Externalización de recursos humanos: beneficios, estrategias y consideraciones
La externalización de RR. HH. es popular entre las empresas, especialmente las más pequeñas, y por buenos motivos.
A medida que gestionar las funciones de recursos humanos se vuelve más complejo y requiere más tiempo —especialmente si las plantillas crecen a nivel internacional—, resulta rentable contar con profesionales que puedan aportar conocimientos y flexibilidad de los que no dispone internamente.
Utiliza esta guía para comprender las ventajas y conocer qué servicios de externalización de RR. HH. están disponibles.
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¿Qué es la externalización de RR. HH.?
La externalización de RR. HH. es el proceso de contratar a un tercero, normalmente una persona cualificada o una agencia de RR. HH., para que desempeñe algunas o todas las funciones de recursos humanos de tu empresa.
Muchas empresas recurren a empresas de RPO para complementar sus funciones de RR. HH. externalizadas, especialmente en la gestión de la contratación. A menudo, es el punto intermedio perfecto entre no tener un departamento de RR. HH. y contar con un equipo interno de RR. HH.
Tipos de externalización de RR. HH.
Las organizaciones pueden elegir externalizar algunas o todas sus funciones de RR. HH.:
Organización profesional de empleadores (PEO)
Una PEO colabora con una empresa para ofrecer servicios integrales de RR. HH., como nóminas, administración de beneficios, cumplimiento normativo y gestión de empleados.
La PEO actúa como coempleador, lo que significa que tanto la empresa como la PEO comparten ciertas responsabilidades legales respecto a los empleados.
Para obtener más información, consulta nuestra selección de las mejores PEO.
Empleador legal (EOR)
Un EOR es una organización externa que asume toda la responsabilidad legal respecto a los empleados, incluidas las nóminas, los impuestos y el cumplimiento de la legislación laboral.
A diferencia de una PEO, un EOR se convierte legalmente en el empleador oficial, algo que suele utilizarse para contratar en mercados extranjeros.
Para obtener más información, consulta nuestra selección de los mejores EOR.
Agencias de personal
Especializados en trabajadores temporales o contratados, los proveedores de ampliación de personal gestionan la contratación, la incorporación y las nóminas de puestos de corta duración. Pueden utilizarse para cubrir vacantes rápidamente sin contratar personal permanente.
Agencias de contratación
Especializadas en encontrar y colocar talento, estas empresas de selección gestionan el proceso de contratación para puestos permanentes, incluida la búsqueda de candidatos, la realización de entrevistas y, en ocasiones, la gestión de partes del proceso de incorporación.
Existen varias formas de colaborar para externalizar la contratación, incluidas las agencias de personal contingente, los contratistas que trabajan a comisión en función de las contrataciones y los contratistas que trabajan con una tarifa fija basada en los puestos vacantes y el plazo de las necesidades de contratación.
Para obtener más información, consulta nuestro artículo sobre las mejores empresas de externalización de procesos de contratación.
RR. HH. fraccionales
Contratar a un profesional de RR. HH. con experiencia, normalmente a tiempo parcial o según las necesidades, para gestionar funciones específicas de RR. HH. de tu organización.
En lugar de externalizar los RR. HH. a un proveedor de servicios integrales, básicamente «alquilas» una parte del tiempo de un experto en RR. HH., lo que puede convertirlo en una solución más flexible y rentable para pequeñas y medianas empresas que no necesitan personal de RR. HH. a tiempo completo.
Proveedores de servicios gestionados (MSP)
Los MSP, utilizados normalmente para gestionar plantillas contingentes, se encargan de la contratación, la gestión y la supervisión de trabajadores temporales y contratistas en distintas ubicaciones o proyectos. Son especialmente útiles para la contratación de gran volumen.
Empresas de consultoría
Las empresas de consultoría de RR. HH. ofrecen experiencia en áreas especializadas como el cumplimiento normativo, el desarrollo del liderazgo, el diseño organizativo y la gestión del cambio.
Proporcionan asesoramiento estratégico o gestionan proyectos específicos en lugar de encargarse de las funciones diarias de RR. HH.
Para obtener más información, consulta nuestra lista de las mejores empresas de consultoría de RR. HH. o de las mejores empresas de consultoría de RR. HH. del Reino Unido.
Proveedores de nóminas
Empresas especializadas en el procesamiento de nóminas y el cumplimiento normativo, incluida la presentación de impuestos sobre las nóminas y las deducciones.
Empresas de aprendizaje y desarrollo
Estas empresas ofrecen programas de formación, desarrollo del liderazgo y desarrollo de las habilidades de los empleados. La externalización a un proveedor especializado puede garantizar que los equipos tengan acceso a una formación constante y de alta calidad.
Empresas de administración de beneficios
Estas empresas se centran en gestionar los beneficios de los empleados, incluidos los seguros médicos, los planes de jubilación y las iniciativas de bienestar, y a menudo ofrecen un mejor acceso a los beneficios gracias a las economías de escala.
Proveedores de comprobación de antecedentes
Las empresas especializadas en servicios de comprobación de antecedentes pueden ayudar con las verificaciones previas a la contratación, como la búsqueda de antecedentes penales, la verificación del empleo y las comprobaciones de crédito.
¿Qué empresas necesitan externalizar los RR. HH.?
La externalización de los RR. HH. puede ser una decisión estratégica en diversas situaciones. Estos son algunos escenarios habituales en los que puede resultar beneficiosa:
- Recursos internos limitados: Si tu empresa es pequeña o carece de un equipo interno de RR. HH., la externalización puede encargarse de funciones esenciales de RR. HH., como las nóminas, la administración de beneficios y el cumplimiento normativo.
- Crecimiento rápido: Durante los periodos de rápido crecimiento o de expansión a nuevos mercados, gestionar internamente las tareas de RR. HH. puede resultar abrumador. La externalización ayuda a gestionar la contratación, la incorporación y el cumplimiento normativo de forma más eficiente, especialmente en nuevos mercados.
- Gestión de un cumplimiento normativo complejo: Al operar en varios países o sectores con normativas estrictas, externalizar estas funciones a un socio de RR. HH. familiarizado con las leyes locales puede minimizar los riesgos de incumplimiento. Las empresas que operan en Sídney, por ejemplo, pueden recurrir a empresas de consultoría de RR. HH. en Sídney para obtener conocimientos especializados sobre el entorno local.
- Eficiencia de costes: Para las organizaciones más pequeñas, los costes de crear un departamento de RR. HH. pueden superar los beneficios. La externalización puede ser más rentable y proporcionar acceso a profesionales con experiencia sin los costes generales asociados.
- Enfoque en las actividades principales de la empresa: Si las tareas de RR. HH. consumen demasiado tiempo y recursos, la externalización permite que tu equipo se centre en iniciativas estratégicas en lugar de en tareas administrativas.
- Acceso a conocimientos especializados: La externalización de funciones de RR. HH. como las relaciones con los empleados, la gestión del rendimiento o los beneficios puede proporcionar acceso a conocimientos especializados y buenas prácticas que quizá no estén disponibles internamente.
- Necesidades temporales o estacionales: Durante las temporadas de mayor actividad o para proyectos de corta duración, la externalización de los RR. HH. puede ayudar a gestionar eficazmente la contratación y la administración de personal temporal.
- Mejora de los procesos de RR. HH.: Si los procesos internos de RR. HH. están desactualizados o son ineficientes, la externalización puede introducir herramientas, tecnología y procesos modernos que mejoren la productividad.
¿Con qué funciones puede ayudar la externalización de los RR. HH.?
Los proveedores de externalización de RR. HH. ofrecen servicios para ayudar con diversas funciones de RR. HH., entre ellas:
- Contratación
- Administración de nóminas
- Administración de prestaciones
- Control horario
- Seguros
- Formación
- Aprendizaje y desarrollo
- Gestión del rendimiento
- Relaciones con los empleados
- Servicios de transición de empleados
- Verificación de antecedentes y comprobación de referencias
- Servicios de pruebas de drogas para empleados
- Asesoramiento para empleados (PAE, apoyo para la salud mental).
Ventajas y desventajas de la externalización de RR. HH.
Como ocurre con la mayoría de las cosas en los negocios y en la vida, la externalización de RR. HH. tiene sus ventajas y desventajas.
Ventajas de la externalización de RR. HH.
- Ahorro de costes: La externalización de las funciones de RR. HH. puede reducir los costes generales, como los salarios del personal interno de RR. HH., el acceso a sistemas avanzados o la posibilidad de evitar sanciones o multas.
