13 beste Gremienverwaltungssoftware im Jahr 2026

Board Intelligence ist speziell für Governance-Teams, Gesellschaftssekretäre und Vorstandsmitglieder entwickelt, die eine sichere Lösung zur Verwaltung von Meetings, Dokumenten und Vorstands-Workflows benötigen.

Warum ich Board Intelligence ausgewählt habe

Ich habe Board Intelligence ausgewählt, weil es Ihrem Governance-Team hilft, die Zeit für routinemäßige Vorstandsverwaltung zu reduzieren, indem es die Agenda-Planung mit integrierten, KI-gestützten Protokoll- und Berichtswerkzeugen kombiniert.

Sie können Tagesordnungspunkte und Dateien per Drag-and-drop verschieben, um Vorstandsdokumente automatisch zu aktualisieren, und dann mit dem KI-Protokollschreiber Transkripte in einen Entwurf umwandeln, den Sie bearbeiten können—so sparen Sie pro Sitzung Stunden. Sein sicheres Vorstandsportal ermöglicht Mitgliedern, Dokumente zu kommentieren, Kommentare zu teilen und Dokumente mit E-Signaturen zu genehmigen, sodass Sie gesetzeskonform und gemeinsam arbeiten können, ohne verschiedene Tools zu verwenden.

Mobiler und Offline-Zugriff bedeutet, dass Direktoren sich von jedem Gerät aus auf Meetings vorbereiten können, und der 24/7 Support mit Sitz in Großbritannien sorgt dafür, dass bei Bedarf immer Hilfe zur Verfügung steht.

Board Intelligence – Schlüsselfunktionen

Hier sind einige hervorzuhebende Schlüsselfunktionen:

• Agenda-Builder: Tagesordnungspunkte und Dateien per Drag-and-drop, mit automatisierter Zeitplanung und Seitennummerierung.
• KI-Protokollschreiber: Wandelt Meeting-Transkripte oder Audiodateien in strukturierte Protokollentwürfe um.
• Board Pack Creator: Verschiedene Dateitypen zu einem sicheren Vorstandspaket zusammenstellen und verteilen.
• Anmerkungen & E-Signaturen: Sicheres Kommentieren von Dokumenten und Einholen von Freigaben ohne zusätzliche Tools.

Board Intelligence – Integrationen

Zu den Integrationen gehören Outlook-/Kalendersynchronisierung für Termineinladungen, Teams- und Zoom-Videokonferenzen, Single Sign-On (SSO) und Standard-Kalender-Apps für die Terminplanung.

Pervasent ist eine Board-Governance-Lösung, die auf Microsoft SharePoint und Teams basiert und Organisationen dabei unterstützt, Sitzungsunterlagen ohne Papier bereitzustellen und zu überprüfen. Sie eignet sich besonders für Teams, die bereits Microsoft 365 nutzen und die volle Kontrolle über sensible Gremienunterlagen behalten möchten, während sie den Direktoren schnellen, Offline-Zugriff auf Tagesordnungen und Unterlagen ermöglichen.

Warum ich Pervasent gewählt habe

Ich habe Pervasent gewählt, weil es innerhalb Ihrer bestehenden Microsoft 365-Umgebung bleibt. Das bedeutet, dass Ihre Gremienunterlagen dort gespeichert werden, wo sich Ihre Dokumente ohnehin befinden und Ihre aktuellen Sicherheits- und Zugriffspolicen eingehalten werden.

Die buchähnliche Benutzeroberfläche ermöglicht es Ihrem Team, Tagesordnungen und unterstützende Dokumente mit nur wenigen Fingertipps auf Tablets, Laptops oder Smartphones zu öffnen. Nutzer können Seiten mit Stift, Textmarker oder Notizen versehen, Abstimmungen durchführen oder direkt in der App unterzeichnen – so werden Sitzungen produktiver.

