Was ist Anlagenverwaltungssoftware? Ein vollständiger Leitfaden
Die herkömmliche Art der Anlagenverwaltung ist ineffizient, insbesondere wenn Sie viele Anlagen besitzen. Die manuelle Eingabe in Tabellenkalkulationen und häufige menschliche Fehler sind gängige Probleme, die die Skalierbarkeit und Effizienz herkömmlicher Methoden einschränken. Hier kommt Software zur Anlagenverwaltung ins Spiel – aber was genau ist Software zur Anlagenverwaltung?
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Software zur Anlagenverwaltung ist und warum ein modernes Unternehmen eine solche Lösung benötigt. Außerdem geben wir Ihnen einen Überblick über wichtige Funktionen, auf die Sie bei einem Anlagenverwaltungssystem achten sollten, damit Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen auswählen können.
Was ist Software zur Anlagenverwaltung?
Lösungen zur Anlagenverwaltung zentralisieren Anlagendaten, um die Nachverfolgung von Anlagen in gesamten Organisationen zu erleichtern.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Moderne Unternehmen setzen auf Software zur Anlagenverwaltung, um die mit der Verwaltung von Anlagen verbundenen Verwaltungskosten zu senken. Sie optimiert die Anlagenverwaltung, indem sie eine bessere Übersicht über Ihre Anlagen bietet und Ihnen ermöglicht, Reparatur- und Wartungskosten zu optimieren.
Was leistet Software zur Anlagenverwaltung?
Software zur Anlagenverwaltung führt Anlagendaten aus allen Abteilungen zusammen, sodass Sie stets über Echtzeitinformationen für fundierte Entscheidungen verfügen.
Hier sind einige Beispiele dafür, was Lösungen zur Anlagenverwaltung für Sie leisten können:
1. Ermöglicht effektive Entscheidungsfindung
Angenommen, Sie haben zehn Computer mit gleichwertiger Ausstattung gekauft. Fünf dieser Computer stammen von einem anderen Hersteller als die übrigen fünf.
Sie geben diese Anlagen in Ihre Lösung zur Anlagenverwaltung ein. Fünf Computer, die Sie beim Hersteller A gekauft haben, fielen in den folgenden 18 Monaten aus. Im gleichen Zeitraum fiel nur einer der beim Hersteller B gekauften Computer aus.
Da Sie Details zu diesen Anlagen in Ihrem System erfasst haben, können Sie diese Informationen in Ihrem Dashboard anzeigen und die betreffenden Computer aus einer Liste von Anlagen identifizieren, die Hunderte weiterer Anlagen umfassen kann. Möglicherweise entscheiden Sie sich künftig dafür, nur noch beim Hersteller B zu kaufen, und sparen Ihrem Unternehmen dadurch viel Geld.
2. Kosten des Anlagenbesitzes überwachen
Die Kosten für den Besitz einer Anlage steigen tendenziell, wenn Anlagen an Wert verlieren. Eine Maschine kann beispielsweise häufiger repariert werden müssen, nachdem Sie sie mehrere Jahre verwendet haben. In manchen Fällen ist es sinnvoller, die Anlage zu ersetzen, als dieselbe Anlage immer wieder zu reparieren.
Für die Entscheidung, ob Sie die Anlage ersetzen sollten, benötigen Sie jedoch eine genaue Reparaturhistorie und Wartungsdaten. Um fundierte Entscheidungen über den Ersatz oder die Wartung von Anlagen zu treffen, sollten Sie Tools wie Steuerverwaltungssysteme für Unternehmen nutzen, um die Gesamtbetriebskosten und mögliche Steuervorteile zu analysieren.
Wenn die Gesamtkosten für den Besitz der Anlage (d. h. die Kosten für Reparatur, Wartung und Betrieb) den wirtschaftlichen Nutzen übersteigen, den sie dem Unternehmen bietet, ist es an der Zeit, die Anlage zu ersetzen.
3. Einfacher Zugriff auf Anlagendaten
Sie benötigen Anlagendaten, um die Anlagenleistung zu überwachen, Entscheidungen zwischen Reparatur und Ersatz zu treffen und unter anderem die steuerlichen Auswirkungen einer Anlage infolge ihrer Wertminderung zu verstehen.
Wenn Sie ein Anlagenverwaltungssystem verwenden, können Sie Anlagendaten schneller durchsuchen. Sie haben die Möglichkeit, Anlagendaten anhand verschiedener Parameter wie Anlagenstandort, Typ, Garantie oder Reparaturhistorie zu durchsuchen.
