Datos de los empleados: tipos, usos y mejores prácticas

Pero ¿qué son exactamente los datos de los empleados y cómo se recopilan? Además, ¿cuáles son las consideraciones éticas y cómo se mantienen seguros los datos?

Tipos de datos de los empleados

Comencemos nuestro recorrido por el mundo de los datos de los empleados con una mirada más detallada a los distintos tipos de datos que manejamos a diario. 

Aquí no nos adentraremos en complejas teorías de datos; considera esto más bien como una charla informal durante el almuerzo. 

Información personal:

• Lo básico: nombre, fecha de nacimiento, dirección, etc.

Información laboral:

• Descripción del puesto, cargo y departamento
• Fecha de inicio
• Detalles y situación laboral (tiempo completo, tiempo parcial, contrato, etc.)
• Detalles de la remuneración (salario, bonificaciones, prestaciones)
• Lugar de trabajo y asignación de oficina

Formación académica y profesional:

• Calificaciones académicas (títulos, centros educativos a los que asistió)
• Certificaciones profesionales
• Experiencia laboral previa

Rendimiento e historial laboral:

• Evaluaciones y valoraciones del rendimiento
• Asignaciones de trabajo y proyectos
• Historial salarial
• Ascensos y traslados
• Medidas disciplinarias y advertencias

Registros de control horario y asistencia:

• Hojas de horas y registros de asistencia
• Solicitudes de horas extraordinarias y permisos
• Historial de horarios y asistencia de los empleados

Prestaciones y remuneración:

• Información sobre el seguro médico
• Detalles del plan de jubilación
• Opciones sobre acciones o concesiones de participaciones
• Información sobre la retención de impuestos
• Deducciones y contribuciones

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Información de contacto en caso de emergencia:

• Nombres e información de contacto de los familiares más cercanos o contactos de emergencia

Información sobre diversidad y datos demográficos:

• Género
• Raza/etnia
• Situación de discapacidad
• Condición de veterano (si corresponde)

Información del personal

• Número de empleados

Documentos legales y de cumplimiento:

• Contratos de trabajo
• Acuerdos de confidencialidad (NDAs)
• Acuerdos de confidencialidad
• Formularios I-9 (verificación de elegibilidad laboral)
• Formularios fiscales (W-4, W-2, 1099, etc.)

Métricas de rendimiento y objetivos:

• Indicadores clave de rendimiento (KPIs)
• Metas y objetivos
• Evaluaciones del rendimiento, incluidos los datos de rendimiento
• Planes de mejora del rendimiento (PIPs)

Formación y desarrollo:

• Historial de formación y certificaciones
• Evaluaciones de habilidades y competencias

Registros de salida y despido:

• Entrevistas de salida
• Duración del empleo
• Motivos del despido
• Información sobre el salario y los beneficios finales

Compromiso de los empleados

• Comentarios de las encuestas
• Comentarios de las entrevistas
• Puntuación neta de promotores de los empleados

Métricas de contratación

• Fuente de contratación
• Tasa de aceptación de ofertas de empleo
• Coste por contratación
• Tiempo necesario para contratar

Los datos anteriores se pueden combinar de formas cada vez más avanzadas para mejorar los procesos y la experiencia general de los empleados.

Por ejemplo, es posible que quieras analizar las tasas de rotación en determinados grupos demográficos o comprobar si las personas se marchan poco después de recibir un ascenso.

A continuación, puedes presentar estos datos a las partes interesadas pertinentes y asignar los recursos de forma adecuada.

¿Por qué son útiles los datos de los empleados?

Los datos de los empleados son fundamentales para tomar decisiones acertadas sobre la plantilla y cumplir las leyes laborales, las normas fiscales y las normativas de privacidad de datos.

Por ejemplo, las organizaciones deben mantener registros precisos de nóminas, incluidos los salarios pagados, las retenciones fiscales y las contribuciones del empleador, para cumplir las leyes fiscales y garantizar la correcta presentación de informes a las agencias gubernamentales.

Eso es lo aburrido, pero, como se ha mencionado en la introducción, los datos de los empleados, como los datos demográficos, las tasas de rotación y otras métricas de RR. HH., pueden utilizarse para contar una historia sobre lo que ocurre en tu organización y emplearse para tomar decisiones estratégicas.

Por ejemplo, IBM realizó un análisis exhaustivo de la rotación de empleados para identificar los factores clave que influyen en la rotación. Descubrieron que los empleados que viajaban con frecuencia tenían una tasa de rotación 2,4 veces mayor que aquellos que viajaban rara vez. 

Además, los empleados del departamento de Recursos Humanos mostraban una mayor tendencia a marcharse. Estos datos permitieron a IBM abordar problemas específicos y desarrollar estrategias para reducir la rotación. ​

Cómo recopilar datos de los empleados

La buena noticia es que recopilar todos estos datos es bastante sencillo si cuentas con las herramientas adecuadas.

Sistema de información de recursos humanos (HRIS)

Un HRIS te ayuda a organizar y almacenar digitalmente todos los datos de tus empleados en una ubicación centralizada, lo que facilita su acceso y actualización. 

Automatiza tareas habituales de RR. HH., como el seguimiento de los permisos y la gestión de los registros de los empleados, y permite generar informes rápidos para detectar tendencias o cumplir las leyes laborales.

Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)

Un HRMS es una solución más completa que va más allá de un HRIS al integrarse con otras funciones empresariales. No solo ayuda a recopilar datos, sino que también facilita la planificación de la plantilla, el procesamiento de nóminas y la gestión del cumplimiento normativo.

Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) 

Al desempeñar un papel fundamental en las primeras etapas de la recopilación de datos, específicamente durante el proceso de contratación, un ATS facilita la recopilación de datos sobre las cualificaciones, la experiencia y los comentarios de las entrevistas de los candidatos. Posteriormente, estos datos pueden transferirse a un HRIS o HRMS cuando un candidato se convierte en una nueva incorporación.

Software de analítica de personas 

El software especializado de analítica de personas permite no solo recopilar, sino también analizar datos de los empleados para obtener información sobre las tendencias de la plantilla, las métricas de rendimiento y la analítica predictiva. A menudo altamente especializados, estos sistemas permiten a los equipos de RR. HH. tomar decisiones estratégicas que impulsan el éxito de la organización.

Software de analítica de contratación 

El software especializado de analítica de contratación está diseñado con capacidades avanzadas de analítica de contratación para profundizar en el proceso de selección.

Los profesionales de RR. HH. y los equipos de contratación lo utilizan para obtener información sobre sus estrategias de contratación y tomar decisiones basadas en datos.

Encuestas y entrevistas a empleados

Métodos como las encuestas, las reuniones con superiores de varios niveles y las entrevistas de permanencia proporcionan comentarios, percepciones y sugerencias valiosos de los empleados. 

Estos datos cualitativos procedentes de herramientas como el software de encuestas para empleados complementan los datos cuantitativos almacenados en HRIS/HRMS y proporcionan una visión integral de las experiencias y percepciones de los empleados.

Software de evaluación del desempeño

Las herramientas de gestión del desempeño ayudan a realizar un seguimiento y almacenar datos clave de los empleados, como objetivos, comentarios, evaluaciones y planes de desarrollo, en una ubicación accesible.

Esto facilita la identificación de tendencias, el apoyo al crecimiento y la toma de decisiones fundamentadas sobre ascensos o formación.

Buenas prácticas para los datos de los empleados

La gestión de los datos de los empleados requiere encontrar un equilibrio para respetar las buenas prácticas y garantizar la seguridad de los datos, el cumplimiento de las normativas y el trato ético de la plantilla. 

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Buenas prácticas de higiene de datos

La higiene de datos es esencial para mantener la calidad, la precisión y la utilidad de los datos. Una higiene de datos deficiente puede provocar todo tipo de errores, ineficiencias y oportunidades perdidas.

Esto es lo que debes hacer:

• Precisión e integridad de los datos: Mantén registros precisos y actualizados de los empleados. Para ello, audita y verifica los datos de forma periódica para garantizar su exactitud. Los datos inexactos pueden provocar errores en las nóminas, las prestaciones y otros problemas (es decir, un desastre).
• Políticas de conservación de datos: Desarrolla políticas claras de conservación de datos que especifiquen durante cuánto tiempo conservarás los datos de los empleados y cuándo deben eliminarse o archivarse de forma segura. Esto garantiza el cumplimiento de los requisitos legales y reduce la acumulación de datos.
• Eliminación de datos: Al desechar registros físicos o electrónicos, sigue procedimientos seguros de destrucción de datos. Tritura los documentos en papel y borra de forma segura los soportes electrónicos para evitar filtraciones de datos.
• Copias de seguridad de los datos: Realiza copias de seguridad periódicas de los datos de los empleados para evitar pérdidas en caso de fallos del sistema o daños en los datos. Prueba los procedimientos de restauración de datos para garantizar que puedan recuperarse.

Consejo profesional

Crea un plan para archivar la documentación con regularidad, siguiendo una frecuencia que funcione para ti. Por ejemplo, cuando mi equipo procesa cambios en los datos de los empleados, archiva la documentación mientras trabaja, en lugar de esperar hasta el final del día para archivarlo todo de una vez. Hemos descubierto que esta es una forma más eficaz de acordarnos de archivar toda la documentación relacionada con cada cambio. — Jessica Cieslinski, especialista generalista de Recursos Humanos, Arhaus

Seguridad

La seguridad nos afecta a todos y es especialmente importante proteger los datos confidenciales de tu organización. 

