Cómo Realizar una Entrevista de Salida: Guía de un Experto
En un puesto anterior, fui responsable de realizar entrevistas de salida durante muchos años.
Aunque pueda parecer una tarea algo incómoda, en realidad la disfrutaba.
¿Por qué?
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Porque experimenté en primera persona el valor de este ejercicio.
Como resultado directo de los comentarios que mis compañeros compartieron conmigo y que recopilamos utilizando software de retroalimentación para empleados, mi organización pudo implementar cambios para el bien de los miembros restantes del equipo y la organización en general.
En este artículo, te guiaré paso a paso por el proceso de la entrevista de salida y te daré recomendaciones para obtener la retroalimentación más valiosa.
¿Qué es una entrevista de salida?
Una entrevista de salida es una reunión entre un miembro del equipo que se va y alguien de recursos humanos (o a veces un líder) para entender las razones de la salida del empleado.
Son una parte crucial de tu proceso de desvinculación porque lo que te digan te proporcionará valiosos conocimientos sobre cualquier problema y te ayudará a mejorar la experiencia de los empleados que permanecen.
Por ejemplo, si alguien se va porque su puesto no coincidía con lo que decía la descripción del trabajo, ¡evidentemente hay una incongruencia ahí!
Al mismo tiempo, las entrevistas de salida también ayudan al empleado que se va a obtener un sentido de cierre en su transición. Es una oportunidad para que expresen sentimientos y preocupaciones que a menudo no comparten, sin temor a represalias.
Al liberarlos de esa carga emocional, dejarán tu organización con una impresión más positiva que si nunca les hubieras pedido su opinión.
¿Quién debe realizar una entrevista de salida?
Como podrás imaginar, realizar una entrevista de salida es una tarea delicada. Se requiere tacto e inteligencia emocional para conectar de manera significativa con el empleado que se va.
Establecer esa conexión genuina te ayudará a obtener el mayor valor posible durante el proceso de la entrevista de salida.
Por eso, la mejor práctica es que un líder designado de RRHH u otro miembro del departamento de RRHH realice la entrevista. Idealmente, alguien con quien el empleado ya tenga una relación neutral.
Para ayudar a estandarizar el proceso de recopilación de datos de entrevistas de salida, lo mejor es que la misma persona de RRHH conduzca las entrevistas tanto como sea posible.
Si tu empresa no tiene un equipo de RRHH, un gerente de operaciones u otra persona de soporte podría dirigir la entrevista en su lugar. O bien, podrías pedir al empleado que complete el cuestionario de la entrevista de salida de manera independiente.
El gerente directo del empleado que se marcha nunca debería ser invitado ni esperado para participar en la entrevista de salida.
Eso haría que la situación fuera incómoda para ambos participantes y disminuiría la efectividad del proceso de la entrevista.
¿Quién debe participar en una entrevista de salida?
Pedir una entrevista de salida es apropiado para la mayoría de empleados que se van, pero no para todos. Como mejor práctica, no recomiendo agendar una entrevista con alguien que fue despedido.
Aunque puedan sentir que tienen retroalimentación valiosa que compartir, su experiencia sin duda estará influenciada por el hecho de que han sido desvinculados de la empresa. En ese caso, la probabilidad de recibir comentarios constructivos es mucho menor.
Recomiendo realizar entrevistas de salida con todos los demás empleados que se marchan. Incluso si sientes que ya sabes por qué dejan la organización, nunca sabes qué otras ideas útiles pueden compartir si simplemente preguntas.
Algunos gerentes de RRHH piensan que no es necesario hacer entrevistas de salida con el personal que se jubila, pero yo no estoy de acuerdo.
El hecho de que alguien se jubile no significa que su experiencia en tu organización sea inválida.
Cómo realizar una entrevista de salida efectiva
Como mencionamos, el objetivo de este ejercicio es obtener la mayor cantidad de retroalimentación honesta posible para ayudar a mejorar la experiencia de los empleados que se quedan.
Con esto en mente, aquí tienes mi proceso paso a paso con recomendaciones para que estas conversaciones sean lo más provechosas posible.
1. Prepárate para la entrevista
Una vez que un miembro del equipo haya renunciado oficialmente, haz que la persona designada de RRHH o un líder se ponga en contacto con él para programar una entrevista de salida.