Schließlich reduzieren Vorlagen und das Zusammenstellen per Drag-and-drop die Zeit für die Erstellung wiederkehrender Sitzungsunterlagen und alles funktioniert auch offline, sodass sich Mitglieder überall vorbereiten können.

Pervasent Schlüsselfunktionen

Hier sind einige wichtige Funktionen, die es hervorzuheben gilt:

• Daten unter Ihrer Kontrolle: Ihre Sitzungsdokumente bleiben in Ihrer Microsoft 365-Umgebung oder SharePoint-Farm, sodass Sie alle Governance- und Compliance-Kontrollen behalten.
• Umfangreiche Tagesordnungen: Drag-and-drop-Benutzeroberfläche zur Erstellung von Tagesordnungen und Inhaltsverzeichnissen, die Themen gruppiert und direkt mit Dokumenten verknüpft.
• Schneller Dokumentenzugriff: Die App im Buchstil ermöglicht Teilnehmern das Öffnen aller Sitzungsdokumente mit zwei Fingertipps auf iOS, Android oder Desktop.
• Anmerkungen & Entscheidungen: Fügen Sie private/öffentliche Notizen hinzu, markieren Sie Inhalte, stimmen Sie ab und unterzeichnen Sie Seiten direkt in der Besprechungs-App.

Pervasent-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, Microsoft 365-Zugriffspolicies (SSO/MFA), Microsoft Graph-Berechtigungen und die Ökosysteme der mobilen Apps (iOS und Android).

Diligent unterstützt Führungskräfte, Direktoren und Dritte dabei, gemeinsam Informationen aus der gesamten Organisation zu sammeln und zu verfolgen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Geschäftsziele zu erreichen. Das System kann zur Verwaltung von Meetings des Vorstands, von Ausschüssen und der Führungsebene sowie einzelner Rechtseinheiten und Tochterunternehmen für multinationale Unternehmen genutzt werden. In der Software können Nutzer Arbeitsabläufe automatisieren, sicher kommunizieren und personalisierte Dashboards erstellen, um genau die Kennzahlen zu verfolgen, die ihnen am wichtigsten sind.

Die Software eignet sich besonders für große Unternehmen, die zusätzliche Ressourcen für das Management ihrer Governance-Prozesse benötigen. Die Software-Suite von Diligent umfasst Tools zur Unterstützung von Audits, Risikomanagement, Compliance und ESG-Zielen (Umwelt, Soziales und Unternehmensführung). Die Plattform kann zudem genutzt werden, um Unternehmensstrukturen zu visualisieren, Fusionen und Übernahmen (M&A) zu steuern und Audit-Bereitschaft herzustellen. Um Vorstände effizienter arbeiten zu lassen, digitalisiert die Modern Governance-Lösung von Diligent Vorstandsbücher und Sitzungsunterlagen wie Tagesordnungen, Protokolle, Vorstandsbewertungen und Fragebögen.

Diligent bietet Integrationen mit Microsoft Teams, Messenger, Okta und SecurityScorecard an. Weitere Integrationen sind verfügbar, jedoch werden auf der Website keine spezifischen Software-Plattformen genannt.

Preisinformationen für Diligent sind auf Anfrage erhältlich. Über die Website können Sie auch eine kostenlose Demo sowie eine kostenfreie Testphase anfordern.

Azeus Convene ist eine Plattform für Vorstands- und Gremienmanagement, die speziell für Vorstände und Führungskräfte entwickelt wurde, die auf Videokonferenzen angewiesen sind und genaue Protokolle ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand benötigen. Sie eignet sich besonders für Organisationen, die möchten, dass Besprechungsdiskussionen automatisch erfasst, durchsuchbar und sicher für Compliance- und Nachverfolgungszwecke gespeichert werden.

Warum ich Azeus Convene ausgewählt habe

Ich habe Azeus Convene gewählt, weil es die manuelle Protokollierung von Vorstandssitzungen durch automatische Videoaufzeichnung und Transkription überflüssig macht. Sie können Meetings direkt über die Plattform abhalten oder sie parallel zu Tools wie Zoom oder Microsoft Teams nutzen, während Convene automatisch ein schriftliches Transkript für die Nachbearbeitung und Dokumentation erstellt.

