Cómo crear una cultura laboral cálida y acogedora en tu organización

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Maggie Smith: Creo que también es cuestión de establecer la expectativa, comunicar la expectativa para tus gestores. Sabes, recientemente mi CEO me dijo: «No creo que tal persona esté haciendo reuniones uno a uno con sus empleados». Y yo le respondí: «¿Pero alguna vez les hemos dicho que eso es lo que se espera?». Así que realmente se trata de retroceder y compartir: «Estas son las normas sobre gestión aquí».

Tim Reitsma: Bienvenido al pódcast Personas que gestionan personas. Tenemos la misión de construir un mejor mundo laboral y ayudarte a crear lugares de trabajo felices, saludables y productivos. ¡Soy tu presentador, Tim Reitsma!

Ya es bastante obvio que, si creamos entornos cálidos, acogedores e inclusivos, nuestra gente prosperará. Hoy me siento con Maggie Smith, una profesional experimentada de RRHH que lidera el equipo en Traliant, una plataforma de aprendizaje en línea que transforma la formación en cumplimiento normativo de aburrida a brillante.

Si buscas consejos claros y accionables sobre cómo construir una cultura que sea acogedora, cálida y haga que tu equipo esté entusiasmado con tu empresa, escucha lo que han hecho Maggie y su equipo. Desde cosas simples como llamadas telefónicas previas a la incorporación hasta charlas virtuales de café, han construido una cultura remota increíble. ¡Así que quédate con nosotros!

Maggie, es genial tenerte en el pódcast. Mientras hablábamos antes de grabar, me fascina la organización a la que perteneces. Eres la primera responsable de RRHH en esta empresa, completamente remota, y estamos hablando sobre culturas laborales acogedoras, crear una cultura laboral cálida y acogedora.

Antes de entrar en detalle, ¿por qué no te presentas a ti y a la empresa para la que trabajas, así como lo que ocupa tu mente estos días?

Maggie Smith: Claro. Mi nombre es Maggie. Es un placer estar aquí contigo, Tim, y encantada de conocerte. Soy la VP de Recursos Humanos en Traliant. Me uní a la empresa en abril de 2021 y, aunque es triste admitirlo, traigo conmigo más de 22 años de experiencia en recursos humanos, que puedo aplicar completamente aquí en Traliant, lo cual es genial.

Tim Reitsma: Oh, eso es fenomenal. Y comentabas que la empresa existe desde 2016 y el primer profesional de RRHH llegó hace poco, años después.

Entonces, ¿cómo fue incorporarte como primera líder de RRHH en una empresa ya consolidada?

Maggie Smith: Sabes, fue genial. Realmente fue una buena experiencia. Creo que los empleados ya estaban listos para ello. Y creo que ciertamente los cofundadores hicieron un gran trabajo en cuanto a establecer una gran cultura.

Así que la buena noticia, cuando llegué, la cultura no era un problema. No era algo que tenía que arreglar, lo cual es estupendo, porque eso es mucho más difícil que corregir, por ejemplo, beneficios mediocres o la falta de políticas o claridad sobre algunos temas. Así que pensé, esto es factible y no me llevará tanto tiempo, solo tiempo y dinero.

Sí, ha sido una experiencia realmente divertida hasta ahora.

Tim Reitsma: ¿Cómo describirías la cultura en Traliant?

Maggie Smith: Sabes qué, realmente no se siente, aunque somos una empresa completamente remota. Los empleados están en, creo, 31 estados diferentes en este momento. Un puñado en Canadá y, bueno, es un grupo muy colaborativo y servicial.

Gente muy amable, muy implicada. Cuando llegué, ya había un comité de compromiso de empleados. Y, por supuesto, ha ido cambiando y evolucionando desde que RRHH se unió y se ha expandido. Pero es genial que tanta gente sea apasionada por hacer de Traliant un mejor lugar y lo hagan participando en el comité de compromiso y en el comité de DEI.

Así que sí, eso es… y no parece que seamos tantos, somos 130 en total, ahora 135, y no se siente tan grande, siento que conozco a todos.