- Acceso a conocimientos especializados: Ofrece acceso a profesionales de RR. HH. con experiencia y conocimientos especializados en áreas como la contratación, el aprendizaje y el desarrollo, la gestión de la remuneración y las relaciones con los empleados.
- Mejora del cumplimiento normativo: Las empresas de externalización de RR. HH. conocen bien las leyes y normativas laborales, lo que ayuda a reducir el riesgo de incumplimiento y las sanciones asociadas.
- Enfoque en la actividad principal: Libera recursos internos, lo que permite a tu equipo centrarse en actividades estratégicas que contribuyen directamente al crecimiento de la empresa.
- Mayor eficiencia: Las empresas de externalización utilizan tecnologías de RR. HH. y procesos avanzados para agilizar funciones como las nóminas, las prestaciones y la gestión del rendimiento.
- Escalabilidad: Permite ajustar fácilmente los servicios de RR. HH. en función de las necesidades cambiantes de la organización, algo especialmente útil durante periodos de rápido crecimiento o reducción de plantilla.
- Prestaciones para empleados: La externalización puede proporcionar acceso a prestaciones para empleados mejores y más rentables gracias a la capacidad de la empresa de externalización para negociar con los proveedores de prestaciones.
Desventajas de la externalización de RR. HH.
- Pérdida de control: La externalización implica ceder parte del control sobre los procesos de RR. HH. Una posible preocupación es que un proveedor externo no sea tan ágil como un equipo interno para abordar problemas inmediatos de RR. HH.
- Servicio menos personalizado: Es posible que los proveedores externos no comprendan plenamente la cultura de la empresa o las necesidades específicas de los empleados, lo que puede dar lugar a soluciones de RR. HH. más genéricas.
- Riesgos para la seguridad y la confidencialidad: Compartir datos confidenciales de los empleados con un proveedor externo puede plantear riesgos para la seguridad y la privacidad de los datos si no se gestiona cuidadosamente.
- Posibles problemas de comunicación: Trabajar con un proveedor externo puede introducir retrasos en la comunicación, especialmente si el proveedor se encuentra en una zona horaria diferente o tiene un gran volumen de clientes.
- Costes ocultos: Aunque la externalización puede ser rentable, algunos servicios pueden conllevar cargos adicionales, por lo que es esencial revisar detenidamente los contratos para evitar gastos inesperados.
- Dependencia del proveedor: Tu organización puede llegar a depender del socio de externalización, lo que dificultaría la transición de vuelta a un equipo interno de RR. HH. si fuera necesario.
Buenas prácticas para la externalización de RR. HH.
teniendo en cuenta lo anterior, pensé que sería útil compartir algunas buenas prácticas para ayudarte a abordar eficazmente la externalización de RR. HH. y evitar inconvenientes.
1. Define claramente los objetivos y el alcance
Antes de externalizar, identifica qué funciones de RR. HH. quieres externalizar y por qué. Aclara los objetivos específicos que pretendes alcanzar (p. ej., reducir costes, mejorar el cumplimiento normativo, acceder a conocimientos especializados).
Por ejemplo: puede que te des cuenta de que las ventajas de externalizar la nómina merecen la pena, pero decidas mantener el resto de las funciones de RR. HH. internamente.
2. Compara distintas opciones
Compara distintas opciones antes de firmar cualquier contrato. Habla con las referencias proporcionadas por la empresa e incluso ponte en contacto con otros clientes para asegurarte de que recibes el nivel de servicio y compromiso que esperas de esta relación, y de que se adaptan lo mejor posible a tu cultura y a tu equipo.
También recomiendo evaluar empresas boutique de consultoría de RR. HH. junto con proveedores más grandes, ya que suelen ofrecer conocimientos más especializados y un enfoque más personalizado.
3. Comprueba la protección de datos
Los empleadores deben revisar las medidas de protección de datos de un proveedor antes de firmar un contrato. Revisa sus protocolos de seguridad de datos, políticas de privacidad, acceso y controles de datos, planes de respuesta ante filtraciones de datos y formación de los empleados en materia de privacidad de datos.
3. Establece acuerdos de nivel de servicio (SLAs) claros
Establece SLAs que definan las expectativas relativas al rendimiento, los tiempos de respuesta, la seguridad de los datos y la calidad del servicio. Asegúrate de que se definan claramente las sanciones por incumplimiento.
