Cómo mejorar las operaciones empresariales a través de las comunicaciones internas (con Lizabeth Wesely-Casella de L-12 Services)

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Lizabeth Wesely-Casella

El liderazgo consiste en escuchar y elevar a las personas a las que, ya sabes, lideras para que puedan aportar respuestas y sentirse seguras en el trabajo que realizan y así poder, ya sabes, ofrecer soluciones innovadoras a problemas que todos han reconocido, o quizá solo ellos ven en el horizonte. Pero el liderazgo trata del desarrollo de relaciones y de escuchar, y luego poner en práctica esas sugerencias.

Tim Reitsma

Bienvenido al podcast Personas Gestionando Personas. Nuestra misión es construir un mundo laboral mejor y ayudarte a construir lugares de trabajo felices y productivos. Soy tu anfitrión, Tim Reitsma. Y hoy me acompaña Lizabeth Wesely-Casella, fundadora y CEO de L-12 Services — una empresa centrada en crear claridad a partir del caos a través de flujos de trabajo, procesos y cultura.

Entonces, pregunta: ¿cómo se comunica tu organización? ¿Por correos electrónicos? ¿Procesos? ¿Slack? ¿Tu equipo sabe lo que está pasando a nivel de empresa o la gente nueva sabe cómo hacer su trabajo?

La comunicación es parte de la base de cualquier organización y, sin embargo, a menudo lo hacemos mal. En este episodio, hablaremos de por qué la comunicación es tan importante y cómo puedes mejorar tu capacidad comunicativa a través de entrevistas, encuestas y documentación.

Bienvenida al podcast, Lizabeth. Es genial tenerte aquí. Sé que conectamos hace un tiempo y empezamos a hablar de algunas ideas para este episodio. Enseguida profundizaremos en las comunicaciones internas en relación con las operaciones empresariales. De nuevo, bienvenida al programa.

Lizabeth Wesely-Casella

Muchas gracias por invitarme. Lo estaba esperando con muchas ganas.

 

Tim Reitsma

Sí. Así que antes de empezar, ¿por qué no les cuentas a los oyentes un poco sobre lo que estás haciendo últimamente? ¿Qué te ocupa la mente estos días?

Lizabeth Wesely-Casella

Claro. Verás, mi equipo y yo hablamos mucho sobre qué viene después. ¿Qué va a pasar cuando por fin termine esta burbuja de rotación que hemos llamado la gran renuncia? ¿Qué podemos hacer para apoyar a las organizaciones y ayudarles a poner orden en casa y, ya sabes, ver realmente el valor operacional de centrarse en el conocimiento institucional y el conocimiento que sus equipos tienen actualmente?

Sabes, ¿cómo impacta eso en sus costos? ¿Cómo afecta eso a sus ingresos? ¿Cómo afecta eso a su innovación? Así que estamos desarrollando herramientas constantemente y procurando entablar las conversaciones para que la gente pueda, ya sabes, empezar a mirar al futuro y tener pensamientos esperanzadores en vez de aquellos pensamientos de miedo y ansiedad que provoca la rotación masiva de personal.

Tim Reitsma

Sí. Todavía se habla mucho de la rotación masiva y aún no hemos pasado por ella. Quiero decir, las últimas cifras de empleo son sorprendentes. Recientemente lanzamos una encuesta y estamos recogiendo resultados de personas que han dejado sus trabajos y por qué.

Y sí, si solo nos centramos en eso, resulta un poco deprimente, pero me gusta tu enfoque de decir, bueno, va a terminar, ¿qué sigue? ¿Qué podemos hacer?

Lizabeth Wesely-Casella

Exacto. Y, ya sabes, no es como si todos tuvieran el mismo tiempo. Las empresas están en diferentes fases. Algunas ya han perdido a todas las personas que podían perder. Entonces, ¿cómo pueden comenzar el trabajo pronto para asegurarse de que sus procesos… ya sabes, estén optimizados y sus flujos de trabajo sean fluidos? Y, ya sabes, prevenir cuellos de botella y todas esas cosas relacionadas con poner la casa en orden.

