Die 10 besten Softwares zur Hot-Desk-Buchung im Test 2026

Wenn Sie derzeit auf Tabellen, E-Mails oder umständliche Tools zurückgreifen, um zu verwalten, wer wo sitzt, sind Sie wahrscheinlich bereits auf überfüllte Arbeitsplätze, ungenutzten Raum, Doppelbuchungen und frustrierte Mitarbeitende gestoßen. Die richtige Lösung kann Arbeitsplatzreservierungen automatisieren, die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigen, Planungskonflikte reduzieren und Ihrem Team ermöglichen, den idealen Platz mit nur wenigen Klicks zu buchen.

Diese Plattformen liefern Ihnen außerdem verwertbare Einblicke in die Raumnutzung und helfen Ihnen dabei, datengestützte Entscheidungen über Büroaufteilung, Kapazitätsplanung und Ressourcenverteilung zu treffen.

Beste Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testversionen und Demodetails meiner besten Softwareauswahlen zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen zusammen, damit Sie die beste Software für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Skedda	Am besten geeignet für anpassbare Buchungsregeln und ‑richtlinien	30 Tage kostenlose Testversion der Premium-Version	Ab $7/Monat	Website
2	Eden	Am besten für eine vollständige Arbeitsplatzsuite	14 Tage kostenlose Testversion	Ab $2.25/Schreibtisch/Monat	Website
3	OfficeSpace	Am besten geeignet für KI-gestützte Schreibtischbuchung	Kostenlose Demo Book Demo	Preise auf Anfrage Get Custom Pricing	Website
4	Kadence	Am besten geeignet für visuelle, datenbasierte Arbeitsplatzkoordination.	14 Tage kostenlose Testphase + kostenlose Demo	Ab $4/aktiver Nutzer/Monat	Website
5	anny	Am besten für interaktive 3D-Bürokarten	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $2/Ressource/Monat	Website
6	Robin	Am besten für Mitarbeitenden-Produktivitätsfunktionen	14 Tage kostenlos testen	Ab $1.500 USD/Jahr für die Basic-Service-Stufe	Website
7	elia	Am besten für Echtzeit-Belegungsanalysen	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $500/Monat Get Custom Pricing	Website
8	Hybrid Hero	Am besten geeignet für Governance-orientierte Arbeitsplatzverwaltung	Kostenlose Testversion verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
9	Whatspot	Ideal für kleine Arbeitsbereiche mit einfachen Anforderungen	Kostenloser Tarif verfügbar	Ab $16/Monat	Website
10	Archie	Am besten geeignet für hybride Arbeitszeitmodelle	Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen	Ab $2.8/Schreibtisch/Monat	Website

Best Hot Desk Booking Software in 2026 Compared

Bewertungen der besten Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen

Nachfolgend finden Sie ausführliche Beschreibungen meiner 10 besten Softwarelösungen zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen, einschließlich Zusammenfassungen ihrer wichtigsten Funktionen und der Gründe, warum ich sie in diese Liste aufgenommen habe. Jedes dieser Systeme kann Ihnen helfen, Büroräume optimal zu nutzen und eine produktive, sichere Arbeitsumgebung zu schaffen. Weitere Optionen finden Sie in den 30 zusätzlichen Systemen weiter unten.

1

Skedda

Am besten geeignet für anpassbare Buchungsregeln und ‑richtlinien

• 30 Tage kostenlose Testversion der Premium-Version
• Ab $7/Monat

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Skedda ist eine Desk- und Raum-Buchungsplattform, die für Büros, Coworking Spaces und hybride Teams entwickelt wurde, die eine flexible Möglichkeit benötigen, Hot-Desk-Reservierungen zu verwalten und die Nutzung von Arbeitsplätzen zu optimieren.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda eignet sich besonders für hybride Organisationen und Coworking-Betreiber, die ein Self-Service-Buchungssystem mit klarer Übersicht über die Nutzung gemeinschaftlicher Flächen benötigen.

Warum habe ich Skedda gewählt?

Skedda gehört zu meinen Favoriten, weil mir gefällt, wie die interaktiven Grundrisse die Desk-Buchung visuell und intuitiv machen. Wenn ich in Skedda einen Grundriss einrichte, wird dieser individuell gestaltet, um dem tatsächlichen Büro-Layout zu entsprechen, sodass Mitarbeitende in Echtzeit genau sehen können, welche Schreibtische verfügbar sind, und direkt über die Karte buchen können. Besonders gefällt mir die Funktion 'Nachbarschaften', mit der Schreibtische nach Team oder Abteilung gruppiert werden können, sodass Mitarbeitende leicht ihre Kolleginnen und Kollegen finden und sich in ihrer Nähe hinsetzen können. Jeder Schreibtisch kann außerdem mit einem eigenen Bild dargestellt werden, was den Mitarbeitenden bei der Auswahl eines bestimmten Platzes hilft, anstatt einfach eine Nummer aus einer Liste auszuwählen.

Skedda Hauptfunktionen

• Buchungsregel-Engine: Individuelle Bedingungen festlegen, wer wann und wie lange Schreibtische buchen darf, inklusive Vorausbuchungslimits und Steuerung wiederkehrender Reservierungen.
• Microsoft 365 und Google Workspace Synchronisierung: Skedda mit dem Kalender verbinden, damit Desk-Buchungen automatisch neben den Meetings erscheinen.
• Nutzungsanalyse-Dashboard: Belegungs-Trends und Buchungsmuster der Arbeitsplätze über die Zeit auswerten.
• Benutzerzugriffssteuerung: Unterschiedliche Buchungsrechte an Einzelpersonen, Teams oder Benutzergruppen zuweisen, um zu steuern, wer Zugang zu bestimmten Flächen hat.

Skedda Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Xero, QuickBooks, ServiceNow, Okta und Trello.

Pros and Cons

Pros:

• Self-Service-Buchung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich
• Visuelle Grundrisse machen die Platzwahl für Nutzende intuitiv
• Tiefe Kalenderintegration verhindert Doppelbuchungen und Fehler

Cons:

• Einige fortgeschrittene Buchungsregel-Konfigurationen können komplex sein
• Preisstufen der Premium-Version steigen bei vielen Flächen/Nutzenden schnell an

New Product Updates from Skedda

August 9 2026

Skedda Expands Visit Exports With Custom Field Data

Skedda adds Summary and Breakdown visit exports with custom field data, filter support, and XLSX or CSV formats. These updates give teams more flexibility when exporting visit- and visitor-level information for reporting and analysis. For more information, visit Skedda’s official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website
• Read my in-depth review of Skedda
• Explore best alternatives to Skedda
• OfficeSpace vs. Skedda
• deskbird vs. Skedda
• elia vs. Skedda

2

Eden

Am besten für eine vollständige Arbeitsplatzsuite

• 14 Tage kostenlose Testversion
• Ab $2.25/Schreibtisch/Monat

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Eden bietet Teams am Arbeitsplatz eine flexible Plattform zur Verwaltung von Hot-Desk-Buchungen, Flächenreservierungen und Arbeitsplatzlogistik und hilft Unternehmen jeder Größe, Büroflächen zu optimieren und hybrides Arbeiten zu unterstützen.

Für wen ist Eden am besten geeignet?

Eden ist besonders gut geeignet für mittelständische bis große Unternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen, die Schreibtischbuchung, Besuchermanagement und Flächenplanung in einer Plattform vereinen möchten.

Warum ich Eden ausgewählt habe

Eden hat sich einen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es Hot-Desk-Buchung, Raumplanung, Besuchermanagement und Facility-Ticketing in einer einzigen Plattform vereint. Mir gefällt, dass mein Team nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln muss, um am selben Tag eine Schreibtischreservierung und einen Besucher-Check-in zu erledigen. Die interaktiven Grundrisskarten zeigen in Echtzeit, welche Schreibtische verfügbar sind, und mit der 'Neighborhood'-Gruppierungsfunktion können wir Sitzplätze nach Teams organisieren. Edens Schreibtischbuchung ist direkt mit der Auslastungsanalyse verbunden, sodass ich Berichte darüber ziehen kann, wie oft Schreibtische in verschiedenen Bürobereichen genutzt werden.

Eden Hauptfunktionen

• Stundenweise Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können einen Schreibtisch für bestimmte Stunden statt für den ganzen Tag reservieren, wodurch Platz in ungenutzten Zeiten frei wird.
• Filterung nach Schreibtischausstattung: Mitarbeitende filtern verfügbare Schreibtische nach z.B. Monitoren oder Stehtischen, um den passenden Arbeitsplatz vor der Buchung zu finden.
• Internes Ticketing: Mitarbeitende geben IT-, HR- oder Facility-Anfragen direkt aus Slack, Teams oder im Web als Tickets auf, alle in einem Dashboard verwaltet.
• Automatischer standortbasierter Check-in: Eden erkennt, wann Mitarbeitende im Büro ankommen, und checkt sie automatisch für ihre Schreibtischreservierung ein.

Eden-Integrationen

Integrationen umfassen Brivo, Kisi, Openpath, Azure Active Directory, Okta, BambooHR, Gusto, Hibob, Microsoft Teams und Slack.

Pros and Cons

Pros:

• Schreibtischbuchung über Slack oder Teams möglich
• Stundenweise Buchungen geben selten genutzte Schreibtische für andere frei
• Modulare Preisgestaltung – Sie zahlen nur für das, was Sie nutzen.

Cons:

• Wiederkehrende stundenweise Reservierungen werden noch nicht unterstützt
• Das Hochladen und Einpflegen von Grundrissen erfordert anfänglichen Aufwand

LEARN MORE ABOUT EDEN:

• Check out Eden on their website

3

OfficeSpace

Am besten geeignet für KI-gestützte Schreibtischbuchung

• Kostenlose Demo
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

OfficeSpace ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Hot-Desk-Buchungen vereinfachen, die Raumauslastung optimieren und flexible Arbeitsmodelle mit interaktiven Grundrissen und Echtzeit-Verfügbarkeit unterstützen möchten.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich gut für mittelständische bis große Unternehmen mit hybriden Arbeitsmodellen, die eine strukturierte, datenbasierte Kontrolle über gemeinsam genutzte Arbeitsplätze und Büroräume benötigen.

Warum ich OfficeSpace ausgewählt habe

OfficeSpace verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste vor allem wegen AI Canvas, seiner Suite zweckorientierter Workplace-KI-Agenten, die die Art und Weise der Arbeitsplatzbuchung grundlegend verändern. Besonders beeindruckt mich der Workplace Experience Agent – er macht intelligente Vorschläge für Arbeitsplätze, die darauf basieren, wo die Teammitglieder sitzen, wo Meetings stattfinden und nach bisherigen Buchungsmustern. Anstatt also den Grundriss zu durchsuchen und zu rätseln, wo man sitzen soll, erhält man eine Empfehlung, die wirklich widerspiegelt, wie das eigene Team das Büro nutzt. Zusätzlich erinnern Echtzeit-Buchungshinweise Mitarbeitende, die vergessen haben, einen Arbeitsplatz zu buchen, und schlagen sofort Plätze in der Nähe von Kolleg:innen vor. Diese proaktiven Hinweise in Verbindung mit kontextsensitiven Empfehlungen unterscheiden OfficeSpace von Tools, die nur die Verfügbarkeit anzeigen.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Interaktive Grundrisse: Visuelle, aktuelle Karten des Büros durchstöbern und prüfen, welche Schreibtische, Räume und Bereiche vor der Buchung verfügbar sind.
• Verwaltung von Bereichen und Zonen: Arbeitsplätze bestimmten Teams oder Abteilungen zuweisen, damit Gruppen zusammen in zugewiesenen Bürobereichen sitzen.
• Schreibtischbuchung über Microsoft Teams und Slack: Plätze direkt über bestehende Messaging-Tools reservieren – ohne separate App.
• Analyse-Dashboard zur Belegung: Trends zur Arbeitsplatzauslastung und Raumnutzung verfolgen, um Entscheidungen zu Layout und Kapazität zu treffen.

OfficeSpace-Integrationen

Zu den Integrationen zählen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly und weitere.

Pros and Cons

Pros:

• Umfassende Analysen zur Nutzung und Raumplanung
• Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit per interaktiver Karte
• Ausstattungsfilter unterstützen Mitarbeitende bei der gezielten Auswahl

Cons:

• Einrichtung von Badges/Sensoren erfordert eventuell zusätzliche Hardware/Integration
• Für kleine Büros möglicherweise zu umfangreich

New Product Updates from OfficeSpace

August 9 2026

OfficeSpace Adds Work Order Status and Cost Reports

OfficeSpace adds Work Order Status and Work Order Cost reports for built-in maintenance reporting. These reports help facilities teams track work order activity and costs without relying on manual spreadsheets. For more information, visit OfficeSpace’s official site.

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website
• Read my in-depth review of OfficeSpace
• OfficeSpace vs. Archie
• OfficeSpace vs. Skedda
• OfficeSpace vs. Kadence

4

Kadence

Am besten geeignet für visuelle, datenbasierte Arbeitsplatzkoordination.

• 14 Tage kostenlose Testphase + kostenlose Demo
• Ab $4/aktiver Nutzer/Monat

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Kadence bietet Teams am Arbeitsplatz und Büroverwaltern eine Plattform, um Schreibtische zu buchen, hybride Zeitpläne zu verwalten und die Nutzung der Arbeitsumgebung zu visualisieren. So unterstützt es Unternehmen dabei, flexible Arbeitsmodelle zu koordinieren und Büroflächen optimal zu nutzen.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen mit hybriden Teams, die eine klare Übersicht darüber benötigen, wie Büroflächen tagtäglich genutzt werden.

Warum ich Kadence ausgewählt habe

Ich habe Kadence ausgewählt, weil es Buchungsdaten für Schreibtische in eine wirklich anschauliche und entscheidungsreife Übersicht des Büros verwandelt. Die interaktiven Grundrisse zeigen meinem Team in Echtzeit, wer welchen Platz reserviert hat, welche Bereiche sich füllen und wo Kapazitäten ungenutzt sind – ganz ohne in Berichten wühlen zu müssen. Zusätzlich bündelt das Insights Plus-Dashboard Auslastungsdaten aller Standorte in benutzerdefinierten Analyseansichten. So kann ich Belegungstrends, Muster an Spitzentagen und Teampräsenz im Abgleich mit Hybridrichtlinien an einem Ort nachverfolgen. Diese Kombination aus visueller Grundrissnavigation und individuellen Berichten erleichtert es erheblich, Immobilienentscheidungen mit echten Zahlen statt nur nach Gefühl zu treffen.

Wichtige Funktionen von Kadence

• Schreibtischbuchung: Einzelne Schreibtische oder Bereiche direkt per App oder im Browser reservieren, inklusive Echtzeit-Verfügbarkeit im gesamten Büro.
• Teamplanung: Einsehen, welche Kollegen an einem bestimmten Tag ins Büro kommen, um die Zusammenarbeit optimal abzustimmen.
• Besuchermanagement: Besucher zusammen mit Mitarbeiterbuchungen registrieren und verfolgen, um einen vollständigen Überblick über die tägliche Belegung zu behalten.
• Raumbuchung: Besprechungsräume zusammen mit Schreibtischen reservieren und vor der Bestätigung Verfügbarkeit, Kapazität und Ausstattungsdetails einsehen.

Kadence-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Jira, Zendesk und ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht die einfache Zuweisung von Schreibtischen an Teams oder das Reservieren ganzer "Zonen"
• Analysen verfolgen Auslastung und Nichterscheinen zur Reduzierung unnötiger Flächennutzung
• Live-Grundriss hilft Mitarbeitenden, den passenden Platz zu wählen

Cons:

• Einige erweiterte Anpassungsmöglichkeiten sind eingeschränkt
• Leichte Einarbeitungszeit für Administratoren

New Product Updates from Kadence

September 13 2026

Kadence MCP Comes to Popular AI Assistants

Kadence launches MCP support for Claude, ChatGPT, and Microsoft Copilot to manage workplace tasks and access space insights. This brings booking, scheduling, and reporting into the AI assistants teams already use. For more information, visit Kadence’s official site.

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence
• Explore best alternatives to Kadence

5

anny

Am besten für interaktive 3D-Bürokarten

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $2/Ressource/Monat

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

anny hilft Unternehmen jeder Größe, flexible Arbeitsbereiche zu verwalten, indem es eine visuelle, benutzerfreundliche Plattform zur Buchung von Schreibtischen, Räumen und gemeinsam genutzten Ressourcen in dynamischen Büroumgebungen bietet.

Für wen ist anny am besten geeignet?

anny eignet sich besonders gut für hybrid-orientierte Unternehmen, die eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Schreibtisch- und Raumbuchungen über mehrere Etagen oder Standorte hinweg benötigen.

Warum ich anny ausgewählt habe

anny hat es dank der interaktiven 3D-Bürokarten auf meine Shortlist geschafft, da sie die Navigation und Buchung für Mitarbeitende völlig neu gestaltet. Anstatt durch eine einfache Liste freier Plätze zu scrollen, kann mein Team einen realistischen Grundriss erkunden, sehen, wer wo sitzt, und sich gezielt einen Platz in der Nähe von Kollegen aussuchen. Das Kartendesign-Tool ermöglicht es Administratoren, bei Änderungen im Büro die Pläne einfach zu aktualisieren, damit die Karte stets aktuell bleibt – ganz ohne IT-Unterstützung. Die Navigation für mehrere Etagen und Standorte ist integriert, was besonders für Unternehmen mit mehreren Gebäuden oder Campus nützlich ist.

anny Hauptfunktionen

• Wochenplaner: Plane und verfolge Büro- und Homeoffice-Tage für die gesamte Woche – inklusive Einblick, wann Kolleginnen und Kollegen vor Ort sind.
• Besuchermanagement: Verwalte Gästevoranmeldung, Check-in, Ausweisdruck und NDA-Unterzeichnung direkt auf der Plattform.
• Check-in/Check-out-Tracking: Bestätige die tatsächliche Nutzung von Schreibtischen durch Ein- und Auschecken. So reduzieren Admins No-Shows und behalten die reale Belegung im Blick.
• Buchungsregeln und Zugriffsrechte: Lege individuelle Regeln und Berechtigungen fest, um zu bestimmen, wer welche Schreibtische, Zonen oder Ressourcen buchen darf.

anny Integrationen

Integrierbar mit Personio, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, Zoom, MS Teams, Nuki sowie einer offenen API für individuelle Anbindungen.

Pros and Cons

Pros:

• Verfügbarkeit in Echtzeit verhindert Buchungskonflikte
• Anpassbare Buchungsregeln für unterschiedliche Organisationsbedürfnisse
• Unterstützt Hybrid-Arbeitsumgebungen effektiv

Cons:

• Das Admin-Interface kann in bestimmten Bereichen etwas komplex wirken
• Einige erweiterte Anpassungsfunktionen werden noch entwickelt

LEARN MORE ABOUT ANNY:

• Check out anny on their website

6

Robin

Am besten für Mitarbeitenden-Produktivitätsfunktionen

• 14 Tage kostenlos testen
• Ab $1.500 USD/Jahr für die Basic-Service-Stufe

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Robin ist eine Plattform für Schreibtischbuchung und Arbeitsplatzmanagement, die hybriden Teams hilft, zu koordinieren, wo und wann sie arbeiten. Sie ermöglicht es Mitarbeitenden, einfach Schreibtische zu reservieren, zu sehen, wer im Büro ist, und Teammitglieder zu finden, während Arbeitsplatzmanager Echtzeitdaten zu Belegung und Raumnutzung erhalten, um intelligentere Entscheidungen über Layouts und Zeitpläne zu treffen.

Warum ich Robin ausgewählt habe

Ich habe Robin ausgewählt, weil Ihr Team problemlos einen Schreibtisch buchen oder sehen kann, wer ins Büro kommt – und das über vertraute Tools wie Outlook, Teams oder Slack.

Sie profitieren von den Check-in-Optionen (QR-Code, WLAN oder Kiosk), die helfen, wenig genutzte Bereiche zurückzugewinnen und Ihre Anwesenheitspflicht im Büro durchzusetzen.

Mir gefällt besonders, dass Robin außerdem anzeigt, 'wer da ist' und wo diese Personen sitzen, sodass Ihr Team keine Zeit damit verschwendet, auf der Suche nach Kollegen durch das Büro zu laufen.

Im Backend sehen Sie Analysen zu Belegung und freien Plätzen, die helfen, die Bürogröße bedarfsgenau anzupassen – statt zu raten.

Robins Hauptfunktionen

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, wenn Sie nach Buchungslösungen für Hot-Desks und geteilte Arbeitsplätze suchen:

• Interaktive Grundrisspläne: Visuelle Darstellung von Schreibtischen und Sitzplätzen, sodass Mitarbeitende die Verfügbarkeit sehen und einen Platz in Nähe ihres Teams auswählen können.
• Automatische Schreibtischbuchung: Für Mitarbeitende mit regelmäßigen Arbeitszeiten kann Robin automatisch einen Schreibtisch basierend auf bisherigen Präferenzen buchen – das spart Zeit und Mühe.
• Multi-Channel-Buchungs-App: Nutzende können Schreibtische per Handy (iOS/Android), Web oder direkt in Slack/Teams/Outlook reservieren – der Prozess passt sich somit den gewohnten Arbeitsabläufen Ihres Teams an.
• Schreibtisch-Teilung & Hoteling-Unterstützung: Weisen Sie einen Schreibtisch mehreren Nutzer:innen (nach Zeitplan) zu oder ermöglichen Sie echtes Hot-Desking mit flexibler Buchung, um die Raumnutzung zu verbessern.

Robin Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Schreibtischverfügbarkeit in vertrauten Apps (Outlook/Teams/Slack)
• Interaktive Karten zeigen, wo Kolleg:innen sitzen – fördert Zusammenarbeit
• Unterstützt Schreibtisch-Hoteling und Hot-Desk-Modelle

Cons:

• Das Einrichten von Grundrissen und Abbildungen erfordert initialen Aufwand seitens Facility/IT
• Für Nutzende, die selten ins Büro kommen, kann die Kartenansicht komplexer wirken als das Prinzip „eigener Schreibtisch“

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin

7

elia

Am besten für Echtzeit-Belegungsanalysen

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Entwickelt für flexible Büros, vereint elia Schreibtischbuchungen, interaktive Grundrisse, Verfügbarkeiten in Echtzeit und Belegungsverfolgung in einer einzigen Plattform für Arbeitsplatzmanagement.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride oder flexible Büroumgebungen an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich elia ausgewählt habe

Ich habe elia als eine der besten Lösungen gewählt, weil es die Buchungsdaten von Arbeitsplätzen mit echter Belegungsintelligenz verbindet. Besonders gefällt mir, dass die IoT-Schreibtischsensoren anonym die tatsächliche Nutzung der Arbeitsplätze und nicht nur gebuchte, aber leere Plätze erkennen und diese Daten direkt ins Analyse-Dashboard einspeisen. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team Heatmaps abrufen kann, die zeigen, welche Bereiche konsequent untergenutzt sind, und Layout-Entscheidungen auf Grundlage des realen Nutzerverhaltens statt auf Vermutungen treffen kann.