Der Zugriff auf diese Informationen kann viel Zeit sparen, die Sie andernfalls mit dem Durchsuchen von Tabellenkalkulationen verbringen müssten.
4. IRS- und FASB-Anforderungen erfüllen
Der IRS verlangt von Unternehmen, Aufzeichnungen zu führen, die die Überprüfung bestimmter Informationen über die Vermögenswerte des Unternehmens ermöglichen.
Sie benötigen Aufzeichnungen mit Angaben wie dem Kaufpreis, geltend gemachten Abschreibungen, der Nutzung von Anlagen und weiteren Informationen. Zu den Dokumenten, die diese Informationen belegen können, gehören beispielsweise Kaufrechnungen, stornierte Schecks und Abschlussunterlagen für Immobilien.
Die neuen Rechnungslegungsstandards des FASB für Leasingverhältnisse werden bis Ende 2022 für alle wirksam. Sie müssen bei der Erfassung geleaster Anlagen sorgfältiger vorgehen.
Statt Anlagendaten und Dokumente manuell zu verwalten, vereinfacht ein Anlagenverwaltungssystem die Speicherung von Dokumenten und deren Weiterleitung an die zuständigen Stellen nach Bedarf.
Vorteile von Software zur Anlagenverwaltung
Hier sind die Vorteile, die Sie durch die Einführung einer leistungsfähigen Lösung zur Anlagenverwaltung erwarten können:
1. Spart Zeit und Geld
Der wichtigste Vorteil von Anlagenverwaltungssoftware besteht darin, Zeit und Geld zu sparen. Sie zentralisiert alle Daten, die Sie zur Überwachung von Anlagen und zur Sicherstellung der Compliance benötigen, ohne eine manuelle Dateneingabe zu erfordern, und ist ein wesentlicher Bestandteil jedes ganzheitlichen digitalen Büroverwaltungssystems. Dadurch wird der Verwaltungsaufwand reduziert, sodass das Team Zeit gewinnt und das Unternehmen Geld spart.
Anlagendaten liefern Erkenntnisse, die Ihnen dabei helfen, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren. Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass Anlagen mit geringer Auslastung einen hohen Wartungsaufwand verursachen. Sie könnten sich dazu entscheiden, diese Anlagen zu verkaufen und die Aufgaben, für die Sie die Maschine eingesetzt haben, auszulagern, um Geld zu sparen.
2. Echtzeitzugriff auf Anlagenaufzeichnungen
Angenommen, Sie sind ein Hersteller. Sie wissen, dass ein vorbeugendes Wartungsprogramm entscheidend ist, um Maschinenausfälle und Reparaturkosten für Sachanlagen zu minimieren.
Die konsequente Umsetzung des Programms kann jedoch schwierig sein, wenn Sie über viele Anlagen verfügen. Hier kann ein Anlagenverwaltungssystem helfen.
Ebenso kann ein Softwareunternehmen Anlagen wie Computer, Server und digitale Vermögenswerte wie eine Softwarelizenz besitzen. Ein Anlagenverwaltungssystem kann die Informationen bereitstellen, die Sie zur Überwachung dieser Anlagen benötigen, und dabei helfen, viel Geld zu sparen.
Beispielsweise gibt ein durchschnittliches Unternehmen doppelt so viel für Softwareanlagen aus wie notwendig, da ihm der Überblick über die Softwarelandschaft des Unternehmens fehlt.
3. Effizientes Anlagenlebenszyklusmanagement
Eine Anlage hat eine begrenzte Nutzungsdauer. Verschleiß kann dazu führen, dass Ihre aktuellen Anlagen ineffizient oder sogar unbrauchbar werden.
Lösungen für Anlagenverwaltungssoftware können historische Daten zum Lebenszyklus eines Anlagentyps bereitstellen. Der Zugriff auf diese Daten kann dabei helfen, die Lebensdauer neuer Anlagen zu schätzen, sodass Sie Steuern, Besitzkosten und den Austausch von Anlagen planen können.
Um Anlagen wie Schreibtische und Konferenzraumausstattung zu erfassen und zu überwachen, kann Software zur Buchung von Besprechungsräumen dabei helfen zu erkennen, wer was wann und wie oft genutzt hat.
4. Optimierte Wartungsprogramme
Vorbeugende Wartung ist entscheidend, um die Nutzungsdauer einer Anlage zu verlängern und Reparaturkosten zu minimieren. Anlagenverwaltungssoftware kann Wartungsdaten bereitstellen, sodass Sie Anlagen, die sich möglicherweise dem Ende ihrer Nutzungsdauer nähern, stets im Blick behalten.
