Die 10 besten Softwarelösungen zur Verwaltung von Büroräumen im Jahr 2026

Die beste Software zur Verwaltung von Büroflächen hilft Ihnen dabei, ungenutzten Raum zu vermeiden, Buchungen zu optimieren und hybride Arbeitsumgebungen zu verbessern – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder ständigen E-Mail-Austausch.

Diese Tools machen es deutlich einfacher, die Raumnutzung zu überwachen, flexible Arbeitszeiten zu unterstützen und Ihre Teams produktiv und zufrieden zu halten – ganz gleich, ob Sie ein Büro oder mehrere verwalten.

Als jemand, der Hunderte von Tools für die Arbeitswelt bewertet hat und in einem HR-Team tätig war, das den Übergang zu hybriden Arbeitsmodellen begleitet hat, stelle ich Ihnen die besten heute verfügbaren Lösungen vor. So können Sie sicher ein Tool auswählen, das zu Ihrer Arbeitsplatzstruktur passt und die täglichen Abläufe vereinfacht.

Die beste Software zur Verwaltung von Büroflächen: Vergleichstabelle

Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Testzeiträume und Demodetails meiner Auswahl der besten Softwarelösungen zur Verwaltung von Büroflächen zusammen. So finden Sie das beste System für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Skedda	Beste Büroflächenverwaltung für schnelle Implementierung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $249/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
2	OfficeSpace	Beste Software für Büromanagement zur Szenarienplanung	Kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Preis auf Anfrage Get Custom Pricing	Website
3	Kadence	Am besten geeignet zur Koordination von Projekten, Personen und Räumen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
4	VergeSense	Am besten für unternehmensübergreifende Portfolioplanung	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	elia	Am besten für Echtzeit-Analysen der Belegung	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $500/Monat Get Custom Pricing	Website
6	Hybrid Hero	Am besten für die Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige von Buchungen	Kostenlose Testversion verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
7	Archie	Am besten für anpassbare Bürogrundrisse	Kostenlose Demo + 14-tägige Testphase verfügbar	Ab $2.8/Schreibtisch/Monat	Website
8	Tactic	Am besten geeignet für die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teammitgliedern	14-tägige kostenlose Testphase	Ab $3/Schreibtisch/Monat	Website
9	Whatspot	Am besten für kleine und geteilte Arbeitsplätze	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)	Website
10	Floor Plan Mapper	Am besten für interaktive Karten mit unbegrenzter Nutzeranzahl	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $28/unbegrenzte Nutzer/Monat	Website

Bewertungen der besten Software zur Verwaltung von Büroflächen

Hier finden Sie eine kurze Beschreibung jeder Software zur Verwaltung von Büroflächen. Sie zeigt den besten Anwendungsfall des jeweiligen Tools, seine wichtigsten Funktionen sowie einige Vor- und Nachteile. Außerdem habe ich Screenshots eingefügt, damit Sie einen Eindruck von der Benutzeroberfläche erhalten.

1

Skedda

Beste Büroflächenverwaltung für schnelle Implementierung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $249/Monat (jährlich abgerechnet)

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Skedda ist eine Buchungs- und Planungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Schreibtische, Besprechungsräume und gemeinsam genutzte Büroräume verwalten müssen. Sie hilft Teams dabei, die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren und Reservierungen zu vereinfachen.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen, die ein Selbstbedienungs-Buchungssystem ohne großen IT-Aufwand benötigen.

Warum ich Skedda gewählt habe

Skedda hat einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil die Einrichtung nur wenige Tage dauert und nicht Monate. Mir gefällt, dass der Onboarding-Prozess keine IT-Unterstützung oder aufwändige Konfiguration erfordert – Sie können Ihre Grundrisse hochladen, Buchungsregeln festlegen und das System fast sofort für Mitarbeitende freischalten. Die geführte Einrichtung und vorgefertigten Vorlagen bedeuten, dass mein Team nicht bei null anfangen muss. Außerdem habe ich festgestellt, dass das Selbstbedienungs-Buchungsportal von Skedda nahezu keine Schulung erfordert, was die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördert.

Wichtige Funktionen von Skedda

• Interaktive Kartenansichten: Visualisieren Sie Ihr Büro-Layout und lassen Sie Mitarbeitende direkt von einer Live-Karte aus bestimmte Schreibtische oder Räume auswählen und buchen.
• Automatisierte Buchungsregeln: Legen Sie eigene Bedingungen wie Zeitlimits, Vorausbuchungsfenster und Nutzerberechtigungen fest, um zu steuern, wie Räume reserviert werden.
• Nutzungsanalysen: Verfolgen Sie Auslastungsdaten von Schreibtischen und Räumen im Zeitverlauf, um wenig genutzte Bereiche zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Arbeitsplatzplanung zu treffen.
• Microsoft 365- und Google Workspace-Kalendersynchronisierung: Synchronisieren Sie Buchungen direkt mit den vorhandenen Kalendern der Mitarbeitenden, sodass Reservierungen gemeinsam mit geplanten Meetings angezeigt werden.

Skedda-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Xero, QuickBooks, ServiceNow, Okta und Trello.

Pros and Cons

Pros:

• Die visuelle Grundrissansicht macht das Finden und Buchen von Räumen intuitiv
• Feingranulare Buchungsregeln helfen, den Zugang ohne manuelle Aufsicht zu steuern
• Schnelle Einrichtung ermöglicht, dass Ihr Team innerhalb weniger Tage mit der Buchung beginnen kann.

Cons:

• Kein Drag-and-Drop-Feature in Kalenderansichten
• Erweiterte Analysen bieten möglicherweise nicht die Tiefe spezialisierter Tools zur Arbeitsplatzplanung

New Product Updates from Skedda

August 9 2026

Skedda Expands Visit Exports With Custom Field Data

Skedda adds Summary and Breakdown visit exports with custom field data, filter support, and XLSX or CSV formats. These updates give teams more flexibility when exporting visit- and visitor-level information for reporting and analysis. For more information, visit Skedda’s official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website
• Read my in-depth review of Skedda
• Explore best alternatives to Skedda
• OfficeSpace vs. Skedda
• deskbird vs. Skedda
• elia vs. Skedda

2

OfficeSpace

Beste Software für Büromanagement zur Szenarienplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.8/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

OfficeSpace bietet Arbeitsplatzteams und Facility Manager:innen eine flexible Plattform zur Verwaltung von Schreibtischen, Räumen und Grundrissen. So können Organisationen ihre Büroräume und Ressourcen an wechselnde Anforderungen und hybride Arbeitsmodelle anpassen.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die komplexe, hybride Arbeitsplätze verwalten, bei denen Flächenplanung und Ressourcenoptimierung fortlaufende Priorität haben.

