HR-Outsourcing: Vorteile, Strategien und Überlegungen
Das Outsourcing von HR ist bei Unternehmen – besonders bei kleineren – aus gutem Grund beliebt.
Da das Management von Personalabteilungen immer komplexer und zeitaufwändiger wird – insbesondere, wenn die Belegschaft international wächst – lohnt es sich, Fachleute ins Boot zu holen, die Wissen und Flexibilität einbringen, die intern nicht vorhanden sind.
Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Vorteile kennenzulernen und zu erfahren, welche HR-Outsourcing-Dienstleistungen zur Verfügung stehen.
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Was ist HR-Outsourcing?
HR-Outsourcing ist der Prozess, einen Dritten, in der Regel eine qualifizierte Einzelperson oder ein spezialisiertes Unternehmen, damit zu beauftragen, einige oder alle Personalaufgaben Ihres Unternehmens zu übernehmen.
Viele Unternehmen wenden sich an RPO-Unternehmen, um ihre ausgelagerten HR-Funktionen, insbesondere für das Recruiting, zu ergänzen. Es ist oft der perfekte Mittelweg zwischen gar keiner und einer internen HR-Abteilung.
Arten des HR-Outsourcings
Organisationen können wählen, ob sie einige oder alle HR-Aufgaben auslagern möchten:
Professional Employer Organization (PEO)
Eine PEO arbeitet mit einem Unternehmen zusammen, um umfassende HR-Dienstleistungen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Mitarbeitermanagement anzubieten.
Die PEO agiert als Mit-Arbeitgeber, das bedeutet, dass sowohl das Unternehmen als auch die PEO bestimmte rechtliche Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden teilen.
Mehr dazu finden Sie in unserer Auswahl der besten PEOs.
Employer of Record (EOR)
Ein EOR ist eine Drittorganisation, die die volle rechtliche Verantwortung für Mitarbeitende übernimmt, einschließlich Lohnabrechnung, Steuern und Einhaltung von Arbeitsgesetzen.
Im Gegensatz zu einer PEO wird ein EOR im rechtlichen Sinne zum offiziellen Arbeitgeber, was häufig beim Recruiting in ausländischen Märkten genutzt wird.
Mehr dazu finden Sie in unserer Auswahl der besten EORs.
Personalvermittlungsagenturen
Fokussiert auf temporäre oder projektbasierte Arbeitskräfte übernehmen Anbieter für Personalaufstockung das Recruiting, Onboarding und die Lohnabrechnung für befristete Positionen. Sie können genutzt werden, um Engpässe schnell zu füllen, ohne Festangestellte einzustellen.
Recruiting-Agenturen
Spezialisten für die Suche und Vermittlung von Talenten, diese Recruiting-Firmen übernehmen den Einstellungsprozess für Festanstellungen, einschließlich Kandidatensuche, Durchführung von Bewerbungsgesprächen und teilweise das Onboarding.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, das Recruiting auszulagern, etwa über Agenturen für Zeitarbeit, Dienstleister, die auf Provisionsbasis einstellen, sowie Anbieter, die für eine festgelegte Pauschale auf Grundlage der offenen Stellen und benötigten Zeit gemeinsam arbeiten.
Mehr dazu finden Sie in unserem Artikel zu den besten Unternehmen für Recruitment Process Outsourcing.
Fractional HR
Das Engagement eines erfahrenen HR-Profis, in der Regel auf Teilzeit- oder Abrufbasis, um bestimmte HR-Funktionen für Ihr Unternehmen zu übernehmen.
Statt das gesamte Personalmanagement an einen Full-Service-Anbieter auszulagern, „mieten“ Sie effektiv eine bestimmte Stundenzahl eines HR-Experten. Dies ist eine flexible und potenziell kosteneffiziente Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die keine Vollzeit-HR-Mitarbeitenden benötigen.
