Die 10 besten Büroverwaltungssoftwares des Jahres 2026

Die beste Software zur Verwaltung von Büroflächen hilft Ihnen dabei, tägliche Abläufe zu optimieren, die Nutzung Ihrer Arbeitsumgebung zu verbessern und eine effizientere, flexiblere Büroumgebung zu unterstützen – und bietet dabei unterschiedliche Stärken in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Skalierbarkeit, damit sie zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt.

Bei der großen Auswahl an verfügbaren Tools kann die Wahl der richtigen Plattform eine Herausforderung sein. Abhängig von Ihrem Bürogrundriss, Ihrem hybriden Arbeitsmodell oder dem benötigten Maß an Transparenz und Koordination können bestimmte Lösungen eine bessere Ressourcenverwaltung, klarere Einblicke oder intuitivere Arbeitsabläufe bieten.

Auf Grundlage meiner praktischen Erfahrung in der Verwaltung von Büroabläufen und der Bewertung von Tools für Arbeitsumgebungen habe ich die führenden Lösungen für die Verwaltung von Büroflächen geprüft und verglichen. In diesem Leitfaden finden Sie herausragende Plattformen mit wichtigen Funktionen, praktischen Anwendungsfällen und übersichtlichen Preisen – damit Sie selbstbewusst die Software auswählen können, die für einen reibungslosen Betrieb Ihres Arbeitsplatzes sorgt.

Was ist Büroverwaltungssoftware?

Büroverwaltungssoftware bezeichnet eine Suite von Tools, die administrative Aufgaben und Abläufe innerhalb eines Arbeitsplatzes vereinfachen und organisieren. Der Begriff umfasst eine große Bandbreite an Softwarelösungen, die alles verwalten – von Unternehmensressourcen über Dokumente, Zeitpläne, Projekte und Arbeitsabläufe bis hin zu Büroflächen.

Sie können diese Lösungen nutzen, um wichtige Informationen zentral zu verwalten und administrative Verfahren zu optimieren, die traditionell manuell durchgeführt wurden.

Der Einsatz von Büroverwaltungssoftware bietet zahlreiche Vorteile, darunter eine höhere Effizienz und Produktivität, eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit, ein verbessertes Zeitmanagement, eine optimierte Datenerfassung und Berichterstattung sowie Kosteneinsparungen durch eine effektivere Nutzung Ihrer vorhandenen Personalressourcen.

Vergleichstabelle für Büroverwaltungssoftware

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine bevorzugten Lösungen für Büroverwaltungssoftware zusammen:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Kadence	Am besten geeignet für verwertbare Daten zur Auslastung von Arbeitsplätzen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	OfficeSpace	Am besten für Analyse der Arbeitsplatznutzung geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
3	VergeSense	Am besten für prädiktive Erkenntnisse zur Flächenplanung geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	elia	Am besten für Kalender-Integrationen	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $500/Monat Get Custom Pricing	Website
5	Hybrid Hero	Am besten für den Betrieb von Unternehmensarbeitsplätzen geeignet	Kostenlose Testversion verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	Connecteam	Am besten geeignet für mobile Dienstplanung und Teamkoordination	14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
7	Archie	Ideal für Coworking- und hybride Arbeitsumgebungen	Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar	Ab $2,8/Platz/Monat	Website
8	Tactic	Am besten für flexible Arbeitsplatzmodelle im hybriden Büro	14-tägige kostenlose Testphase	Ab $3/Schreibtisch/Monat	Website
9	Whatspot	Am besten für kleine und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
10	Airtable	Am besten für No-Code-App-Erstellung	Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $24/Monat (jährlich abgerechnet)	Website

Tests der besten Büroverwaltungssoftware

Hier finden Sie meine Tests der besten derzeit auf dem Markt verfügbaren Büroverwaltungssoftware, einschließlich einer Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, meiner Gründe für die Aufnahme in diese Liste, Screenshots sowie Informationen zu Testversionen und Preisen (zusammengefasst in einer Vergleichstabelle).

Hier ist meine Bewertung der besten Tools für die Büroverwaltung:

1

Kadence

Am besten geeignet für verwertbare Daten zur Auslastung von Arbeitsplätzen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Kadence ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Unternehmen mit hybriden Teams entwickelt wurde und Büroleiter:innen sowie HR-Profis dabei unterstützt, Schreibtischbuchungen, Besprechungsräume und Anwesenheiten zu koordinieren.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die Einblick in die Nutzung ihrer Büroflächen benötigen.

Warum habe ich Kadence ausgewählt?

Ich habe Kadence ausgewählt, weil es Rohdaten aus Buchungen in nutzbare Belegungsinformationen umwandelt. Mit der Funktion Insights Plus kann ich gemeinsam mit dem Data-Science-Team von Kadence individuelle Analyse-Dashboards erstellen – so bin ich nicht auf Standardberichte beschränkt, sondern kann Belegungsentwicklungen, Check-in-Raten versus Buchungen sowie wenig genutzte Bereiche über verschiedene Standorte hinweg verfolgen. Besonders gefällt mir Kadence Sense, das präzise Auslastungsdaten ohne den Einsatz physischer Sensoren liefert. Diese Kombination aus softwarebasiertem Belegungs-Tracking und individuellen Auswertungen ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, die Verlängerung von Mietverträgen zu begründen oder die Neugestaltung von Immobilien zu planen.

