Die 10 besten Büroflächen-Management-Softwarelösungen 2026
10 Bestes Büroflächen-Management-Software-Shortlist
Die beste Büroflächen-Management-Software hilft dir, ungenutzte Flächen zu eliminieren, Buchungen zu vereinfachen und hybride Arbeitsumgebungen zu optimieren – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder ständigen E-Mail-Verkehr.
Mit diesen Tools lässt sich die Flächennutzung viel einfacher überwachen, flexible Arbeitszeiten unterstützen und dafür sorgen, dass deine Teams produktiv und zufrieden sind – egal, ob du ein oder mehrere Büros verwaltest.
Als jemand, der Hunderte von Workplace-Tools getestet hat und selbst im HR-Team den Umstieg auf hybrides Arbeiten begleitet hat, führe ich dich durch die besten Lösungen, damit du selbstbewusst ein passendes Tool für dein Unternehmens-Setup auswählen und den Büroalltag einfacher gestalten kannst.
Warum du unseren Software-Reviews vertrauen kannst
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Profis wissen wir, wie kritisch – und schwierig – die richtige Softwareauswahl ist.
Wir investieren sehr viel in eine gründliche Recherche, damit unsere Leser bessere Kaufentscheidungen treffen können. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahre, wie wir transparent bleiben und wirf einen Blick auf unsere Software-Review-Methodik.
Table of Contents
- Kurzliste der besten Büroflächen-Management-Softwares
- Darum können Sie uns vertrauen
- Spezifikationen vergleichen
- Bewertungen
- Wann ist Büroflächen-Management-Software sinnvoll?
- Weitere Büroflächen-Management-Software
- Verwandte HR-Software-Bewertungen
- Auswahlkriterien
- So wählen Sie aus
- Trends im Büroflächen-Management
- Was ist Büroflächen-Management-Software?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- Häufige Fragen (FAQ)
Vergleichstabelle: Beste Büroflächen-Management-Software
Diese Vergleichstabelle fasst Preise, Test- und Demo-Angebote meiner besten Büroflächen-Management-Software-Auswahl zusammen, damit du das passende System für dein Budget und deine geschäftlichen Anforderungen findest.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Software für Büromanagement zur Szenarienplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teammitgliedern | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $3/Schreibtisch/Monat | Website | |
| 3 | Beste Büroflächenverwaltung für schnelle Implementierung | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $249/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet zur Koordination von Projekten, Personen und Räumen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für unternehmensübergreifende Portfolioplanung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für anpassbare Bürogrundrisse | Kostenlose Demo + 14-tägige Testphase verfügbar | Ab $2.8/Schreibtisch/Monat | Website | |
| 7 | Am besten für kleine und geteilte Arbeitsplätze | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $22/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 8 | Am besten für die Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige von Buchungen | Kostenlose Testversion verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für interaktive Karten mit unbegrenzter Nutzeranzahl | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $28/unbegrenzte Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für einheitliche Raum-Dashboards | Kostenlose Version verfügbar | Ab $4,344/Standort (jährliche Abrechnung) | Website |
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Remote People
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Homebase
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Paycom
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Beste Büroflächen-Management-Software im Test
Hier findest du eine kurze Beschreibung jeder Büroflächen-Management-Software mit deren wichtigsten Einsatzgebieten, besonderen Funktionen und einigen Vor- und Nachteilen. Ich habe außerdem Screenshots beigefügt, damit du einen Eindruck vom User Interface bekommst.
OfficeSpace bietet Arbeitsplatzteams und Facility Manager:innen eine flexible Plattform zur Verwaltung von Schreibtischen, Räumen und Grundrissen. So können Organisationen ihre Büroräume und Ressourcen an wechselnde Anforderungen und hybride Arbeitsmodelle anpassen.
Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?
OfficeSpace eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die komplexe, hybride Arbeitsplätze verwalten, bei denen Flächenplanung und Ressourcenoptimierung fortlaufende Priorität haben.
Warum ich OfficeSpace ausgewählt habe
Ich habe mich für OfficeSpace entschieden, weil es Szenarien für Büroaufstellungen sehr gut abbildet. Besonders gefallen mir die Drag-and-Drop-Grundrisstools, mit denen mein Team verschiedene Sitzordnungen und Abteilungskonfigurationen modellieren kann, bevor Änderungen umgesetzt werden. Die Flächennutzungsdaten fließen direkt in diese Planungssichten ein, sodass ich sehen kann, wie aktuelle Belegungsmuster zukünftige Layouts beeinflussen. Echtzeitdaten kombiniert mit visueller Planung sind hilfreich, wenn man sich auf eine Umstrukturierung oder eine Veränderung der Mitarbeiterzahl vorbereitet.
Wichtige Funktionen von OfficeSpace
- Raumbuchung: Suche nach Besprechungsräumen nach Kapazität, Ausstattung und Aufenthaltsort der Teilnehmenden, mit Echtzeitverfügbarkeit direkt im Grundriss – doppelte Buchungen werden so verhindert.
- Facility-Request-Management: Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Facility-Tickets in einer priorisierten Warteschlange, mit automatischen Arbeitsauftragszuweisungen und Status-Updates in Echtzeit.
- Besuchermanagement: Check-in von Besuchern und Lieferungen über iPad- oder Android-Kiosk-Tablets, mit individuellen Workflows, NDA-Erfassung, Ausweisdruck und Benachrichtigungen an Mitarbeitende.
- Workplace Intelligence: Verbindung von Ausweis-, Sensor- oder Wi-Fi-Daten zur Erstellung von Echtzeit-Auslastungsdashboards und Heatmaps, mit deren Hilfe Anwesenheitstrends an verschiedenen Standorten verfolgt werden können.
OfficeSpace-Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly und SSO-Anbieter.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht die Modellierung mehrerer Layout-Szenarien vor der Umsetzung
- Visuelle Karten und Verzeichnis erleichtern die Orientierung in großen Büros
- Analysen decken ungenutzte Flächen und Nutzungstrends auf
Cons:
- Schulung erforderlich, um alle Funktionen nutzen zu können
- Begrenzte Online-Wissensdatenbank
Tactic
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit zwischen hybriden Teammitgliedern
Tactic ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für hybride Teams entwickelt wurde, die flexible Schreibtischbuchung, interaktive Grundrisse und Werkzeuge zur Koordination der Zusammenarbeit im Büro sowie zur Optimierung gemeinsam genutzter Büros benötigen.
Für wen ist Tactic am besten geeignet?
Tactic ist besonders gut geeignet für mittelgroße Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten verwalten und eine einfache Möglichkeit suchen, die Anwesenheit im Büro und die Verfügbarkeit von Schreibtischen teamübergreifend zu koordinieren.
