Datos de empleados: Tipos, usos y mejores prácticas
Recientemente, People Managing People entrevistó a varios líderes de RR. HH. sobre cómo el área de Recursos Humanos puede generar un mayor impacto en las organizaciones.
Casi todos hablaron de la importancia de utilizar los datos para impulsar la toma de decisiones, lo cual está en consonancia con el auge de la disciplina de analítica de personas.
Los datos de los empleados son necesarios por motivos legales, pero ayudan a contar una historia sobre lo que sucede en tu organización y guían la estrategia de gestión del talento.
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Pero, ¿qué son exactamente los datos de los empleados y cómo se capturan? Además, ¿cuáles son las consideraciones éticas y cómo se mantiene segura esta información?
Tipos de datos de empleados
Comencemos nuestro recorrido por el mundo de los datos de empleados examinando más de cerca los diferentes tipos de datos con los que tratamos diariamente.
No vamos a sumergirnos en teorías complejas de datos—aquí se trata más de una charla informal durante el almuerzo.
Información personal:
- Los datos básicos: nombre, fecha de nacimiento, dirección, etc.
Información laboral:
- Descripción de puesto, cargo y departamento
- Fecha de inicio
- Detalles y estado de empleo (tiempo completo, parcial, contrato, etc.)
- Detalles de compensación (salario, bonificaciones, beneficios)
- Ubicación de trabajo y asignación de oficina
Antecedentes educativos y profesionales:
- Calificaciones académicas (títulos, escuelas a las que asistió)
- Certificaciones profesionales
- Experiencia laboral previa
Desempeño e historial laboral:
- Evaluaciones y valoraciones de desempeño
- Asignaciones y proyectos de trabajo
- Historial salarial
- Ascensos y transferencias
- Acciones disciplinarias y advertencias
Registro de tiempo y asistencia:
- Hojas de tiempo y registros de asistencia
- Horas extraordinarias y solicitudes de ausencia
- Historial de tiempo y asistencia del empleado
Beneficios y compensación:
- Información sobre seguro médico
- Detalles de planes de jubilación
- Opciones sobre acciones u otorgamiento de acciones
- Información de retención de impuestos
- Deducciones y aportaciones
Información de contacto de emergencia:
- Nombres y datos de contacto de familiares o contactos de emergencia
Información de diversidad y demográfica:
- Género
- Raza/etnia
- Condición de discapacidad
- Condición de veterano (si aplica)
Información de personal
- Plantilla
Documentos legales y de cumplimiento:
- Contratos laborales
- Acuerdos de confidencialidad (NDAs)
- Acuerdos de confidencialidad
- Formularios I-9 (verificación de elegibilidad laboral)
- Formularios de impuestos (W-4, W-2, 1099, etc.)
Métricas de desempeño y objetivos:
- Indicadores clave de rendimiento (KPIs)
- Metas y objetivos
- Evaluaciones de desempeño incluyendo datos de rendimiento
- Planes de mejora del desempeño (PIPs)
Capacitación y desarrollo:
- Historial de formación y certificaciones
- Evaluaciones de habilidades y competencias
Registros de salida y terminación:
- Entrevistas de salida
- Duración del empleo
- Motivos de terminación
- Información sobre el pago final y beneficios
Compromiso de los empleados
- Retroalimentación de encuestas
- Retroalimentación de entrevistas
- Puntuación neta del promotor del empleado
Métricas de reclutamiento
- Fuente de contratación
- Tasa de aceptación de ofertas de trabajo
- Costo por contratación
- Tiempo hasta la contratación
Los datos anteriores pueden combinarse de maneras cada vez más avanzadas para mejorar los procesos y la experiencia general del empleado.
Por ejemplo, podrías querer analizar las tasas de rotación en ciertos grupos demográficos o si las personas están dejando la empresa poco después de ser promovidas.
Luego puedes presentar estos datos a los interesados correspondientes y asignar recursos de manera apropiada.
¿Por qué es útil la información de los empleados?
La información de los empleados es clave para tomar decisiones inteligentes sobre la fuerza laboral y cumplir con las leyes laborales, normas fiscales y regulaciones de privacidad de datos.
Por ejemplo, las organizaciones deben mantener registros de nómina precisos, incluyendo sueldos pagados, retenciones fiscales y contribuciones del empleador, para cumplir con las leyes tributarias y garantizar una correcta declaración a las agencias gubernamentales.