Explica al empleado qué puede esperar durante el proceso de entrevista de salida. Hazle saber lo siguiente:
- El propósito de la entrevista (es decir, averiguar cómo podemos evitar perder a más empleados valiosos como ellos)
- Cuánto tiempo tomará la entrevista (entre 1 y 2 horas es lo común)
- Quién tendrá acceso a sus comentarios (normalmente solo los miembros principales de tu equipo de RRHH y nunca el jefe directo del empleado)
- Cuándo se compartirá la retroalimentación (una buena práctica es compartir los comentarios solo después del último día del empleado, para que se sientan tranquilos)
- Envíales tu lista de preguntas para la entrevista de salida con anticipación (esto les ayuda a prepararse mentalmente para la reunión)
- Garantízales que todos los comentarios se mantendrán estrictamente confidenciales.
Una vez que hayas acordado una fecha y hora para la entrevista, asegúrate de reservar un espacio privado para la reunión.
Si es posible, reserva una sala de reuniones en una zona de poco tránsito de la oficina, idealmente sin ventanas hacia el interior. Las entrevistas de salida pueden ser emotivas y no quieres espectadores mirando a través del cristal.
Preguntas de la entrevista de salida: desarrollando tu plantilla
Antes de tu primera entrevista de salida, te aconsejo que desarrolles una lista de preguntas que deseas hacer.
Asegúrate de hacer preguntas abiertas, ya que estas naturalmente generarán respuestas más útiles.
Por ejemplo:
- ¿Tenías evaluaciones de desempeño? (pregunta cerrada—esperas una respuesta sí o no)
- ¿Cómo fue tu experiencia con el proceso de evaluaciones de desempeño? (abierta—de esta forma obtendrás muchos más comentarios)
Una vez tengas tus preguntas definidas, convierte este documento en una plantilla que puedas enviar a los empleados antes de su entrevista, para ayudarles a preparar sus ideas.
O bien, en casos donde no sea posible hacer una entrevista presencial, pueden completar la plantilla de forma independiente.
Si eres nuevo en el proceso de entrevistas de salida, puede que necesites un poco de ayuda para saber qué preguntar.
Aquí tienes una lista de preguntas poderosas para entrevistas de salida (y una plantilla) que te ayudarán a incorporar este proceso en la rutina de desvinculación de empleados.
2. Realiza la entrevista
Para que la entrevista de salida sea más efectiva, es importante establecer el tono adecuado antes de comenzar a hacer preguntas. Te recomiendo tocar los siguientes puntos:
- Agradéceles por haber aceptado reunirse contigo.
- Recuérdales que tu empresa valora la retroalimentación
- Reitera que el propósito de la reunión es comprender su experiencia personal como empleado y las razones por las que se marchan.
- Vuelve a asegurarles que todos los comentarios serán confidenciales y no se compartirán con su jefe (por experiencia, esta suele ser la principal preocupación).
Profundizando y la técnica de los 5 porqués
Una vez que ha comenzado la entrevista de salida, sigue las preguntas de tu plantilla. Esto estandariza el proceso de entrevista y hace que los datos sean más comparables que si preguntas de forma improvisada.
Sin embargo, no temas pedir más detalles si alguien menciona algo importante.
Si un empleado te dice que se va porque sintió discriminación, no te limites a apuntarlo y seguir adelante.
Pídele que te ayude a entender por qué se sintió así. Es tu última oportunidad de obtener su opinión honesta, así que está bien profundizar un poco más.
A veces los empleados que se van son reservados con sus comentarios, y puedes sentir que solo rascas la superficie de sus problemas. En esos casos, una estrategia útil es la Técnica de los 5 porqués.
Hazle una pregunta inicial abierta y observa qué responde. Una vez contesta, replantea lo que ha dicho y continúa con otro "por qué". Esto hará que reflexione con mayor profundidad.
Después de que respondan, repite el proceso y vuelve a preguntar "por qué" hasta que completes el ciclo cinco veces.
Por ejemplo:
P1: ¿Por qué has decidido dejar la empresa?
R1: Porque aquí no tengo oportunidades de crecimiento.
P2: ¿Por qué sientes que aquí no tienes oportunidades de crecer?
R2: Porque llevo tres años en el mismo nivel.
P3: ¿Por qué crees que has permanecido en el mismo nivel tanto tiempo?
R3: Porque mi supervisor no cree que pueda asumir responsabilidades más avanzadas.
P4: ¿Por qué piensas que tu supervisor cree eso?
