Was genau ist Ethik- und Compliance-Software?
Compliance-Software ist eine digitale Lösung, die Ihnen hilft, Unternehmensrichtlinien zu verwalten, zu verfolgen und durchzusetzen, um branchenspezifische Vorschriften einzuhalten und Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern.
Durch die Automatisierung von Compliance-Aufgaben reduziert diese Software Risiken, steigert die Arbeitsmoral und schützt Ihren Ruf. Ich erläutere Ihnen, wie Compliance-Software funktioniert und wie sie es Organisationen jeder Größe erleichtert und effizienter macht, regelkonform zu bleiben.
Was ist Compliance-Software?
Compliance bedeutet das Einhalten von Regeln und Vorschriften.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Unternehmen aus allen Branchen stehen zunehmend vor einer höheren Compliance-Belastung auf nationaler und internationaler Ebene. Daher benötigen Unternehmen ein robustes Compliance-Programm, das alle Compliance-Anforderungen abdeckt – und hier unterstützt Compliance-Software.
Compliance-Software ist ein digitales System, das die Einhaltung gesetzlicher und berufsständischer Standards eines Unternehmens zentralisiert und vereinfacht. Dieses System besteht typischerweise aus Mitarbeiterschulungen, Vorfallmelde-Software (inklusive einer anonymen Hinweisgeberfunktion) und Datenerfassung, damit Führungskräfte den Fortschritt und die Wirksamkeit ihrer Compliance-Richtlinien überwachen können.
Mit Compliance-Software kann das obere Management sicherstellen, dass alle Mitarbeiter alle berufsständischen Standards und Vorschriften einhalten. Durch die Nachverfolgung von Mitarbeiterschulungen und die Möglichkeit einer schnellen Vorfallmeldung kann eine Organisation ihre Compliance-Effektivität bewerten – und die Nutzung einer zentralen Software ist der einfachste Weg, um diese wichtigen Daten im Blick zu behalten.
Kernkomponenten von Compliance-Management-Software
Unternehmenscompliance ist besonders wichtig, aber wie jeder Compliance-Beauftragte bestätigen wird, auch extrem komplex.
Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, vom Onboarding neuer Mitarbeiter bis zur Überwachung und Anpassung von Richtlinien an neue Branchenanforderungen. Ein Compliance-Management-System vereint alles, was eine Organisation braucht, an einem benutzerfreundlichen Ort und erleichtert so die Einhaltung von Regularien.
Typische Funktionen von Compliance-Software sind:
- Schulungsmodule: Kurze Videos, Schulungsskripte und weitere Tools zur Unterstützung der Mitarbeiterschulung.
- Aufgabenmanagement: Optimierte Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden die branchenspezifischen Vorgaben im Arbeitsalltag einhalten.
- Melde-Funktionen: Systeme, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Vorfälle von Fehlverhalten, Nichteinhaltung oder sonstigem Fehlverhalten anonym zu melden.
- Vorfallmanagement: Ein Workflow, um sicherzustellen, dass alle gemeldeten Vorfälle umfassend untersucht werden und Compliance-Manager angemessene Maßnahmen zur Behebung ergreifen.
- Benachrichtigungen und Warnmeldungen: Die Software benachrichtigt Mitarbeiter und Management, wenn das Unternehmen nicht vollständig regelkonform ist (z.B. wenn ein Vorfall gemeldet wurde oder eine Mitarbeiterschulung nicht abgeschlossen wurde).
- Datenübersicht: Regelmäßige Datenberichte zeigen, wo das Unternehmen in Sachen Compliance erfolgreich ist und wo noch Verbesserungsbedarf besteht.
- Risikomanagement: Ermitteln Sie Ihr Risikoniveau und beheben Sie Schwachstellen in Ihrer Sicherheit, um Compliance-Risiken zu minimieren.
- Auditmanagement: Planen und überwachen Sie Audits, um sicherzustellen, dass Systemprüfungen stets wie vorgeschrieben durchgeführt werden.
- Drittanbieter-Integration: Integrieren Sie das Compliance-Management-Tool mit Ihrem HRMS, CRM und anderen Tools oder Apps, um manuelle Aufgaben zu minimieren und sich auf strategische Themen wie Richtlinienmanagement, Fehlerbehebung oder Change Management zu konzentrieren.
Es ist wichtig, verschiedene HR-Compliance-Softwarelösungen zu prüfen, um die Anwendung zu finden, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.
Vorteile von Compliance-Software für das Personalwesen
Die Personalabteilung Ihres Unternehmens ist zweifellos viel beschäftigt, Compliance ist komplex und es ist leicht, regulatorische Änderungen zu übersehen.
Durch Automatisierung übernimmt die Software die Compliance im Hintergrund und informiert die Personalabteilung nur dann, wenn es ein Problem zu melden oder Daten zu prüfen gibt.
Das obige Bild zeigt beispielsweise die Daten zu Vorfallmeldungen aus einer Organisation. Sie können erkennen, dass die Daten den Schweregrad eines Vorfalls, dessen Ort und die Anonymität des Hinweises angeben.
Die Personalabteilung kann diese Daten nutzen, um festzustellen, welche Compliance-Elemente Ihre Mitarbeitenden überprüfen müssen, in welchen Regionen es die meisten Probleme mit Fehlverhalten gibt und auf welche weiteren Arten Ihre Organisation ethischer und regelkonformer werden kann.
Ihr Unternehmen kann die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren im Blick behalten, ohne Ihre Mitarbeitenden zu überlasten!
Es hilft Ihnen, Compliance-Schulungen durchzuführen
Schulungen sind die erste Verteidigungslinie gegen Regelverstöße. Wenn Ihre Mitarbeitenden gründlich und effektiv geschult werden, erinnern sie sich eher an die Standards und Vorschriften, die in Ihrer Branche an sie gestellt werden. Es ist jedoch oft eine Herausforderung, dass die Mitarbeitenden dieses Wissen auch behalten – und genau hier kommt Compliance-Software ins Spiel.
Compliance-Management-Software bietet viele Möglichkeiten, Ihre Mitarbeitenden einzubinden und das Training angenehmer und einprägsamer zu gestalten. Unsere Software zum Beispiel ist mit kurzen Videos, Spielen während der Schulung und anderen einzigartigen Methoden ausgestattet, damit das Training wirklich „hängen bleibt“. Diese Elemente lassen sich auch individuell an die spezifischen Schulungsbedürfnisse Ihrer Organisation anpassen.
Zudem bieten die meisten Compliance-Software-Lösungen die Möglichkeit, den Fortschritt der Mitarbeitenden im Trainingsprozess zu verfolgen. Die Personalabteilung erhält Datenberichte über den jeweiligen Schulungsfortschritt der Mitarbeitenden sowie einen Bericht, sobald sie ihre Compliance-Schulung abgeschlossen haben.
Mit dieser Software kann eine Führungskraft ihren Mitarbeitenden auftragen, Schulungen eigenständig zu absolvieren (zum Beispiel durch das Ansehen von Videos oder das Absolvieren von Quizzen). So sparen Führungskräfte Zeit, während die Mitarbeitenden in ihrem eigenen Tempo lernen können.
Es hilft Ihnen, Fehlverhalten zu überwachen
Dies ist möglicherweise das wichtigste Element einer Compliance-Software. Ein Unternehmen kann keine ethische oder regelkonforme Unternehmenskultur haben, wenn es kein System zur Meldung von Fehlverhalten gibt. Mitarbeitende benötigen eine sichere und einfache Möglichkeit, Verstöße zu melden – und Compliance-Software ist genau dafür konzipiert.
Wie Sie im obigen Bild sehen, können Mitarbeitende über anonyme Online-Formulare, die mit der Whistleblowing-Software enthalten sind, Verstöße oder Bedenken melden. So wird Ihren Mitarbeitenden die Freiheit gegeben, Fehlverhalten zu melden, ohne das Risiko unfairer Konsequenzen durch Kolleginnen oder Vorgesetzte.
Außerdem ermöglichen viele Compliance-Programme der Personalabteilung, wie im untenstehenden Bild, eine Meldekette einzurichten. Dieser Workflow informiert bestimmte Personen während einer Mitarbeitendenuntersuchung automatisch und stellt sicher, dass alle ihrer Sorgfaltspflicht nachkommen und das Unternehmen Fehlverhalten ordnungsgemäß adressiert.
Optimierte Entscheidungsfindung
Eine Compliance-Software fasst alle relevanten Compliance-Informationen auf einem einzigen Dashboard zusammen. Die Führungsebene kann alle Compliance-Anforderungen prüfen und mögliche Probleme überwachen, ohne tiefer suchen zu müssen. Die Verfügbarkeit von Daten in Echtzeit beschleunigt Entscheidungsprozesse und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Reduziert Compliance-Risiken
Einige Branchen sind stark reguliert. Beispielsweise müssen Unternehmen im Gesundheitswesen die HIPAA-Vorschriften einhalten und regulatorische Änderungen verfolgen, um Strafen zu vermeiden.
Genauso gibt es weitere Vorschriften, branchenspezifisch oder allgemein, denen Unternehmen folgen müssen, wie ISO, OSHA oder Sarbanes-Oxley.
Die Sicherstellung der Compliance ist gerade für Unternehmen in stark regulierten Branchen eine Herausforderung. Eine Compliance-Software stellt sicher, dass Sie die relevanten Standards und gesetzlichen Vorgaben erfüllen – und verringert so das Compliance-Risiko.
Ressourcen werden freigesetzt
Compliance ist ressourcenintensiv. Periodische Risikoanalysen und kontinuierliches Monitoring sind kostspielig, aber unerlässlich. Sie dürfen nicht vernachlässigt werden, doch mit Software lassen sie sich automatisieren. Die Automatisierung Ihrer Compliance-Prozesse mit der richtigen Software spart Arbeitsstunden und verbessert die Ressourcennutzung.
Verbessert die Glaubwürdigkeit
Investitionen in Sicherheit und Compliance verschaffen Ihnen Glaubwürdigkeit. Kunden bevorzugen Anbieter, denen sie vertrauen können. Wenn Sie erstklassige Datensicherheit bieten, wirken Sie glaubwürdig und sind wesentlich attraktiver als andere Anbieter, die in diesem Bereich hinterherhinken.
Einhaltung des FLSA
Das U.S. Department of Labour (DoL) veröffentlichte am 24. August 2020 ein Field Assistance Bulletin (FAB Nr. 2020-5), um Arbeitgebern Orientierung bei der Einhaltung des Fair Labor Standards Act (FLSA) im Rahmen von Remote-Arbeitsverhältnissen zu geben.
Laut FLSA müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter nicht nur für die geplanten Arbeitszeiten, sondern auch für Überstunden entlohnen. Das FLSA ermöglicht Arbeitgebern außerdem sicherzustellen, dass während der bezahlten Arbeitszeit keine unerwünschten Tätigkeiten, wie z. B. private Erledigungen, erfolgen.
Nichtbeachtung des FLSA zieht hohe Geldbußen nach sich. Das HR-Team muss die spezifischen Vorgaben des FLSA sorgfältig befolgen. Fehler können teuer werden – oft sogar teurer als die Kosten einer Compliance-Lösung, mit der Sie sicherstellen, dass Sie stets FLSA-konform sind.
Eine ethische und konforme Unternehmenskultur kann außerdem eine Gehaltsgleichheitsprüfung beinhalten. Das heißt, Sie nutzen Gehaltsgleichheits-Lösungen, um Vergütungsdaten zu analysieren, Diskrepanzen aufzudecken und faire sowie transparente Vergütungspraktiken zu fördern.
I-9-Compliance
Unternehmen sind verpflichtet, neue Mitarbeitende das I-9-Formular ausfüllen zu lassen, und zwar am ersten Arbeitstag oder davor. Sind Sie nicht konform und klopft Immigration and Customs Enforcement (ICE) bei Ihnen an die Tür, könnten Sie ernsthafte Probleme bekommen.
HR-Teams und Arbeitgeber, die nicht konform sind, führen dazu, dass das Unternehmen eine zivilrechtliche Geldstrafe zahlen muss, deren Höhe sich nach Faktoren wie Unternehmensgröße, Schwere des Verstoßes, Historie und weiteren Kriterien richtet.
Eine Compliance-Software kann Sie darüber informieren, I-9-Formulare auszufüllen, aufzubewahren und Ihre I-9-Aktivitäten zu verfolgen, damit Sie immer auf dem neuesten Stand sind. Eine SaaS-basierte Compliance-Lösung könnte zudem Integrationen bieten, mit denen Sie Papierformulare in digitale Dokumente umwandeln und archivieren können.
Ihre Lösung könnte außerdem eine E-Verify-Integration bieten, mit der Sie schnell prüfen können, ob Ihre Mitarbeitenden zur Arbeit in den USA berechtigt sind.
Compliance-Software wählen, sicheren Arbeitsplatz schaffen
Wie Sie sehen, kann eine Compliance-Software die monumentale und wichtige Aufgabe des Compliance-Managements erheblich erleichtern.
Mit einem einzigen Softwaresystem können Sie Ihr Unternehmen zu einem ethischeren Arbeitsplatz machen – und jede Person in Ihrem Betrieb wird es Ihnen danken.
Überzeugt? Werfen Sie einen Blick auf die Auswahl von People Managing People der besten HR-Compliance-Software am Markt. Oder möchten Sie Ihre Compliance-Aufgaben vollständig auslagern, könnte ein HR-Compliance-Unternehmen die bessere Wahl für Sie sein.
Weitere Ressourcen:
