Was ist Asset-Management-Software? Ein vollständiger Leitfaden
Die altmodische Methode zur Verwaltung von Vermögenswerten ist ineffizient, insbesondere wenn Sie viele Vermögenswerte besitzen. Manuelle Eingaben in Tabellenkalkulationen und häufige menschliche Fehler sind häufige Probleme, die die Skalierbarkeit und Effizienz traditioneller Methoden einschränken. Genau hier setzt Asset Management Software an – aber was ist Asset Management Software eigentlich?
In diesem Artikel erläutern wir Ihnen, was Asset Management Software ist und warum ein modernes Unternehmen eine benötigt. Außerdem geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einem Asset-Management-System achten sollten, damit Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen auswählen können.
Was ist Asset Management Software?
Asset Management Software zentralisiert Vermögensdaten, um die Nachverfolgung von Vermögenswerten in Unternehmen zu erleichtern.
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Moderne Unternehmen verlassen sich auf Asset Management Software, um die Verwaltungskosten für Vermögenswerte zu reduzieren. Sie vereinfacht das Asset-Management, indem sie eine bessere Transparenz über Ihre Vermögenswerte bietet und Ihnen ermöglicht, Reparatur- und Wartungskosten zu optimieren.
Was macht Asset Management Software?
Asset Management Software konsolidiert Vermögensdaten aus allen Abteilungen, sodass Sie jederzeit aktuelle Informationen für effektive Entscheidungen zur Verfügung haben.
Hier sind einige Beispiele dafür, was Asset Management Lösungen für Sie leisten können:
1. Erleichtert fundierte Entscheidungen
Angenommen, Sie haben zehn Computer mit denselben Funktionen gekauft. Fünf dieser Computer stammen von einem anderen Hersteller als die anderen fünf.
Sie tragen diese Vermögenswerte in Ihr Asset Management System ein. Innerhalb von 18 Monaten fallen fünf Computer des Herstellers A aus. Im gleichen Zeitraum fällt nur ein Computer des Herstellers B aus.
Da Sie die Details zu diesen Vermögenswerten im System erfasst haben, können Sie diese Informationen jederzeit auf Ihrem Dashboard einsehen und die betreffenden Computer aus einer Liste mit potenziell Hunderten weiterer Vermögenswerte herausfiltern. So können Sie entscheiden, künftig nur noch vom Hersteller B zu kaufen und Ihrem Unternehmen viel Geld sparen.
2. Überwacht die Eigentumskosten von Vermögenswerten
Die Kosten für den Besitz eines Vermögenswerts steigen in der Regel mit zunehmender Abschreibung. Beispielsweise kann eine Maschine nach mehreren Jahren Nutzung häufiger repariert werden müssen. In manchen Fällen ist es sinnvoller, den Vermögenswert zu ersetzen, statt ihn immer wieder zu reparieren.
Allerdings benötigen Sie genaue Reparaturhistorien und Wartungsdaten, um entscheiden zu können, ob Sie den Vermögenswert ersetzen sollten. Um fundierte Entscheidungen zu treffen, ob Sie Vermögenswerte ersetzen oder warten, können Sie Tools wie Business Tax Management Systeme nutzen, um die Gesamtkosten des Besitzes sowie mögliche Steuervorteile zu analysieren.
Wenn die Gesamtkosten für den Besitz des Vermögenswerts (d.h. Reparatur-, Wartungs- und Betriebskosten) die wirtschaftlichen Vorteile, die er dem Unternehmen bietet, übersteigen, ist es Zeit für einen Ersatz.
3. Einfacher Zugang zu Vermögensdaten
Sie benötigen Vermögensdaten, um die Leistung von Vermögenswerten zu überwachen, Reparatur- oder Ersatzentscheidungen zu treffen und die steuerlichen Auswirkungen der Abschreibung zu verstehen, um nur einige zu nennen.
Mit einem Asset Management System können Sie deutlich schneller durch Vermögensdaten suchen. Sie haben die Möglichkeit, Vermögenswerte nach verschiedenen Parametern wie Standort, Typ, Garantie oder Reparaturhistorie zu durchsuchen.