R4: Porque nunca hablamos sobre mis objetivos o ambiciones profesionales.
P5: ¿Por qué no discutes tus metas y aspiraciones con tu supervisor?
R5: Porque nunca tiene tiempo para mí y no parece importarle. Además, no he tenido una evaluación de desempeño en dos años.
Al hacer esas preguntas adicionales de por qué, descubrimos mucha más información. En este caso, podemos ver que la razón por la que el empleado se va es triple:
- Hubo una falta general de apoyo y retroalimentación por parte de su gerente.
- Sus objetivos de desarrollo profesional no fueron respaldados ni reconocidos.
- No tuvieron una evaluación de desempeño en dos años.
Si te encuentras frente a un empleado que se va y te ofrece muy poca información,
usa esta técnica para profundizar un poco más en sus respuestas.
Sin embargo, no la utilices en exceso con cada pregunta. Tu papel es descubrir información útil, no interrogar al empleado que se marcha sobre cada detalle que diga.
3. Revisión posterior a la entrevista
Una vez que hayas concluido tu sesión, agradece al empleado nuevamente por proporcionar su retroalimentación. Dale la opción de revisar por escrito sus comentarios antes de que pasen a formar parte de su expediente laboral.
Esta es una oportunidad útil para que los empleados reflexionen sobre lo que han dicho, especialmente si la reunión sacó a la luz muchos problemas negativos. Al fin y al cabo, estás en un entorno profesional, por lo que también es importante que sus comentarios estén enmarcados profesionalmente.
La entrevista de salida es una oportunidad para descubrir cualquier problema laboral desde la perspectiva del trabajador. Sin embargo, como facilitadores, es importante asegurarse de que la retroalimentación también sea bien recibida por la otra parte.
El hecho de que un empleado se marche no significa que quiera quemar sus puentes con la empresa para siempre.
Otras cosas a tener en cuenta
Aunque por lo general es mejor realizar una entrevista de salida en persona (o por videollamada o llamada telefónica), hay ocasiones en que no será posible o no tendrá sentido hacerlo.
En esos casos, puedes pedirle al empleado que se va que complete las preguntas él mismo y te las envíe para su revisión.
Puede que los comentarios que recibas no profundicen tanto en sus problemas, pero sigue siendo mejor pedir sus opiniones que no recibir nada en absoluto.
Si el tiempo lo permite, también puedes utilizar la técnica de los 5 porqués mencionada anteriormente para pedirles un poco más de detalle en algunas de sus respuestas.
Revisa sus comentarios y si algo necesita más detalle, márquelo en un comentario y di "¿Puedes explicar esto un poco más?" o simplemente pregunta "¿Por qué?"
Mejores Prácticas para la Entrevista de Salida
Para ayudar a resumir lo que he cubierto arriba, aquí hay algunas mejores prácticas resumidas:
- Una entrevista de salida nunca debe ser realizada por el supervisor directo o gerente del miembro del equipo que se va.
- Haz preguntas abiertas e indaga más a fondo utilizando la técnica de los 5 porqués
- Crea una lista de preguntas para compartir con el entrevistado antes de la entrevista
- Da al empleado que se va la opción de revisar por escrito sus comentarios posteriormente
- No entrevistes a empleados despedidos.
- Si es posible, siempre intenta realizar la entrevista en persona o, en su defecto, mediante videollamada.
Entrevistas de Salida como Parte de una Estrategia Más Amplia de Escucha al Empleado
Seguir el proceso anterior te ayudará a recopilar información valiosa que alimentará tus estrategias de contratación, retención, desarrollo y compromiso de los empleados.
Echa un vistazo a nuestras preguntas para entrevistas de salida para ayudarte a poner en práctica lo que has aprendido. También puedes descargar nuestra plantilla personalizable para cuestionario de entrevistas de salida:
¡Obtén nuestra plantilla para entrevistas de salida!
Pero, aunque es importante obtener este tipo de retroalimentación de tu personal que está dejando la empresa, también es importante mantener abiertas las líneas de comunicación con tus empleados actuales.
Entrevistas de permanencia, encuestas, reuniones individuales regulares y grupos de recursos para empleados también son mecanismos útiles para recopilar opiniones de los empleados.
Aquí tienes algunos recursos útiles:
- 8 formas efectivas de obtener retroalimentación de los empleados (+ pros y contras)
- 5 estrategias, métodos y mejores prácticas de escucha al empleado
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