Tim Reitsma

Sí. Ahora hablas mi idioma. Cuellos de botella y procesos y, ya sabes, la parte de operaciones empresariales, que, ya sabes, cuando pensamos en personas que dejan nuestras organizaciones, ¿cuánto, según tú, conocimiento institucional se pierde con ellas?

Y no es como, ok, si estás escuchando esto de camino a la oficina, todo el mundo dejará lo que está haciendo y empezará a documentar todo por si acaso. Es simplemente una buena práctica documentar cómo se hacen las cosas.

Lizabeth Wesely-Casella

Oh sí. Cualquier tamaño de organización y cualquier etapa de crecimiento. Siempre, ya sabes, cada vez que hablo en una semana de startups o, ya sabes, en organizaciones pequeñas y semanas de emprendimiento, siempre insisto en por qué tiene sentido empezar a documentar. Y, ya sabes, repito algo que no recuerdo a quién escuché decirlo, pero SOP, cuando empiezas, es más que apropiado considerarlo procedimientos operativos desordenados. Es solo el comienzo. Los perfeccionas como un proceso iterativo.

Finalmente se convierten en procedimientos operativos estándar con mayúscula S, pero al principio simplemente empiezas a tomar notas sobre cómo, ya sabes, las puertas de responsabilidad se conectan. Y qué son las descripciones de trabajo, o si tienes, ya sabes, un equipo muy reducido haciendo diferentes tipos de tareas y múltiples responsabilidades, saber cómo es cada área ahora mismo, junto con notas sobre en qué podría convertirse.

Cuando tienes más gente que puede ayudar con la cadena de mando y levantar todas esas responsabilidades pesadas que vienen a medida que escalas.

Tim Reitsma

Sí, es una herramienta importante para tener en tu caja de herramientas, ya sea que lideres un equipo, una pequeña empresa o una gran empresa; lo importante es saber qué haces y cómo lo haces.

Parece tan fundamental, pero a menudo se pasa por alto. Es: “Oh, ya lo documentaremos más adelante”. Y, ya sabes, diez años después, aún no has documentado nada. Y, ya sabes, tal vez la suerte te ha acompañado y nada se ha roto, pero es muy, muy importante. Y eso se relaciona con nuestro tema de hoy sobre comunicaciones internas.

Lizabeth Wesely-Casella

Y en el conocimiento institucional, porque si las personas que saben cómo funcionan los procesos se van, ¿quién entrenará a los nuevos?

Tim Reitsma

Sí. Sí. Es una pregunta fundamental. Y tal vez haya gente escuchando hoy que diga, Hmmm, nunca lo había pensado. Es una gran pregunta, estamos profundizando en el tema aquí. Pero quiero hacer un par de preguntas estándar. Si alguien escucha el programa regularmente, siempre hay dos preguntas que hago.

Y la primera pregunta es Lizabeth, ¿qué significa ser un líder?

Lizabeth Wesely-Casella

Creo que su significado varía según el grupo que lideras, pero sí conozco algunas cualidades del liderazgo efectivo que creo que actualmente hacen mucha falta. Y creo que es por esa corriente subyacente de ansiedad. Voy a plantearlo desde el otro lado. Muchas organizaciones con las que hablamos ahora, y las conversaciones que tenemos con liderazgo,…

Hay una sensación de presión enorme sobre el liderazgo porque se supone que deben tener todas las respuestas. Y eso no es realmente el liderazgo. Liderar es escuchar y elevar a las personas a las que lideras para que aporten respuestas y se sientan seguras con su trabajo, pudiendo ofrecer soluciones innovadoras a problemas que todos han reconocido, o que sólo ellos ven por adelantado.