Der Zugriff auf diese Informationen kann Ihnen viel Zeit sparen, die Sie sonst beim Durchsuchen von Tabellenkalkulationen verlieren würden.
4. Einhaltung von IRS- und FASB-Vorschriften
Der IRS verlangt von Unternehmen, Aufzeichnungen zu führen, die die Überprüfung von bestimmten Informationen über die Vermögenswerte des Unternehmens ermöglichen.
Sie benötigen Belege, die Informationen wie Kaufpreis, geltend gemachte Abschreibungen, Nutzung der Vermögenswerte und mehr zeigen. Beispiele für Dokumente, die diese Informationen belegen, sind Kaufrechnungen, entwertete Schecks und Abrechnungen beim Immobilienkauf.
Die neuen Leasing-Bilanzierungsstandards der FASB treten spätestens Ende 2022 für alle in Kraft. Sie müssen künftig beim Erfassen von Leasingvermögen sorgfältiger arbeiten.
Statt Vermögensdaten und Dokumente manuell zu verwalten, vereinfacht ein Asset Management System die Speicherung von Dokumenten und deren Weitergabe an relevante Personen.
Vorteile von Asset Management Software
Das sind die Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie eine leistungsstarke Asset Management Software einsetzen:
1. Spart Zeit und Geld
Der wichtigste Vorteil von Asset-Management-Software besteht darin, Zeit und Geld zu sparen. Sie zentralisieren alle Daten, die Sie zur Überwachung von Vermögenswerten und zur Sicherstellung der Compliance ohne manuelle Dateneingabe benötigen, und sind ein zentraler Bestandteil jedes umfassenden digitalen Office-Management-Systems. Dies reduziert die Verwaltungsbelastung, gibt dem Team mehr Zeit und spart dem Unternehmen Geld.
Daten zu Vermögenswerten liefern Erkenntnisse, die dabei helfen, Einsparungspotenziale zu erkennen. Beispielsweise können Sie feststellen, dass wenig genutzte Vermögenswerte mit hohem Wartungsaufwand verbunden sind. Sie könnten sich entscheiden, diese Vermögenswerte zu verkaufen und die Aufgaben, für die Sie die Maschine genutzt haben, auszulagern, um Kosten zu sparen.
2. Echtzeitzugriff auf Asset-Daten
Nehmen wir an, Sie sind Hersteller. Ihnen ist klar, dass ein Präventivwartungsprogramm unerlässlich ist, um Maschinenausfälle und Reparaturkosten bei physischen Vermögenswerten zu minimieren.
Es kann jedoch schwierig sein, die Konstanz eines solchen Programms sicherzustellen, wenn viele Vermögenswerte verwaltet werden müssen. Hier kann ein Asset-Management-System helfen.
Ebenso kann ein Softwareunternehmen Vermögenswerte wie Computer, Server und digitale Werte wie Softwarelizenzen besitzen. Ein Asset-Management-System kann die notwendigen Informationen zur Überwachung dieser Vermögenswerte bereitstellen und erhebliche Kosten einsparen.
Beispielsweise gibt ein durchschnittliches Unternehmen doppelt so viel für Software-Assets aus, wie nötig, weil der Überblick über die eigene Software-Landschaft fehlt.
3. Effizientes Asset-Lebenszyklusmanagement
Ein Vermögenswert hat eine begrenzte Nutzungsdauer. Durch Verschleiß können Ihre derzeitigen Vermögenswerte ineffizient oder gar unbrauchbar werden.
Asset-Management-Softwarelösungen können historische Daten zum Lebenszyklus eines Vermögenswerttyps bereitstellen. Der Zugang zu diesen Daten unterstützt die Schätzung der Lebensdauer neuer Vermögenswerte, sodass Sie Steuern, Besitzkosten und Ersatz besser planen können.
Um Vermögenswerte wie Schreibtische und Konferenzraumausstattung nachzuverfolgen und zu kontrollieren, kann Meetingraum-Buchungssoftware helfen, nachzuvollziehen, wer was wann und wie oft genutzt hat.