Tim Reitsma: Vaya. Completamente remotos, conoces a todos en la organización y, por lo que dices, los empleados están implicados y comprometidos no solo con el propósito del negocio, sino también con la cultura.

Esto nos lleva al tema, y me fascina, porque el título de este episodio trata sobre cómo crear una cultura laboral cálida y acogedora. Cuando incorporas personas nuevas a una organización, quieres que tengan esa sensación: calidez y bienvenida. ¿Pero cómo se consigue? Me encantaría definir qué significa eso realmente.

Maggie Smith: Me gusta esa pregunta. Para nosotros, todo empieza en el proceso de selección, ¿verdad? Queremos que sea sencillo, que no tener a alguien que tenga que volver a ingresar su currículum entero. No queremos que la gente abandone el proceso porque sea complicado. Así que realmente dedicamos mucho tiempo a mejorar ese proceso, asegurándonos de responder a la gente y comunicar su estado.

Hoy en día no es tan difícil porque puedes automatizar el proceso fácilmente. Y también, cuando damos la bienvenida a las personas que se incorporan, hemos creado en Traliant, siendo remotos, un programa de buddy. Cada nuevo empleado es emparejado con alguien de otro departamento para que conozca a alguien fuera de su área de interacción habitual. Definimos qué implica eso: pueden quedar para un café y les enviamos una tarjeta regalo.

O una tarjeta de DoorDash, según donde viva la persona y lo que esté disponible allí, para que sea una buena experiencia. Esto ha ayudado a dar la bienvenida y a que se integren rápidamente.

Tim Reitsma: Sí. Lo último que quiere la gente, especialmente al incorporarse a una organización nueva, es tener que estar en línea a las 9:00 pero no tener el enlace ni ordenador para conectarse, o entrar totalmente a ciegas, por así decirlo.

Maggie Smith: Sí, exactamente. Así que intentamos planificar eso, y también estamos revisando rutinariamente cómo lo están haciendo quien recién se incorpora.

Tenemos una encuesta, aprovechamos la tecnología, es nuestra aliada. Lanzamos la encuesta en distintos momentos durante el recorrido del nuevo empleado para no dejar pasar mucho tiempo. Recibimos esa retroalimentación.

Tim Reitsma: Es muy importante obtener la retroalimentación. Porque si no preguntamos, muchas veces la gente no lo cuenta.

Y lo último que queremos es que buen talento deje nuestra organización y luego nos enteremos de todo lo que desearíamos haber sabido antes.

Maggie Smith: Exactamente, sí. Muy buen punto, Tim. Cuando llegué a Traliant había un cambio en la organización, justo al principio, y Andrew Rawson, nuestro colega, dijo: «Bueno, vamos a tener una reunión la semana que viene. Que todos te manden sus preguntas por email». Y yo le dije: «Andrew, eso no funcionará porque acabo de llegar, la gente aún no me conoce, no existe esa relación».

Así que implementamos de inmediato un buzón de sugerencias anónimo online, hay muchas opciones por ahí. Yo usé uno llamado Suggestion Ox. Hay muchos otros. Si los empleados van directamente a su web, ven que es serio, no revelan quién escribió qué.

Si un empleado deja feedback allí, puede poner su correo, pero yo no lo veré. Si lo hace, al menos puedo responderle a través de la plataforma. Otras veces, si recibimos una pregunta anónima, enviamos un correo a toda la empresa: «Hemos recibido esta pregunta y queremos responder porque no sabemos quién la envió». Así que no solo es importante obtener la retroalimentación sino cerrar el bucle, es decir, responder. Incluso si la respuesta es no, sigue siendo una respuesta. Eso queremos darles.

Tim Reitsma: Hay varias cosas que me llaman la atención.

Uno: bien hecho por decir que recién llegaste y la gente no te conoce. Es labor del equipo de liderazgo. Buen trabajo porque muchas veces, y me ha tocado, como nuevo en RRHH te mandan el problema «Esto es tuyo», y tú aún no has ni establecido relaciones. Así que bien hecho por nivelar eso pero también por fomentar esa cultura de feedback. No basta solo con invitar a darlo. Hemos grabado otros episodios sobre feedback, y es genial recopilar datos, pero si no haces nada, solo es información almacenada.