Warum ich OfficeSpace ausgewählt habe

Ich habe mich für OfficeSpace entschieden, weil es Szenarien für Büroaufstellungen sehr gut abbildet. Besonders gefallen mir die Drag-and-Drop-Grundrisstools, mit denen mein Team verschiedene Sitzordnungen und Abteilungskonfigurationen modellieren kann, bevor Änderungen umgesetzt werden. Die Flächennutzungsdaten fließen direkt in diese Planungssichten ein, sodass ich sehen kann, wie aktuelle Belegungsmuster zukünftige Layouts beeinflussen. Echtzeitdaten kombiniert mit visueller Planung sind hilfreich, wenn man sich auf eine Umstrukturierung oder eine Veränderung der Mitarbeiterzahl vorbereitet.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Raumbuchung: Suche nach Besprechungsräumen nach Kapazität, Ausstattung und Aufenthaltsort der Teilnehmenden, mit Echtzeitverfügbarkeit direkt im Grundriss – doppelte Buchungen werden so verhindert.
• Facility-Request-Management: Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Facility-Tickets in einer priorisierten Warteschlange, mit automatischen Arbeitsauftragszuweisungen und Status-Updates in Echtzeit.
• Besuchermanagement: Check-in von Besuchern und Lieferungen über iPad- oder Android-Kiosk-Tablets, mit individuellen Workflows, NDA-Erfassung, Ausweisdruck und Benachrichtigungen an Mitarbeitende.
• Workplace Intelligence: Verbindung von Ausweis-, Sensor- oder Wi-Fi-Daten zur Erstellung von Echtzeit-Auslastungsdashboards und Heatmaps, mit deren Hilfe Anwesenheitstrends an verschiedenen Standorten verfolgt werden können.

OfficeSpace-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly und SSO-Anbieter.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht die Modellierung mehrerer Layout-Szenarien vor der Umsetzung
• Visuelle Karten und Verzeichnis erleichtern die Orientierung in großen Büros
• Analysen decken ungenutzte Flächen und Nutzungstrends auf

Cons:

• Schulung erforderlich, um alle Funktionen nutzen zu können
• Begrenzte Online-Wissensdatenbank

New Product Updates from OfficeSpace

August 9 2026

OfficeSpace Adds Work Order Status and Cost Reports

OfficeSpace adds Work Order Status and Work Order Cost reports for built-in maintenance reporting. These reports help facilities teams track work order activity and costs without relying on manual spreadsheets. For more information, visit OfficeSpace’s official site.

LEARN MORE ABOUT OFFICESPACE:

• Check out OfficeSpace on their website
• Read my in-depth review of OfficeSpace
• OfficeSpace vs. Archie
• OfficeSpace vs. Skedda
• OfficeSpace vs. Kadence

3

Kadence

Am besten geeignet zur Koordination von Projekten, Personen und Räumen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Kadence unterstützt Organisationen bei der Verwaltung hybrider Arbeitsplätze, indem es die Buchung von Schreibtischen vereinfacht, die Koordination von Teamplänen erleichtert und die Büronutzung für Unternehmen optimiert, die sich an flexible Arbeitsumgebungen anpassen.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence ist besonders gut geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Teams managen und Büroanwesenheit, Schreibtischverfügbarkeit sowie Teampläne an einem Ort koordinieren möchten.

Warum habe ich Kadence ausgewählt?

Ich habe Kadence ausgewählt, weil es wirklich die drei Aspekte miteinander verbindet, die das Management hybrider Büros herausfordernd machen: Projekte, Menschen und Räume. Besonders hilfreich finde ich das Feature Team Kadences, mit dem Manager In-Office-Tage basierend auf Teamplänen und Unternehmensanforderungen vorschlagen können, sodass Anwesenheit tatsächlich auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist, statt zufällig zu geschehen. Auch der KI-Assistent gefällt mir, da Sie damit Schreibtische buchen, Besprechungsräume reservieren und die Verfügbarkeit von Kollegen mit einem Prompt in Slack oder Microsoft Teams abrufen können. Die Tools für Szenarienplanung ermöglichen es zudem, 'Was-wäre-wenn'-Situationen wie Mitarbeiterwachstum oder Änderungen in der Unternehmenspolitik zu simulieren, bevor Sie sich zu Anpassungen bei der Bürofläche verpflichten.

Kadence Hauptfunktionen

• Besuchermanagement: Automatisieren Sie Gästeinladungen, Benachrichtigungen an Gastgeber und das Unterschreiben von Dokumenten vor dem Eintreffen direkt in der Plattform.
• Interaktive Grundrisse: Sehen und prognostizieren Sie die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf verschiedenen Etagen, um die Büronutzung im Voraus zu planen.
• Arbeitsplatz-Analysen: Verfolgen Sie die Auslastung von Gebäuden, Etagen, Schreibtischen oder Räumen, um Belegungstrends im Zeitverlauf zu überwachen.
• Automatisierte Freigabe von Buchungen: Gebuchte, aber nicht genutzte Schreibtische und Räume werden automatisch wieder freigegeben, damit verfügbare Bereiche jederzeit aktuell bleiben.

Kadence Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Einblick in Schreibtisch- und Raumreservierungen teamübergreifend
• Belegungserfassung ohne Sensoren möglich
• Buchungstools sind in vertraute Plattformen wie Teams/Slack integriert

Cons:

• Teamleiter können nicht im Namen anderer Teammitglieder stornieren
• Die Anpassungsmöglichkeiten für einige Workflows sind möglicherweise eingeschränkt

LEARN MORE ABOUT KADENCE:

• Check out Kadence on their website
• Read my in-depth review of Kadence
• Explore best alternatives to Kadence
• OfficeSpace vs. Kadence

4

VergeSense

Am besten für unternehmensübergreifende Portfolioplanung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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VergeSense ist eine KI-gesteuerte Plattform für Belegungsintelligenz, die Arbeitsplatzsensortechnologie, Nutzungsanalysen und prädiktive Flächenplanung kombiniert, um Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Büroportfolios zu helfen.