Warum ich Tactic gewählt habe
Tactic hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es nicht nur das Buchen von Arbeitsplätzen, sondern vor allem die Koordination im hybriden Arbeitsmodell hervorragend unterstützt. Mir gefällt, dass die Teamtransparenz direkt in den Buchungsprozess integriert ist – mein Team kann sehen, wer an einem bestimmten Tag ins Büro kommt und mit nur einem Klick einen Platz in der Nähe buchen. So wird das Planen von Zusammenarbeit im Büro zum bewussten Vorgang und nicht zum Zufall. Mit dem Nachbarschafts-Zoning kann ich bestimmten Abteilungen spezielle Flächen im Grundriss zuweisen, sodass Teams sich von selbst gruppieren, ohne manuell Abstimmungen treffen zu müssen. Die KI-Assistentin Tessa ergänzt das Ganze, indem Mitarbeitende einfach per Anfrage einen Arbeitsplatz in der Nähe eines bestimmten Kollegen finden können.
Tactic Hauptfunktionen
- Interaktive Grundrisse: Betrachten und interagieren Sie mit einer visuellen Karte Ihres Büros, um in Echtzeit die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Raumaufteilungen zu sehen.
- Raum- und Ressourcenbuchung: Reservieren Sie Besprechungsräume, Parkplätze und gemeinsame Ressourcen zusammen mit Schreibtischbuchungen über eine zentrale Oberfläche.
- Besuchermanagement: Registrieren und verfolgen Sie Besucher, senden Sie Ankunftsbenachrichtigungen und verwalten Sie den Gästezugang direkt über die Plattform.
- Arbeitsplatz-Analytik: Greifen Sie auf Belegungsberichte und Anwesenheitsdaten zu, um zu verstehen, wie Ihre Büroräume tatsächlich genutzt werden.
Tactic-Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.
Pros and Cons
Pros:
- Buchungsdaten in Echtzeit
- Sehr gute Anbindung an Microsoft 365
- Detaillierte interaktive Karten
Cons:
- Nur auf Englisch verfügbar
- Einige erweiterte Funktionen nur in der Enterprise-Version verfügbar
New Product Updates from Tactic
Tactic Launches Tessa AI, Global Search, and Map-Based Booking
Tactic introduces Tessa AI for admins, Global Search, and interactive map-based booking from the dashboard. These updates help teams find people, spaces, and answers faster while reducing clicks across everyday workplace tasks. For more information, visit Tactic's official site.
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Skedda ist eine Buchungs- und Planungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Schreibtische, Besprechungsräume und gemeinsam genutzte Büroräume verwalten müssen. Sie hilft Teams dabei, die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren und Reservierungen zu vereinfachen.
Für wen ist Skedda am besten geeignet?
Skedda eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen, die ein Selbstbedienungs-Buchungssystem ohne großen IT-Aufwand benötigen.
Warum ich Skedda gewählt habe
Skedda hat einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil die Einrichtung nur wenige Tage dauert und nicht Monate. Mir gefällt, dass der Onboarding-Prozess keine IT-Unterstützung oder aufwändige Konfiguration erfordert – Sie können Ihre Grundrisse hochladen, Buchungsregeln festlegen und das System fast sofort für Mitarbeitende freischalten. Die geführte Einrichtung und vorgefertigten Vorlagen bedeuten, dass mein Team nicht bei null anfangen muss. Außerdem habe ich festgestellt, dass das Selbstbedienungs-Buchungsportal von Skedda nahezu keine Schulung erfordert, was die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördert.
Wichtige Funktionen von Skedda
- Interaktive Kartenansichten: Visualisieren Sie Ihr Büro-Layout und lassen Sie Mitarbeitende direkt von einer Live-Karte aus bestimmte Schreibtische oder Räume auswählen und buchen.
- Automatisierte Buchungsregeln: Legen Sie eigene Bedingungen wie Zeitlimits, Vorausbuchungsfenster und Nutzerberechtigungen fest, um zu steuern, wie Räume reserviert werden.
- Nutzungsanalysen: Verfolgen Sie Auslastungsdaten von Schreibtischen und Räumen im Zeitverlauf, um wenig genutzte Bereiche zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Arbeitsplatzplanung zu treffen.
- Microsoft 365- und Google Workspace-Kalendersynchronisierung: Synchronisieren Sie Buchungen direkt mit den vorhandenen Kalendern der Mitarbeitenden, sodass Reservierungen gemeinsam mit geplanten Meetings angezeigt werden.
Skedda-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Xero, QuickBooks, ServiceNow, Okta und Trello.
Pros and Cons
Pros:
- Die visuelle Grundrissansicht macht das Finden und Buchen von Räumen intuitiv
- Feingranulare Buchungsregeln helfen, den Zugang ohne manuelle Aufsicht zu steuern
- Schnelle Einrichtung ermöglicht, dass Ihr Team innerhalb weniger Tage mit der Buchung beginnen kann.
Cons:
- Kein Drag-and-Drop-Feature in Kalenderansichten
- Erweiterte Analysen bieten möglicherweise nicht die Tiefe spezialisierter Tools zur Arbeitsplatzplanung
New Product Updates from Skedda
Skedda Adds Microsoft Sync Approvals
Skedda now supports booking approval rules for Microsoft two-way synced spaces, keeping Outlook bookings tentative until approved in Skedda and then syncing as accepted. For more information, visit Skedda's official site.
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Kadence
Am besten geeignet zur Koordination von Projekten, Personen und Räumen
Kadence unterstützt Organisationen bei der Verwaltung hybrider Arbeitsplätze, indem es die Buchung von Schreibtischen vereinfacht, die Koordination von Teamplänen erleichtert und die Büronutzung für Unternehmen optimiert, die sich an flexible Arbeitsumgebungen anpassen.
Für wen ist Kadence am besten geeignet?
Kadence ist besonders gut geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Teams managen und Büroanwesenheit, Schreibtischverfügbarkeit sowie Teampläne an einem Ort koordinieren möchten.
Warum habe ich Kadence ausgewählt?
Ich habe Kadence ausgewählt, weil es wirklich die drei Aspekte miteinander verbindet, die das Management hybrider Büros herausfordernd machen: Projekte, Menschen und Räume. Besonders hilfreich finde ich das Feature Team Kadences, mit dem Manager In-Office-Tage basierend auf Teamplänen und Unternehmensanforderungen vorschlagen können, sodass Anwesenheit tatsächlich auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist, statt zufällig zu geschehen. Auch der KI-Assistent gefällt mir, da Sie damit Schreibtische buchen, Besprechungsräume reservieren und die Verfügbarkeit von Kollegen mit einem Prompt in Slack oder Microsoft Teams abrufen können. Die Tools für Szenarienplanung ermöglichen es zudem, 'Was-wäre-wenn'-Situationen wie Mitarbeiterwachstum oder Änderungen in der Unternehmenspolitik zu simulieren, bevor Sie sich zu Anpassungen bei der Bürofläche verpflichten.
Kadence Hauptfunktionen
- Besuchermanagement: Automatisieren Sie Gästeinladungen, Benachrichtigungen an Gastgeber und das Unterschreiben von Dokumenten vor dem Eintreffen direkt in der Plattform.
- Interaktive Grundrisse: Sehen und prognostizieren Sie die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf verschiedenen Etagen, um die Büronutzung im Voraus zu planen.
- Arbeitsplatz-Analysen: Verfolgen Sie die Auslastung von Gebäuden, Etagen, Schreibtischen oder Räumen, um Belegungstrends im Zeitverlauf zu überwachen.
- Automatisierte Freigabe von Buchungen: Gebuchte, aber nicht genutzte Schreibtische und Räume werden automatisch wieder freigegeben, damit verfügbare Bereiche jederzeit aktuell bleiben.
Kadence Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeit-Einblick in Schreibtisch- und Raumreservierungen teamübergreifend
- Belegungserfassung ohne Sensoren möglich
- Buchungstools sind in vertraute Plattformen wie Teams/Slack integriert
Cons:
- Teamleiter können nicht im Namen anderer Teammitglieder stornieren
- Die Anpassungsmöglichkeiten für einige Workflows sind möglicherweise eingeschränkt
VergeSense ist eine KI-gesteuerte Plattform für Belegungsintelligenz, die Arbeitsplatzsensortechnologie, Nutzungsanalysen und prädiktive Flächenplanung kombiniert, um Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Büroportfolios zu helfen.
Für wen ist VergeSense am besten geeignet?
VergeSense eignet sich besonders für Immobilien- und Arbeitsplatzteams von Unternehmen, die große, mehrere Standorte umfassende Büroportfolios verwalten und datenbasierte Einblicke benötigen, wie ihre Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden.
Warum ich VergeSense ausgewählt habe
VergeSense gehört zu meinen Favoriten, weil ich das Predictive Planning Tool schätze, das vage 'Was-wäre-wenn'-Fragen zur Raumnutzung in konkrete, datengestützte Antworten verwandelt. Ich kann einen Grundriss hochladen und direkt anhand des tatsächlichen Belegungsverhaltens Wachstumsprognosen für die Mitarbeiterzahl oder hybride Anwesenheitsverschiebungen modellieren – ganz ohne Spekulationen. Das Large Spatial Model wurde mit mehr als 200 Mio. Quadratfuß Arbeitsplatzzahlen trainiert, wodurch Prognosen tatsächlich widerspiegeln, wie Büros in Unternehmen genutzt werden, anstatt auf groben Branchendurchschnittswerten zu basieren.
Wichtige Funktionen von VergeSense
- Belegungssensoren: Kabellose und kabelgebundene Sensoren erfassen in Echtzeit Personenanzahl und Raumnutzung über Etagen, Nachbarschaften und einzelne Räume hinweg.
- Nutzungsanalyse-Dashboard: Sehen Sie Belegungstrends nach Gebäude, Stockwerk oder Zone unterteilt über tägliche, wöchentliche und monatliche Zeiträume.
- KI-Arbeitsplatzassistent: Erhalten Sie KI-generierte Raumnutzungsempfehlungen basierend auf den tatsächlichen Nutzungsmustern Ihres Portfolios und Ihren vorgegebenen Planungszielen.
- Portfolio-Benchmarking: Vergleichen Sie die Raumauslastung an mehreren Standorten, um schwach ausgelastete Büroräume innerhalb Ihres Portfolios zu identifizieren.
VergeSense Integrationen
VergeSense bietet Dutzende von nativen Integrationen im Bereich Buchung, IWMS und Gebäudemanagement, darunter Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, CBRE Host, Cisco Meraki, Cloudbooking, Comfy, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places und ServiceNow. Eine offene API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Sensorengenauigkeit über 95% für Belegungserfassung
- Lässt sich konsistent über mehrere Standorte skalieren
- Nutzt Daten aus WLAN, Zugangsausweisen und Buchungssystemen
Cons:
- Kamerasensoren erfordern lange Einführungszeiten
- Hardwareinstallationen verursachen Anfangskosten und Abstimmungsbedarf
Archie unterstützt Unternehmen und Arbeitsplatzteams bei der Verwaltung hybrider Büros mit interaktiven Grundrissen, der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen sowie Besucher-Management-Tools, die die Flächenzuweisung und Terminplanung vereinfachen.
Für wen ist Archie am besten geeignet?
Archie ist besonders gut geeignet für mittelständische Unternehmen und wachsende Firmen, die hybride Teams verwalten und flexible, visuelle Werkzeuge benötigen, um Büroräume an verschiedenen Standorten zu koordinieren.
Warum ich mich für Archie entschieden habe
Archie verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste wegen der umfassenden Kontrolle, die es über Ihre Bürogrundrisse bietet. Sie können einen bestehenden Grundriss als PNG oder JPG hochladen, und Archie wandelt ihn in eine vollständig interaktive, bearbeitbare Karte um – ganz ohne Designteam. Anschließend können Sie Schreibtische per Drag-and-drop platzieren, Team-Bereiche einrichten, die die Buchung auf bestimmte Gruppen beschränken, sowie Details wie Fotos, Ausstattungen und Buchungsrichtlinien zu einzelnen Arbeitsplätzen hinzufügen. Die Karte bleibt aktuell: Wenn ein Kollege einen Schreibtisch bucht, wird dies in Echtzeit angezeigt, sodass alle ihre Tage im hybriden Büro besser abstimmen können.
Wichtige Funktionen von Archie
- Besuchermanagement: Erfasst Check-ins von Besuchern, benachrichtigt Gastgeber und sammelt digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsbelehrungen an der Rezeption.
- Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Konferenzräume direkt über die interaktive Karte oder eine Kalenderansicht mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Angaben zur Raumkapazität.
- Arbeitsplatz-Analysen: Überwachen Sie die Auslastung von Schreibtischen und Räumen über die Zeit, um ungenutzte Bereiche zu erkennen und die Büroaufteilung zu optimieren.
- Hybride Arbeitszeitplanung: Teammitglieder veröffentlichen ihre Präsenztage, sodass Kollegen ihre Bürotage abstimmen und gemeinsam Schreibtische buchen können.
Archie-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, QuickBooks, Xero und HubSpot.
Pros and Cons
Pros:
- Individuelle App-Optionen verfügbar
- Umfassende Werkzeuge zur Verwaltung von Arbeitsbereichen
- Buchung über Web oder mobile App möglich
Cons:
- Bietet keine Übersicht über Teampläne
- Mehr Anpassungsmöglichkeiten für Berichte wünschenswert
Whatspot ist eine Buchungsplattform, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Besprechungsräumen, Schreibtischen und gemeinsam genutzten Büroressourcen benötigen. Sie hilft Teams, Buchungskonflikte zu vermeiden und Reservierungen von Arbeitsplätzen effizient zu organisieren.
Für wen ist Whatspot am besten geeignet?
Whatspot eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Coworking-Spaces und Teams, die gemeinsam genutzte Büros verwalten und ein schlankes Buchungssystem benötigen, das ohne komplexe Einrichtung auskommt.
Warum ich Whatspot ausgewählt habe
Whatspot gehört zu meinen Favoriten, weil die Lösung das spezielle Chaos kleiner und geteilter Arbeitsumgebungen hervorragend meistert. Ich nutze die interaktive Ansicht des Grundrisses, um in Echtzeit zu sehen, welche Schreibtische frei sind und wo sich Kollegen aufhalten – das nimmt dem Hotdesk-Buchen das Rätselraten. Auch auf die QR-Code-Funktion verlasse ich mich oft: Den an einem Raum oder Schreibtisch angebrachten Code scannen und die Buchung mit zwei Klicks bestätigen – das geht wirklich schneller als jede andere Methode, die ich ausprobiert habe. Darüber hinaus gibt das Check-in-System ungenutzte Buchungen automatisch frei, sodass Plätze nicht leer bleiben, weil jemand vergessen hat abzusagen.
Wichtige Funktionen von Whatspot
- Buchungsgenehmigungen: Administratoren können für Reservierungen eine Genehmigung verlangen, um die Kontrolle über stark nachgefragte Räume zu behalten.
- Wiederkehrende Reservierungen: Legen Sie wiederholende Buchungen für regelmäßige Meetings oder wöchentliche Arbeitsplatz-Zuteilungen an, ohne jedes Mal neu reservieren zu müssen.
- Multi-Standort-Management: Verwalten Sie Buchungen für mehrere Büros oder Gebäude über ein einziges Konto.
- Buchungsregeln und Einschränkungen: Definieren Sie Zeitlimits, Vorlaufzeiten für Buchungen und Zugriffsrechte pro Raum oder Ressource.
Whatspot-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Kalender.
Pros and Cons
Pros:
- Interaktive Grundrisse für effiziente Schreibtischverwaltung
- Mehrsprachige Unterstützung, wodurch die Lösung für vielfältige Teams geeignet ist
- QR-Code-Funktion für schnelle und einfache Reservierungen
Cons:
- Aktuell keine aufgelisteten Integrationen
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für spezielle Anforderungen
New Product Updates from Whatspot
Whatspot Enhances Reservation Alerts and Admin Bookings
Whatspot has introduced upcoming reservation reminders and booking support for colleagues and guests. These updates help teams reduce unused reservations and simplify workplace and visitor booking management. For more information, visit Whatspot’s official site.
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Am besten für die Echtzeit-Verfügbarkeitsanzeige von Buchungen
Hybrid Hero unterstützt Unternehmen und Gebäudemanagement-Teams bei der Verwaltung von Büroflächen, indem digitale Tools für die Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und gemeinsam genutzten Ressourcen bereitgestellt werden. So wird die Nutzung des Arbeitsplatzes optimiert und an flexible Arbeitsmodelle angepasst.
Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?
Hybrid Hero wurde für mittelständische bis große Unternehmen entwickelt, die hybride Belegschaften an mehreren Standorten verwalten.
Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe
HybridHero hat seinen Platz auf dieser Liste verdient, weil es Tools für die Arbeitsplatzverwaltung auf einer einzigen Plattform vereint. Schreibtischbuchung, Terminplanung für Besprechungsräume, Besucher- und Auftragnehmermanagement, Parkraummanagement, Personalmanagement und Compliance-Reporting werden gemeinsam und nicht über separate Systeme gehandhabt. Für Unternehmen, die auf Belegungsauswertungen, Prüfpfade und standortübergreifende Transparenz angewiesen sind, unterstützt dieser zentrale Ansatz die Arbeitsplatz-Governance und die betriebliche Kontrolle.
Wichtige Funktionen von Hybrid Hero
- Standortübergreifende Raumverwaltung: Zentrale Buchung von Schreibtischen und Räumen sowie Auswertungen zur Flächennutzung über mehrere Bürostandorte hinweg in einem einzigen Admin-Dashboard.
- Besucher- und Auftragnehmermanagement: Integrierte Check-in-Workflows inklusive Voranmeldung, Benachrichtigung des Gastgebers und Zutrittsprotokollierung.
- Auditfähige Berichte: Protokollierung von Aktionen und rollenbasierte Zugriffskontrollen zur Unterstützung von Governance und Compliance-Reporting.
- Interaktive Grundrisse: Echtzeit-Belegungspläne, die verfügbare Schreibtische und Räume standortübergreifend anzeigen.
Hybrid Hero Integrationen
Integrationen umfassen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta, Azure Active Directory, SSO, Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Office 365 und Zoom (auf Anfrage).
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Berichte zur Analyse der Belegschaft
- Automatisierte Schreibtisch- und Parkplatzbuchung
- Echtzeit-interaktive Bürokarten
Cons:
- Kein Offline-Management-Modus
- Begrenzte Möglichkeiten für individuelles Branding
Floor Plan Mapper hilft Unternehmen jeder Größe, ihre Bürogrundrisse mit interaktiven Lageplänen zu visualisieren, zu verwalten und zu optimieren. Dadurch können Facility-Teams und Office Manager die Schreibtischzuweisungen, die Flächennutzung und die Sitzordnung der Mitarbeiter einfacher organisieren.
Für wen ist Floor Plan Mapper am besten geeignet?
Floor Plan Mapper eignet sich besonders für Facility Manager und Büroverwalter in kleinen und mittelständischen Unternehmen, die einen visuellen, kartenbasierten Ansatz zur Verwaltung von Arbeitsflächen-Layouts und Schreibtischbuchungen benötigen.
Warum ich Floor Plan Mapper ausgewählt habe
Ich habe Floor Plan Mapper als eines der besten Tools ausgewählt, weil das Preismodell mit Festpreis unbegrenzte Nutzer und unbegrenzte Schreibtische in allen Tarifstufen umfasst – während die meisten Raumverwaltungstools bei steigendem Nutzerbedarf Zusatzkosten verlangen. Mir gefällt, dass man jeden Grundriss (PDF, CAD, JPG) hochladen und sofort Schreibtische zuweisen, Assets markieren und Abteilungen auf der Karte verorten kann, ohne tagelang auf die Konfiguration durch den Anbieter warten zu müssen. Der Filter 'Verfügbare Schreibtische finden' ist praktisch: Mein Team kann eine Live-Ansicht des Plans anzeigen, die nach frei verfügbaren Schreibtischen in einem bestimmten Zeitraum gefiltert ist – das beschleunigt die Koordination von Hybridarbeitsplänen im Vergleich zu Tabellenkalkulationen. Die Markierung von Interessensbereichen ermöglicht es außerdem, direkt auf dem Grundriss Formen zu zeichnen, um Abteilungen oder Zonen zu kennzeichnen, was beim Onboarding neuer Mitarbeiter oder bei Umsetzungen der Sitzordnung hilft.
Wichtige Funktionen von Floor Plan Mapper
- Mitarbeiterverzeichnis-Integration: Verknüpfen Sie Mitarbeiterprofile mit Schreibtischzuweisungen, um nach Namen zu suchen und den Sitzplatz der Person im Grundriss zu sehen.
- Schreibtisch-Buchungssystem: Ermöglichen Sie Mitarbeitern, Schreibtische im Voraus über eine Selbstbedienungsoberfläche direkt in der interaktiven Karte zu reservieren.
- Belegungsberichte: Erstellen Sie Berichte zur Nutzung der Arbeitsplätze und Flächenbelegung, um untergenutzte Bereiche im gesamten Büro zu identifizieren.
- QR-Code-Check-in: QR-Codes können an Schreibtischen oder in Räumen angebracht werden, damit sich Mitarbeiter vor Ort mit dem Mobilgerät einchecken können.
Floor Plan Mapper Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Office 365, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, OKTA, Google Kalender, Windows Active Directory, Microsoft Entra ID und Microsoft SharePoint.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht die Visualisierung und Optimierung von Flächen
- Funktioniert auf verschiedenen Geräten, einschließlich Desktop-Computern und Laptops
- Integrierte Schreibtischbuchung
Cons:
- Anfangs Einarbeitungszeit bei der Einrichtung
- Könnte mehr erweiterte Funktionen für Schreibtischbuchungen bieten
Envoy bietet Teams im Unternehmen eine einzige Plattform zur Verwaltung von Schreibtischen, Besprechungsräumen, Besuchern und Arbeitsplatzanalysen und unterstützt Unternehmen jeder Größe dabei, flexible, effiziente und sichere Büroumgebungen zu schaffen.
Für wen ist Envoy am besten geeignet?
Envoy eignet sich besonders für Arbeitsplatz- und Facility-Teams in mittelständischen und großen Unternehmen, die hybrides Arbeiten über einen oder mehrere Bürostandorte hinweg managen.
Warum ich mich für Envoy entschieden habe
Envoy verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil das einheitliche Analyse-Dashboard die Daten aus jeder Ecke des Arbeitsplatzes hervorragend zusammenführt. Ich finde es großartig, dass man Belegungszahlen, Schreibtischnutzung, Raumbuchungen und Besucherströme alle in einem einzigen Dashboard einsehen kann – aufgeschlüsselt nach Etage, Bereich, Team oder Standort. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team erkennen kann, welche Bereiche dauerhaft untergenutzt sind, und Immobilienentscheidungen auf Grundlage tatsächlicher Daten statt nur auf Vermutungen treffen kann. Besonders hervorzuheben ist für mich auch die Funktion für geplante Berichte: Sie können maßgeschneiderte Berichte mit eingebetteten Diagrammen und Tabellen automatisch auf festgelegten Zeitplänen an bestimmte Stakeholder per E-Mail versenden.
Wichtige Funktionen von Envoy
- Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können Schreibtische im Voraus oder spontan über einen interaktiven Gebäudeplan buchen, der die Verfügbarkeit in Echtzeit anzeigt.
- Besprechungsraumplanung: Buchen Sie Meetingräume direkt in Envoy, mit automatischer Freigabe von No-Show-Reservierungen zur optimalen Raumnutzung.
- Besuchermanagement: Digitale Registrierung, Check-in und Badging für Besucher, inklusive Benachrichtigung der Gastgeber und anpassbaren Anmeldungen.
- Arbeitsplatzbereiche: Weisen Sie Teams bestimmten Zonen im Gebäude zu, um Sitzplätze zu koordinieren und Flächen gruppenspezifisch einzuplanen.
Envoy-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Okta, DocuSign, Greenhouse, Brivo Access, Box, ServiceNow und Zoom.
Pros and Cons
Pros:
- Stellt Nutzungsdaten bereit, die Immobilienentscheidungen unterstützen
- Interaktive Gebäudekarten beschleunigen Layout-Anpassungen
- Notfall-Benachrichtigungsfunktionen erhöhen die Sicherheit am Arbeitsplatz
Cons:
- Analysefunktionen sind in niedrigeren Tarifen möglicherweise eingeschränkt
- Kann teuer werden, wenn Standorte oder Benutzende hinzukommen.
Wann solltest du Büroflächen-Management-Software einsetzen?
Büroflächen-Management-Software gibt dir einen Echtzeit-Überblick darüber, wie deine Räume tatsächlich genutzt werden. So musst du nicht mehr raten, sondern kannst fundierte Entscheidungen über Schreibtische, Räume und Immobilienkosten treffen. Wenn dir eine der unten genannten Situationen bekannt vorkommt, ist es wahrscheinlich Zeit für so ein Tool.
- Dein Team spielt jeden Morgen "Schreibtisch-Roulette": Die Mitarbeiter kommen an und suchen verzweifelt nach einem freien Platz, weil es kein System für die Reservierung gibt. Mit einer Space Management Software können alle schon von zu Hause aus ihren Platz buchen und das tägliche Chaos hat ein Ende.
- Du zahlst für Flächen, die niemand nutzt: Zwar mietest du drei Etagen, aber die Analysen zeigen: Zwei davon sind an den meisten Tagen nur zu 40 % belegt. Mit Auslastungsdaten kannst du deine Flächenbedarfe anpassen, Mietverträge neu verhandeln und Immobilienkosten sparen – ohne das Team zu stören.
- Das Koordinieren von hybriden Arbeitszeiten ist ein Full-Time-Job: Deine Office-Assistenz trackt manuell, wer wann kommt – in Slack, per E-Mail und in Tabellen. Trotzdem bleibt das Durcheinander bestehen. Mit einem Space-Management-Tool werden die Pläne zentral verwaltet, sodass die richtigen Kollegen an den selben Tagen im Büro sind.
- Ein Umzug oder eine neue Raumaufteilung dauert Monate: Teams auf andere Stockwerke zu verteilen heißt, Grundrisse, Sitzpläne und unzählige Freigaben jonglieren. Szenarien-Planungstools ermöglichen es, Änderungen am Grundriss visuell zu testen – noch bevor ein Schreibtisch bewegt werden muss.
- Ihr wachst schnell und eröffnet neue Standorte: Ob in Austin oder Amsterdam – sobald zwei oder drei Büros unter einen Hut gebracht werden müssen, fehlt eine zentrale Datenbasis. Die Space Management Software schafft deinem Facility-Team einen Ort, an dem sie alles im Blick behalten.
Weitere Büroflächen-Management-Software
Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht auf die Liste der besten Büroflächen-Management-Software geschafft haben:
- Othership
Optimal für die effiziente Büroflächennutzung und Koordination von Teamzeiten
- deskbird
Am besten für die Integration mit MS Teams & Outlook geeignet
- WorkInSync
Am besten für die Teamkoordination beim flexiblen Arbeiten
- Robin
Ideal für strategische Entscheidungen zur Raumnutzung
- YAROOMS
Am besten für hybride Arbeitspläne und Raumauslastung
- Officely
Am besten geeignet für einfache Schreibtischbuchung in Slack und MS Teams
- Smartway2
Am besten geeignet für Belegungsüberwachung
- HubStar
Am besten geeignet für die Analyse von geplanter und tatsächlicher Büronutzung
- Cloudbooking
Am besten für global agierende Unternehmen mit mehrsprachigen Anforderungen
- OfficeRnD
E Büroverwaltungssoftware für eigenständige Mitarbeitenden-Buchung OfficeRnD
- Condeco
E Software für das Management von Büroräumen mit flexibler Buchung
- Waldo by MOFFI
Am besten mit KI-gestützter Terminplanung
- Tango Space
Am besten geeignet, um die Büronutzung zu visualisieren und zu maximieren
- Accruent EMS
E Büroflächenmanagement-Software für Großunternehmen
- Zynq
Es Büroflächenmanagement mit Check-in-Funktionen für Gäste und Lieferanten
- Ronspot
Am besten für umfassende, flexible Büroflächenverwaltung
- Eden
E Büroflächen-Management-Software für kleine Teams und Start-ups
- anny
Am besten geeignet für interaktive 3D-Bürokarten
- Dibsido
Es Tool zur Verwaltung von Buchungen für Schreibtische und Parkplätze
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- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Bewerbermanagementsysteme
- Workforce-Management-Software
Wie Sie die richtige Office Space Management Software auswählen
Office Space Management Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre Büroflächen effektiver zu verwalten und Ihren hybriden Mitarbeitenden ein reibungsloseres und besseres Erlebnis zu bieten. Damit Sie herausfinden können, welche Plattform am besten zu Ihren Anforderungen passt, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:
- Welche Herausforderungen im Büromanagement möchten Sie lösen? Indem Sie Ihre aktuellen Herausforderungen identifizieren, können Sie besser erkennen, welche Funktionen und Features Sie sich von Ihrer neuen Office Space Management Software wünschen.
- Welche Ziele sind wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Es ist entscheidend, die gewünschten Ziele im Voraus klar zu definieren, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Beispielsweise möchten Sie vielleicht Ihre hybriden Mitarbeitenden dazu bewegen, öfter ins Büro zurückzukehren, Ihr aktuelles, umständliches Desk-Booking-System ersetzen oder Ihre Bürofläche besser nutzen, damit Sie nicht genutzte Flächen reduzieren (oder untervermieten) können.
- Wer sind Ihre Hauptnutzer? Berücksichtigen Sie Ihre verschiedenen Nutzergruppen – Power User, Administratoren, Manager, Mitarbeitende usw. – und deren individuellen Bedürfnisse, damit alle Anforderungen abgedeckt werden. Für eine Office Space Management Software möchten Sie wahrscheinlich Zugriff für die gesamte Belegschaft ermöglichen, mit speziellen Zugriffsrechten für Ihre HR-Administratoren und andere Support-Mitarbeitende.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Es ist wichtig, im Vorfeld ein realistisches Budget für Ihre neue Office Space Planning Software festzulegen, damit Sie keine Zeit mit Lösungen verschwenden, die Ihr Budget überschreiten.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Stellen Sie klar, ob die neue Raumverwaltungslösung vorhandene Tools ersetzt oder integriert werden muss – zum Beispiel digitale Kalender, interne Kommunikation wie Slack oder Microsoft Teams oder Ihr HR-Management-System.
- Erfüllt die Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Software-Auswahl im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Bürosystemen. Prüfen Sie, was gut funktioniert und wo noch Probleme gelöst werden müssen.
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist unterschiedlich — nehmen Sie nicht an, dass ein Office Space Management System automatisch für Ihre Organisation funktioniert, nur weil es beliebt ist.
Trends bei Office Space Management Software
Da sich Unternehmen weiterhin an hybride Arbeitsmodelle anpassen und ihre physischen Arbeitsplätze optimieren möchten, hat sich auch die zugrunde liegende Technologie von Office Space Management Software entsprechend weiterentwickelt.
Hier sind einige wichtige Trends, die die Zukunft von Office Space Management Software prägen:
- Erweiterte Auslastungsanalysen: Es gibt einen klaren Trend zu fortschrittlichen Analysefunktionen, mit denen tiefere Einblicke in die Raumnutzung und Belegungsmuster gewonnen werden können. Diese Funktionalität ermöglicht es Unternehmen, datenbasierte Entscheidungen zur Raumplanung und Optimierung zu treffen, um sich flexibel an wechselnde Arbeitsbedingungen anzupassen.
- KI und maschinelles Lernen für Raumoptimierung: Innovative Funktionen beinhalten den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Algorithmen des maschinellen Lernens, um Raumbedarfe vorherzusagen und Optimierungsstrategien vorzuschlagen. Diese moderne Technologie erlaubt eine dynamische Flächenzuweisung und steigert die Gesamteffizienz der Büronutzung.
- Umwelt- und Gesundheitsüberwachung: Ebenfalls gefragt ist die Integration von Umwelt- und Gesundheitsüberwachungstools in Office Space Management Software. Dazu zählen Luftqualitätssensoren, Belegungssensoren zur Einhaltung von Abstandsregeln sowie Funktionen zur Kontaktverfolgung – ein Zeichen für die anhaltende Bedeutung von Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
Diese Trends zeigen eine klare Entwicklung hin zu anpassungsfähigeren, effizienteren und mitarbeiterorientierten Arbeitsplätzen. Während Sie die beste Software für Ihre Bedürfnisse auswählen, sollten Sie auf diese Funktionen achten, um sicherzustellen, dass Sie eine solide Wahl treffen.
Was ist Office Space Management Software?
Office Space Management Software ist ein digitales Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, die Nutzung ihrer physischen Büroräume zu organisieren, zu überwachen und zu optimieren. Sie wird häufig von HR-Teams, Office Managern und Fachleuten für Workplace Experience eingesetzt, um Schreibtischbuchungen, Reservierungen von Besprechungsräumen und die Auslastung von Flächen in hybriden oder flexiblen Arbeitsumgebungen zu managen.
Die Software löst Herausforderungen wie untergenutzte Bereiche, Terminüberschneidungen und manuelle Buchungssysteme, hilft Organisationen dabei, Kosten zu senken und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
Funktionen von Office Space Management Software
Wenn Sie Office Space Management Software auswählen, sollten Sie auf die folgenden Schlüsselfunktionen achten:
- Flächenvisualisierung: Interaktive Grundrisse und detaillierte Layouts ansehen, um jederzeit nachvollziehen zu können, wie jeder Arbeitsplatz genutzt wird. So können Sie Umzüge planen, Arbeitsplätze zuweisen und die gefürchteten Engpässe bei Besprechungsräumen vermeiden.
- Schreibtischbuchung: Mitarbeitern ermöglichen, Schreibtische, Räume oder Zonen über eine einfache Oberfläche zu reservieren. So lassen sich hybride Arbeitszeiten besser abbilden, Missverständnisse vermeiden und alle bekommen ein Gefühl der Kontrolle über ihren Arbeitstag.
- Belegungstracking: Echtzeitbelegung und Trends in verschiedenen Bereichen des Büros überwachen. Dies hilft Ihnen, Raumaufteilungen anzupassen, untergenutzte Flächen zu identifizieren und klügere Entscheidungen zu Ihren Immobilien zu treffen.
- Umzugsmanagement: Mitarbeiter- oder Teamumzüge mit hilfreichen Planungs- und Nachverfolgungs-Tools verwalten. Durch optimierte Logistik minimieren Sie Ausfallzeiten und halten alle produktiv.
- Ressourcenzuweisung: Gemeinsame Ressourcen wie Geräte, Parkplätze und Besprechungsräume so zuteilen, dass alle bei Bedarf Zugang erhalten. Das vermeidet Doppelbuchungen und sorgt für reibungslose Abläufe im Büroalltag.