Gut gefällt mir auch, dass Sie Anmerkungen, Abstimmungen und Maßnahmen direkt mit den Besprechungsdiskussionen verknüpfen können, sodass alles an einem Ort verbunden bleibt. Zusammen mit Sicherheitskontrollen auf Unternehmensebene ist es eine hervorragende Wahl für Gremien, die mit sensiblen oder regulierten Informationen arbeiten.

Wichtige Funktionen von Azeus Convene

Hier sind einige wichtige Funktionen, die besonders hervorzuheben sind:

• Tagesordnungserstellung: Erstellen Sie strukturierte Tagesordnungen für Vorstandssitzungen inklusive unterstützender Dokumente mit Drag-and-Drop-Werkzeugen.
• Elektronische Abstimmung & Beschlüsse: Zeichnen Sie Vorstandsentscheidungen während oder nach der Sitzung sicher auf.
• Maßnahmenverfolgung: Weisen Sie Aufgaben zur Nachverfolgung zu und überwachen Sie sie, die mit den Besprechungsergebnissen verbunden sind.
• Offline-Zugriff: Prüfen, kommentieren und genehmigen Sie Unterlagen auch ohne Internetverbindung.

Integrationen von Azeus Convene

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Zoom, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, SharePoint, Google Drive, DocuSign und Microsoft Active Directory (SSO).

ContractZen ist ein cloudbasierter Dienst, der das Sitzungsmanagement für Vorstandssitzungen mit Vertragsmanagement und Funktionen für virtuelle Datenräume kombiniert. Das System basiert auf einer robusten, metadatengetriebenen Technologie, die die Dokumentenablage durch durchsuchbare Metadaten-Tags vereinfacht und zusätzliche hilfreiche Funktionen bietet, wie zum Beispiel die Möglichkeit, Erinnerungen für wichtige Vertragsdaten einzustellen, damit keine Fristen verpasst werden.

Mit ContractZen können Sie Vorstandssitzungen planen, Tagesordnungen erstellen und Sitzungsprotokolle verfolgen. Das System unterstützt außerdem das Aufgabenmanagement, einschließlich Tools zur Priorisierung von Themen und zur Zusammenarbeit mit anderen Vorstandsmitgliedern. Für Teams, die sich mit Joint Ventures oder M&A befassen, verfügt ContractZen außerdem über integrierte virtuelle Datenräume, in denen Sie Finanz-, Steuer- und andere juristische Dokumente während Due-Diligence-Prozessen sicher aufbewahren können.

ContractZen lässt sich mit digitalen Signaturplattformen wie Adobe Sign, Assently, DocuSign, SignHero und Visma Sign integrieren. Außerdem bestehen native Integrationen mit Microsoft Office 365, Microsoft Outlook und anderen Single-Sign-On-Systemen einschließlich Microsoft Azure.

Die Preise für ContractZen beginnen bei $9,50 USD/Nutzer/Monat. Wenn Sie für eine gemeinnützige Organisation arbeiten, wenden Sie sich an ContractZen, um nach einem Rabatt für Non-Profit-Organisationen zu fragen. Sie können außerdem eine kostenlose Demo oder eine 30-tägige Testversion über die Website anfordern.

Die skalierbare Board-Portal-Software von Govenda dient als zentrales Repository für die Planung vor Sitzungen, Diskussionen während der Sitzung, Protokolle nach der Sitzung sowie andere Dokumentenmanagement-Funktionen. Innerhalb des Govenda-Systems können Nutzer für Sitzungen zu- oder absagen, auf Dokumente wie Protokolle und elektronische Boardunterlagen zugreifen sowie Firmenmitteilungen und Ankündigungen einsehen. Die Plattform unterstützt zudem die Zusammenarbeit mit anderen Mitgliedern über Gruppen- oder Einzelchats.

