Die 10 besten Besucher­management-Software-Lösungen 2026: Im Test

Tactic hilft Arbeitsplätzen, den Besucherstrom und die Schreibtischbuchungen zu verwalten, indem es Office Managern und HR-Teams Werkzeuge zur Koordination von Ankünften, Verfolgung der Auslastung und Schaffung eines reibungslosen Erlebnisses für Gäste und Mitarbeitende bietet.

Für wen eignet sich Tactic am besten?

Tactic ist ideal für mittelgroße Unternehmen, die hybride Arbeitsplätze managen und Besucherankünfte mit Schreibtisch- und Raumreservierungen für Mitarbeitende koordinieren müssen.

Warum habe ich Tactic ausgewählt?

Tactic hat seinen Platz auf meiner Shortlist verdient, weil mir gefällt, wie es die Besucher-Check-in direkt mit der Schreibtisch- und Raumreservierung auf einer Plattform verknüpft. Wenn ein Gastgeber eine Vorab-Registrierung verschickt, sind Ankunftsinformationen und Parkhinweise enthalten – so stehen Gäste bei ihrer Ankunft nicht im Unklaren. Außerdem gefällt mir, dass Host-Benachrichtigungen sofort über Slack oder Microsoft Teams ausgelöst werden, sobald ein Besucher eincheckt, sodass niemand im Empfangsbereich warten muss. Die Möglichkeit, NDAs und individuelle Formulare direkt beim Check-in unterschreiben zu lassen, halte ich für sehr nützlich für Compliance-orientierte Teams.

Tactic-Hauptfunktionen

• Vorab-Registrierung und Einladungen für Besucher: Gastgeber senden Gästen eine Einladung mit Hinweisen zum Check-in, Parkinformationen und Ankunftsanweisungen, bevor sie das Büro betreten.
• Digitale Ausweisgenerierung: Tactic erstellt und druckt bzw. zeigt Besucherausweise mit Namen, Gastgeber und Zugangsberechtigungen des Gastes beim Check-in automatisch an.
• Besuchshistorie und Audit-Protokoll: Sämtliche Besucherdaten werden sicher gespeichert und sind durchsuchbar – Compliance-Teams erhalten so eine zuverlässige Nachweisdokumentation für Sicherheitsprüfungen.
• Integration physischer Zugangssysteme: Tactic verbindet Check-in-Daten mit Zutrittskontrollsystemen, sodass Gästeberechtigungen zusammen mit ihrem Besuch verwaltet werden können.

Tactic-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

Archie ist eine Besucherverwaltungslösung für Büros, Coworking-Spaces und flexible Arbeitsplätze, die den Gästebesuch vereinfachen, die Sicherheit verbessern und sowohl Besuchern als auch Mitarbeitenden ein reibungsloses Erlebnis bieten möchten.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie passt besonders gut für Office-Manager und Arbeitsplatzteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die eine strukturierte und professionelle Lösung für das Besucher-Check-in benötigen.

Warum ich Archie ausgewählt habe

Archie hat sich in meiner Auswahlliste einen Spitzenplatz gesichert, weil es die Automatisierung der Besucherregistrierung konsequent umsetzt. Mir gefällt, dass man für verschiedene Besuchsarten separate Check-in-Abläufe erstellen kann: Zum Beispiel löst ein Vorstellungsgespräch ein HR-Formular und die Fotofunktion aus, während ein Technikereinsatz einen komplett anderen Ablauf durchläuft – und das alles ohne Einsatz der Rezeption. Die Vorabregistrierung ist ein weiteres Feature, das ich wirklich praktisch finde: Gastgeber können Besuche im Voraus planen, Gäste erhalten eine E-Mail mit Wegbeschreibung und allen erforderlichen Dokumenten zur Unterschrift vor dem Eintreffen, sodass das eigentliche Einchecken nur noch per QR-Code-Scan erfolgt. Die Automatisierungen erlauben darüber hinaus, Check-out-Prozesse zu definieren, zeitlich begrenzte Zugangsregeln festzulegen und Sofortbenachrichtigungen an die Gastgeber via Slack oder Microsoft Teams auszulösen, sobald ein Gast angekommen ist.

Archie: Wichtige Funktionen

• Besucherausweise drucken: Automatische Erstellung und Ausgabe gebrandeter Besucherausweise beim Check-in mit Name, Foto, Gastgeber und Besuchszeit.
• Watchlist-Prüfung: Abgleich von Besuchern mit einer individuellen Watchlist beim Check-in; ggf. automatische Benachrichtigung von Sicherheits- oder Empfangspersonal, bevor Zutritt gewährt wird.
• Besucherprotokoll und Berichte: Echtzeit-Übersicht über aktuelle und frühere Besucher mit exportierbaren Protokollen für Compliance- und Prüfzwecke.
• Schreibtisch- und Raumreservierung: Ermöglicht Besuchern und Mitarbeitenden, direkt im System Arbeitsplätze und Besprechungsräume im Zuge der Registrierung zu buchen.

Archie Integrationen

Integrationen sind unter anderem Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, GoCardless, QuickBooks und Xero.

Greetly by OfficeSpace ist ein Besucherverwaltungssystem, das darauf ausgelegt ist, das Besuchererlebnis zu optimieren, die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen und anpassbare, kontaktlose Check-ins zu unterstützen. Es hilft Organisationen dabei, die Registrierung von Gästen zu automatisieren, Compliance-Anforderungen einzuhalten und ein vollständig gebrandetes Besuchererlebnis zu schaffen.

Warum ich Greetly by OfficeSpace ausgewählt habe: Ich habe Greetly by OfficeSpace wegen seines starken Fokus auf Sicherheit und Komfort ausgewählt. Die Besucherüberprüfungsfunktion stellt sicher, dass jeder Gast vor dem Eintritt ordnungsgemäß identifiziert wird, was die Sicherheit vor Ort erhöht. Die kontaktlose Anmeldung per Smartphone unterstützt moderne Hygienestandards und beschleunigt den Check-in-Prozess. Zusätzlich ermöglicht Greetlys individuell anpassbares Branding Unternehmen, einen professionellen und markengerechten ersten Eindruck bei Besuchern zu hinterlassen.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen sofortige Benachrichtigungen der Mitarbeitenden über mehrere Kanäle, den Druck von Besucherausweisen zur klaren Identifizierung, cloudbasierte digitale Besucherregister, Erfassung von eSignaturen und NDAs, Aufnahme von Besucherfotos sowie Wärmebild-Temperaturmessungen. Greetly unterstützt außerdem flexible Workflows und gewährleistet eine hohe Sicherheit und Compliance, was Unternehmen bei einem effizienten und professionellen Besuchermanagement unterstützt.

Integrationen umfassen Active Directory, Azure AD, Google Workspace, Google Chat, Microsoft Teams, Slack, Zapier, Satellite Deskworks, Rippling und essensys Operate.

Kadence ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Besuchsplanung vereinfachen, Check-ins automatisieren und die Sicherheit für Gäste und Mitarbeitende erhöhen möchten.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für hybrid-orientierte Unternehmen, die eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Büroanwesenheit, Schreibtischbuchungen und Besucherzugängen an mehreren Standorten benötigen.

Warum ich Kadence ausgewählt habe

Ich habe Kadence ausgewählt, weil sein KI-Assistent Besuchereinladungen vollständig automatisiert übernimmt. Anstatt Termine manuell zu koordinieren, kann ich mit einem einzigen Prompt in Slack oder Microsoft Teams den gesamten Ablauf starten – von der Einladung über die Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung bis hin zur Benachrichtigung des Gastgebers. Besonders gefällt mir, dass die Verwaltung von Pre-Arrival-Dokumenten im gleichen Ablauf integriert ist, sodass Gäste bereits bei Ankunft konform sind. Automatisierte, KI-gesteuerte Koordination vom Einladen bis zum Eintreffen verschafft Kadence einen klaren Vorteil im Besuchermanagement.

Wichtige Funktionen von Kadence

• Interaktive Grundrisse: Live-Anzeige einer farbcodierten Übersicht des Büros, um die Verfügbarkeit von Schreibtischen, die Standorte von Teams und die Beliebtheit von Räumen in Echtzeit zu sehen.
• Anwesenheitsverfolgung: Überwachen Sie die Büroanwesenheit nach Team, Abteilung oder Standort und vergleichen Sie die tatsächliche Präsenz mit den Vorgaben der Hybrid-Policy.
• Intelligente Buchungsvorschläge: KI-generierte Empfehlungen für freie Schreibtische, basierend darauf, wann Ihre Teammitglieder im Büro sind.
• Workplace-Analyse-Dashboard: Abruf von Auslastungstrends, Spitzenzeiten und Flächennutzungsdaten zur Unterstützung von Immobilien- und Policy-Entscheidungen.

Kadence-Integrationen

Es gibt Integrationen für Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.

Hybrid Hero ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, den Zugang von Besuchern zu verwalten, die Belegung zu überwachen und die Raumnutzung in Büros, Coworking Spaces und hybriden Arbeitsumgebungen zu optimieren.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich besonders für mittelständische und große Unternehmen, die den Zugang von Besuchern und Auftragnehmern an mehreren Standorten steuern möchten.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

Hybrid Hero überzeugt, indem es Besucher- und Auftragnehmermanagement mit weiteren Tools für Arbeitsplatzbetrieb wie Schreibtischbuchung, Parkraummanagement und Belegungsverfolgung auf einer einzigen Plattform kombiniert. Das System bietet eine zentrale Übersicht über alle Standorte, einschließlich Besuchsaktivitäten und Anwesenheitsdaten vor Ort, was die Koordination am Arbeitsplatz und Compliance-Prozesse in größeren Organisationen unterstützt.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Besucher- und Auftragnehmermanagement: Verwaltung von Check-ins für Besucher und Auftragnehmer mit Vorabregistrierung, Benachrichtigungen an Gastgeber und zentraler Zugangsnachverfolgung für alle Standorte.
• Digitales Besuchertagebuch: Pflege durchsuchbarer, zeitgestempelter Aufzeichnungen über Besucher- und Auftragnehmeraktivitäten für Audits und operative Transparenz.
• Echtzeit-Überblick über Anwesenheit im Notfall: Überwachung der aktuellen Anwesenheit an allen Standorten zur Unterstützung von Sicherheit und Evakuierungen am Arbeitsplatz.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Überwachung von Besucheraktivitäten, Berichten und Arbeitsplatzbetrieb an unterschiedlichen Standorten über ein zentrales Dashboard.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD, Google Workspace sowie individuelle Workflows über eine API.

elia ist eine Besucherverwaltungsplattform mit einem Kiosk-basierten Check-in-System, Ausweisdruck, Gastgeberbenachrichtigungen, Dokumentenunterzeichnung und Notfall-Evakuierungstracking, entwickelt für Arbeitsplätze mit mehreren Standorten.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Facility- und Workplace-Teams, die den Besucherfluss an mehreren Bürostandorten oder auf Firmen-Campus steuern und verwalten.

Warum ich elia ausgewählt habe

Ich habe elia ausgewählt, weil es sehr viel Kontrolle über den Ausweisdruck und die Besucherklassifizierung bietet. Sie können verschiedene Besuchergruppen anlegen (z. B. Auftragnehmer, Gäste, Bewerber, VIPs) und für jede Gruppe individuelle Check-in-Workflows, Ausweisvorlagen und Datenerfassungsfelder konfigurieren. Das bedeutet, dass ein Ausweis für Auftragnehmer andere Informationen anzeigen kann als ein Gästebadge, automatisch beim Check-in ausgedruckt. In Kombination mit der Aufnahme des Besucherfotos wird der Ausweis zu einem echten Identifikationsmittel statt nur zu einem bedruckten Schild.

elia Hauptfunktionen

• Vorabregistrierung: Senden Sie Besuchern vorab einen Registrierungslink, damit deren Daten schon vor Ankunft erfasst werden und der Check-in-Prozess am Besuchstag schneller abläuft.
• Host-Benachrichtigungen: Benachrichtigen Sie die besuchte Person per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams sofort, sobald ihr Besuch am Kiosk eincheckt.
• Dokumentenunterzeichnung beim Check-in: Lassen Sie Besucher NDAs, Sicherheitsfreigaben oder individuelle Dokumente direkt im Check-in-Prozess digital unterschreiben.
• Besucherprotokoll-Export: Zugriff auf ein vollständiges, mit Zeitstempeln versehenes Protokoll aller Besuche an den Standorten — exportierbar als CSV für Audits oder Sicherheitsüberprüfungen.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Slack und spezifischen Tools aus diesen Ökosystemen, einschließlich Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook. 

Othership ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die für Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die hybride Arbeit koordinieren, den Zugang von Gästen verwalten und Büroräume für sowohl Mitarbeitende als auch Besucher optimal nutzen möchten.

Für wen ist Othership am besten geeignet?

Othership eignet sich besonders für Unternehmen mit Hybrid-Ansatz, die flexible Schreibtischbuchungen, Besprechungsräume und Besucherzugänge in gemeinsam genutzten Büroumgebungen verwalten müssen.