Esa es la parte aburrida pero, como se mencionó en la introducción, la información de los empleados como demografía, tasas de rotación y otras métricas de RRHH puede usarse para contar una historia sobre lo que está sucediendo en tu organización y utilizarla para tomar decisiones estratégicas.
Por ejemplo, IBM realizó un análisis en profundidad de la rotación de empleados para identificar los factores clave que influyen en la rotación. Descubrieron que los empleados que viajaban frecuentemente tenían una tasa de rotación 2,4 veces mayor que aquellos que rara vez viajaban.
Adicionalmente, los empleados del departamento de Recursos Humanos mostraron una mayor tendencia a marcharse. Estas ideas permitieron a IBM abordar problemas específicos y desarrollar estrategias para reducir la rotación.
¿Cómo recolectar información de los empleados?
La buena noticia es que recolectar todos estos datos es bastante sencillo si dispones de las herramientas adecuadas.
Sistema de información de recursos humanos (HRIS)
Un HRIS te ayuda a organizar y almacenar toda la información de tus empleados digitalmente en un solo lugar centralizado, facilitando el acceso y la actualización.
Automatiza tareas diarias de RRHH como el seguimiento de las ausencias y la gestión de los registros de los empleados, además de permitirte generar informes rápidos para detectar tendencias o cumplir con las leyes laborales.
Sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)
Un HRMS es una solución más integral que va más allá de un HRIS al integrarse con otras funciones empresariales. No solo ayuda en la recopilación de datos, sino que también apoya la planificación de la fuerza laboral, el procesamiento de nómina y la gestión del cumplimiento.
Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS)
Desempeñando un papel clave en las primeras etapas de la recolección de datos, específicamente durante la contratación, un ATS facilita la recopilación de información sobre las cualificaciones, experiencias y retroalimentación de entrevistas de los candidatos. Estos datos pueden luego transferirse al HRIS o HRMS una vez que un candidato es contratado.
Software de analítica de personas
El software especializado en análisis de personas te permite no solo recopilar, sino también analizar datos de empleados para obtener información sobre tendencias laborales, métricas de desempeño y análisis predictivos. A menudo altamente especializados, estos permiten que los equipos de RRHH tomen decisiones estratégicas que impulsen el éxito organizacional.
Software de análisis de reclutamiento
El software especializado en análisis de reclutamiento, diseñado con avanzadas capacidades de análisis de reclutamiento, permite profundizar en el proceso de contratación.
Los profesionales de RRHH y los equipos de reclutamiento lo usan para obtener información sobre sus estrategias de selección y tomar decisiones fundamentadas en datos.
Encuestas y entrevistas a empleados
Métodos como encuestas, reuniones skip-level y entrevistas de permanencia te proporcionan comentarios valiosos, percepciones y sugerencias de parte de los empleados.
Estos datos cualitativos, obtenidos con herramientas como el software de encuestas a empleados, complementan los datos cuantitativos almacenados en el HRIS/HMRS y ofrecen una visión integral de las experiencias y percepciones de los empleados.
Software de evaluación de desempeño
Las herramientas de gestión del desempeño ayudan a rastrear y almacenar datos clave de los empleados como metas, retroalimentación, evaluaciones y planes de desarrollo en un solo lugar accesible.
Esto facilita detectar tendencias, apoyar el crecimiento y tomar decisiones informadas sobre ascensos o formación.
Buenas prácticas para los datos de los empleados
La gestión de los datos de los empleados es un acto de equilibrio para cumplir con las mejores prácticas y garantizar la seguridad de los datos, el cumplimiento de las normativas y el tratamiento ético de tu fuerza laboral.
Buenas prácticas de higiene de datos
La higiene de datos es esencial para mantener la calidad, precisión y utilidad de tus datos. Una mala higiene de datos puede causar todo tipo de errores, ineficiencias y oportunidades perdidas.
Esto es lo que debes hacer:
- Precisión e integridad de los datos: Mantén registros de empleados precisos y actualizados. Para lograrlo, audita y verifica los datos de forma rutinaria para asegurar su exactitud. Los datos inexactos pueden ocasionar errores en la nómina, beneficios y problemas (es decir, desastres).
- Políticas de retención de datos: Elabora políticas claras de retención de datos que especifiquen cuánto tiempo conservarás la información de los empleados y cuándo debe ser eliminada o archivada de manera segura. Esto garantiza el cumplimiento de requisitos legales y reduce el desorden de datos.