Con esto en mente, estas son algunas de las mejores prácticas que conviene tener en cuenta al abordar la seguridad:

• Evaluaciones periódicas de los riesgos de los datos: Realiza evaluaciones periódicas de los riesgos y vulnerabilidades de los datos para identificar posibles amenazas y debilidades en tus prácticas de gestión de datos y tomar medidas correctivas. Si necesitas ayuda para implementar estos sistemas, ponte en contacto con un consultor de gobernanza de datos que te proporcione el apoyo que necesitas.

• Plan de respuesta ante incidentes: Desarrolla y documenta un plan integral de respuesta ante incidentes para abordar rápidamente las filtraciones de datos o los incidentes de seguridad. Asegúrate de que los empleados conozcan los pasos que deben seguir en caso de que se produzca una filtración de datos e intégralo en la cultura de tu empresa.
• Medidas de ciberseguridad: Implementa medidas sólidas de ciberseguridad, como el cifrado, los cortafuegos y la autenticación multifactor, para proteger la información confidencial.
• Control de acceso: Implementa controles de acceso estrictos para limitar quién puede acceder a los datos de los empleados. Debes conceder acceso únicamente al personal autorizado en función de sus funciones y responsabilidades. Revisa y actualiza periódicamente los permisos de acceso para minimizar el riesgo de filtraciones de datos.
• Gestión de riesgos de proveedores y terceros: Si utilizas software o servicios de RR. HH. de terceros, lleva a cabo la diligencia debida para evaluar sus prácticas de seguridad de los datos. Por ejemplo, busca certificaciones como ISO 27001 y SOC 2, y asegúrate de que cumplan las mismas normas de protección de datos que sigues internamente.
• Cumplimiento de la privacidad de los datos: Mantente al día con las normativas de privacidad de datos, como el GDPR (Reglamento General de Protección de Datos), la CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) y otras leyes pertinentes. Asegúrate de recopilar, almacenar y procesar los datos de los empleados de acuerdo con estas normativas. Recuerda que deberás obtener el consentimiento cuando sea necesario. Para los profesionales responsables de estos requisitos, las certificaciones de cumplimiento pueden ayudar a formalizar los conocimientos especializados en áreas como la privacidad y la protección de datos.
• Registros de auditoría y seguimiento: Mantén registros de auditoría y de seguimiento del acceso a los datos y de los cambios realizados. Estos registros pueden ayudar a investigar incidentes de seguridad y demostrar el cumplimiento de las normativas de protección de datos.

Ética

Da prioridad a las consideraciones éticas en todos los aspectos del tratamiento de datos para garantizar la equidad, el respeto y la confianza en las prácticas de tu organización.

• Fomenta prácticas responsables de gestión de datos desde el principio (incorporación de empleados) y desalienta cualquier uso indebido o intercambio no autorizado de información de los empleados.
• Obtén el consentimiento informado de los empleados antes de recopilar y procesar sus datos. Sé transparente sobre cómo se utilizarán sus datos y proporciona avisos de privacidad claros.
• Programas de formación para capacitar a los profesionales de RR. HH. y a los empleados sobre cómo almacenar los datos y sobre las mejores prácticas de protección de datos. Fomenta una cultura de concienciación sobre la privacidad de los datos en todo tu entorno de trabajo para minimizar el riesgo de exposición accidental de datos.

Datos de los empleados: gestionarlos sin cuidado puede salirte caro 

En la rutina diaria de gestionar una plantilla, recopilamos y conservamos de forma natural una gran cantidad de datos de los empleados, y es esencial tener en cuenta que esto no es algo que se pueda tomar a la ligera.

La gestión de los datos de los empleados es una tarea polifacética que requiere un delicado equilibrio entre el cumplimiento legal, la seguridad de los datos y las consideraciones éticas. No es para personas pusilánimes.

Así que recuerda que, cuando se trata de los datos de los empleados, es mejor ser demasiado protector que adoptar un enfoque despreocupado. La confianza de tus empleados y la reputación de tu organización dependen de ello.

Para no terminar con una nota tan seria, recuerda también que los datos de los empleados son como un superpoder que ayuda a RR. HH. a convertirse en un socio más estratégico. Incluso puedes divertirte un poco con ellos.

Descubre cómo presentar mejor los datos en el excelente artículo de Liam Reese sobre el análisis de datos de RR. HH..

Quizá quieras mejorar tus conocimientos sobre datos asistiendo a una conferencia sobre analítica de personas o realizando un curso de analítica de RR. HH. o una certificación en gestión de registros.

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