elia Hauptfunktionen

• Interaktiver Grundriss: Durchsuchen Sie eine visuelle Karte Ihres Büros, um verfügbare Arbeitsplätze nach Bereich, Etage oder Nachbarschaft zu finden und zu buchen.
• Kollegen zur Schreibtischbuchung einladen: Suchen Sie nach Kollegen und laden Sie sie ein, für denselben Tag oder im Voraus einen Arbeitsplatz in Ihrer Nähe zu buchen.
• Automatisierte Schreibtischzuteilung: Legen Sie Regeln fest, die Arbeitsplätze automatisch Mitarbeitenden nach vordefinierten Kriterien wie Team oder Zeitplan zuweisen.
• Mobile Buchungs-App: Buchen, einchecken oder geben Sie Schreibtische direkt über Ihr Handy frei – ohne Desktop-Zugang.

elia Integrationen

elia ist nativ mit Microsoft und Google integriert. Konkret sind native Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, Microsoft Outlook, Google Workspace, Google Kalender und Slack verfügbar. API-Zugang ist im Enterprise-Tarif enthalten.

Pros and Cons

Pros:

• Anonyme Belegungssensoren schützen die Privatsphäre der Mitarbeitenden
• Interaktive Grundrissansichten zeigen die Standorte der Kollegen
• Unterstützt Parkplatz- und Schreibtischbuchung in Kombination
• Kostenloser Tarif beinhaltet unbegrenzt viele Nutzer

Cons:

• Mobile App weniger ausgereift als die Desktop-Version
• Wenige Statusoptionen über Büro/Homeoffice hinaus

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia

8

Hybrid Hero

Am besten geeignet für Governance-orientierte Arbeitsplatzverwaltung

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hybrid Hero ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Hot-Desk-Buchungen verwalten, Büroflächen optimieren und flexible Arbeitsmodelle an mehreren Standorten unterstützen müssen, während sie gleichzeitig eine starke betriebliche Aufsicht und Governance-Kontrollen aufrechterhalten.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero eignet sich am besten für große Unternehmen, die hybride Belegschaften an mehreren Standorten mit Anforderungen an Governance, Audit-Logging und zentralisierte Arbeitsplatzverwaltung steuern.

Warum habe ich Hybrid Hero ausgewählt?

Ich habe Hybrid Hero in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eine der wenigen Hot-Desk-Buchungsplattformen ist, die die DSGVO-Konformität als zentralen Bestandteil des Produkts und nicht als nachträglichen Zusatz behandelt. Die Plattform ist nach ISO 27001 und SOC 2 zertifiziert, und jede Ebene des Systems – von der Datenerhebung bis zur -verarbeitung – ist auf Datenschutzprinzipien ausgerichtet. Besonders gefällt mir die rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC), mit der Sie genau festlegen können, wer Arbeitsplätze nach Team, Funktion oder Region einsehen oder buchen darf, sodass Mitarbeiterdaten niemals zu stark exponiert werden. Auch die Audit-Protokolle finde ich sehr nützlich: Jede Aktion auf der Plattform wird protokolliert und bietet die Rückverfolgbarkeit, die Sie für Compliance-Prüfungen oder interne Governance-Kontrollen benötigen, ohne in Tabellen suchen zu müssen.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Multi-Site-Management: Zentrale Verwaltung und Berichterstellung über mehrere Bürostandorte hinweg über ein einheitliches Dashboard.
• HR-Management-Modul: Personaldaten und Arbeitsplatzverwaltung werden in derselben Plattform ohne ein separates HR-Tool verwaltet.
• Auditfähige Berichte: Aktivitätsprotokollierung und rollenbasierte Zugriffskontrollen unterstützen Compliance-Prüfungen und Governance-Reporting.
• Besucher- und Fremdfirmenmanagement: Integrierte Workflows für Besucher-Check-in, Gastgeberbenachrichtigungen, Nachverfolgung von Dienstleistern und Zugangsprotokollierung. 

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Outlook, Teams, Azure AD, Google Workspace, Slack, SSO-Anbieter und individuelle Workflows über eine API.

Pros and Cons

Pros:

• Anpassbare Genehmigungsworkflows für Arbeitsplatzbuchungen
• Audit-Logging und rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Unterstützt den unternehmensweiten Einsatz mit zentraler Verwaltung und Berichterstattung über mehrere Standorte

Cons:

• Funktionen für das Besuchermanagement erfordern zusätzliche Einrichtung
• Optionen zur Anpassung von Berichten sind nicht eindeutig beschrieben

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9

Whatspot

Ideal für kleine Arbeitsbereiche mit einfachen Anforderungen

• Kostenloser Tarif verfügbar
• Ab $16/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Whatspot ist ein Tool zur Buchung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen, das speziell für hybride Büros, Coworking Spaces und geteilte Arbeitsplätze entwickelt wurde. Es hilft Teams, die Verfügbarkeit von Räumen einzusehen, Schreibtische oder Meetingräume zu reservieren und Ressourcen vor Ort über einen interaktiven Grundriss und ein QR-Code-System zu verwalten.

Warum ich Whatspot gewählt habe

Mir gefällt Whatspot, weil es dir Werkzeuge zur Verfügung stellt, um mit kleinen Arbeitsbereichen und einfachen Anforderungen umzugehen. Du bekommst echte Transparenz über die Nutzung der Arbeitsplätze, und dein Team kann einen QR-Code scannen, um die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen oder Räumen zu sehen. Du kannst auch Quoten festlegen, damit wichtige Plätze nicht blockiert werden.

Der interaktive Grundriss sorgt dafür, dass du tatsächlich siehst, wo die Leute sitzen, was die Koordination verbessert. Als Admin kannst du Genehmigungs-Workflows oder Buchungslimits durchsetzen, sodass du die Kontrolle behältst, ohne zu sehr ins Detail zu gehen.

Da mobile und Web-Zugriffe unterstützt werden, kann dein Team auch unterwegs buchen, egal wo es sich gerade befindet.

Wichtige Funktionen von Whatspot

Hier sind einige der herausragenden Funktionen:

• Interaktive Grundrisse: Lade deinen Arbeitsplatz-Plan (oder eine Skizze) hoch und visualisiere die Verfügbarkeit von Schreibtischen oder Räumen in Echtzeit.
• QR-Code-Check-in & Buchung: Nutzer können einen QR-Aufkleber am Schreibtisch oder Raum antippen und ihren Platz sofort per Handy bestätigen.
• Buchungsregeln & Quoten: Setze Limits dafür, wie oft oder von wem bestimmte Bereiche gebucht werden können, um eine faire Nutzung sicherzustellen.
• Einseitige Kalender-Synchronisation (Google/Outlook): Deine Reservierungen werden in deinen Google- oder Outlook-Kalender übertragen, sodass dein Team keine Buchung verpasst.

Whatspot Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Microsoft Outlook.

Pros and Cons

Pros:

• Visuelle Schreibtisch/Raum-Karte verschafft dem Team Klarheit über die Verfügbarkeit
• QR-basierte Buchung funktioniert mobil ohne zusätzliche Hardware
• Buchungsregeln/Quotenfunktion sorgt für ausgewogene Nutzung

Cons:

• Wiederkehrende Buchungen sind beschränkt (z.B. bis zu ~20 Wochen)
• Nur einseitige Kalender-Synchronisierung (Änderungen im externen Kalender werden nicht übernommen)

New Product Updates from Whatspot

July 5 2026

Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types

Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

10

Archie

Am besten geeignet für hybride Arbeitszeitmodelle

• Kostenlose Demo + 14 Tage kostenlos testen
• Ab $2.8/Schreibtisch/Monat

Visit Website

Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Archie ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die für Unternehmen und Coworking Spaces entwickelt wurde, die flexible Buchungen von Hot Desks, interaktive Grundrisse und Tools zur Verwaltung dynamischer Büroumgebungen benötigen.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie eignet sich gut für Office Manager und Workplace-Teams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen, die hybride Arbeitsmodelle nutzen und eine zentrale Lösung zur Verwaltung von Schreibtisch- und Raumbuchungen benötigen.

Warum ich mich für Archie entschieden habe

Archie verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die alltäglichen Herausforderungen bei der Planung von hybriden Arbeitsmodellen souverän meistert. Mitarbeitende können ihre wöchentlichen Bürozeiten im Voraus festlegen, sodass das gesamte Team sehen kann, wer wann im Büro ist – das erleichtert die Koordination von Zusammenarbeit vor Ort. Die Schreibtischbuchungen bei Archie sind an diese Zeitpläne gekoppelt, sodass die Reservierungen das tatsächliche Anwesenheitsverhalten und nicht nur Einzelbuchungen widerspiegeln. Die interaktive Grundriss-Ansicht ist hilfreich, um die Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit auf verschiedenen Zonen oder Etagen zu visualisieren.

Die wichtigsten Funktionen von Archie

• Besuchermanagement: Verfolgen und verwalten Sie Besucheranmeldungen, registrieren Sie Gäste im Voraus und benachrichtigen Sie Gastgeber bei der Ankunft direkt über die Plattform.
• Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Konferenzräume und Gemeinschaftsflächen sowie Arbeitsplätze über eine einzige Kalenderansicht.
• Flächenauswertungen: Zugriff auf Auslastungsberichte und Nutzungsdaten, um zu verstehen, wie Arbeitsplätze und Räume im Zeitverlauf genutzt werden.
• Individuelle Buchungsregeln: Legen Sie fest, wer welche Schreibtische, Etagen oder Zonen auf Basis von Team, Rolle oder Zeitplan buchen darf.

Archie-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, QuickBooks, Xero, Stripe, Kisi und HubSpot.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktiver Grundriss macht die Schreibtischauswahl transparent und unterhaltsam
• Mobiler und Web-Zugang bieten Ihrem Team Flexibilität
• Team-Präsenzfunktion hilft, Bürozeiten und Sitznachbar*innen abzustimmen

Cons:

• Einige erweiterte Funktionen (wie individuelle Notfallbenachrichtigungen) fehlen
• Die Integration mit externen Apps kann zusätzlichen Einrichtungsaufwand bedeuten

LEARN MORE ABOUT ARCHIE:

• Check out Archie on their website
• Read my in-depth review of Archie

Wann Sie Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen einsetzen sollten

Mit Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen können Mitarbeitende einen Arbeitsplatz reservieren, bevor sie eintreffen. So erhalten Sie in Echtzeit einen Überblick darüber, wer im Büro ist und wie Ihre Räume tatsächlich genutzt werden. Wenn Ihnen eines der folgenden Szenarien bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine solche Lösung in Ihre bestehende Tool-Landschaft aufzunehmen:

• Sie bezahlen für mehr Bürofläche, als Sie benötigen: Ihr Mietvertrag umfasst 200 Schreibtische, aber an einem beliebigen Dienstag sind weniger als 80 besetzt. Die Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen liefert Ihnen Nutzungsdaten, mit denen Sie Ihre Bürofläche anpassen und Immobilienkosten senken können.
• Ihr Team stellt fest, dass keine Plätze verfügbar sind: Stellen Sie sich einen Mittwoch vor, an dem die Hälfte des Unternehmens beschließt, ins Büro zu kommen – ohne Abstimmung und ohne System. Die Buchung von Arbeitsplätzen ermöglicht es Mitarbeitenden, Plätze im Voraus zu reservieren, sodass niemand den Morgen damit verbringt, einen Stuhl zu suchen.
• Die Verwaltung hybrider Arbeitspläne ist ein Vollzeitjob: Sie jonglieren mit Tabellen, Slack-Nachrichten und Kalendereinladungen, nur um herauszufinden, wer wann im Büro ist. Ein Buchungstool zentralisiert die Planung, sodass Sie Anwesenheitsmuster ohne den manuellen Aufwand erkennen können.
• Die Genehmigung neuer Bürolayouts dauert zu lange: Wenn Sie keine verlässlichen Daten darüber haben, wie Schreibtische genutzt werden, wird jede Entscheidung über die Raumaufteilung zu einer Debatte. Nutzungsberichte aus Buchungssoftware liefern Ihnen die Zahlen, um Ihre Argumente zu untermauern und schneller voranzukommen.
• Ihre Teams verpassen sich an Bürotagen immer wieder: Nehmen wir an, Ihre Entwicklungs- und Produktteams möchten beide persönlich zusammenarbeiten, erscheinen aber immer an unterschiedlichen Tagen. Funktionen für Bereiche und die Abstimmung von Teams können ihnen helfen, sich zu koordinieren, sodass sich der Arbeitsweg tatsächlich lohnt.

Weitere Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen

Hier sind einige weitere empfehlenswerte Optionen, die es nicht in meine Top-10-Auswahl der besten Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen geschafft haben, die sich aber trotzdem anzusehen lohnen:

1. Deski

   Am besten für anpassbare Buchungsregeln für Arbeitsplätze geeignet

2. Othership

   Am besten geeignet, um das Teamgefühl zu stärken

3. deskbird

   E Microsoft-native Lösung für Unternehmen

4. WorkInSync

   Am besten für virtuelle Terminplanungshilfe

5. Tribeloo

   Am besten für individuell angepasste Bereiche an mehreren Standorten

6. Clearooms

   Benutzerfreundlichstes Buchungssystem für Remote-Arbeitsplätze

7. Dibsido

   Am besten für schnellen Start und Self-Onboarding

8. Envoy

   Am besten für modulare Konfiguration

9. Officely

   Am besten für einfache Schreibtischbuchung

10. Smartway2

    Am besten geeignet für flexible Integrationen

11. Cloudbooking

    Am besten geeignet für Arbeitsplatzplanung

12. FLYDESK

    Am besten für Wochenplanungen geeignet

13. Condeco

    Am besten für flexible Arbeitsplatz-Workflows

14. Waldo by MOFFI

    Am besten für Schreibtischbuchung in Microsoft Teams

15. DeskFlex

    Am besten geeignet für umfassende Ressourcenreservierung

16. Zynq

    Am besten geeignet für hybride Teams

17. Ronspot

    Am besten geeignet für eine interaktive Buchungskarte

18. GemEx App

    Am besten für die Analyse von Mitarbeiterfeedback

19. HotDesk+

    E mehrsprachige Buchungssoftware für Hot Desks

20. Tactic

    Es All-in-One für Büroverwaltung

21. Deskfound

    E Google Workspace- und Slack-Integration

22. Floor Plan Mapper

    Ideal ohne Einschränkungen bei Schreibtischen oder Nutzern

Verwandte Bewertungen von HR-Software

Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:

• HR-Software
• Lohnabrechnungssoftware
• Rekrutierungssoftware
• Employer-of-Record-Dienste
• Bewerbermanagementsysteme
• Software für das Personalmanagement

So wählen Sie eine Software zur Buchung flexibler Schreibtische aus

Software zur Buchung flexibler Schreibtische kann Ihnen helfen, Ihre Büroflächen effektiver zu verwalten und Ihren hybriden Mitarbeitenden eine reibungslosere und bessere Erfahrung zu bieten. Damit Sie herausfinden können, welche Software zur Buchung flexibler Schreibtische am besten zu Ihren Anforderungen passt, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