- Eliminación de datos: Al eliminar registros físicos o electrónicos, sigue procedimientos seguros para la destrucción de datos. Tritura los documentos en papel y elimina de forma segura los soportes electrónicos para evitar filtraciones de datos.
- Copias de seguridad de datos: Realiza copias de seguridad periódicas de los datos de los empleados para evitar pérdidas ante fallas del sistema o corrupción de datos. Prueba los procedimientos de restauración de datos para garantizar su recuperabilidad.
Seguridad
La seguridad nos afecta a todos, y es especialmente crucial proteger los datos sensibles de tu organización.
Con esto en mente, aquí tienes algunas buenas prácticas que debes considerar cuando abordes la seguridad:
- Evaluaciones regulares de riesgos de datos: Realiza evaluaciones frecuentes de los riesgos y vulnerabilidades de los datos para identificar posibles amenazas y debilidades en tus prácticas de gestión de información y tomar medidas correctivas. Si necesitas ayuda para implementar estos sistemas, contacta con un consultor de gobernanza de datos para obtener el apoyo que necesitas.
- Plan de respuesta a incidentes: Desarrolle y documente un plan integral de respuesta a incidentes para abordar de manera rápida las violaciones de datos o incidentes de seguridad. Asegúrese de que los empleados conozcan los pasos a seguir en caso de una brecha de datos e incorpórelo en la cultura de su empresa.
- Medidas de ciberseguridad: Implemente medidas sólidas de ciberseguridad como cifrado, cortafuegos y autenticación multifactor para proteger la información sensible.
- Control de acceso: Establezca controles de acceso estrictos para restringir quién puede acceder a los datos de los empleados. Solo debe otorgar acceso al personal autorizado según sus roles y responsabilidades. Revise y actualice regularmente los permisos de acceso para minimizar el riesgo de violaciones de datos.
- Gestión de riesgos de proveedores y terceros: Si utiliza software de RRHH de terceros o servicios, realice una debida diligencia para evaluar sus prácticas de seguridad de datos. Por ejemplo, busque certificaciones como ISO 27001, SOC 2 y asegúrese de que cumplan con los mismos estándares de protección de datos que sigue internamente.
- Cumplimiento de la privacidad de los datos: Manténgase al día con las regulaciones de privacidad de datos como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos), la CCPA (Ley de Privacidad del Consumidor de California) y otras leyes relevantes. Asegúrese de recolectar, almacenar y procesar los datos de los empleados de acuerdo con estas regulaciones. Recuerde que deberá obtener consentimiento cuando sea necesario.
- Registros de auditoría y registro de actividades: Mantenga registros de auditoría y logs del acceso y cambios en los datos. Estos registros pueden ayudar a investigar incidentes de seguridad y demostrar el cumplimiento con las regulaciones de protección de datos.
Ética
Priorice las consideraciones éticas en todos los aspectos del manejo de datos para garantizar la equidad, el respeto y la confianza en las prácticas de su organización.
- Fomente prácticas responsables de manejo de datos desde el inicio (onboarding de empleados) y desaliente cualquier uso indebido o divulgación no autorizada de información de empleados.
- Obtenga un consentimiento informado de los empleados antes de recopilar y procesar sus datos. Sea transparente sobre el uso de sus datos y proporcione avisos de privacidad claros.
- Programas de capacitación para formar a los profesionales de RRHH y a los empleados sobre cómo almacenar los datos y las mejores prácticas de protección de datos. Fomente una cultura de conciencia sobre la privacidad de los datos en todo su entorno laboral para minimizar el riesgo de exposición accidental de datos.
Datos de empleados: Manejar casualmente implica riesgos
En la rutina diaria de gestión de la plantilla, naturalmente recopilamos y mantenemos una multitud de datos de los empleados, y es esencial tener en cuenta que esto no es una tarea casual para tomar a la ligera.
Administrar los datos de los empleados es una tarea multifacética que requiere un delicado equilibrio entre cumplimiento legal, seguridad de los datos y consideraciones éticas. No es para personas poco comprometidas.
Así que recuerde: en lo que respecta a los datos de los empleados, es mejor ser demasiado protector que adoptar un enfoque laxo. La confianza de sus empleados y la reputación de su organización dependen de ello.
Para no terminar en una nota tan seria, recuerde también que los datos de los empleados son como un superpoder para ayudar a que Recursos Humanos se convierta en un socio más estratégico. Incluso puede divertirse un poco con ellos.
Descubra cómo puede presentar mejor los datos en el excelente artículo de Liam Reese sobre análisis de datos de RRHH.
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