Für wen ist VergeSense am besten geeignet?

VergeSense eignet sich besonders für Immobilien- und Arbeitsplatzteams von Unternehmen, die große, mehrere Standorte umfassende Büroportfolios verwalten und datenbasierte Einblicke benötigen, wie ihre Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden.

Warum ich VergeSense ausgewählt habe

VergeSense gehört zu meinen Favoriten, weil ich das Predictive Planning Tool schätze, das vage 'Was-wäre-wenn'-Fragen zur Raumnutzung in konkrete, datengestützte Antworten verwandelt. Ich kann einen Grundriss hochladen und direkt anhand des tatsächlichen Belegungsverhaltens Wachstumsprognosen für die Mitarbeiterzahl oder hybride Anwesenheitsverschiebungen modellieren – ganz ohne Spekulationen. Das Large Spatial Model wurde mit mehr als 200 Mio. Quadratfuß Arbeitsplatzzahlen trainiert, wodurch Prognosen tatsächlich widerspiegeln, wie Büros in Unternehmen genutzt werden, anstatt auf groben Branchendurchschnittswerten zu basieren.

Wichtige Funktionen von VergeSense

• Belegungssensoren: Kabellose und kabelgebundene Sensoren erfassen in Echtzeit Personenanzahl und Raumnutzung über Etagen, Nachbarschaften und einzelne Räume hinweg.
• Nutzungsanalyse-Dashboard: Sehen Sie Belegungstrends nach Gebäude, Stockwerk oder Zone unterteilt über tägliche, wöchentliche und monatliche Zeiträume.
• KI-Arbeitsplatzassistent: Erhalten Sie KI-generierte Raumnutzungsempfehlungen basierend auf den tatsächlichen Nutzungsmustern Ihres Portfolios und Ihren vorgegebenen Planungszielen.
• Portfolio-Benchmarking: Vergleichen Sie die Raumauslastung an mehreren Standorten, um schwach ausgelastete Büroräume innerhalb Ihres Portfolios zu identifizieren.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet Dutzende von nativen Integrationen im Bereich Buchung, IWMS und Gebäudemanagement, darunter Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, CBRE Host, Cisco Meraki, Cloudbooking, Comfy, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places und ServiceNow. Eine offene API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Sensorengenauigkeit über 95% für Belegungserfassung
• Lässt sich konsistent über mehrere Standorte skalieren
• Nutzt Daten aus WLAN, Zugangsausweisen und Buchungssystemen

Cons:

• Kamerasensoren erfordern lange Einführungszeiten
• Hardwareinstallationen verursachen Anfangskosten und Abstimmungsbedarf

LEARN MORE ABOUT VERGESENSE:

• Check out VergeSense on their website

5

elia

Am besten für Echtzeit-Analysen der Belegung

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

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Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Als Plattform für das Management von Büroräumen vereint elia Schreibtischbuchung, Raumplanung, Belegungsverfolgung, Besuchermanagement und Flächenanalysen an einem Ort.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Workplace- und Gebäudemanagement-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeitszeitmodelle an mehreren Bürostandorten verwalten.

Warum ich elia ausgewählt habe

elia steht auf meiner Auswahlliste, weil die belegungsbasierte Nachverfolgung mit IoT-Sensoren einen granularen, Echtzeit-Einblick bietet, welche Flächen im Büro gerade genutzt werden. Mir gefällt, dass diese Daten in Nutzungs-Dashboards und Heatmaps einfließen, sodass Sie Muster über Schreibtische, Räume und Etagen hinweg erkennen können. Diese Art von Transparenz hilft Teams, fundiertere Entscheidungen über die Flächennutzung zu treffen.

elia Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Buchen Sie einzelne Schreibtische oder weisen Sie diese Teams zu – mit interaktiven Flurkarten und Echtzeit-Verfügbarkeit.
• Besprechungsraumplanung: Buchen Sie Räume direkt in der Plattform mit Kalendersynchronisation zu Outlook und Google Kalender.
• Besuchermanagement: Registrieren Sie Gäste, verschicken Sie Gastgeberbenachrichtigungen und verwalten Sie Check-ins in einer einheitlichen Workspace-Ansicht.
• Workplace-Automatisierung: Erstellen Sie individuelle Workflows zur Automatisierung von Buchungsregeln, Genehmigungen und Zugangsrichtlinien.

elia Integrationen

elia deckt die Grundlagen ab, wie Microsoft, Google und Slack, mit Verbindungen zu Microsoft 365, Google Workspace, Slack und SSO. Der Enterprise-Tarif beinhaltet API-Zugang für individuelle Integrationen. elia bietet ein kleineres Set an nativen Integrationen im Vergleich zu größeren Legacy-Plattformen, und Zapier-Unterstützung ist nicht eindeutig dokumentiert.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte, interaktive Flurkartenansichten
• Bietet sensorbasierte, Echtzeit-Belegungsdaten
• Kostenloser Tarif beinhaltet unbegrenzte Nutzer

Cons:

• Wenige native Integrationen verfügbar
• Belegungsstatistiken könnten noch detaillierter sein

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia

6

Hybrid Hero

Am besten für die Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige von Buchungen

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hybrid Hero unterstützt Unternehmen und Gebäudemanagement-Teams bei der Verwaltung von Büroflächen, indem digitale Tools für die Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und gemeinsam genutzten Ressourcen bereitgestellt werden. So wird die Nutzung des Arbeitsplatzes optimiert und an flexible Arbeitsmodelle angepasst.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero wurde für mittelständische bis große Unternehmen entwickelt, die hybride Belegschaften an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

HybridHero hat seinen Platz auf dieser Liste verdient, weil es Tools für die Arbeitsplatzverwaltung auf einer einzigen Plattform vereint. Schreibtischbuchung, Terminplanung für Besprechungsräume, Besucher- und Auftragnehmermanagement, Parkraummanagement, Personalmanagement und Compliance-Reporting werden gemeinsam und nicht über separate Systeme gehandhabt. Für Unternehmen, die auf Belegungsauswertungen, Prüfpfade und standortübergreifende Transparenz angewiesen sind, unterstützt dieser zentrale Ansatz die Arbeitsplatz-Governance und die betriebliche Kontrolle.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Standortübergreifende Raumverwaltung: Zentrale Buchung von Schreibtischen und Räumen sowie Auswertungen zur Flächennutzung über mehrere Bürostandorte hinweg in einem einzigen Admin-Dashboard.
• Besucher- und Auftragnehmermanagement: Integrierte Check-in-Workflows inklusive Voranmeldung, Benachrichtigung des Gastgebers und Zutrittsprotokollierung.
• Auditfähige Berichte: Protokollierung von Aktionen und rollenbasierte Zugriffskontrollen zur Unterstützung von Governance und Compliance-Reporting.
• Interaktive Grundrisse: Echtzeit-Belegungspläne, die verfügbare Schreibtische und Räume standortübergreifend anzeigen.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta, Azure Active Directory, SSO, Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Office 365 und Zoom (auf Anfrage).

