Hoteling vs. Hot Desking: Diferencias Clave, Ventajas y Desventajas
Desde el regreso a la oficina tras la Covid, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma. Sin embargo, la gestión efectiva del espacio de oficina puede ser un reto en un entorno híbrido.
Los sistemas de gestión de oficinas pueden ayudar a las empresas a implementar soluciones de hoteling y hot desking para lograr espacios de trabajo más flexibles. Tanto el hot desking como el hoteling son opciones para proporcionar arreglos de trabajo flexibles, pero ¿cuál es la mejor para el contexto de tu empresa?
¡Analicemos las principales diferencias entre hot desking y hoteling, así como sus pros y contras!
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Hot Desking vs. Hoteling: principales diferencias
La diferencia principal entre el hoteling y el hot desking está en la manera en que los empleados pueden acceder a los escritorios dentro del espacio de trabajo.
El hot desking ofrece acceso a los escritorios según el orden de llegada, mientras que el hoteling requiere que los empleados reserven sus escritorios con anticipación.
El hot desking y el hoteling también comparten algunas similitudes. Por ejemplo, ninguno implica asientos asignados como en los espacios de trabajo tradicionales y ambos dependen de la disponibilidad de los escritorios, por lo que no hay garantías de asiento.
He resaltado las diferencias clave en esta tabla práctica:
| Hot Desking | Hoteling | |
| Definición | Los empleados usan cualquier escritorio disponible según el orden de llegada. | Los empleados reservan un escritorio o espacio de oficina específico con anticipación. |
| Asignación de espacio | No hay espacios asignados; los escritorios son temporales y sin asignar. | Los espacios se reservan y asignan según el sistema de reservas. |
| Flexibilidad | Alta flexibilidad, ya que los empleados pueden elegir cualquier escritorio disponible. | Flexibilidad moderada, pero los empleados deben planificar y reservar con antelación. |
| Requisitos tecnológicos | Tecnología de oficina básica; no se requieren especificaciones especiales más allá del acceso compartido a la red. | Requiere un sistema o software de reservas para gestionar las reservas. |
| Experiencia del empleado | Los empleados pueden tener dificultades para encontrar un lugar en horas punta. | Más predecible, ya que los empleados cuentan con un puesto reservado. |
| Idoneidad | Mejor para organizaciones con empleados muy móviles o con un significativo número de trabajadores remotos. | Ideal para organizaciones que buscan garantizar la disponibilidad de escritorios y prefieren un uso más estructurado del espacio de oficina. |
| Complejidad de gestión | Más fácil de implementar, pero puede requerir supervisión adicional para asegurar la disponibilidad de escritorios. | Más complejo de gestionar debido a la necesidad de un sistema de reservas, aunque provee mayor control sobre la utilización del espacio. |
| Eficiencia de costos | Potencialmente mayor eficiencia de costos debido al máximo aprovechamiento del espacio disponible. | También puede ser eficiente, pero podría requerir inversión en software de reservas. |
| Interacción social | Fomenta interacciones espontáneas entre empleados, lo que promueve la colaboración. | Puede limitar las interacciones espontáneas debido a espacios pre-reservados y, potencialmente, más aislados. |
| Personalización | Baja; los escritorios son compartidos y no se pueden personalizar. | Mayor; los empleados pueden tener cierta posibilidad de personalizar el espacio reservado durante el tiempo de uso. |
Ahora explicaré ambos con más detalle.
¿Qué es el Hot Desking?
El hot desking es un modelo de espacio de trabajo inteligente donde ningún empleado tiene un escritorio asignado. En su lugar, los escritorios y salas de reunión disponibles se ocupan según el orden de llegada.
El hot desking ayuda a utilizar más eficientemente el espacio de oficina y puede reducir los costes inmobiliarios cuando los empleados trabajan bajo un formato híbrido.
Analicemos más en profundidad las ventajas y desventajas del hot desking.
Ventajas del Hot Desking
Este modelo puede funcionar excelentemente si se implementa de la manera adecuada.