- Berichte und Analysen: Einblicke und detaillierte Berichte zur Flächennutzung, Buchungstrends und Belegung abrufen. Diese umsetzbaren Daten erleichtern es Ihnen, Entscheidungen zu begründen, Muster zu erkennen und Ihre Bürostrategie zu optimieren.
- Nutzerverwaltung: Berechtigungen, Rollen und Zugriffsrechte für verschiedene Teams oder Einzelpersonen festlegen. So sieht und bucht jeder nur die Flächen, die er wirklich benötigt – keine Verwirrung oder unbeabsichtigte Überbuchungen mehr.
- Integrationsmöglichkeiten: Die Software mit E-Mail, Kalender, HR- und Zutrittskontrollsystemen verbinden. Integrationen sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen, indem alle wichtigen Tools miteinander kommunizieren.
- Mobile Zugänglichkeit: Die Software auf Smartphones und Tablets verwenden, sodass Sie und Ihr Team von überall im Büro Plätze buchen, Verfügbarkeiten prüfen oder Umzüge verwalten können.
Typische KI-Funktionen von Office Space Management Software
Über die grundlegenden Funktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Features wie:
- Intelligente Ressourcenzuteilung: KI weist Ressourcen wie Geräte oder Meetingräume automatisch je nach Bedarf, Nutzung und anstehenden Terminen zu und sorgt so für einen reibungsloseren Büroalltag.
- Prognose zur Raumauslastung: Mit KI die Flächennutzung auf Grundlage von Trends und historischen Daten vorhersagen. So können Sie Layouts und Richtlinien proaktiv anpassen, bevor Engpässe oder Leerstände entstehen.
- Automatisierte Buchungsvorschläge: Intelligente Empfehlungen erhalten, welche Schreibtische oder Räume zu buchen sind – dabei werden Vorlieben, Zeitpläne und Verfügbarkeiten berücksichtigt. Das spart allen Zeit und reduziert Buchungsprobleme.
- Anomalieerkennung: Die Software erkennt ungewöhnliche Buchungs- oder Nutzungsmuster, etwa plötzlich überfüllte Besprechungsräume oder ungenutzte Bereiche, sodass Sie potenzielle Probleme rasch untersuchen und lösen können.
- Empfehlungen zur Flächenoptimierung: KI-gesteuerte Tipps zur Umgestaltung von Layouts oder zur Umverteilung von Flächen basierend auf Verhaltensmustern, damit Sie jeden Quadratmeter optimal nutzen.
Vorteile von Office Space Management Software
Office Space Management Software ist ein modernes Werkzeug, das Organisationen dabei unterstützt, ihre Arbeitsflächen zu optimieren und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern. Hier sind einige Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie in die beste Lösung für Ihre Anforderungen investieren:
- Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Indem Mitarbeiter ihre Schreibtische, Besprechungsräume oder Arbeitsbereiche im Voraus buchen können, stellt die Software sicher, dass jeder den benötigten Raum zur gewünschten Zeit erhält, was die allgemeine Arbeitszufriedenheit steigert.
- Verbessertes Ressourcenmanagement: Software zur Verwaltung von Büroräumen hilft dabei, Ressourcen wie Besprechungsräume, Projektoren und andere Ausstattungen nachzuverfolgen und zu verwalten, sodass sie effizient genutzt werden und bei Bedarf stets verfügbar sind.
- Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung der Raumnutzung können Unternehmen ihre Betriebskosten in Bezug auf Immobilien, Energieverbrauch und Wartung senken und so zu einer besseren Bilanz beitragen.
- Echtzeitdaten und Analysen: Der Zugang zu aktuellen Nutzungsdaten und Analysen hilft Unternehmen dabei, Nutzungsmuster zu verstehen und zukünftige Entscheidungen hinsichtlich der Raumaufteilung und Investitionen zu treffen.
- Verbesserte Gesundheit & Sicherheit: Während der Pandemie wurde es wichtig, dass Besucher den Kontakt mit dem Büropersonal minimieren. Kontaktloses Buchen verringert die Zahl der erforderlichen Kontakte beim Check-in.
Wie Sie sehen, kann Software zur Büroraumverwaltung dazu beitragen, ein flexibleres Arbeitsumfeld zu bieten und zugleich durch effizientere Ressourcennutzung positive Auswirkungen auf Ihr Betriebsergebnis haben.
Kosten & Preise für Software zur Büroraumverwaltung
Diese Plattformen bieten eine Vielzahl von Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die Nutzung und Verwaltung physischer Büroräume zu optimieren – von der Schreibtischbuchung bis hin zu Analysewerkzeugen zur Raumauslastung. Preise und Tarife variieren stark, abhängig von den gewünschten Funktionen, der Skalierbarkeit und dem Support-Level.
Um Ihnen einen Überblick über die Preislage zu verschaffen, habe ich die durchschnittlichen Preisspannen für jede Tarifstufe in einer Vergleichstabelle zusammengestellt.
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Büroraumverwaltung
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Gängige Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Schreibtischbuchung, begrenzte Auslastungsanalysen und Community-Support |
| Basis | $5-10 pro Nutzer/Monat | Schreibtischbuchung, Raumbuchung, grundlegende Analysen und E-Mail-Support |
| Professional | $10-25 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Buchungsoptionen, Analysen, Integrationsmöglichkeiten und Prioritäts-Support |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Anpassbare Funktionen, komplette Analyse-Suite, persönlicher Ansprechpartner und 24/7-Support |
Bei der Wahl des passenden Tarifs sollten Sie sowohl Ihre aktuellen Bedürfnisse als auch mögliche zukünftige Anforderungen berücksichtigen. Die Entscheidung für einen skalierbaren Tarif mit Wachstumsspielraum kann Ihnen spätere, zeitaufwändige Plattformwechsel ersparen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
Häufig gestellte Fragen
Sie fragen sich immer noch, wie Büroflächenmanagement-Software Ihnen zu einem besseren Arbeitsplatz verhelfen kann? Diese Antworten auf häufig gestellte Fragen sollten für Klarheit sorgen:
Warum ist das Büroflächenmanagement für hybride Teams wichtig?
Effizientes Büroflächenmanagement ist für hybride Teams unerlässlich, da es sicherstellt, dass jeder bei Anwesenheit einen geeigneten Arbeitsplatz findet. Mit Mitarbeitenden, die an unterschiedlichen Tagen im Büro sind, vermeiden Sie Überfüllung und Schreibtischknappheit, indem Sie eine einfache Buchung und Transparenz ermöglichen. Gutes Management hilft den Verantwortlichen zudem, Belegungsmuster nachzuvollziehen, Flächen flexibel anzupassen und Gesundheit und Sicherheit zu unterstützen.
Letztlich sorgt ein strukturierter Umgang mit Flächen für ein besseres Mitarbeitererlebnis und maximiert den Wert Ihrer Immobilien, was hybrides Arbeiten für alle erleichtert.
Wie anpassbar sind diese Softwarelösungen für individuelle Bürogrundrisse?
Die meisten Büroflächenmanagement-Softwares bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, mit denen Sie die Plattform auf Ihre tatsächlichen Büroräume zuschneiden können. In der Regel können Sie digitale Grundrisse erstellen, Zonen oder “Nachbarschaften” zuweisen, Buchungsregeln für Arbeitsplätze oder Räume festlegen und spezielle Bereiche für Teams mit besonderen Anforderungen definieren. Viele Tools ermöglichen es, bei veränderten Bedürfnissen die Grundrisse zu aktualisieren und bieten Drag-and-drop-Designoptionen.
Dieses Maß an Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihre physische Umgebung akkurat abzubilden – egal wie komplex sie ist.
Kann ich mehrere Bürostandorte über eine Plattform verwalten?
Ja, viele Büroflächenmanagement-Tools sind für Unternehmen mit mehr als einem Standort ausgelegt. Sie können für jeden Standort eigene Profile oder Dashboards anlegen und einzigartige Buchungsregeln, Administratoren und Ressourcentypen festlegen.
Durch zentrale Berichte können Sie Belegung, Nutzung und Trends über alle Immobilien hinweg mit einem einzigen Login vergleichen. Das vereinfacht das Management für HR- und Admin-Teams, die regionale oder internationale Büros betreuen und spart Zeit, während Sie einen umfassenden Überblick über den Büroflächenbedarf Ihres Unternehmens erhalten.
Was gehört zur Einführung und zum Rollout von Büroflächenmanagement-Software für Mitarbeitende?
Die Einführung beginnt meist mit dem Upload Ihrer Bürogrundrisse und der Vergabe von Nutzerrechten. Die meisten Anbieter liefern Schulungsunterlagen, Videos und unterstützen Sie beim Einrichten.
Die Einführung kann stufenweise – mit einer Abteilung oder einem Standort zunächst – oder komplett auf einmal erfolgen. Für eine erfolgreiche Einführung ist eine klare Kommunikation wichtig: Erklären Sie den Mitarbeitenden, wie sie Plätze buchen, und stellen Sie Schnellstart-Anleitungen bereit.
Laufende Unterstützung des Anbieters ist oft verfügbar, falls Probleme auftreten, was den Übergang weniger störend und benutzerfreundlicher macht.
Können diese Softwaretools die Nutzung von Flächen im Zeitverlauf erfassen und auswerten?
Ja, fast alle etablierten Büroflächenmanagement-Plattformen verfügen über Analyse-Dashboards zur Flächennutzung. Sie können verfolgen, welche Schreibtische, Räume oder Etagen am meisten genutzt werden, untergenutzte Bereiche identifizieren und detaillierte Nutzungsberichte über Wochen oder Monate erstellen. Manche Tools lassen sich mit Zugangssystemen oder Sensoren verbinden, um Echtzeit-Belegungsdaten zu erfassen.
Diese Einblicke helfen, fundierte Entscheidungen über Umgestaltungen, Kosteneinsparungen oder Wachstumsplanungen zu treffen. Eine präzise Berichterstattung ist für die langfristige Flächenplanung und Budgetbegründung von unschätzbarem Wert.
Wie sicher sind die Daten in der Büroflächenmanagement-Software?
Die meisten führenden Büroflächenmanagement-Plattformen nehmen Datenschutz sehr ernst und verwenden Verschlüsselung für Datenübertragungen wie auch für gespeicherte Daten. Administratoren können den Zugriff so regeln, dass nur autorisierte Personen sensible Grundrisse oder Buchungsinformationen von Mitarbeitenden einsehen können. Viele Anbieter unterziehen sich regelmäßigen Sicherheitsüberprüfungen und besitzen Zertifizierungen wie SOC 2 oder ISO 27001.
Es ist ratsam, die Datenschutzrichtlinien jedes Anbieters zu prüfen und nach Standards zu fragen, um sicherzustellen, dass die Daten Ihres Unternehmens – insbesondere personenbezogene und standortbezogene Daten – geschützt sind.
Wie gehen diese Lösungen mit Buchungskonflikten, z. B. bei Besprechungsräumen, um?
Um Doppelbuchungen zu verhindern, aktualisiert die Software die Verfügbarkeiten in Echtzeit und reserviert Zeitfenster, sobald jemand bestätigt hat. Falls zwei Personen denselben Raum gleichzeitig buchen möchten, informiert das System automatisch die zweite Person, damit sie einen anderen Zeitpunkt oder Raum wählt.
Einige Plattformen bieten Lösungsmechanismen wie Wartelisten, Prioritätsbuchung für bestimmte Teams oder Vorgesetztenfreigaben für gefragte Ressourcen. Moderne Lösungen synchronisieren sich sogar mit Kalender-Software, um Überschneidungen zu vermeiden und einen reibungslosen, fairen Buchungsprozess für alle sicherzustellen.
Wie unterstützen diese Tools die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Belegungsauflagen?
Diese Softwarelösungen erleichtern die Einhaltung von Gesundheits-, Sicherheits- und Belegungsrichtlinien, indem sie es ermöglichen, für jeden Bereich Höchstkapazitäten festzulegen und jederzeit zu überwachen, wer sich im Büro aufhält. Viele Systeme bieten Kontaktverfolgung, Echtzeitbenachrichtigungen, wenn Bereiche überbelegt sind, und automatische Erinnerungen für Reinigung oder Wartung. Das hilft nicht nur bei der Einhaltung lokaler Vorschriften, sondern gibt Mitarbeitenden die Sicherheit, dass ihr Arbeitsplatz professionell und sicher verwaltet wird – und unterstützt die Fürsorgepflicht des HR-Teams.
Was ist der Unterschied zwischen Office Management Software und Office Space Management Software?
Der wesentliche Unterschied zwischen Office Space Management Software und Office Management Software liegt in ihren Hauptfunktionen:
Office Space Management Software: Diese ist darauf spezialisiert, die physischen Flächen in einem Büro zu verwalten. Sie umfasst Funktionen für Flächenzuweisung, Schreibtischbuchung, Konferenzraumbuchung, Nachverfolgung der Flächennutzung und Planung von Bürogrundrissen. Sie dient dazu, die Nutzung der Bürofläche zu optimieren.
Office Management Software: Diese konzentriert sich auf die Abläufe im Büro insgesamt, z. B. Mitarbeitereinsatzplanung, Kommunikation, Aufgabenverteilung, Dokumentenmanagement und Workflow-Steuerung. Sie unterstützt die Verwaltung der täglichen administrativen Abläufe im Büro.
Office Management Software ist für Arbeitsabläufe und Prozesse, während Office Space Management Software die physische Büroumgebung abbildet.
Weitere Ressourcen
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Fazit
78 % der Beschäftigten geben an, dass sie einen hybriden Arbeitsplatz bevorzugen. Ein effektives Flächenmanagement im Büro erleichtert es, die Bedürfnisse von Remote-Mitarbeitenden, Büroangestellten und allen dazwischen durch die Automatisierung der mühsamen Verwaltungsaufgaben rund um die Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen in Einklang zu bringen.
Und wenn Sie mehr über das Management hybrider Teams erfahren möchten, vergessen Sie nicht, unseren Newsletter zu abonnieren. So sind Sie immer als Erste*r über neue Artikel und Podcast-Episoden informiert, frisch veröffentlicht.