Pros and Cons

Pros:

• Detaillierte Berichte zur Analyse der Belegschaft
• Automatisierte Schreibtisch- und Parkplatzbuchung
• Echtzeit-interaktive Bürokarten

Cons:

• Kein Offline-Management-Modus
• Begrenzte Möglichkeiten für individuelles Branding

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• Check out Hybrid Hero on their website

7

Archie

Am besten für anpassbare Bürogrundrisse

• Kostenlose Demo + 14-tägige Testphase verfügbar
• Ab $2.8/Schreibtisch/Monat

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Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Archie unterstützt Unternehmen und Arbeitsplatzteams bei der Verwaltung hybrider Büros mit interaktiven Grundrissen, der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen sowie Besucher-Management-Tools, die die Flächenzuweisung und Terminplanung vereinfachen.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie ist besonders gut geeignet für mittelständische Unternehmen und wachsende Firmen, die hybride Teams verwalten und flexible, visuelle Werkzeuge benötigen, um Büroräume an verschiedenen Standorten zu koordinieren.

Warum ich mich für Archie entschieden habe

Archie verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste wegen der umfassenden Kontrolle, die es über Ihre Bürogrundrisse bietet. Sie können einen bestehenden Grundriss als PNG oder JPG hochladen, und Archie wandelt ihn in eine vollständig interaktive, bearbeitbare Karte um – ganz ohne Designteam. Anschließend können Sie Schreibtische per Drag-and-drop platzieren, Team-Bereiche einrichten, die die Buchung auf bestimmte Gruppen beschränken, sowie Details wie Fotos, Ausstattungen und Buchungsrichtlinien zu einzelnen Arbeitsplätzen hinzufügen. Die Karte bleibt aktuell: Wenn ein Kollege einen Schreibtisch bucht, wird dies in Echtzeit angezeigt, sodass alle ihre Tage im hybriden Büro besser abstimmen können.

Wichtige Funktionen von Archie

• Besuchermanagement: Erfasst Check-ins von Besuchern, benachrichtigt Gastgeber und sammelt digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsbelehrungen an der Rezeption.
• Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Konferenzräume direkt über die interaktive Karte oder eine Kalenderansicht mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Angaben zur Raumkapazität.
• Arbeitsplatz-Analysen: Überwachen Sie die Auslastung von Schreibtischen und Räumen über die Zeit, um ungenutzte Bereiche zu erkennen und die Büroaufteilung zu optimieren.
• Hybride Arbeitszeitplanung: Teammitglieder veröffentlichen ihre Präsenztage, sodass Kollegen ihre Bürotage abstimmen und gemeinsam Schreibtische buchen können.

Archie-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, QuickBooks, Xero und HubSpot.

Pros and Cons

Pros:

• Individuelle App-Optionen verfügbar
• Umfassende Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsbereichen
• Buchung über Web oder mobile App möglich

Cons:

• Bietet keine Übersicht über Teampläne
• Mehr Anpassungsmöglichkeiten für Berichte wünschenswert

LEARN MORE ABOUT ARCHIE:

• Check out Archie on their website
• Read my in-depth review of Archie

8

Tactic

Am besten geeignet für die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teammitgliedern

• 14-tägige kostenlose Testphase
• Ab $3/Schreibtisch/Monat

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Customer Rating: 4.6/5

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Tactic ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für hybride Teams entwickelt wurde, die flexible Schreibtischbuchung, interaktive Grundrisse und Werkzeuge zur Koordination der Zusammenarbeit im Büro sowie zur Optimierung gemeinsam genutzter Büros benötigen.

Für wen ist Tactic am besten geeignet?

Tactic ist besonders gut geeignet für mittelgroße Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten verwalten und eine einfache Möglichkeit suchen, die Anwesenheit im Büro und die Verfügbarkeit von Schreibtischen teamübergreifend zu koordinieren.

Warum ich Tactic gewählt habe

Tactic hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es nicht nur das Buchen von Arbeitsplätzen, sondern vor allem die Koordination im hybriden Arbeitsmodell hervorragend unterstützt. Mir gefällt, dass die Teamtransparenz direkt in den Buchungsprozess integriert ist – mein Team kann sehen, wer an einem bestimmten Tag ins Büro kommt und mit nur einem Klick einen Platz in der Nähe buchen. So wird das Planen von Zusammenarbeit im Büro zum bewussten Vorgang und nicht zum Zufall. Mit dem Nachbarschafts-Zoning kann ich bestimmten Abteilungen spezielle Flächen im Grundriss zuweisen, sodass Teams sich von selbst gruppieren, ohne manuell Abstimmungen treffen zu müssen. Die KI-Assistentin Tessa ergänzt das Ganze, indem Mitarbeitende einfach per Anfrage einen Arbeitsplatz in der Nähe eines bestimmten Kollegen finden können.

Tactic Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Betrachten und interagieren Sie mit einer visuellen Karte Ihres Büros, um in Echtzeit die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Raumaufteilungen zu sehen.
• Raum- und Ressourcenbuchung: Reservieren Sie Besprechungsräume, Parkplätze und gemeinsame Ressourcen zusammen mit Schreibtischbuchungen über eine zentrale Oberfläche.
• Besuchermanagement: Registrieren und verfolgen Sie Besucher, senden Sie Ankunftsbenachrichtigungen und verwalten Sie den Gästezugang direkt über die Plattform.
• Arbeitsplatz-Analytik: Greifen Sie auf Belegungsberichte und Anwesenheitsdaten zu, um zu verstehen, wie Ihre Büroräume tatsächlich genutzt werden.

Tactic-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

Pros and Cons

Pros:

• Buchungsdaten in Echtzeit
• Sehr gute Anbindung an Microsoft 365
• Detaillierte interaktive Karten

Cons:

• Nur auf Englisch verfügbar
• Einige erweiterte Funktionen nur in der Enterprise-Version verfügbar

LEARN MORE ABOUT TACTIC:

• Check out Tactic on their website
• Read my in-depth review of Tactic

9

Whatspot

Am besten für kleine und geteilte Arbeitsplätze

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Whatspot ist eine Buchungsplattform, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Besprechungsräumen, Schreibtischen und gemeinsam genutzten Büroressourcen benötigen. Sie hilft Teams, Buchungskonflikte zu vermeiden und Reservierungen von Arbeitsplätzen effizient zu organisieren.

Für wen ist Whatspot am besten geeignet?

Whatspot eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Coworking-Spaces und Teams, die gemeinsam genutzte Büros verwalten und ein schlankes Buchungssystem benötigen, das ohne komplexe Einrichtung auskommt.

Warum ich Whatspot ausgewählt habe

Whatspot gehört zu meinen Favoriten, weil die Lösung das spezielle Chaos kleiner und geteilter Arbeitsumgebungen hervorragend meistert. Ich nutze die interaktive Ansicht des Grundrisses, um in Echtzeit zu sehen, welche Schreibtische frei sind und wo sich Kollegen aufhalten – das nimmt dem Hotdesk-Buchen das Rätselraten. Auch auf die QR-Code-Funktion verlasse ich mich oft: Den an einem Raum oder Schreibtisch angebrachten Code scannen und die Buchung mit zwei Klicks bestätigen – das geht wirklich schneller als jede andere Methode, die ich ausprobiert habe. Darüber hinaus gibt das Check-in-System ungenutzte Buchungen automatisch frei, sodass Plätze nicht leer bleiben, weil jemand vergessen hat abzusagen.

Wichtige Funktionen von Whatspot

• Buchungsgenehmigungen: Administratoren können für Reservierungen eine Genehmigung verlangen, um die Kontrolle über stark nachgefragte Räume zu behalten.
• Wiederkehrende Reservierungen: Legen Sie wiederholende Buchungen für regelmäßige Meetings oder wöchentliche Arbeitsplatz-Zuteilungen an, ohne jedes Mal neu reservieren zu müssen.
• Multi-Standort-Management: Verwalten Sie Buchungen für mehrere Büros oder Gebäude über ein einziges Konto.
• Buchungsregeln und Einschränkungen: Definieren Sie Zeitlimits, Vorlaufzeiten für Buchungen und Zugriffsrechte pro Raum oder Ressource.

Whatspot-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Kalender.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Grundrisse für effiziente Schreibtischverwaltung
• Mehrsprachige Unterstützung, wodurch die Lösung für vielfältige Teams geeignet ist
• QR-Code-Funktion für schnelle und einfache Reservierungen

Cons:

• Aktuell keine aufgelisteten Integrationen
• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für spezielle Anforderungen

New Product Updates from Whatspot

July 5 2026

Whatspot Adds Booking Modes for Different Space Types

Whatspot introduces Booking Modes to support different reservation rules for different space types. Admins can choose flexible bookings, fixed durations, or fixed intervals based on how each space is used. For more information, visit Whatspot's official site.

LEARN MORE ABOUT WHATSPOT:

• Check out Whatspot on their website

10

Floor Plan Mapper

Am besten für interaktive Karten mit unbegrenzter Nutzeranzahl

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $28/unbegrenzte Nutzer/Monat

Visit Website

Floor Plan Mapper hilft Unternehmen jeder Größe, ihre Bürogrundrisse mit interaktiven Lageplänen zu visualisieren, zu verwalten und zu optimieren. Dadurch können Facility-Teams und Office Manager die Schreibtischzuweisungen, die Flächennutzung und die Sitzordnung der Mitarbeiter einfacher organisieren.

Für wen ist Floor Plan Mapper am besten geeignet?

Floor Plan Mapper eignet sich besonders für Facility Manager und Büroverwalter in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die einen visuellen, kartenbasierten Ansatz zur Verwaltung von Arbeitsflächen-Layouts und Schreibtischbuchungen benötigen.

Warum ich Floor Plan Mapper ausgewählt habe

Ich habe Floor Plan Mapper als eines der besten Tools ausgewählt, weil das Preismodell mit Festpreis unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Schreibtische in allen Tarifstufen umfasst – während die meisten Raumverwaltungstools bei steigendem Nutzerbedarf Zusatzkosten verlangen. Mir gefällt, dass man jeden Grundriss (PDF, CAD, JPG) hochladen und sofort Schreibtische zuweisen, Assets markieren und Abteilungen auf der Karte verorten kann, ohne tagelang auf die Konfiguration durch den Anbieter warten zu müssen. Der Filter 'Verfügbare Schreibtische finden' ist praktisch: Mein Team kann eine Live-Ansicht des Plans anzeigen, die nach frei verfügbaren Schreibtischen in einem bestimmten Zeitraum gefiltert ist – das beschleunigt die Koordination von Hybridarbeitsplänen im Vergleich zu Tabellenkalkulationen. Die Markierung von Interessensbereichen ermöglicht es außerdem, direkt auf dem Grundriss Formen zu zeichnen, um Abteilungen oder Zonen zu kennzeichnen, was beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei Umsetzungen der Sitzordnung hilft.

Wichtige Funktionen von Floor Plan Mapper

• Mitarbeiterverzeichnis-Integration: Verknüpfen Sie Mitarbeiterprofile mit Schreibtischzuweisungen, um nach Namen zu suchen und den Sitzplatz der Person im Grundriss zu sehen.
• Schreibtisch-Buchungssystem: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, Schreibtische im Voraus über eine Selbstbedienungsoberfläche direkt in der interaktiven Karte zu reservieren.
• Belegungsberichte: Erstellen Sie Berichte zur Nutzung der Arbeitsplätze und Flächenbelegung, um untergenutzte Bereiche im gesamten Büro zu identifizieren.
• QR-Code-Check-in: QR-Codes können an Schreibtischen oder in Räumen angebracht werden, damit sich Mitarbeiter vor Ort mit dem Mobilgerät einchecken können.

Floor Plan Mapper Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Office 365, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, OKTA, Google Kalender, Windows Active Directory, Microsoft Entra ID und Microsoft SharePoint.

