Die 10 besten Softwarelösungen für Büroflächenmanagement 2026

OfficeSpace bietet Arbeitsplatzteams und Facility Manager:innen eine flexible Plattform zur Verwaltung von Schreibtischen, Räumen und Grundrissen. So können Organisationen ihre Büroräume und Ressourcen an wechselnde Anforderungen und hybride Arbeitsmodelle anpassen.

Für wen ist OfficeSpace am besten geeignet?

OfficeSpace eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die komplexe, hybride Arbeitsplätze verwalten, bei denen Flächenplanung und Ressourcenoptimierung fortlaufende Priorität haben.

Warum ich OfficeSpace ausgewählt habe

Ich habe mich für OfficeSpace entschieden, weil es Szenarien für Büroaufstellungen sehr gut abbildet. Besonders gefallen mir die Drag-and-Drop-Grundrisstools, mit denen mein Team verschiedene Sitzordnungen und Abteilungskonfigurationen modellieren kann, bevor Änderungen umgesetzt werden. Die Flächennutzungsdaten fließen direkt in diese Planungssichten ein, sodass ich sehen kann, wie aktuelle Belegungsmuster zukünftige Layouts beeinflussen. Echtzeitdaten kombiniert mit visueller Planung sind hilfreich, wenn man sich auf eine Umstrukturierung oder eine Veränderung der Mitarbeiterzahl vorbereitet.

Wichtige Funktionen von OfficeSpace

• Raumbuchung: Suche nach Besprechungsräumen nach Kapazität, Ausstattung und Aufenthaltsort der Teilnehmenden, mit Echtzeitverfügbarkeit direkt im Grundriss – doppelte Buchungen werden so verhindert.
• Facility-Request-Management: Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Facility-Tickets in einer priorisierten Warteschlange, mit automatischen Arbeitsauftragszuweisungen und Status-Updates in Echtzeit.
• Besuchermanagement: Check-in von Besuchern und Lieferungen über iPad- oder Android-Kiosk-Tablets, mit individuellen Workflows, NDA-Erfassung, Ausweisdruck und Benachrichtigungen an Mitarbeitende.
• Workplace Intelligence: Verbindung von Ausweis-, Sensor- oder Wi-Fi-Daten zur Erstellung von Echtzeit-Auslastungsdashboards und Heatmaps, mit deren Hilfe Anwesenheitstrends an verschiedenen Standorten verfolgt werden können.

OfficeSpace-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Office 365, Zoom, Okta, Workday, Active Directory, Greetly und SSO-Anbieter.

Skedda ist eine Buchungs- und Planungsplattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Schreibtische, Besprechungsräume und gemeinsam genutzte Büroräume verwalten müssen. Sie hilft Teams dabei, die Nutzung der Arbeitsplätze zu optimieren und Reservierungen zu vereinfachen.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen, die ein Selbstbedienungs-Buchungssystem ohne großen IT-Aufwand benötigen.

Warum ich Skedda gewählt habe

Skedda hat einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil die Einrichtung nur wenige Tage dauert und nicht Monate. Mir gefällt, dass der Onboarding-Prozess keine IT-Unterstützung oder aufwändige Konfiguration erfordert – Sie können Ihre Grundrisse hochladen, Buchungsregeln festlegen und das System fast sofort für Mitarbeitende freischalten. Die geführte Einrichtung und vorgefertigten Vorlagen bedeuten, dass mein Team nicht bei null anfangen muss. Außerdem habe ich festgestellt, dass das Selbstbedienungs-Buchungsportal von Skedda nahezu keine Schulung erfordert, was die Akzeptanz im gesamten Unternehmen fördert.

Wichtige Funktionen von Skedda

• Interaktive Kartenansichten: Visualisieren Sie Ihr Büro-Layout und lassen Sie Mitarbeitende direkt von einer Live-Karte aus bestimmte Schreibtische oder Räume auswählen und buchen.
• Automatisierte Buchungsregeln: Legen Sie eigene Bedingungen wie Zeitlimits, Vorausbuchungsfenster und Nutzerberechtigungen fest, um zu steuern, wie Räume reserviert werden.
• Nutzungsanalysen: Verfolgen Sie Auslastungsdaten von Schreibtischen und Räumen im Zeitverlauf, um wenig genutzte Bereiche zu erkennen und fundierte Entscheidungen zur Arbeitsplatzplanung zu treffen.
• Microsoft 365- und Google Workspace-Kalendersynchronisierung: Synchronisieren Sie Buchungen direkt mit den vorhandenen Kalendern der Mitarbeitenden, sodass Reservierungen gemeinsam mit geplanten Meetings angezeigt werden.

Skedda-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft 365, Google Workspace, Slack, Zoom, Stripe, Xero, QuickBooks, ServiceNow, Okta und Trello.

Kadence unterstützt Organisationen bei der Verwaltung hybrider Arbeitsplätze, indem es die Buchung von Schreibtischen vereinfacht, die Koordination von Teamplänen erleichtert und die Büronutzung für Unternehmen optimiert, die sich an flexible Arbeitsumgebungen anpassen.

Für wen ist Kadence am besten geeignet?

Kadence ist besonders gut geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Teams managen und Büroanwesenheit, Schreibtischverfügbarkeit sowie Teampläne an einem Ort koordinieren möchten.

Warum habe ich Kadence ausgewählt?

Ich habe Kadence ausgewählt, weil es wirklich die drei Aspekte miteinander verbindet, die das Management hybrider Büros herausfordernd machen: Projekte, Menschen und Räume. Besonders hilfreich finde ich das Feature Team Kadences, mit dem Manager In-Office-Tage basierend auf Teamplänen und Unternehmensanforderungen vorschlagen können, sodass Anwesenheit tatsächlich auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist, statt zufällig zu geschehen. Auch der KI-Assistent gefällt mir, da Sie damit Schreibtische buchen, Besprechungsräume reservieren und die Verfügbarkeit von Kollegen mit einem Prompt in Slack oder Microsoft Teams abrufen können. Die Tools für Szenarienplanung ermöglichen es zudem, 'Was-wäre-wenn'-Situationen wie Mitarbeiterwachstum oder Änderungen in der Unternehmenspolitik zu simulieren, bevor Sie sich zu Anpassungen bei der Bürofläche verpflichten.

Kadence Hauptfunktionen

• Besuchermanagement: Automatisieren Sie Gästeinladungen, Benachrichtigungen an Gastgeber und das Unterschreiben von Dokumenten vor dem Eintreffen direkt in der Plattform.
• Interaktive Grundrisse: Sehen und prognostizieren Sie die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf verschiedenen Etagen, um die Büronutzung im Voraus zu planen.
• Arbeitsplatz-Analysen: Verfolgen Sie die Auslastung von Gebäuden, Etagen, Schreibtischen oder Räumen, um Belegungstrends im Zeitverlauf zu überwachen.
• Automatisierte Freigabe von Buchungen: Gebuchte, aber nicht genutzte Schreibtische und Räume werden automatisch wieder freigegeben, damit verfügbare Bereiche jederzeit aktuell bleiben.

Kadence Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, BambooHR, Gusto, Okta, Workday, Zendesk, Jira und ServiceNow.

VergeSense ist eine KI-gesteuerte Plattform für Belegungsintelligenz, die Arbeitsplatzsensortechnologie, Nutzungsanalysen und prädiktive Flächenplanung kombiniert, um Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Büroportfolios zu helfen.

Für wen ist VergeSense am besten geeignet?

VergeSense eignet sich besonders für Immobilien- und Arbeitsplatzteams von Unternehmen, die große, mehrere Standorte umfassende Büroportfolios verwalten und datenbasierte Einblicke benötigen, wie ihre Räumlichkeiten tatsächlich genutzt werden.

