10 beste Softwarelösungen zur Buchung von Besprechungsräumen im Jahr 2026

Tactic bietet Organisationen eine zentrale Oberfläche zur Verwaltung von Besprechungsräumen und Arbeitsplatzbuchungen, sodass Office-Manager und hybride Teams Räume, Zeitpläne und Ressourcen in dynamischen Arbeitsumgebungen koordinieren können.

Für wen ist Tactic am besten geeignet?

Tactic ist besonders geeignet für mittelgroße Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die eine zentrale Lösung zur Koordination von Büroräumen für flexible, rotierende Teams suchen.

Warum ich Tactic ausgewählt habe

Tactic gehört zu meinen Favoriten, weil es das gesamte Thema der hybriden Terminplanung abdeckt – nicht nur die reine Raumreservierung. Wenn mein Team einen Besprechungsraum bucht, sehen wir gleichzeitig, welche Kollegen an diesem Tag ins Büro kommen, prüfen Überschneidungen im Zeitplan und reservieren Räume entsprechend den echten Meeting-Bedürfnissen – sekundenschnell nach Kapazität, AV-Technik oder Whiteboard-Verfügbarkeit gefiltert. Die Auto-Release-Funktion gibt einen Raum wieder frei, wenn jemand die Reservierung nicht innerhalb von Slack oder Microsoft Teams bestätigt, sodass andere den Raum nutzen können. Die Tessa-KI-Assistentin geht sogar noch weiter: Man beschreibt einfach in Alltagssprache, was benötigt wird, und erhält passende Raumvorschläge anhand der Anforderungen.

Tactic Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Arbeitsplätze und Räume direkt auf einer visuellen Karte des Büroplans betrachten und buchen.
• Team-Planungsübersicht: Bereits vor der Raumbuchung sehen, welche Kollegen an welchen Tagen im Büro sind.
• Nutzungsanalysen: Auslastungsdaten von Räumen und Arbeitsplätzen im Zeitverlauf nachvollziehen, um wenig genutzte Bereiche und Stoßzeiten zu erkennen.
• Besuchermanagement: Gästebesuche erfassen und parallel zu internen Buchungen verwalten, um den Empfang effizient zu koordinieren.

Tactic Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

OfficeSpace vereinfacht die Buchung von Besprechungsräumen, verwaltet die Raumauslastung und sorgt mit interaktiven Grundrissen sowie Echtzeit-Planungstools für einen reibungslosen Ablauf in hybriden Büros.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die hybride Arbeitsplätze mit mehreren Besprechungsräumen an einem oder mehreren Standorten verwalten.

Warum ich OfficeSpace gewählt habe

Ich habe OfficeSpace als eines der besten Produkte ausgewählt, weil das System die Buchung von Räumen in Echtzeit auf großer Skala besonders gut löst. Am meisten schätze ich die Echtzeit-Verfügbarkeitsfunktion: Mein Team kann von jedem Gerät aus prüfen, welche Räume frei sind, und sofort buchen – ganz ohne die üblichen Abstimmungen in gemeinsamen Kalendern. Die automatische Freigabe ist eine weitere Funktion, auf die ich mich verlasse: Wenn jemand einen Raum bucht und nicht erscheint, wird dieser von OfficeSpace automatisch wieder freigegeben. Das reduziert Geistermeetings und verschwendete Flächen. Die KI-gestützten Buchungsvorschläge bieten immer den passenden Raum auf Basis der tatsächlichen Nutzung, sodass nicht immer nur dieselben zwei Räume gebucht werden, während andere leer bleiben.

OfficeSpace Hauptfunktionen

• Datenschutz-Einstellungen: Lege Reservierungsrichtlinien fest und blende Organisator- oder Meetingnamen aus, um vertrauliche oder sensible Besprechungen zu schützen.
• Kiosk- und Tablet-Check-in: Mit iPads oder Android-Tablets vor Ort kannst du Raumverfügbarkeit prüfen, Räume reservieren und dich direkt vor Ort einchecken.
• Raumprofil-Anpassung: Füge Kapazitäts-, Ausstattungs- und Annehmlichkeitsangaben zu Rauminformationen hinzu, damit Mitarbeitende gezielt nach geeigneten Flächen filtern können.
• Setup- und A/V-Anfragen anhängen: Füge Catering-, Technik- oder andere Serviceanfragen direkt in den Raumbuchungsprozess ein.

OfficeSpace Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly und Single Sign-On (SSO) Systeme.