Hauptfunktionen von Kadence

• Schreibtischbuchung: Einzelne Schreibtische oder Bereiche im Voraus reservieren, mit Echtzeit-Verfügbarkeit auf der Etagenplan-Karte.
• Teamplanung: Sehen, wann Kolleg:innen im Büro sind, um gemeinsame Präsenztage leichter abzustimmen.
• Besprechungsraum-Buchung: Besprechungsräume nach Kapazität, Ausstattung und Standort suchen, filtern und reservieren.
• Besuchermanagement: Gäste vorab registrieren, Ankunftsinformationen versenden und Check-ins zentral verwalten.

Kadence-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Analysiert Nutzungsmuster zur Effizienzsteigerung von Schreibtischen, Räumen und gemeinsamen Bereichen
• Automatisierte Funktionen zur Optimierung der Arbeitsplatzverwaltung
• Erleichtert das Management und die Koordination von Mitarbeitendenplänen

Cons:

• Einige Nutzende berichten von Problemen bei der Navigation in der Benutzeroberfläche
• Das gleichzeitige Buchen mehrerer Nutzer:innen kann schwierig sein

New Product Updates from Kadence

September 13 2026

Kadence MCP Comes to Popular AI Assistants

Kadence launches MCP support for Claude, ChatGPT, and Microsoft Copilot to manage workplace tasks and access space insights. This brings booking, scheduling, and reporting into the AI assistants teams already use. For more information, visit Kadence’s official site.

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence
• Explore best alternatives to Kadence
• OfficeSpace vs. Kadence

2

OfficeSpace

Am besten für Analyse der Arbeitsplatznutzung geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

OfficeSpace ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform für Organisationen, die Bürogrundrisse optimieren, Tisch- und Raumreservierungen verwalten und hybride Arbeitsmodelle mit Echtzeiteinblicken in die Raumnutzung unterstützen.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich besonders für Facility- und Arbeitsplatzteams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeit an mehreren Standorten koordinieren.

Warum ich OfficeSpace ausgewählt habe

OfficeSpace hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es Rohdaten über Raumbelegung hervorragend in umsetzbare Entscheidungen verwandelt. Besonders gut gefällt mir das Analyse-Dashboard zur Flächenauslastung, das in Echtzeit zeigt, wie Tische, Räume und Zonen im Büro tatsächlich genutzt werden. Mein Team kann Belegungs-Trendreports abrufen, um ungenutzte Bereiche zu identifizieren und die Bürofläche entsprechend anzupassen. Die visuellen Grundriss-Overlays erleichtern es, Muster auf einen Blick zu erkennen, ohne sich durch Tabellen wühlen zu müssen.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Raumbuchung mit automatischer Freigabe: Reservierung von Besprechungsräumen direkt aus Outlook, Google, Slack oder Microsoft Teams möglich, mit automatischer Freigabe, falls niemand eincheckt.
• Verwaltung von Umzügen, Erweiterungen und Änderungen: Sitzplatzzuweisungen von Mitarbeitenden per Drag-and-Drop auf digitalen Grundrissen anpassen, sowohl für spontane Änderungen als auch für größere Umzugsaktionen.
• Facility-Request-Management: Wartungsanfragen erstellen, genehmigen und verwalten mit einem anpassbaren Anfrage-Manager, der Status und Priorität verfolgt.
• Besuchermanagement: Arbeitsplätze für Gäste buchen und Benachrichtigungen erhalten, wenn Kunden oder Lieferungen eintreffen; Front-Desk-Teams erhalten Delegationsrechte für Buchungen.

OfficeSpace-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly sowie SSO-Systeme.

Pros and Cons

Pros:

• Umfangreiche Berichts- und Analysemöglichkeiten
• Benutzerfreundliche Oberfläche
• Enthält Funktionen zur Besucherregistrierung

Cons:

• Etwas Einarbeitung erforderlich, um alle Funktionen zu beherrschen
• Keine transparenten Preisangaben

New Product Updates from OfficeSpace

August 9 2026

OfficeSpace Adds Work Order Status and Cost Reports

OfficeSpace adds Work Order Status and Work Order Cost reports for built-in maintenance reporting. These reports help facilities teams track work order activity and costs without relying on manual spreadsheets. For more information, visit OfficeSpace’s official site.

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website
• Read my in-depth review of OfficeSpace
• OfficeSpace vs. Archie
• OfficeSpace vs. Skedda
• OfficeSpace vs. Kadence

3

VergeSense

Am besten für prädiktive Erkenntnisse zur Flächenplanung geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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VergeSense ist eine KI-gestützte Plattform für Belegungsintelligenz, die Teams im Bereich Corporate Real Estate und Arbeitsplatzmanagement Werkzeuge für Flächenplanung, Portfolio-Optimierung, Kapazitätsprognosen und Bürogestaltung bietet – basierend auf realen Nutzungsdaten von physischen Sensoren.

Für wen ist VergeSense am besten geeignet?