Managed Service Providers (MSP)
Typischerweise für das Management von temporären Arbeitskräften genutzt, übernehmen MSPs die Rekrutierung, Verwaltung und Überwachung von Zeitarbeiter:innen und Auftragnehmern an verschiedenen Standorten oder Projekten. Sie sind besonders nützlich für das Recruiting in großem Umfang.
Beratungsfirmen
HR-Beratungsfirmen bieten Fachwissen in speziellen Bereichen wie Compliance, Führungskräfteentwicklung, Organisationsdesign und Change Management.
Sie beraten strategisch oder übernehmen ausgewählte Projekte, aber in der Regel keine alltäglichen HR-Aufgaben.
Mehr dazu finden Sie in unserer Übersicht der besten HR-Beratungsfirmen oder der besten HR-Beratungsfirmen im Vereinigten Königreich.
Payroll-Anbieter
Unternehmen, die sich auf Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, inklusive Lohnsteuer-Meldungen und Abzügen, spezialisiert haben.
Lern- und Entwicklungsfirmen
Diese Unternehmen bieten Schulungsprogramme, Führungskräfteentwicklung und den Aufbau von Mitarbeiterkompetenzen an. Das Outsourcing an einen spezialisierten Anbieter stellt sicher, dass Teams Zugang zu konsistentem, hochwertigem Training erhalten.
Unternehmen für die Verwaltung von Sozialleistungen
Diese Firmen konzentrieren sich auf das Management von Mitarbeiter-Benefits, einschließlich Krankenversicherung, Altersvorsorge und Gesundheitsinitiativen. Durch Skaleneffekte bieten sie oft einen besseren Zugang zu Leistungen.
Anbieter von Hintergrundüberprüfungen
Unternehmen, die auf Hintergrundüberprüfungsdienste spezialisiert sind, unterstützen bei Prüfungen vor der Einstellung, wie z. B. bei Strafregisterüberprüfungen, Beschäftigungsnachweisen und Bonitätsprüfungen.
Welche Unternehmen benötigen HR-Outsourcing?
Das Outsourcing von HR kann in verschiedenen Situationen eine strategische Entscheidung sein. Hier sind einige typische Szenarien, in denen es von Vorteil sein kann:
- Begrenzte interne Ressourcen: Wenn Ihr Unternehmen klein ist oder keine eigene HR-Abteilung hat, kann das Outsourcing wichtige HR-Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Benefits-Verwaltung und Compliance übernehmen.
- Schnelles Wachstum: In Phasen rasanten Wachstums oder bei Expansion in neue Märkte kann die interne Verwaltung von HR-Aufgaben überwältigend werden. Outsourcing hilft, Rekrutierung, Onboarding und Compliance effizienter zu bewältigen (besonders in neuen Märkten hilfreich).
- Komplexe Compliance-Anforderungen bewältigen: Wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern oder Branchen mit strengen Vorschriften tätig ist, kann das Outsourcing an einen HR-Partner mit Kenntnissen der lokalen Gesetze Compliance-Risiken minimieren.
- Kosteneffizienz: Für kleinere Organisationen können die Kosten für den Aufbau einer eigenen HR-Abteilung den Nutzen übersteigen. Outsourcing ist oft kostengünstiger und bietet Zugang zu erfahrenen Fachkräften ohne hohe Fixkosten.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Wenn HR-Aufgaben zu viel Zeit und Ressourcen beanspruchen, lässt das Outsourcing Ihrem Team mehr Freiraum für strategische Initiativen statt für administrative Tätigkeiten.
- Zugang zu Fachwissen: Das Outsourcing von HR-Funktionen wie Mitarbeiterbeziehungen, Leistungsmanagement oder Benefits verschafft Zugang zu spezialisiertem Wissen und Best Practices, die intern vielleicht fehlen.
- Vorübergehende oder saisonale Anforderungen: In Hochphasen oder bei kurzfristigen Projekten unterstützt das HR-Outsourcing die effiziente Verwaltung und Einstellung von temporärem Personal.
