Die 20 besten Besuchermanagement-Softwares 2026: Getestet

Das Verwalten von Besuchern kann für Unternehmen eine Herausforderung sein, da die Balance zwischen Sicherheit und Compliance sowie ein positiver erster Eindruck gewährleistet werden müssen. Besuchermanagement-Software (VMS) vereinfacht diesen Prozess, sorgt für einen reibungslosen Ablauf und erhöht gleichzeitig Sicherheit und Effizienz.

Nach einer umfassenden Überprüfung verschiedener Tools habe ich die besten Lösungen für das Besuchermanagement identifiziert. In diesem Artikel gebe ich Ihnen ehrliche und unabhängige Einblicke in deren Stärken und Schwächen, damit Sie die passende Lösung für Ihr Team auswählen können. Lassen Sie uns gemeinsam die besten Optionen kennenlernen, mit denen Sie Ihren Besuchermanagement-Prozess optimieren.

Beste Besuchermanagement-Software: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Test- und Demoversionen meiner Top-Auswahl an Besuchermanagement-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Unternehmensanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Archie	Am besten für die Automatisierung der Besucherregistrierung	Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen	Ab $2.8/Schreibtisch/Monat	Website
2	Tactic	Ideal für proaktive Besucherkoordination	14 Tage kostenlos testen	Ab $3/Schreibtisch/Monat	Website
3	Kadence	Am besten für KI-gestützte Besuchereinladungen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	Hybrid Hero	Am besten für Besuchermanagement und Auftragnehmerverwaltung im Unternehmen	Kostenlose Testversion verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	DeskFlex	Am besten für die Überwachung des Besucherzugangs geeignet	Kostenlose Demo + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
6	Whatspot	Am besten für genehmigungsbasierte Besucherbuchungen	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
7	Proxyclick	Am besten für Unternehmenslösungen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
8	WorkInSync	Am besten geeignet für flexible Arbeitsbereiche	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.79/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	Robin	Am besten für hybride Arbeitsplätze	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	YAROOMS	Am besten für Besprechungsraumbuchung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website

Featured Tools

1. 

   Checkr

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.5

   Visit Website
2. 

   Paycor

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.3

   Visit Website
3. 

   Deel HR

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.8

   Visit Website

Beste Besuchermanagement-Software: Bewertungen

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Besuchermanagement-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Rezensionen bieten einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Funktionen, Vorteile & Nachteile, Integrationen und den idealen Einsatzbereich jedes Tools, damit Sie die passende Lösung für Ihre Anforderungen finden.

1

Archie

Am besten für die Automatisierung der Besucherregistrierung

• Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen
• Ab $2.8/Schreibtisch/Monat

Visit Website

Rating: 4.9/5

Archie ist eine Besucherverwaltungslösung für Büros, Coworking-Spaces und flexible Arbeitsplätze, die den Gästebesuch vereinfachen, die Sicherheit verbessern und sowohl Besuchern als auch Mitarbeitenden ein reibungsloses Erlebnis bieten möchten.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie passt besonders gut für Office-Manager und Arbeitsplatzteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine strukturierte und professionelle Lösung für das Besucher-Check-in benötigen.

Warum ich Archie ausgewählt habe

Archie hat sich in meiner Auswahlliste einen Spitzenplatz gesichert, weil es die Automatisierung der Besucherregistrierung konsequent umsetzt. Mir gefällt, dass man für verschiedene Besuchsarten separate Check-in-Abläufe erstellen kann: Zum Beispiel löst ein Vorstellungsgespräch ein HR-Formular und die Fotofunktion aus, während ein Technikereinsatz einen komplett anderen Ablauf durchläuft – und das alles ohne Einsatz der Rezeption. Die Vorabregistrierung ist ein weiteres Feature, das ich wirklich praktisch finde: Gastgeber können Besuche im Voraus planen, Gäste erhalten eine E-Mail mit Wegbeschreibung und allen erforderlichen Dokumenten zur Unterschrift vor dem Eintreffen, sodass das eigentliche Einchecken nur noch per QR-Code-Scan erfolgt. Die Automatisierungen erlauben darüber hinaus, Check-out-Prozesse zu definieren, zeitlich begrenzte Zugangsregeln festzulegen und Sofortbenachrichtigungen an die Gastgeber via Slack oder Microsoft Teams auszulösen, sobald ein Gast angekommen ist.

Archie: Wichtige Funktionen

• Besucherausweise drucken: Automatische Erstellung und Ausgabe gebrandeter Besucherausweise beim Check-in mit Name, Foto, Gastgeber und Besuchszeit.
• Watchlist-Prüfung: Abgleich von Besuchern mit einer individuellen Watchlist beim Check-in; ggf. automatische Benachrichtigung von Sicherheits- oder Empfangspersonal, bevor Zutritt gewährt wird.
• Besucherprotokoll und Berichte: Echtzeit-Übersicht über aktuelle und frühere Besucher mit exportierbaren Protokollen für Compliance- und Prüfzwecke.
• Schreibtisch- und Raumreservierung: Ermöglicht Besuchern und Mitarbeitenden, direkt im System Arbeitsplätze und Besprechungsräume im Zuge der Registrierung zu buchen.

