Cómo Realizar Una Entrevista de Salida: Guía Experta
Para realizar una entrevista de salida, haz preguntas reflexivas y crea un espacio cómodo para recibir retroalimentación honesta, de modo que puedas entender por qué alguien se va y detectar formas de mejorar tu lugar de trabajo. He realizado innumerables entrevistas de salida y he visto de primera mano cómo las conversaciones sinceras pueden llevar a cambios reales. En este artículo, te guiaré paso a paso por el proceso de la entrevista de salida y te mostraré cómo recoger y utilizar la retroalimentación que realmente beneficie a tu equipo y organización.
¿Qué es una entrevista de salida?
Una entrevista de salida es una reunión entre un miembro del equipo que se va y alguien de recursos humanos (o a veces un líder) para comprender los motivos de la salida de un empleado.
Son una parte crucial de tu proceso de desvinculación porque lo que te digan te proporcionará valiosos conocimientos sobre cualquier problema y te ayudará a mejorar la experiencia de los empleados que permanecen.
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Por ejemplo, si alguien se va porque su puesto no coincidía con lo que aparecía en la descripción del trabajo ¡entonces hay claramente una discrepancia ahí!
Al mismo tiempo, las entrevistas de salida también ayudan al empleado que se va a obtener un sentido de cierre en su transición. Es una oportunidad para que expresen sus sentimientos y preocupaciones, a menudo no expresados, sin temor a represalias.
Al liberarles de esa carga emocional, dejarán tu organización con una nota más positiva de lo que sería si nunca les hubieras pedido su opinión.
¿Quién debe realizar una entrevista de salida?
Como puedes imaginar, realizar una entrevista de salida es una operación delicada. Requiere tacto e inteligencia emocional para conectar con tu empleado saliente de una manera significativa.
Establecer una verdadera conexión te ayudará a sacar el mayor valor posible del proceso.
Por eso, la mejor práctica es que un líder de RRHH designado u otro miembro del departamento de RRHH realice la entrevista. Lo ideal es que sea alguien con quien el empleado ya mantenga una relación neutral.
Para ayudar a estandarizar el proceso de recolección de datos en entrevistas de salida, lo mejor es que la misma persona de RRHH lidere las entrevistas tanto como sea posible.
Si tu empresa no tiene equipo de RRHH, un gerente de operaciones u otra persona de soporte podría dirigir la reunión. O bien, puedes pedir al empleado que complete el cuestionario de la entrevista de salida de forma independiente.
El jefe directo del empleado que se va nunca debe ser pedido ni esperado para participar en la entrevista de salida.
Eso haría que la situación fuera incómoda para ambos participantes y reduciría la efectividad del proceso.
¿Quién debe participar en una entrevista de salida?
Pedir una entrevista de salida es apropiado para la mayoría de los empleados que se van, pero no para todos. Como buena práctica, no recomiendo programar entrevistas con empleados despedidos.
Aunque puedan pensar que tienen retroalimentación valiosa para compartir, su experiencia sin duda estará marcada por el hecho de que la empresa los ha dejado ir. En ese caso, la probabilidad de recibir comentarios constructivos es mucho menor.
Sí recomiendo realizar entrevistas de salida al resto de los empleados que se van. Incluso si crees que ya sabes la razón de su salida, nunca sabrás qué otros aportes valiosos pueden brindar si no preguntas.
Algunos gerentes de RRHH piensan que no es necesario entrevistar al personal que se jubila, pero yo no estoy de acuerdo.
Que alguien se jubile no significa que su experiencia en tu organización sea inválida.
Cómo realizar una entrevista de salida efectiva
Como ya hemos mencionado, el objetivo de este ejercicio es obtener la mayor cantidad de retroalimentación honesta posible para ayudar a mejorar la experiencia de los empleados que permanecen.
Con esto en mente, aquí tienes mi proceso paso a paso con recomendaciones para hacer que estas conversaciones sean lo más fructíferas posible.
1. Prepárate para la entrevista
Una vez que un miembro del equipo haya presentado oficialmente su renuncia, haz que la persona designada de RRHH o un líder se ponga en contacto para concertar una entrevista de salida.