Warum ich Othership ausgewählt habe

Ich habe Othership in meine Top-Auswahl aufgenommen, da es eines der wenigen Besucher-Management-Tools ist, das den Gästezugang direkt in ein umfassendes System für die flexible Arbeitsplatzbuchung integriert. Während die meisten Besuchermanagement-Tools Gäste als separaten Arbeitsablauf behandeln, verbindet Othership die Besucherplanung mit Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchungen an einem Ort. Wird ein Gast ins Büro eingeladen, kann der Gastgeber gleichzeitig für diesen Besuch einen Raum oder Schreibtisch buchen, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen. Außerdem gefällt mir, dass interaktive Grundrisse in Othership es Administratoren ermöglichen, zu koordinieren, wo Besucher und Mitarbeitende an einem bestimmten Tag sitzen – besonders nützlich, wenn die Büroauslastung von Woche zu Woche schwankt.

Wichtige Funktionen von Othership

• Gästeeinladungen über mehrere Kanäle: Laden Sie Gäste ein und verwalten Sie diese von Ihrem Telefon, Kalender, der App oder einem Eingangstablet aus – ganz ohne dediziertes Empfangsgerät.
• Compliance-Datenexport: Exportieren Sie Besuchsprotokolle und Prüfdaten bei Bedarf, um Compliance-Anforderungen ohne manuelle Aufzeichnungen zu erfüllen.
• Mitarbeiter-Feedback sammeln: Bitten Sie Mitarbeitende darum, Feedback zu geben, defekte Einrichtungen zu melden und Probleme direkt über die Plattform zu kennzeichnen.
• Analysen zur Raumauslastung: Analysieren Sie in Echtzeit die Büroauslastung, Buchungstrends und Arbeitsplatzpräferenzen zur Unterstützung der Raumplanung.

Othership-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Google Workspace, MS Teams, Slack, Zoom, und eine API für individuelle Anbindungen ist verfügbar.

Proxyclick ist eine Besucherverwaltungsplattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die sichere, anpassbare Check-in-Erlebnisse und Compliance-Kontrollen benötigen. Sie hilft Facility-Teams und Sicherheitsfachleuten dabei, Besucher, Auftragnehmer und Lieferungen an mehreren Standorten zu verwalten.

Für wen ist Proxyclick am besten geeignet?

Proxyclick eignet sich besonders für große Unternehmen und Organisationen mit mehreren Standorten, die ein zentrales Besuchermanagement mit fortschrittlichen Sicherheits- und Compliance-Kontrollen benötigen.

Warum ich Proxyclick ausgewählt habe

Proxyclick verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste vor allem deshalb, weil es die Komplexität des Besuchermanagements im Unternehmensmaßstab hervorragend meistert. Besonders gefällt mir die Watchlist-Funktion – Sie können eine interne Beobachtungsliste erstellen und sie mit Drittsystemen zur Überprüfung verbinden, sodass Sicherheitsteams bestimmte Besucher kennzeichnen oder blockieren können, bevor sie überhaupt an der Rezeption erscheinen. Auch die Integration von Zutrittskontrollen ist ein Highlight für große Standorte: Proxyclick synchronisiert Besucherdaten direkt mit Ihrem bestehenden Zutrittssystem und kann vor Ort QR-Codes oder RFID-Karten ausstellen, sodass sich Besucher ohne Engpässe am Empfang im Gebäude bewegen können. Für Organisationen, die mehrere Standorte verwalten, ist die Möglichkeit, Besucherabläufe, Eingänge und Ausweisdrucke je Standort zentral über das Admin-Panel zu konfigurieren, im großen Maßstab wirklich praktisch.

Proxyclick – Hauptfunktionen

• Benachrichtigung des Ansprechpartners: Automatische SMS- oder E-Mail-Benachrichtigung an den Gastgeber, sobald sein Besucher eintrifft.
• Vorabregistrierung: Besucher im Voraus hinzufügen und Karten, Zugangsvoraussetzungen sowie Kontaktdaten vor dem Besuch bereitstellen.
• Gästeausweise und WLAN-Zugangsdaten: Angepasste, gedruckte Ausweise und personalisierte WLAN-Zugangsdaten für jeden Besucher beim Check-in ausstellen.
• Aufzugssteuerung mit Zielauswahl: Besucher werden durch die Anbindung an das Aufzugssystem automatisch auf die richtige Etage geleitet.

Proxyclick-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Cisco Webex, Honeywell, LenelS2, Genetec, Avigilon, Okta, Azure Active Directory und Google Workspace.

WorkInSync ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Besucher-Check-ins vereinfachen, hybride Arbeitsbereiche verwalten und die Sicherheit vor Ort für Mitarbeitende und Gäste erhöhen möchten.

Für wen ist WorkInSync am besten geeignet?