VergeSense eignet sich besonders für Teams im Bereich Corporate Real Estate und Arbeitsplatzstrategen in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die komplexe, standortübergreifende Büroportfolios verwalten.

Warum habe ich VergeSense ausgewählt?

VergeSense ist einer meiner Favoriten, weil ich es liebe, wie das Predictive Planning-Tool vage „Was wäre, wenn“-Fragen in konkrete, durch Daten gestützte Raumentscheidungen verwandelt. Ich kann einen Grundriss hochladen und innerhalb von Minuten Szenarienmodelle mit echten Auslastungsdaten durchspielen, um etwa Mitarbeiterwachstum, Verschiebungen durch hybrides Arbeiten oder Konsolidierungen zu testen, bevor ich mich festlege. Das Large Spatial Model wurde anhand von über 200 Millionen Quadratfuß realen Arbeitsplatzverhaltens trainiert, sodass Kapazitätsprognosen nicht auf Branchendurchschnitten beruhen, sondern widerspiegeln, wie Büros tatsächlich genutzt werden.

Wichtige Funktionen von VergeSense

• Echtzeit-Überwachung der Auslastung: Sensoren erfassen die Live-Nutzung von Flächen über Stockwerke und Zonen hinweg und zeigen an, welche Bereiche zu welchem Zeitpunkt belegt sind.
• Dashboards zur Flächennutzung: Visuelle Analysen zeigen die historischen Nutzungsmuster nach Flächentyp, Stockwerk oder Gebäude über individuell wählbare Zeiträume.
• Berichte auf Portfolio-Ebene: Konsolidierung von Belegungs- und Nutzungsdaten mehrerer Bürostandorte in einer einzigen, einheitlichen Ansicht.
• Bereitstellung von Sensor-Hardware: VergeSense bietet eigene, speziell entwickelte Workplace-Sensoren, die Belegungsdaten passiv erfassen – ohne dass Mitarbeiter einchecken oder manuelle Eingaben machen müssen.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet über 50 native Integrationen in sein Workplace-Tech-Ökosystem, darunter Accruent EMS, Archibus von Eptura, Aruba, Cisco Meraki, Cloudbooking, Comfy, Condeco von Eptura und Crestron sowie Microsoft 365, Google Workspace, ServiceNow und führende Buchungsplattformen für Räumlichkeiten. Eine offene API steht für eigene Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Sensor-Genauigkeit über 95 % für Belegung
• Benchmarking an mehreren Standorten für gesamte Portfolios
• Unterstützt sowohl kabelgebundene als auch kabellose Sensoren

Cons:

• Kamerabasierte Sensoren führen zu Datenschutzprüfungen
• Physische Hardware-Installation vor Ort erforderlich

LEARN MORE ABOUT VERGESENSE:

• Check out VergeSense on their website

4

elia

Am besten für Kalender-Integrationen

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

elia ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtisch- und Raumbuchung, Besuchermanagement, Nachverfolgung von Serviceanfragen, Belegungsverwaltung, Koordination hybrider Arbeitsplätze sowie Gesundheits- und Sicherheitsmanagement abdeckt.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Facility- und Workplace-Teams in mittleren bis großen Unternehmen, die hybrides Arbeiten über mehrere Bürostandorte hinweg organisieren und verwalten.

Warum habe ich mich für elia entschieden?

Ich habe elia als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Kalendersynchronisationen auch in der Praxis wirklich funktionieren. Es handelt sich um eine echte Zwei-Wege-Synchronisierung: Wenn jemand einen Raum in elia bucht, wird dies automatisch mit Google Kalender oder Outlook synchronisiert – und umgekehrt. Das bedeutet keine Doppelbuchungen und keine veralteten Rauminformationen. Mir gefällt auch, dass elia Buchungsbestätigungen und Check-in-Erinnerungen direkt über Outlook sendet, sodass Mitarbeitende nie die gewohnten Tools verlassen müssen, um ihren Tag zu managen.

elia Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Durchstöbern Sie eine visuelle Karte Ihres Büros, um einen verfügbaren Schreibtisch oder Arbeitsplatz nach Standort zu finden und zu buchen.
• Besuchermanagement: Gäste im Voraus anmelden, Gastgeberbenachrichtigungen beim Eintreffen auslösen und Check-ins über ein Self-Service-Kiosk steuern.
• Serviceanfragen-Management: Catering-, IT- oder Wartungsanfragen direkt in der Plattform einreichen und nachverfolgen.
• Belegungsanalysen: Anzeige von Echtzeit- und historischen Raumnutzungsdaten, um zu sehen, wie Schreibtische, Räume und Zonen im Büro genutzt werden.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Slack und spezifischen Tools innerhalb dieser Ökosysteme, einschließlich Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Integriertes IoT-Sensortracking für Belegung
• Unterstützt hybride Arbeitszeitplanung
• Modularer Aufbau mit minimalem IT-Aufwand

Cons:

• Begrenzte Analysen in günstigeren Tarifen
• Belegungsstatistiken könnten detaillierter sein

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• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia

5

Hybrid Hero

Am besten für den Betrieb von Unternehmensarbeitsplätzen geeignet

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hybrid Hero unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung hybrider Arbeitsplätze durch Tools zur Schreibtischbuchung, Besprechungsraumplanung und Arbeitsplatz-Analytik, um es Büro- und Facility-Managern zu erleichtern, Räume zu optimieren und flexible Arbeitsmodelle zu fördern.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die hybride Arbeitskräfte an mehreren Standorten verwalten. Es wird häufig von Teams aus den Bereichen Betrieb, Facility Management und Personal genutzt, die eine zentrale Arbeitsplatzverwaltung, Transparenz bezüglich Belegungsraten, Schreibtischbuchung, Besuchermanagement und standortübergreifende Berichte benötigen.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

Hybrid Hero verdient seinen Platz auf dieser Liste, da es Arbeitsplatzmanagement-Tools vereint, die viele Organisationen separat verwalten. Die Plattform umfasst Schreibtischbuchung, Besprechungsraumplanung, Besucher- und Auftragnehmermanagement, Parkplatzverwaltung, Personalmanagement sowie Compliance-Berichte in einem zentralen System. Damit erhalten Unternehmensteams eine einheitliche Lösung für das Management von Arbeitsplätzen, Belegungsübersicht und Berichterstattung über mehrere Standorte hinweg.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Management von Arbeitsplätzen an mehreren Standorten: Schreibtischbuchungen, Besprechungsräume und Belegungsberichte standortübergreifend von einem zentralen Dashboard aus steuern.
• Besucher- und Auftragnehmermanagement: Gäste und Auftragnehmer mit Check-in-Workflows, Gastgeberbenachrichtigungen und Zugriffserfassung über verschiedene Standorte hinweg registrieren.
• Dashboard für Arbeitsplatzanalysen: Überblick über Belegungstrends, Berichtsanalysen und Nutzungsdaten zur Unterstützung der betrieblichen Planung und Compliance-Transparenz.
• Interaktive Grundrisse: Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen mit Live-Belegungsübersicht und Arbeitsplatzfiltern anzeigen.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure Active Directory, Google Workspace, SSO und Slack.

Pros and Cons

Pros:

• Standortübergreifende Berichtswerkzeuge
• Zentrale Verwaltung von Arbeitsplätzen
• ISO 27001 zertifiziert

Cons:

• Einarbeitung zur Einführung erforderlich
• Mobile App befindet sich noch in der Weiterentwicklung

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• Check out Hybrid Hero on their website

6

Connecteam

Am besten geeignet für mobile Dienstplanung und Teamkoordination

• 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $29/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Connecteam ist eine mobile, auf Büroorganisation ausgerichtete Plattform für Unternehmen mit Mitarbeitern ohne festen Schreibtisch oder verteilten Teams. Sie unterstützt Manager dabei, Dienstpläne zu koordinieren, Arbeitszeiten zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und die Kommunikation über eine einzige App zu optimieren.

Für wen ist Connecteam am besten geeignet?

Connecteam eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen in Branchen wie Einzelhandel, Gastgewerbe und Außendienst, die stundenbasierte oder schichtbasierte Arbeitskräfte verwalten.

Warum ich Connecteam gewählt habe

Connecteam hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es die mobile Mitarbeitereinsatzplanung für Teams, die selten am Schreibtisch sind, hervorragend meistert. Ich finde es praktisch, dass Manager Schichtpläne direkt vom Handy aus erstellen und veröffentlichen können und Mitarbeitende sofort eine Benachrichtigung erhalten, wenn sich ihr Plan ändert oder eine Schicht frei wird. Mit dem Drag-and-Drop-Schichtplaner kann ich auch wiederkehrende Schichten einrichten, die Verfügbarkeit verwalten und Schichtwechsel ohne lästigen E-Mail- oder SMS-Verkehr bearbeiten. Für Unternehmen, die mehrere Standorte oder Schichten betreiben, ist die Möglichkeit, alle verfügbaren und bereits eingeplanten Mitarbeitenden in einer Ansicht zu sehen, wirklich nützlich.

Connecteam Hauptfunktionen

• Zeitstempeluhr: Mitarbeitende können sich direkt über ihr mobiles Endgerät an- und abmelden; die GPS-Verfolgung überprüft den Standort beim Ein- oder Ausstempeln.
• In-App-Chat: Versenden Sie Direktnachrichten oder Gruppenbenachrichtigungen an bestimmte Teams, Abteilungen oder die gesamte Belegschaft direkt aus der App.
• Aufgabenmanagement: Erstellen und vergeben Sie Aufgaben mit Fälligkeitsdaten, Checklisten und Bildanhängen, damit Mitarbeitende genau wissen, was zu tun ist.
• Digitale Formulare und Checklisten: Erstellen Sie individuelle Formulare für Zwischenfälle, Inspektionen oder Tagesberichte, die Mitarbeitende über ihr Handy ausfüllen können.

Connecteam Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Gusto, Xero, ADP, Zapier, Wix, Lightspeed POS, PrismHR, Square und BambooHR.