• Welche Herausforderungen im hybriden Büro möchten Sie lösen?
  Wenn Sie die Herausforderungen identifizieren, die Sie bewältigen möchten, können Sie Ihre Anforderungen auf die spezifischen Softwarefunktionen und -merkmale abstimmen, die diese Herausforderungen adressieren. Dazu können gehören:
  • zu verstehen, ob Ihre Büroflächen zu wenig genutzt werden,
  • die Größe Ihres Raumplans auf Grundlage realer Nutzungsdaten zu reduzieren,
  • Ihre Mitarbeitenden zu ermutigen, häufiger ins Büro zurückzukehren,
  • die Erfahrung Ihres hybriden Teams bei der Arbeit im Büro zu verbessern und
  • es Teams zu erleichtern, ihre Bürotage mit anderen Teammitgliedern zu koordinieren.
• Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen?
  Eine frühzeitige Klarheit über die gewünschten Ergebnisse ist entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Zu den wichtigen Ergebnissen, die Sie messen möchten, können gehören:
  • die Rate, mit der Ihre hybriden Mitarbeitenden ins Büro zurückkehren (hoffentlich häufiger),
  • eine bessere Nutzung Ihrer Bürofläche, sodass Sie ungenutzte physische Flächen reduzieren oder Schreibtischflächen vermieten können, oder
  • eine verbesserte Mitarbeitendenerfahrung, erfasst durch Umfragen oder eNPS-Bewertungen usw.
• Wer sind Ihre wichtigsten Nutzer? Ermitteln Sie, wie viele Lizenzen Sie benötigen und welche Gruppen Zugriff benötigen, etwa Ihre gesamte Belegschaft, HR-Administratoren und Supportmitarbeitende. Priorisieren Sie die Anforderungen der verschiedenen Nutzergruppen – Administratoren, Führungskräfte und Mitarbeitende –, um sicherzustellen, dass die Software die Bedürfnisse aller erfüllt.
  • Ihre wichtigsten Nutzergruppen werden wahrscheinlich Ihre Verwaltungsmitarbeitenden im Büro, Ihre HR-Verwaltungsmitarbeitenden, Führungskräfte, Teamleitungen und Mitarbeitenden sein.
• Wie hoch ist Ihr Budget?
  Um die Kosten zu bewerten, zählen Sie Ihre derzeitige Belegschaft und alle Schreibtische sowie anderen buchbaren Flächen vollständig. Da die meisten Lösungen für flexible Schreibtische eine Gebühr pro Schreibtisch oder Nutzer berechnen, können Sie so Ihre monatlichen Kosten proaktiv schätzen.
  • Es ist entscheidend, frühzeitig ein realistisches Budget für Ihre neue Software festzulegen, damit Sie keine Zeit damit verschwenden, Software außerhalb Ihrer Preisspanne zu prüfen.
• Benötigen Sie bestimmte Softwareintegrationen?
  Klären Sie, ob Ihre neue Software vorhandene Tools ersetzen oder mit ihnen integriert werden soll.
  • Zu den wichtigen Integrationen gehören digitale Kalender, interne Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams sowie Ihr HR-Managementsystem.
• Erfüllt das neue System zur Buchung flexibler Schreibtische Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Bewerten Sie, was gut funktioniert, und identifizieren Sie Problembereiche, die behoben werden müssen.
  • Lässt sich das neue System in Ihren Unternehmensarbeitsbereich integrieren (Microsoft SharePoint, Google Workspace usw.)?
  • Bietet das neue System Sicherheitsfunktionen, die Ihren Anforderungen entsprechen (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) usw.)?
  • Bietet die Software neben desktopbasierten Tools auch eine kostenlose App zur Schreibtischbuchung?

Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders – gehen Sie nicht davon aus, dass ein System zur Buchung flexibler Schreibtische für Ihre Organisation funktioniert, nur weil es beliebt ist.

Unternehmen müssen neu darüber nachdenken, wie sie Büroräume in einer hybriden Arbeitswelt nutzen… Büroräume sollten stärker auf Zusammenarbeit und weniger darauf ausgerichtet sein, den ganzen Tag an Schreibtischen zu sitzen – insbesondere dann, wenn viele Menschen von zu Hause aus arbeiten. Statt Schreibtische fest zuzuweisen, sollten Sie darüber nachdenken, gemeinschaftlich genutzte Bereiche zu schaffen, die Mitarbeitende nutzen können, wenn sie für bestimmte Projekte oder Teambesprechungen ins Büro kommen.

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Crystal Pinney-Ramos

HR-Technologiestrategin @ cClearHROpens new window

Trends bei Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische für 2026

Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische erfreute sich während der Pandemie eines starken Anstiegs der Beliebtheit, um den Anforderungen wachsender hybrider Belegschaften gerecht zu werden. Auch heute entwickeln sich diese Produkte weiter, um den sich verändernden Anforderungen hybrider Büroumgebungen gerecht zu werden und neue technologische Fortschritte wie künstliche Intelligenz (KI) zu nutzen.

Hier ist eine Zusammenfassung der aktuellen Trends, die den Bereich der Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische beeinflussen:

• Fortschrittliche Analysen zur Immobilien- und Arbeitsplatznutzung: Um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre physischen Ressourcen strategischer zu verwalten, integrieren Entwickler komplexe Analysen für die Schreibtischzuweisung und die Optimierung von Immobilien. Diese Innovation unterstützt datengestützte Entscheidungen und hilft Unternehmen, die Flächeneffizienz zu maximieren, Betriebskosten zu senken oder ungenutzte Flächen zu vermarkten.
• Management von Paketzustellungen und Besuchermanagementsysteme: Die Einführung von Paketverfolgung und ausgereiften Funktionen für das Besuchermanagement stellt einen Schritt hin zu umfassenden Arbeitsplatzlösungen dar. Diese Entwicklung wird durch den Bedarf an reibungslosen Abläufen im modernen Büro vorangetrieben und gewährleistet Sicherheit, Effizienz und Komfort bei der Verwaltung von Besuchern und Lieferungen.
  
  (Weitere Informationen zur Funktionsweise dieser Funktionen finden Sie in unserem ausführlichen Test von Envoy, in dem dies näher erläutert wird.)
• Anmeldungen per QR-Code und digitale Beschilderung: Um die Orientierung im Büro zu erleichtern und das Besuchermanagement zu verbessern, werden Anmeldungen per QR-Code und digitale Beschilderung eingeführt. Dieser Ansatz vereinfacht die Zutrittskontrolle und verbessert das Besuchererlebnis, indem er dem Bedarf an einer effizienten und sicheren Arbeitsplatzverwaltung Rechnung trägt.
• Intelligente Schreibtischsensoren und Belegungsanalysen: Intelligente Sensoren und Analysen werden genutzt, um die Schreibtischnutzung zu überwachen und eine Echtzeitverwaltung der Flächen zu ermöglichen. Dieser Trend wird durch den Wunsch motiviert, die Nutzung der Arbeitsbereiche zu optimieren, eine effektive Ressourcenverteilung sicherzustellen und Verschwendung zu reduzieren.

Da flexible Arbeitsmodelle weiterhin beliebt sind, sind diese Technologien für die Unterstützung der Anforderungen hybrider Büros unverzichtbar. Durch den Einsatz von Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische mit fortschrittlichen Analysen, integrierten Funktionen für die Büroverwaltung und Verbindungen zu physischen Geräten können Sie die Effizienz am Arbeitsplatz steigern.

Was ist Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische?

Software zur Buchung gemeinsam genutzter Schreibtische ist eine Anwendung zur Arbeitsplatzverwaltung, mit der Mitarbeitende gemeinsam genutzte Schreibtische und Arbeitsbereiche im Voraus reservieren können.

Sie hilft Unternehmen, flexible Sitzplatzlösungen in hybriden Büros zu verwalten, Konflikte bei der Flächennutzung zu reduzieren und die Schreibtischnutzung in Echtzeit zu verfolgen.

Diese Art von Software wird häufig von HR-Teams, Büromanagern und Verantwortlichen für den Betrieb eingesetzt, um Buchungschaos zu beseitigen, flexibles Arbeiten zu unterstützen und die Flächennutzung in modernen Büroumgebungen zu verbessern.

Für hybride Teams ist es wichtig, feste Zeiten für Zusammenarbeit und konzentriertes Arbeiten zu haben. Sie können zu Beginn der Woche Team-Check-ins einrichten und Tools verwenden, um Zeitblöcke für konzentriertes individuelles Arbeiten zu reservieren.

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Crystal Pinney-Ramos

HR-Technologiestrategin @ cClearHROpens new window

Funktionen von Software zur Buchung flexibler Schreibtische

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Buchung flexibler Schreibtische auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Ein intuitives Dashboard ermöglicht es Ihnen, Schreibtische schnell zu finden, zu buchen und zu verwalten – ganz ohne Benutzerhandbuch oder technischen Support auf Abruf. Das spart allen Zeit, steigert die Akzeptanz und sorgt für reibungslose Abläufe.
• Verfügbarkeit in Echtzeit: Sehen Sie auf einen Blick, welche Schreibtische frei oder gebucht sind. Aktualisierungen in Echtzeit helfen Ihnen, Doppelbuchungen, Überraschungen in letzter Minute oder das gefürchtete Spiel „Reise nach Jerusalem“ an arbeitsreichen Tagen zu vermeiden.
• Mobiler Zugriff: Reservieren Sie unterwegs über Ihr Smartphone oder Tablet einen Schreibtisch. Das ist ideal für hybride Teams, die nur selten an ihre Schreibtische gebunden sind und unabhängig vom Arbeitsort Flexibilität benötigen.
• Anpassbare Buchungsregeln: Legen Sie fest, wer bestimmte Schreibtische buchen darf, wie weit im Voraus gebucht werden kann oder wie lange eine Buchung dauern darf. Benutzerdefinierte Regeln sorgen für Fairness und Ordnung, während sich die Bedürfnisse Ihres Teams weiterentwickeln.
• Integration in Kalender: Synchronisieren Sie Schreibtischbuchungen direkt mit Ihrem Arbeitskalender (z. B. Outlook oder Google Kalender). So lassen sich Schreibtischreservierungen besonders einfach in Ihren täglichen Zeitplan integrieren.
• Interaktive Bürokarten: Visuelle Grundrisse helfen Ihnen, verfügbare Schreibtische zu erkennen, einen Platz in der Nähe Ihres Teams auszuwählen oder die laute Ecke zu vermeiden. Das ist deutlich einfacher, als durch Listen zu scrollen und auf das Beste zu hoffen.
• Analysen und Berichte: Erhalten Sie Einblicke in die Nutzung von Schreibtischen, Belegungstrends und Stoßzeiten. Mit diesen Berichten können Sie fundierte Entscheidungen über Büroflächen treffen und sich an die wechselnden Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
• Kontaktloses Einchecken: Checken Sie über QR-Codes oder Näherungssensoren an Schreibtischen ein. Das bietet eine hygienische und reibungslose Möglichkeit, Reservierungen zu bestätigen – niemand mag altmodische Anmeldelisten!
• Werkzeuge zur Schreibtischverwaltung: Administratoren können nicht genutzte Buchungen freigeben, Schreibtische für die Reinigung sperren oder die Büroaufteilung an veränderte Anforderungen anpassen. So bleibt der Arbeitsplatz flexibel und effizient.
• Unterstützung wiederkehrender Buchungen: Richten Sie regelmäßige Schreibtischreservierungen für Personen ein, die jede Woche einen festen Zeitplan benötigen. Das reduziert den manuellen Aufwand und den Verwaltungsaufwand im Kalender.

Übliche KI-Funktionen von Software zur Buchung flexibler Schreibtische

Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software zur Buchung flexibler Schreibtische hinaus bieten viele KI-gestützte Tools zur Buchung flexibler Schreibtische Funktionen wie:

• Personalisierte Buchungserinnerungen: Die KI erkennt Ihre Gewohnheiten und sendet Ihnen freundliche Erinnerungen zum Buchen oder Stornieren, wenn Sie es vergessen. So sind Sie immer einen Schritt voraus und das Büro bleibt organisiert.
• Belegungsprognose: Die KI analysiert frühere Buchungsgewohnheiten und Büromuster, um den Bedarf an Schreibtischen vorherzusagen. So können Sie Stoßzeiten besser einplanen und die Arbeitsplatzverteilung optimieren, ohne dass Plätze über- oder unzureichend genutzt werden.
• Intelligente Schreibtischempfehlungen: Auf Grundlage Ihrer Präferenzen, des Standorts Ihres Teams und früherer Buchungen empfiehlt die KI die besten Schreibtische für Sie. Sie sparen Zeit und finden bei jedem Besuch den passenden Schreibtisch.
• Automatischer Umgang mit Nichterscheinen: Die KI erkennt, wenn ein Schreibtisch gebucht, aber nicht genutzt wurde, und gibt ihn anschließend automatisch für andere zur Reservierung frei. Das maximiert die Auslastung und minimiert ungenutzte Flächen.
• Optimierung der Flächennutzung: Die KI verfolgt Nutzungsmuster und schlägt Möglichkeiten vor, Bürobereiche für eine höhere Effizienz neu anzuordnen oder anderweitig zu nutzen. Sie erhalten konkrete Erkenntnisse, die die Verwaltung Ihres Arbeitsplatzes tatsächlich vereinfachen.

Vorteile von Software zur Buchung flexibler Schreibtische

Software zur Buchung flexibler Schreibtische bietet einen modernen und anspruchsvollen Ansatz, um Ihre hybriden Arbeitsweisen zu modernisieren und eine reibungslosere Mitarbeitererfahrung für Beschäftigte zu schaffen, die ihren Arbeitsort flexibel nach ihren Präferenzen variieren möchten.

Durch die Einführung einer Software zur Buchung flexibler Schreibtische können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:

• Mehr Flexibilität und Autonomie: Letztendlich ermöglicht die Hot-Desk-Buchungssoftware Teammitgliedern durch die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, wann und wo sie im Büro arbeiten, autonomer zu sein und ihre Arbeitserfahrung besser zu kontrollieren. Dies kann wiederum zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und Produktivität führen.
• Optimierte Raumnutzung: Durch die Analyse von Nutzungsmustern können Unternehmen ihren Immobilienbedarf entsprechend anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass kein Raum ungenutzt bleibt, und potenziell werden Kosten für nicht genutzte Flächen gesenkt.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Indem Nutzer Schreibtische und Besprechungsräume basierend auf dem Standort ihres Teams buchen können, kann Hot-Desk-Buchungssoftware die Zusammenarbeit verbessern und ein stärker verbundenes sowie dynamischeres Arbeitsumfeld fördern.
• Bessere datengestützte Erkenntnisse: Organisationen können Daten zur Arbeitsplatznutzung nutzen, um fundierte Entscheidungen über die Bürogestaltung, benötigte Ressourcen und zukünftige Arbeitsplatzstrategien zu treffen und diese besser an den tatsächlichen Anforderungen auszurichten.
• Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften: Die Bereitstellung einer sicheren Umgebung hat für Arbeitgeber stets höchste Priorität. Hot-Desk-Buchungssoftware kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie Teams dabei unterstützt, Abstandsregeln zu verwalten, Reinigungspläne zu verfolgen und die Einhaltung von Gesundheitsprotokollen sicherzustellen. Diese Funktionen unterstützen sowohl die Nachverfolgung der Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften als auch das Vertrauen von Mitarbeitern und Management.