- Verbesserung von HR-Prozessen: Sind interne HR-Prozesse veraltet oder ineffizient, bringt das Outsourcing moderne Tools, Technologien und Verfahren, die die Produktivität steigern.
Bei welchen Aufgaben kann HR-Outsourcing helfen?
Anbieter von HR-Outsourcing-Dienstleistungen unterstützen bei zahlreichen HR-Funktionen, darunter:
- Rekrutierung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Benefits-Verwaltung
- Zeit- und Anwesenheitserfassung
- Versicherungen
- Schulungen
- Lernen und Entwicklung
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiterbeziehungen
- Outplacement-/Transition-Services
- Hintergrundüberprüfungen und Referenzprüfungen
- Mitarbeiter-Drogentest-Dienstleistungen
- Mitarbeiterberatung (EAPs, Unterstützung bei psychischer Gesundheit).
HR-Outsourcing: Vorteile und Nachteile
Wie die meisten Dinge im Geschäftsleben hat HR-Outsourcing Vor- und Nachteile.
Vorteile von HR-Outsourcing
- Kosteneinsparungen: Das Outsourcing von HR-Funktionen kann Gemeinkosten senken, beispielsweise Gehälter für interne HR-Mitarbeiter, Zugang zu fortschrittlichen Systemen oder das Vermeiden von Strafen und Bußgeldern.
- Zugang zu Fachwissen: Ermöglicht den Zugang zu erfahrenen HR-Profis mit spezialisiertem Know-how in Bereichen wie Personalbeschaffung, Lernen und Entwicklung, Vergütungsmanagement und Mitarbeiterbeziehungen.
- Verbesserte Compliance: HR-Outsourcing-Unternehmen sind mit Arbeitsgesetzen und Vorschriften bestens vertraut und tragen dazu bei, das Risiko von Nichteinhaltung und verbundenen Strafen zu reduzieren.
- Fokus auf das Kerngeschäft: Interne Ressourcen werden freigesetzt, sodass sich Ihr Team auf strategische Aktivitäten konzentrieren kann, die direkt zum Unternehmenswachstum beitragen.
- Gesteigerte Effizienz: Outsourcing-Firmen nutzen fortschrittliche HR-Technologien und Prozesse, um Funktionen wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Leistungsmanagement zu optimieren.
- Skalierbarkeit: HR-Dienstleistungen lassen sich problemlos an die sich ändernden Bedürfnisse der Organisation anpassen, was insbesondere während Phasen schnellen Wachstums oder bei Verkleinerungen von Vorteil ist.
- Mitarbeitervorteile: Outsourcing ermöglicht Zugang zu besseren und kostengünstigeren Mitarbeitervorteilen, da der Dienstleister bessere Konditionen mit Anbietern aushandeln kann.
Nachteile des HR-Outsourcings
- Verlust an Kontrolle: Outsourcing bedeutet den Verzicht auf einen Teil der Kontrolle über HR-Prozesse. Ein mögliches Problem ist, dass ein externer Dienstleister bei unmittelbaren HR-Anliegen möglicherweise nicht so flexibel reagieren kann wie ein internes Team.
- Weniger persönliche Betreuung: Externe Anbieter verstehen möglicherweise nicht vollständig die Unternehmenskultur oder die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden, was zu allgemeineren HR-Lösungen führen kann.
- Risiken für Sicherheit und Vertraulichkeit: Das Teilen sensibler Mitarbeiterdaten mit einem Drittanbieter kann, wenn nicht sorgfältig gemanagt, Risiken für Datensicherheit und Datenschutz bergen.
- Mögliche Kommunikationslücken: Die Zusammenarbeit mit einem externen Anbieter kann zu Kommunikationsverzögerungen führen, besonders wenn dieser in einer anderen Zeitzone sitzt oder viele Kunden betreut.