Un empleado en una empresa anterior me dijo: «Ustedes recopilan todo esto, pero nunca se hace nada».

Maggie Smith: Exactamente. Entonces dejarán de hablar contigo.

Tim Reitsma: Sí. Se irán a hablar con sus amistades, o a Glassdoor o algún sitio donde no quieres que vayan.

Parte de esta conversación es sobre crear una cultura laboral cálida y acogedora. Ya hemos tocado algunos aspectos, quisiera profundizar más en algunos. También deseo abordar el tema de lugares de trabajo inclusivos. Porque no se puede tener una cultura laboral cálida y acogedora sin inclusión.

¿Qué hace que una cultura sea inclusiva?

Maggie Smith: Uf, creo que hay varios componentes para lograrlo. Yo lo visualizo como mantener varios platos en el aire. Mi primera prioridad aquí fue crear un ambiente de seguridad psicológica, que haya cosas como, por ejemplo, hoy en Traliant: reunión general, donde la gente pueda hacer preguntas y después hacer seguimiento, mandar las diapositivas. Y normalmente espero un día o dos por si alguien quiere enviar algo anónimamente y está bien.

Eso lo queremos abordar. Inclusión es un tema excelente. Para nosotros empieza cuando tenemos una vacante, buscamos de manera amplia y nos aseguramos de que distintos grupos sepan de las oportunidades que ofrecemos en Traliant.

Recientemente agregamos una nota que dice: «Si no cumples con todos los requisitos para este puesto, igual postúlate. Queremos saber de ti». Y luego dar oportunidad de involucrarse y participar.

Tenemos un grupo de implicación de empleados y también un comité GEI (Diversidad, Equidad e Inclusión). Y recordamos a la gente que existen estas oportunidades y queremos que participen y que nos den retroalimentación.

Tim Reitsma: Hay un par de cosas interesantes ahí. Me encanta que sea intencional. No solo en las vacantes sino de forma inclusiva en cuanto a formas de participar. A veces, en otros lugares que he visto, los empleados no tienen el apoyo de sus managers para unirse a los comités, o les dicen: «Eso te llevará una hora semanal, así que tendrás que recuperar ese tiempo» porque te necesito en el trabajo diario.

¿Te has topado con eso, quizá no en Traliant, pero en otros lugares? Porque seguro hay managers que piensan «necesito a mi gente en el proyecto, no en iniciativas de toda la empresa».

Maggie Smith: Buena pregunta. Por suerte, aquí en Traliant no me ha pasado.

Pero antes de Traliant trabajé muchos años en salud, también en una empresa de software, y lo oí mucho. Porque, naturalmente, los empleados tenían que estar en el piso, atendiendo. Así que reto a la gente: vale, seamos creativos.

Por ejemplo, presupuestar para poder pagar una hora extra a quienes participen. En salud, a veces eso significaba hacer la reunión a las 6:00 de la mañana antes del turno de las 7:00.

Así involucrábamos al turno nocturno y al de la mañana. Hay que ser creativos y pensar en ello con antelación.

Tim Reitsma: Totalmente, no puedo estar más de acuerdo. Por experiencia y por conversaciones con mucha gente, la mayoría quiere más que solo un empleo. Quiere un sitio donde pueda contribuir al propósito y misión organizacional. Eso enlaza directamente con esta cultura de bienvenida, ya que lo último que quieres para los nuevos empleados es limitarse a ofrecer la lista de comités pero que sean solo extracurriculares y sin paga. Buena suerte.

Maggie Smith: Me alegra que lo digas. Aquí, trato de comunicar a la gente: sé que quizá no sea el momento para participar en un comité, pero puedes hacerlo de otras maneras. ¿Te interesaría?