Por ejemplo, Telenor (una empresa noruega de telecomunicaciones) implementó una modalidad de escritorios compartidos en 2003. El CEO de la empresa, Jon Fredrik Baksaas, atribuye la implementación de los escritorios compartidos como un factor clave en el crecimiento de la empresa.
A continuación, algunas ventajas específicas de los escritorios compartidos:
1. Rentabilidad
El uso de escritorios compartidos reduce el coste por puesto de trabajo porque un puesto puede ser utilizado por más de un empleado (usualmente varios empleados al día). Además, es fácil de implementar y ofrece mucha flexibilidad.
2. Disponibilidad a Corto Plazo
El sistema de escritorios compartidos es excelente para empleados que normalmente trabajan desde casa pero necesitan un cambio de ambiente. O para cuando los miembros del equipo desean colaborar en persona. Simplemente pueden ir a la oficina y comenzar a trabajar.
3. Ofrece Autonomía a los Empleados
Los empleados valoran la libertad del trabajo remoto. El sistema de escritorios compartidos permite que los empleados trabajen bajo sus propios términos, mostrando así que confías en que completarán los proyectos con éxito sin mucha supervisión.
4. Fomenta la Innovación y la Creatividad
Trabajar desde un lugar diferente cada día puede ser un estímulo excelente para la creatividad. Trabajar siempre en el mismo sitio puede resultar monótono con el tiempo, y los escritorios compartidos pueden ser la solución perfecta.
Además, poder colaborar con colegas en persona puede facilitar un mejor trabajo en equipo y más innovación en los equipos, algo especialmente importante en una cultura de trabajo híbrida.
Desventajas de los Escritorios Compartidos
Por supuesto, hay algunos inconvenientes asociados a no disponer de un espacio de escritorio dedicado para cada empleado. Aquí tienes algunos a considerar:
1. La Disponibilidad de Escritorios No Está Garantizada
El sistema de escritorios compartidos tiene una limitación inherente. Algunos días, podrías encontrar que ninguno de los escritorios está disponible. Tendrás que buscar otro espacio de trabajo o esperar hasta que alguien libere un escritorio. Esto puede causar pérdida de tiempo y frustración.
2. Falta de Opciones
Incluso cuando encuentres un escritorio, es posible que todos los mejores lugares ya estén ocupados y te quedes con zonas ruidosas donde es difícil concentrarse. Si vas a estar constantemente distraído por personas que pasan frente a tu escritorio, no lograrás ser lo más productivo posible.
3. Problemas de Salud
Varias personas pueden usar el mismo escritorio diariamente, lo que implica una mayor posibilidad de que alguien con una enfermedad pueda contaminar la superficie. Tendrás que invertir más en educar a los empleados sobre los riesgos sanitarios y las medidas de seguridad, proporcionar desinfectantes y emplear a más personas para limpiar los escritorios después de su uso si implementas los escritorios compartidos.
¿Qué es el Hoteling?
Hoteling es otro tipo de gestión de espacios para oficinas híbridas donde los empleados seleccionan los puestos de trabajo con anticipación y hacen check-in al llegar.
Esto generalmente implica un sistema de reservas o un software de gestión de espacios de oficina donde los empleados pueden elegir un escritorio o área de trabajo específicos, al igual que harían para reservar una habitación de hotel.
Al igual que el sistema de escritorios compartidos, el hoteling es una forma de utilizar el espacio de manera eficiente y puede reducir los costos inmobiliarios.
Ventajas del Hoteling
El elemento de planificación anticipada aporta ciertas ventajas específicas al hoteling en comparación con los escritorios compartidos. Aquí tienes algunas:
1. Utilización Eficiente del Espacio de Trabajo
Puesto que el hoteling implica asignar los escritorios por adelantado, permite utilizar el espacio de manera más efectiva. El espacio de trabajo tendrá una mayor ocupación porque el hoteling elimina la incertidumbre asociada con la posible indisponibilidad de escritorios.