WorkInSync eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen mit hybriden oder flexiblen Arbeitsplätzen, in denen die Koordination von Besucherzugängen sowie die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen zum täglichen Geschäft gehört.

Warum ich WorkInSync gewählt habe

WorkInSync steht auf meiner Auswahlliste, weil es eines der wenigen Besuchermanagement-Tools ist, das tatsächlich um flexible Arbeitsbereiche herum entwickelt wurde – und nicht einfach darauf aufgesetzt ist. Mir gefällt, dass der Besucher-Check-in direkt mit der Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchung verbunden ist, sodass bei der Ankunft eines Gasts der Arbeitsplatz des Gastgebers bereits reserviert ist. In der Praxis bedeutet das, mein Team kann Besucher im Voraus anmelden, ihnen einen QR-Code-basierten Zugang zuweisen und die Buchung des Gastgebers für Schreibtisch oder Raum alles über dieselbe Plattform koordinieren. Die Funktion für individuelle Workflows ermöglicht es zudem, Benachrichtigungstexte und Freigabeschritte je nach Besuchstyp anzupassen – nützlich, wenn verschiedene Teams an unterschiedlichen Tagen unterschiedliche Zugangsanforderungen haben.

Wichtige Funktionen von WorkInSync

• Gebrandete Check-in-Bildschirme: Passen Sie Check-in-Kioske mit Ihrem Firmenlogo, Farben und Mitteilungen an, um Ihren Besuchern ein konsistentes Vor-Ort-Erlebnis zu bieten.
• Besucherverzeichnis und Berichte: Verfolgen Sie Besuchshistorien, Gastgeberdaten und Zugangsverhalten in einer zentralen Übersicht, die für Audits oder Compliance-Reviews exportiert werden kann.
• Host-Benachrichtigungen über Microsoft Teams oder E-Mail: Gastgeber werden automatisch informiert, sobald ihr Gast eintrifft, und müssen daher nicht den Empfang eigenständig im Blick behalten.
• Notfall- und Evakuierungsmanagement: Greifen Sie im Notfall auf eine Echtzeitliste aller Gäste vor Ort zu, um sie schnell zu erfassen und eine sichere Evakuierung zu unterstützen.

Integrationen von WorkInSync

Zu den Integrationen zählen Microsoft Teams, Google Workspace, Outlook, OneLogin, Okta, Active Directory, Slack, Zoom, Cisco Webex und ServiceNow.

Robin unterstützt Unternehmen dabei, Besucher, Arbeitsplätze und Besprechungsräume in dynamischen Büroumgebungen zu verwalten. So können Teams am Arbeitsplatz den Zugang für Gäste koordinieren, die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten und allen, die das Büro betreten, ein einladendes Erlebnis bieten.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin passt ideal zu mittelgroßen bis großen Unternehmen mit Hybridarbeitsmodellen, die eine Besucherverwaltung als Teil einer umfassenden Plattform für Arbeitsplatzmanagement benötigen.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Robin gehört zu meinen Favoriten, weil es eines der wenigen Besuchermanagement-Tools ist, die direkt in eine hybride Arbeitsplatzplattform integriert sind. Mir gefällt, dass die Besucheranmeldung nicht isoliert ist – sie steht im Zusammenhang mit Arbeitsplatzreservierungen, Buchungen von Besprechungsräumen und Echtzeit-Bürokarten. Wenn ein Kunde vor Ort ankommt, erhält mein Team automatisch eine Benachrichtigung über Slack oder per E-Mail und der Besucher hat bereits alle notwendigen Dokumente wie NDAs oder Gesundheitsfragebögen im Voraus ausgefüllt. Besonders praktisch ist die Funktion für Sammelbesuchereinladungen, auf die ich mich bei größeren Veranstaltungen verlasse – das Hochladen einer CSV spart viel manuelle Eingabezeit.

Wichtige Funktionen von Robin

• Empfangsbildschirme: Selbstbedienungskioske ermöglichen es Besuchern, sich eigenständig zu registrieren und einzuchecken – ganz ohne Unterstützung durch das Personal.
• Paketmanagement: Erfassen, verfolgen und verwalten Sie eingehende Sendungen mit Empfängerbenachrichtigungen und Status-Updates zur Lieferung.
• Individuelle Formulare: Erstellen Sie Registrierungsformulare mit eigenen Fragen und Feldern, um genau die Besucherinformationen zu erfassen, die Ihr Büro benötigt.
• Export von Besucherdaten: Protokollieren und exportieren Sie Datensätze über Gäste für Sicherheitsüberprüfungen und Compliance-Berichte.

Robin-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack und eine API für individuelle Anbindungen.