Por ejemplo, alguien me dijo que quería participar pero tenía mucho trabajo y un hijo en casa. No tenía tiempo para una reunión de una hora mensual, pero buscamos otras formas de involucrar. Es importante conocer a tu gente, saber cuáles son sus talentos, intereses y proponerles oportunidades. Y si dicen «no», está bien.

Quizá más adelante, pero es muy útil seguir ofreciendo alternativas.

Tim Reitsma: Así es. Ofrecerlo y que esté siempre disponible, no desaparecerlo. No es como la universidad con cientos de clubes solo disponibles las primeras dos semanas. Es algo para el largo plazo, puedes incorporarte en cualquier momento.

Maggie Smith: Exactamente. Y una cosa que aquí estamos empezando a hacer es que nuestro trabajo se vuelve cada vez más asíncrono. Somos muy flexibles con los horarios, pero igual hay que cumplir. Por ejemplo, una empleada entra temprano y luego dice «voy a llevar a mi hijo al colegio» o «tengo que dejarlo en la banda» y… ¿a quién le importa? No entiendo esa idea antigua de trabajar sólo de 9 a 5.

Tim Reitsma: Sí, salir de esa mentalidad. Sobre todo si venimos de ambientes de oficina donde si te vas a las 3PM, aunque sigas trabajando en casa, la gente se fija y comenta. Me gustaría volver al tema de la cultura de bienvenida. ¿Has visto cosas que no funcionan bien? Cosas que no recomendarías como profesional de RRHH?

Maggie Smith: No se me ocurre un ejemplo de qué no hacer, pero sí recuerdo ocasiones donde alguien hizo un esfuerzo y pensé: wow. Recuerdo antes de incorporarme a un empleo, conduciendo por la autopista, me llamó mi futura jefa y me dijo: «Estamos deseando verte la semana próxima». La llamada duró dos minutos. Pensé: «Vaya, esta persona pensó en mí antes de que llegara».

Cuando no funciona, normalmente no es por mala intención, sino porque no se le da prioridad a conectar y acoger. Por ejemplo, una vez tuvimos un nuevo ingreso que vive en la Costa Oeste, yo estoy en la Este. Organizamos una comida, la llamamos brunch, y le envié una caja de brunch, porque vive en una isla y no podía recibir DoorDash. Así que le mandé el brunch por correo y eso hicimos el primer día. Se trata de pensar: ¿cómo puedo incluir a esta persona? ¿Cómo hacerle sentir bienvenida? Y eso empieza desde el principio.

Tim Reitsma: Me encanta eso del brunch en una caja. Tomo nota. Y lo de la llamada, tan simple como eso, días o semanas antes de comenzar. Un email, una llamada o un mensaje de texto. Un simple gesto para invitar a la persona a la organización y su carrera. Pero ¿cómo lo mantenemos? A veces hay una buena acogida pero luego parece que solo hay seguimiento la semana próxima. ¿Qué rituales podríamos explorar para fomentar esta cultura de acogida durante toda la estancia?

Maggie Smith: Sí. Una cosa: John, nuestro CEO, es estupendo trabajar con él y le da prioridad a esto. En menos de dos semanas invertiremos tiempo y recursos en entrenar a los managers. A veces, nadie ha enseñado cómo ser detallista con la gente. Para mí, se trata de adoptar una mentalidad de hospitalidad durante toda la trayectoria de la persona. Aquí en Traliant, RRHH tiene una sesión de bienvenida donde se explican las normas, los programas, se les invita a participar. Y si están muy ocupados, no pasa nada, pero queremos que conozcan lo que hay. También hacemos reuniones generales cada cuatro a seis semanas, donde compartimos cómo va la empresa y cómo están las personas. Además, compartimos buenas prácticas, entrenamos a los managers, por ejemplo, uno tiene un club de lectura con su equipo. Están leyendo «Hábitos atómicos» y van a debatirlo. Compartimos estas buenas prácticas para que otros las conozcan y adopten si quieren.

Tim Reitsma: Me encantaría unirme a ese club. Me gusta la iniciativa: el propio manager compró los libros y los envió a casa de cada miembro. Estas pequeñas cosas pueden transformar la dinámica del equipo, especialmente si se genera un espacio seguro para debatir incluso en desacuerdo. Eso construye esa seguridad psicológica, esa cultura acogedora, fomenta la inclusión y el diálogo.

Maggie Smith: Exactamente. En este caso, el manager lo envió por Amazon y fue un gasto mínimo. En el gran esquema, enviar un libro es nada comparado con lo que costaría reemplazar a esa persona porque no está implicada.

Tim Reitsma: Lo es. Existen pequeñas inversiones de unos cientos de dólares que marcan la diferencia. Pongo como ejemplo el club de lectura, pero la clave es el tono: si envías el libro un jueves y el lunes haces una revisión total, eso es disruptivo e inclusivo.

Me pasó que un CEO comentó: «Voy a pedir a mi equipo que compre el libro este fin de semana y lo terminen el martes para implementarlo todo». Y le dije que eso no era nada inclusivo ni constructivo, es disruptivo. Hay formas correctas e incorrectas de hacer estas cosas.

Maggie Smith: Sí, exactamente. Hay que hablar con los empleados, lanzar una encuesta en Outlook, dar varias opciones de libros, involucrarles en el proceso. Aquí envío muchas encuestas cortas para conocer opiniones. Un ejemplo: salud mental lleva tiempo siendo un tema importante y queríamos una solución integral. Hablé con nuestro CEO, intentamos resolverlo juntos y nos reímos pensando: «¿Y si solo a nosotros nos preocupa?». Así que lanzamos una encuesta clara, rápida, explicando el motivo y tras recibir las respuestas, actuamos y agradecimos la aportación.

Tim Reitsma: Pienso en toda la actualidad sobre despidos en 2022 y 2023. Algunas organizaciones lo hacen con compasión y empatía y otras no. Pero pensando en la cultura, especialmente la de calidez y bienvenida, hay lugares que ni les importa. ¿Te has sentado con tu equipo de liderazgo, ya sea aquí o en otros puestos, para definir realmente lo que significa para ustedes? En tu caso son cestas de regalo, libros y reuniones generales, pero en otras culturas es «Agradece que tienes trabajo».

Maggie Smith: Me encanta esa pregunta. Dedicamos tiempo a debatir y asegurarnos de que la información fluye. Soy afortunada porque el CEO realmente se preocupa por los empleados, sé que no todos en RRHH tienen esa suerte y les diría que busquen otra empresa, porque si la cabeza no quiere cambiar algo así, es difícil que suceda.

De nuevo: es también cuestión de establecer las expectativas y comunicarlas a los gestores. Hace poco, mi CEO dijo: «No creo que tal gestor haga reuniones uno a uno con su equipo». Y le pregunté si alguna vez le dijeron que eso era lo esperado. Así que hay que retroceder y compartir las normas de gestión aquí, comunicarlas repetidamente y mantenerlas vivas. La clave es tenerlo siempre presente.

Tim Reitsma: La palabra clave es intencionalidad.

Hablamos mucho de cultura laboral, de definirla, asumirla y ser intencionados. Si tu cultura es solo un sitio para cobrar, acéptalo y no pretendas otra cosa. Pero en tu organización no es así. Es un sitio para cobrar pero han decidido, intencionadamente, crear una cultura cálida, de acogida, centrada en la inclusión y la diversidad. Para quienes escuchan, es importante: líder, manager, RRHH, no puedes esperar que la dirección lo haga por ti. Si lideras un equipo, sé intencional en la cultura que creas: haz un sitio cálido y acogedor, un lugar al que tú mismo querrías ir.

¿Tiene sentido?

Maggie Smith: Totalmente. Trabajamos mucho en ello. Nuestro CEO se incorporó poco después que yo, en junio de 2021. Es muy respetuoso con el tiempo libre de las personas: noches, fines de semana, vacaciones y días festivos, y lo comunicó abiertamente.

Un día le comenté que quizá no todos lo sabían, y mandó un correo a toda la empresa explicando su expectativa y mostrando cómo programar envíos para que nada llegue en fin de semana y no interrumpa a quienes se desconectan. Hay que pensar en esos detalles. Nada en lo que hacemos es tan urgente para romper el descanso de los demás.