Pros and Cons

Pros:

• Ermöglicht die Visualisierung und Optimierung von Flächen
• Funktioniert auf verschiedenen Geräten, einschließlich Desktop-Computern und Laptops
• Integrierte Schreibtischbuchung

Cons:

• Anfangs Einarbeitungszeit bei der Einrichtung
• Könnte mehr erweiterte Funktionen für Schreibtischbuchungen bieten

LEARN MORE ABOUT FLOOR PLAN MAPPER:

• Check out Floor Plan Mapper on their website

Wann Sie Software zur Verwaltung von Büroflächen einsetzen sollten

Software zur Verwaltung von Büroflächen bietet Ihnen einen Echtzeitüberblick darüber, wie Ihr Arbeitsplatz genutzt wird. So müssen Sie nicht länger raten, sondern können fundiertere Entscheidungen über Schreibtische, Räume und Immobilienkosten treffen. Wenn Ihnen eines der folgenden Szenarien bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich an der Zeit, eine solche Lösung in Ihre Tool-Landschaft aufzunehmen.

• Ihr Team spielt jeden Morgen Schreibtisch-Roulette: Mitarbeitende kommen ins Büro und suchen verzweifelt nach einem Platz, weil es kein System zur frühzeitigen Reservierung von Schreibtischen gibt. Mit einer Software zur Flächenverwaltung können sie einen Platz buchen, bevor sie das Haus verlassen, und so den täglichen Aufwand vermeiden.
• Sie bezahlen für Flächen, die niemand nutzt: Sie mieten drei Etagen, aber die Analysen zeigen, dass zwei davon an den meisten Tagen nur zu 40 % ausgelastet sind. Nutzungsdaten helfen Ihnen dabei, Ihre benötigte Fläche richtig zu bemessen, Mietverträge neu zu verhandeln und Immobilienkosten zu senken, ohne Ihr Team zu beeinträchtigen.
• Die Koordination hybrider Arbeitszeiten ist ein Vollzeitjob: Ihre Büroverwaltung erfasst manuell, wer wann anwesend ist – über Slack, E-Mail und Tabellen hinweg – und trotzdem herrscht Chaos. Ein Tool zur Flächenverwaltung zentralisiert die Planung, sodass die richtigen Personen an denselben Tagen im Büro sind.
• Ein Umzug oder eine Änderung der Raumaufteilung dauert Monate: Die Verteilung von Teams auf verschiedene Etagen erfordert die Koordination von Grundrissen, Sitzplänen und endlosen Genehmigungen durch Beteiligte. Mit Tools zur Szenarioplanung können Sie Änderungen an der Raumaufteilung visuell testen, bevor auch nur ein einziger Schreibtisch bewegt wird.
• Sie wachsen schnell und eröffnen neue Büros: Ein zweiter oder dritter Standort in Städten wie Austin oder Amsterdam bedeutet, dass Flächen an mehreren Standorten koordiniert werden müssen, ohne dass es eine zentrale Informationsquelle gibt. Software zur Verwaltung von Büroflächen bietet Ihrem Facility-Management-Team eine zentrale Stelle zur Verwaltung aller Standorte.

Weitere Software zur Verwaltung von Büroflächen

Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht in die Liste der besten Software zur Verwaltung von Büroflächen geschafft haben:

1. Dibsido

   Es Tool für die Verwaltung von Schreibtisch- und Parkplatzbuchungen

2. Envoy

   Am besten für einheitliche Raum-Dashboards

3. Othership

   Optimal für die effiziente Büroflächennutzung und Koordination von Teamzeiten

4. deskbird

   Am besten für die Integration mit MS Teams & Outlook geeignet

5. WorkInSync

   Am besten für die Teamkoordination beim flexiblen Arbeiten

6. Robin

   Ideal für strategische Entscheidungen zur Raumnutzung

7. YAROOMS

   Am besten für hybride Arbeitspläne und Raumauslastung

8. Officely

   Am besten geeignet für einfache Schreibtischbuchung in Slack und MS Teams

9. Smartway2

   Am besten geeignet für Belegungsüberwachung

10. HubStar

    Am besten geeignet für die Analyse von geplanter und tatsächlicher Büronutzung

11. Cloudbooking

    Am besten für global agierende Unternehmen mit mehrsprachigen Anforderungen

12. OfficeRnD

    E Büroverwaltungssoftware für eigenständige Mitarbeitenden-Buchung OfficeRnD

13. Condeco

    E Software für das Management von Büroräumen mit flexibler Buchung

14. Waldo by MOFFI

    Am besten mit KI-gestützter Terminplanung

15. Tango Space

    Am besten geeignet, um die Büronutzung zu visualisieren und zu maximieren

16. Accruent EMS

    E Büroflächenmanagement-Software für Großunternehmen

17. Zynq

    Es Büroflächenmanagement mit Check-in-Funktionen für Gäste und Lieferanten

18. Ronspot

    Am besten für umfassende, flexible Büroflächenverwaltung

19. Eden

    E Büroflächen-Management-Software für kleine Teams und Start-ups

20. anny

    Am besten geeignet für interaktive 3D-Bürokarten

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So wählen Sie Software für die Büroflächenverwaltung aus

Software für die Büroflächenverwaltung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Büroflächen effektiver zu verwalten und Ihren hybriden Mitarbeitenden eine reibungslosere und bessere Erfahrung zu bieten. Berücksichtigen Sie die folgenden Punkte, um herauszufinden, welche Plattform für die Büroflächenverwaltung am besten zu Ihren Anforderungen passt:

• Welche Herausforderungen bei der Büroflächenverwaltung möchten Sie lösen? Wenn Sie Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren, können Sie besser verstehen, welche Funktionen und Möglichkeiten Ihre neue Software für die Büroflächenverwaltung bieten soll.
• Welche Ergebnisse sind wichtig und wie werden Sie den Erfolg messen? Es ist entscheidend, sich von Anfang an über die gewünschten Ergebnisse im Klaren zu sein, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Vielleicht möchten Sie beispielsweise Ihre hybriden Mitarbeitenden dazu bewegen, häufiger ins Büro zurückzukehren, Ihr derzeit umständliches System zur Schreibtischbuchung ersetzen oder Ihre Büroflächen besser nutzen, damit Sie ungenutzte physische Flächen reduzieren (oder untervermieten) können.
• Wer sind Ihre wichtigsten Nutzergruppen? Berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Nutzergruppen — Power-User, Administratoren, Führungskräfte, Mitarbeitende usw. — und deren spezifische Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle berücksichtigt werden. Bei Software für die Büroflächenverwaltung möchten Sie wahrscheinlich Ihrer gesamten Belegschaft Zugriff gewähren, mit besonderen Zugriffsrechten für Ihre HR-Administratoren und andere Supportmitarbeitende.
• Wie hoch ist Ihr Budget? Es ist entscheidend, im Voraus ein realistisches Budget für Ihre neue Software zur Büroflächenplanung festzulegen, damit Sie keine Zeit mit der Prüfung von Software verschwenden, die zu teuer ist.
• Benötigen Sie bestimmte Softwareintegrationen? Klären Sie, ob Ihre neue Lösung für die Flächenverwaltung bestehende Tools ersetzen oder in diese integriert werden soll, beispielsweise digitale Kalender, interne Kommunikationslösungen wie Slack oder Microsoft Teams oder Ihr HR-Managementsystem.
• Erfüllt die Software Ihre technischen Anforderungen? Bewerten Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Bürosystemen. Prüfen Sie, was gut funktioniert, und identifizieren Sie Problembereiche, die behoben werden müssen.

Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders — gehen Sie nicht davon aus, dass ein System zur Büroflächenverwaltung für Ihre Organisation geeignet ist, nur weil es beliebt ist.

Trends bei Software für die Büroflächenverwaltung

Da sich Organisationen weiterhin an hybride Arbeitsmodelle anpassen und ihre physischen Arbeitsbereiche optimieren möchten, wurde die Technologie hinter Software für die Büroflächenverwaltung weiterentwickelt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden.

Hier sind einige wichtige Trends, die die Zukunft von Software für die Büroflächenverwaltung prägen:

• Fortschrittliche Nutzungsanalysen: Es gibt einen deutlichen Trend zu fortschrittlichen Analysefunktionen. Software liefert inzwischen tiefere Einblicke in die Nutzung von Flächen und Belegungsmuster. Diese Funktionalität hilft Organisationen dabei, datengestützte Entscheidungen zur Flächenplanung und -optimierung zu treffen und so effizient auf veränderte Dynamiken am Arbeitsplatz zu reagieren.
• KI und maschinelles Lernen zur Flächenoptimierung: Zu den neuartigen und ungewöhnlichen Funktionen gehört der Einsatz von KI- und Algorithmen des maschinellen Lernens, um den Flächenbedarf vorherzusagen und Optimierungsstrategien vorzuschlagen. Diese innovative Funktion ermöglicht eine dynamische Flächenzuweisung und verbessert die Gesamteffizienz der Büronutzung.
• Überwachung von Umwelt und Gesundheit: Eine weitere stark nachgefragte Funktion ist die Integration von Tools zur Überwachung von Umwelt- und Gesundheitsbedingungen in Software für die Büroflächenverwaltung. Dazu gehören Sensoren zur Messung der Luftqualität, Belegungssensoren zur Einhaltung von Abstandsregeln und Funktionen zur Kontaktverfolgung. Dies spiegelt die anhaltende Sorge um Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz wider.

Diese Trends zeigen eine deutliche Entwicklung hin zu anpassungsfähigeren, effizienteren und stärker auf Mitarbeitende ausgerichteten Arbeitsplätzen. Achten Sie bei der Auswahl der besten Software für Ihre Anforderungen auf diese Funktionen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Was ist Software für die Büroflächenverwaltung?

Software für die Büroflächenverwaltung ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung ihrer physischen Büroflächen zu organisieren, zu überwachen und zu optimieren. Sie wird häufig von HR-Teams, Büroleitungen und Fachkräften für das Arbeitserlebnis eingesetzt, um in hybriden oder flexiblen Arbeitsumgebungen Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumreservierungen und die Flächennutzung zu verwalten.

Die Software löst Herausforderungen wie ungenutzte Flächen, Terminüberschneidungen und manuelle Buchungssysteme und hilft Unternehmen dabei, Kosten zu senken und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Funktionen von Software zur Verwaltung von Büroflächen

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Verwaltung von Büroflächen auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Visualisierung von Flächen: Sehen Sie sich interaktive Grundrisse und detaillierte Layouts an, um einfach zu erkennen, wie jeder Arbeitsplatz genutzt wird. So können Sie Umzüge planen, Schreibtische zuweisen und den gefürchteten Stau in Konferenzräumen vermeiden.
• Schreibtischbuchung: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, Schreibtische, Räume oder Zonen über eine einfache Benutzeroberfläche zu reservieren. So lassen sich hybride Arbeitszeiten berücksichtigen, Unklarheiten reduzieren und alle erhalten ein Gefühl der Kontrolle über ihren Arbeitstag.
• Belegungsverfolgung: Überwachen Sie die Belegungsraten und -trends verschiedener Bereiche Ihres Büros in Echtzeit. So können Sie Layouts anpassen, wenig genutzte Flächen erkennen und fundiertere Entscheidungen über Ihren Immobilienbedarf treffen.
• Umzugsverwaltung: Verwalten Sie Umzüge von Mitarbeitern oder Teams mit praktischen Planungs- und Nachverfolgungsfunktionen. Durch die Optimierung der Logistik können Sie Ausfallzeiten minimieren und die Produktivität aller aufrechterhalten.
• Ressourcenzuweisung: Weisen Sie gemeinsam genutzte Ressourcen wie Ausrüstung, Parkplätze und Besprechungsräume zu, damit alle bei Bedarf Zugriff darauf erhalten. So vermeiden Sie Doppelbuchungen und sorgen für einen reibungslosen Büroalltag.
• Berichte und Analysen: Greifen Sie auf Erkenntnisse und detaillierte Berichte zur Flächennutzung, zu Buchungstrends und zur Belegung zu. Diese verwertbaren Statistiken erleichtern es Ihnen, Entscheidungen zu untermauern, Muster zu erkennen und Ihre Bürostrategie anzupassen.
• Benutzerverwaltung: Legen Sie Berechtigungen, Rollen und Zugriffsrechte für verschiedene Teams oder Einzelpersonen fest. So wird sichergestellt, dass jeder nur die Flächen sieht und bucht, die tatsächlich benötigt werden – keine Verwirrung oder versehentlichen Überbuchungen mehr.
• Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie die Software mit E-Mail-, Kalender-, Personal- und Zutrittskontrollsystemen. Integrationen sparen Zeit und verringern das Risiko manueller Fehler, da alle wichtigen Werkzeuge miteinander kommunizieren können.
• Mobiler Zugriff: Nutzen Sie die Software auf Smartphones und Tablets, damit Sie und Ihr Team von überall im Büro Flächen buchen, die Verfügbarkeit prüfen oder Umzüge verwalten können.

