11 Wege, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen zugutekommen kann
Die Vorteile eines HRIS umfassen die Automatisierung sich wiederholender HR-Aufgaben, die Möglichkeit für Mitarbeitende zur Selbstbedienung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Durch die Optimierung dieser Prozesse spart ein HRIS Zeit, reduziert manuelle Verwaltungsaufgaben und hilft der gesamten Organisation dabei, effizienter zu agieren. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie ein HRIS Ihren HR-Workflow vereinfachen und einen großen Mehrwert für Ihr Team und Ihr Unternehmen liefern kann.
Was ist ein HRIS?
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Art von HR-Software, die Mitarbeiter- und Unternehmensdaten speichert und zahlreiche Funktionen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Benefits-Management kombiniert, um HR-Fachkräfte auf allen Ebenen bei ihrer Arbeit effektiver zu unterstützen.
Im Kern geht es darum, die Möglichkeiten der Technologie zu nutzen, um die Zahnräder der Unternehmensmaschinerie zu schmieren und eine zufriedenere, produktivere Belegschaft zu schaffen.
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11 Vorteile eines HRIS
Von der Organisation von Mitarbeiterinformationen über die Automatisierung administrativer Aufgaben bis hin zur Bereitstellung von Einblicken mit HR-Daten – die richtige HRIS-Plattform kann für Ihr Unternehmen transformierend sein.
Vorteile für HR-Abteilungen
Die meisten Vorteile von HRIS-Software werden in der HR-Abteilung spürbar, indem Zeit und Ressourcen für die wirklich erfüllenden Aufgaben freigesetzt werden: die Entwicklung von Talenten.
Effizienz und Zeitersparnis
Die Automatisierung routinemäßiger HR-Aufgaben wie Mitarbeiteraktenverwaltung, Abwesenheitsmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Leistungsverwaltung spart Zeit und ermöglicht HR-Fachkräften, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Zusätzlich ermöglichen Funktionen wie Mitarbeiter-Self-Service den Beschäftigten, ihre Informationen selbst zu prüfen und zu aktualisieren, wodurch die Anzahl der Anfragen an HR reduziert wird. Einige fortschrittlichere Tools integrieren sogar HR-Chatbots, um Anfragen zu beantworten.
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Verbesserte Compliance
Eine wichtige HRIS-Funktion ist die Unterstützung bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften, indem aktuelle Informationen und automatisierte Erinnerungen an wichtige Fristen und Anforderungen bereitgestellt werden.
Berichtswesen und Analysen
Ein HR-Berichts- und Analysesystem ermöglicht es HR-Teams, Berichte zu verschiedenen HR-Kennzahlen wie Personalbestand, Fluktuationsraten und Demografie zu erstellen und damit datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Verbesserte Kommunikation
Verbessert die Kommunikation innerhalb des Unternehmens, indem eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Richtlinien-Updates und andere wichtige Informationen bereitgestellt wird.
Vorteile für Mitarbeitende
Auch für Ihre Mitarbeitenden wird das Leben durch ein HRIS leichter und sie fühlen sich engagierter und stärker eingebunden.
Einfacheres Onboarding
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess sorgt für einen guten Start neuer Mitarbeitender und trägt zu deren Erfolg und Bindung bei.
Als HRIS-Funktion ist dies möglicherweise eine Ergänzung zum Bewerbermanagementsystem, das die Kandidatin oder den Kandidaten ins Unternehmen gebracht hat.
Neue Mitarbeitende können sich im Self-Service-Portal anmelden, administrative Aufgaben erledigen, mit dem Training beginnen und sich mit ihrer neuen Rolle und dem Team vertraut machen.
Mehr Selbstbestimmung
Über ein Self-Service-Portal haben Mitarbeitende die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten, Einsatzpläne, Urlaubsanträge, Zusatzleistungen und Vergünstigungen einzusehen und zu verwalten.
Es besteht weniger Gefahr, dass Verwaltungsfehler Gehalt oder Urlaub beeinträchtigen, und Mitarbeitende profitieren von automatischen Erinnerungen.
Erhöhte Mitarbeiterbindung
Ein HRIS fördert die Mitarbeiterbindung, indem es die Kommunikation vereinfacht, Feedback einholt und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten bietet.
Solche Funktionen umfassen Anerkennung in Echtzeit, Stimmungsabfragen und Self-Service-Zugriff auf Zusatzleistungen und Ressourcen für Karrierewachstum.
Anhand datengestützter Erkenntnisse kann HR proaktiv auf Anliegen eingehen, die Unternehmenskultur verbessern und die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
Organisatorische Vorteile
Natürlich profitiert letztlich die gesamte Organisation am meisten von einem HRIS (wie es sein sollte).
Kosteneinsparungen
Durch optimierte Prozesse, weniger manuelle Arbeit und minimierte Fehler hilft ein HRIS, Verwaltungskosten zu senken und die Produktivität insgesamt zu steigern.