Archie ist eine Plattform zur Buchung von Besprechungsräumen, die für moderne Arbeitsplätze und Coworking Spaces entwickelt wurde, um gemeinsam genutzte Räume zu verwalten, Reservierungen zu automatisieren und Teams eine Echtzeit-Übersicht über die Verfügbarkeit von Räumen zu bieten.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie eignet sich besonders gut für hybride Teams und Betreiber von Coworking Spaces, die ein flexibles, einfach zu verwaltendes Raumbuchungssystem über mehrere Standorte hinweg benötigen.

Warum ich mich für Archie entschieden habe

Archie verdient seinen Platz als einer der Besten auf meiner Auswahlliste, weil es Teams ermöglicht, Besprechungsräume direkt aus den gewohnten Arbeitsumgebungen zu buchen. Mir gefällt, dass man einen Raum direkt aus Microsoft Teams oder Outlook reservieren kann, ohne auf ein separates Tool umzuschalten. Die beidseitige Kalendersynchronisation sorgt dafür, dass Buchungen sofort auf beiden Plattformen erscheinen. Die spezielle Archie Rooms App für iOS und Android bietet zusätzliche Flexibilität – Teams können die Verfügbarkeit in Echtzeit prüfen, sofort buchen und sich per QR-Code über ihr Smartphone einchecken. Für hybride Teams, die verschiedene Kanäle nutzen, ist diese plattformübergreifende Konsistenz äußerst nützlich.

Wichtige Funktionen von Archie

• Interaktive Grundrisse: Zeigen Sie eine Karte Ihrer Büroräume an, um vor der Buchung zu sehen, welche Räume und Schreibtische verfügbar sind.
• Tablet-Anzeigen an den Räumen: Verbinden Sie Archie mit einem Tablet vor dem jeweiligen Besprechungsraum, um die aktuelle Belegung anzuzeigen und spontane Buchungen zu ermöglichen.
• Automatisierte Buchungsregeln: Legen Sie Kapazitätsgrenzen, Buchungszeiträume und Genehmigungsvorgaben fest, um die Reservierung der Räume zu steuern.
• Nutzungsberichte für Räume: Greifen Sie auf Nutzungsdaten und Auslastungstrends zu, um zu verstehen, wie Ihre Besprechungsräume verwendet werden.

Archie-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Microsoft Outlook, Zoom, QuickBooks, Xero, Stripe, GoCardless und HubSpot.

Als All-in-One-Plattform für Arbeitsplatzmanagement deckt elia die Buchung von Besprechungsräumen, Schreibtischreservierungen, Auslastungsverfolgung, Besuchermanagement und Serviceanfragen in einer einzigen Oberfläche ab.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die hybride Arbeitsplätze in mehreren Bürostandorten oder Teams verwalten.

Warum ich mich für elia entschieden habe

Ich habe elia zu meinen Top-Auswahlen aufgenommen, weil es die Terminplanung für das gesamte Unternehmen über ein zentrales Admin-Dashboard ermöglicht, anstatt jede Niederlassung oder Abteilung separat Buchungen verwalten zu lassen. Mein Team kann die Raumverfügbarkeiten, Schreibtischreservierungen und Besuchstermine standortübergreifend gleichzeitig überwachen. Dank rollenbasierter Berechtigungen können Administratoren genau festlegen, wer was, in welchem Gebäude und unter welchen Bedingungen buchen darf – das ist für mich bei größeren Organisationen besonders hilfreich.

elia Hauptfunktionen

• Digitale Raumdisplays: Kompatible Bildschirme vor Besprechungsräumen zeigen die Echtzeit-Verfügbarkeit an und ermöglichen spontane Buchungen direkt am Display.
• Kalendersynchronisierung: Zweiwege-Integration mit Microsoft 365 und Google Workspace sorgt dafür, dass Raumbuchungen mit den bestehenden Kalendereinträgen der Mitarbeitenden abgestimmt bleiben.
• Automatische Raumentfreigabe: Räume werden automatisch freigegeben, wenn ein Meeting abgesagt wird oder niemand eingecheckt hat, wodurch Geisterbuchungen vermieden werden.
• Raumnutzungsanalyse: Nachverfolgung, wie oft Besprechungsräume gebucht und genutzt werden und welche Räume standortübergreifend zu wenig genutzt werden.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Slack sowie spezifischen Tools aus diesen Ökosystemen, darunter Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook. 

anny ist ein Raumreservierungssystem, das auf einer interaktiven 3D-Bürokarte basiert. Mit einer einzigen Reservierung lassen sich Catering organisieren, der Kalender synchronisieren und die Tür entriegeln – und dieselbe Plattform lässt sich auch auf Schreibtische, Parkplätze, Ausrüstung und vieles mehr erweitern.