Pros and Cons

Pros:

• Mobile, auf Außendienstteams zugeschnittene Einsatzplanungs-Tools
• Zeiterfassung ist direkt mit Lohnabrechnungsprozessen verknüpft
• Zentralisierte Kommunikation reduziert die Nutzung externer Apps

Cons:

• Ersteinrichtung und Anpassungen können zeitaufwändig sein
• Begrenzte native Integrationen

New Product Updates from Connecteam

October 4 2026

Connecteam Expands Break and Timesheet Controls

Connecteam adds flexible break thresholds, personalized policies, auto-end options, a centralized exceptions report, and improved timesheet issue visibility to help teams manage breaks and timesheets more effectively. For more information, visit Connecteam’s official site.

LEARN MORE ABOUT CONNECTEAM:

• Check out Connecteam on their website
• Read my in-depth review of Connecteam

7

Archie

Ideal für Coworking- und hybride Arbeitsumgebungen

• Kostenlose Demo + 14-tägige kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $2,8/Platz/Monat

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Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Archie ist eine Plattform für Workspace-Management, entwickelt für Unternehmen und Immobilienverwalter, die Buchungen organisieren, Besucher verwalten und gemeinsam genutzte Büroressourcen in flexiblen Arbeitsumgebungen optimieren müssen.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie eignet sich besonders für Betreiber von Coworking Spaces und Unternehmen mit hybrider Arbeitsweise, die eine spezialisierte Plattform für die Verwaltung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen und Besuchern in flexiblen Büroumgebungen benötigen.

Warum ich Archie ausgewählt habe

Archie steht auf meiner Auswahlliste, weil es eine der wenigen Office Management-Plattformen ist, die sowohl den Betrieb von Coworking Spaces als auch hybride Büroumgebungen unter einem Dach abdeckt. Das kreditbasierte Buchungssystem ermöglicht es Betreibern, Mitgliederkontingente nach Credits zu vergeben und genau zu steuern, wie diese für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und private Büros ausgegeben werden. Das Coworking-CRM verfolgt Leads, organisiert Besichtigungstermine und bearbeitet Verträge und Angebote, ohne dass ein separates Tool benötigt wird. Für hybride Teams helfen interaktive Grundrisse mit Live-Verfügbarkeitsanzeige dabei, abzustimmen, wer wann im Büro ist.

Wichtige Funktionen von Archie

• Besuchermanagement: Erfasst Besucher-Check-ins, sendet Host-Benachrichtigungen und ermöglicht digitale Unterschriften für NDAs oder Verzichtserklärungen am Empfang.
• Besprechungsraum-Buchung: Räume können direkt über den Grundriss oder die Kalenderansicht reserviert werden – mit Verfügbarkeiten in Echtzeit und automatisierter Konfliktvermeidung.
• Zutrittskontrolle-Integration: Integration mit Zutrittskontrollsystemen, um automatisch Gebäude- und Raumzugang je nach Buchung zu gewähren oder zu entziehen.
• Abrechnung und Fakturierung: Rechnungserstellung, Zahlungsnachverfolgung und Verwaltung von Mitgliedschaftsplänen direkt auf der Plattform für Mitglieder von Coworking Spaces.

Archie Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, GoCardless, QuickBooks und Xero.

Pros and Cons

Pros:

• Option auf gebrandete App verfügbar
• Buchungen per Web oder mobiler App möglich
• Umfassende Werkzeuge für Workspace-Management

Cons:

• Keine Übersicht über Teampläne
• Mehr Anpassungen für Berichte wünschenswert

LEARN MORE ABOUT ARCHIE:

• Check out Archie on their website
• Read my in-depth review of Archie

8

Tactic

Am besten für flexible Arbeitsplatzmodelle im hybriden Büro

• 14-tägige kostenlose Testphase
• Ab $3/Schreibtisch/Monat

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Tactic ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement für Unternehmen mit hybriden Teams und unterstützt Office Manager und HR-Profis bei der Koordination von Schreibtischbuchungen, Meetingräumen und Arbeitsplatzressourcen für flexible, moderne Büroumgebungen.

Für wen ist Tactic am besten geeignet?

Tactic eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle nutzen und strukturierte Tools für die Verwaltung gemeinsamer Büroflächen und die Planung der Mitarbeitereinsätze benötigen.

Warum ich Tactic ausgewählt habe

Tactic hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die täglichen Koordinationsherausforderungen bei hybrider Arbeit sehr gut meistert. Besonders gefällt mir die Team-Transparenz-Funktion, durch die Mitarbeiter sehen können, wer ins Büro kommt und wann, bevor sie einen Arbeitsplatz buchen. So können sie ihre Bürotage um die Personen herum planen, mit denen sie tatsächlich zusammenarbeiten müssen. Außerdem nutze ich die Team-Nachbarschafts-Funktion, um Abteilungen bestimmten Zonen zuzuweisen, wodurch die Frage, wo man sitzt, entfällt. Tessa, die KI-Assistentin von Tactic, ermöglicht es den Mitarbeitern, den Gebäudeplan zu überspringen und gezielt nach einem Platz in der Nähe eines bestimmten Kollegen zu suchen.

