Datos de Empleados: Tipos, Usos y Mejores Prácticas
Recientemente, People Managing People habló con varios líderes de RRHH sobre cómo Recursos Humanos puede tener un mayor impacto en las organizaciones.
Casi todos ellos mencionaron la importancia de utilizar datos para impulsar la toma de decisiones, lo cual está en consonancia con el auge de la disciplina de analítica de personas.
Los datos de los empleados son necesarios a efectos legales, pero también ayudan a contar una historia sobre lo que sucede en tu organización y guían tu estrategia de gestión del talento.
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Pero, ¿qué son exactamente los datos de los empleados y cómo se recopilan? Además, ¿cuáles son las consideraciones éticas y cómo se mantienen seguros los datos?
Tipos de datos de los empleados
Comencemos nuestro recorrido por el mundo de los datos de empleados echando un vistazo más de cerca a los diferentes tipos de datos con los que trabajamos diariamente.
No vamos a profundizar en teorías complejas de datos; considera esto más como un almuerzo informal de aprendizaje.
Información personal:
- Los datos básicos: nombre, fecha de nacimiento, dirección, etc.
Información laboral:
- Descripción del puesto, título del trabajo y departamento
- Fecha de inicio
- Detalles y estado del empleo (jornada completa, parcial, contrato, etc.)
- Detalles de la compensación (salario, bonificaciones, beneficios)
- Ubicación de trabajo y asignación de oficina
Formación académica y experiencia profesional:
- Titulaciones académicas (grados, centros de estudios)
- Certificaciones profesionales
- Experiencia laboral previa
Rendimiento e historial laboral:
- Evaluaciones y valoraciones del desempeño
- Asignaciones de trabajo y proyectos
- Historial salarial
- Ascensos y traslados
- Medidas disciplinarias y advertencias
Registro de horas y asistencia:
- Hojas de tiempo y registros de asistencia
- Horas extra y solicitudes de tiempo libre
- Historial de tiempo y asistencia del empleado
Beneficios y compensaciones:
- Información del seguro médico
- Detalles del plan de jubilación
- Opciones sobre acciones o concesión de acciones
- Información sobre retenciones fiscales
- Deducciones y aportaciones
Información de contacto de emergencia:
- Nombres e información de contacto de familiares o contactos de emergencia
Información de diversidad y datos demográficos:
- Género
- Raza/etnia
- Condición de discapacidad
- Condición de veterano (si corresponde)
Información de personal
- Número de empleados
Documentos legales y de cumplimiento:
- Contratos laborales
- Acuerdos de confidencialidad (NDAs)
- Acuerdos de confidencialidad
- Formularios I-9 (verificación de elegibilidad laboral)
- Formularios fiscales (W-4, W-2, 1099, etc.)
Métricas de rendimiento y objetivos:
- Indicadores clave de rendimiento (KPIs)
- Metas y objetivos
- Evaluaciones de desempeño incluyendo datos de rendimiento
- Planes de mejora del rendimiento (PIPs)
Formación y desarrollo:
- Historial de formación y certificaciones
- Evaluaciones de habilidades y competencias
Registros de salida y terminación:
- Entrevistas de salida
- Duración del empleo
- Motivos de la desvinculación
- Pago final e información sobre beneficios
Compromiso del empleado
- Comentarios de encuestas
- Retroalimentación de entrevistas
- Puntuación neta del promotor del empleado
Métricas de reclutamiento
- Fuente de contratación
- Tasa de aceptación de ofertas de trabajo
- Costo por contratación
- Tiempo hasta la contratación
Los datos anteriores pueden combinarse de formas cada vez más avanzadas para mejorar los procesos y la experiencia general del empleado.
Por ejemplo, es posible que desees analizar las tasas de abandono en ciertos grupos demográficos, o si las personas se van poco después de ser promocionadas.
Luego puedes presentar estos datos a las partes interesadas correspondientes y asignar recursos de manera adecuada.
¿Por qué son útiles los datos de empleados?
Los datos de los empleados son clave para tomar decisiones inteligentes sobre la fuerza laboral y mantener el cumplimiento de las leyes laborales, las normas fiscales y las regulaciones de privacidad de datos.
Por ejemplo, las organizaciones necesitan mantener registros de nómina precisos, incluyendo salarios pagados, retenciones fiscales y contribuciones del empleador, para cumplir con las leyes impositivas y garantizar la correcta presentación de informes a los organismos gubernamentales.
Eso es lo aburrido pero, como se mencionó en la introducción, los datos de los empleados como datos demográficos, tasas de abandono y otras métricas de RRHH pueden usarse para contar una historia sobre lo que está sucediendo en tu organización y usarlo para tomar decisiones estratégicas.
Por ejemplo, IBM realizó un análisis en profundidad de la rotación de empleados para identificar los factores clave que influyen en la desvinculación. Descubrieron que los empleados que viajaban con frecuencia tenían una tasa de rotación 2,4 veces mayor que aquellos que rara vez viajaban.
Además, los empleados del departamento de Recursos Humanos mostraron una mayor tendencia a irse. Estas conclusiones permitieron a IBM abordar problemas específicos y desarrollar estrategias para reducir la rotación.
Cómo recopilar datos de empleados
La buena noticia es que recopilar todos estos datos es bastante sencillo si cuentas con las herramientas adecuadas.
Sistema de información de recursos humanos (HRIS)
Un HRIS te ayuda a organizar y almacenar todos los datos de tus empleados de forma digital en una ubicación centralizada, lo que facilita su acceso y actualización.
Automatiza las tareas cotidianas de RRHH como el control de ausencias y la gestión de expedientes de empleados, y puedes ejecutar informes rápidos para detectar tendencias o mantener el cumplimiento de la normativa laboral.
Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)
Un HRMS es una solución más integral que va más allá de un HRIS al integrarse con otras funciones empresariales. No solo ayuda en la recopilación de datos, sino que también respalda la planificación de la fuerza laboral, la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo.
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
Desempeñando un papel fundamental en las primeras etapas de la recopilación de datos, especialmente durante el reclutamiento, un ATS facilita la recopilación de datos sobre las cualificaciones, experiencias y comentarios de entrevistas de los candidatos. Estos datos pueden luego transferirse a HRIS o HRMS una vez que un candidato se convierte en nuevo empleado.
Software de análisis de personas
El software especializado de análisis de personas te permite no solo recopilar, sino también analizar datos de empleados para obtener información sobre tendencias laborales, métricas de desempeño y análisis predictivos. Frecuentemente muy especializado, este tipo de soluciones permite a los equipos de RRHH tomar decisiones estratégicas que impulsan el éxito organizacional.
Software de análisis de reclutamiento
Software especializado para el análisis de reclutamiento, diseñado con capacidades avanzadas de análisis de reclutamiento para profundizar en el proceso de contratación.
Los profesionales de RRHH y los equipos de selección lo utilizan para obtener información sobre sus estrategias de reclutamiento y tomar decisiones basadas en datos.
Encuestas y entrevistas a empleados
Métodos como encuestas, reuniones de salto de nivel y entrevistas de permanencia te proporcionan valiosos comentarios, percepciones y sugerencias de los empleados.
Estos datos cualitativos, obtenidos con herramientas como software de encuestas para empleados, complementan los datos cuantitativos almacenados en HRIS/HMRS y brindan una visión integral de la experiencia y percepción de los empleados.
Software de evaluación del desempeño
Las herramientas de gestión del desempeño ayudan a rastrear y almacenar datos clave de los empleados como objetivos, retroalimentación, evaluaciones y planes de desarrollo en un solo lugar de fácil acceso.
Esto facilita la identificación de tendencias, el apoyo al crecimiento y la toma de decisiones informadas sobre ascensos o capacitaciones.
Mejores Prácticas para la Gestión de Datos de Empleados
Gestionar los datos de los empleados es un ejercicio de equilibrio para cumplir con las mejores prácticas y garantizar la seguridad de los datos, el cumplimiento de las regulaciones y el trato ético de tu fuerza laboral.
Mejores prácticas de higiene de datos
La higiene de los datos es esencial para mantener la calidad, precisión y utilidad de tu información. Una mala higiene puede conducir a varios errores, ineficiencias y oportunidades perdidas.
Esto es lo que debes hacer:
- Precisión e integridad de los datos: Mantén registros precisos y actualizados de los empleados. Para ello, audita y verifica periódicamente la información para asegurar su fidelidad. Los datos inexactos pueden derivar en errores en las nóminas, beneficios y problemas (es decir, un desastre).
- Políticas de retención de datos: Desarrolla políticas claras que especifiquen cuánto tiempo conservarás los datos de empleados y cuándo deben eliminarse o archivarse de forma segura. Así aseguras el cumplimiento legal y reduces el desorden de datos.