4. Haz una comprobación tecnológica
Analiza las herramientas y la tecnología de cualquier posible socio para asegurarte de que son compatibles con las tuyas. ¿Qué software de gestión de personal utilizan? ¿Y qué sistema de gestión de RR. HH. (HRMS)? ¿Nóminas? ¿Gestión de beneficios?
Esto es especialmente importante al externalizar las nóminas, sobre todo si incluyes el registro horario.
Las integraciones son fundamentales para mantener la coherencia de los datos, mejorar los flujos de trabajo y garantizar una gestión eficiente y puntual de las nóminas, por ejemplo.
Trabaja con el posible socio para entender en qué aspectos puede y no puede apoyar al equipo.
Por ejemplo, los cálculos de bonificaciones y comisiones a menudo todavía deben realizarse internamente, y el proveedor de nóminas solo introduce el pago final para su procesamiento.
5. Comprueba la adecuación cultural
Tu principal preocupación al externalizar funciones como la gestión del rendimiento debe ser asegurarte de que tu socio está alineado con tu cultura y tus objetivos.
Busca un proveedor muy centrado en la experiencia del usuario, para que tus empleados sigan siendo el foco central de los esfuerzos del socio.
Pregunta al socio cómo trabajará contigo cuando surjan preguntas o dudas sobre el rendimiento, por ejemplo.
6. Comprueba los seguros
Si contratas a una PEO y estableces una relación de coempleo, asegúrate de que tu empresa cuenta con el seguro de responsabilidad civil adecuado y confirma que la PEO también dispone de una cobertura de seguro suficiente.
También puedes considerar añadir un seguro de responsabilidad civil por prácticas laborales (EPLI) para protegerte frente a reclamaciones como despido improcedente, discriminación o acoso.
Aunque la mayoría de las PEO suelen contar con una cobertura suficiente, es importante verificarlo, no solo en lo que respecta al seguro de responsabilidad civil, sino también al seguro médico.
¿Cuánto cuesta la externalización de RR. HH.?
Los proveedores de externalización de RR. HH. ofrecen varios modelos de precios para adaptarse a las distintas necesidades y presupuestos empresariales. Los modelos más habituales son:
- Tarifas fijas: Una tarifa mensual o anual fija por un conjunto predefinido de servicios. Este modelo ofrece costes previsibles y suele utilizarse para soluciones integrales de RR. HH.
- Tarifas por empleado: Los cargos se basan en el número de empleados de la empresa. Este modelo se adapta al tamaño de la empresa, por lo que resulta adecuado para compañías en crecimiento.
- Porcentaje de nómina: Las tarifas se calculan como un porcentaje del total de la nómina. Este modelo alinea los costes con los gastos de nómina de la empresa, garantizando que los costes de externalización de RR. HH. sean proporcionales al tamaño de la plantilla.
Factores de coste
Varios factores influyen en el coste de la externalización de RR. HH., entre ellos:
- Tamaño de la empresa: Las empresas más grandes suelen incurrir en costes más elevados debido a la mayor complejidad y volumen de las tareas de RR. HH.
- Servicios necesarios: El alcance y la profundidad de los servicios necesarios, como la gestión de nóminas, la administración de prestaciones, la gestión del cumplimiento normativo y la contratación, afectan al coste total.
- Sector: Algunos sectores tienen requisitos o normativas específicos en materia de RR. HH. que pueden aumentar la complejidad y el coste de los servicios de externalización.
- Experiencia del proveedor de servicios: Los proveedores con amplia experiencia y conocimientos especializados pueden cobrar tarifas más elevadas por sus servicios premium.
Costes medios
El coste de la externalización de RR. HH. puede variar considerablemente en función de los factores mencionados anteriormente. No obstante, estos son algunos rangos de costes medios para distintos tipos de servicios de externalización de RR. HH.:
- Servicios básicos de RR. HH.: $50 a $150 por empleado al mes. Esto suele incluir la gestión de nóminas, la administración básica de prestaciones y el apoyo para el cumplimiento normativo.
- Servicios integrales de RR. HH.: $150 a $500 por empleado al mes. Esto incluye un conjunto completo de funciones de RR. HH., como la contratación, la gestión del rendimiento, la formación de empleados y el apoyo estratégico en materia de RR. HH.
- Porcentaje de la nómina: del 2 % al 8 % de la nómina total. Este modelo cubre una amplia variedad de servicios de RR. HH. y vincula los costes a los gastos de nómina.
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