Tactic Hauptfunktionen

• Parkplatzmanagement: Mitarbeiter können parallel zur Schreibtischbuchung auch einen Parkplatz reservieren oder die Verwaltung weist bestimmten Mitarbeitern feste Stellplätze zu.
• Intelligente Schließfächer: Mitarbeiter reservieren Tages-Schließfächer für persönliche Gegenstände oder Ausrüstung ganz einfach bei der Arbeitsplatzbuchung über die App.
• Bevorzugte Sitzplätze: Die Verwaltung kann bestimmte Plätze für Führungskräfte oder Mitarbeitende mit besonderen Anforderungen reservieren und den restlichen Bestand für alle freigeben.
• Echtzeit-Einblicke: Schreibtischauslastung, Anwesenheitsmuster und Buchungstrends aller Stockwerke und Abteilungen lassen sich von einem zentralen Dashboard aus verfolgen.

Tactic-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Karten erleichtern das Auffinden von Arbeitsplätzen und Kollegen
• Besuchereinchecken ist in Arbeitsabläufe integriert
• Bietet Verfügbarkeit in Echtzeit

Cons:

• Skaliert möglicherweise nicht gut für sehr große Unternehmen
• Wenig Tiefenanpassung bei komplexen Bürogrundrissen

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• Read my in-depth review of Tactic

9

Whatspot

Am besten für kleine und gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Whatspot ist eine Buchungs- und Ressourcenmanagement-Plattform, die für Büros und Organisationen entwickelt wurde, die gemeinsam genutzte Bereiche, Schreibtische und Ausstattungen koordinieren müssen. Sie hilft Teams dabei, die Planung zu vereinfachen und Konflikte in lebhaften Arbeitsumgebungen zu vermeiden.

Für wen ist Whatspot am besten geeignet?

Whatspot eignet sich für kleine Unternehmen, Coworking-Spaces und hybride Teams, die eine einfache Lösung suchen, um gemeinsam genutzte Schreibtische, Räume und Ressourcen zu verwalten.

Warum ich Whatspot gewählt habe

Whatspot gehört zu meinen Favoriten, weil ich es schätze, wie gut die Plattform den Alltagswahnsinn in gemeinsam genutzten Büros meistert, ohne Dinge unnötig zu verkomplizieren. Ich verwende die interaktive Grundrissfunktion, um genau zu sehen, welche Schreibtische frei sind und wo Kollegen sitzen—es sind keine endlosen Nachrichten mehr nötig. Auch die Buchung per QR-Code ist praktisch; ich kann einfach zu einem Raum gehen, den Code scannen und die Buchung mit zwei Klicks bestätigen. Die automatische Freigabe bei Nicht-Erscheinen sorgt dafür, dass reservierte, aber nicht genutzte Schreibtische oder Räume schnell wieder verfügbar sind und die Verfügbarkeit für alle aktuell bleibt.

Wichtige Funktionen von Whatspot

• Genehmigungs-Workflows: Buchungsanfragen können so eingerichtet werden, dass sie erst nach Freigabe durch eine Führungskraft bestätigt werden.
• Besuchermanagement: Besucher können bei Ankunft registriert und erfasst werden, sodass stets klar ist, wer sich im Büro aufhält.
• Nutzungsberichte und Analysen: Buchungsdaten und Auslastungstrends lassen sich einsehen, um besser zu verstehen, wie der Büroraum verwendet wird.
• Unterstützung mehrerer Standorte: Verwaltung von Buchungen und Ressourcen an verschiedenen Bürostandorten mit nur einem Konto.

Whatspot-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Kalender.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse für effizientes Schreibtischmanagement
• Mehrsprachige Unterstützung für vielfältige Teams
• QR-Code-Funktion für schnelle und unkomplizierte Reservierungen

Cons:

• Derzeit keine Integrationen gelistet
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für spezielle Anforderungen

New Product Updates from Whatspot

July 5 2026

Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types

Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

10

Airtable

Am besten für No-Code-App-Erstellung

• Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $24/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Airtable bietet Office-Managern und Teams eine flexible Plattform, um Projekte zu organisieren, Ressourcen zu verfolgen und Informationen zu zentralisieren. Damit lassen sich Workflows ganz einfach individuell anpassen – von Terminplanung bis zur Anlagenverwaltung.

Für wen ist Airtable am besten geeignet?

Airtable eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Teams, die eigene Office-Workflows erstellen und verwalten möchten, ohne auf einen Entwickler angewiesen zu sein.

Warum ich Airtable ausgewählt habe

Airtable verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil der No-Code-App-Builder im Bereich Office-Management sehr leistungsfähig ist. Ich nutze den Interface Designer von Airtable, um individuelle Dashboards zu erstellen, die nur die Daten anzeigen, die mein Team benötigt – sei es ein Raumreservierungs-Tracker oder ein Lieferanten-Kontaktverzeichnis. Ich schätze zudem, dass man mit einer vorgefertigten Vorlage starten und diese komplett umgestalten kann, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Die Möglichkeit, zwischen Tabellen-, Kalender- und Kanban-Ansicht für denselben Datensatz zu wechseln, bedeutet, dass mein Team nicht auf eine Arbeitsweise festgelegt ist.

Wichtige Funktionen von Airtable

• Workflow-Automatisierung: Richte auslöserbasierte Automatisierungen ein, um wiederkehrende Office-Aufgaben wie das Versenden von Benachrichtigungen, das Aktualisieren von Datensätzen oder das Zuweisen von Aufgaben ohne manuellen Aufwand zu erledigen.
• Mehrere Datenansichten: Betrachte dieselbe Basis als Tabelle, Kalender, Galerie oder Gantt-Diagramm, um darauf abzustimmen, wie unterschiedliche Teams ihre Arbeit verfolgen und organisieren.
• Relationale Datenbankstruktur: Verknüpfe Datensätze über mehrere Tabellen hinweg – zum Beispiel eine Lieferantenliste mit einem Budget-Tracker – sodass deine Daten miteinander verbunden und konsistent bleiben.
• Vorgefertigte Vorlagen: Starte mit gebrauchsfertigen Vorlagen für gängige Office-Anwendungen wie Veranstaltungsplanung oder Anlagenverfolgung und passe sie auf die Bedürfnisse deines Teams an.

Airtable-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Drive, Dropbox, Slack, Salesforce, Jira, Outlook-Kalender, Box, Facebook, GitHub und ChatGPT.

Pros and Cons

Pros:

• Großartige Mischung aus Leistung und Einfachheit
• Intuitive visuelle Oberfläche
• Kann eigene Lösungen erstellen

Cons:

• Kann bei größeren Einführungen komplex werden
• Datenbegrenzungen im kostenlosen Plan

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• Check out Airtable on their website
• Explore best alternatives to Airtable

Weitere Büroverwaltungssoftware

Hier sind einige weitere hervorragende Tools für die Büroverwaltung, die es nicht ganz in meine Auswahlliste geschafft haben, aber möglicherweise perfekt für Ihre spezifischen Anforderungen geeignet sind:

1. Othership

   Am besten zur Optimierung der Kollaborationszeiten geeignet

2. Dropbox

   Am besten zur Cloud-Dokumentenspeicherung geeignet

3. ProofHub

   Am besten geeignet für das Management von Teamprojekten

4. deskbird

   Ideal für flexible Arbeitsmodelle

5. YAROOMS

   Am besten geeignet für KI-gestützte Besprechungsraumbuchungen

6. Clearooms

   Am besten für benutzerfreundliche Remote-Buchungen

7. Dibsido

   Am besten für ganzheitliches Arbeitsplatzmanagement

8. Smartway2

   Am besten geeignet für hybride Arbeitsplatz-Schreibtischbuchungen

9. PandaDoc

   E Admin-Software für das Vertragsmanagement

10. HubStar

    Am besten für datengestütztes Arbeitsplatzmanagement

11. Expensify

    Am besten für Ausgabenmanagement

12. Waldo by MOFFI

    Am besten mit KI-gesteuerter Arbeitsplatzplanung

13. Tango Analytics

    Am besten für das Management von Büroräumen

14. Skedda

    Am besten für interaktive Raum- und Platzbuchung

15. 1Password

    Am besten für Passwortschutz und -verwaltung

16. anny

    Am besten für zentrale Arbeitsplatzbuchung

17. Floor Plan Mapper

    Am besten für interaktive Sitzplatzkarten

Verwandte Tests von HR-Software

Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:

• HR-Software
• Gehaltsabrechnungssoftware
• Recruiting-Software
• Employer-of-Record-Dienste
• Bewerbermanagementsysteme
• Software für die Personalverwaltung

Funktionen von Tools für die Büroverwaltung

Software für die Büroverwaltung kann dazu beitragen, eine Reihe von Büroabläufen zu optimieren, darunter die termingerechte Umsetzung von Projekten sowie die effiziente Verwaltung von Dokumenten, Räumlichkeiten und Unternehmensressourcen. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Funktionen, durch die sich die führenden Plattformen für die Büroverwaltung von anderen auf dem Markt erhältlichen Produkten unterscheiden:

• Analyse der Raumnutzung: Verfolgen Sie, wie die verschiedenen Bereiche Ihres Büros genutzt werden, damit Sie Raumaufteilungen optimieren, ungenutzte Flächen reduzieren und zukünftiges Wachstum planen können. Diese Funktion bietet visuelle Übersichten oder Berichte, sodass sich Trends leicht erkennen und kostensparende Entscheidungen treffen lassen.
• Raumbuchungssystem: Ermöglichen Sie Teammitgliedern, Besprechungsräume oder gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche einfach zu reservieren. Ein intuitiver Buchungskalender verhindert Doppelbuchungen, reduziert Konflikte und hilft allen, ihre Zeitpläne zu koordinieren.
• Ressourcenverfolgung: Überwachen Sie den Standort, die Nutzung und den Wartungsstatus wertvoller Büroausstattung. Mit dieser Funktion gehen teure Geräte oder Werkzeuge nicht verloren, und Sie wissen genau, wann Reparaturen oder Upgrades erforderlich sind.
• Umzugsverwaltung: Vereinfachen Sie die Verlagerung von Teams oder die Neuanordnung von Bürobereichen. Sie können Ressourcen koordinieren, den Fortschritt verfolgen und Änderungen schnell kommunizieren, sodass selbst groß angelegte Umzüge weniger störend verlaufen.
• Belegungsverwaltung: Sehen Sie in Echtzeit, wer sich im Büro befindet, wo die Personen sitzen und welche Schreibtische oder Räume verfügbar sind. Dies ermöglicht eine bessere Steuerung der Auslastung und eine effizientere Nutzung Ihrer Flächen, insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen.
• Besucherverwaltung: Begrüßen und verfolgen Sie Besucher mithilfe digitaler Anmeldung und automatisch erstellter Besucherausweise. Dies sorgt nicht nur für mehr Sicherheit in Ihrem Büro, sondern schafft auch ein reibungsloses und einladendes Erlebnis für Gäste.
• Wartungsplanung: Organisieren und automatisieren Sie die regelmäßige Wartung von Büroräumen und Geräten. Mit umsetzbaren Erinnerungen und einer einfachen Verfolgung von Anfragen vermeiden Sie Überraschungen in letzter Minute und halten Ihr Büro reibungslos am Laufen.

Übliche KI-Funktionen von Software für die Verwaltung von Büroräumen

Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software für die Verwaltung von Büroräumen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:

• Vorausschauende Raumplanung: Analysieren Sie Nutzungstrends und prognostizieren Sie den zukünftigen Raumbedarf, damit Sie Raumaufteilungen proaktiv anpassen und eine Überbelegung verhindern können.
• Automatisierte Schreibtischzuweisung: Nutzen Sie KI, um Mitarbeitende anhand ihrer Rollen, Präferenzen und Zeitpläne passenden Schreibtischen oder Räumen zuzuweisen – und reduzieren Sie so den manuellen Aufwand bei der flexiblen Schreibtischnutzung.
• Intelligente Ressourcenverteilung: Weisen Sie Besprechungsräume, Geräte oder Parkplätze mithilfe von KI zu, um die Nachfrage auszugleichen und Konflikte zu minimieren.
• Belegungsprognosen: Prognostizieren Sie mit KI die Anwesenheit im Büro und den Publikumsverkehr, damit Sie Versorgungsleistungen optimieren, Reinigungsarbeiten planen und Engpässe vermeiden können.
• Wartungshinweise auf KI-Basis: Erkennen Sie Muster bei der Leistung von Geräten oder der Nutzung von Einrichtungen, um vorherzusagen, wann Reparaturen erforderlich sein werden. So können Sie Probleme beheben, bevor sie Ihre Arbeitsabläufe beeinträchtigen.

Kosten & Preise für Software zur Büroverwaltung

Bei der Auswahl einer Software zur Büroverwaltung ist es wichtig, die verschiedenen Preisstufen und die in den einzelnen Stufen enthaltenen Funktionen zu verstehen. Softwareanbieter bieten in der Regel mehrere Tarife an, um Unternehmen unterschiedlicher Größe und mit unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Unternehmen.

Im Folgenden habe ich die üblichen Preisoptionen und die Leistungen der einzelnen Tarife zusammengestellt. Diese Tabelle hilft Ihnen dabei, die verfügbaren Optionen zu vergleichen und zu entscheiden, welcher Tarif Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.

Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Büroverwaltung

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tarifs die Größe Ihres Teams, die benötigten Funktionen und die erforderliche Unterstützung. Jeder Tarif baut auf dem vorherigen auf und bietet fortschrittlichere Funktionen und mehr Flexibilität, wenn Ihre Anforderungen an die Büroverwaltung wachsen.

Wenn Sie die beste Software für Ihre Anforderungen auswählen, empfehle ich, die folgenden Preisfaktoren zu berücksichtigen:

• Verfügbare kostenlose Tarife: Eine kostenlose Option ermöglicht es kleinen Teams, Produkte unverbindlich auszuprobieren
• Preis pro Benutzer im Vergleich zu einer Pauschalgebühr: Die Preisgestaltung pro Benutzer lässt sich für größere Teams gut skalieren, während Pauschalgebühren besser für kleinere Gruppen geeignet sind
• Tarife mit mehreren Stufen: Mehrere Preisstufen ermöglichen es Ihnen, das richtige Gleichgewicht zwischen Funktionen und Kosten zu finden
• Rabatt bei Jahrestarifen: Jahresverträge können im Vergleich zur monatlichen Abrechnung erhebliche Rabatte bieten
• Unternehmens- oder individuelle Preisgestaltung: Größere Organisationen benötigen möglicherweise Angebote für Unternehmen oder individuelle Angebote, um die Software an ihre Anforderungen anzupassen
• Kostenlose Testversionen: Testversionen ermöglichen es Ihnen, richtig zu beurteilen, ob ein Produkt Ihre Anforderungen erfüllt oder nicht

Weitere Softwarebewertungen für Geschäftsabläufe

Die heutigen fortschrittlichen Softwaretools können Ihnen dabei helfen, die Geschäftseffizienz in allen Bereichen zu verbessern. Hier finden Sie einige weitere Artikel, die Sie auf Ihrer Suche nach einer besseren Geschäftsverwaltung interessant finden könnten: 

• Software zur Anlagenverwaltung
• Besprechungsverwaltungssoftware für Remote-Teams
• Software für Vorstandssitzungen
• Dokumentenverwaltungssysteme