Diese Vorteile verdeutlichen, welchen erheblichen Einfluss Hot-Desk-Buchungssoftware auf die betriebliche Effizienz, die Mitarbeiterzufriedenheit und die strategische Planung eines Unternehmens haben kann. Indem Unternehmen Flexibilität, Erkenntnisse und Sicherheit priorisieren, können sie ein anpassungsfähigeres und widerstandsfähigeres Büroumfeld schaffen.

Kosten & Preise für Hot-Desk-Buchungssoftware

Die Preise für Hot-Desk-Buchungssoftware variieren je nach Umfang der bereitgestellten Funktionen. Während einige Systeme einen monatlichen Preis pro Nutzer anbieten, orientieren sich andere bei der Preisgestaltung an der Anzahl der buchbaren Schreibtischplätze, die Sie verwalten möchten. Einige Anbieter bieten auch Pakete oder Kontingente buchbarer Plätze zu einem Pauschalpreis an.

Um Ihnen einen Überblick über die Preislandschaft zu geben, habe ich die durchschnittlichen Preisspannen für jede Tarifstufe in einer Vergleichstabelle zusammengestellt.

Vergleichstabelle der Tarife für Hot-Desk-Buchungssoftware

Bei der Auswahl eines Tarifs empfehle ich, Ihre konkreten Anforderungen und die gewünschten Funktionen den erwarteten Kosten der jeweiligen Stufe gegenüberzustellen. Es ist wichtig, einen Tarif zu wählen, der Ihren aktuellen Anforderungen entspricht und gleichzeitig die Flexibilität bietet, mit dem Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren.

Wenn Sie nur wenige Nutzer haben und einfache Anforderungen an die Raumverwaltung bestehen, können Sie wahrscheinlich zunächst mit einem kostenlosen oder Basis-Tarif beginnen. Es gibt jedoch viele Gründe, warum Sie sich für einen erweiterten Tarif entscheiden sollten, darunter:

• Wachstum der Belegschaft: Wenn Ihr Team wächst, erreichen Sie möglicherweise das Nutzerlimit eines kostenlosen oder Basis-Tarifs. Erweiterte Tarife können eine größere Anzahl von Mitarbeitern aufnehmen und bieten gleichzeitig fortschrittlichere Funktionen.
• Mehr Bürostandorte: Wenn Ihr Unternehmen die Eröffnung eines neuen Büros plant, müssen Sie Ihren Tarif wahrscheinlich erweitern, um Hot-Desk-Buchungen an einem zweiten Standort verwalten zu können.
• Erweiterte Anforderungen an die Berichterstattung: Basistarife verfügen häufig nicht über umfassende Bericht- und Analysefunktionen. Durch den Wechsel zu einem höherpreisigen Tarif erhalten Sie erweiterte Analysen, mit denen Sie die Raumnutzung optimieren und Nutzungstrends erkennen können.
• Integration mit anderen Tools: Um reibungslose Abläufe zu gewährleisten, ist die Integration mit Personal-, Projektmanagement- und Kalendersystemen unerlässlich. Höhere Tarifstufen unterstützen in der Regel eine größere Auswahl an Integrationen als kostenlose oder Basistarife.
• Anpassung und Flexibilität: Basistarife unterstützen normalerweise keine Anpassungen. Erweiterte Tarife ermöglichen es Ihnen jedoch, die Software an Ihre individuellen Arbeitsabläufe, Buchungsregeln, betrieblichen Richtlinien und Ihre Unternehmensmarke anzupassen.

Letztendlich ist es wichtig, einen Tarif zu wählen, der die benötigten Funktionen bietet, um Ihre aktuellen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Herausforderungen zu lösen, ohne Ihr Budget zu überschreiten.

Unter welchen anderen Bezeichnungen ist Software zur Buchung von Hot Desks bekannt?

Software zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen wird oft als Software für Desk-Hoteling, Software zur Verwaltung von Büroflächen, Systeme zur Reservierung von Arbeitsplätzen oder Tools zur Arbeitsplatzplanung bezeichnet. Einige Plattformen vermarkten sich auch als Software zur Buchung von Besprechungsräumen oder Lösungen zur Büroplanung, insbesondere wenn sie sowohl Arbeitsplätze als auch gemeinsam genutzte Räume verwalten. Wenn du nach Software suchst, achte auf diese verwandten Begriffe, um Tools mit Funktionen zur Arbeitsplatzbuchung zu finden, die deinen Anforderungen entsprechen.

Tipps zur Auswahl der besten Software zur Arbeitsplatzbuchung für dich

Fühlst du dich von den vielen oben genannten Optionen überfordert? Ich gebe dir gerne ein paar Tipps. Das beste System zur Buchung von Desk-Sharing-Arbeitsplätzen für dich zu finden, erfordert zwar ein wenig Recherche, aber genau deshalb habe ich diese Liste für dich erstellt.

Hier sind 10 Tipps, die dir helfen, die beste Software zur Arbeitsplatzbuchung für dich zu finden:

1. Wähle eine Software mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche, damit alle deine Nutzer problemlos Arbeitsplätze buchen können.
2. Suche nach einem System, das flexible Buchungsoptionen wie tägliche, wöchentliche oder monatliche Reservierungen bietet, damit deine Organisation flexibler agieren kann.
3. Stelle sicher, dass das von dir ausgewählte System auf Mobilgeräten funktioniert, einschließlich Android-, Windows- und iOS-Geräten, damit deine Mitarbeiter es problemlos nutzen können.
4. Prüfe, ob sich das jeweilige System nahtlos in andere cloudbasierte Anwendungen integrieren lässt, die dein Unternehmen bereits nutzt, etwa Google Workspace oder Microsoft 365. (Falls keine nativen Integrationen verfügbar sind, ist auch eine API nützlich.)
5. Prüfe, wie schnell das System Daten in Echtzeit speichert und aktualisiert, um Buchungsprobleme für deine Mitarbeiter zu vermeiden.
6. Untersuche, welche Art von Nutzungsanalysen enthalten sind, wenn du fortgeschrittene Anforderungen an die Flächenverwaltung oder -optimierung hast.
7. Finde heraus, ob sich das System an die besonderen Anforderungen deiner Organisation anpassen lässt oder ob es sich um eine standardisierte Softwarestruktur handelt.
8. Prüfe die Schutzmaßnahmen für Datensicherheit und Datenschutz in Bezug auf die Daten deiner Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften an deinem Standort entsprechen.
9. Finde heraus, ob die Software skalierbar ist, falls die Anforderungen deiner Organisation wachsen. Wie einfach ist es beispielsweise, weitere Coworking-Flächen zu deinem System zur Arbeitsplatzbuchung hinzuzufügen, falls dies erforderlich wird?
10. Bewerte die Kosten jedes Systems zur Arbeitsplatzbuchung, das du in Betracht ziehst, um sicherzustellen, dass es deinem Budget entspricht. Denke daran, auch die mögliche zukünftige Nutzerzahl einzubeziehen, falls deine Organisation wächst.

Weitere Tests von Software für das Personalmanagement

Auch wenn der Trend zum Desk-Sharing sicherlich nicht verschwinden wird, gibt es weitere Softwaretypen, die dir helfen können, deine Personalmanagementpraktiken noch stärker zu optimieren. Damit du nicht stundenlang suchen musst, sieh dir stattdessen diese Listen mit spezialisierter Software an:

• Systeme zur Verwaltung von Büroflächen
• Software zur Büroverwaltung
• Software zur Mitarbeitereinsatzplanung
• Software zur Produktivitätsüberwachung
• Software für die Arbeit aus der Ferne
• Apps zur Zeiterfassung
• Apps für die Teamkommunikation
• Software für HR-Analysen
• Software für die Personalplanung
• Software für die Zusammenarbeit aus der Ferne
• Software zur Überwachung von Mitarbeitern im Homeoffice

Je nachdem, vor welchen Herausforderungen du stehst, bin ich sicher, dass diese Listen passende Lösungen bieten.