Explica al empleado qué puede esperar durante el proceso. Hazle saber lo siguiente:
- El propósito de la entrevista (es decir, descubrir cómo podemos evitar perder a más empleados valiosos como ellos)
- Cuánto durará la entrevista (de 1 a 2 horas es lo común)
- Quién tendrá acceso a sus comentarios (normalmente sólo los miembros principales del equipo de RR. HH. y nunca el jefe directo del empleado)
- Cuándo se compartirán los comentarios (lo mejor es compartirlos sólo después del último día del empleado, para que se sienta más relajado)
- Enviarles tu lista de preguntas para la entrevista de salida con anticipación (esto les ayuda a prepararse mentalmente para la reunión)
- Asegúrales que todos sus comentarios serán mantenidos totalmente confidenciales.
Una vez hayas acordado una fecha y hora para la entrevista, asegúrate de reservar un espacio privado para la reunión.
Si es posible, reserva una sala de reuniones en una zona poco transitada de la oficina, idealmente sin ventanas que den al interior. Las entrevistas de salida pueden tornarse emocionales y no querrás que nadie observe a través del cristal.
Preguntas para la entrevista de salida: desarrollando tu plantilla
Antes de tu primera entrevista de salida, te aconsejo desarrollar una lista de preguntas que deseas hacer.
Asegúrate de hacer preguntas abiertas, ya que éstas generarán naturalmente las respuestas más útiles.
Por ejemplo:
- ¿Tuviste evaluaciones de desempeño? (pregunta cerrada—esperas un sí o no)
- ¿Cómo fue tu experiencia durante el proceso de evaluación de desempeño? (abierta—recibirás muchos más comentarios de esta manera)
Una vez que hayas definido tus preguntas, convierte este documento en una plantilla que puedas enviar a los empleados antes de la entrevista para ayudarles a preparar sus respuestas.
O, en los casos en que no sea posible hacer una entrevista en persona, se puede llenar la plantilla de forma independiente.
Si eres nuevo en el proceso de entrevistas de salida, puede que necesites algo de ayuda para saber qué preguntar.
Aquí tienes una lista de preguntas poderosas para entrevistas de salida (y una plantilla) para ayudarte a integrar este proceso en tu rutina de separación de empleados.
2. Realiza la entrevista
Para ayudarte a llevar a cabo una entrevista de salida más eficaz, es importante establecer el tono adecuado antes de comenzar con las preguntas. Te recomiendo tocar los siguientes puntos:
- Agradéceles por aceptar reunirse contigo.
- Recuérdales que tu empresa valora los comentarios
- Reitera que el propósito de la reunión es entender su experiencia personal como empleado y las razones por las que se van.
- Vuelve a asegurarles que todos los comentarios se mantendrán confidenciales y que no se compartirán con su jefe (por mi experiencia, éste es el principal motivo de preocupación).
Indagando más y la técnica de los 5 porqués
Una vez comience la entrevista de salida, sigue con las preguntas de tu plantilla. Esto estandariza el proceso y hace que los datos sean más comparables que si preguntas de manera improvisada.
Sin embargo, no tengas miedo de pedir más detalles si alguien hace una revelación importante.
Si un empleado te dice que se va porque se sintió discriminado, no te limites a anotarlo y pasar a otro tema.
Pídele que te ayude a entender por qué se sintió así. Ésta es tu última oportunidad de recibir su opinión sincera, así que está bien profundizar un poco más.
A veces los empleados que se marchan son reservados con sus comentarios y puedes sentir que sólo estás rozando la superficie de sus problemas. En esos casos, una estrategia útil es la Técnica de los 5 Porqués.
Hazle a la persona una pregunta inicial abierta y observa lo que dice. Una vez que responda, reformula lo que ha dicho y sigue con otro por qué. Esto hará automáticamente que reflexione un poco más.
Cuando respondan a eso, repite el proceso y pregúntales otra vez por qué, hasta completar el ciclo 5 veces.
Por ejemplo:
P1: ¿Por qué has decidido dejar la empresa?
R1: Porque aquí no tengo oportunidades de crecer.
P2: ¿Por qué sientes que no tienes oportunidades de crecimiento aquí?
R2: Porque llevo 3 años en el mismo puesto.
P3: ¿Por qué crees que has estado tanto tiempo en el mismo nivel?
R3: Porque mi supervisor no cree que pueda asumir responsabilidades más avanzadas.
P4: ¿Por qué crees que tu supervisor piensa eso?
