Was ist Asset-Management-Software? Ein umfassender Leitfaden
Die altmodische Methode der Anlagenverwaltung ist ineffizient, insbesondere wenn Sie viele Vermögenswerte besitzen. Manuelle Eingabe in Tabellenkalkulationen und häufige menschliche Fehler sind gängige Probleme, die die Skalierbarkeit und Effizienz traditioneller Methoden einschränken. Hier kommt eine Anlagenverwaltungssoftware ins Spiel – aber was genau ist Anlagenverwaltungssoftware?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Anlagenverwaltungssoftware ist und warum ein modernes Unternehmen sie benötigt. Außerdem geben wir Ihnen einen Überblick über wichtige Funktionen, auf die Sie in einem Anlagenverwaltungssystem achten sollten, damit Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen auswählen können.
Was ist Anlagenverwaltungssoftware?
Lösungen für Anlagenverwaltungssoftware zentralisieren Anlagendaten und erleichtern so das Nachverfolgen der Vermögenswerte im gesamten Unternehmen.
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Moderne Unternehmen verlassen sich auf Anlagenverwaltungssoftware, um die Verwaltungskosten von Vermögenswerten zu senken. Sie rationalisieren die Anlagenverwaltung, indem sie eine bessere Sichtbarkeit Ihrer Anlagen bieten, sodass Sie Reparatur- und Wartungskosten optimieren können.
Was leistet Anlagenverwaltungssoftware?
Anlagenverwaltungssoftware bündelt Anlagendaten aus allen Abteilungen, sodass Ihnen immer Echtzeitinformationen für fundierte Entscheidungen zur Verfügung stehen.
Hier sind einige Beispiele dafür, was Ihnen Anlagenverwaltungslösungen bieten können:
1. Erleichtert fundierte Entscheidungen
Nehmen wir an, Sie haben zehn Computer mit den gleichen Funktionen gekauft. Fünf dieser Computer stammen von einem anderen Hersteller als die anderen fünf.
Sie erfassen diese Anlagen in Ihrer Anlagenverwaltungssoftware. Fünf Computer, die von Hersteller A gekauft wurden, sind innerhalb der nächsten 18 Monate defekt. Im selben Zeitraum ist nur einer der von Hersteller B gekauften Computer ausgefallen.
Da Sie die Details dieser Anlagen in Ihrem System hinterlegt haben, können Sie diese Informationen auf Ihrem Dashboard einsehen und diese Computer aus einer Liste von möglicherweise Hunderten von Vermögenswerten herausfiltern. Sie entscheiden sich möglicherweise künftig nur noch für den Kauf bei Hersteller B und sparen Ihrem Unternehmen viel Geld.
2. Überwachung der Gesamtkosten des Anlagebesitzes
Die Kosten für den Besitz einer Anlage steigen in der Regel mit zunehmender Abschreibung. Zum Beispiel muss eine Maschine nach einigen Jahren Betrieb häufiger repariert werden. In manchen Fällen ist es sinnvoller, die Anlage zu ersetzen, als sie immer wieder zu reparieren.
Allerdings benötigen Sie genaue Reparatur- und Wartungsdaten, um zu entscheiden, ob Sie die Anlage ersetzen sollten. Um fundierte Entscheidungen über Ersatz oder Wartung von Vermögenswerten treffen zu können, empfiehlt sich der Einsatz von Tools wie Business-Tax-Management-Systemen, um die gesamten Besitzkosten und potenzielle Steuervorteile zu analysieren.
Wenn die Gesamtkosten für den Besitz der Anlage (also Reparatur-, Wartungs- und Betriebskosten) die wirtschaftlichen Vorteile für das Unternehmen übersteigen, ist es an der Zeit, die Anlage zu ersetzen.
3. Einfacher Zugriff auf Anlagendaten
Sie benötigen Anlagendaten, um die Leistung von Vermögenswerten zu überwachen, Reparatur- vs. Ersatzentscheidungen zu treffen sowie steuerliche Auswirkungen aus der Abschreibung zu verstehen, und weiteres mehr.
Wenn Sie ein Anlagenverwaltungssystem nutzen, können Sie Anlagendaten deutlich schneller durchsuchen. Sie haben die Möglichkeit, nach verschiedenen Parametern wie Standort, Typ, Garantie oder Reparaturhistorie zu filtern.