Tim Reitsma: Me encanta.

Maggie, mientras cerramos la conversación, ¿qué pueden hacer los oyentes que van camino al trabajo o están en una pausa para crear una cultura cálida y acogedora? ¿Cuál sería tu consejo para influir ese cambio?

Maggie Smith: Se me ocurren muchas, pero si tengo que escoger una: conoce a tu gente. Al contratarles e incorporarles, pregúntales qué les importa fuera del trabajo. Intento conocer a cada nuevo empleado, por ejemplo, esta semana se incorporó alguien y entré en la orientación para presentarme.

Procuro recordar: ¿una cosa sobre esta persona? No es difícil: este año conecté con alguien por nuestros gatos naranjas, y compartíamos fotos. Así que ese esfuerzo de conocer a la gente y mostrar un interés genuino por la persona es fundamental.

Otra cosa que hicimos aquí para fomentar la cultura de acogida, ya que somos totalmente remotos, es crear una sala de descanso virtual en Teams. Lo lanzamos pensando en mantener el contacto después de un evento virtual de Halloween donde mucha gente compartió fotos varios días. Me dio pena cuando se cortó, así que lanzamos esta sala y actuamos intencionadamente para impulsarla.

Hoy entré, dije que tomaba café con todos ahí y pedí que compartieran una foto de alguna obra de arte en su casa u oficina. Fui la primera, subí mi foto y así empezó la conversación. Mañana es el Día de los Veteranos en EE.UU. y haremos trivia. El primero en acertar gana una tarjeta de regalo de $10 para Starbucks. ¡Ojalá pudiera dar $20 para Tim Horton’s en Canadá! Esas cosas hacen que la gente comparta a nivel personal, por ejemplo, alguien me dijo vivir cerca del sitio donde adquirí mi obra y ya la gente está descubriendo cosas nuevas y conectando más allá de su equipo.

Tim Reitsma: Me gusta esto. Muchos consejos universales: conoce a tu gente. No delegues en RRHH para recabar información personal, hazlo tú mismo. Organiza reuniones virtuales o presenciales donde no se hable de trabajo, sino de lo que importa fuera del trabajo. Hay conexiones que si no compartes, nunca saldrían. El breakroom virtual, siendo intencional y participativo, es económico, sencillo y fomenta la conexión, otro gran tema de esta charla.

Maggie Smith: Exacto. También tenemos un buen programa de asistencia al empleado, muy completo, al que invitamos esta semana para una capacitación sobre bienestar en las fiestas y cómo manejar el estrés. Dieron un material útil, no es obligatorio asistir pero creamos la oportunidad para quienes quieran.

Tim Reitsma: Me parece perfecto.

Maggie, ha sido un placer conectar contigo, conversar y aprender de ti. Ya compartiste un artículo en nuestra web y participaste en la serie «Construir un mejor mundo laboral». Gracias por ello.

Si alguien escucha y quiere saber más o tiene preguntas sobre cómo diseñaste la cultura, ¿cómo puede contactarte?

Maggie Smith: Puedes buscarme en LinkedIn, Maggie Smith (hay algunas miles, pero estoy en Richmond, Virginia, eso ayuda) o escribirme a maggie.smith@traliant.com.

Tim Reitsma: Perfecto, pondremos estos enlaces en las notas del episodio. Si tienes preguntas sobre programas que mencionamos para crear una cultura cálida y acogedora basada en inclusión, conexión e intencionalidad, visita peoplemanagingpeople.com para más información.

Gracias de nuevo, Maggie, por venir.

Y para quienes escuchan, valoro mucho sus comentarios. Por favor, mándenme un correo a Tim@peoplemanagingpeople.com. Si tienes ideas para futuros episodios, también queremos saberlas. Como siempre, dale like y suscríbete a nuestro pódcast.

Maggie, que tengas un excelente día. Y a quienes nos escuchan, que tengan un gran resto del día también.