Für wen ist anny am besten geeignet?

anny eignet sich besonders für hybride Organisationen und Unternehmen mit mehreren Standorten – von Konzernen über Coworking-Spaces bis hin zu öffentlichen Einrichtungen –, die interne Reservierungen und externe Vermietungen in einem DSGVO-konformen, nach ISO 27001 zertifizierten System verwalten möchten.

Warum ich anny ausgewählt habe

Ich habe anny ausgewählt, weil das System dank seiner einzigartigen 3D-Grundrissfunktion ein besonders reibungsloses Buchungserlebnis bietet. Dadurch kann Ihr Team verfügbare Besprechungsräume mühelos visualisieren und auswählen, was den gesamten Buchungsprozess verbessert. Darüber hinaus sorgen die automatisierten Eincheckfunktionen von anny dafür, dass nicht genutzte Buchungen freigegeben werden, wodurch die Raumauslastung maximiert wird. Diese Funktionen lösen gezielt die häufigsten Probleme bei der Raumverwaltung und Koordination und machen anny zu einem wertvollen Werkzeug für jede Organisation.

Wichtige Funktionen von anny

• Interaktive 3D-Bürokarte: Navigieren Sie durch Räume, Schreibtische und Parkplätze in einer echten 3D-Ansicht jeder Etage – deutlich übersichtlicher als eine einfache Liste oder ein 2D-Plan.
• Zugriffsgesteuerte Buchungen: Der Zutritt kann an die Reservierung gekoppelt werden, wobei der zeitlich begrenzte Türzugang automatisch gewährt wird – ganz ohne Schlüssel oder manuelle Anmeldung.
• KI-Buchungsassistent von anny: Mitarbeitende können rund um die Uhr per Telefon oder Chat über Teams, Slack oder ein Web-Widget einen Raum buchen, wobei die KI von anny einen verfügbaren Raum zuordnet.
• Raumanzeigen und automatische Freigabe: Die aktuelle Verfügbarkeit wird auf Türanzeigen zum Einchecken per Fingertipp angezeigt, und nicht genutzte Räume werden automatisch wieder freigegeben, wenn niemand erscheint.

Integrationen von anny

Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Google Kalender, Microsoft Teams, Slack, Stripe, PayPal, SSO/SAML sowie eine große Auswahl an intelligenten Schloss- und Zutrittskontrollsystemen – Salto, Nuki, dormakaba, Tapkey, iLOQ, KleverKey, Comydo, UniFi und Shelly.

Whatspot ist ein Online-Buchungssystem für kleine Büros und gemeinschaftlich genutzte Räume. Es hilft Teams, Reservierungen für Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze zu verwalten – mit Funktionen wie mobilen Apps, Grundrissen und öffentlichen Buchungsseiten. Für Nutzer konzipiert, die Einfachheit schätzen, bietet es eine unkomplizierte Alternative zu Tabellenkalkulationen und umfangreichen Unternehmenslösungen, besonders geeignet für kleine und geteilte Arbeitsbereiche.

Warum ich Whatspot ausgewählt habe: Ich habe Whatspot gewählt, weil es Einfachheit mit Kontrolle vereint – ideal für Teams, die Tabellenkalkulationen entwachsen sind, aber noch keine komplexen Plattformen benötigen. Die Benutzeroberfläche unterstützt schnelle, flexible Buchungen, einschließlich QR-Code-Scans vor Ort und öffentlicher Reservierungsseiten für externe Gäste. Mir gefielen auch die visuellen Grundrisse zur Verwaltung von Flex-Arbeitsplätzen sowie die geräteübergreifende Kalenderansicht, mit der man Buchungen von überall im Blick behält. Die Unterstützung von über 15 Sprachen und die DSGVO-Konformität machen es zu einer starken Lösung für verteilte oder internationale Teams.

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Herausragende Funktionen sind die schnelle Suche nach verfügbaren Ressourcen, die es einfach macht, den passenden Raum für Ihre Anforderungen zu finden und zu buchen. Das System informiert Sie über neue Buchungen und hält Sie bei Veränderungen stets auf dem Laufenden. Außerdem unterstützt Whatspot mehrere Sprachen, was es für vielfältige Teams zugänglich macht und dafür sorgt, dass Sprachbarrieren keine effiziente Raumbuchung verhindern.

