11 Möglichkeiten, wie ein Personalinformationssystem Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Zu den Vorteilen eines HRIS gehören die Automatisierung sich wiederholender HR-Aufgaben, der Zugriff zur Selbstverwaltung für Mitarbeitende und stets aktuelle Informationen zur Compliance. Durch die Optimierung dieser Prozesse spart ein HRIS Zeit, reduziert den manuellen Verwaltungsaufwand und hilft der gesamten Organisation, effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie ein HRIS Ihren HR-Arbeitsablauf vereinfachen und einen deutlichen Mehrwert für Ihr Team und Ihr Unternehmen schaffen kann.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Personalinformationssystem) ist eine Art von HR-Software, die Mitarbeiter- und Organisationsdaten speichert und zahlreiche Funktionen wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Verwaltung von Zusatzleistungen kombiniert, um HR-Fachkräfte auf jeder Ebene dabei zu unterstützen, ihre Aufgaben effektiver zu erledigen.
Im Wesentlichen geht es darum, die Möglichkeiten der Technologie zu nutzen, um die Zahnräder der Organisationsmaschine zu ölen und eine zufriedenere und produktivere Belegschaft zu schaffen.
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11 Vorteile eines HRIS
Von der Organisation von Mitarbeiterinformationen über die Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Erkenntnissen aus HR-Daten kann die richtige HRIS-Plattform Ihr Unternehmen grundlegend verändern.
Vorteile für HR-Abteilungen
Viele der Vorteile von HRIS-Software machen sich in der HR-Abteilung bemerkbar, da Zeit und Ressourcen frei werden, um sich dem lohnenden Teil der Arbeit zu widmen: der Entwicklung von Talenten.
Effizienz und Zeitersparnis
Die Automatisierung routinemäßiger HR-Aufgaben wie der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, der Urlaubsverwaltung, der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Verwaltung von Zusatzleistungen spart Zeit und ermöglicht es HR-Fachkräften, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Darüber hinaus ermöglichen Funktionen wie die Selbstverwaltung für Mitarbeitende den Beschäftigten, auf ihre Daten zuzugreifen und diese zu aktualisieren. Dadurch verringert sich die Zahl der Anfragen, die HR bearbeiten muss. Einige fortschrittlichere Tools integrieren sogar HR-Chatbots, die Fragen beantworten.
Keine Papierberge mehr und kein Jonglieren mit mehreren Tabellenkalkulationen!
Verbesserte Compliance
Eine wichtige Funktion eines HRIS besteht darin, die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften zu unterstützen, indem aktuelle Informationen und automatische Erinnerungen an wichtige Compliance-Fristen und -Anforderungen bereitgestellt werden.
Berichte und Analysen
Ein System für HR-Berichte und -Analysen ermöglicht es HR-Teams, Berichte zu verschiedenen HR-Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl, Fluktuationsraten und demografischen Merkmalen zu erstellen und so datengestützte Entscheidungen zu unterstützen.
Verbesserte Kommunikation
Ein HRIS verbessert die Kommunikation innerhalb der Organisation, indem eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Richtlinienaktualisierungen und andere wichtige Informationen bereitgestellt wird.
Vorteile für Mitarbeitende
Ein HRIS kann auch den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden erleichtern und dazu beitragen, dass sie sich stärker eingebunden und verbunden fühlen.
Einfachere Einarbeitung
Ein reibungsloser Einarbeitungsprozess schafft die Grundlage für neue Mitarbeitende und trägt zu ihrem Erfolg und ihrer Bindung an das Unternehmen bei.
Als Funktion eines HRIS kann er eine Erweiterung des Bewerbermanagementsystems sein, das dabei geholfen hat, die Bewerberin oder den Bewerber für die Stelle zu gewinnen.
Neue Mitarbeitende können sich im Portal zur Selbstverwaltung für Mitarbeitende anmelden, administrative Aufgaben erledigen, mit Schulungen beginnen und ein Gefühl für ihre Rolle und ihr neues Team entwickeln.
Mehr Selbstbestimmung
Über ein Portal zur Selbstverwaltung können Beschäftigte auf ihre persönlichen Daten, Arbeitspläne, Urlaubsanträge, Zusatzleistungen und Vergünstigungen zugreifen und diese verwalten.
Dadurch ist es weniger wahrscheinlich, dass Verwaltungsfehler die Vergütung oder den Urlaub beeinträchtigen, und die Mitarbeitenden können außerdem von automatischen Erinnerungen profitieren.
Stärkeres Engagement der Mitarbeitenden
Ein HRIS steigert das Engagement der Mitarbeitenden, indem es die Kommunikation optimiert, Feedback sammelt und Entwicklungsmöglichkeiten personalisiert.
Zu diesen Funktionen gehören Anerkennung in Echtzeit, regelmäßige Kurzbefragungen und der Zugriff zur Selbstverwaltung auf Ressourcen zu Zusatzleistungen und beruflicher Weiterentwicklung.
Durch datengestützte Erkenntnisse kann HR Anliegen proaktiv angehen, die Arbeitsplatzkultur verbessern und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern.
Vorteile für die Organisation
Natürlich ist die gesamte Organisation der letztendliche Nutznießer eines HRIS (wie es auch sein sollte).
Kosteneinsparungen
Durch die Optimierung von Prozessen, die Reduzierung manueller Arbeit und die Minimierung von Fehlern trägt ein HRIS dazu bei, Verwaltungskosten zu senken und die Gesamtproduktivität zu steigern.
Ein HRIS ist außerdem kostengünstiger als andere Arten von HR-Managementsystemen, einschließlich HCM- und HRMS-Systemen, aber es ist auch das grundlegendste System (wenn Sie denken, dass Sie möglicherweise ein System mit fortschrittlicheren Funktionen benötigen, lesen Sie unsere Übersicht über HRIS-, HRMS- und HCM-Systeme, um Tipps für die richtige Wahl zu erhalten).
Bessere Entscheidungen im Talentmanagement
Ein HRIS verbessert Entscheidungen im Talentmanagement, indem es Echtzeiteinblicke in die Leistung, Fähigkeiten und Engagement-Trends der Mitarbeitenden liefert.
Mit zentralisierten Daten kann die Personalabteilung Mitarbeitende mit hohem Potenzial identifizieren, Entwicklungsbedarfe verfolgen und die Personalplanung optimieren.
Darüber hinaus unterstützen prädiktive Analysen auch die Nachfolgeplanung und Strategien zur Mitarbeiterbindung und sorgen so für eine bessere Abstimmung zwischen Talent- und Unternehmenszielen.
Verbesserte Kommunikation
Es verbessert die Kommunikation innerhalb der Organisation, indem es eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Richtlinienaktualisierungen und andere wichtige Informationen bereitstellt.
Verbesserte Datensicherheit
Ein HRIS verbessert die Datensicherheit, indem es sensible Mitarbeiterinformationen in einem sicheren, zugriffskontrollierten System mit Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen zentralisiert.
Der rollenbasierte Zugriff stellt sicher, dass nur autorisierte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko von Sicherheitsverletzungen reduziert wird.
Darüber hinaus helfen Prüfprotokolle und Funktionen zur Einhaltung von Vorschriften dabei, Änderungen nachzuverfolgen, Anomalien zu erkennen und gesetzliche Anforderungen an den Datenschutz zu erfüllen.
Funktionen eines Personalinformationssystems
HRIS-Systeme gibt es in vielen verschiedenen Ausführungen und Größen, sodass sie für alle Organisationen geeignet sind. Hier sind einige der wichtigsten HRIS-Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank: Zentralisiertes Verzeichnis zur Speicherung aller mitarbeitendenbezogenen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungs- und Tätigkeitsdetails sowie Vergütungs- und Gehaltsabrechnungsinformationen.
- Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Tools zur Erfassung der Arbeitszeiten, Anwesenheit, Urlaubsanträge und Abwesenheiten von Mitarbeitenden, häufig integriert mit Zeiterfassungssystemen oder biometrischen Systemen.
- Gehaltsabrechnungsverwaltung: Automatisierte Verarbeitung der Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen, Abzügen für Zusatzleistungen und der Verwaltung von Direktüberweisungen.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Verwaltung von Zusatzleistungsprogrammen für Mitarbeitende, wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Vergünstigungen, einschließlich Anmeldung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
- Personalgewinnung und Bewerberverfolgung: Funktionen von Software zur Personalgewinnung, die Sie bei der Veröffentlichung von Stellenangeboten, der Prüfung von Bewerbungen, der Nachverfolgung von Bewerbenden während des Einstellungsprozesses und der Einarbeitung neuer Mitarbeitender unterstützen.
- Leistungsmanagement: Tools zum Festlegen von Leistungszielen, zum Durchführen von Leistungsbeurteilungen, zur Bereitstellung von Feedback und zur Nachverfolgung von Leistungskennzahlen der Mitarbeitenden.
- Management der Einhaltung von Vorschriften: Stellt die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften sicher, einschließlich automatisierter Benachrichtigungen über bevorstehende Fristen und Berichtspflichten.
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende: Ermöglicht Mitarbeitenden, über eine Selbstbedienungsoberfläche auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen und diese zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und Zusatzleistungen zu verwalten.
- Schulung und Entwicklung: Tools zur Verwaltung von Schulungsprogrammen für Mitarbeitende, zur Nachverfolgung des Fortschritts, zur Planung von Kursen und zur Pflege von Zertifizierungs- und Kompetenzentwicklungsaufzeichnungen.
So starten Sie mit einem HRIS
Jetzt denken Sie vielleicht, dass ein HRIS ziemlich nützlich sein könnte, oder Sie überlegen, wie Ihr aktuelles System verbessert werden kann.
Bei der großen Auswahl an verfügbaren Optionen ist es wichtig, die beste HRIS-Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.
Bei der Auswahl eines HRIS sollten HR-Fachleute auf die Benutzerfreundlichkeit, die enthaltenen Kernfunktionen, die Anpassbarkeit des Dienstes, die Möglichkeit der Integration in bestehende Systeme, die Skalierbarkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Ein guter Ausgangspunkt ist unser Leitfaden zu den besten HRIS-Systemen.
Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie möglicherweise eine HRIS-RFP erstellen, um Ihre Anforderungen zu definieren und bessere Angebote von Anbietern einzuholen.