2. Mayor Control y Comodidad para los Empleados
La posibilidad de reservar escritorios según la preferencia de cada uno ofrece a los empleados más control. Por ejemplo, si tu lugar de trabajo tiene agrupaciones de escritorios con un propósito específico, el hoteling puede permitir que los empleados reserven escritorios cerca de compañeros de cierto departamento para facilitar la colaboración.
El hoteling también ofrece más control sobre el espacio de trabajo sin necesidad de asignar un gerente. La mayoría de las empresas utiliza software de reserva de escritorios para automatizar la gestión del lugar de trabajo. Hay poca necesidad de que un gerente supervise la asignación de espacios de trabajo cuando existe un sistema de hoteling de oficina.
3. Apoya a los Trabajadores Remotos
A los trabajadores remotos puede no gustarles la idea de no tener un escritorio donde colocar su portátil cuando visitan la oficina. El hoteling puede darles la seguridad de conseguir un escritorio, animándolos a visitar la oficina con mayor frecuencia.
4. Mejora la Satisfacción de los Empleados
Un modelo de trabajo híbrido proporciona un equilibrio entre trabajar en tu propio espacio y crear conexiones en la oficina, lo que, en consecuencia, mejora la satisfacción de los empleados.
Crear vínculos en el trabajo no es muy conveniente con el "hot desking", ya que puede ser un poco desordenado. Nunca se sabe quién ocupará el escritorio adyacente. El hoteling permite a los empleados elegir escritorios cerca de compañeros con quienes desean fortalecer su relación.
Desventajas del Hoteling
Aunque el hoteling tiene sus ventajas, siempre hay ciertos inconvenientes a tener en cuenta. Deben sopesarse las siguientes desventajas:
1. Requiere Más Trabajo para Implementarse
El hoteling requiere un poco más de planificación del espacio de oficina. Tendrás que crear un plano virtual del lugar de trabajo y cargarlo en tu software de hoteling. Este es el requisito mínimo para implementar el hoteling. No es mucho, pero sigue siendo más trabajo que el hot desking.
2. Preocupaciones de Seguridad
Si manejas información confidencial, compartir escritorios puede ser riesgoso. Otros pueden ver tu pantalla, o incluso acceder a documentos si los dejas desatendidos.
Puedes proteger la información confidencial solicitando a los empleados, especialmente a aquellos que manejan datos sensibles, que limpien el escritorio antes de irse y que no dejen documentos sin supervisión.
Sin embargo, implementar esta solución requiere recursos y podría ser poco práctico en algunos casos.
3. No Es Amigable en Emergencias
Cuando los escritorios se reservan por períodos prolongados, puede que no seas capaz de organizar un espacio de trabajo para una reunión de emergencia. Por ejemplo, si necesitas habilitar un área de trabajo para un socio comercial que está de visita inesperadamente, la falta de disponibilidad de asientos podría convertirse en un problema complejo de resolver.
Hoteling y Hot Desking: ¿Cuál es el Veredicto?
Al final del día, la elección entre hoteling y hot desking dependerá del contexto de tu empresa. Muchas organizaciones también optarán por algún tipo de combinación.
Por ejemplo, puedes tener un sistema de hot desking para escritorios en ambientes abiertos, pero implementar el hoteling para salas de reuniones, oficinas privadas o espacios de coworking.
Existen diferentes tipos de espacios de trabajo híbridos y muchas formas de gestionar el espacio de oficina.
Considera si tus empleados se beneficiarían de poder seleccionar espacios de trabajo por adelantado con un sistema de reserva de escritorios hot desk.
Piénsalo en función de qué estructura aumentaría la asistencia a la oficina si eso es importante para ti, o simplemente de cómo ofrecer la mejor experiencia de trabajo híbrido. Recuerda que una mejor práctica del trabajo híbrido es recopilar opiniones de los empleados, ¡así que aprovéchalo!
Por último, dependiendo del sector de tu empresa, crear un entorno de trabajo ágil con numerosos tipos de espacios de trabajo para distintas necesidades puede ofrecer aún más ventajas.