Integrationen werden aktuell von Whatspot nicht angegeben.

Hybrid Hero unterstützt Organisationen bei der Verwaltung von Besprechungsraum-Buchungen und Arbeitsplatz-Reservierungen und verschafft Office Managern sowie Facility-Teams eine klare Übersicht, um Flächen optimal zu nutzen, Terminüberschneidungen zu reduzieren und das Erlebnis am Arbeitsplatz zu verbessern.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich hervorragend für mittelständische und große Unternehmen, die Besprechungsräume, Arbeitsplätze, Besucher und Parkplätze an mehreren Bürostandorten verwalten.

Warum ich Hybrid Hero gewählt habe

Hybrid Hero sticht dadurch hervor, dass die Buchung von Besprechungsräumen Teil einer umfassenden Plattform für Arbeitsplatzbetrieb ist und kein eigenständiges Planungstool. Raumreservierungen sind mit der Arbeitsplatzbuchung, Besuchermanagement, Parkraumbuchung und der Ansicht des Raumplans im selben System verknüpft. So können Unternehmen mehrere Ressourcen am Arbeitsplatz zentral verwalten.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Besprechungsraum-Buchung mit interaktiven Raumplänen: Anzeigen von Echtzeit-Verfügbarkeiten auf aktuellen Bürokarten mit Filterung nach Ausstattung und Kapazität. Buchungen erfolgen direkt über die Raumplan-Oberfläche.
• Automatische Freigabe bei Nichterscheinen: Räume, bei denen innerhalb eines festgelegten Zeitfensters nicht eingecheckt wurde, werden automatisch wieder freigegeben.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Verwaltung der Raumbuchungs-Administration, Berichte und Verfügbarkeiten verschiedener Bürostandorte über ein zentrales Dashboard.
• Besucher- und Parkraummanagement: Koordination von Besucher-Check-ins, externen Teilnehmern und Parkplatz-Reservierungen zusammen mit Arbeitsplatz- und Raum-Buchungen in derselben Arbeitsplatzplattform.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure Active Directory, Google Workspace sowie eine eigene API für zusätzliche Workflows.

Othership ist eine Plattform zur Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen, die für Teams entwickelt wurde, die zwischen Büros, Coworking-Hubs und Remote-Arbeitsplätzen wechseln. Wenn Ihr Unternehmen bedarfsgerechte Räume, geteilte Schreibtische oder hybride Arbeitsstandorte nutzt, bietet Othership eine Möglichkeit, Buchungen und Arbeitsabläufe unter einem Dach zu verwalten.

Warum ich Othership gewählt habe

Ich habe Othership gewählt, weil es flexible, Coworking-ähnliche Arbeitsmodelle unterstützt – und nicht nur feste Büroräume. Sie können Besprechungsräume, flexible Schreibtische oder bedarfsgerechte Arbeitsplätze stunden- oder tageweise buchen, sodass Ihr Team nicht an einen einzigen Standort gebunden ist.

Sie finden eingebaute Unterstützung für gemischte Nutzung – eigene Büros plus Coworking-Spaces – sodass Sie standortübergreifend koordinieren können, ohne verschiedene Tools jonglieren zu müssen. Mir gefällt auch, dass die Plattform Buchungen über Telefon, Browser, Kalender oder Terminal im Eingangsbereich ermöglicht, sodass Ihr Team die gewohnten Wege nutzen kann. Abschließend helfen die Analysen dabei, zu erkennen, wie Flächen genutzt werden – ideal, um flexible Arbeitsflächen zu optimieren.

Othership Hauptfunktionen

Hier sind einige besonders erwähnenswerte Funktionen:

• Auf Abruf buchbare Arbeitsplätze: Reservieren Sie Schreibtische, Besprechungsräume oder Coworking-Plätze genau für die benötigte Zeit.
• Visuelle Grundrisse & Multi-Standort-Unterstützung: Kartieren Sie Büros, Coworking-Standorte und Hot-Desk-Layouts, um alle Orte in einem System zu verwalten.
• Automatisierte Buchungsregeln: Legen Sie Regeln fest, wie Pufferzeiten, automatische Freigabe bei Nichterscheinen und Freigabeflüsse, die speziell für flexible Umgebungen entwickelt wurden.
• Nutzungsanalysen für flexible Flächen: Dashboards zeigen, wie oft Standorte und Schreibtische genutzt werden, damit Sie Ihren Flächenbedarf oder Ihre Mitgliedschaftsstrategie anpassen können.