Der Zugang zu diesen Informationen kann Ihnen viel Zeit ersparen, die Sie ansonsten mit dem Durchforsten von Tabellenkalkulationen verbringen würden.
4. Erfüllung von IRS- und FASB-Anforderungen
Die IRS verlangt von Unternehmen, Aufzeichnungen zu führen, die die bestimmten Informationen über die Vermögenswerte des Unternehmens belegen können.
Sie benötigen Nachweise wie den Kaufpreis, geltend gemachte Abschreibungen, Nutzung der Vermögenswerte und mehr. Beispiele für Dokumente, die diese Informationen belegen können, sind Kaufrechnungen, stornierte Schecks und Abrechnungen beim Immobilienkauf.
Die neuen FASB-Bilanzierungsstandards für Leasingverhältnisse werden bis Ende 2022 für alle verbindlich. Sie müssen künftig noch sorgfältiger auf die Dokumentation geleaster Vermögenswerte achten.
Anstatt Anlagendaten und Dokumente manuell zu verwalten, vereinfacht ein Anlagenverwaltungssystem den Prozess der Dokumentenspeicherung und deren Weiterleitung an die zuständigen Stellen.
Vorteile einer Anlagenverwaltungssoftware
Folgende Vorteile können Sie erwarten, wenn Sie eine leistungsstarke Anlagenverwaltungssoftware einführen:
1. Spart Zeit und Geld
Der Hauptvorteil von Asset-Management-Software besteht darin, Zeit und Geld zu sparen. Sie zentralisieren alle benötigten Daten, um Vermögenswerte zu überwachen und die Einhaltung von Vorschriften ohne manuelle Dateneingabe zu gewährleisten, und sind ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen digitalen Office-Management-Systems. Dies verringert den administrativen Aufwand, entlastet das Team und spart dem Unternehmen Geld.
Daten zu Vermögenswerten bieten Einblicke, die helfen, Einsparpotenziale zu erkennen. Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass Vermögenswerte mit geringer Auslastung hohe Wartungskosten verursachen. Sie könnten sich dann entscheiden, diese Vermögenswerte zu verkaufen und die damit verbundenen Aufgaben auszulagern, um Geld zu sparen.
2. Echtzeit-Zugriff auf Vermögensdaten
Nehmen wir an, Sie sind Hersteller. Sie wissen, dass ein präventives Wartungsprogramm entscheidend ist, um Maschinenausfälle und Reparaturkosten für physische Anlagen zu minimieren.
Die Einhaltung des Programms kann jedoch schwierig sein, wenn Sie viele Vermögenswerte haben. Hier kann ein Asset-Management-System helfen.
Ebenso kann ein Softwareunternehmen Vermögenswerte wie Computer, Server und digitale Güter wie Softwarelizenzen besitzen. Ein Asset-Management-System kann die Informationen liefern, die Sie für die Überwachung dieser Vermögenswerte benötigen, und hilft dabei, viel Geld zu sparen.
Zum Beispiel gibt ein durchschnittliches Unternehmen doppelt so viel für Software-Vermögenswerte aus wie notwendig, weil die Übersicht über den Softwarebestand des Unternehmens fehlt.
3. Effizientes Asset-Lebenszyklusmanagement
Ein Vermögenswert hat eine begrenzte Nutzungsdauer. Verschleiß kann dazu führen, dass Ihre aktuellen Vermögenswerte ineffizient oder sogar unbrauchbar werden.
Asset-Management-Softwarelösungen können historische Daten zum Lebenszyklus eines Vermögenswerttyps bereitstellen. Der Zugang zu diesen Daten hilft, die Lebensdauer neuer Vermögenswerte einzuschätzen und ermöglicht es Ihnen, Steuern, Besitzkosten und den Austausch von Vermögenswerten zu planen.
Um Vermögenswerte wie Schreibtische und Konferenzraumausstattung zu verfolgen und zu überwachen, kann Meetingraum-Buchungssoftware dabei helfen, nachzuvollziehen, wer was wann und wie oft genutzt hat.
4. Optimierte Wartungsprogramme
Präventive Wartung ist der Schlüssel, um die Nutzungsdauer eines Vermögenswerts zu erhöhen und Reparaturkosten zu minimieren. Asset-Management-Software kann Wartungsdaten bereitstellen, damit Sie immer im Blick haben, welche Vermögenswerte sich dem Ende ihrer Lebensdauer nähern.