- Eliminación de datos: Al desechar registros físicos o electrónicos, sigue procedimientos seguros de destrucción de datos. Tritura los documentos en papel y borra de manera segura los medios electrónicos para evitar filtraciones.
- Copias de seguridad de los datos: Realiza copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información ante fallos del sistema o corrupción de datos. Prueba los procedimientos de restauración para asegurar la recuperabilidad.
Seguridad
La seguridad nos afecta a todos, y es especialmente crucial proteger la información sensible de tu organización.
Teniendo esto en cuenta, aquí tienes algunas buenas prácticas a considerar al abordar la seguridad:
- Evaluaciones periódicas de riesgo en los datos: Realiza evaluaciones regulares de los riesgos y vulnerabilidades para identificar amenazas potenciales y debilidades en la gestión de la información, y toma medidas correctivas. Si necesitas ayuda para establecer estos sistemas, contacta con un consultor de gobernanza de datos para el apoyo necesario.
- Plan de respuesta a incidentes: Elabore y documente un plan integral de respuesta a incidentes para abordar brechas de datos o incidentes de seguridad de manera oportuna. Asegúrese de que los empleados conozcan los pasos a seguir en caso de una violación de datos e integre este proceso en la cultura de su empresa.
- Medidas de ciberseguridad: Implemente medidas sólidas de ciberseguridad como cifrado, cortafuegos y autenticación multifactor para proteger la información sensible.
- Control de acceso: Establezca controles estrictos de acceso para restringir quién puede acceder a los datos de los empleados. Deberá conceder acceso solo al personal autorizado según sus funciones y responsabilidades. Revise y actualice regularmente los permisos de acceso para minimizar el riesgo de filtraciones de datos.
- Gestión de riesgos de proveedores y terceros: Si utiliza software de RRHH de terceros o servicios, realice la debida diligencia para evaluar sus prácticas de seguridad de datos. Por ejemplo, busque certificaciones como ISO 27001, SOC 2, y asegúrese de que cumplan con los mismos estándares de protección de datos que usted sigue internamente.
- Cumplimiento de la privacidad de los datos: Manténgase actualizado con las regulaciones de privacidad de datos como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) y otras leyes relevantes. Asegúrese de recopilar, almacenar y procesar los datos de los empleados de acuerdo con estas regulaciones. Recuerde que necesitará obtener el consentimiento cuando sea necesario.
- Registros de auditoría y registros de acceso: Mantenga registros y logs de acceso y cambios de datos. Estos registros pueden ayudar en la investigación de incidentes de seguridad y en demostrar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.
Ética
Priorice las consideraciones éticas en todos los aspectos del manejo de datos para garantizar la equidad, el respeto y la confianza en las prácticas de su organización.
- Fomente prácticas responsables de datos desde el principio (proceso de incorporación de empleados) y desincentive cualquier uso indebido o compartición no autorizada de información de empleados.
- Obtenga el consentimiento informado de los empleados antes de recopilar y procesar sus datos. Sea transparente sobre cómo se utilizarán sus datos y proporcione avisos de privacidad claros.
- Programas de formación para capacitar a profesionales de RRHH y empleados sobre cómo almacenar datos y mejores prácticas de protección de datos. Fomente una cultura de conciencia sobre la privacidad de los datos en todo su entorno laboral para minimizar el riesgo de exposición accidental de la información.
Datos de los empleados: gestiónele con cuidado, no lo tome a la ligera
En la rutina diaria de la gestión de personal, naturalmente recopilamos y mantenemos multitud de detalles de los empleados y es fundamental tener presente que esto no es algo trivial que se pueda tomar o dejar a la ligera.
Gestionar los datos de los empleados es una tarea multifacética que requiere un delicado equilibrio entre el cumplimiento legal, la seguridad de los datos y las consideraciones éticas. No es apto para los pusilánimes.
Así que recuerde, cuando se trata de datos de empleados, es mejor ser demasiado protector que tomarlos a la ligera. La confianza de sus empleados y la reputación de su organización dependen de ello.
Para no terminar con un tono tan serio, recuerde también que los datos de los empleados son como un superpoder que ayuda a que RRHH sea un socio más estratégico. Incluso puede divertirse un poco con ello.
Aprenda cómo puede presentar mejor los datos en el excelente artículo de Liam Reese sobre análisis de datos de RRHH.
Quizás desee aumentar su competencia en análisis de datos asistiendo a una conferencia de análisis de personas o tomando un curso de analítica de RRHH y/o certificación en gestión de registros.
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