Warum ich VergeSense ausgewählt habe

VergeSense gehört zu meinen Favoriten, weil ich das Predictive Planning Tool schätze, das vage 'Was-wäre-wenn'-Fragen zur Raumnutzung in konkrete, datengestützte Antworten verwandelt. Ich kann einen Grundriss hochladen und direkt anhand des tatsächlichen Belegungsverhaltens Wachstumsprognosen für die Mitarbeiterzahl oder hybride Anwesenheitsverschiebungen modellieren – ganz ohne Spekulationen. Das Large Spatial Model wurde mit mehr als 200 Mio. Quadratfuß Arbeitsplatzzahlen trainiert, wodurch Prognosen tatsächlich widerspiegeln, wie Büros in Unternehmen genutzt werden, anstatt auf groben Branchendurchschnittswerten zu basieren.

Wichtige Funktionen von VergeSense

• Belegungssensoren: Kabellose und kabelgebundene Sensoren erfassen in Echtzeit Personenanzahl und Raumnutzung über Etagen, Nachbarschaften und einzelne Räume hinweg.
• Nutzungsanalyse-Dashboard: Sehen Sie Belegungstrends nach Gebäude, Stockwerk oder Zone unterteilt über tägliche, wöchentliche und monatliche Zeiträume.
• KI-Arbeitsplatzassistent: Erhalten Sie KI-generierte Raumnutzungsempfehlungen basierend auf den tatsächlichen Nutzungsmustern Ihres Portfolios und Ihren vorgegebenen Planungszielen.
• Portfolio-Benchmarking: Vergleichen Sie die Raumauslastung an mehreren Standorten, um schwach ausgelastete Büroräume innerhalb Ihres Portfolios zu identifizieren.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet Dutzende von nativen Integrationen im Bereich Buchung, IWMS und Gebäudemanagement, darunter Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, CBRE Host, Cisco Meraki, Cloudbooking, Comfy, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places und ServiceNow. Eine offene API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Hybrid Hero unterstützt Unternehmen und Gebäudemanagement-Teams bei der Verwaltung von Büroflächen, indem digitale Tools für die Buchung von Schreibtischen, Besprechungsräumen und gemeinsam genutzten Ressourcen bereitgestellt werden. So wird die Nutzung des Arbeitsplatzes optimiert und an flexible Arbeitsmodelle angepasst.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

Hybrid Hero wurde für mittelständische bis große Unternehmen entwickelt, die hybride Belegschaften an mehreren Standorten verwalten.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

HybridHero hat seinen Platz auf dieser Liste verdient, weil es Tools für die Arbeitsplatzverwaltung auf einer einzigen Plattform vereint. Schreibtischbuchung, Terminplanung für Besprechungsräume, Besucher- und Auftragnehmermanagement, Parkraummanagement, Personalmanagement und Compliance-Reporting werden gemeinsam und nicht über separate Systeme gehandhabt. Für Unternehmen, die auf Belegungsauswertungen, Prüfpfade und standortübergreifende Transparenz angewiesen sind, unterstützt dieser zentrale Ansatz die Arbeitsplatz-Governance und die betriebliche Kontrolle.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• Standortübergreifende Raumverwaltung: Zentrale Buchung von Schreibtischen und Räumen sowie Auswertungen zur Flächennutzung über mehrere Bürostandorte hinweg in einem einzigen Admin-Dashboard.
• Besucher- und Auftragnehmermanagement: Integrierte Check-in-Workflows inklusive Voranmeldung, Benachrichtigung des Gastgebers und Zutrittsprotokollierung.
• Auditfähige Berichte: Protokollierung von Aktionen und rollenbasierte Zugriffskontrollen zur Unterstützung von Governance und Compliance-Reporting.
• Interaktive Grundrisse: Echtzeit-Belegungspläne, die verfügbare Schreibtische und Räume standortübergreifend anzeigen.

Hybrid Hero Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta, Azure Active Directory, SSO, Microsoft Outlook, Google Kalender, Microsoft Office 365 und Zoom (auf Anfrage).

Als Plattform für das Management von Büroräumen vereint elia Schreibtischbuchung, Raumplanung, Belegungsverfolgung, Besuchermanagement und Flächenanalysen an einem Ort.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Workplace- und Gebäudemanagement-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die hybride Arbeitszeitmodelle an mehreren Bürostandorten verwalten.

Warum ich elia ausgewählt habe

elia steht auf meiner Auswahlliste, weil die belegungsbasierte Nachverfolgung mit IoT-Sensoren einen granularen, Echtzeit-Einblick bietet, welche Flächen im Büro gerade genutzt werden. Mir gefällt, dass diese Daten in Nutzungs-Dashboards und Heatmaps einfließen, sodass Sie Muster über Schreibtische, Räume und Etagen hinweg erkennen können. Diese Art von Transparenz hilft Teams, fundiertere Entscheidungen über die Flächennutzung zu treffen.

elia Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Buchen Sie einzelne Schreibtische oder weisen Sie diese Teams zu – mit interaktiven Flurkarten und Echtzeit-Verfügbarkeit.
• Besprechungsraumplanung: Buchen Sie Räume direkt in der Plattform mit Kalendersynchronisation zu Outlook und Google Kalender.
• Besuchermanagement: Registrieren Sie Gäste, verschicken Sie Gastgeberbenachrichtigungen und verwalten Sie Check-ins in einer einheitlichen Workspace-Ansicht.
• Workplace-Automatisierung: Erstellen Sie individuelle Workflows zur Automatisierung von Buchungsregeln, Genehmigungen und Zugangsrichtlinien.

elia Integrationen

elia deckt die Grundlagen ab, wie Microsoft, Google und Slack, mit Verbindungen zu Microsoft 365, Google Workspace, Slack und SSO. Der Enterprise-Tarif beinhaltet API-Zugang für individuelle Integrationen. elia bietet ein kleineres Set an nativen Integrationen im Vergleich zu größeren Legacy-Plattformen, und Zapier-Unterstützung ist nicht eindeutig dokumentiert.

Archie unterstützt Unternehmen und Arbeitsplatzteams bei der Verwaltung hybrider Büros mit interaktiven Grundrissen, der Buchung von Schreibtischen und Besprechungsräumen sowie Besucher-Management-Tools, die die Flächenzuweisung und Terminplanung vereinfachen.

Für wen ist Archie am besten geeignet?

Archie ist besonders gut geeignet für mittelständische Unternehmen und wachsende Firmen, die hybride Teams verwalten und flexible, visuelle Werkzeuge benötigen, um Büroräume an verschiedenen Standorten zu koordinieren.

Warum ich mich für Archie entschieden habe

Archie verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste wegen der umfassenden Kontrolle, die es über Ihre Bürogrundrisse bietet. Sie können einen bestehenden Grundriss als PNG oder JPG hochladen, und Archie wandelt ihn in eine vollständig interaktive, bearbeitbare Karte um – ganz ohne Designteam. Anschließend können Sie Schreibtische per Drag-and-drop platzieren, Team-Bereiche einrichten, die die Buchung auf bestimmte Gruppen beschränken, sowie Details wie Fotos, Ausstattungen und Buchungsrichtlinien zu einzelnen Arbeitsplätzen hinzufügen. Die Karte bleibt aktuell: Wenn ein Kollege einen Schreibtisch bucht, wird dies in Echtzeit angezeigt, sodass alle ihre Tage im hybriden Büro besser abstimmen können.

Wichtige Funktionen von Archie

• Besuchermanagement: Erfasst Check-ins von Besuchern, benachrichtigt Gastgeber und sammelt digitale Unterschriften für NDAs oder Sicherheitsbelehrungen an der Rezeption.
• Buchung von Besprechungsräumen: Reservieren Sie Konferenzräume direkt über die interaktive Karte oder eine Kalenderansicht mit Echtzeit-Verfügbarkeit und Angaben zur Raumkapazität.
• Arbeitsplatz-Analysen: Überwachen Sie die Auslastung von Schreibtischen und Räumen über die Zeit, um ungenutzte Bereiche zu erkennen und die Büroaufteilung zu optimieren.
• Hybride Arbeitszeitplanung: Teammitglieder veröffentlichen ihre Präsenztage, sodass Kollegen ihre Bürotage abstimmen und gemeinsam Schreibtische buchen können.

Archie-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Microsoft Outlook, Zoom, Kisi, Stripe, QuickBooks, Xero und HubSpot.

Tactic ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für hybride Teams entwickelt wurde, die flexible Schreibtischbuchung, interaktive Grundrisse und Werkzeuge zur Koordination der Zusammenarbeit im Büro sowie zur Optimierung gemeinsam genutzter Büros benötigen.

Für wen ist Tactic am besten geeignet?

Tactic ist besonders gut geeignet für mittelgroße Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten verwalten und eine einfache Möglichkeit suchen, die Anwesenheit im Büro und die Verfügbarkeit von Schreibtischen teamübergreifend zu koordinieren.

Warum ich Tactic gewählt habe

Tactic hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es nicht nur das Buchen von Arbeitsplätzen, sondern vor allem die Koordination im hybriden Arbeitsmodell hervorragend unterstützt. Mir gefällt, dass die Teamtransparenz direkt in den Buchungsprozess integriert ist – mein Team kann sehen, wer an einem bestimmten Tag ins Büro kommt und mit nur einem Klick einen Platz in der Nähe buchen. So wird das Planen von Zusammenarbeit im Büro zum bewussten Vorgang und nicht zum Zufall. Mit dem Nachbarschafts-Zoning kann ich bestimmten Abteilungen spezielle Flächen im Grundriss zuweisen, sodass Teams sich von selbst gruppieren, ohne manuell Abstimmungen treffen zu müssen. Die KI-Assistentin Tessa ergänzt das Ganze, indem Mitarbeitende einfach per Anfrage einen Arbeitsplatz in der Nähe eines bestimmten Kollegen finden können.

Tactic Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisse: Betrachten und interagieren Sie mit einer visuellen Karte Ihres Büros, um in Echtzeit die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Raumaufteilungen zu sehen.
• Raum- und Ressourcenbuchung: Reservieren Sie Besprechungsräume, Parkplätze und gemeinsame Ressourcen zusammen mit Schreibtischbuchungen über eine zentrale Oberfläche.
• Besuchermanagement: Registrieren und verfolgen Sie Besucher, senden Sie Ankunftsbenachrichtigungen und verwalten Sie den Gästezugang direkt über die Plattform.
• Arbeitsplatz-Analytik: Greifen Sie auf Belegungsberichte und Anwesenheitsdaten zu, um zu verstehen, wie Ihre Büroräume tatsächlich genutzt werden.

Tactic-Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Slack, Google Kalender, Outlook, Zoom, Microsoft Entra ID und Avigilon.

Whatspot ist eine Buchungsplattform, die für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, die eine einfache Möglichkeit zur Verwaltung von Besprechungsräumen, Schreibtischen und gemeinsam genutzten Büroressourcen benötigen. Sie hilft Teams, Buchungskonflikte zu vermeiden und Reservierungen von Arbeitsplätzen effizient zu organisieren.

Für wen ist Whatspot am besten geeignet?

Whatspot eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Coworking-Spaces und Teams, die gemeinsam genutzte Büros verwalten und ein schlankes Buchungssystem benötigen, das ohne komplexe Einrichtung auskommt.

Warum ich Whatspot ausgewählt habe

Whatspot gehört zu meinen Favoriten, weil die Lösung das spezielle Chaos kleiner und geteilter Arbeitsumgebungen hervorragend meistert. Ich nutze die interaktive Ansicht des Grundrisses, um in Echtzeit zu sehen, welche Schreibtische frei sind und wo sich Kollegen aufhalten – das nimmt dem Hotdesk-Buchen das Rätselraten. Auch auf die QR-Code-Funktion verlasse ich mich oft: Den an einem Raum oder Schreibtisch angebrachten Code scannen und die Buchung mit zwei Klicks bestätigen – das geht wirklich schneller als jede andere Methode, die ich ausprobiert habe. Darüber hinaus gibt das Check-in-System ungenutzte Buchungen automatisch frei, sodass Plätze nicht leer bleiben, weil jemand vergessen hat abzusagen.

Wichtige Funktionen von Whatspot

• Buchungsgenehmigungen: Administratoren können für Reservierungen eine Genehmigung verlangen, um die Kontrolle über stark nachgefragte Räume zu behalten.
• Wiederkehrende Reservierungen: Legen Sie wiederholende Buchungen für regelmäßige Meetings oder wöchentliche Arbeitsplatz-Zuteilungen an, ohne jedes Mal neu reservieren zu müssen.
• Multi-Standort-Management: Verwalten Sie Buchungen für mehrere Büros oder Gebäude über ein einziges Konto.
• Buchungsregeln und Einschränkungen: Definieren Sie Zeitlimits, Vorlaufzeiten für Buchungen und Zugriffsrechte pro Raum oder Ressource.

Whatspot-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Microsoft Outlook, Microsoft Teams und Google Kalender.

Dibsido ist eine einzigartige Office-Management-App, mit der Sie Buchungen für Schreibtische, Parkplätze, Autos und sogar Fahrgemeinschaften verwalten können. Außerdem bietet sie weitere besondere Funktionen wie Paketverfolgung, Vorfallsmeldung und die Planung hybrider Arbeitszeiten.

Warum ich Dibsido ausgewählt habe: Ich habe Dibsido aufgenommen, nachdem ich das umfassende Funktionsspektrum zur Verwaltung verschiedener Büroprozesse bewertet habe. Die Software hebt sich von anderen Tools zur Verwaltung von Büroflächen ab, da Sie mehr als nur Schreibtische oder Besprechungsräume buchen können.

Ihr Büro-Team kann zudem Parkplätze verwalten, Besucher im Gästebuch eintragen und Vorfälle wie erwartete Lieferungen oder verlorene Pakete melden. Durch die Bündelung dieser Kernprozesse auf einer Plattform kann Ihr Verwaltungsteam Zeit sparen und effizienter arbeiten.

Dibsido bietet außerdem interaktive Grundrisse, die direkt aus einem hochgeladenen Layout-Bild mithilfe eines KI-basierten Grundriss-Optimierers generiert werden. Administratoren und Nutzer können farbcodierte Teamzonen und Platzbeschriftungen nutzen und Reservierungen direkt auf der Karte bearbeiten.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Dibsido

Funktionen umfassen die Möglichkeit, Schreibtische, Parkplätze und gemeinsam genutzte Firmenfahrzeuge zu reservieren, Unterstützung bei der Organisation von Fahrgemeinschaften, Besucherregistrierung über ein Gästebuch, Paketmanagement, Vorfallsmeldungen und die Verbreitung von Bürohinweisen.

Der Hybrid-Planer ist eine weitere hilfreiche Funktion zur Verwaltung hybrider Arbeitsmodelle, mit der Mitarbeiter ihre Büro- und Homeoffice-Tage planen können.

Integrationen umfassen Microsoft Teams und Slack sowie eine beidseitige Kalender-Synchronisation mit Microsoft Outlook und Google Kalender. Enterprise-SSO wird über Microsoft Entra ID, Google Workspace und SAML 2.0 unterstützt, und eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.