Sie können das Wartungsprogramm optimieren, indem Sie die Wartungsroutine für bestimmte Vermögenswerte basierend auf den Wartungsdaten anpassen. Dies kann helfen, die Lebensdauer des Vermögenswerts zu verlängern. Alternativ könnten Sie sich entscheiden, die Maschine bis zum Ausfall zu betreiben.
5. Unterstützung für interne und externe Prüfer
Prüfer müssen unter anderem die Existenz, den Wert und die Lage von Vermögenswerten überprüfen. Asset-Datensätze spielen eine entscheidende Rolle dabei, externen Prüfern die Überprüfung der Vermögenswerte, wie sie in Ihren Finanzberichten erscheinen, zu erleichtern.
Außerdem können interne Prüfer Asset-Datensätze verwenden, um sicherzustellen, dass keine Veruntreuung stattgefunden hat und adäquate interne Kontrollen zum Schutz der Unternehmenswerte bestehen.
Asset-Management-Softwarelösungen können auch eine Funktion enthalten, mit der interne Prüfer Status-Updates zu Vermögenswerten erhalten und deren Überwachung effizient durchführen können.
Schlüsselfunktionen von Asset-Management-Software
Die besten Asset-Management-Softwarelösungen verfügen über folgende Funktionen:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein komplexes System verfehlt oft den Zweck seiner Einführung. Sie können zwar Kosten durch den verringerten Verwaltungsaufwand sparen, aber müssen möglicherweise zusätzliches Geld für die Schulung Ihres Teams ausgeben, wenn das System zu kompliziert ist. Sie benötigen ein System, das intuitiv ist und eine geringe Lernkurve aufweist.
- Plattformübergreifende Unterstützung: Wählen Sie ein System, das auf allen gängigen Betriebssystemen funktioniert, insbesondere wenn Ihr Team viel im Außendienst unterwegs ist. Eine mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, Vermögensdaten direkt unterwegs zu aktualisieren, sodass die Daten immer aktuell sind.
- Wartungsmanagement: Ihr Asset-Management-Tool sollte ein integriertes Modul für das Wartungsmanagement haben oder sich mit einem externen Wartungstool wie einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) verbinden lassen. Sie sollten in der Lage sein, die Wartung der Vermögenswerte zu planen, Arbeitsaufträge zu erstellen und den Fortschritt über Ihr Asset-Management-System zu verfolgen. Mit der besten Enterprise-Asset-Management-Software können Sie außerdem die Leistung der Vermögenswerte überwachen, um ein vorausschauendes Wartungsprogramm umzusetzen.
- Vermögensverfolgung: Unternehmen verfolgen ihre Vermögenswerte mit verschiedenen Technologien wie Barcode, Bluetooth-Tracking und RFID. Ihr Asset-Management-System muss diese Technologien sowie die dafür benötigten Geräte wie Barcodescanner und RFID-Lesegeräte unterstützen.
- Echtzeit-Berichterstattung zu Vermögenswerten: Nachdem Sie die Daten zusammengetragen haben, müssen Sie sie interpretieren. Eine unübersichtliche Tabelle kann abschreckend wirken. Ein Asset-Management-System erleichtert jedoch die Auswertung, indem die Vermögensdaten visuell aufbereitet werden. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können.
- Asset-Check-in und Check-out: Oftmals benötigen mehrere Abteilungen Zugriff auf einen Vermögenswert. Sie müssen das Asset verfolgen können, während es durch verschiedene Abteilungen geht – hierfür benötigt Ihr System die Check-in- und Check-out-Funktion.
Verwalten Sie Vermögenswerte auf moderne Weise
Warum sollten Sie so viel Zeit damit verbringen, Daten manuell in eine Tabelle einzugeben? Sparen Sie Zeit und gewährleisten Sie eine deutlich höhere Datenqualität mit einer leistungsstarken Asset-Management-Software.
Neben der Zeit- und Kostenersparnis erhalten Sie Zugriff auf zahlreiche Funktionen, die fundierte Entscheidungen und effizientere Asset-Management-Prozesse ermöglichen.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Auswahl zu treffen, empfehle ich Ihnen, als Nächstes unseren Preisvergleich für Asset-Management-Software zu lesen.
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