R4: Porque nunca hablamos de mis metas profesionales o aspiraciones.
P5: ¿Por qué no conversas tus metas y aspiraciones con tu supervisor?
R5: Porque nunca tiene tiempo para mí, y no parece importarle. Además, no he tenido una evaluación de desempeño en dos años.
Al hacer esas preguntas adicionales de por qué, descubrimos mucha más información. En este caso, podemos ver que el motivo por el que el empleado se va es triple:
- Había una falta general de apoyo y retroalimentación por parte de su gerente.
- Sus objetivos de desarrollo profesional no fueron apoyados ni reconocidos.
- No tuvieron una evaluación de desempeño en dos años.
Si te encuentras sentado frente a un empleado que se marcha y te da muy poca información,
utiliza esta técnica para profundizar un poco más en sus respuestas.
Sin embargo, no la uses en exceso para cada pregunta. Tu papel es descubrir información útil, no interrogar al empleado que se va sobre cada pequeño detalle que diga.
3. Revisión posterior a la entrevista
Una vez que hayas concluido tu sesión, agradece nuevamente al empleado por proporcionar su retroalimentación. Dale la opción de revisar por escrito sus comentarios antes de que formen parte de su expediente.
Esta es una oportunidad útil para que los empleados reflexionen sobre lo que han dicho, especialmente si la reunión destapó muchos temas negativos. Al fin y al cabo, estás en un entorno profesional, así que es importante que sus aportaciones también estén enmarcadas profesionalmente.
La entrevista de salida es una oportunidad para descubrir cualquier problema en el lugar de trabajo desde la perspectiva del trabajador. Sin embargo, como facilitadores, es importante asegurarse de que los comentarios también sean bien recibidos por la otra parte.
Solo porque un empleado se esté yendo, no significa que quiera quemar su puente con la empresa para siempre.
Otras cosas a considerar
Aunque generalmente es mejor realizar una entrevista de salida en persona (o por videollamada o llamada telefónica), hay ocasiones en las que no será posible o no tendrá sentido hacerlo así.
En esos casos, puedes pedirle al empleado que se va que complete las preguntas por su cuenta y te las envíe para su revisión.
Quizás los comentarios que recibas no profundicen tanto en sus temas, pero sigue siendo mejor pedir su opinión que no recibir nada.
Si el tiempo lo permite, también puedes utilizar la técnica de los 5 porqués mencionada arriba para pedirles un poco más de detalle en algunas de sus respuestas.
Revisa sus aportaciones y si hay algo que claramente necesite más detalle, márcalo en un comentario y di “¿Puedes explicar esto un poco más?” o simplemente pregunta “¿Por qué?”
Mejores prácticas para entrevistas de salida
Para ayudar a resumir lo que he explicado antes, aquí tienes algunas mejores prácticas resumidas:
- La entrevista de salida nunca debe ser realizada por el supervisor o gerente directo del colaborador que se va.
- Haz preguntas abiertas y profundiza usando la técnica de los 5 porqués
- Crea una lista de preguntas para compartir con el entrevistado antes de la entrevista
- Da al empleado que se va la opción de revisar sus comentarios por escrito después
- No entrevistes a empleados despedidos.
- Si es posible, siempre intenta realizar la entrevista en persona o, de no ser así, a través de una videollamada.
Las entrevistas de salida como parte de una estrategia más amplia de escucha al empleado
Seguir el proceso anterior te ayudará a recopilar comentarios valiosos que alimentarán tus estrategias de contratación, retención, desarrollo y compromiso de los empleados.
Echa un vistazo a nuestras preguntas para entrevistas de salida para ayudarte a poner en práctica lo que has aprendido. También puedes descargar nuestra plantilla personalizable de cuestionario para entrevistas de salida:
¡Consigue nuestra plantilla para entrevistas de salida!
Pero, aunque es importante obtener este tipo de comentarios de tus empleados que se marchan, también lo es mantener abiertas las vías de comunicación con los empleados actuales.
Entrevistas de permanencia, encuestas, reuniones uno a uno regulares y grupos de recursos para empleados también son mecanismos útiles para recopilar opiniones de los trabajadores.
Aquí tienes algunos recursos útiles:
- 8 formas efectivas de obtener comentarios de los empleados (+ Ventajas y desventajas)
- 5 estrategias de escucha al empleado, métodos y mejores prácticas
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