Sie können das Wartungsprogramm optimieren, indem Sie die Wartungsroutine für bestimmte Anlagen auf Grundlage der Wartungsdaten ändern. Dies kann dazu beitragen, die Nutzungsdauer der Anlage zu verlängern. Alternativ können Sie sich dafür entscheiden, die Maschine bis zum Ausfall zu betreiben.
5. Unterstützt interne und externe Prüfer
Prüfer müssen unter anderem die Existenz, den Wert und den Standort von Anlagen überprüfen. Anlagenaufzeichnungen spielen eine entscheidende Rolle dabei, externen Prüfern zu helfen, die Gültigkeit der Anlagen zu überprüfen, wie sie in Ihren Finanzaufstellungen erscheinen.
Darüber hinaus können interne Prüfer Anlagenaufzeichnungen verwenden, um sicherzustellen, dass keine Anlagen veruntreut wurden und dass angemessene interne Kontrollen zum Schutz der Unternehmensanlagen vorhanden sind.
Lösungen für Anlagenverwaltungssoftware können auch eine Funktion enthalten, mit der interne Prüfer Statusaktualisierungen für Anlagen erhalten und die Anlagen dadurch effektiv überwachen können.
Wichtige Funktionen von Anlagenverwaltungssoftware
Die besten Lösungen für Anlagenverwaltungssoftware verfügen über die folgenden Funktionen:
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein komplexes System verfehlt oft den Zweck seiner Einführung. Sie sparen möglicherweise Geld durch den geringeren Verwaltungsaufwand, müssen aber eventuell zusätzlich in die Schulung Ihres Teams zur Nutzung des Systems investieren, wenn es komplex ist. Sie benötigen ein intuitives System mit einer kurzen Einarbeitungszeit.
- Plattformübergreifende Unterstützung: Wählen Sie ein System, das auf allen gängigen Betriebssystemen funktioniert, insbesondere wenn Ihr Team häufig Außeneinsätze durchführt. Eine mobile App ermöglicht es Mitarbeitenden, Anlagendaten direkt vor Ort zu aktualisieren, sodass die Daten stets auf dem neuesten Stand sind.
- Instandhaltungsmanagement: Ihr Anlagenverwaltungstool sollte über ein integriertes Modul für das Instandhaltungsmanagement verfügen oder sich in ein externes Instandhaltungstool wie ein computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) integrieren lassen. Sie sollten in der Lage sein, die Instandhaltung von Anlagen zu planen, Arbeitsaufträge zu erstellen und den Fortschritt mithilfe Ihres Anlagenverwaltungssystems zu verfolgen. Mit dem besten Softwareprodukt für das Anlagenmanagement in Unternehmen können Sie außerdem die Anlagenleistung überwachen, um ein Programm für vorausschauende Instandhaltung umzusetzen.
- Anlagenverfolgung: Unternehmen verfolgen Anlagen mithilfe verschiedener Technologien wie Barcodes, Bluetooth-Ortung und RFID. Ihr Anlagenverwaltungssystem muss diese Technologien sowie die dafür erforderlichen Geräte wie Barcode-Scanner und RFID-Scanner unterstützen.
- Echtzeitberichte zu Anlagen: Sobald Sie die Daten zusammengestellt haben, müssen Sie sie interpretieren. Eine umfangreiche Tabelle kann einschüchternd wirken. Ein Anlagenverwaltungssystem erleichtert jedoch die Interpretation, indem es Anlagendaten visuell darstellt. Die Daten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie schnell fundierte Entscheidungen treffen können.
- Ein- und Auschecken von Anlagen: Häufig benötigen mehrere Abteilungen eine Anlage. Sie müssen in der Lage sein, die Anlage zu verfolgen, während sie zwischen Abteilungen bewegt wird. Dafür benötigt Ihr System eine Funktion zum Ein- und Auschecken.
Anlagen auf moderne Weise verwalten
Warum sollten Sie all diese Zeit damit verbringen, Daten manuell in eine Tabelle einzugeben? Sparen Sie Zeit und sorgen Sie mit einem leistungsstarken Produkt für Anlagenverwaltungssoftware für eine deutlich höhere Datengenauigkeit.
Zusätzlich zur Zeit- und Kostenersparnis erhalten Sie Zugriff auf verschiedene Funktionen, die fundierte Entscheidungen erleichtern und Ihre Prozesse zur Anlagenverwaltung optimieren.
Wenn Sie bereit sind, Ihre Optionen zu bewerten, empfehle ich Ihnen als Nächstes, unseren Preisleitfaden für Anlagenverwaltungssoftware zu lesen.
Weitere Ressourcen:
