Was genau ist Ethik- und Compliance-Software?
Compliance-Software ist eine digitale Lösung, die Ihnen hilft, Unternehmensrichtlinien zu verwalten, zu verfolgen und durchzusetzen, um branchenspezifische Vorschriften einzuhalten und Ihr Unternehmen rechtlich abzusichern.
Durch die Automatisierung von Compliance-Aufgaben reduziert diese Software Risiken, steigert die Mitarbeitermotivation und schützt Ihren Ruf. Ich erkläre Ihnen, wie Compliance-Software funktioniert und wie sie es Organisationen jeder Größe erleichtert und effizienter macht, regelkonform zu bleiben.
Was ist Compliance-Software?
Compliance bedeutet die Einhaltung eines festgelegten Satzes von Regeln und Vorschriften.
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Organisationen in allen Branchen stehen auf nationaler und internationaler Ebene vor einer zunehmenden Compliance-Belastung. Dies erfordert, dass Unternehmen ein robustes Compliance-Programm haben, das alle Compliance-Anforderungen berücksichtigt - und genau hier ist Compliance-Software hilfreich.
Compliance-Software ist ein digitales System, das die Einhaltung gesetzlicher und beruflicher Standards zentralisiert und optimiert. Dieses System besteht in der Regel aus Mitarbeiterschulungstools, einer Vorfall-Meldesoftware (einschließlich einer anonymen Hinweisgeber-Hotline) und Datensammlungen, mit denen Führungskräfte den Fortschritt und die Effektivität der Compliance-Richtlinien überwachen können.
Mit Compliance-Software kann das obere Management sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden sämtliche beruflichen Standards und Vorschriften einhalten. Durch die Nachverfolgung von Schulungen und die schnelle Meldung von Vorfällen kann ein Unternehmen die Effektivität seiner Compliance beurteilen – und eine zentrale Software ist der einfachste Weg, um diese essenziellen Daten im Blick zu behalten.
Hauptkomponenten von Compliance-Management-Software
Die Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen besonders wichtig, aber wie jeder Compliance-Beauftragte bestätigen wird, auch äußerst komplex.
Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, von der Einarbeitung neuer Mitarbeitender bis hin zur Anpassung von Richtlinien, um neuen Branchenanforderungen gerecht zu werden. Ein Compliance-Management-System vereint alles, was eine Organisation hierfür braucht, an einem benutzerfreundlichen Ort, sodass es leichter wird, den Überblick zu behalten.
Typische Funktionen von Compliance-Software sind:
- Schulungsmodule: Kurze Videos, Trainingsskripte und weitere Tools, die bei der Mitarbeiterschulung unterstützen.
- Aufgabenmanagement: Optimierte Arbeitsabläufe, damit alle Mitarbeitenden bei ihren täglichen Tätigkeiten branchenspezifische Vorschriften einhalten.
- Melde-Funktionen: Systeme, die es Mitarbeitenden ermöglichen, Vorfälle von Fehlverhalten, Nichtbefolgung oder anderen Missständen anonym zu melden.
- Vorfallmanagement: Ein Workflow, der sicherstellt, dass alle gemeldeten Vorfälle gründlich untersucht werden und Compliance-Beauftragte angemessene Maßnahmen zur Lösung jedes Problems ergreifen.
- Benachrichtigungen und Alerts: Die Software informiert sowohl Mitarbeitende als auch das Management, wenn das Unternehmen nicht vollständig regelkonform ist (z.B. wenn ein Vorfall gemeldet wurde, wenn ein/e Mitarbeiter/in eine Schulung noch nicht abgeschlossen hat, usw.)
- Datenüberblick: Regelmäßige Berichte, die aufzeigen, wo das Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften erfolgreich ist und wo Verbesserungsbedarf besteht.
- Risikomanagement: Ermitteln Sie Ihr Risikoniveau und beheben Sie Schwachstellen in der Sicherheit durch Risikomanagement, um das Compliance-Risiko zu minimieren.
- Audit-Management: Planen und überwachen Sie Audits, damit vorgeschriebene Systemprüfungen stets wie gefordert abgeschlossen werden.
- Drittanbieter-Integration: Integrieren Sie das Compliance-Management-Tool mit Ihrem HRMS, CRM und anderen Tools oder Apps, um manuelle Aufgaben zu minimieren und sich auf strategische Aspekte wie Richtlinienmanagement, Nachbesserungen oder Änderungsmanagement zu konzentrieren.
Es ist unerlässlich, verschiedene HR-Compliance-Software zu prüfen, um die Lösung zu finden, die am besten zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt.
Vorteile von Compliance-Software für das Personalwesen
Die Personalabteilung Ihres Unternehmens ist zweifellos ein viel beschäftigtes Team, Compliance ist komplex und es kann leicht passieren, dass regulatorische Änderungen übersehen werden.
Durch Automatisierung erledigt die Software Compliance-Prozesse im Hintergrund und informiert das Personalwesen nur, wenn es etwas zu melden gibt oder Daten überprüft werden müssen.
Das obige Bild zeigt beispielsweise die Daten zu Vorfallmeldungen in einer Organisation. Es ist ersichtlich, wie schwerwiegend ein Vorfall war, wo er sich ereignet hat und ob der Tipp anonym einging.
Das Personalwesen kann diese Daten nutzen, um festzustellen, bei welchen Compliance-Aspekten Ihre Mitarbeitenden Nachholbedarf haben, in welchen Regionen Fehlverhalten am häufigsten auftritt und wie Ihre Organisation insgesamt ethischer und regelkonformer werden kann.
Ihr Unternehmen kann die Einhaltung von Compliance-Richtlinien und -Verfahren gewährleisten, ohne Ihre Mitarbeitenden zu überlasten!
Unterstützt Sie bei der Durchführung von Compliance-Schulungen
Schulungen sind die erste Verteidigungslinie gegen Regelverstöße. Wenn Ihr Personal umfassend und effektiv geschult ist, erinnern sie sich eher an die Standards und Vorschriften, die in Ihrer Branche gelten. Die Herausforderung besteht jedoch darin, dass Ihre Mitarbeitenden diese Informationen auch langfristig behalten – hier setzt Compliance-Software an.
Compliance-Management-Software bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihre Mitarbeitenden für ein angenehmeres und einprägsameres Training zu begeistern. Unsere Software zum Beispiel ist mit kurzen, leicht verständlichen Videos, Spielen für Trainingseinheiten und anderen einzigartigen Methoden ausgestattet, mit denen die Schulungen wirklich im Gedächtnis bleiben. Diese lassen sich zudem individuell an die spezifischen Trainingsanforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Außerdem ermöglichen die meisten Compliance-Software-Lösungen die Nachverfolgung des Trainingsfortschritts Ihrer Mitarbeitenden. Die Personalabteilung erhält Datenberichte über den Fortschritt jedes einzelnen Mitarbeitenden sowie einen Bericht, wenn diese ihr Compliance-Training abgeschlossen haben.
Mit dieser Software kann eine Führungskraft die Mitarbeitenden auffordern, Trainings eigenständig durchzuführen (beispielsweise mit Videos oder Quizfragen). Das spart der Führungskraft Zeit und gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, im eigenen Tempo zu lernen.
Unterstützt Sie bei der Überwachung von Fehlverhalten
Dies ist vermutlich das wichtigste Element einer Compliance-Software. Ein Unternehmen kann keine ethische oder regelkonforme Unternehmenskultur haben, wenn es kein System zur Meldung von Fehlverhalten gibt. Mitarbeitende benötigen eine sichere und einfache Möglichkeit, Verstöße zu melden – und Compliance-Software ist dafür genau die richtige Lösung.
Wie im obigen Bild zu sehen, haben Mitarbeitende die Möglichkeit, durch das in der Software enthaltene, anonyme Online-Formular Regelverstöße oder Bedenken zu melden. Das gibt Ihren Mitarbeitenden die Freiheit, Missstände anzusprechen, ohne Konsequenzen durch Kolleginnen, Kollegen oder Vorgesetzte befürchten zu müssen.
Darüber hinaus erlauben viele Compliance-Programme der Personalabteilung, eine Meldekette einzurichten, wie im folgenden Bild dargestellt. Dieser Workflow benachrichtigt während einer Untersuchung automatisch bestimmte Personen, damit jede einzelne verantwortlich bleibt und das Unternehmen Fehlverhalten angemessen nachgeht.
Vereinfachte Entscheidungsfindung
Mit einer Compliance-Software werden alle für die Compliance relevanten Informationen auf einem einzigen Dashboard zusammengeführt. Die Verwaltung kann alle compliance-bezogenen Vorgänge überprüfen und überwachen, ohne die Informationen suchen zu müssen. Die Verfügbarkeit von Echtzeitdaten vereinfacht die Entscheidungsfindung und sorgt für regulatorische Konformität.
Reduziert das Compliance-Risiko
Einige Branchen unterliegen umfassenden Regulierungsvorschriften. Beispielsweise müssen Unternehmen im Gesundheitswesen den HIPAA-Richtlinien entsprechen und stets regulatorische Änderungen beachten, um Sanktionen zu vermeiden.
Ebenso gibt es zahlreiche andere – branchenspezifische oder allgemeine – Vorschriften, an die sich Unternehmen halten müssen, wie ISO, OSHA oder Sarbanes-Oxley.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist für Unternehmen, die in stark regulierten Märkten tätig sind, oft eine Herausforderung. Eine Compliance-Software stellt sicher, dass Sie die relevanten Standards und rechtlichen Anforderungen einhalten und somit das Risiko von Regelverstößen senken.
Setzt Ressourcen frei
Compliance ist ressourcenintensiv. Periodische Risikobewertungen und kontinuierliches Überwachen der Einhaltung sind zwar kostenintensiv, aber unerlässlich. Sie können sie nicht vernachlässigen – aber mit Software automatisieren. Automatisieren Sie Ihre Compliance-Prozesse mit der passenden Software, sparen Sie Arbeitsstunden und optimieren Ihre Ressourcennutzung.
Stärkt die Glaubwürdigkeit
Investitionen in Sicherheit und Compliance stärken Ihre Glaubwürdigkeit. Kunden bevorzugen Anbieter, denen sie vertrauen. Erstklassige Datensicherheit verschafft Ihnen Glaubwürdigkeit und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kundinnen und Kunden Sie gegenüber weniger fortschrittlichen Anbietern bevorzugen.
Einhaltung der FLSA
Das US-Arbeitsministerium (DoL) hat am 24. August 2020 ein Field Assistance Bulletin (FAB Nr. 2020-5) veröffentlicht, um Arbeitgeber bei der Einhaltung des Fair Labor Standards Act (FLSA) im Rahmen von Remote-Arbeitsmodellen zu unterstützen.
Nach dem FLSA müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden nicht nur für die geplanten Arbeitsstunden, sondern auch für Überstunden vergüten. Das FLSA erlaubt es Arbeitgebern zudem sicherzustellen, dass während der vergüteten Arbeitszeit keine unerwünschten Tätigkeiten wie persönliche Besorgungen erledigt werden.
Die Nichtbeachtung des FLSA ist mit hohen Geldbußen verbunden. Die Personalabteilung muss die vom FLSA vorgegebenen spezifischen Richtlinien strikt einhalten. Fehler können teuer werden – oftmals sogar teurer als die Kosten für eine Compliance-Lösung, die gewährleistet, dass Sie jederzeit FLSA-konform arbeiten.
Eine ethische und gesetzeskonforme Unternehmenskultur kann auch eine Überprüfung der Lohngleichheit beinhalten, wofür Sie Lohngleichheitslösungen einsetzen, um Vergütungsdaten zu analysieren, Unterschiede aufzudecken und eine faire sowie transparente Bezahlung zu fördern.
I-9-Compliance
Unternehmen sind verpflichtet, neue Mitarbeitende das I-9-Formular ausfüllen zu lassen – am besten am oder vor dem ersten Arbeitstag. Sind Sie nicht compliant und die Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) steht vor der Tür, können Sie schnell in Schwierigkeiten geraten.
Wenn Personalabteilungen oder Arbeitgeber nicht regelkonform handeln, kann das Unternehmen dazu verpflichtet werden, ein Bußgeld zu zahlen. Die Höhe richtet sich dabei unter anderem nach Unternehmensgröße, Schwere und bisheriger Historie.
Ein Compliance-Tool kann Sie an das Ausfüllen der I-9-Formulare erinnern, bei deren Aufbewahrung unterstützen und Ihre I-9-Aktivitäten nachverfolgen, sodass Sie jederzeit informiert sind. Eine cloudbasierte Compliance-Lösung bietet oft auch Schnittstellen, mit denen Sie Papierformulare digitalisieren und archivieren können.
Ihre Lösung bietet möglicherweise auch eine E-Verify-Integration, mit der Sie schnell überprüfen können, ob Ihre Mitarbeitenden zur Arbeit in den USA berechtigt sind.
Wählen Sie Compliance-Software, wählen Sie einen sicheren Arbeitsplatz
Wie Sie sehen, kann Compliance-Software die gewaltige und wichtige Aufgabe der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erheblich erleichtern.
Mit einer einzigen Softwarelösung tragen Sie dazu bei, dass Ihr Unternehmen ein ethischerer Ort wird – und alle Mitarbeitenden werden es Ihnen danken.
Überzeugt? Schauen Sie sich die Auswahl der besten HR-Compliance-Software von People Managing People an. Oder wenn Sie Ihr Compliance-Management vollständig auslagern möchten, ist vielleicht ein HR-Compliance-Anbieter besser geeignet.
Weitere Ressourcen:
