10 Softwarelösungen zur Kilometererfassung für 2026

Sage Expense Management (ehemals Fyle) bietet Finanzteams und Geschäftsreisenden eine Möglichkeit, Kilometerstände zu verfolgen, Belege zu erfassen und Ausgaben an einem Ort zu verwalten, sodass die Einhaltung von Richtlinien und Erstattungen für mobile Teams leichter zu bewältigen sind.

Für wen eignet sich Sage Expense Management am besten?

Finanzteams und Geschäftsreisende in mittelständischen Unternehmen, die Kilometer und Ausgaben über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg verwalten müssen.

Warum habe ich Sage Expense Management ausgewählt?

Ich habe Sage Expense Management als eines der besten ausgewählt, weil ich Echtzeit-Benachrichtigungen über Kreditkartenkäufe erhalten kann, die Transaktionen sofort zur Überprüfung markieren. So kann mein Team Kilometeransprüche mit den tatsächlichen Kartenaktivitäten abgleichen, Fehler reduzieren und nicht konforme Ausgaben sofort erkennen. Mir gefällt außerdem, dass diese Benachrichtigungen mit den meisten gängigen Kreditkarten funktionieren, sodass wir unser bestehendes Setup nicht umstellen müssen.

Wichtige Funktionen von Sage Expense Management

• Kilometerverfolgung mit Google Maps: Kilometer werden automatisch berechnet, indem Start- und Zielort eingegeben werden.
• Mobile Belegerfassung: Fotos von Belegen aufnehmen und direkt vom Handy aus an Spesenberichte anhängen.
• Automatisierte Richtlinienüberprüfung: Kilometer- und Spesenanträge, die gegen die Richtlinien verstoßen, werden vor dem Einreichen markiert.
• Mehrwährungsunterstützung: Ausgaben in verschiedenen Währungen erfassen und erstatten – für globale Teams.

Sage Expense Management Integrationen

Integrationen sind verfügbar für NetSuite, QuickBooks, Xero, Sage, Google Maps, Perk, sowie eine API für individuelle Integrationen.

Timeero bietet GPS-basiertes Kilometer-Tracking, das für Unternehmen entwickelt wurde, die die Fahrten und Reisezeiten ihrer Mitarbeitenden überwachen müssen. Es ist besonders geeignet für Außendienstteams, Bauunternehmen und Organisationen mit mobilen Arbeitskräften. Timeero reduziert manuelle Fahrtenbücher und ermöglicht eine genaue Erstattung für Teams, die ständig unterwegs sind.

Für wen ist Timeero am besten geeignet?

Timeero eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen mit mobilen oder vor Ort arbeitenden Teams, die Fahrten aufzeichnen und Reisedaten mit Lohn- und HR-Systemen integrieren müssen.

Warum habe ich Timeero ausgewählt?

Was mich an Timeero beim Kilometer-Tracking überzeugt hat, ist die nahtlose Anbindung an Lohn- und HR-Plattformen. Gerade für Unternehmen, die Kilometerdaten direkt in die Lohnabrechnung einfließen lassen möchten, ist das besonders wertvoll, da so manuelle Eingaben und Fehler reduziert werden. Timeero bietet direkte Integrationen mit Anbietern wie Gusto, QuickBooks Payroll und ADP, sodass die Kilometererstattung zusammen mit den normalen Lohnläufen abgewickelt werden kann. Das erleichtert HR- und Finanzteams das Verwalten von Reisekosten und stellt sicher, dass Mitarbeitende korrekt für ihre gefahrenen Kilometer bezahlt werden.

Zentrale Funktionen von Timeero

Weitere Funktionen, die Timeero für das Kilometer-Tracking nützlich machen, sind:

• Automatisches GPS-Kilometer-Tracking: Die mobile App zeichnet Kilometer in Echtzeit automatisch auf, wenn Mitarbeitende zwischen Einsatzorten unterwegs sind.
• Geofencing für Einsatzorte: Richten Sie Geofences ein, um festzuhalten, wann Mitarbeitende bestimmte Standorte betreten oder verlassen – für genauere Kilometeraufzeichnungen.
• Streckenwiedergabe: Sehen Sie sich detaillierte Karten der Mitarbeitenden-Routen an, um Reisen und Kilometerstände zu überprüfen.
• Kilometer- und Zeitaudit-Protokolle: Zugriff auf einen vollständigen Prüfpfad für Kilometer- und Zeiteinträge zur Einhaltung von Vorschriften und für Reporting-Zwecke.

Timeero-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Gusto, ADP, Paycor, Paychex, Paylocity und Sage Intacct.

Rydoo ist eine Ausgabenmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Fahrten und Geschäftsreisekosten verfolgen müssen. Sie ist besonders geeignet für Finanzteams und Personalabteilungen, die Spesenabrechnungen automatisieren und für Compliance sorgen möchten. Rydoo unterstützt Unternehmen dabei, Fahrtenaufzeichnungen, Richtliniendurchsetzung und Erstattungsprozesse an einem Ort zu vereinfachen.

Für wen ist Rydoo am besten geeignet?

Rydoo ist eine gute Lösung für mittelgroße bis große Unternehmen mit komplexen Anforderungen beim Ausgabenmanagement, insbesondere für Organisationen mit verteilten Teams oder häufigen Geschäftsreisenden.

Warum ich Rydoo gewählt habe

Was Rydoo beim Fahrten-Tracking besonders auszeichnet, ist die tiefe Integration mit führenden Finanz- und Buchhaltungssystemen. Ich habe Rydoo gewählt, weil es eine direkte Anbindung zu Plattformen wie SAP, Oracle und Xero bietet, sodass Fahrtkosten automatisch in die Finanzdaten des Unternehmens fließen. Dadurch werden manuelle Datenerfassungen reduziert und Finanzteams können die Abrechnung von Fahrkostenerstattungen leichter mit anderen Geschäftsausgaben abgleichen. Für Organisationen, die Fahrtenaufzeichnungen in ihre übergeordneten Finanzprozesse integrieren müssen, bietet Rydoo einen Grad an Konnektivität, der nur schwer zu übertreffen ist.

Rydoo – Wichtige Funktionen

Zu den weiteren Funktionen, die Rydoo für das Fahrten-Tracking nützlich machen, gehören:

• Mobile Fahrtenaufzeichnung: Mitarbeitende können Fahrten und Strecken direkt über die Rydoo-App auf ihrem Smartphone erfassen.
• Automatische Durchsetzung von Richtlinien: Die Plattform markiert nicht regelkonforme Fahrtenanträge und wendet automatisch Unternehmensregeln an.
• Mehrwährungsunterstützung: Rydoo verarbeitet Fahrkostenerstattungen in verschiedenen Währungen für internationale Teams.
• Individuelle Freigabeprozesse: Sie können mehrstufige Genehmigungsprozesse für Fahrten- und Spesenanträge einrichten.

Rydoo-Integrationen

Integrationen umfassen SAP S/4HANA, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Xero, QuickBooks und Uber.

Hurdlr bietet eine Software zur Kilometerverfolgung, die für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer entwickelt wurde, die genaue Aufzeichnungen für Steuerzwecke oder Kostenerstattungen führen müssen. Die Plattform zeichnet sich durch Automatisierungsfunktionen aus, die den manuellen Aufwand minimieren und Fehler reduzieren. Wenn Sie ein Tool suchen, das die Kilometererfassung vereinfacht und zugleich die Verwaltung von Ausgaben und Einnahmen unterstützt, ist Hurdlr eine Überlegung wert.

Für wen eignet sich Hurdlr am besten?

Hurdlr eignet sich besonders für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen, die eine automatisierte Erfassung von Kilometern und Ausgaben für die Steuer oder Kostenerstattungen benötigen.

Warum ich Hurdlr ausgewählt habe

Was Hurdlr für mich besonders macht, sind die Funktionen zum Lernen von Routen und das automatische Taggen von Fahrten – besonders nützlich für alle, die regelmäßig die gleichen Strecken fahren. Die Plattform erkennt häufig gefahrene Routen automatisch und kann Fahrten basierend auf Ihrem bisherigen Verhalten als geschäftlich oder privat kennzeichnen, wodurch der manuelle Sortieraufwand entfällt. Außerdem gefällt mir, dass Hurdlr maschinelles Lernen einsetzt, um die Kategorisierung von Fahrten mit der Zeit zu verbessern – so werden Fahrtenprotokolle genauer und ihre Pflege weniger zeitaufwendig. Für Nutzer, die wiederkehrende Erfassungsvorgänge automatisieren und Fehler vermeiden wollen, sind diese Funktionen besonders attraktiv.

Wichtige Funktionen von Hurdlr

Weitere Funktionen in Hurdlr, die die Kilometererfassung und das Ausgabenmanagement unterstützen, sind:

• Automatische Ausgabenerfassung: Die App erfasst Geschäftsausgaben automatisch, indem sie mit Ihren Bankkonten und Kreditkarten synchronisiert wird.
• Steuerberechnung in Echtzeit: Hurdlr berechnet Ihre Steuervorteile und geschätzten Steuern, während Sie Fahrten und Ausgaben erfassen.
• Anpassbare Einkommensquellen: Sie können verschiedene Einnahmequellen wie Freiberuflichkeit, Fahrdienste oder Lieferdienste hinzufügen und verwalten.
• Detaillierte Finanzberichte: Erstellen und exportieren Sie Berichte, die Fahrtstrecken, Ausgaben und Einnahmen übersichtlich für die Dokumentation aufschlüsseln.

Hurdlr-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Uber, Square, Stripe, PayPal und Shopify.

Cardata bietet eine Plattform zur Kilometererstattung, die für Unternehmen mit Mitarbeitenden entwickelt wurde, die dienstlich fahren. Die Software richtet sich an HR-, Finanz- und Operationsteams, die Wert auf automatisierte Compliance und eine vereinfachte Verwaltung von Fahrzeugprogrammen legen. Cardata hilft Unternehmen, Fahrtenbücher, Erstattungen und Richtlinienkontrolle an einem Ort zu verwalten.

Für wen eignet sich Cardata?

Cardata ist besonders geeignet für mittelständische bis große Unternehmen, die die Kilometererstattung für mobile Mitarbeitende verwalten und automatisieren möchten.

Warum habe ich Cardata ausgewählt?

Besonders an Cardata ist der Fokus auf direkte Erstattungszahlungen, was für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitenden ein zentrales Anliegen ist. Cardata übernimmt den gesamten Erstattungsprozess – von der Fahrterfassung bis zur Auszahlung – sodass Mitarbeitende Zahlungen direkt und pünktlich erhalten. Ich schätze, dass die Plattform IRS-konforme Kilometerberechnungen automatisiert und Richtlinienkontrollen integriert, um Genauigkeit und Compliance zu gewährleisten. Für Teams, die manuelle Schritte bei der Erstattung eliminieren und administrativen Aufwand reduzieren wollen, bietet Cardata eine optimierte Komplettlösung.

Wichtige Funktionen von Cardata

Weitere Funktionen von Cardata, die die Fahrtenaufzeichnung und das Flottenmanagement unterstützen:

• Automatisierte Fahrterfassung: Die App erkennt und protokolliert Fahrten automatisch mittels GPS, was den manuellen Aufwand reduziert.
• Überwachung der Richtlinieneinhaltung: Cardata überwacht die Fahreraktivitäten, um die Einhaltung von Firmenvorgaben zu Fahrzeugen und Erstattungen sicherzustellen.
• Anpassbare Reporting-Tools: Erstellen Sie detaillierte Berichte zu Fahrten, Ausgaben und Fahrerverhalten für Audits oder Management-Reviews.
• Mobiler Dokumenten-Upload: Fahrer können benötigte Dokumente wie Versicherungsnachweise oder Zulassungsunterlagen direkt über die App hochladen.

Cardata-Integrationen

Integrationen umfassen SAP Concur., ADP, Workday und UKG. 

Everlance bietet eine Fahrtenbuch-Lösung, die speziell für Freiberufler, kleine Unternehmen und Teams entwickelt wurde, die sowohl Fahrten als auch Ausgaben an einem Ort verwalten möchten. Die Plattform hilft Nutzern, die Protokollierung von Fahrten zu automatisieren und Belege für eine präzise Berichterstattung zu organisieren. Wer eine vereinfachte, IRS-konforme Buchführung sucht und manuelle Eingaben reduzieren möchte, findet in Everlance die passende Unterstützung.

Für wen ist Everlance am besten geeignet?

Everlance ist ideal für Freiberufler, Kleinunternehmer und verteilte Teams, die Fahrten und Ausgaben für Steuerzwecke oder Erstattungen erfassen müssen.

Warum ich Everlance ausgewählt habe

Ich habe Everlance gewählt, weil die automatische Ausgabensynchronisierung besonders für Nutzer herausragt, die Fahrten und Ausgaben verwalten möchten, ohne mehrere Apps nutzen zu müssen. Die Plattform importiert und kategorisiert Ausgaben automatisch von verknüpften Bankkonten und Kreditkarten, sodass sich Reisen leichter mit zugehörigen Kosten abgleichen lassen. Besonders gefällt mir, dass Everlance das Anhängen von Belegen direkt an Fahrten ermöglicht, was die Organisation für Prüfungen oder Erstattungen erleichtert. Diese Funktionen machen die Lösung insbesondere für alle nützlich, die eine einheitliche Verwaltung von Fahrten und Ausgaben benötigen.

Wichtige Funktionen von Everlance

Weitere Funktionen, die Everlance zu einer starken Wahl für Fahrtenaufzeichnung machen, sind:

• Automatische Fahrterkennung: Die App nutzt GPS, um Fahrten automatisch zu erkennen und ohne manuellen Aufwand zu protokollieren.
• IRS-konforme Fahrtenbücher: Everlance erstellt detaillierte Fahrtenberichte, die den Anforderungen des IRS für Steuerabzüge entsprechen.
• Anpassbare Fahrtklassen: Nutzer können Regeln festlegen, um Fahrten automatisch als geschäftlich, privat oder benutzerdefiniert zu kategorisieren.
• Team-Management-Dashboard: Administratoren können Fahrten und Ausgaben der Teams zentral einsehen, genehmigen und verwalten.

Everlance-Integrationen

Zu den Integrationen zählen QuickBooks, Xero, ADP, Gusto, Rippling, Paychex, Zenefits und SAP Concur.

Motus bietet eine Fahrtenbuch-App, die speziell für Unternehmen mit mobilen Arbeitskräften und verteilten Teams entwickelt wurde. Die Plattform richtet sich an Organisationen, die genaue und konforme Fahrtenaufzeichnungen für Erstattungs- und Steuerzwecke benötigen. Motus hilft, den manuellen Aufwand und Verwaltungsaufwand zu reduzieren, indem die Erfassung und Berichterstattung von Fahrten automatisiert wird.

Für wen ist Motus am besten geeignet?

Motus eignet sich gut für mittelständische bis große Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern, die eine konforme, automatisierte Fahrtenbuchführung für Erstattungszwecke benötigen.

Warum habe ich Motus ausgewählt?

Was mich an Motus überzeugt hat, ist der Fokus auf GPS-Tracking mit geringem Batterieverbrauch, was ein häufiges Ärgernis für mobile Beschäftigte anspricht, die den ganzen Tag auf ihre Handys angewiesen sind. Motus nutzt eine patentierte Technologie, die Fahrten präzise erfasst und gleichzeitig den Akku schont. Nutzer müssen sich also keine Sorgen machen, dass ihr Gerät während langer Schichten leer wird. Außerdem erkennt Motus Fahrten automatisch im Hintergrund, sodass weniger manuelle Eingaben erforderlich sind. Für Teams, die eine zuverlässige, dauerhafte Fahrenerfassung brauchen, ohne die Smartphone-Leistung zu beeinträchtigen, bietet Motus eine praktische Lösung.