Archie Integrationen

Integrationen sind unter anderem Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, GoCardless, QuickBooks und Xero.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet leistungsfähige Automatisierungsfunktionen
• Modernes UI mit eigenem Branding
• Einfach einzurichten und zu verwalten

Cons:

• Einige Reportingfunktionen könnten verbessert werden
• UI nur in 6 Sprachen verfügbar

LEARN MORE ABOUT ARCHIE:

• Check out Archie on their website
• Read my in-depth review of Archie
• OfficeSpace vs. Archie

2

Tactic

Ideal für proaktive Besucherkoordination

• 14 Tage kostenlos testen
• Ab $3/Schreibtisch/Monat

Visit Website

Rating: 4.6/5

Tactic hilft Unternehmen, den Besucherfluss und die Schreibtischbuchungen zu verwalten, indem es Büroleitern und HR-Teams Werkzeuge zur Koordination von Ankünften, zur Nachverfolgung der Auslastung und zur Schaffung eines reibungslosen Erlebnisses für Gäste und Mitarbeitende bietet.

Für wen ist Tactic am besten geeignet?

Tactic eignet sich besonders für mittelgroße Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die Besucherankünfte gemeinsam mit Schreibtisch- und Raumreservierungen koordinieren müssen.

Warum habe ich Tactic gewählt?

Tactic ist auf meiner Shortlist gelandet, weil ich es schätze, wie nahtlos die Besucheranmeldung direkt mit der Schreibtisch- und Raumreservierung auf einer Plattform verknüpft ist. Wenn ein Gastgeber eine Voranmeldungs-Einladung verschickt, enthält sie Ankunftsdetails und Parkinformationen – so müssen Gäste beim Eintreffen nicht raten. Mir gefällt außerdem, dass Gastgeber sofort Benachrichtigungen über Slack oder Microsoft Teams erhalten, sobald sich ein Besucher anmeldet – niemand muss lange in der Lobby warten. Die Möglichkeit, NDA-Unterschriften und individuelle Formulare direkt beim Check-in zu erfassen, finde ich für compliance-orientierte Teams besonders nützlich.

Wichtige Funktionen von Tactic

• Voranmeldung und Einladungen für Besucher: Gastgeber senden Gästen im Voraus eine Einladung mit Hinweisen zum Check-in, Parkinformationen und Ankunftsinstruktionen, noch bevor diese das Büro erreichen.
• Digitale Ausweiserstellung: Tactic druckt oder zeigt beim Check-in automatisch Besucherausweise mit Name, Gastgeber und Zugriffsdetails des Gastes an.
• Besuchshistorie und Audit-Log: Alle Besucherdaten werden sicher gespeichert und sind durchsuchbar, sodass Compliance-Teams eine verlässliche Grundlage für Sicherheitsprüfungen haben.
• Integration von Zutrittskontrollsystemen: Tactic verbindet Check-in-Daten mit Zutrittssystemen, sodass Berechtigungen parallel zum Besuchsprotokoll verwaltet werden können.

Tactic-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

Pros and Cons

Pros:

• Bietet Echtzeitbenachrichtigungen
• Effiziente Voranmeldung für Besucher
• Zentrales Besucherprotokoll

Cons:

• Kann für kleine Unternehmen zu komplex sein
• Für manche Funktionen ist eine zusätzliche Einrichtung erforderlich

New Product Updates from Tactic

January 11 2026

Tactic Launches Tessa AI, Global Search, and Map-Based Booking

Tactic introduces Tessa AI for admins, Global Search, and interactive map-based booking from the dashboard. These updates help teams find people, spaces, and answers faster while reducing clicks across everyday workplace tasks. For more information, visit Tactic's official site.

LEARN MORE ABOUT TACTIC:

• Check out Tactic on their website
• Read my in-depth review of Tactic
• deskbird vs. Tactic

3

Kadence

Am besten für KI-gestützte Besuchereinladungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Rating: 4.6/5

Kadence ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Besuchsplanung vereinfachen, Check-ins automatisieren und die Sicherheit für Gäste und Mitarbeitende erhöhen möchten.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für hybrid-orientierte Unternehmen, die eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Büroanwesenheit, Schreibtischbuchungen und Besucherzugängen an mehreren Standorten benötigen.

Warum ich Kadence ausgewählt habe

Ich habe Kadence ausgewählt, weil sein KI-Assistent Besuchereinladungen vollständig automatisiert übernimmt. Anstatt Termine manuell zu koordinieren, kann ich mit einem einzigen Prompt in Slack oder Microsoft Teams den gesamten Ablauf starten – von der Einladung über die Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung bis hin zur Benachrichtigung des Gastgebers. Besonders gefällt mir, dass die Verwaltung von Pre-Arrival-Dokumenten im gleichen Ablauf integriert ist, sodass Gäste bereits bei Ankunft konform sind. Automatisierte, KI-gesteuerte Koordination vom Einladen bis zum Eintreffen verschafft Kadence einen klaren Vorteil im Besuchermanagement.

Wichtige Funktionen von Kadence

• Interaktive Grundrisse: Live-Anzeige einer farbcodierten Übersicht des Büros, um die Verfügbarkeit von Schreibtischen, die Standorte von Teams und die Beliebtheit von Räumen in Echtzeit zu sehen.
• Anwesenheitsverfolgung: Überwachen Sie die Büroanwesenheit nach Team, Abteilung oder Standort und vergleichen Sie die tatsächliche Präsenz mit den Vorgaben der Hybrid-Policy.
• Intelligente Buchungsvorschläge: KI-generierte Empfehlungen für freie Schreibtische, basierend darauf, wann Ihre Teammitglieder im Büro sind.
• Workplace-Analyse-Dashboard: Abruf von Auslastungstrends, Spitzenzeiten und Flächennutzungsdaten zur Unterstützung von Immobilien- und Policy-Entscheidungen.

Kadence-Integrationen

Es gibt Integrationen für Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Starke Funktionen für das Management von hybriden Arbeitsplätzen
• Echtzeit-Tracking von Auslastung und Sicherheit
• Umfangreiche Integrationen mit Arbeitsplatz-Tools

Cons:

• Begrenzte Offline-Unterstützung für Besucher-Check-in
• Die Einrichtung kann zeitintensiv sein

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence
• OfficeSpace vs. Kadence

4

Hybrid Hero

Am besten für Besuchermanagement und Auftragnehmerverwaltung im Unternehmen

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Rating: 4.3/5

Hybrid Hero ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, den Zugang von Besuchern zu verwalten, die Belegung zu überwachen und die Raumnutzung in Büros, Coworking Spaces und hybriden Arbeitsumgebungen zu optimieren.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen, die den Zugang von Besuchern und Auftragnehmern an mehreren Standorten steuern möchten.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

Hybrid Hero überzeugt, indem es Besucher- und Auftragnehmermanagement mit weiteren Tools für Arbeitsplatzbetrieb wie Schreibtischbuchung, Parkraummanagement und Belegungsverfolgung auf einer einzigen Plattform kombiniert. Das System bietet eine zentrale Übersicht über alle Standorte, einschließlich Besuchsaktivitäten und Anwesenheitsdaten vor Ort, was die Koordination am Arbeitsplatz und Compliance-Prozesse in größeren Organisationen unterstützt.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Besucher- und Auftragnehmermanagement: Verwaltung von Check-ins für Besucher und Auftragnehmer mit Vorabregistrierung, Benachrichtigungen an Gastgeber und zentraler Zugangsnachverfolgung für alle Standorte.
• Digitales Besuchertagebuch: Pflege durchsuchbarer, zeitgestempelter Aufzeichnungen über Besucher- und Auftragnehmeraktivitäten für Audits und operative Transparenz.
• Echtzeit-Überblick über Anwesenheit im Notfall: Überwachung der aktuellen Anwesenheit an allen Standorten zur Unterstützung von Sicherheit und Evakuierungen am Arbeitsplatz.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Überwachung von Besucheraktivitäten, Berichten und Arbeitsplatzbetrieb an unterschiedlichen Standorten über ein zentrales Dashboard.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD, Google Workspace sowie individuelle Workflows über eine API.

Pros and Cons

Pros:

• Kombiniert Besucher-, Auftragnehmer- und Arbeitsplatzmanagement auf einer Plattform
• Bietet zentrale Übersicht über mehrere Bürostandorte
• Beinhaltet Echtzeit-Anwesenheitstracking für Koordination und Überwachung der Arbeitsplatzsicherheit

Cons:

• Mobile Nutzung bietet weniger Funktionen als die Desktop-Plattform
• Am besten geeignet für mittelgroße und große Unternehmen, weniger für kleinere Teams

LEARN MORE ABOUT HYBRID HERO:

• Check out Hybrid Hero on their website

5

DeskFlex

Am besten für die Überwachung des Besucherzugangs geeignet

• Kostenlose Demo + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Preis auf Anfrage

Visit Website

Rating: 5/5

DeskFlex ist eine Besucher-Management-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die den Zugang zu ihren Einrichtungen kontrollieren, Gastaktivitäten nachverfolgen und den Check-in-Prozess in Büros, Schulen und Gesundheitseinrichtungen optimieren möchten.

Für wen ist DeskFlex am besten geeignet?

DeskFlex eignet sich besonders für Facility- und Betriebsteams mittlerer bis großer Unternehmen, die den Besucherzugang an mehreren Standorten oder Gebäuden verwalten müssen.

Warum ich DeskFlex gewählt habe

Ich habe DeskFlex ausgewählt, weil es die Überwachung des Besucherzugangs als Teil eines umfassenden Facility-Management-Konzepts überzeugend umsetzt. Besonders gut gefällt mir, dass jeder Besucher vom Eintritt bis zum Verlassen genau verfolgt wird – Namen, Ankunftszeiten und Kontaktdaten werden digital gespeichert und ersetzen somit vollständig handschriftliche Besucherlisten. Praktisch ist auch die Unterstützung für Vorab-Registrierungen und QR-Code-Check-in, so dass Sicherheitsteams bereits vorab prüfen können, wer erwartet wird, noch bevor der Gast das Gebäude betritt. Zudem können Besucher mit DeskFlex Besprechungsräume und gemeinsam genutzte Bereiche direkt buchen. Das bedeutet: Sie überwachen nicht nur, wer sich im Gebäude aufhält – Sie wissen auch genau, wo sich eine Person befindet und zu welchem Zweck.

DeskFlex Schlüsselfunktionen

• Digitale Besucheraufzeichnungen: Ersetzt papierbasierte Listen durch ein digitales Protokoll, das Besuchernamen, Ankunftszeiten, Kontaktdaten und Auscheckzeiten speichert.
• Benachrichtigung für Gastgeber: Benachrichtigt automatisch den verantwortlichen Mitarbeiter, sobald sein Besucher eingecheckt hat – eine manuelle Koordination am Empfang ist nicht erforderlich.
• Raumvermietung für Besucher: Externe Gäste können Besprechungsräume, Konferenzräume oder Equipment direkt buchen, sodass Unternehmen gemeinsam genutzte Flächen auch an externe Nutzer vermarkten und verwalten können.
• Anpassbare Besucher-Workflows: Die Check-in-Felder, das Unterzeichnen von Dokumenten und Genehmigungsschritte können je nach Besucherart, Abteilung oder Standort individuell angepasst werden.

DeskFlex-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, Microsoft Outlook, Okta und Zapier.

Pros and Cons

Pros:

• Umfassende Überwachung des Besucherzugangs
• Interaktive Self-Service-Kioske im Eingangsbereich
• Enthält Echtzeit-Auslastungserfassung

Cons:

• Einrichtungsprozess kann zusätzlichen Aufwand erfordern
• Möglicherweise eingeschränkte Anpassungsoptionen

LEARN MORE ABOUT DESKFLEX:

• Check out DeskFlex on their website

6

Whatspot

Am besten für genehmigungsbasierte Besucherbuchungen

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Rating: 4.6/5

Whatspot ist eine Besucherverwaltungssoftware, mit der Sie den Zugang von Besuchern, Buchungen, Check-ins und Arbeitsplatzreservierungen verwalten können. Zu den Funktionen gehören Genehmigungsworkflows, mehrsprachige Unterstützung und interaktive Raumpläne.

Für wen ist Whatspot am besten geeignet?

Whatspot eignet sich für Büros, Coworking Spaces und Organisationen, die flexible Besucher- und Ressourcenbuchung über mehrere Standorte oder Sprachen hinweg benötigen.

Warum ich mich für Whatspot entschieden habe

Ich habe Whatspot ausgewählt, weil es Teams eine strukturierte Möglichkeit bietet, den Besucherzugang durch Buchungsgenehmigungen und Reservierungsregeln zu steuern. Mein Team kann vorab festlegen, wer Zugang zu Besprechungsräumen, Veranstaltungsorten oder gemeinsam genutzten Bereichen erhält, was die manuelle Koordination reduziert. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform sowohl interne Nutzer als auch externe Besucher durch öffentliche Buchungsseiten und flexible Zeitplan-Workflows unterstützt.

Wichtige Funktionen von Whatspot

• Interaktive Raumplan-Buchung: Wählen und reservieren Sie Räume direkt über eine visuelle Karte Ihres Büros oder Ihrer Einrichtung.
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Wechseln Sie die Plattform-Sprache, um internationale Teams und Besucher zu unterstützen.
• Genehmigungsworkflows: Richten Sie Buchungsanfragen ein, die eine Admin-Genehmigung vor Bestätigung erfordern.
• Individuelle Buchungsregeln: Definieren Sie Buchungslimits, Zugriffsberechtigungen und Terminbedingungen.
• Öffentliche Buchungsseiten: Ermöglichen Sie externen Nutzern oder Besuchern den Zugriff auf Räume, ohne manuelle Koordination.

Whatspot-Integrationen

Whatspot bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Google Kalender und Microsoft Outlook. Eine API für eigene Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche unterstützt globale Teams und Besucher
• Genehmigungsworkflows für kontrollierten Ressourcenzugang
• Echtzeit-Updates zur Verfügbarkeit aller gemeinsam genutzten Räume

Cons:

• Begrenzte erweiterte Analyse- oder Reporting-Funktionen
• Keine integrierte Ausweisdruckfunktion für Besucher

New Product Updates from Whatspot

May 17 2026

Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings

Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

7

Proxyclick

Am besten für Unternehmenslösungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Rating: 4.6/5

Proxyclick ist eine Besucherverwaltungsplattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die sichere, anpassbare Check-in-Erlebnisse und Compliance-Kontrollen benötigen. Sie hilft Facility-Teams und Sicherheitsfachleuten dabei, Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen an mehreren Standorten zu verwalten.

Für wen ist Proxyclick am besten geeignet?

Proxyclick eignet sich besonders für große Unternehmen und Organisationen mit mehreren Standorten, die ein zentrales Besuchermanagement mit fortschrittlichen Sicherheits- und Compliance-Kontrollen benötigen.

Warum ich Proxyclick ausgewählt habe

Proxyclick verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste vor allem deshalb, weil es die Komplexität des Besuchermanagements im Unternehmensmaßstab hervorragend meistert. Besonders gefällt mir die Watchlist-Funktion – Sie können eine interne Beobachtungsliste erstellen und sie mit Drittsystemen zur Überprüfung verbinden, sodass Sicherheitsteams bestimmte Besucher kennzeichnen oder blockieren können, bevor sie überhaupt an der Rezeption erscheinen. Auch die Integration von Zutrittskontrollen ist ein Highlight für große Standorte: Proxyclick synchronisiert Besucherdaten direkt mit Ihrem bestehenden Zutrittssystem und kann vor Ort QR-Codes oder RFID-Karten ausstellen, sodass sich Besucher ohne Engpässe am Empfang im Gebäude bewegen können. Für Organisationen, die mehrere Standorte verwalten, ist die Möglichkeit, Besucherabläufe, Eingänge und Ausweisdrucke je Standort zentral über das Admin-Panel zu konfigurieren, im großen Maßstab wirklich praktisch.

Proxyclick – Hauptfunktionen

• Benachrichtigung des Ansprechpartners: Automatische SMS- oder E-Mail-Benachrichtigung an den Gastgeber, sobald sein Besucher eintrifft.
• Vorabregistrierung: Besucher im Voraus hinzufügen und Karten, Zugangsvoraussetzungen sowie Kontaktdaten vor dem Besuch bereitstellen.
• Gästeausweise und WLAN-Zugangsdaten: Angepasste, gedruckte Ausweise und personalisierte WLAN-Zugangsdaten für jeden Besucher beim Check-in ausstellen.
• Aufzugssteuerung mit Zielauswahl: Besucher werden durch die Anbindung an das Aufzugssystem automatisch auf die richtige Etage geleitet.

Proxyclick-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex, Honeywell, LenelS2, Genetec, Avigilon, Okta, Azure Active Directory und Google Workspace.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt mehrere Standorte
• Erweiterte Sicherheitsoptionen
• Bietet detaillierte Besucheranalysen

Cons:

• Komplexer Einrichtungsprozess
• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme

LEARN MORE ABOUT PROXYCLICK:

• Check out Proxyclick on their website

8

WorkInSync

Am besten geeignet für flexible Arbeitsbereiche

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.79/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.8/5

WorkInSync ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Besucher-Check-ins vereinfachen, hybride Arbeitsbereiche verwalten und die Sicherheit vor Ort für Mitarbeitende und Gäste erhöhen möchten.

Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?

WorkInSync eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen mit hybriden oder flexiblen Arbeitsplätzen, in denen die Koordination von Besucherzugängen sowie die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen zum täglichen Geschäft gehört.

Warum ich WorkInSync gewählt habe

WorkInSync steht auf meiner Auswahlliste, weil es eines der wenigen Besuchermanagement-Tools ist, das tatsächlich um flexible Arbeitsbereiche herum entwickelt wurde – und nicht einfach darauf aufgesetzt ist. Mir gefällt, dass der Besucher-Check-in direkt mit der Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchung verbunden ist, sodass bei der Ankunft eines Gasts der Arbeitsplatz des Gastgebers bereits reserviert ist. In der Praxis bedeutet das, mein Team kann Besucher im Voraus anmelden, ihnen einen QR-Code-basierten Zugang zuweisen und die Buchung des Gastgebers für Schreibtisch oder Raum alles über dieselbe Plattform koordinieren. Die Funktion für individuelle Workflows ermöglicht es zudem, Benachrichtigungstexte und Freigabeschritte je nach Besuchstyp anzupassen – nützlich, wenn verschiedene Teams an unterschiedlichen Tagen unterschiedliche Zugangsanforderungen haben.

Wichtige Funktionen von WorkInSync

• Gebrandete Check-in-Bildschirme: Passen Sie Check-in-Kioske mit Ihrem Firmenlogo, Farben und Mitteilungen an, um Ihren Besuchern ein konsistentes Vor-Ort-Erlebnis zu bieten.
• Besucherverzeichnis und Berichte: Verfolgen Sie Besuchshistorien, Gastgeberdaten und Zugangsverhalten in einer zentralen Übersicht, die für Audits oder Compliance-Reviews exportiert werden kann.
• Host-Benachrichtigungen über Microsoft Teams oder E-Mail: Gastgeber werden automatisch informiert, sobald ihr Gast eintrifft, und müssen daher nicht den Empfang eigenständig im Blick behalten.
• Notfall- und Evakuierungsmanagement: Greifen Sie im Notfall auf eine Echtzeitliste aller Gäste vor Ort zu, um sie schnell zu erfassen und eine sichere Evakuierung zu unterstützen.

Integrationen von WorkInSync

Zu den Integrationen zählen Microsoft Teams, Google Workspace, Outlook, OneLogin, Okta, Active Directory, Slack, Zoom, Cisco Webex und ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Effiziente Besucher-Voranmeldung
• Detaillierte Analysen zur Arbeitsplatzauslastung
• Erhöht die Sicherheit mit kontaktlosem Check-in

Cons:

• Einige erweiterte Funktionen kosten extra
• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme

LEARN MORE ABOUT WORKINSYNC:

• Check out WorkInSync on their website
• Read my in-depth review of WorkInSync

9

Robin

Am besten für hybride Arbeitsplätze

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Rating: 4.5/5

Robin hilft Unternehmen, Besucher, Arbeitsplätze und Besprechungsräume in dynamischen Büroumgebungen zu verwalten, wodurch es für Arbeitsplatzteams einfacher wird, den Gästezugang zu koordinieren, Compliance sicherzustellen und allen einen einladenden Empfang beim Betreten des Büros zu bieten.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Arbeitszeitmodelle managen und ein Besuchermanagement benötigen, das in eine umfassende Plattform für Arbeitsplatzprozesse integriert ist.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Robin steht auf meiner Favoritenliste, weil es eines der wenigen Besuchermanagement-Tools ist, das direkt in eine Plattform für hybrides Arbeiten eingebunden ist. Mir gefällt, dass der Besucher-Check-in nicht isoliert stattfindet – er ist verbunden mit Arbeitsplatz-Reservierungen, Buchung von Besprechungsräumen und Echtzeit-Bürokarten. Wenn ein Kunde zum Vor-Ort-Termin kommt, erhält mein Team eine automatische Benachrichtigung per Slack oder E-Mail, und der Besucher hat bereits alle erforderlichen Dokumente, wie NDAs oder Gesundheitsfragebögen, vorab ausgefüllt. Die Funktion für Masseneinladungen an Besucher ist ein praktisches Extra, auf das ich mich bei größeren Veranstaltungen verlasse – das Hochladen einer CSV-Datei spart viel manuelle Eingabe.

Robins Schlüsselfunktionen

• Ankunftsdisplays: Selbstbedienungskioske ermöglichen Besuchern die eigenständige Anmeldung und den Check-in ohne Unterstützung durch Mitarbeiter.
• Paketmanagement: Protokollieren, nachverfolgen und verwalten eingehender Sendungen mit Benachrichtigung des Empfängers und Statusaktualisierungen zur Lieferung.
• Individuelle Formulare: Erstellen Sie Registrierungsformulare mit eigenen Fragen und Feldern, um die spezifischen Besucherinformationen zu erfassen, die Ihr Büro benötigt.
• Export von Besucherdaten: Verfolgen und exportieren Sie Aufzeichnungen über Besucher, um Sicherheitsprüfungen und Compliance-Berichte zu unterstützen.

Robins Integrationen

Zu den Integrationen zählen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, und eine API steht für individuelle Anbindungen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt flexible Arbeitsmodelle
• Liefert detaillierte Büro-Analysen
• Bietet sofortige Besucherbenachrichtigungen

Cons:

• Einige Funktionen kosten extra
• Kann für neue Nutzer komplex sein

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

10

YAROOMS

Am besten für Besprechungsraumbuchung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

Visit Website

Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Besucherströme steuern, den Check-in-Prozess optimieren und die Raumauslastung verbessern möchten, während gleichzeitig Sicherheit und Compliance gewahrt bleiben.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

YAROOMS eignet sich besonders für mittlere bis große Unternehmen, die hybride Arbeitsplätze verwalten und täglich die Koordination von Besuchern sowie die Buchung von Schreibtischen und Räumen organisieren müssen.

Warum habe ich YAROOMS ausgewählt?

YAROOMS hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil das Modul zur Besprechungsraumbuchung deutlich mehr bietet als einfache Terminplanung. Besonders gefällt mir die Funktion zur Vermeidung von No-Shows – wenn innerhalb eines festgelegten Zeitraums niemand eincheckt, wird der Raum automatisch freigegeben und steht somit wieder zur Verfügung. Die Freigabe-Workflows nutze ich außerdem, um zu steuern, wer welche Räume wann buchen kann, was besonders bei nachgefragten Konferenzräumen an mehreren Standorten hilft. Die Möglichkeit, Catering- und Geräteanfragen direkt mit einer Raumbuchung zu bündeln, spart meinem Team viel Arbeit, da wir bei Besucherempfang oder internen Veranstaltungen nicht mehr verschiedene Servicetickets verfolgen müssen.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Digitales Besuchsprotokoll: Führen Sie ein durchsuchbares Register aller vor Ort befindlichen Besucher und exportieren Sie CSV-Berichte für Compliance- oder Prüfzwecke.
• Beobachtungslisten und Screening: Prüfen Sie eintreffende Besucher automatisch anhand unternehmensinterner Blacklists und markieren Sie unautorisierte Personen, bevor diese einchecken können.
• Digitale Unterschrift für Besuchs-NDA: Erfassen Sie im Rahmen des Check-ins rechtlich bindende, digitale Unterschriften von Gästen – komplett papierlos.
• Benachrichtigungen an Gastgeber: Versenden Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen an Gastgeber, sobald ihr Besucher eintrifft – so wartet kein Gast unnötig am Empfang.

YAROOMS Integrationen

Integration möglich mit Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook, Google Calendar, Azure AD, Slack, SAML 2.0, Zoom, Google Meet und MappedIn.

Pros and Cons

Pros:

• Effiziente Vorabregistrierung von Besuchern
• Unterstützt die Verwaltung mehrerer Standorte
• Anpassbare Buchungsregeln

Cons:

• Einige Nutzer empfinden die Benutzeroberfläche als veraltet
• Gelegentliche Synchronisierungsprobleme mit Kalendern

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

Weitere Besuchermanagement-Software

Hier sind einige zusätzliche Besuchermanagement-Lösungen, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Envoy Visitor

   Am besten geeignet für Besucher-Tracking im Büro

2. The Receptionist

   Am besten für eine einfache Einrichtung

3. Skedda

   Am besten für Veranstaltungsbuchungen

4. OfficeSpace

   Am besten für kontaktlose Check-ins

5. Greetly by OfficeSpace

   Am besten für sichere Besucherüberprüfung

6. Othership

   Am besten für flexible Arbeitsplatzbuchung

7. anny

   Am besten für automatisierte Zugriffsrechte

Auswahlkriterien für Besuchermanagement-Software

Bei der Auswahl der besten Besuchermanagement-Software für diese Liste habe ich auf typische Bedürfnisse und Herausforderungen von Käufern geachtet, wie Sicherheitsanforderungen und Benutzerfreundlichkeit. Außerdem habe ich folgendes Bewertungsraster genutzt, um die Bewertung strukturiert und fair zu gestalten: 

Kernfunktionen (25 % der Gesamtbewertung): Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese typischen Anwendungsfälle erfüllen:

• Besucher-Check-in und Registrierung
• Benachrichtigungen an Gastgeber (per E-Mail oder SMS)
• Besucherprotokolle und Berichte
• Voranmeldungs-Funktionen

Besondere Zusatzfunktionen (25 % der Gesamtbewertung): Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich nach einzigartigen Funktionen gesucht, wie zum Beispiel:

• Kontaktloser Check-in
• Anpassbare Workflows
• Integration mit Zugangskontrollsystemen
• Echtzeit-Analysen
• Verwaltung mehrerer Standorte
• Ausweisdruck

Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung): Um die Benutzerfreundlichkeit jeder Lösung einschätzen zu können, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Einfache Navigation
• Geringe Lernkurve
• Anpassungsmöglichkeiten
• Verfügbarkeit einer mobilen App

Einarbeitung (10 % der Gesamtbewertung): Um den Onboarding-Prozess der jeweiligen Plattform zu bewerten, habe ich folgende Kriterien herangezogen:

• Verfügbarkeit von Schulungsvideos
• Interaktive Produkttouren
• Zugang zu Vorlagen
• Webinare und Live-Trainings
• Schneller Support während der Einrichtung

Kundenservice (10 % der Gesamtbewertung): Um die Kundenbetreuung der einzelnen Softwareanbieter zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Verfügbarkeit von Live-Chat-Support
• Umfassendes Hilfezentrum
• Optionen für E-Mail- und Telefonsupport
• Reaktionszeit auf Anfragen
• Verfügbarkeit engagierter Account Manager

Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung): Zur Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Wettbewerbsfähige und transparente Preisstrukturen
• Umfang der im Basistarif enthaltenen Funktionen
• Skalierbarkeit der Preismodelle
• Rabatte für langfristige Verträge oder volumenbasierte Preisgestaltung

Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung): Um einen Eindruck von der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen der Bewertungen Folgendes beachtet:

• Allgemeine Zufriedenheitsbewertungen
• Häufigkeit positiver Rückmeldungen
• Häufig gemeldete Probleme
• Lösung von Kundenbeschwerden
• Empfehlungen von bestehenden Nutzern

So wählen Sie eine Besuchermanagement-Software aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preismodellen zu verlieren. Damit Sie bei Ihrem individuellen Auswahlprozess den Überblick behalten, finden Sie hier eine Liste wichtiger Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Trends bei Besuchermanagement-Software

Für meine Recherche habe ich zahlreiche Produktneuheiten, Pressemitteilungen und Release-Logs von verschiedenen Anbietern von Besuchermanagement-Software ausgewertet. Hier sind einige der aktuellen Trends, die ich beobachte:

• Kontaktloses Einchecken: Viele Anbieter integrieren berührungslose Optionen, um Sicherheit und Komfort zu erhöhen. Besucher können sich mit ihrem Smartphone anmelden, wodurch physischer Kontakt reduziert wird. Das ist besonders im aktuellen gesundheitsbewussten Umfeld relevant.
• KI-gesteuerte Einblicke: Künstliche Intelligenz wird genutzt, um Besucherdaten zu analysieren und umsetzbare Erkenntnisse zu liefern. So können Unternehmen den Besucherfluss optimieren und die Sicherheit verbessern. Manche Anbieter setzen KI ein, um Stoßzeiten vorauszusagen und Personalempfehlungen zu geben.
• Gesichtserkennung: Diese Technologie wird für schnellere und sicherere Check-ins integriert. Sie ermöglicht eine zügige Identifikation ohne Badges oder manuelle Eingaben. Anbieter, die diesen Trend aufgreifen, steigern Sicherheit und Effizienz.
• Anpassung und Branding: Immer mehr Softwarelösungen erlauben es Unternehmen, Besucheroberflächen mit eigenen Logos und Workflows zu individualisieren. Das hilft, ein professionelles Auftreten zu sichern und ein konsistentes Markenerlebnis zu bieten.
• Nachhaltigkeitsfunktionen: Anbieter integrieren umweltfreundliche Optionen wie digitale Ausweise und papierlose Anmeldungen. Diese Trends unterstützen Unternehmen dabei, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern und dennoch effizient zu bleiben.

Was ist eine Besuchermanagement-Software?

Eine Besuchermanagement-Software ist ein System, das Organisationen dabei unterstützt, Besucher zu verwalten und nachzuverfolgen, die deren Gelände betreten. Diese Tools werden typischerweise von Office Managern, Empfangspersonal und Sicherheitsmitarbeitern genutzt, um die Sicherheit zu erhöhen und das Besuchererlebnis zu verbessern. Funktionen wie kontaktloses Einchecken, KI-Auswertungen und Gesichtserkennung sorgen für effiziente Besucherabwicklung und Sicherheit.

Insgesamt bieten diese Tools einen Mehrwert, indem sie für ein sicheres und organisiert ablaufendes Besuchererlebnis in Unternehmen sorgen.

Funktionen von Besuchermanagement-Software

Achten Sie bei der Auswahl des besten Besuchermanagement-Systems auf die folgenden Schlüsselfunktionen:

• Kontaktloses Einchecken: Ermöglicht es Besuchern, sich per Smartphone einzuchecken, verringert physischen Kontakt und erhöht die Sicherheit.
• Vorab-Registrierung für Besucher: Gäste können sich bereits vorab registrieren, was den Check-in-Prozess beschleunigt und Wartezeiten reduziert.
• Gesichtserkennung: Bietet eine schnelle und sichere Identifikation ohne Ausweise oder manuelle Eingabe.
• Sofortige Benachrichtigungen: Informiert Gastgeber, sobald ihre Besucher eingetroffen sind, und verbessert Kommunikation sowie Koordination.
• Anpassbare Workflows: Unternehmen können den Check-in-Prozess individuell anpassen und so das Besuchererlebnis optimieren.
• Echtzeit-Analysen: Liefert Einblicke in Besuchermuster und Trends zur Optimierung von Abläufen.
• Batches drucken: Erstellt Besucherausweise für eine einfache Identifikation und erhöhte Sicherheit.
• Evakuierungsmanagement: Gewährleistet Sicherheit, indem Besucher während Notfällen erfasst und Evakuierungsanweisungen bereitgestellt werden.
• Schreibtisch- oder Raumbuchung: Viele Besuchermanagementsysteme bieten zusätzliche Funktionen für hybride Arbeitsplätze, wie etwa interne Schreibtischreservierungssysteme oder Meetingraum-Buchungstools.
• Integrationsmöglichkeiten: Verbindet sich mit bestehenden Tools, wie Kalendern oder Zutrittskontrollen, um Abläufe zu vereinfachen.
• Sicherheitsmaßnahmen: Setzt Maßnahmen wie Datenverschlüsselung und Compliance-Management um, um sensible Informationen zu schützen.

Vorteile von Besuchermanagement-Software

Die Einführung von Besuchermanagement-Software bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Auf diese können Sie sich freuen:

• Erhöhte Sicherheit: Funktionen wie Gesichtserkennung und Besucherausweise stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Zutritt erhalten.
• Gesteigerte Effizienz: Kontaktloses Einchecken und Vorab-Registrierung beschleunigen den Besucherprozess und entlasten die Verwaltung.
• Bessere Kommunikation: Sofortige Benachrichtigungen halten Ihr Team über Besuchereingänge auf dem Laufenden und verbessern die Koordination.
• Daten-Einblicke: Echtzeit-Analysen bieten wertvolle Informationen zu Besuchertrends und unterstützen fundierte Entscheidungen.
• Anpassbares Besuchererlebnis: Individuelle Workflows und Branding-Optionen ermöglichen ein Besuchererlebnis passend zu Ihren Anforderungen.
• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften: Sicherheitsmaßnahmen und Funktionen zur Datenverwaltung helfen Ihnen, branchenspezifische Vorgaben zu erfüllen und sensible Daten zu schützen.

Kosten & Preise für Besuchermanagement-Software

Für die Auswahl einer Besuchermanagement-Software ist es wichtig, die verschiedenen Preismodelle und Tarife zu kennen. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße, Zusatzmodulen und mehr. 

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen von Besuchermanagement-Lösungen:

Vergleichstabelle für Besuchermanagement-Software

Wie geht es weiter?

Wenn Sie gerade verschiedene Besuchermanagement-Softwares recherchieren, verbinden Sie sich kostenlos mit einem SoftwareSelect-Berater für Empfehlungen.

Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von passenden Lösungen. Sie werden sogar während des gesamten Kaufprozesses unterstützt, inklusive Preisverhandlungen.