Auslagerung der Lohnabrechnung: Vor- und Nachteile
Eine der wichtigsten operativen Aufgaben bei der Führung eines Unternehmens ist die Sicherstellung einer korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Effektive Lohn- und Gehaltsabrechnung erfordert spezielles Fachwissen und geeignete Technologien. Aus diesem Grund lagern viele Unternehmen diese Aufgabe an einen professionellen Service aus, um Vertrauenswürdigkeit aufzubauen.
Im Folgenden erläutere ich, was die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung beinhaltet sowie die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes.
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Was versteht man unter Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bedeutet, einen externen Dienstleister wie ein PEO-Unternehmen zu beauftragen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu übernehmen. Dies umfasst die Berechnung der Löhne und der Steuerabzüge unter Einhaltung der geltenden Arbeits- und Steuergesetze.
Das Unternehmen und seine Mitarbeitenden liefern die relevanten Informationen (Vergütung, Arbeitsstunden, Einstufung usw.), und der Lohnbuchhalter übernimmt den Rest. Das ist besonders hilfreich für kleine Unternehmen.
Dadurch kann das Unternehmen von Funktionen des Dienstleisters profitieren, wie automatisierte Erinnerungen, Lohn- und Leistungsberechnung sowie die Abgabe und Zahlung von Steuern.
Wie wir noch sehen werden, kann die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders für international tätige Unternehmen oder für komplexe Prozesse mit vielen manuellen Berechnungen hilfreich sein.
Vorteile der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Beginnen wir mit den möglichen Vorteilen der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung:
Fertige und verwaltete Lohnabrechnungsprozesse
Ein externer Dienstleister für Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet einen fertigen, effizienten Lohnabrechnungsprozess, sodass Sie keine Zeit für die eigene Einrichtung und Verwaltung aufwenden müssen.
Er kümmert sich beispielsweise um die Einrichtung von Direkteinzahlungen für Ihre Mitarbeitenden, damit das Geld zum Zahltag ohne Verzögerung auf deren Konten eingeht. Darüber hinaus erfolgt die automatische Berechnung von Abzügen wie Steuern und Sozialleistungen, was Zeit spart.
Möglicherweise geringere Betriebskosten
Sie müssen weder in HR-Software für die Gehaltsabrechnung noch in Personal für die interne Lohnbuchhaltung investieren. Bei ausgelagerter Lohnabrechnung übernimmt all das ein Drittanbieter mit einem Expertenteam, das sich gegenseitig vertreten kann.
Zum Beispiel aktualisiert ein externer Dienstleister automatisch die Systeme bei Änderungen von Steuervorgaben oder neuen Compliance-Anforderungen.
Sichere Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Ein externer Lohnbuchhalter sollte über das Fachwissen und die Ressourcen verfügen, um Genauigkeit und Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften für Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherzustellen.
Beispielsweise übernimmt er vierteljährliche Steuererklärungen sowie Jahresmeldungen wie W-2- und 1099-Formulare für Sie. Achten Sie darauf, ob der Anbieter im Falle eigener Fehler die entstandenen Kosten übernimmt.
Einfache internationale Expansion
Stellen Sie Mitarbeitende in neuen Ländern ein, bedeutet dies normalerweise, dass Sie einen neuen Lohn- und Gehaltsprozess aufsetzen müssten – es sei denn, Sie nutzen einen etablierten globalen Gehaltsabrechnungsdienstleister, der sich um Compliance, Währungsumrechnung und internationale Zahlungen kümmert.
Nachteile der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Trotz möglicher Vorteile gibt es auch einige Gründe, weshalb Organisationen die Lohn- und Gehaltsabrechnung im eigenen Haus durchführen.
Kommunikationsverzögerungen
Wenn Sie sich auf einen externen Anbieter verlassen, kann es gelegentlich zu längeren Reaktionszeiten kommen, insbesondere bei dringenden Korrekturen der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Dem können Sie entgegenwirken, indem Sie Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) mit Ihrem Anbieter festlegen, die Reaktions- und Lösungszeiten für verschiedene Anfragen klar regeln. Ernennen Sie zudem einen festen Ansprechpartner sowohl in Ihrem Unternehmen als auch beim Dienstleister, um die Kommunikation zu vereinfachen.
Sie sollten außerdem sicherstellen, dass Ihr Anbieter Korrekturen am selben Tag für Abrechnungsfehler anbietet, bevor ein kritisches Zahltagsdatum erreicht ist.
Kosten
In manchen Fällen ist Auslagerung nicht unbedingt günstiger als die interne Gehaltsabrechnung.
Je nach angebotenen Leistungen, Kostenstruktur und weiteren Faktoren kann die Auslagerung der Gehaltsabrechnung langfristig sogar teurer werden. Auch beim Outsourcing ist eine interne Kontrolle erforderlich.
„Auch wenn Outsourcing direkte Kosten wie manuelle Bearbeitung, Software und Compliance-Personal reduziert, fallen dennoch Gebühren für den Anbieter an“, sagt Andrew Gosselin, CPA & Senior Editor bei TheCalculatorSite. „Zu Beginn kann es zu Kosteneinsparungen kommen, aber die Ausgaben könnten im Laufe der Zeit steigen, gerade wenn Änderungen oder Sonderwünsche zu zusätzlichen Gebühren führen. Vor einer Entscheidung sollte eine mehrjährige Kostenanalyse erfolgen.“
Datenschutz
Das Outsourcing der Lohnabrechnung erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen oder unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen.
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine starke Datenverschlüsselung verwendet, über Multi-Faktor-Authentifizierung verfügt und geltende Compliance-Standards wie SOC 2 oder ISO 27001 einhält. Ziehen Sie außerdem Anbieter in Betracht, die eine Cyberversicherung zum Schutz gegen Datenpannen anbieten.
Outsourcing der Lohnabrechnung Praxisbeispiel
Conor Hughes, HR-Berater bei RealHR Solutions, teilt seine Erfahrungen mit dem Outsourcing der Lohnabrechnung:
„Als wir die Lohnabrechnung in einem mittelgroßen Technologieunternehmen auslagerten, erkannten wir die zunehmende Komplexität und den steigenden Druck auf unser internes Team.
Wir führten eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, bei der wir unsere internen Ausgaben, einschließlich Software und Personal, mit Lohnabrechnungsangeboten von externen Dienstleistern verglichen.
Zum Beispiel lagen unsere internen Kosten bei rund 120.000 $ pro Jahr, während die Angebote für das Outsourcing zwischen 60.000 $ und 90.000 $ lagen.
Wir berücksichtigten auch potenzielle Einsparungen durch weniger Fehler und geringere Compliance-Risiken. Die Entscheidung war finanziell sinnvoll, und wir stellten sicher, klare SLAs mit dem Anbieter zu vereinbaren und behielten einen internen Lohnexperten, um die Kommunikation und eine schnelle Problemlösung zu gewährleisten.
Während der Übergangsphase traten einige Integrationsprobleme und anfängliche Abweichungen auf, aber durch proaktives Management stabilisierten wir den Prozess schnell.
Innerhalb von sechs Monaten verbesserte sich die Gesamteffizienz, wodurch unser HR-Team sich verstärkt strategischen Aufgaben widmen konnte und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt wurden.“
Best Practices für das Outsourcing der Lohnabrechnung
Wendy Mankinson, HR-Managerin bei Jolanda Hydraroll, gibt uns einige Best Practices an die Hand, um das Outsourcing erfolgreich zu machen und die Lohnabrechnung zu schützen:
- Prüfen Sie potenzielle Dienstleister sorgfältig. Nutzen Sie Ressourcen wie diese Website, Trustpilot, Ihr Netzwerk und Reddit-Foren. Bitten Sie den Anbieter außerdem um Nachweise über gültige Versicherungsdokumente und Richtlinien zur Cybersicherheit.
- Verhandeln Sie belastbare Service-Level-Agreements mit integrierten Vertragsstrafen
- Erstellen Sie einen detaillierten Implementierungs- und Übergabeplan
- Behalten Sie internes Fachwissen, um Ihren Outsourcing-Anbieter zu überwachen
- Kennen Sie die Grenzen des Dienstleisters, insbesondere hinsichtlich internationaler Lohnabrechnungen
- Bestehen Sie auf sicheren Datenübertragungsprotokollen.
- Halten Sie einen Notfallplan bereit, um die Lohnabrechnung bei Bedarf wieder ins Haus zurückzuholen.
