzeichnung eines Vertrags die Datenschutzmaßnahmen eines Anbieters prüfen. Überprüfen Sie dessen Datensicherheitsprotokolle, Datenschutzrichtlinien, Datenzugriffsrechte und -kontrollen, Pläne zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen sowie Schulungen der Mitarbeitenden zum Schutz personenbezogener Daten.
3. Legen Sie klare Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) fest
Vereinbaren Sie SLAs, in denen Erwartungen an Leistung, Reaktionszeiten, Datensicherheit und Servicequalität festgelegt sind. Stellen Sie sicher, dass bei Nichteinhaltung klar definierte Vertragsstrafen vorgesehen sind.
4. Führen Sie eine technische Prüfung durch
Analysieren Sie die Tools und Technologien potenzieller Partner, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Systemen kompatibel sind. Welche Personalbesetzungssoftware verwenden sie? Wie sieht es mit HRMS, Lohnabrechnung und der Verwaltung von Zusatzleistungen aus?
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Lohnabrechnung auslagern, insbesondere wenn Sie auch die Zeiterfassung einbeziehen.
Schnittstellen sind beispielsweise entscheidend, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten, Ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und eine pünktliche und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung sicherzustellen.
Arbeiten Sie mit dem potenziellen Partner zusammen, um zu verstehen, wobei er das Team unterstützen kann und wobei nicht.
Beispielsweise müssen Boni und Provisionen häufig weiterhin intern berechnet werden, während der Lohnabrechnungsanbieter lediglich die endgültige Auszahlung zur Verarbeitung eingibt.
5. Prüfen Sie die kulturelle Passung
Ihr wichtigstes Anliegen beim Outsourcing von Funktionen wie dem Leistungsmanagement sollte sein, sicherzustellen, dass Ihr Partner zu Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen passt.
Suchen Sie nach einem Anbieter, der sich stark auf die Benutzererfahrung konzentriert, damit Ihre Mitarbeitenden weiterhin im Mittelpunkt der Bemühungen des Partners stehen.
Fragen Sie den Partner, wie er mit Ihnen zusammenarbeiten wird, wenn beispielsweise Fragen oder Bedenken zur Leistung auftreten.
6. Prüfen Sie den Versicherungsschutz
Wenn Sie einen Vertrag mit einer PEO abschließen und ein gemeinsames Beschäftigungsverhältnis eingehen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen über die richtige Haftpflichtversicherung verfügt, und bestätigen, dass auch die PEO einen angemessenen Versicherungsschutz besitzt.
Sie können außerdem den Abschluss einer Haftpflichtversicherung für Arbeitspraktiken (EPLI) in Betracht ziehen, um sich gegen Ansprüche wie unrechtmäßige Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung zu schützen.
Obwohl die meisten PEOs in der Regel über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen, ist es wichtig, dies zu überprüfen – nicht nur im Hinblick auf die Haftpflichtversicherung, sondern auch auf die Krankenversicherung.
Wie viel kostet HR-Outsourcing?
Anbieter von HR-Outsourcing bieten verschiedene Preismodelle an, um unterschiedlichen geschäftlichen Anforderungen und Budgets gerecht zu werden. Zu den gängigsten Modellen gehören:
- Pauschalgebühren: Eine feste monatliche oder jährliche Gebühr für einen vordefinierten Leistungsumfang. Dieses Modell ermöglicht planbare Kosten und wird häufig für umfassende HR-Lösungen verwendet.
- Gebühren pro Mitarbeitendem: Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Dieses Modell wächst mit der Größe des Unternehmens und eignet sich daher für wachsende Unternehmen.
- Prozentsatz der Lohnabrechnung: Die Gebühren werden als Prozentsatz der gesamten Lohnsumme berechnet. Dieses Modell stimmt die Kosten auf die Lohnaufwendungen des Unternehmens ab und stellt sicher, dass die Kosten für HR-Outsourcing im Verhältnis zur Größe der Belegschaft stehen.
Kostenfaktoren
Mehrere Faktoren beeinflussen die Kosten des HR-Outsourcings, darunter:
- Unternehmensgröße: Größere Unternehmen haben aufgrund der zunehmenden Komplexität und des größeren Umfangs der HR-Aufgaben typischerweise höhere Kosten.
- Benötigte Dienstleistungen: Umfang und Tiefe der benötigten Dienstleistungen, wie Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Compliance-Management und Personalbeschaffung, beeinflussen die Gesamtkosten.
- Branche: In einigen Branchen gelten spezielle HR-Anforderungen oder Vorschriften, die die Komplexität und Kosten der ausgelagerten Dienstleistungen erhöhen können.
- Fachkenntnisse des Dienstleisters: Dienstleister mit umfangreicher Erfahrung und spezialisiertem Wissen können für ihre hochwertigen Dienstleistungen höhere Gebühren verlangen.
Durchschnittliche Kosten
Die Kosten für das Outsourcing von HR-Dienstleistungen können je nach den oben genannten Faktoren stark variieren. Hier sind jedoch einige durchschnittliche Kostenbereiche für verschiedene Arten von HR-Outsourcing-Dienstleistungen:
- Grundlegende HR-Dienstleistungen: $50 bis $150 pro Mitarbeiter und Monat. Dies umfasst typischerweise die Lohnabrechnung, die grundlegende Verwaltung von Zusatzleistungen und Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften.
- Umfassende HR-Dienstleistungen: $150 bis $500 pro Mitarbeiter und Monat. Dies umfasst ein vollständiges Leistungsspektrum von HR-Funktionen wie Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterschulungen und strategischer HR-Unterstützung.
- Prozentsatz der Lohnsumme: 2% bis 8% der gesamten Lohnsumme. Dieses Modell deckt ein breites Spektrum an HR-Dienstleistungen ab und stimmt die Kosten auf die Lohnaufwendungen ab.
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