Pero el liderazgo trata de cultivar relaciones y de escuchar, y luego actuar sobre esas sugerencias. Así, el desarrollo de la relación no da la sensación de haber sido una pérdida de tiempo. O que la persona que realizó la encuesta o el sondeo se dé cuenta de que su tiempo vale y que su aporte es valioso.

Tim Reitsma

Me encanta. Es escuchar, elevar y pasar a la acción. No es solo estar ahí para resolver el problema. Oye, esto no funciona. Oye, esto no funciona. Oye líder, resuelve esto. Oye líder, sálvanos. Se trata de dedicar tiempo y quizás de entrenar o ayudar a otros a desbloquear lo que no funciona para que así otros también lo puedan solucionar.

Y sí, de lo contrario, si eso fuera la definición de un líder, simplemente resolver problemas, vaya, es un trabajo duro.

Lizabeth Wesely-Casella

Exacto. Y, ¿no sería ese el primer trabajo que pasaría directamente a la IA, en ese caso?

Tim Reitsma

Exactamente.

Lizabeth Wesely-Casella

Siempre tenemos miedo de que la IA se lleve los puestos del personal que, si solo hubiese un trabajo para ser líder y fuera resolver problemas, podríamos traer a Watson o Wilson o, ya sabes, ese supercerebro de Jeopardy.

Tim Reitsma

Sí, exactamente. Solo dáselo al supercerebro y que resuelva el problema. Pero sí, se trata de reducir esa ansiedad. Se trata de ayudar al equipo a ver más allá de lo que está pasando hoy, si está ocurriendo una crisis. Se trata de celebrar, entrenar y mentorizar. Es todo eso.

Y eso enlaza con mi siguiente pregunta: cuando escuchas la frase “construir un mejor mundo laboral”, ¿qué te viene a la mente?

Lizabeth Wesely-Casella

Oh, eso lo tengo clarísimo. Llevo mucho tiempo trabajando en esto.

Un mejor mundo laboral es aquel donde el personal llega al trabajo entendiendo claramente qué se necesita para tener éxito cada día. Así que saben que si hacen esas cinco cosas, luego terminan el día, apagan el ordenador y se pueden ir tranquilos sabiendo que hicieron su trabajo.

No hay ambigüedad. Las puertas de la responsabilidad son claras. La descripción de puesto es clara. Están haciendo lo que se les contrató para hacer. Y ahí entra ese componente de liderazgo del que hablábamos, donde desarrollas relaciones, participas en diálogos mutuos que elevan el pensamiento innovador.

Y aportan creatividad y permiten que las personas se conozcan suficientemente para saber si el desarrollo personal y profesional es un aspecto clave para su éxito profesional. O quizá prefieren el trabajo híbrido, o tal vez quieren dominar un nivel de su puesto y luego aspirar a otra cosa.

Pero esa parte de relación, ese cultivo del liderazgo, es una gran pieza, pero solo puede darse cuando el personal entiende claramente qué se espera de ellos para que puedan alcanzarlo cada día.

Tim Reitsma

Esto está muy alineado con mis pensamientos y creencias al respecto. Sabes, escribí un artículo, y sí, quizá es un poco de autopromoción, pero sobre el tema de claridad, responsabilidad y rendición de cuentas. Y como líder, es como dijiste, Elizabeth, los líderes deben proveer esa claridad. ¿Cómo construir un mejor mundo laboral? Dando claridad, demostrando claridad.

¿Hacia dónde va la organización? ¿Cómo contribuyes tú como colaborador individual? ¿De qué eres responsable y a qué eres responsable? Creo que esa es una de las bases, porque también ayuda a generar confianza, algo que también surge cuando hago esta pregunta.

Lizabeth Wesely-Casella

¡100%! Por eso estaba emocionada de estar en tu programa. Sabía que coincidíamos en esto.

Tim Reitsma

Sí, estamos muy alineados. Así que prepárense para un episodio de tres horas, todos.

Entonces, al girar un poco hacia la idea de operaciones empresariales y comunicación, me da curiosidad, en tu trabajo como consultora, trabajando con empresas, ¿en qué se equivocan las organizaciones cuando se trata de comunicación?

Lizabeth Wesely-Casella

Pensar que la comunicación es una vía de un solo sentido y que puede reducirse a un solo canal. La comunicación es un diálogo. Es de doble sentido. No es solo diseminar información desde arriba.

Y esto es especialmente relevante ahora, porque hay mucha gente en tantos grados distintos de agotamiento. Algunos están en las primeras etapas. Algunos están completamente agotados. Y lo que debemos comprender es que, la comunicación no es solo correo electrónico ni solo poner información en la intranet. Va de llegar a las personas allá donde estén.

Así que una de las cosas que hacemos como organización, cuando vamos a apoyar empresas, es usar una herramienta excelente llamada evaluación Helix.

Lo que hace es ayudarnos a evaluar la tolerancia al caos. La evaluación puede utilizarse de varias maneras, pero para el trabajo que hacemos, intentamos comprender a nivel individual dónde se sitúa la organización en el espectro de agotamiento, por decirlo así. ¿Tienes personas que gestionan el caos muy bien? Son muy tolerantes y simplemente quieren seguir y avanzar. Bueno.

Eso nos ayuda a guiar nuestra comunicación y nuestros mensajes hacia algunos tipos específicos, como aquellos que están preparados para manejarse en la intranet y que solo necesitan un email periódico o leer el boletín general del CEO. Por el contrario, quizá tienes personas poco tolerantes al caos.

Actualmente solo toleran el orden, porque sienten que no tienen control. Ha habido demasiados cambios, hay fatiga por todos lados y quizá necesitan ser comunicados de forma mucho más intensiva. Necesitan algo mucho más íntimo.

Así que, ya sabes, conversaciones uno a uno o quizá una asamblea general con preguntas y respuestas. Así que cuando realizamos este trabajo, lo que comprobamos es cómo llegar mejor a las personas allí donde están para comunicar efectivamente.

Tim Reitsma

Sí, me encanta que hayas dicho que no es de talla única ni solo una vía de diálogo.

No es simplemente, ya sabes, voy a dar un discurso, léelo y todo está bien. Pero también es lo contrario, no se trata solo de escuchar a los empleados sin hacer nada con lo escuchado, porque eso también sería unidireccional. Se trata de unir ambas cosas.

Y tengo curiosidad, si eres una organización, no sé, de 50, 100, 1000 personas, sabiendo que no existe un solo tipo de diálogo que sirva o no, ¿qué haces? ¿Envías correos semanales, asambleas quincenales, reuniones de escalón, uno a uno?

Alguien puede estar pensando que entonces la comunicación es un trabajo de tiempo completo. Así que, ¿hay una manera correcta o incorrecta de hacerlo, o está en un punto intermedio? Porque sé que muchos buscan una receta: ok, esto es lo que debo hacer.

Lizabeth Wesely-Casella

Bueno, la forma en que lo abordamos es averiguar cómo es la mayor parte de la organización. No quiero graficar un diagrama de dispersión. Y luego evaluamos las plataformas que la organización utiliza actualmente para comunicarse. Hacemos una evaluación de eso para ver si hay redundancia o no hay canales suficientes.

Luego alineamos los canales disponibles con las necesidades de la organización. Parte de nuestro trabajo es la pieza que requiere tiempo y que la mayoría de las organizaciones simplemente no puede asumir porque están ocupados manteniendo el funcionamiento esencial. No solo enviamos una evaluación sobre la mecánica del trabajo, también realizamos entrevistas uno a uno con preguntas sobre cultura, algunas entrevistas de permanencia

y sobre agotamiento y tolerancia al caos, preguntas sobre innovación y cómo las personas se sienten en relación a su nivel de comodidad para proponer ideas innovadoras a la dirección o a su responsable directo. Al recopilar esa información, estamos en condiciones de analizar qué funciona, qué no. Tal vez hacer algunas sugerencias que no existen y luego volver tanto a liderazgo como a grupos de enfoque para ver cómo podemos unificar y proponer el conjunto más optimizado de canales de comunicación.

Entonces, además de una política de comunicación, que es algo diferente y que indica qué tipo de información se reporta en cada canal, esta evaluación de comunicación es más sobre cómo llegar a las personas de la forma que prefieren recibir la información y que siga siendo efectiva para el liderazgo y los objetivos que persiguen. Así que es un proceso largo que lleva tiempo e inversión.

Pero cuando llegas al otro lado, puedes mejorar tus operaciones. Puedes reducir el tiempo de proceso. Permites que las personas entiendan claramente qué tipo de información recibirán y por qué canales, para que puedan elegir cómo recibirla si tienes un entorno multicanal.

O saben qué tipo de información deben buscar, si lo que haces es limitarlo a tres canales: email, pódcast interno e intranet, por ejemplo. Así la gente entiende el tipo de información que recibirá y dónde puede ir a buscarla activamente y es más probable que se implique.

Y también son menos propensos a perder tiempo buscando información o a rendirse por completo y dejar que todo se convierta en ruido de fondo.

Tim Reitsma

Lo he visto tanto en organizaciones pequeñas como grandes, la comunicación suele surgir como área de oportunidad cuando los resultados de encuestas de compromiso muestran que se necesita más comunicación y usualmente es: ya hemos comunicado suficiente. ¿Qué más quieren saber?

Y puede que tengas razón. Tal vez es cuestión de un canal de comunicación diferente. Tal vez ese email semanal no funciona. En nuestra empresa, el CEO envía un email semanal. Nos encanta. Es fácil, digerible y divertido. Es un tipo gracioso. Así que siempre le pone humor.

Lizabeth Wesely-Casella

Tienes suerte, eso es increíble.

Tim Reitsma

Y así no es simplemente leer un documento aburrido. Es: esto es lo más importante que está pasando en la empresa y lo relaciona con los valores de la compañía. Esto es lo que intentamos hacer, esto es lo que estamos haciendo en la organización.

Lizabeth Wesely-Casella

Exacto. Y quizá, si hablamos de… es gracioso, cuanto más pequeña la organización, por lo general, más caótica es la comunicación, sobre todo si se acerca más a la etapa de inicio que a la de escala madura.

Pero también tienes esto en organizaciones grandes, como decías, cuando preguntan si quieren más comunicación, ¿qué significa realmente? Así que al segmentarlo y decir, quizá los objetivos trimestrales, semanales o anuales vienen en ese email del líder, pero se enteran de oportunidades de bienestar o capacitación en la intranet, tenerlo documentado y claro es útil y ahorra tiempo. Permite estar más informados.

Y, hasta cierto punto, si todo estuviera en ese mismo correo, mucha información se perdería porque nadie tiene tiempo de leer tanto texto.

Tim Reitsma

Sí. Sí. Ahora mismo me doy cuenta y seguro hay algún estudio, datos sobre esto: ¿cuánto tiempo se pierde en el día buscando información sobre cómo hacer algo?

¿Cómo buscar una política? ¿Un proceso? Oye, ahora debo hacer el proceso X, ¿cómo se hace? Y, además, ¿cuánto tiempo se desperdicia preguntando o contestando eso al responsable de ese proceso?

¿Cuántas veces lo están comunicando? Es fascinante. Se relaciona, claro, con la comunicación ejecutiva, pero también la comunicación entre equipos es sumamente importante.

Lizabeth Wesely-Casella

Bueno, dos estadísticas que pueden ser relevantes: creo que en 2019, Microsoft encargó un estudio que determinó que el 27% del tiempo de los gerentes se dedica a ese tipo de emails. Los que redactan, envían o reciben sobre esos temas. Y por otro lado, se estima que se perdieron 550 mil millones de dólares debido a una comunicación interna deficiente en 2019. Esto incluye rehacer tareas, tiempo hablando sobre algo que no quedó claro, clientes perdidos… abarca muchas cosas.

Sin embargo, si eso fue el resultado en 2019, ¿cómo crees que fue en 2020? Seguro fue mucho más grande, porque además debimos migrar al trabajo remoto y mucha gente no sabía cómo hacerlo. Así que el dinero perdido por mala comunicación está directamente relacionado con la capacidad operativa.

Si tienes procesos rotos por una pandemia, falta de personal o crecimiento, pierdes dinero porque no puedes comunicarte bien. Así que cuando te tomas el tiempo de poner tu casa en orden y documentar cómo recibes qué información y por dónde, estás ahorrando dinero.

Y además permites que tu equipo sepa adónde ir por información y qué debe buscar, y potencialmente acortas el proceso de incorporación de nuevos empleados. Así que todos ganan si te detienes un poco y ordenas esto antes de avanzar.

Y ahora, ya que nos acercamos al final de la gran renuncia y la burbuja de rotación, es el momento de hacerlo, porque en 24 o 36 meses, mucha gente que decidió emprender regresará al mundo laboral.

Van a volver porque emprender es muy difícil. La mayoría no fuimos entrenados para hacerlo bien. Nadie garantiza el éxito y es cómodo recibir un salario y tener recursos ilimitados trabajando para otros. Así que si esperas que 10, 20 ó 30 personas vuelvan a tu organización, piénsalo un instante.

¿Estás preparado? Puedes desearlo, pero ¿de verdad lo estás? Así que tomar tiempo ahora es crucial para prepararse para el éxito.

Tim Reitsma

Es muy importante al pensar en este nuevo mundo laboral. Yo estoy en mi despacho en casa, tú en el tuyo, tienes un equipo. Yo tengo un equipo por todo el mundo y si no hay documentación, ¿cómo puede alguien en España o Indonesia hacer su trabajo?

Si tiene una duda y yo estoy durmiendo, ¿es un día perdido de productividad en vez de consultarlo en una documentación? Pero, ya sabes, hablamos de comunicación en muchos sentidos. Es, sí, esa comunicación de procesos de negocio, pero también la del equipo ejecutivo. Algo tan simple como, oye, estamos en una videollamada, solo presiona el botón de grabar.

Si es información útil, grábala, compártela. Los nuevos empleados se benefician mucho de esa información y datos. Empecé un trabajo hace muchos años y una de mis tareas de incorporación fue escuchar las últimas 10 charlas semanales del CEO. Así que fueron 10 horas, no perdidas. Aprendí mucho sobre la organización, la cultura y los valores.

Y es tan simple como presionar grabar. No tiene que ser elegante, ni en papel membretado. Solo que sea sencillo y fácil de digerir.

Lizabeth Wesely-Casella

Y mucho más efectivo. El hecho de que la organización reconoció la necesidad de ese paso y permitió que en tu calendario de incorporación dedicaras esas 10 horas, dice mucho sobre el valor que otorgan a su gente.

Y que honran el proceso de onboarding. No solo te lanzaron a la sartén esperando que supieras qué hacer. Y las preguntas que no sabías que tenías, las escuchaste ahí y pudiste ser productivo mucho antes.

Tim Reitsma

Sí. He estado en ambos lados. Me han lanzado así, sin documentación y aún lo están “averiguando”, ya sabes, diez años después. Así que suerte. Y avísame si lo resuelves. Eso también es divertido. Como mi experiencia es en operaciones empresariales, pues: a tomar papel y bolígrafo, a documentar y mejorar procesos.

Lizabeth Wesely-Casella

Y del otro lado, eso viene de personas que realmente no saben lo que significa Agile. Piensan que eso es Agile, pero no lo es. Lo hacemos rápido y rompemos cosas. Ok, pues me acabas de romper el cerebro, necesito un minuto para reincorporarme.

Tim Reitsma

Sí. Y no tiene que ser un flujo de procesos complejo con triángulos, cuadrados, flechas, síes y noes y árboles de decisión.

Solo ponlo en forma de lista, especialmente en este mundo asíncrono. Si fuera invitado a tu podcast, sé por lo que sé de ti, recibiría un resumen detallado en viñetas: qué hacer, qué hacer si surge un problema, y eso tranquiliza a todos.

Al igual que una comunicación del CEO para toda la organización. Si no escuchamos qué está pasando, somos expertos en inventar nuestra propia versión de la historia y completamos los espacios vacíos.

Por eso es tan importante. Pero, entonces, ¿cómo animamos a la gente a expresarse? ¿A comunicar o a acercarse a su dirección y decirles: “Oye, falta documentación, necesito más comunicación, no sé qué está pasando”? ¿Cómo lo fomentamos?

Lizabeth Wesely-Casella

Creo que cuando haces esa pregunta, te diriges a personas que ya están listas para conversar. Hay gente que nunca estará lista.

No quieren, para ellos eso es casi un conflicto. Pero a los que están listos, les diría: toma los documentos existentes —o los que falten— y edítalos con tu propio criterio, intentando que sean lo más simples posible sin dejar de ser útiles. Luego acércate a alguien y dile, “hemos pasado por muchos cambios y tal vez todos estamos buscando mejorar los procesos, la cultura, el entorno de trabajo.

Aquí está mi idea, ¿qué opinas?”. Y puede que se encuentren con alguien que diga: “Siempre lo hemos hecho así”. Es entonces cuando puedes brillar teniendo una conversación que te haga autoridad en este proceso. Llevo cuatro años en esto.

Creo que tras migrar a remoto y luego lo híbrido, algunos pasos ahora tienen sentido. Y aquí está el porqué.

Tim Reitsma

Sí, la palabra “apropiación” me viene a la mente. Tomar la responsabilidad, no quedarse esperando a que otro lo haga. Tomar esa responsabilidad puede dar miedo.

Lizabeth Wesely-Casella

Puede ser. ¿Puedo voltear un poco la pregunta?

Tim Reitsma

Por supuesto.

Lizabeth Wesely-Casella

Si estás en un puesto de liderazgo y quieres iniciar esas conversaciones o crear un espacio seguro y cómodo para que la gente se te acerque, ¿cómo los entrenas para que se sientan cómodos, además de dejar clara su función?

Una de las formas en que lo hacemos es usar un libro específico, “Testing Business Ideas”, de Wiley, coescrito por David Bland y Alex Osterwalder. Entramos a una organización o departamento, o equipos pequeños, y lo convertimos en club de lectura.

Lo genial de este libro, si lo conoces, es que está orientado a hacer el conocimiento simple, con buenos gráficos, colores y muy estimulante. El primer tercio explica lo que significa probar ideas de negocio. Da grandes ejemplos. Los siguientes dos tercios son una enciclopedia que relaciona ideas diferentes y cómo evaluarlas. Puedes probar en línea, con recursos gratuitos, mediante conversaciones. Todos leen el libro y se agrupan en equipos de tres o cuatro para hablar de ideas que tuvieron durante la lectura, relacionadas con su trabajo.

Y se identifican cuatro o cinco que sean factibles, deseables y viables. Así surge la conversación, se añade juego al trabajo, se recobra el entusiasmo.

Y si surgen ideas que puedan implementarse, también se recupera comunidad. Porque todos los equipos tienen el mismo entendimiento del proceso y pueden avanzar juntos. Es una gran oportunidad para que voces más tímidas participen y se sientan cómodas.

Tim Reitsma

Me encanta esa idea. Comunicar frente a una multitud inmensa resulta natural para algunos. Pero intervenir ante un grupo de 10 o 20 cuesta, es duro, incómodo. Así que dividirlo en grupos aún más pequeños y dar espacio hasta a quienes, como yo, puedan compartir ideas y procesar.

Pero creo que también depende de que los líderes inviten a dar feedback. ¿Comunicamos suficiente? ¿Qué más quisiera escuchar? ¿Algo que debamos decir y no decimos? ¿O hablamos demasiado de algo que no interesa?

Lizabeth Wesely-Casella

Y aprender a pensar así. Todos debemos practicar antes de ejecutar. Hacerlo en un ambiente lúdico y voluntario es un excelente comienzo.

Tim Reitsma

Sí. Es un punto importante de partida. Y, ya sabes, terminando la conversación sobre comunicación interna, ¿qué es lo único que alguien puede hacer hoy si está escuchando esto de camino al trabajo o a casa? ¿Qué puede hacer ya mismo para mejorar la comunicación interna? Sea líder, colaborador individual, ¿tienes un ejemplo?

Lizabeth Wesely-Casella

En cierta medida depende del problema que buscas resolver.

Pero, si sabes que tu proceso y flujo de trabajo tienen problemas, lo primero que puedes hacer es entrevistar a la gente, pero dividir la entrevista en dos partes. Así queda claro: en L-12 Services usamos una encuesta en línea sobre lo mecánico del trabajo.

¿Entiendes las plataformas necesarias para tu puesto? ¿Sientes que el horario requerido va acorde a tus expectativas? ¿Tu descripción de puesto está actualizada? La parte mecánica por un lado. Luego seguimos con una entrevista individual del aspecto cultural.

¿Te resulta cómodo proponer ideas innovadoras al jefe? ¿Te ves con tu responsable más de una vez al año? ¿Hablan de desarrollo profesional y personal además de productividad? También incluimos entrevistas de permanencia.

Así que, si no vas a invertir dinero pero tienes tiempo, es un primer paso genial. Porque descubres con las personas que hacen el trabajo, desde la base, qué funciona, qué no, y qué puedes mejorar. Así averiguas si los canales que usas son efectivos o si la gente desconoce ciertos programas porque no les llegan o ya es solo ruido.

Tim Reitsma

Me encanta. Una gran conclusión para mí es: detente después de este podcast y documenta.

Escribe tus procesos más importantes y ve si tienes documentación al respecto. Y luego, o simultáneamente, me encanta la idea de encuestar y hablar con todos los niveles de la organización. ¿Tienes las herramientas para trabajar?

¿Sabes dónde buscar información sobre políticas, procesos, personas? ¿Tienes suficiente perspectiva sobre la dirección de la organización? ¿Sabes hacia dónde va la organización? ¿Qué te gustaría oír del CEO?

Y comienza ahí, no solo para tomar notas y archivarlas virtualmente. Hay que actuar. Actúa.

Lizabeth Wesely-Casella

Totalmente.

Tim Reitsma

Ha sido un placer. Me llevo grandes enseñanzas y cosas que sé que debo aplicar con mi equipo. Así que gracias de nuevo por venir, Lizabeth.

Lizabeth Wesely-Casella

El gusto es mío. Gracias por invitarme. Ha sido una conversación muy agradable.

Tim Reitsma

Sí. Gracias otra vez.

Y para quienes escuchan, consulten las notas del episodio en peoplemanagingpeople.com, dejaremos un enlace al LinkedIn y la empresa de Lizabeth, así como algunos recursos que mencionó hoy.

Además, nos encantaría recibir sus comentarios. Dirígete a nuestro LinkedIn, conéctate conmigo allí o escríbeme a tim@peoplemanagingpeople.com y dime qué opinas de este episodio y qué te gustaría oír en futuros episodios.

Y con eso Lizabeth, ¡que tengas un gran día!

Lizabeth Wesely-Casella

Igualmente.