- Versteckte Kosten: Obwohl Outsourcing kosteneffizient sein kann, können für bestimmte Leistungen zusätzliche Gebühren anfallen. Es ist daher unerlässlich, Verträge sorgfältig zu prüfen, um unerwartete Ausgaben zu vermeiden.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Ihre Organisation kann vom Outsourcing-Partner abhängig werden, wodurch ein möglicher Wechsel zurück zu einem internen HR-Team erschwert wird.
Best Practices für HR-Outsourcing
Vor diesem Hintergrund möchte ich einige Best Practices teilen, die Ihnen helfen, HR-Outsourcing effektiv anzugehen und Fallstricke zu vermeiden.
1. Ziele und Umfang klar definieren
Bestimmen Sie vor dem Outsourcing, welche HR-Funktionen Sie auslagern möchten und warum. Legen Sie die konkreten Ziele fest, die Sie erreichen wollen (z. B. Kostensenkung, bessere Compliance, Zugang zu Expertenwissen).
Beispiel: Sie kommen zu dem Schluss, dass die Vorteile des Outsourcings der Lohnbuchhaltung überwiegen, entscheiden sich jedoch dafür, andere HR-Funktionen intern zu belassen.
2. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter
Vergleichen Sie mehrere Anbieter, bevor Sie einen Vertrag unterschreiben. Sprechen Sie mit den vom Unternehmen angegebenen Referenzen und fragen Sie gegebenenfalls auch bei anderen Kunden nach, um sicherzustellen, dass Sie das Servicelevel und die Verbindlichkeit erhalten, die Sie aus dieser Geschäftsbeziehung erwarten – und dass der Anbieter bestmöglich zu Ihrem Team und Ihrer Unternehmenskultur passt.
Ich empfehle außerdem, sowohl spezialisierte HR-Beratungen als auch größere Anbieter zu evaluieren, da erstere häufig über speziellere Fachkenntnisse und eine individuellere Betreuung verfügen.
3. Datenschutz prüfen
Arbeitgeber sollten die Datenschutzmaßnahmen eines Anbieters prüfen, bevor sie einen Vertrag unterzeichnen. Überprüfen Sie deren Sicherheitsprotokolle, Datenschutzrichtlinien, Datenzugriffs- und Kontrollmechanismen, Pläne für den Umgang mit Datenschutzvorfällen und Schulungen der Mitarbeitenden zum Datenschutz.
3. Klare Service-Level-Agreements (SLAs) festlegen
Legen Sie Service-Level-Agreements (SLAs) fest, die Erwartungen hinsichtlich Leistung, Reaktionszeiten, Datensicherheit und Servicequalität definieren. Sorgen Sie dafür, dass klar definierte Strafen für Nichteinhaltung vorgesehen sind.
4. Führen Sie einen Technik-Check durch
Analysieren Sie die Werkzeuge und Technologien potenzieller Partner, um sicherzustellen, dass diese mit Ihren Systemen kompatibel sind. Welche Software für Personalvermittlung wird verwendet? Und wie sieht es mit HRMS aus? Lohnabrechnung? Verwaltung von Zusatzleistungen?
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Lohnabrechnung outsourcen, insbesondere wenn Sie auch Zeiterfassung berücksichtigen.
Integrationen sind entscheidend, um Datenkonsistenz zu gewährleisten, Arbeitsabläufe zu verbessern und beispielsweise eine rechtzeitige und effiziente Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
Arbeiten Sie mit dem potenziellen Partner zusammen, um herauszufinden, inwieweit er Ihr Team unterstützen kann – und wo nicht.
Beispielsweise müssen Berechnungen von Boni und Provisionen häufig weiterhin intern erfolgen, wobei der Lohnabrechnungsdienstleister nur die endgültige Auszahlung zur Abwicklung eingibt.
5. Überprüfen Sie die kulturelle Passung
Ihre wichtigste Priorität beim Outsourcing von Funktionen wie Leistungsmanagement ist sicherzustellen, dass Ihr Partner mit Ihrer Unternehmenskultur und Ihren Zielen übereinstimmt.