Weitere Funktionen der Software sind elektronische Abstimmungen zur Unterstützung des Beschlussprozesses des Boards sowie die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Der Präsentationsmodus synchronisiert alle Endgeräte der Teilnehmenden mit demselben Präsentationsmaterial, sodass alle auf demselben Stand sind. Einziger Nachteil ist, dass Videokonferenzen derzeit noch nicht in das System integriert sind – dies soll jedoch bald nachgereicht werden.

Preisinformationen für Govenda sind nur auf Anfrage erhältlich. Über die Website lässt sich zudem eine kostenlose Demo anfordern.

Das Nasdaq Boardvantage Board Portal ist sowohl für Vorstandsmitglieder, Komitees sowie Geschäftsleitungsteams als auch für deren unterstützende Verwaltungsteams wie Sekretäre, Administratoren sowie IT- und Sicherheitsexperten konzipiert. Es wird derzeit von mehreren großen, namhaften Unternehmen genutzt, darunter Starbucks, P&G, Lenovo, Suncor Energy und AAA. Das System vereinfacht den Austausch vertraulicher Informationen und dient als zentraler Speicherort für wichtige Vorstandsdokumente. Außerdem unterstützt es Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse sowie Umfragen und Fragebögen zur Erfassung von Feedback.

Zusätzlich zu den typischen Funktionen eines Board Management Portals bietet Nasdaq Boardvantage auch Dienstleistungen an, die Sie bei der Umsetzung von Mitgliederbewertungen unterstützen und sicherstellen, dass Ihr Vorstand effektiv arbeitet. Das Board Advisory Team kann mit Ihrem Exekutivausschuss zusammenarbeiten, um einen maßgeschneiderten Bewertungsprozess basierend auf den spezifischen Zielen und Anforderungen Ihrer Organisation zu entwickeln. Nach dem Start Ihres Bewertungsprozesses werden Rückmeldungen der Direktoren gesammelt und in einem Bericht zusammengefasst, der eine Heatmap, eine Kompetenzmatrix, eine Prioritätsgrafik, anonymisierte Antworten, Maßnahmen und zentrale Erkenntnisse umfasst.

Nasdaq Boardvantage ist je nach den Anforderungen Ihrer Organisation entweder als On-Premises-Lösung oder als SaaS (Software-as-a-Service) verfügbar. Das System bietet zudem Integrationen mit Microsoft Teams und Zoom, um den Ablauf von Videokonferenzen zu erleichtern.

Preisangaben für Nasdaq Boardvantage sind nur auf Anfrage erhältlich. Über die Website kann zudem eine kostenlose Demo angefragt werden.

BoardDocs ist eine webbasierte Governance- und Sitzungsmanagement-Lösung, die speziell für kleine und mittelgroße Unternehmen im Bildungssektor entwickelt wurde. Sie erleichtert die Erstellung von Sitzungsagenden, die Kommunikation von Zielen, das Versenden von Einladungen und die Verwaltung wichtiger Aktivitäten.

Mit BoardDocs können Nutzer detaillierte Sitzungsagenden erstellen, Sitzungsunterlagen verwalten und Dokumente annotieren. Diese Funktionen im Sitzungsmanagement sind besonders vorteilhaft für Organisationen, die sorgfältige Aufzeichnungen führen müssen und sicherstellen möchten, dass alle Vorstandsmitglieder gut auf die Sitzungen vorbereitet sind. Die Möglichkeit, vergangene Sitzungsinformationen zu durchsuchen und Kalenderereignisse zu verwalten, steigert die Effizienz der Vorstandsarbeit zusätzlich und erleichtert die Nachverfolgung von Entscheidungen und To-dos.

Ein weiterer bedeutender Vorteil von BoardDocs ist der Fokus auf Sicherheit und Benutzerverwaltung. Die Software nutzt Verschlüsselung für sensible Daten, Multi-Faktor-Authentifizierung und anpassbare Berechtigungs-einstellungen, sodass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Dokumente und Informationen haben.