4. Optimierte Wartungsprogramme
Präventive Wartung ist entscheidend, um die Nutzungsdauer eines Vermögenswerts zu verlängern und Reparaturkosten zu minimieren. Asset-Management-Software kann Wartungsdaten liefern, sodass Sie stets den Überblick über Vermögenswerte haben, die sich dem Ende ihrer Nutzungsdauer nähern.
Sie können das Wartungsprogramm optimieren, indem Sie die Wartungsroutinen einzelner Vermögenswerte auf Basis der Wartungsdaten anpassen. Das kann helfen, die Nutzungsdauer des Vermögenswerts zu verlängern. Alternativ könnten Sie sich entscheiden, die Maschine bis zum Ausfall zu betreiben.
5. Unterstützung für interne und externe Prüfer
Prüfer müssen unter anderem die Existenz, den Wert und den Standort von Vermögenswerten verifizieren. Asset-Daten spielen eine entscheidende Rolle dabei, dass externe Prüfer Vermögenswerte, wie sie in Ihrer Bilanz aufgeführt sind, überprüfen können.
Auch interne Prüfer können Asset-Aufzeichnungen nutzen, um sicherzustellen, dass keine Vermögenswerte unterschlagen wurden und dass angemessene interne Kontrollen zum Schutz des Unternehmensvermögens bestehen.
Asset-Management-Softwarelösungen verfügen möglicherweise auch über Funktionen, mit denen interne Prüfer Statusaktualisierungen zu Vermögenswerten erhalten, sodass sie diese effektiv überwachen können.
Wichtige Funktionen von Asset-Management-Software
Die besten Asset-Management-Softwarelösungen bieten folgende Funktionen:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein komplexes System untergräbt oft den Zweck seiner Einführung. Zwar sparen Sie durch den Wegfall administrativer Aufgaben Kosten, müssen diese Ersparnis aber womöglich in zusätzliche Schulungen investieren, wenn das System zu kompliziert ist. Sie brauchen eine Lösung, die intuitiv ist und eine flache Lernkurve bietet.
- Plattformübergreifende Unterstützung: Wählen Sie ein System, das auf allen gängigen Betriebssystemen läuft – besonders wichtig, wenn Ihr Team viel im Außendienst unterwegs ist. Eine mobile App ermöglicht es den Mitarbeitenden, Asset-Daten unterwegs zu aktualisieren, sodass die Informationen immer auf dem neuesten Stand sind.
- Wartungsmanagement: Ihr Asset-Management-Tool sollte ein integriertes Wartungsmanagement-Modul besitzen oder sich mit einem externen Wartungstool wie einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) verbinden lassen. Sie sollten in der Lage sein, Wartungen zu planen, Arbeitsaufträge zu erstellen und den Fortschritt über Ihr Asset-Management-System nachzuverfolgen. Mit der besten Enterprise-Asset-Management-Software können Sie außerdem die Leistung Ihrer Anlagen überwachen, um ein vorausschauendes Wartungsprogramm umzusetzen.
- Asset-Tracking: Unternehmen verfolgen Anlagen mit verschiedenen Technologien wie Barcode, Bluetooth-Tracking und RFID. Ihr Asset-Management-System muss diese Technologien unterstützen sowie die dafür benötigten Geräte, wie Barcode-Scanner und RFID-Scanner.
- Echtzeit-Asset-Reporting: Sind die Daten erst einmal erfasst, müssen sie ausgewertet werden. Eine überladene Tabelle kann einschüchternd wirken. Ein Asset-Management-System erleichtert jedoch die Auswertung, indem es die Anlagendaten visuell aufbereitet. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können.
- Asset-Check-in und Check-out: Häufig nutzen mehrere Abteilungen ein Asset. Sie müssen in der Lage sein, den Weg des Gegenstands durch die Abteilungen zu verfolgen. Dafür benötigt Ihr System eine Check-in- und Check-out-Funktion.
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Wenn Sie bereit sind, Ihre Optionen zu evaluieren, empfehle ich Ihnen als nächsten Schritt unseren Preisleitfaden für Asset-Management-Software.
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