Suchen Sie nach einem Anbieter, der großen Wert auf Nutzererfahrung legt, sodass Ihre Mitarbeitenden weiterhin im Mittelpunkt der Bemühungen des Partners stehen.
Fragen Sie den Partner, wie die Zusammenarbeit aussieht, wenn beispielsweise Fragen oder Bedenken zur Leistung auftauchen.
6. Versicherungsschutz prüfen
Wenn Sie mit einem PEO einen Vertrag abschließen und in ein Co-Employment-Verhältnis eintreten, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über die richtige Haftpflichtversicherung verfügt und prüfen Sie, ob auch der PEO einen ausreichenden Versicherungsschutz bietet.
Sie können außerdem eine „Employment Practices Liability Insurance (EPLI)“ in Betracht ziehen, um sich gegen Ansprüche wie unrechtmäßige Kündigung, Diskriminierung oder Belästigung abzusichern.
Während die meisten PEOs in der Regel über ausreichenden Versicherungsschutz verfügen, ist es wichtig, dies zu überprüfen – und zwar nicht nur hinsichtlich der Haftpflichtversicherung, sondern auch bei der Krankenversicherung.
Wie viel kostet HR-Outsourcing?
Anbieter von HR-Outsourcing bieten verschiedene Preismodelle an, um unterschiedlichen Geschäftsbedürfnissen und Budgets gerecht zu werden. Die gängigsten Modelle sind:
- Pauschalgebühren: Eine feste monatliche oder jährliche Gebühr für ein vordefiniertes Servicepaket. Dieses Modell ermöglicht gut planbare Kosten und wird häufig für umfassende HR-Lösungen genutzt.
- Gebühren pro Mitarbeitenden: Die Abrechnung erfolgt auf Basis der Anzahl der Mitarbeitenden im Unternehmen. Dieses Modell wächst mit dem Unternehmen und ist deshalb besonders für expandierende Firmen geeignet.
- Prozentsatz der Lohnsumme: Die Gebühren werden als Prozentsatz der gesamten Lohnsumme berechnet. So werden die Kosten am Personalaufwand ausgerichtet und passen sich der Unternehmensgröße an.
Kostenfaktoren
Verschiedene Faktoren beeinflussen die Kosten des HR-Outsourcings, darunter:
- Unternehmensgröße: Größere Unternehmen verursachen in der Regel höhere Kosten durch die gesteigerte Komplexität und das größere Volumen an HR-Aufgaben.
- Benötigte Leistungen: Der Umfang und die Tiefe der benötigten Dienstleistungen – wie Lohnabrechnung, Benefits-Administration, Compliance-Management oder Personalbeschaffung – beeinflussen die Gesamtkosten.
- Branche: Einige Branchen haben spezielle Anforderungen oder Regulierungen in der Personalverwaltung, die die Komplexität und die Kosten erhöhen können.
- Expertise des Dienstleisters: Anbieter mit umfangreicher Erfahrung und spezialisiertem Wissen verlangen oft höhere Gebühren für Premium-Services.
Durchschnittliche Kosten
Die Kosten für HR-Outsourcing können – abhängig von den genannten Faktoren – stark variieren. Im Folgenden finden Sie jedoch einige durchschnittliche Kostenbereiche für verschiedene Arten von HR-Outsourcing-Dienstleistungen:
- Basis-HR-Dienstleistungen: $50 bis $150 pro Mitarbeitenden und Monat. In der Regel umfasst dies Lohnabrechnung, grundlegende Benefits-Administration und Unterstützung bei Compliance-Fragen.
- Umfassende HR-Dienstleistungen: $150 bis $500 pro Mitarbeitenden und Monat. Dazu zählt das gesamte HR-Leistungsspektrum einschließlich Personalbeschaffung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterschulungen und strategischer HR-Unterstützung.
- Prozentsatz der Lohnsumme: 2 % bis 8 % der gesamten Lohnsumme. Dieses Modell deckt ein breites Spektrum an HR-Dienstleistungen ab und passt die Kosten an den Personalaufwand an.
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