Zusätzlich bietet BoardDocs anpassbare Dokumentenvorlagen und Branding-Optionen, sodass Organisationen die Software auf ihre spezifischen Bedürfnisse zuschneiden und ein konsistent professionelles Auftreten wahren können.

BoardEffect ist eine moderne Softwarelösung für die Verwaltung von Vorstandsgremien, die sich besonders für gemeinnützige Organisationen, Hochschulen und Leitungsgremien im Gesundheitswesen eignet. Ihr umfassendes System ist darauf ausgelegt, alle Phasen eines typischen Vorstandszyklus zu unterstützen.

Die Tools für den Sitzungszyklus unterstützen bei der Terminierung von Meetings, der Erstellung digitaler Sitzungsunterlagen, dem Aufgaben-Tracking und der Verwaltung von Freigaben. Für die jährlichen Vorstandsaufgaben bietet BoardEffect Funktionen für Umfragen und Bewertungen, Budgetierung und Prüfung sowie Compliance. Außerdem kann das System als digitales Archiv für alle Unternehmensdokumente wie Richtlinien und Verfahrensanweisungen genutzt werden, die einer jährlichen Überprüfung bedürfen.

Ein Bereich, der mir bei der Beurteilung der Software von BoardEffect besonders aufgefallen ist, sind die Funktionen im Bereich Vorstandsentwicklung. Da Vorstandsmitglieder häufig für Zeiträume von 3 bis 5 Jahren tätig sind, ist es wichtig, einen gut entwickelten Zyklus für die fortlaufende Rekrutierung und Schulung neuer Vorstandsmitglieder zu haben. BoardEffect kann dabei helfen, indem es den Onboarding-Prozess für neue Mitglieder optimiert und ihnen digital alle Informationen bereitstellt, die sie benötigen, um ein effektives Vorstandsmitglied zu werden. Ich halte das für besonders wertvoll für Gremien mit hoher Fluktuation – und dieses Feature habe ich in anderer Board-Management-Software bisher nicht gesehen.

Preisinformationen zu BoardEffect sind nur auf Anfrage erhältlich. Über die Website kann auch eine kostenlose Demo angefordert werden.

Ansarada Board ist eine bekannte und vertrauenswürdige Board-Management-Software, die von vielen namhaften Unternehmen wie Visa, Coca Cola, Nestlé, Shell, Quantas, Goldman Sachs, Morgan Stanley, Deloitte, KPMG, Rothschild & Co. und Credit Suisse genutzt wird. Tatsächlich machen die 100 größten Banken weltweit 80% ihrer Kundschaft aus.

Die Plattform hilft Vorstandsmitgliedern dabei, Vorstandsmappen zu erstellen, Meeting-Agenden festzulegen, Protokolle zu erfassen, Aufgaben zuzuweisen, digitale Dateien zu speichern, über Beschlüsse abzustimmen und digitale Dokumente elektronisch zu unterschreiben. Zu den erweiterten Funktionen des Systems gehören Benachrichtigungen über neue Inhalte, Analysen in Echtzeit, intelligente Ordner, die Synchronisierung von Anmerkungen über verschiedene Geräte hinweg sowie der Vergleich von Dokumenten im Seiten-neben-Seiten-Modus. Das System führt zudem ein Prüfprotokoll, das aufzeichnet, wer ein Dokument wann geprüft oder kommentiert hat, was es für das administrative Supportpersonal einfacher macht, Änderungen zu verfolgen.

Ansarada Board lässt sich in gängige Softwaretools wie Box, Dropbox, Google Drive, OneDrive und andere integrieren. Außerdem gibt es native Apps für iPhone/iPad und Windows 10-Geräte.

Ansarada Board bietet einen kostenlosen Plan mit eingeschränkten Funktionen für einzelne Gremien oder Komitees. Die kostenpflichtigen Tarife starten bei $85 USD/Nutzer/Monat.