Übliche KI-Funktionen von Software zur Verwaltung von Büroflächen

Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software zur Verwaltung von Büroflächen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:

• Smarte Ressourcenzuweisung: Lassen Sie die KI Ressourcen wie Ausrüstung oder Besprechungsräume automatisch anhand von Bedarf, Nutzung und bevorstehenden Zeitplänen zuweisen, damit der Büroalltag für alle reibungsloser abläuft.
• Vorausschauende Belegungsanalysen: Nutzen Sie KI, um die Flächennutzung auf Grundlage von Trends und historischen Daten zu prognostizieren. So können Sie Layouts und Richtlinien proaktiv anpassen, bevor Engpässe oder leere Zonen zum Problem werden.
• Automatisierte Buchungsvorschläge: Erhalten Sie intelligente Empfehlungen dazu, welche Schreibtische oder Räume gebucht werden sollten, unter Berücksichtigung von Präferenzen, Zeitplänen und Verfügbarkeit. Das spart allen Zeit und reduziert den Aufwand bei Buchungen.
• Anomalieerkennung: Lassen Sie die Software ungewöhnliche Buchungs- oder Nutzungsmuster markieren, etwa plötzlich überfüllte Konferenzräume oder ungenutzte Zonen, damit Sie mögliche Probleme schnell untersuchen und beheben können.
• Empfehlungen zur Flächenoptimierung: Erhalten Sie KI-gestützte Tipps zur Neugestaltung von Layouts oder zur Neuzuweisung von Flächen auf Grundlage von Verhaltensmustern, damit Sie jeden Quadratmeter optimal nutzen.

Vorteile von Software zur Verwaltung von Büroflächen

Software zur Verwaltung von Büroflächen ist ein modernes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre physischen Arbeitsbereiche zu optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Hier sind einige Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie in die beste Software zur Verwaltung von Büroflächen für Ihre Anforderungen investieren:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Indem die Software Mitarbeitern ermöglicht, ihre Schreibtische, Besprechungsräume oder Arbeitsbereiche im Voraus zu buchen, stellt sie sicher, dass jeder den benötigten Platz zur richtigen Zeit hat, und steigert so die allgemeine Arbeitszufriedenheit.
• Verbessertes Ressourcenmanagement: Software zur Verwaltung von Büroflächen unterstützt bei der Erfassung und Verwaltung von Büroressourcen wie Besprechungsräumen, Projektoren und anderen Anlagen. Dadurch wird sichergestellt, dass diese effizient genutzt werden und bei Bedarf stets verfügbar sind.
• Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung der Flächennutzung können Unternehmen ihre Betriebskosten für Immobilien, Energieverbrauch und Instandhaltung senken und so zu einem gesünderen Geschäftsergebnis beitragen.
• Daten und Analysen in Echtzeit: Der Zugriff auf Echtzeitdaten und Analysen zur Nutzung hilft Unternehmen, Muster bei der Flächennutzung zu verstehen und zukünftige Entscheidungen zu Büroaufteilung und Investitionen zu treffen.
• Verbesserter Gesundheits- & Arbeitsschutz: Während der Pandemie wurde deutlich, dass Besucher den Kontakt mit Büroangestellten minimieren sollten. Kontaktloses Buchen verringert die Anzahl der Kontakte, die ein Besucher beim Check-in hat.

Wie Sie sehen können, kann Software zur Verwaltung von Büroflächen Ihnen dabei helfen, einen flexibleren Arbeitsplatz bereitzustellen und gleichzeitig durch eine effizientere Nutzung Ihrer Ressourcen Ihr Geschäftsergebnis positiv zu beeinflussen.

Kosten und Preise für Software zur Verwaltung von Büroflächen

Diese Plattformen bieten eine Reihe von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die Nutzung und Verwaltung physischer Büroflächen zu optimieren – von der Schreibtischbuchung bis hin zur Analyse der Flächennutzung. Preise und Tarife unterscheiden sich erheblich und hängen von den benötigten Funktionen, der Skalierbarkeit und dem gewünschten Supportumfang ab.

Um Ihnen einen Überblick über die Preislandschaft zu verschaffen, habe ich die durchschnittlichen Preisspannen für jede Tarifstufe in einer Vergleichstabelle zusammengestellt.

Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Verwaltung von Büroflächen

Bei der Entscheidung für einen Tarif sollten Sie sowohl Ihren unmittelbaren Bedarf als auch mögliche zukünftige Anforderungen bewerten. Die Wahl eines skalierbaren Tarifs, der Raum für Wachstum bietet, kann verhindern, dass Ihre Organisation bei einer Erweiterung zu einem störenden Plattformwechsel gezwungen ist.

Neugierig auf den Unterschied zwischen der Buchung von Arbeitsplätzen und der flexiblen Schreibtischnutzung? Oder möchten Sie mehr über die beste Software zur Buchung flexibler Arbeitsplätze erfahren? Dann sind Sie hier genau richtig, denn People Managing People hilft Ihnen auch dabei weiter. Diese Liste der besten Lösungen zur Buchung flexibler Arbeitsplätze enthält zahlreiche solide Optionen, um die Schwierigkeiten bei der Buchung gemeinsam nutzbarer Arbeitsbereiche zu verringern.

Abschließende Gedanken

78 % der Beschäftigten geben an, dass sie einen hybriden Arbeitsplatz bevorzugen. Eine effektive Verwaltung von Büroräumen erleichtert es, die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitenden, Mitarbeitenden im Büro und allen dazwischen zu berücksichtigen, indem die mühsamen Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen automatisiert werden.

Und wenn Sie mehr über die Verwaltung einer hybriden Belegschaft erfahren möchten, vergessen Sie nicht, unseren Newsletter zu abonnieren. Sie erfahren als Erste von neuen Artikeln und Podcast-Folgen – druckfrisch und direkt nach ihrer Veröffentlichung.