Othership-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Kalender, Slack, Workday HCM, Auth0 (SSO) und mehr.

Deskbird ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze, die die Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen, die Wochenplanung und die Büroverwaltung vereinfacht.

Warum ich mich für Deskbird entschieden habe: Ich habe mich für Deskbird entschieden, weil es sich in Outlook und Google Kalender integrieren lässt und so die Buchung eines Besprechungsraums zu einem reibungslosen und intuitiven Prozess macht. Mit Deskbird können Nutzer Räume mit nur wenigen Klicks planen, und die Synchronisierung mit gängigen Kalendersystemen sorgt dafür, dass alle Reservierungen automatisch aktualisiert und plattformübergreifend sichtbar sind. Diese Funktionalität wird durch die Kompatibilität mit MS Teams und Slack noch verbessert, was die Nutzung im bestehenden Workflow erleichtert. 

Herausragende Funktionen & Integrationen:

Herausragende Funktionen sind Hot-Desk-Buchung, Telefonkabinen-Buchung, Parkplatzbuchung, Wochenplanung, Echtzeit-Updates zur Anwesenheit im Büro, Grundriss-Integration, Büroanalysen, Rollenzuweisung für Sicherheit und Compliance sowie QR-Codes für Buchungen vor Ort.

Integrationen umfassen MS Teams, Slack, Office 365, Google Kalender, Outlook und verschiedene HRIS-Plattformen.

WorkInSync ist eine Arbeitsplatz-Management-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die die Buchung von Besprechungsräumen vereinfachen, die Raumauslastung verwalten und hybride Arbeitsumgebungen mit Echtzeit-Planung und Belegungsanalysen unterstützen möchten.

Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?

WorkInSync eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die hybride Arbeitsplätze verwalten und eine strukturierte Raumreservierung sowie Übersicht über mehrere Standorte benötigen.

WorkInSync unterstützt QR-Code-Check-ins für Besprechungsräume, gibt ungenutzte Reservierungen automatisch frei, wenn kein Check-in erfolgt, und bietet Echtzeit-Nutzungsanalysen.

Warum ich WorkInSync ausgewählt habe

Ich habe WorkInSync als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es das Problem der sogenannten Geister-Meetings adressiert. Wenn jemand einen Raum bucht und nicht erscheint, bestätigt WorkInSync die tatsächliche Nutzung mithilfe von QR-Code-Check-ins. Wird innerhalb eines festgelegten Zeitfensters nicht eingescannt, wird die Buchung automatisch storniert und der Raum steht wieder zur Verfügung. Mir gefällt auch, dass die QR-Codes direkt an den Raumressourcen angebracht werden können, sodass Mitarbeitende beim Eintreffen einfach scannen und sich nicht separat anmelden müssen. Außerdem protokolliert die Plattform all dies in Echtzeit, sodass mein Team sofort erkennen kann, welche Räume tatsächlich belegt sind und welche nur auf dem Papier reserviert wurden.

Neben QR-Check-ins, automatischer Freigabe ungenutzter Räume und Echtzeit-Tracking der Belegung bietet die Plattform noch weitere Funktionen wie interaktive Gebäudepläne/Orientierungshilfen, Buchung von Zusatzleistungen, Nutzungsanalysen/Berichte und Kalenderintegrationen.

Wichtige Funktionen von WorkInSync

• Interaktive Gebäudeübersicht: Darstellung eines touchfähigen Gebäudeplans, um verfügbare Besprechungsräume nach Standort zu durchsuchen, bevor eine Buchung erfolgt.
• Buchung von Zusatzleistungen: Catering, Ausstattung oder andere Raumservices können direkt bei der Reservierung hinzugefügt werden.
• Analyse der Raumauslastung: Nachverfolgung von Buchungsmustern, Spitzenzeiten und Belegungsquoten über alle Besprechungsräume hinweg.
• Kalendersynchronisation: Integration mit Outlook und Google Kalender, sodass Raumreservierungen automatisch in den Terminkalendern der Mitarbeitenden erscheinen.

WorkInSync Integrationen

Integrationen sind verfügbar für Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Google Kalender, Google Workspace, OneLogin, Okta, Active Directory, Slack, Zoom und ServiceNow.