Hoteling vs. Hot Desking: Principales Diferencias, Ventajas y Desventajas
Desde el regreso a la oficina después de la Covid, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma. Sin embargo, la gestión eficaz del espacio de oficina puede ser un desafío en un entorno híbrido.
Los sistemas de gestión de oficinas pueden ayudar a las empresas a implementar soluciones de hoteling y hot desking para lograr espacios de trabajo más flexibles.
Tanto el hot desking como el hoteling son opciones para proporcionar arreglos flexibles de trabajo, pero ¿cuál es la mejor para el contexto de tu empresa?
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¡Vamos a analizar las diferencias principales entre el hot desking y el hoteling, junto con los pros y contras de cada uno!
Hot desking vs hoteling: diferencias clave
La principal diferencia entre hoteling y hot-desking está en la forma en que los empleados pueden acceder a los escritorios en un espacio de trabajo.
El hot desking da a los empleados acceso a los escritorios por orden de llegada, mientras que el hoteling requiere que los empleados reserven los escritorios con antelación.
Hot desking y hoteling también comparten algunas similitudes. Por ejemplo, ninguno de ellos implica asientos asignados como en el espacio tradicional y ambos dependen de la disponibilidad de escritorios, por lo que el asiento no está garantizado.
He resaltado las diferencias clave en esta práctica tabla:
| Hot desking | Hoteling | |
| Definición | Los empleados usan cualquier escritorio disponible según orden de llegada. | Los empleados reservan con antelación un escritorio o espacio de oficina específico. |
| Asignación del espacio | No hay espacios asignados; los escritorios son libres y se usan temporalmente. | Los espacios son reservados y asignados según el sistema de reservas. |
| Flexibilidad | Alta flexibilidad, ya que los empleados pueden escoger cualquier escritorio disponible. | Flexibilidad moderada, pero los empleados deben planificar y reservar con antelación. |
| Requisitos tecnológicos | Tecnología básica de oficina; no se requieren recursos especiales más allá del acceso a la red compartida. | Requiere un sistema o software de reservas para gestionar los turnos. |
| Experiencia del empleado | Los empleados pueden tener dificultades para encontrar un lugar en horas punta. | Es más predecible ya que los empleados tienen un lugar reservado. |
| Adecuación | Ideal para organizaciones con empleados muy móviles o con gran número de trabajadores remotos. | Ideal para organizaciones que desean asegurar la disponibilidad de escritorios y prefieren un uso estructurado del espacio. |
| Complejidad de la gestión | Más fácil de implementar pero puede requerir más supervisión para asegurar la disponibilidad de escritorios. | Más complejo de gestionar debido a la necesidad de un sistema de reservas, pero permite mayor control del uso del espacio. |
| Eficiencia de costes | Puede ser más eficiente en costes por el uso máximo del espacio disponible. | También puede ser eficiente, pero podría requerir inversión en el software de reservas. |
| Interacción social | Fomenta las interacciones espontáneas entre empleados y la colaboración. | Puede limitar las interacciones espontáneas por los espacios reservados y potencialmente aislados. |
| Personalización | Baja; los escritorios se comparten y no pueden personalizarse. | Mayor; los empleados pueden tener algo de capacidad de personalizar el espacio reservado durante el tiempo de uso. |
Ahora analizaré ambos conceptos con más detalle.
¿Qué es el hot desking?
El hot desking es un modelo inteligente de espacio de trabajo en el que ningún empleado tiene un escritorio asignado. En su lugar, los escritorios y salas de reuniones disponibles se usan por orden de llegada.
El hot desking ayuda a hacer un uso más eficiente del espacio de oficina y puede reducir los costes inmobiliarios cuando los empleados trabajan en formato híbrido.
Vamos a profundizar en las ventajas y desventajas del hot desking.
Ventajas del hot desking
Este modelo puede funcionar de forma excelente si se implementa correctamente.
Por ejemplo, Telenor (una empresa noruega de telecomunicaciones) implementó un sistema de oficinas compartidas en 2003. El CEO de la compañía, Jon Fredrik Baksaas, atribuye la implantación de este modelo como un factor clave en el crecimiento de la empresa.
A continuación se presentan algunas ventajas específicas del hot desking:
1. Rentabilidad
El hot desking reduce el coste por puesto de trabajo porque una estación puede ser utilizada por más de un empleado (normalmente varios empleados al día). Además, es fácil de implementar y ofrece mucha flexibilidad.
2. Disponible con poca antelación
El hot desking es excelente para empleados que normalmente trabajan desde casa pero necesitan un cambio de ambiente. O para cuando los miembros del equipo desean colaborar en persona. Pueden simplemente entrar a la oficina y ponerse a trabajar.
3. Ofrece autonomía a los empleados
Los empleados valoran la libertad del trabajo remoto. El hot desking da a los empleados espacio para trabajar en sus propios términos, lo que demuestra que confías en que pueden culminar proyectos con éxito sin demasiada supervisión.
4. Fomenta la innovación y la creatividad
Trabajar desde un lugar diferente cada día puede ser un excelente estimulante para la creatividad. Trabajar siempre en el mismo sitio puede sentirse estancado al cabo de un tiempo, y el hot desking puede ser la solución ideal.
Además, poder colaborar con los compañeros en persona puede facilitar un mejor trabajo en equipo y más innovación en tus equipos, algo especialmente relevante en una cultura laboral híbrida.
Desventajas del hot desking
Por supuesto, existen algunos inconvenientes asociados a no contar con un escritorio fijo para cada empleado. Aquí tienes algunos a considerar:
1. Disponibilidad de escritorios no garantizada
El hot desking implica una limitación inherente. Algunos días, podrías descubrir que ninguno de los escritorios está disponible. Tendrás que buscar otro espacio de trabajo o esperar hasta que alguien desocupe un escritorio. Esto puede causar pérdida de tiempo y frustración.
2. Falta de opciones
Aunque consigas un escritorio, es posible que todos los buenos lugares ya estén ocupados y solo queden zonas ruidosas donde resulta difícil concentrarse. Si te distraes por el paso constante de personas junto a tu escritorio, no serás tan productivo/a.
3. Problemas de salud
Varias personas pueden utilizar un mismo escritorio a diario, lo que supone una mayor probabilidad de que alguien con alguna enfermedad lo contamine. Tendrás que invertir más en educar a los empleados sobre riesgos de salud y medidas de seguridad, proporcionar desinfectantes y contratar más personal para limpiar los escritorios tras su uso al implementar el hot desking.
¿Qué es el hoteling?
El hoteling es otro tipo de gestión de espacios para oficinas híbridas en el que los empleados seleccionan un puesto de trabajo con antelación y hacen check-in al llegar.
Suele involucrar un sistema de reservas o software de gestión de espacios de oficina donde los empleados pueden elegir un escritorio o zona de trabajo específica, al igual que si reservaran una habitación de hotel.
Al igual que el hot desking, el hoteling de escritorios es una forma eficiente de aprovechar el espacio y puede derivar en menores costos inmobiliarios.
Ventajas del hoteling
El factor de la planificación anticipada otorga ciertas ventajas específicas al hoteling frente al hot desking. Algunas de ellas son:
1. Uso eficiente del espacio
Debido a que el hoteling implica la asignación previa de escritorios, permite que el espacio se utilice de manera más eficiente. El lugar de trabajo tendrá una mayor ocupación porque el hoteling elimina la incertidumbre relacionada con la posible falta de escritorios disponibles.
2. Mayor control y comodidad para los empleados
La posibilidad de reservar escritorios según su preferencia proporciona a los empleados un mayor control. Por ejemplo, si tu oficina tiene grupos de escritorios con un propósito específico, el hoteling permite a los empleados reservar puestos cerca de compañeros de un determinado departamento para fomentar la colaboración.
El hoteling también añade más control sobre el espacio sin necesidad de designar un gerente. La mayoría de las empresas utilizan software para reservas de escritorios y así automatizan la gestión del lugar de trabajo. Apenas hace falta un responsable para supervisar la asignación de espacios cuando se cuenta con un sistema de hoteling de oficinas.
3. Apoya a los trabajadores remotos
Es posible que a los trabajadores remotos no les guste la idea de no tener un escritorio en el que poner su portátil cuando visitan la oficina. El hoteling puede darles la certeza de contar con un escritorio, animándolos a acudir a la oficina con mayor frecuencia.
4. Mejora la satisfacción de los empleados
Un modelo de trabajo híbrido ofrece un equilibrio entre trabajar en tu propio espacio y conectar con otros en la oficina, lo que a su vez mejora la satisfacción de los empleados.
Hacer conexiones en el lugar de trabajo no es muy sencillo con el hot desking, ya que puede ser un poco desordenado. Nunca sabes quién ocupará el escritorio de al lado. El hoteling permite a los empleados elegir escritorios cerca de los miembros con los que quieren fortalecer vínculos.
Desventajas del hoteling
Aunque el hoteling tiene sus ventajas, siempre hay ciertos inconvenientes a tener en cuenta. Deberías sopesar estas desventajas:
1. Más trabajo para implementarlo
El hoteling requiere un poco más de planificación del espacio de oficina. Necesitarás crear un plano virtual de tu espacio de trabajo y cargarlo en tu software de hoteling. Este es el mínimo necesario para implementar hoteling. No es mucho, pero sigue siendo más trabajo que el hot desking.
2. Preocupaciones de seguridad
Si manejas información confidencial, compartir escritorios puede ser arriesgado. Otros pueden tener la posibilidad de ver tu pantalla, o incluso acceder a documentos si los dejas sin supervisión.
Puedes proteger la información confidencial exigiendo que los empleados, especialmente aquellos que gestionan información delicada, dejen limpio el escritorio antes de irse y no dejen documentos desatendidos.
Sin embargo, poner en práctica esta solución requiere recursos y, en algunos casos, puede resultar poco práctico.
3. No favorece las emergencias
Cuando los escritorios se reservan por períodos prolongados, puede que no puedas organizar un espacio de trabajo para una reunión de emergencia. Por ejemplo, si necesitas disponer un área de trabajo para un socio comercial que llega a la ciudad inesperadamente, la falta de asientos disponibles puede convertirse en un problema complejo de resolver.
Hoteling y Hot Desking: ¿Cuál es el veredicto?
Al final del día, la elección entre hoteling y hot desking dependerá del contexto de tu empresa. Muchas organizaciones también optarán por algún tipo de combinación.
Por ejemplo, podrías tener un sistema de hot desking para los escritorios en espacios abiertos, pero utilizar hoteling para las salas de reuniones, oficinas privadas o espacios de coworking.
Existen muchos tipos diferentes de espacios de trabajo híbridos y muchas formas de gestionar el espacio de oficina.
Considera si tus empleados se beneficiarían de poder seleccionar espacios de trabajo con antelación mediante un sistema de reserva de escritorios.
Ponte a pensar qué estructura aumentaría la asistencia a la oficina si eso es importante para ti, o simplemente cómo ofrecer la mejor experiencia híbrida de trabajo. Recuerda, una mejor práctica en trabajo híbrido es recabar la opinión de los empleados, ¡así que úsala!
Por último, dependiendo del sector de tu empresa, crear un entorno de trabajo ágil con distintos tipos de espacios para las diferentes necesidades puede ofrecer aún más ventajas.
