11 Möglichkeiten, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Als HR- oder Unternehmensleiter sind Sie zweifellos eine vielbeschäftigte Person. Mitarbeiterdaten aktuell zu halten, die Einhaltung des sich ständig wandelnden Rechtsumfelds zu gewährleisten, den nächsten Top-Kandidaten zu finden ... die Liste lässt sich fortsetzen.
Jedes Tool, das Verwaltungsaufwand reduziert und das Talentmanagement verbessert, dürfte daher von Interesse sein, oder?
Tatsächlich gibt es solche Tools! Die Vorteile eines HRIS umfassen die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, ermöglichen den Mitarbeitern Self-Service und bieten rechtzeitige Updates zur Compliance. Im Laufe der Jahre haben sie mir viel Zeit und Kopfzerbrechen erspart.
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In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie ein HRIS Ihren HR-Teams, Mitarbeitern und dem gesamten Unternehmen zugutekommen und eine ausgezeichnete Rendite liefern kann.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Art von HR-Software, die Mitarbeiter- und Unternehmensdaten speichert und zahlreiche Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Benefits-Management kombiniert, damit HR-Fachleute auf allen Ebenen ihre Aufgaben effektiver erledigen können.
Im Wesentlichen geht es darum, die Kraft der Technologie zu nutzen, um die Zahnräder des Unternehmens am Laufen zu halten und eine zufriedenere und produktivere Belegschaft zu schaffen.
11 Vorteile eines HRIS
Vom Organisieren von Mitarbeiterinformationen bis hin zur Automatisierung administrativer Aufgaben und der Bereitstellung von Einblicken durch HR-Daten – die richtige HRIS-Plattform kann Ihr Unternehmen transformieren.
Vorteile für die HR-Abteilung
Viele der Vorteile von HRIS-Software betreffen besonders die Personalabteilung, die dadurch Zeit und Ressourcen gewinnt, um sich auf die wirklich lohnenden Aufgaben zu konzentrieren: die Entwicklung von Talenten.
Effizienz und Zeitersparnis
Die Automatisierung routinemäßiger HR-Aufgaben wie der Verwaltung von Mitarbeiterakten, der Urlaubsverwaltung, der Lohnabrechnung und der Administration von Sozialleistungen spart Zeit, sodass sich HR-Mitarbeitende auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können.
Zusätzlich ermöglichen Self-Service-Funktionen den Mitarbeitenden, ihre Informationen selbst einzusehen und zu aktualisieren, wodurch sich die Anzahl der Anfragen an HR reduziert – mit einigen fortschrittlichen Tools, die sogar HR-Chatbots einsetzen, um Fragen zu beantworten.
Kein Papierkram mehr in rauen Mengen und kein Jonglieren mit unzähligen Tabellenkalkulationen!
Verbesserte Compliance
Eine zentrale HRIS-Funktion besteht darin, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zu unterstützen, indem stets aktuelle Informationen und automatische Erinnerungen für wichtige Compliance-Fristen und Anforderungen bereitgestellt werden.
Berichterstattung und Analytik
Ein HR-Berichtswesen- und Analysesystem ermöglicht es HR-Teams, Berichte zu verschiedenen HR-Kennzahlen wie Personalstand, Fluktuationsrate und Demografie zu erstellen und so datenbasierte Entscheidungen zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation
Verbessert die Kommunikation im Unternehmen, indem es eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Richtlinienaktualisierungen und andere wichtige Informationen bietet.
Vorteile für Mitarbeitende
Ein HRIS kann auch dafür sorgen, dass das Arbeitsleben Ihrer Mitarbeitenden einfacher wird und sie sich engagierter und stärker eingebunden fühlen.
Einfacheres Onboarding
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess setzt für neue Mitarbeitende wichtige Akzente und trägt zum langfristigen Erfolg und zur Bindung bei.
Als HRIS-Funktion ist es oft eine Erweiterung des Bewerbermanagementsystems, das den Kandidaten letztendlich eingestellt hat.
Neue Mitarbeitende können sich im Self-Service-Portal anmelden, Verwaltungsaufgaben erledigen, Trainings absolvieren sowie das neue Team und die Rolle kennenlernen.
Mehr Eigenverantwortung
Mit einem Self-Service-Portal haben die Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten, Arbeitspläne, Urlaubsanträge und Sozialleistungen selbst zu verwalten.
Das Risiko, dass Verwaltungsfehler den Lohn oder die Freizeit beeinflussen, ist geringer und sie profitieren von automatisierten Erinnerungen.
Mehr Mitarbeiterengagement
Ein HRIS stärkt das Mitarbeiterengagement, indem es die Kommunikation erleichtert, Feedback einholt und Entwicklungsmöglichkeiten individuell anbietet.
Solche Funktionen sind zum Beispiel Anerkennung in Echtzeit, Pulsbefragungen oder Self-Service-Zugang zu Sozialleistungen und Karriereentwicklungsressourcen.
Durch datengestützte Einblicke kann HR proaktiv auf Anliegen eingehen, die Unternehmenskultur verbessern und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Vorteile für das Unternehmen
Natürlich profitiert am Ende das gesamte Unternehmen (so wie es sein sollte) am meisten vom HRIS.
Kosteneinsparungen
Durch die Rationalisierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Minimierung von Fehlern senkt ein HRIS die Verwaltungskosten und steigert die Gesamtproduktivität.
Ein HRIS ist zudem kostengünstiger als andere Arten von HR-Managementsystemen, einschließlich HCM- und HRMS-Systemen, stellt jedoch die einfachste Form dar (wenn Sie ein System mit erweiterten Funktionen benötigen, lesen Sie unseren Vergleich von HRIS, HRMS und HCM-Systemen mit Tipps für die richtige Entscheidungsfindung).
Bessere Personalmanagement-Entscheidungen
Ein HRIS verbessert Personalentscheidungen, indem es Einblicke in Echtzeit zu Mitarbeiterleistung, Qualifikationen und Engagement-Trends liefert.
Mit zentralisierten Daten kann die Personalabteilung Mitarbeitende mit hohem Potenzial erkennen, Entwicklungsbedarfe nachverfolgen und die Personalplanung optimieren.
Darüber hinaus unterstützen prädiktive Analysen die Nachfolgeplanung und Bindungsstrategien und sorgen so dafür, dass Talente und Unternehmensziele besser aufeinander abgestimmt werden.
Verbesserte Kommunikation
Verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, indem eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Aktualisierungen von Richtlinien und andere wichtige Informationen bereitgestellt wird.
Verbesserte Datensicherheit
Ein HRIS erhöht die Datensicherheit, indem vertrauliche Mitarbeiterdaten in einem zentralen, zugangsbeschränkten System mit Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen gespeichert werden.
Ein rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass nur autorisierte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko von Verstößen reduziert wird.
Zudem helfen Protokolle und Compliance-Funktionen dabei, Änderungen nachzuverfolgen, Unregelmäßigkeiten zu erkennen und gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz einzuhalten.
Funktionen eines Personalinformationssystems
HRIS-Systeme sind in vielen Variationen erhältlich und passen sich jeder Organisationsgröße an. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Mitarbeiterdatenbank-Management: Zentrale Datenbank zur Speicherung aller mitarbeitendenbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungs- und Stelleninformationen sowie Informationen zu Vergütung und Gehalt.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Werkzeuge zur Überwachung von Arbeitsstunden, Anwesenheiten, Urlaubsanträgen und Fehlzeiten, oft integriert mit Zeiterfassungssystemen oder biometrischer Erfassung.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisierte Lohnabrechnung, einschließlich Gehaltsberechnung, Steuerabzügen, Abzügen für Sozialleistungen und Direkteinzahlung-Verwaltung.
- Leistungsverwaltung: Verwaltung von Mitarbeitervorteilen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen Zusatzleistungen, einschließlich Anmeldung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
- Recruiting und Bewerbermanagement: Funktionen von Recruiting-Software, mit denen Sie Stellenausschreibungen managen, Bewerbungen sichten, Kandidaten während des Einstellungsprozesses verfolgen und neue Mitarbeitende einarbeiten können.
- Leistungsmanagement: Werkzeuge zum Setzen von Leistungszielen, Durchführung von Leistungsbeurteilungen, Feedback und Nachverfolgung von Leistungskennzahlen.
- Compliance-Management: Sichert die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften, inklusive automatischer Benachrichtigungen vor Fristen und Anforderungen zur Berichterstattung.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Ermöglicht Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten zu pflegen, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und ihre Vorteile über eine Self-Service-Oberfläche zu verwalten.
- Schulung und Entwicklung: Tools zur Verwaltung von Weiterbildungsprogrammen, Fortschrittsverfolgung, Kursplanung sowie Dokumentation von Zertifikaten und Kompetenzentwicklung.
Wie Sie mit einem HRIS starten
Jetzt denken Sie vielleicht, dass ein HRIS ziemlich nützlich sein könnte, oder überlegen, wie Ihr aktuelles System verbessert werden kann.
Bei so vielen verfügbaren Optionen ist es wichtig, die beste HRIS-Software für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu finden.
Bei der Auswahl eines HRIS sollten Personalverantwortliche auf Benutzerfreundlichkeit, enthaltene Kernfunktionen, Anpassungsfähigkeit des Systems, Integrationsmöglichkeiten mit bestehenden Altsystemen, Skalierbarkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Ein guter Ausgangspunkt ist unser Leitfaden zu den besten HRIS-Systemen.
Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie diese noch definieren, sollten Sie die Erstellung einer HRIS-RFP in Erwägung ziehen, um Ihre Anforderungen zu präzisieren und bessere Angebote von Anbietern zu erhalten.