Die Teilnahme an Lohnabrechnungsseminaren hilft Ihnen dabei, über wichtige Strategien informiert zu bleiben, mit denen Sie ein effektives Lohnmanagement aufbauen und dieses an aktuelle Branchentrends anpassen können.
Wie funktioniert das Outsourcing der Lohnabrechnung?
Folgen Sie diesen Schritten, um die Lohnabrechnungsfunktion auszulagern:
1. Bedarfsermittlung und Anbieterauswahl
- Bestimmen Sie Ihren konkreten Bedarf, z. B. Sofortauszahlungen, internationale Entgeltabrechnung.
- Recherchieren und wählen Sie einen geeigneten Lohnabrechnungsdienstleister aus (z. B. ADP, Paychex, Gusto). Bewerten Sie dessen Dienstleistungen, Preisstruktur und Erfahrung mit US-amerikanischen Lohn- und Gehaltsvorschriften.
2. Vertragsverhandlung
- Erarbeiten und verhandeln Sie einen Vertrag, in dem die angebotenen Dienstleistungen, Datenschutz, Einhaltung staatlicher und bundesstaatlicher Steuervorschriften, SLAs und Preisstrukturen klar geregelt sind.
3. Einrichtung und Datenmigration
- Arbeiten Sie mit dem Anbieter an der Einrichtung Ihres Lohnsystems. Dazu gehören die Übernahme von Mitarbeiterdaten, Steuerinformationen, Angaben zu Benefits und Zahlungspläne.
- Stellen Sie sicher, dass die Daten sicher übertragen werden und alle erforderlichen Steuerformulare (z. B. W-2s, 1099s) entsprechend verwaltet werden.
4. Einhaltung rechtlicher Vorschriften
- Der Anbieter sollte alle bundesstaatlichen, lokalen und staatlichen Steuerabzüge vornehmen, Steuern in Ihrem Namen abführen und die Einhaltung der sich ändernden Gesetzeslage sicherstellen.
- Stellen Sie sicher, dass er auch Abzüge für Sozialleistungen, Überstunden und ggf. bundesstaatspezifische Vorgaben (z. B. kalifornische Arbeitsgesetze) abwickeln kann.
5. Schulung und Integration
- Ihr Team muss eventuell geschult werden, wie es mit dem ausgelagerten Lohnabrechnungssystem arbeitet, z. B. bei der Dateneingabe, Berichtsüberprüfung oder der Kommunikation im Störungsfall.
6. Laufende Lohnabrechnungsabwicklung
- Der Anbieter wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung nach Ihrem festgelegten Zeitplan (wöchentlich, zweiwöchentliche Lohnabrechnung usw.) durchführen und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden korrekt und pünktlich bezahlt werden.
- Sie erhalten regelmäßige Berichte und Updates, die mit Ihren Finanzsystemen integriert werden können.
7. Support und Problemlösung
- Stellen Sie sicher, dass es einen klaren Prozess zur Behebung von Unstimmigkeiten in der Lohnabrechnung oder von Mitarbeiteranfragen gibt. Service-Level-Agreements (SLAs) geben in der Regel vor, wie schnell auf Probleme reagiert werden muss.
Typische Dienstleistungen von Lohnbuchhaltungsfirmen
Lohnbuchhaltungsfirmen bieten in der Regel eine Reihe von Services an, die den vielfältigen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden. Hier sind einige häufig angebotene Leistungen:
1. Lohn- und Gehaltsabrechnung
Dies ist die Hauptaufgabe jeder Lohnbuchhaltungsfirma: die Berechnung und Auszahlung von Mitarbeitergehältern auf Basis von Arbeitsstunden, Gehältern und weiteren Vergütungsfaktoren.
Beinhaltet:
- Berechnung des Bruttolohns, Abzüge und Nettolohn.
- Auszahlung der Gehälter per Direktüberweisung oder Scheck.
- Verwaltung von Zahlungszyklen (z. B. wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich).
2. Steuerabwicklung und Compliance
Lohnanbieter sorgen für die Einhaltung bundesweiter, landesweiter und lokaler Steuervorschriften – einschließlich korrekter Einbehaltung, Meldung und Abführung.
Beinhaltet:
- Einbehalten und Abführen der Lohnsteuern (bundesweit, landesweit und auf lokaler Ebene).
- Erstellung und Einreichung von Quartals- und Jahressteuererklärungen (z. B. 941, 940).
- Erstellung von Steuerformularen zum Jahresende (W-2 für Mitarbeitende, 1099 für Auftragnehmende).
- Sicherstellung der Einhaltung von Lohn- und Arbeitszeitgesetzen.
3. Direktüberweisung und Zahlungsoptionen
Automatisiert die Auszahlung der Gehälter, wodurch Zahlungen schneller und sicherer erfolgen. Dies umfasst:
- Einrichtung der Direktüberweisung für Mitarbeitende.
- Anbieten alternativer Zahlungsmethoden wie Gehaltskarten oder gedruckter Schecks.
- Verwaltung mehrerer Bankkonten oder Aufteilung von Zahlungen.
4. Mitarbeiter-Self-Service-Portale
Digitale Plattformen, auf denen Mitarbeitende Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungen haben – das reduziert den Verwaltungsaufwand der Personalabteilung. Dazu gehören:
- Ansicht von Gehaltsabrechnungen, Steuerformularen (W-2) und Informationen zu Zusatzleistungen.
- Aktualisierung persönlicher Daten wie Adresse oder Bankverbindung.
- Beantragung und Einsicht von Urlaub sowie Urlaubsansprüchen.
5. Zeiterfassung und Anwesenheit
Zeiterfassungstools, die mit dem Lohnabrechnungssystem verbunden sind, um Arbeitszeit, Überstunden und Urlaubsstände zu erfassen.
- Zeiterfassungssysteme (physisch oder digital) für das Ein- und Ausstempeln der Mitarbeitenden.
- Erfassung von Überstunden, Feiertagen, bezahltem Urlaub (PTO) und Krankheitstagen.
- Synchronisierung von Zeit- und Anwesenheitsdaten mit der Lohnabrechnung für korrekte Gehaltsberechnungen.
6. Verwaltung von Zusatzleistungen
Einige Lohnbuchhaltungsfirmen bieten auch die Verwaltung von Zusatzleistungen an, indem sie diese direkt in die Lohnabrechnung integrieren – die Abzüge und Berichte werden so vereinfacht. Dazu gehören
- Verwaltung von Mitarbeitervorteilen (z. B. Krankenversicherung, Altersvorsorge, 401(k)-Beiträge).
- Abwicklung von Vorteilsabzügen und Arbeitgeberanteilen.
- Anmeldung der Mitarbeitenden zu Zusatzleistungen und Verwaltung der jährlichen offenen Einschreibung.
7. Verwaltung von Lohnpfändungen und Abzügen
Bearbeitung von gerichtlich angeordneten Lohnpfändungen oder freiwilligen Abzügen wie Beiträgen zur Altersvorsorge oder Krankenversicherungsprämien.
Beinhaltet:
- Berechnung und Einbehaltung von Pfändungen (z. B. Unterhalt, Steuerabgaben).
- Verwaltung freiwilliger Abzüge (z. B. Spenden, Krankenversicherungsprämien).
- Sicherstellung der gesetzlichen Vorgaben für Pfändungsgrenzen und -abläufe.
8. HR-Unterstützung und Compliance
Einige Lohnabrechnungsanbieter bieten zusätzliche HR-Dienstleistungen an, um Unternehmen bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften zu unterstützen. Diese können beinhalten:
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter und bei der Erstellung von Unterlagen.
- Beratung zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen (z. B. Arbeitszeitgesetz, OSHA-Vorschriften).
- Anbieten von HR-Ressourcen wie Mitarbeiterhandbüchern oder Compliance-Audits.
9. Verwaltung von Arbeitsunfall- und Arbeitslosenversicherungen
Einige Lohnabrechnungsunternehmen können bei der Bearbeitung und Einreichung von Arbeitsunfallmeldungen sowie bei der Verwaltung der Arbeitslosenversicherung unterstützen.
Dazu gehört das Berechnen und Bezahlen von Arbeitsunfallversicherungsbeiträgen, das Einreichen von staatlichen Arbeitslosenversicherungssteuern sowie die Verwaltung von Ansprüchen und die Klärung von Streitigkeiten mit staatlichen Behörden.
10. Anpassbare Berichterstattung
Lohnabrechnungsanbieter bieten oft Berichtsfunktionen an, die Einblicke in Lohnabrechnung, Steuern und allgemeine HR-Daten liefern. Dies kann beinhalten:
- Erstellung von Lohnabrechnungsberichten (z. B. Gesamtkosten für Arbeitskräfte, Leistungszusammenfassungen).
- Berichte zu Steuerverpflichtungen und Compliance.
- Individuelle Berichte für Budgetierung, Audit-Vorbereitung und Finanzplanung.
11. Onboarding- und Offboarding-Services
Einige Lohnabrechnungsanbieter übernehmen den Prozess der Aufnahme neuer Mitarbeiter in die Lohnabrechnung oder der Entfernung ehemaliger Mitarbeiter. Zum Beispiel:
- Bearbeitung der Einstellungsunterlagen, Einrichtung der Lohnabrechnung und Sicherstellung der Einhaltung der steuerlichen Vorgaben.
- Verarbeitung der letzten Gehaltsabrechnungen, Bearbeitung von Austrittsunterlagen und Meldung an Behörden (z. B. Einhaltung von COBRA).
Checkliste zur Überprüfung von Lohnabrechnungsdiensten
1. Datensicherheit
☐ Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für sensible Lohnabrechnungsdaten einsetzt.
☐ Compliance: Überprüfen Sie, ob der Anbieter den Datenschutzbestimmungen entspricht (z. B. SOC 2, ISO 27001, ggf. DSGVO).
☐ Zugriffskontrollen: Bestätigen Sie, dass Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) sowie rollenbasierte Zugriffe genutzt werden, um den Zugriff auf Lohnabrechnungsdaten zu begrenzen.
☐ Datensicherung: Fragen Sie nach Datensicherungs-Prozessen und Notfallwiederherstellungsplänen.
☐ Cybersecurity-Maßnahmen: Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter eine Cyberversicherung oder Prozesse zur Handhabung von Sicherheitsverletzungen hat.
2. Systemzuverlässigkeit
☐ Uptime-Garantie: Überprüfen Sie, ob der Anbieter eine bestimmte Verfügbarkeitsgarantie zusichert (z. B. 99,9 %) und welche Maßnahmen er zur Vermeidung von Ausfallzeiten trifft.
☐ Mobiler & Desktop-Zugang: Stellen Sie sicher, dass das System problemlos auf Mobilgeräten und Desktops funktioniert, um einfachen Zugang zu Lohnabrechnungsdaten zu gewährleisten.
☐ Integrationsmöglichkeiten: Bestätigen Sie, dass das Lohnabrechnungssystem mit Ihrer bestehenden Software (z. B. HR, Zeiterfassung, Buchhaltung) integrierbar ist.
☐ Skalierbarkeit: Vergewissern Sie sich, dass das System mit Ihrem Unternehmen wachsen bzw. bei Expansion in neue Märkte angepasst werden kann.
3. Qualität des Kundenservice
☐ Reaktionszeit: Fragen Sie nach der durchschnittlichen Reaktionszeit bei Lohnabrechnungsproblemen (z. B. am selben Tag, am nächsten Tag).
☐ Persönlicher Support: Prüfen Sie, ob ein persönlicher Ansprechpartner oder ein fester Kundenbetreuer für Ihr Unternehmen zur Verfügung steht.
☐ Servicezeiten: Stellen Sie sicher, dass der Support während Ihrer Geschäftszeiten verfügbar ist, insbesondere wenn Sie in mehreren Zeitzonen tätig sind.
☐ Schulungen & Ressourcen: Erkundigen Sie sich, ob es Schulungen für Ihr Team gibt oder Selbstbedienungsressourcen wie FAQs, Tutorials oder Hilfedienste angeboten werden.
☐ Kundenbewertungen: Suchen Sie nach Erfahrungsberichten oder Rezensionen, die die Qualität des Kundenservices hervorheben.
4. Expertise in Compliance & Steuern
☐ Genauigkeit bei Steuererklärungen: Prüfen Sie, ob der Anbieter bundes-, landes- und kommunale Steuererklärungen bearbeitet und Genauigkeit garantiert.
☐ Rechtliche Einhaltung: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter mit Lohnabrechnungsgesetzen, Lohnvorschriften und Leistungsanforderungen (z. B. Lohnabrechnung in mehreren Bundesländern, internationale Compliance) auf dem neuesten Stand bleibt.
☐ Haftungsübernahme: Fragen Sie nach, ob im Falle von Fehlern bei Steuererklärungen, die durch das Team verursacht wurden, Strafzahlungen und Zinsen übernommen werden.
☐ Unterstützung bei Prüfungen: Bestätigen Sie, ob bei Steuerprüfungen oder Compliance-Untersuchungen Unterstützung angeboten wird.
5. Kostentransparenz
☐ Klare Preisgestaltung: Fordern Sie eine detaillierte Aufschlüsselung aller Gebühren an, einschließlich Einrichtungsgebühren, laufender Kosten sowie Gebühren für Zusatzleistungen (z. B. Steuererklärungen, Ausstellung von W-2s).
☐ Zusätzliche Kosten: Prüfen Sie, ob für Dienstleistungen wie bundeslandspezifische Lohnabrechnung, Benefits-Management oder die Abwicklung von Lohnpfändungen zusätzliche Gebühren anfallen.
☐ Vertragsflexibilität: Stellen Sie sicher, dass der Vertrag flexibel genug ist, um Dienstleistungen je nach Bedarf Ihres Unternehmens hinzuzufügen oder zu entfernen.
6. Benutzerfreundlichkeit
☐ Benutzeroberfläche: Testen Sie die Software, um sicherzustellen, dass sie sowohl für Mitarbeitende als auch für Administratoren benutzerfreundlich ist.
☐ Mitarbeiter-Self-Service: Prüfen Sie, ob Mitarbeitende Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen und persönliche Daten über ein Online-Portal einsehen und aktualisieren können.
☐ Automatisierungsfunktionen: Achten Sie auf Automatisierung bei Aufgaben wie Steuerberechnungen, Überweisungen und der Integration von Zeiterfassungssoftware.
7. Berichte und Analysen
☐ Individuelle Berichte: Überprüfen Sie, ob der Anbieter anpassbare Berichte anbietet (z. B. Lohnabrechnungszusammenfassung, Steuerverbindlichkeiten, Personalkosten).
☐ Echtzeit-Analysen: Stellen Sie sicher, dass Sie auf Lohndaten und Analysen in Echtzeit zugreifen können, um finanzielle Entscheidungen zu unterstützen.
☐ Compliance-Berichte: Fragen Sie, ob Berichte zur Unterstützung von Compliance-Audits und Steuererklärungen angeboten werden.
Bonus: Weitere Überlegungen
☐ Kundenbindung: Erkundigen Sie sich nach der Kundenbindungsrate des Anbieters – sie kann auf eine langfristige Kundenzufriedenheit hinweisen.
☐ Referenzen: Fordern Sie Referenzen von anderen Unternehmen in Ihrer Branche oder ähnlicher Größe an, um deren Erfahrungen kennenzulernen.
☐ Testphase: Prüfen Sie, ob der Anbieter eine Testphase oder ein Demokonto anbietet, damit Sie den Service vor einer Verpflichtung bewerten können.
Outsourcing oder nicht?
Letztlich basiert die Entscheidung, die Lohnabrechnung auszulagern oder selbst durchzuführen, auf den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und einer sorgfältigen Prüfung dieser Aspekte.
Ihr ausgewählter Lohnabrechnungsanbieter sollte fachkundig sowie mit den Anforderungen zur Lohnabrechnungskonformität vertraut sein und über sichere Systeme zur korrekten Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten verfügen.
Um sicherzugehen, dass Sie den richtigen Anbieter wählen, empfiehlt sich die Entwicklung einer umfassenden Ausschreibung für Lohnabrechnungsdienste (RFP), in der Sie Ihre spezifischen Anforderungen und Bewertungskriterien festhalten.
Auch eine regelmäßige Kommunikation zwischen Unternehmen und Lohnabrechnungsanbieter ist vorteilhaft, um sicherzustellen, dass die Lohnabrechnung möglichst genau und effizient erfolgt.
Ein weiterer guter Ausgangspunkt ist unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungsunternehmen:
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