Wichtige Funktionen von Motus

Neben dem energiesparenden GPS-Tracking bietet Motus weitere Funktionen für Fahrtenbuchführung und Erstattung:

• Automatische Fahrterfassung: Die App erkennt Fahrten selbstständig und protokolliert Kilometer ohne manuelle Eingaben.
• Steuerkonforme Fahrtenbücher: Motus erstellt Fahrtenaufzeichnungen, die den Anforderungen des Finanzamts für Steuer- und Erstattungszwecke entsprechen.
• Individuell anpassbare Erstattungssätze: Legen Sie Erstattungssätze nach Unternehmensrichtlinien oder amtlichen Vorgaben fest und verwalten Sie diese.
• Mobiler Beleg-Upload: Belege können direkt in der App hochgeladen und für die Spesenabrechnung gespeichert werden.

Motus-Integrationen

Zu den Integrationen gehört zum Beispiel SAP Concur. 

TripLog bietet eine automatische Fahrtenbuch-App, die speziell für Unternehmen und Fachkräfte entwickelt wurde, die sowohl Fahrten als auch zugehörige Ausgaben verwalten müssen. Das Tool ist besonders nützlich für Teams, die Kilometerstand, Arbeitszeit und Ausgaben an einem Ort erfassen möchten. Wer nach einer Lösung sucht, die Fahrtenaufzeichnung und Ausgabenmanagement miteinander verbindet, sollte TripLog in Betracht ziehen.

Für wen ist TripLog am besten geeignet?

TripLog eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen sowie Buchhaltungsteams, die Kilometerstände, Arbeitszeiten und Ausgaben gemeinsam verwalten müssen.

Warum ich TripLog ausgewählt habe

Hervorzuheben ist bei TripLog, dass die Erfassung von Fahrten, Arbeitszeit und Ausgaben in einer einzigen Plattform zusammengeführt wird. Das ist vor allem für Unternehmen praktisch, die Mitarbeiterrückerstattungen und Compliance sowohl für Fahrten als auch Arbeitszeiten verwalten müssen. Mir gefällt, dass man mit TripLog Fahrten protokollieren, Belege erfassen und Arbeitszeit verfolgen kann – alles in einer App, was den Bedarf an mehreren Tools reduziert. Dieser integrierte Ansatz erleichtert es, präzise Berichte zu erstellen und alle Daten zur Rückerstattung an einem zentralen Ort zu organisieren.

Wichtige Funktionen von TripLog

Weitere Merkmale, die TripLog für die Fahrtenprotokollierung nützlich machen, umfassen:

• Automatische Fahrtenerkennung: Die App nutzt GPS und Bewegungssensoren, um Fahrten ohne manuelle Eingabe automatisch zu erkennen und zu erfassen.
• Unterstützung mehrerer Fahrzeuge: Sie können den Kilometerstand für mehrere Fahrzeuge unter einem Konto verfolgen, was besonders für Nutzer mit mehr als einem Auto praktisch ist.
• Anpassbare Kilometerpauschalen: Legen Sie verschiedene Rückerstattungssätze für unterschiedliche Fahrzeugtypen, Kunden oder Standorte fest, die zu den Richtlinien Ihres Unternehmens passen.
• Tachostand-Erfassung: Geben Sie Tachostände ein und speichern Sie diese, um genaue Fahrtenaufzeichnungen und die Einhaltung steuerlicher Vorgaben sicherzustellen.

TripLog-Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP Concur, ADP, UKG, Sage Intacct, Emburse und Outlook-Kalender.

MileIQ bietet eine mobil orientierte Lösung zur Kilometererfassung, die speziell für vielbeschäftigte Fachkräfte und Kleinunternehmer entwickelt wurde, die genaue, den IRS-Anforderungen entsprechende Aufzeichnungen benötigen. Die App zeichnet Fahrten automatisch im Hintergrund auf und unterstützt Nutzer dabei, Geschäfts- und Privatfahrten mit minimalem Aufwand zu trennen. Wer die Kilometererfassung für Steuerabzüge oder Erstattungen vereinfachen möchte, findet in MileIQ einen fokussierten, benutzerfreundlichen Ansatz.

Für wen eignet sich MileIQ am besten?

MileIQ ist ideal für Selbstständige, Kleinunternehmer und mobile Mitarbeiter, die eine einfache Möglichkeit zur Erfassung und Klassifizierung ihrer Fahrten für Steuer- oder Erstattungszwecke benötigen.

Warum ich MileIQ ausgewählt habe

Was MileIQ besonders macht, ist die tripbasierte Klassifizierung per Wischgeste, durch die sich Geschäfts- und Privatfahrten schnell und intuitiv sortieren lassen. Ich habe MileIQ ausgewählt, weil Nutzer einfach nach rechts für dienstliche Fahrten und nach links für private Fahrten wischen können, wodurch der Aufwand für die manuelle Erfassung oder Nachbearbeitung reduziert wird. Die App erkennt und protokolliert Fahrten außerdem automatisch im Hintergrund, sodass Sie nicht daran denken müssen, die Erfassung zu starten oder zu stoppen. Dieses Vorgehen ist besonders hilfreich für alle, die genaue Fahrtaufzeichnungen führen möchten, ohne ihren Alltag zu unterbrechen.

MileIQ – Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die MileIQ zu einer attraktiven Lösung für die Kilometererfassung machen, sind:

• Automatische Fahrterkennung: Die App nutzt GPS, um Fahrten automatisch zu protokollieren, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.
• Unterstützung mehrerer Fahrzeuge: Nutzer können Kilometer für mehrere Fahrzeuge unter einem einzigen Konto erfassen.
• Anpassbare Kilometersätze: Sie können individuelle Erstattungssätze festlegen, die den Richtlinien Ihrer Organisation oder den IRS-Vorgaben entsprechen.
• Detaillierte Monatsberichte: Erstellen und exportieren Sie IRS-konforme Kilometerberichte für die Steuererklärung oder zur Auslagenerstattung.

MileIQ-Integrationen

Zugehörige Integrationen sind QuickBooks Online und Xero. 

Driversnote bietet eine Lösung zur Fahrtenbuchführung, die speziell für Fachleute und Unternehmen entwickelt wurde, die genaue und konforme Aufzeichnungen für mehrere Fahrzeuge benötigen. Die App richtet sich an Nutzer, die Fahrzeugflotten verwalten, beruflich fahren oder Fahrten für Steuerzwecke bzw. Erstattungen dokumentieren müssen. Mit Funktionen für detaillierte Fahrtenerfassung und Berichterstellung nimmt Driversnote Teams und Einzelpersonen das lästige Kilometer-Management ab.

Für wen ist Driversnote am besten geeignet?

Driversnote eignet sich gut für kleine Unternehmen, Flottenmanager sowie selbstständige Fachkräfte, die Fahrten über mehrere Fahrzeuge hinweg für Vorschriften oder Erstattungen erfassen müssen.

Warum ich Driversnote ausgewählt habe

Driversnote überzeugt besonders für Teams oder Einzelpersonen, die Fahrten über mehrere Fahrzeuge hinweg erfassen möchten. Ich habe die App ausgewählt, weil Sie für jedes Fahrzeug eigene Fahrtenbücher erstellen können. So lassen sich Geschäfts- und Privatfahrten problemlos und ohne Verwechslungen managen. Die App zeichnet Fahrten automatisch per GPS auf und ermöglicht es, jede Fahrt mit nur einem Fingertipp einem bestimmten Fahrzeug zuzuordnen. Durch diesen klaren Fokus auf die Mehrfahrzeug-Nutzung ist Driversnote eine hervorragende Wahl für alle, die mehrere Autos parallel nutzen oder eine kleine Flotte verwalten.

Driversnote Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Driversnote für die Fahrtenbuchführung nützlich machen:

• Tachostand-Erfassung: Geben Sie Tachostände ein und verfolgen Sie diese, um präzise Kilometeraufzeichnungen zu gewährleisten und Fahrtdaten abzugleichen.
• Individuelle Kilometersätze: Legen Sie unterschiedliche Erstattungssätze für diverse Fahrzeugtypen, Standorte oder Zwecke fest.
• Automatische Fahrtklassifizierung: Ordnen Sie Fahrten per Fingertipp als geschäftlich oder privat ein – für eine unkompliziertere Auswertung.
• IRS- und HMRC-konforme Berichte: Erstellen Sie detaillierte Fahrtennachweise, die den Anforderungen der Steuerbehörden in mehreren Ländern entsprechen.

Driversnote Integrationen

Integration verfügbar mit Wave.