Wie Kontaktmanagement-Software Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Ihr Netzwerk ist ein entscheidender Bestandteil Ihres Erfolgs. In einer beliebigen Arbeitswoche könnten Sie mit einem alten Kontakt telefonieren, jemanden neu zu Ihrem Netzwerk hinzufügen, sich darum kümmern, eine Einführung für jemand anderen zu ermöglichen oder einfach nur bei einem alten Freund nachfragen, wie es ihm geht.
Wie soll man sich bei einem so riesigen Netzwerk all diese Telefonnummern merken? Es ist schlicht unmöglich, sämtliche Kontaktdaten im Kopf zu behalten, selbst wenn Sie ein hervorragendes Gedächtnis haben.
Vor fünfzig Jahren hätten Sie die benötigten Informationen vielleicht in einem Rolodex aus Karteikarten gefunden, das dauerhaft auf Ihrem Schreibtisch stand – irgendwo zwischen dem Firmen-Aschenbecher und dem Telefon mit Wählscheibe. Heute hat sich das Büro grundlegend verändert, und Ihr alter Rolodex steht wahrscheinlich irgendwo im Museum.
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Wenn Sie Ihr Unternehmen weiterhin effektiv führen möchten, brauchen Sie eine zentrale Anlaufstelle, um Ihre Kontakte im Blick zu behalten. Hier kommt Kontaktmanagement-Software ins Spiel.
Was ist Kontaktmanagement-Software?
Kontaktmanagement bedeutet, ein automatisiertes System zu nutzen, um alle Ihre Kontakte griffbereit und leicht zugänglich an einem Ort zu haben. Man kann es sich wie ein virtuelles Adressbuch vorstellen.
Kontaktmanagementsysteme halten Namen, Adresse, Arbeitgeber, Standort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse jeder Person direkt für Sie bereit, sodass Sie nicht mehr in Ihrem Gedächtnis nach jemandem suchen müssen.
Der wichtigste Bestandteil eines effektiven Kontaktmanagementsystems ist, dass es Ihnen die für Ihr Geschäft wichtigsten Personen schnell zugänglich macht. Ähnlich wie Callcenter-Software sorgt Kontaktmanagement-Software dafür, dass Ihr Team die sich ständig ändernden Kundenerwartungen erfüllen oder sogar übertreffen kann.
Wenn Ihr Unternehmen irgendwie von Menschen abhängt – ob es sich um Kunden handelt, um Verkaufstransaktionen oder Sie einfach wieder Kontakt aufnehmen möchten –, wissen Sie, dass der Erfolg im Nachfassen liegt. Eine effektive Kontaktmanagement-Software hilft Ihnen, diese entscheidenden Kundendaten zu verwalten, auf die Ihr Unternehmen angewiesen ist.
Welche Vorteile bietet Kontaktmanagement-Software?
Stellen Sie sich vor, Sie hätten mit nur einem Klick Zugriff auf die vollständige Historie Ihrer Kundeninteraktionen. Kontaktmanagement-Software bietet Ihnen diese Funktionalitäten und ermöglicht es Ihnen nicht nur, alle Ihre Kontakte an einem Ort zu sehen, sondern auch Ihre bisherige Kommunikation mit ihnen zu verfolgen.
Jeder Anruf, jede E-Mail und jedes Geschäftsessen kann in Ihrer Kontaktmanagement-Software protokolliert werden. Wann haben Sie diese Person zuletzt angerufen? Was hat sie Ihnen über ihr Kandidaten- oder Kundenerlebnis erzählt? Planen Sie, ihnen zu schreiben und sehen dann, dass jemand aus Ihrem Vertriebsteam sie gerade gestern kontaktiert hat?
Daher ist Ihre Kontaktmanagement-Software für Ihr Vertriebsteam unverzichtbar, um deren Aufträge und Geschäfte zu verwalten. Vertriebsmitarbeiter und Recruiting-Teams leben von ihren Kontakten – gutes Kontaktmanagement ist für ihren Erfolg in einem kleinen Unternehmen entscheidend.
Wie wollen Sie sich sonst merken, wann Sie einem bestimmten Lead oder Kandidaten nachfassen oder wann Sie Ihrem Lieblingslieferanten Geburtstagsgrüße senden müssen? Die Möglichkeit, innerhalb der Software Benachrichtigungen zu setzen, sorgt dafür, dass Sie nie mehr wichtige Anlässe zur Kontaktaufnahme verpassen.
Der eigentliche Vorteil des digitalen Kontaktmanagements liegt darin, dass Ihre Daten immer und von überall zugänglich sind. Als kleines Unternehmen sind Sie vielleicht ständig unterwegs und Ihr Vertriebsteam sitzt nie still. Das hält den Vertriebstrichter immer griffbereit und gibt Vertriebsmitarbeitern das gute Gefühl, dass sie auf diese wichtige Ressource jederzeit zugreifen können, ohne etwas zu verpassen.
Wichtige Funktionen einer Kontaktmanagement-Software
Obwohl wir manche grundlegende Anwendungen am Computer für selbstverständlich halten, können diese Funktionen beim Kontaktmanagement von entscheidender Bedeutung sein.
Eine cloudbasierte Kontaktmanagement-Software beispielsweise kann mit dem gesamten Dokumentenmanagementsystem eines Unternehmens verknüpft werden und so das einfache Teilen von Dateien zwischen Kontakten ermöglichen. Senden Sie etwa Unterlagen für eine Marketingkampagne oder planen Sie Marketing-Automatisierung für Ihre Vertriebskontakte, ist das problemlose Verschicken von Materialien ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Kontaktmanagement-Software ist auch ein wichtiges Werkzeug für die Interaktion mit den sozialen Medien Ihres Unternehmens. Durch die Verknüpfung von Kontakten mit deren Social-Media-Profilen erhalten Sie einen Einblick, was Ihre Kunden und Klienten öffentlich in Echtzeit über Ihr Geschäft sagen.
Haben sie positive Erfahrungen gemacht? Haben sie vielleicht sogar ein tolles Testimonial auf einer bekannten Plattform hinterlassen? Solche Kundendaten sind unerlässlich, um die Kundenzufriedenheit im Blick zu behalten.
Kontaktmanagement-Software vs. ein CRM
Viel zu oft wird Kontaktmanagement-Software mit Customer Relationship Management Systemen, allgemein bekannt als CRM-Systemen oder kurz „CRM“, verwechselt. Dieser Fehler ist leicht zu machen, da das Kontaktmanagement ein wesentlicher Bestandteil dessen ist, was eine CRM-Software tut.
Der Unterschied besteht darin, dass das Kontaktmanagement nur einen Teil dessen ausmacht, was CRM-Software leistet. Customer Relationship Management ist dafür konzipiert, die komplette Reise des Kunden durch den Vertriebsprozess abzubilden—dokumentiert jede Interaktion, jede Transaktion und jedes einzelne Element der Vertriebspipeline.
Für die meisten kleinen Unternehmen kommt es meist auf den Preis und den Arbeitsablauf an. Ein CRM bietet üblicherweise zahlreiche zusätzliche Funktionen, von denen viele gerade für kleinere Unternehmen nicht notwendig sind.
Die Einführung eines CRMs verlangt von einem Unternehmen und seinen Vertriebsmitarbeitenden, ihre gesamte Struktur des Vertriebsmanagements, einschließlich der Dateneingabe und der Art und Weise, wie Kontaktdaten gepflegt werden, grundlegend zu überdenken.
Zudem ist eine umfassende CRM-Plattform weitaus teurer als eine einfache Kontaktmanagement-Lösung. CRM-Lösungen sind in der Regel für größere Unternehmen entwickelt und entsprechend bepreist.
Die passenden Kontaktmanagement-Tools können die Bedürfnisse Ihres Unternehmens problemlos erfüllen, ohne das Budget zu sprengen. Sollte Ihr Unternehmen die Anforderungen einer Kontaktmanagement-Lösung irgendwann übersteigen, könnte zukünftig ein CRM-Instrument die richtige Wahl sein.
Unbedingt anschauen: 10 Beste Anbieter von Enterprise Performance Management (EPM) Software
Wie wählt man die beste Kontaktmanagement-Software aus?
Es gibt großartige Beispiele für Kontaktmanagement-Tools, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen.
Für manche kleine Unternehmen kann bereits ein Adressbuch in Gmail ausreichen. Andere Tools wie Hubspot bieten kostenlose Versionen, die sich einfach in Gmail integrieren lassen und alle E-Mail-Interaktionen sowie Geschäftskontakte verwalten können.
Hubspot zum Beispiel ermöglicht es Ihnen auch, Vorlagen zu erstellen, die Ihre E-Mail-Kommunikation noch einfacher machen. Sowohl Gmail als auch Hubspot bieten außerdem mobile Apps, mit denen Sie die Tools auch unterwegs bequem nutzen können.
Mit wachsendem Unternehmen gibt es beliebte Anbieter am Markt wie Zoho und Salesforce, die komplette CRM-Lösungen anbieten. Ganz gleich, welche Anforderungen Sie haben – es gibt eine Lösung, die Ihnen hilft, Ihre Kontaktlisten zu verwalten und Ihr Setup insgesamt zu vereinfachen.
Weitere Informationen finden Sie auch in unserer Auswahl der besten Kontaktmanagement-Software auf dem heutigen Markt.
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