Ein HRIS ist auch kostengünstiger als andere Arten von HR-Management-Systemen, einschließlich HCM- und HRMS-Systemen, aber es ist auch das grundlegendste (wenn Sie glauben, dass Sie ein System mit erweiterten Funktionen benötigen könnten, lesen Sie unseren Vergleich von HRIS vs HRMS vs HCM-Systemen für Tipps, wie Sie die richtige Wahl treffen können).
Bessere Talentmanagement-Entscheidungen
Ein HRIS verbessert das Talentmanagement, indem es Echtzeit-Einblicke in die Mitarbeiterleistung, Kompetenzen und Engagement-Trends bietet.
Mit zentralisierten Daten kann die Personalabteilung Mitarbeiter mit hohem Potenzial identifizieren, Entwicklungsbedarfe verfolgen und die Personalplanung optimieren.
Darüber hinaus helfen prädiktive Analysen auch bei der Nachfolgeplanung und bei Strategien zur Mitarbeiterbindung, um eine bessere Abstimmung zwischen Talenten und Unternehmenszielen zu gewährleisten.
Verbesserte Kommunikation
Stärkt die Kommunikation innerhalb der Organisation, indem eine Plattform für unternehmensweite Ankündigungen, Aktualisierungen von Richtlinien und andere wichtige Informationen bereitgestellt wird.
Verbesserte Datensicherheit
Ein HRIS verbessert die Datensicherheit, indem es sensible Mitarbeiterdaten in einem sicheren, zugangskontrollierten System mit Verschlüsselungs- und Authentifizierungsprotokollen zentralisiert.
Rollenbasierter Zugang stellt sicher, dass nur befugte Personen bestimmte Daten einsehen oder bearbeiten können, wodurch das Risiko von Datenpannen reduziert wird.
Zusätzlich helfen Audit-Logs und Compliance-Funktionen dabei, Änderungen nachzuverfolgen, Anomalien zu erkennen und gesetzliche Vorgaben zum Datenschutz zu erfüllen.
Funktionen eines Human Resource Information Systems
HRIS-Systeme gibt es in vielen unterschiedlichen Ausführungen, passend für jede Organisation. Hier sind einige der wichtigsten HRIS-Funktionen, auf die Sie achten sollten:
- Mitarbeiterdatenbank-Verwaltung: Zentrale Datenbank zur Speicherung aller mitarbeiterspezifischen Informationen, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungs- und Auftragsdetails sowie Vergütungs- und Gehaltsinformationen.
- Zeiterfassung und Anwesenheit: Tools zur Erfassung von Arbeitszeiten, Anwesenheit, Urlaubsanträgen und Fehlzeiten der Mitarbeitenden, häufig integriert mit Zeiterfassungsterminals oder biometrischen Systemen.
- Lohn- und Gehaltsmanagement: Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsberechnungen, Steuerabzügen, Abzügen für Zusatzleistungen sowie Verwaltung von direkten Einzahlungen.
- Leistungsverwaltung: Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und weiteren Zusatzleistungen einschließlich Anmeldung, Nachverfolgung und Berichterstattung.
- Recruiting und Bewerbermanagement: Funktionen von Recruiting-Software, die beim Veröffentlichen von Stellenanzeigen, Screening von Bewerbungen, Verfolgung der Kandidaten durch den Einstellungsprozess und dem Onboarding neuer Mitarbeitender helfen.
- Leistungsmanagement: Tools zum Setzen von Leistungszielen, Durchführung von Leistungsbeurteilungen, Feedbackgebung und Verfolgung von Leistungskennzahlen der Mitarbeitenden.
- Compliance-Management: Sorgt für die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Vorschriften, einschließlich automatisierter Benachrichtigungen über anstehende Fristen und Berichtsanforderungen.
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten einzusehen und zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen anzusehen, Urlaub zu beantragen und Benefits zu verwalten – alles über eine Self-Service-Oberfläche.
- Schulung und Entwicklung: Tools zur Organisation von Mitarbeiterschulungen, Nachverfolgung des Fortschritts, Planung von Kursen und Pflege von Zertifizierungen und Kompetenzentwicklungsnachweisen.
Wie Sie mit einem HRIS starten
Nun denken Sie vielleicht, dass ein HRIS ziemlich nützlich sein könnte, oder überlegen, wie Sie Ihr aktuelles System aufrüsten können.
Bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ist es wichtig, die beste HRIS-Software für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu finden.
Bei der Auswahl eines HRIS sollten sich Personalverantwortliche über die Benutzerfreundlichkeit, die enthaltenen Kernfunktionen, die Anpassungsfähigkeit des Dienstes, die Möglichkeit zur Integration mit vorhandenen Altsystemen, die Skalierbarkeit und natürlich das Preis-Leistungs-Verhältnis informieren. Einen guten Startpunkt bietet unser Leitfaden zu den besten HRIS-Systemen.
Top-Tipp: Wenn Ihre Anforderungen komplex sind oder Sie sie noch definieren, sollten Sie überlegen, eine HRIS-Ausschreibung (RFP) zu erstellen, um Ihre Anforderungen genauer festzulegen und bessere Angebote von Anbietern zu erhalten.
